Đang tải... (xem toàn văn)
Tổng quan về chức năng tổ chức1.1. Những nội dung cơ bản của chức năng tổ chứcChức năng tổ chức:Là quá trình xác định, sắp xếp nguồn nhân lực và trao cho họ các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công các KH của tổ chức.Là quá trình thiết lập 1 hệ thống vị trí cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức.Là chức năng tạo khuôn khổ cấu trúc, nhân lực và các nguồn lực khác cho việc triển khai các KH.
TỔ CHỨC NỘI DUNG Tổng quan chức tổ chức Thiết kế cấu tổ chức Tổng quan chức tổ chức 1.1 Những nội dung chức tổ chức *Chức tổ chức: Là trình xác định, xếp nguồn nhân lực trao cho họ nguồn lực khác nhằm thực thành công KH tổ chức Là trình thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân phận phối hợp tốt để thực mục tiêu tổ chức Là chức tạo khuôn khổ cấu trúc, nhân lực nguồn lực khác cho việc triển khai KH Tổng quan chức tổ chức 1.1 Những nội dung chức tổ chức *Quy trình tổ chức: Xác định cơng việc, nhiệm vụ, chức cần thực để đạt mục tiêu KH Tìm (tạo ra) cá nhân, nhóm, phận, phân hệ, tổ chức để thực chức năng, nhiệm vụ công việc Giao cho họ nhiệm vụ, trao cho họ (tạo điều kiện để họ có) nguồn lực để thực nhiệm vụ Phát triển chế phối hợp Tổng quan chức tổ chức 1.2 Cơ cấu tổ chức * Là tập hợp phân hệ, phận, vị trí cơng tác nhân lực bố trí theo cấp, khâu khác có MQH chặt chẽ với tạo thành chỉnh thể thống để thực HĐ tổ chức * Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức: Chiến lược TC Môi trường TC Quy mô độ phức tạp TC Cơng nghệ tính chất cơng việc Thái độ nhà quản lý cấp cao Tổng quan chức tổ chức 1.3 Các thuộc tính CCTC a)Sự kết hợp chun mơn hóa tổng hợp hóa b)Sự hình thành phận phân hệ c)Cấp quản lý tầm quản lý d)Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm e)Tập trung phi tập trung f)Phối hợp a Sự khác chuyên môn hóa tổng hợp hóa CHUN MƠN HĨA Khái niệm Một người, phân hệ, phận thực công việc, nhiệm vụ, chức Ưu điểm -Tăng suất LĐ - Dễ đào tạo - Có chuyên gia giỏi Nhược điểm -Sự nhàm chán, quan tâm động lực thấp - Làm giảm khả phối hợp - Làm giảm khả sáng tạo -Khó có nhà quản lý tổng hợp giỏi TỔNG HỢP HÓA Một người, phân hệ, phận thực nhiều công việc, nhiệm vụ, chức -Tạo tâm lý tốt cho người LĐ -Tăng khả phối hợp - Tăng khả sáng tạo -Tạo điều kiện phát triển nhà quản lý tổng hợp -Gây khó khăn cho đào tạo -Khó có chuyên gia giỏi Nguyên tắc: - Tăng mức độ THH đến mức cao - Cần đảm bảo kĩ thực công việc giao Các kĩ thuật: - Mở rộng công việc: mở rộng phạm vi công việc để giảm đơn điệu công việc tạo thách thức lớn người lao động - Làm phong phú công việc: tăng chiều sâu công việc, cá nhân chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực kiểm sốt cơng việc - Ln chuyển cơng việc: chuyển cá nhân từ vị trí cơng việc sang vị trí khác họ kiểm sốt cơng việc ban đầu b Sự hình thành phận phân hệ b1 Tổ chức theo chức CƠ SỞ • Những HĐ có mối quan hệ tương đồng hợp vào phận • • • • ƯU ĐIỂM Phát huy lợi CMH Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp Các nhóm làm việc gắn bó Tạo điều kiện cho kiểm sốt chặt chẽ cấp NHƯỢC ĐIỂM • Tập trung vào VĐ phòng ban tổ chức • Chỉ có nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm lợi nhuận • Khó phát triển nhà quản lý tổng hợp b Sự hình thành phận phân hệ b1 Tổ chức theo chức Giám đốc Trợ lý Giám đốc Phó giám đốc Marketing Nghiên cứu Thị trường Lên kế hoạch Marketing Quảng cáo Quản lý bán hàng Bán hàng Phó giám đốc Kỹ thuật Quản lý Kỹ thuật Thiết kế Kỹ thuật điện Kỹ thuật Cơ khí Kiểm tra Chất lượng Trưởng phòng Nhân Phó giám đốc Sản xuất Lên kế hoạch Sản xuất Phó giám đốc Tài Lên kế hoạch Tài Dụng cụ Ngân quỹ Phân xưởng Kế tốn chung Kế tốn Chi phí Phân xưởng Phân xưởng Thống kê Xử lý số liệu 10 d Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm Quyền hạn chức Là quyền trao cho cá nhân hay phận định kiểm soát hoạt động định phận khác 33 d Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm Quyền hạn tham mưu Là quyền cá nhân nhóm việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ cho nhà quản lý trực tuyến Họ gọi là: tham mưu, cố vấn, chuyên gia… Mối quan hệ tham mưu người có quyền hạn trực tuyến mối quan hệ phức tạp hệ thống 34 d Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm - Các tham mưu cần phải: Coi nhân vật thứ Nhận thức quy luật lợi so sánh Tạo lời khuyên dịch vụ có giá trị sử dụng Trung thành, bảo vệ bí mật thơng tin -Các nhà quản lý cần phải: Coi tham mưu cần thiết Biến việc sử dụng tham mưu thành lối sống tổ chức Tin tưởng đảm bảo thông tin Trả công xứng đáng 35 d Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm Các câu hỏi đánh giá bản: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có cân bằng? Các chức đơn lẻ có giao cho nhiều cá nhân? Có tăng cường kênh thông tin theo chiều ngang? Trách nhiệm có xác định rõ ràng? 36 e Tập trung phi tập trung Tập trung: quyền định nhà quản lý cấp cao nắm giữ Phi tập trung: nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao quyền cho nhà quản lý cấp trung cấp sở Tham gia: người LĐ tham gia rộng rãi vào trình định 37 e Tập trung phi tập trung Trong tổ chức, phi tập trung thực nhờ chế độ: Ủy quyền: chấp nhận cho nhân danh để thực hoạt động định Trao quyền: trao cho nhiệm vụ, quyền hạn người phải tự chịu trách nhiệm trước hành động trước cấp =>> Lợi ích: - Tăng chủ động sáng tạo - Tăng gắn bó, cam kết người LĐ - Tăng động lực 38 e Tập trung phi tập trung Ủy quyền tổ chức Ủy quyền: chấp nhận cho nhân danh để thực hoạt động định Là trình chuyển trách nhiệm thực HĐ định cho thành viên khác tổ chức đảm bảo quyền hạn để họ hồn thành nhiệm vụ cách hữu hiệu Quá trình ủy quyền: (1) Trao nhiệm vụ (2) Trao quyền hạn (3) Thiết lập trách nhiệm giải trình 39 e Tập trung phi tập trung Ủy quyền tổ chức Lý thất bại ủy quyền: - Ủy quyền đòi hỏi phải lập thực nghiêm túc theo kế hoạch “Với thời gian giải thích cơng việc cho đó, tơi làm xong nó.” - Nhà quản lý thiếu niềm tin vào cấp “Nếu bạn muốn công việc thực tốt, tự làm.” - Ủy quyền chế độ trách nhiệm kép “Trao quyền, không trao trách nhiệm” - Sợ quyền, sợ lộ thông tin e Tập trung phi tập trung Ủy quyền tổ chức Nguyên tắc để ủy quyền hiệu quả: (1) Tự giác trao quyền (2) Gắn người LĐ với nhiệm vụ (3) Tổ chức truyền thông rõ ràng (4) Tương thích nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm (5) Lựa chọn cẩn thận cấp độ ủy quyền 41 e Tập trung phi tập trung Ủy quyền tổ chức Để ủy quyền hiệu quả, nhà lãnh đạo cần thực quy trình: (1) Xác định nhiệm vụ HĐ cần hoàn thành để thực mục tiêu tổ chức (2) Quyết định nhiệm vụ ủy quyền kết cần đạt (3) Lựa chọn người theo nhiệm vụ (4) Đảm bảo nguồn lực (5) Duy trì kênh thơng tin mở (6) Thiết lập hệ thống kiểm sốt có lực 42 (7) Khen thưởng ủy quyền có hiệu f Phối hợp Khái niệm: trình liên kết HĐ cá nhân, phận, phân hệ, hệ thống nhằm thực có hiệu lực hiệu mục tiêu chung tổ chức Mục tiêu: đạt hòa hợp, thống HĐ phận bên bên tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Bản chất: đảm bảo mối liên hệ thông tin truyền thông Nhu cầu phối hợp cao: mức độ phụ thuộc cá nhân, phận, phân hệ, tổ chức HĐ cao 43 f Phối hợp Cơng cụ phối hợp thức Các kế hoạch Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kĩ thuật Các cấu tổ chức Giám sát định trực tiếp nhà quản lý Hệ thống thông tin truyền thông Chế độ tham gia Cơng cụ phối hợp phi thức Văn hóa tổ chức Các mối quan hệ cá nhân 44 Thiết kế cấu 2.1 Nguyên tắc thiết kế NT xác định theo chức NT giao quyền theo kết mong muốn NT bậc thang NT tương xứng quyền hạn trách nhiệm NT tính tuyết đối trách nhiệm NT thống mệnh lệnh NT quyền hạn theo cấp bậc NT quản lý thay đổi NT cân 45 Thiết kế cấu 2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến trình thiết kế Chiến lược: Chiến lược -KD đơn ngành nghề -Đa dạng HĐ dọc theo dây chuyền SX -Đa dạng hóa ngành, nghề có MQH chặt chẽ -Đa dạng hóa ngành, nghề có MQH khơng chặt chẽ -Đa dạng hóa HĐ độc lập Cơ cấu tổ chức -Chức -Chức với phận phụ trợ vận hành -Đơn vị chiến lược -Cơ cấu hỗn hợp -Công ty mẹ nắm giữ cổ phần 46 Thiết kế cấu 2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến q trình thiết kế Cơng nghệ Thái độ lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân lực Môi trường 47 ... Sản xuất Lên kế hoạch Sản xuất Phó giám đốc Tài Lên kế hoạch Tài Dụng cụ Ngân quỹ Phân xưởng Kế to n chung Kế tốn Chi phí Phân xưởng Phân xưởng Thống kê Xử lý số liệu 10 b Sự hình thành phận phân... Kỹ thuật Phó TGĐ Tài Giám đốc Khu vực Miền Trung Sản xuất Nhân Sự Giám đốc Khu vực Miền Nam Kế to n Bán hàng Cơ cấu theo địa dư – hoạt động khu vực địa lý định hợp nhóm giao cho nhà quản lý... chiến lược mang tính độc lập cao, tự tiến hành hoạt động thiết kế, sản xuất phân phối sản phẩm 15 b3 Ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược - Ưu điểm mơ hình là: (1) Giúp đánh giá