TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI LỚP: K6-HK1D NHÓM: ĐỀ TÀI THẢO LUẬN Đề tài 01 Giả sử nhóm bạn nhóm phân cơng tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật hệ thống thông tin cho doanh nghiệp kinh doanh thương mại Dựa vào mô tả hoạt động nghiệp vụ chu trình doanh thu xử lý thủ cơng, đặc điểm hệ thống ứng dụng xử lý máy tính, nhóm bạn phải thực việc đưa phân tích xử lý sơ cho hệ thống xử lý nghiệp vụ chu trình Nhóm bạn hãy: Mô tả hệ thống tin học hóa tối đa khâu xử lý nghiệp vụ (Chú ý: nhóm bạn thêm giả định cần thiết để làm theo yêu cầu bài, nhóm bạn phải nêu rõ giả định nào.) Xây dựng biểu đồ phân cấp chức cho hệ thống Xây dựng biểu đồ luồng liệu mức cho hệ thống LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn nay, Việt Nam tưng bước hội nhập kinh tế quốc tế doanh nghiệp Việt Nam đứng trước nhiều hội thách thức việc nâng cao hoạt động kinh doanh cần thiết đặc biệt công nghệ thông tin dần phổ biến ứng dụng rộng rãi công tác quản lý, hoạt động chu trình sản xuất doanh nghiệp Chu trình doanh thu với chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân chu trình tài tạo nên chuỗi kiện liên quan đến nội dung trình sản xuất kinh doanh.như thấy chu trình doanh thu mắt xích quan trọng, khơng thể thiếu chu trình kinh doanh doanh nghiệp nào.chu trình doanh thu bao gồm nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc tạo doanh thu doanh nghiệp việc toán khách hàng với xu tin học hóa lĩnh vực giới ngày nay, chu trình doanh thu doanh nghiệp khơng nằm ngồi tầm ảnh hưởng mạnh mẽ Và việc áp dụng công nghệ thông tin vào chu trình điều tất yếu.việc hồn thiện chu trình doanh thu cần thiết, đặc biệt hồn thiện điều kiện tin học hóa nhiệm vụ cấp bách đặt cho doanh nghiệp Thực tế cho thấy, áp dụng phần mềm tin học, hoạt động doanh nghiệp ngày nhẹ nhàng, xác hiệu đem lại thành cơng lớn cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để có phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động doanh nghiệp lại phụ thuộc nhiều vào trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU I Doanh thu, chu trình doanh thu hệ thống chứng từ sử dụng chu trình doanh thu Doanh Thu a Khái niệm “ Doanh thu tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh thơng thường doanh nghiệp, góp phẩn làm tăng vốn chủ sở hữu.” Chu trình doanh thu 2.1.Khái niệm Chu trình doanh thu bao gồm nghiệp vụ kinh tế ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu toán cơng nợ khách hàng.có hai quy trình chu trình doanh thu là: quy trình nhận xử lý đơn đặt hàng; quy trình lập hóa đơn, ghi nhận cơng nợ tốn 2.2.Mục đích chu trình Mục đích chủ yếu chu trình doanh thu tạo nên thuận tiện cho việc trao đổi hàng hóa hay dịch vụ với khách hàng để thu tiền 2.3.Hệ chứng từ sử dụng chu trình doanh thu • Đơn đặt hàng khách • Lệnh bán hàng • Phiếu đóng gói, phiếu đóng kiện, phiếu xuất kho • Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng • Các hóa đơn vận chuyển • Hóa đơn bán hàng • Giấy báo tốn • Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc tốn,… • Chứng từ ghi có • Phiếu nhập kho Trường Đại Học Thương Mại Mơn HTTTKT CHƯƠNG II: MƠ TẢ CÁC NGHIỆP VỤ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU, XÂY DỰNG SƠ ĐỒ I Xây dựng sơ đồ phân cấp chức - Sơ đồ chức chu trình doanh thu có chức chính: Chức 1: Quản lý yêu cầu mua hàng khách Quản lý yêu cầu mua hàng khách Nhận yêu cầu mua hàng khách Xử lý yêu cầu lập lệnh bán hàng Xét duyệt bán hàng, tốn Gửi thơng báo cho khách hàng * Nhận đơn yêu cầu mua hàng khách hàng - Phòng kinh doanh nhận đơn hàng khách hàng - Mô tả: Đăng nhập lưu trữ thông tin yêu cầu khách hàng - Thông tin đầu vào: Thông tin yêu cầu khách hàng đặt hàng - Thông tin đầu ra: Thông tin phản hồi yêu cầu khách hàng * Xử lý yêu cầu lập lệnh bán hàng - Mô tả: kiểm tra tính xác đơn hàng thơng tin khách hàng - Thông tin vào: yêu cầu thông tin số lượng, mặt hàng, đối tượng khách hàng - Thông tin ra: thông tin loại hàng mà khách hàng đặt hàng * Xét duyệt bán hàng, tốn - Mơ tả: Kiểm tra thơng tin hàng hóa khách hàng - Thơng tin vào: thông tin yêu cầu xử lý - Thông tin ra: thông tin phản hồi yêu cầu xử lý GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Mơn HTTTKT * Gửi thông báo cho khách hàng - Mô tả: phòng kinh doanh lập gửi thơng báo cho khách hàng - Thông tin vào: thông tin cần lập gửi thông báo - Thông tin ra: thông tin phản hồi cho khách hàng biết hình thức tốn, hình thức giao hàng Chức 2: Quản lý kho gửi hàng cho khách Quản lý kho – gửi hàng cho khách Xử lý lý yêu Xử cầu xuất yêu cầu hàng xuất giao hàng hàng giao hàng Lập phiếu xuất kho, phiếu giao nhận Ghi thẻ thẻ Ghi kho kho chuyển chuyển chứng từ chứng từcho cho phòng kế phòng tốn Xuất Xuất kho, gửi kho, gửi hàng hàng giao giao hàng cho hàng khách cho * Xử lý u cầu xuất, giao hàng hóa - Mơ tả: - Thông tin vào: thông tin yêu cầu giao hàng - Thông tin ra: thông tin phản hồi yêu cầu giao hàng * Lập phiếu Xuất kho, phiếu giao nhận, viết đơn đến đơn vị vận chuyển - Mô tả: thủ kho lập phiếu xuất gửi cho khách hàng, sau chuyển thơng tin xuất kho cho kế toán, lập phiếu giao nhận cho khách hàng Viết đơn nhận thông tin từ đơn vị vận chuyển - Thơng tin vào: thơng tin hàng hóa xuất kho, khách hàng nhận hàng đơn vị nhận vận chuyển - Thông tin ra: thông tin phản hồi cho khách hàng mặt hàng xuất, địa điểm phương thức giao nhận hàng * Xuất kho gửi hàng, giao hàng cho khách hàng - Mô tả: thủ kho giao hàng cho khách hàng ghi nhận giao hàng GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT - Thông tin vào: thông tin nhận hàng - Thông tin ra: thông tin giao hàng * Ghi thẻ kho, chuyển chứng từ cho phòng kế tốn - Mơ tả: thủ quỹ ghi thẻ kho chuyển thơng tin cho phận kế tốn để kế toán ghi nhận vào hệ thống theo dõi nợ thông tin khách hàng - Thông tin vào: thơng tin hàng hóa - Thơng tin ra: thơng tin chứng từ gửi cho phận kế toán Chức 3: Lập hóa đơn theo dõi nợ phải thu Lập hoá đơn – theo dõi nợ Nhận kiểm tra chứng từ xuất giao hàng hoá Lập hoá đơn, gửi hoá đơn cho khách Ghi sổ, lưu chứng từ * Nhận kiểm tra chứng từ xuất giao hàng hóa - Mô tả: đăng nhập lưu giữ thông tin mặt hàng xuất kho - Thông tin vào: thông tin hàng hóa ( giá cả, loại hàng, số lượng,…) - Thông tin ra: thông tin phản hồi mặt hàng xuất kho * Lập hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách hàng - Mơ tả: Ghi nhận thơng tin hàng hóa xuất, lập phiếu xuất, gửi hóa đơn cho khách hàng - Thơng tin vào: Thơng tin hàng hóa, phiếu xuất kho - Thơng tin ra: Hóa đơn bán hàng, giấy thơng báo cơng nợ * Ghi sổ, lưu chứng từ - Mô tả: Kế toán ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, lưu chứng từ - Thơng tin vào: Hóa đơn bán hàng, giấy thơng báo cơng nợ GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT - Thông tin ra: Giấy thơng báo cơng nợ, kế tốn chi tiết chuyển cho kế toán tổng hợp Chức 4: Theo dõi việc toán khách: Theo dõi việc toán khách Nhận yêu cầu chiết khấu giảm giá, trả hàng khách Xét duyệt giảm nợ, xoá nợ phải thu Chấp nhận hàng bán trả lại Thu tiền khách, nộp tiền ngân hàng Ghi sổ, lưu chứng từ Khái niệm: Thanh toán việc khách hàng nhận đủ hàng theo hóa đơn khách hàng có nghĩa vị tốn tiền hàng cho DN * Nhận yêu cầu chiết khấu, giảm giá, trả hàng khách hàng - Mô tả: chấp nhận yêu cầu khách hàng, nhập thông tin ghi nhận yêu cầu để diều chỉnh khoản toán nợ khách hàng - Thông tin vào: thông tin yêu cầu chiết khấu, giảm giá, trả hàng - Thông tin ra: thông tin lý trả lại hàng, giảm giá hưởng chiết khấu mà khách hàng nhận * Xét duyệt giảm nợ, xóa nợ phải thu - Mơ tả: tiếp nhận yêu cầu xét duyệt kiểm tra xem xét điều chỉnh giảm nợ phải thu - Thông tin vào: thông tin yêu cầu xét duyệt giảm nợ, xóa nợ phải thu - Thơng tin ra: thơng tin phản hồi việc xét duyệt nợ, xóa nợ phải thu * Chấp nhận hàng bán bị trả lại - Mô tả: từ việc xét duyệt hàng bị trả lại, chấp nhận nhập lại hàng thủ kho tiếp nhận lại hàng - Thông tin vào: ghi nhận nhập hàng bán bị trả lại GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT - Thông tin ra: thông tin phản hồi việc chấp nhận nhập hàng bị trả lại * Thu tiền khách hàng nộp, tiền ngân hàng - Mô tả: thủ quỹ thu tiền tốn khách hàng dựa vào hóa đơn toán, chuyển phiếu ghi nhận toán cho kế tốn chi tiết - Thơng tin vào: nhận giấy thông báo nhận tiền ( tiền gửi ngân hàng ), nhận tiền tốn - Thơng tin ra: thơng tin toán, giấy chứng nhận toán * Ghi sổ, lưu chứng từ - Mô tả: đăng nhập ghi nhận, lưu giữ thơng tin nghiệp vụ tốn, chuyển thơng tin cho kế tốn tổng hợp - Thơng tin vào: nhận thông báo từ thủ quỹ việc khách hàng tốn - Thơng tin ra: ghi nhận tốn, lưu giấy chứng nhận tốn, chuyển thơng tin cho kế toán tổng hợp GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Mơn HTTTKT II Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT III Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT IV Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh: Quản lý yêu cầu mua khách: GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT Quản lý kho – gửi hàng cho khách: GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Mơn HTTTKT Lập hóa đơn – theo dõi nợ: GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT Theo dõi việc tốn khách: GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT V Một số sơ đồ chức chu trình doanh thu Nhận xử lý đơn mua hàng: GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT Quản lý bán hàng GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Môn HTTTKT Nhận hàng bị khách trả lại: GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Mơn HTTTKT Thanh tốn với khách hàng ghi sổ kế toán: GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại Mơn HTTTKT Lập hóa đơn theo dõi nợ phải thu: GVHD: Hàn Minh Phương Nhóm 07 Lớp K6HK1D Trường Đại Học Thương Mại GVHD: Hàn Minh Phương Mơn HTTTKT Nhóm 07 Lớp K6HK1D ... chuyển thơng tin cho phận kế tốn để kế toán ghi nhận vào hệ thống theo dõi nợ thông tin khách hàng - Thông tin vào: thơng tin hàng hóa - Thơng tin ra: thơng tin chứng từ gửi cho phận kế tốn Chức... CHU TRÌNH DOANH THU I Doanh thu, chu trình doanh thu hệ thống chứng từ sử dụng chu trình doanh thu Doanh Thu a Khái niệm “ Doanh thu tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu kỳ kế toán, phát... thành công lớn cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để có phần mềm phù hợp với cơng tác quản lý, phù hợp với hoạt động doanh nghiệp lại phụ thuộc nhiều vào trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp