Lời nói đầu Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề để có đứng vững trở nên khốc liệt hết Mỗi ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triển mạnh so với đối thủ cạnh tranh Hòa nhịp phát triển kinh Thế giới, Việt Nam tạo bước tiến vượt bậc để đưa kinh tế sâu vào quỹ đạo phát triển Thời đại Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại kinh tế tri thức nhu cầu công việc người ngày phong phú, nhiều ngành nghề đời Để thực tế hóa vấn đề Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI mở rộng đào tạo số ngành nghề như: Hành văn phòng, Thư ký văn phòng Nghề Thư ký đội ngũ người có trình độ chun mơn, khả giải cơng việc lĩnh nghề nghiệp Trước nghề Thư ký chưa thực coi trọng phát triển người ta có quan niệm nhìn sai lệch nghề Thư ký, điều gây ảnh hưởng khơng nhỏ tới hiệu hoạt động quan, công ty, xí nghiệp Ngày với xu phát triển theo hướng cổ phần hóa - tư nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển nghề Thư ký coi trọng, ưu tiên mang lại hiệu khơng nhỏ cho phát triển xã hội Cũng học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập quan học sinh chuyên ngành Thư ký Văn phòng 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 đến 16/9/2006 Đây giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, tảng cho cán văn phòng trước bước vào thực tế công việc "Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" kết mà học viên làm bao gồm tất công việc từ q trình khảo sát cơng tác Thư ký văn phòng, Văn thư Lưu trữ, nhận thức kiến nghị giải pháp cá nhân vào công tác văn phòng quan đến thực tập nhận xét quan trình thực tập, tinh thần trách nhiệm hiệu thực tập sinh, sở nhà trường nắm khả học sinh sau đào tạo bổ sung kiến thức, đúc rút kinh nghiệm q báu để hồn thiện cho quy trình đào tạo khoá học sau Theo kế hoạch nội dung thực tập Nhà trường đề em trực tiếp liên hệ thực tập Công ty TNHH in Hoàng Minh Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04 5116410 Fax: 04 5116410 Dưới hướng dẫn trực tiếp giúp đỡ nhiệt tình anh chị Văn phòng Em hồn thành tốt kế hoach thực tập với nội dung bao gồm nghiệp vụ Thư ký Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ Qua "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy cô giáo Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI toàn thể anh chị Văn phòng Cơng ty TNHH in Hồng Minh nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực ý tưởng đem lại kiến thức học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết qua cơng việc hàng ngày, trao đổi kiến thức nghiệp vụ bổ ích lý thú "Hiệu công việc định thành cơng người" điều tất yếu, hết em mong muốn làm tốt tất công việc để làm điều cần phải có nổ lực lớn thân giúp đỡ người Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" kết trình thực tập, cố gắng nhiều song không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em mong nhận đóng góp nhiệt tình Thầy giáo, anh, chị Công ty bạn đọc để Báo cáo em hoàn thiện Em xin trân trọng cảm ơn! Phần I: Nội dung thực tập nghiệp vụ Thư ký I Tình hình cơng tác Thư ký Văn phòng quan: Sự hình thành hoạt động Cơng ty TNHH in Hồng Minh: Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật mang lại tinh hoa cho xã hội, cho sống người Cùng với thành công cách mạng Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày phát triển, trí tuệ người người ngày cao, yêu cầu người ngày phong phú Dưới tác động mạnh mẽ kinh tế Thế giới, Việt Nam vào đại hoá - cơng nghiệp hố bước cổ phần hố- tư nhân hoá dẫn tới nhiều ngành nghề đời, ngành in xem ngành có bước phát triển đột phá, chiếm thị phần hệ thống kinh doanh; sản phẩm in cần thiết cho cá nhân, cửa hàng, tổ chức hành chính, cơng ty, xí nghiệp, quốc gia, xuyên quốc gia Công ty TNHH in Hoàng Minh thành lập hoàn cảnh thuận lợi Theo Quyết định Phê duyệt số 5468/QĐ - UBND UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 24/03/2002, theo Giấy phép số 3800/GP – UBND Giấy đăng ký kinh doanh số 055096 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 22/03/2002 Công ty TNHH in Hồng Minh thức khai trương vào ngày 26/03/2002 kỷ niệm 72 năm ngày thành lập Đồn Thanh niên Việt Nam Cơng ty TNHH in Hoàng Minh thành lập sáng lập viên uy tín như: Nguyễn Ngọc Hải Đào Quang Minh Vũ Văn Sơn Chu Thị Thu Trang Vũ Lê Tùng Phạm Bá Tâm Nguyễn Anh Tuấn Và số thành viên khác, Công ty sẵn sàng phát huy nội lực để phát triển kinh doanh Cơng ty TNHH in Hồng Minh Tên giao dịch Tiếng Việt: Công ty TNHH in Hoàng Minh Tên giao dịch Tiếng Anh: Heart & Mind Lơ gơ: Trái tim & Trí tuệ Địa chỉ: 18/79, Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại : 04 5118000 Fax: 04 5116410 E- mail: heart_mind@hn.vnn.vn Cơng ty TNHH in Hồng Minh Cơng ty in ấn, thiết kế, quảng cáo (biển bảng trời ), nội thất, ngoại thất Với phương châm hoạt động "Đơn giản, sáng tạo, chuyên nghiệp, ấn tượng hiệu quả" Hoàng Minh đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo, tạp chí, phong bì, tiêu đề thư, catalogues, bao bì sản phẩm cho doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công ty 100% vốn nước ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành Nhà nước, Tổ chức Phi phủ Trong suốt q trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH in Hồng Minh ln khơng thoả mãn với có, liên tục mở rộng phát triển loại hình sản phẩm Hồng Minh ln làm hài lòng khách hàng với sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp Hồng Minh khơng ngừng vươn lên sáng tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cá tính, giàu sáng tạo, với dây chuyền sản xuất khép kín đại Chỉ vòng năm hoạt động kinh doanh Hồng Minh có hàng nghìn khách hàng có uy tín nước như: - Nhà máy chế biến sữa Hà Nội, - FPT, - Bộ Y tế, - Bộ Công nghiệp, - Vinasat, - Học viện Quân y, - Thiên An Sơn Nhiều khách hàng tổ chức phi Chính phủ như: - Child Fund, - AED - Viện Hàn lâm phát triển Giáo dục, - CIDSE - Đoàn kết Hợp tác Quốc tế, - Dự án Dupet, - PSBI, - Đại sứ quán úc, - Agrifood Consulting Nông phẩm Quốc tế, - Tổ chức Jaica, - Tổ chức Tầm nhìn Thế giới Để khơng ngừng làm Hoàng Minh bước mở rộng kinh doanh, tăng cường nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng cách tốt Với phương châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận nữa", Hoàng Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng "Lớn hay nhỏ khơng quan trọng, đánh giá khả mình, tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với lớn nhỏ" Nếu bạn nhà thiết kế hay nhà kinh doanh giỏi đến với Hoàng Minh bạn thể hết khả Như nói Cơng ty TNHH in Hồng Minh thành lập chưa lâu đạt thành tựu lớn, với quy mô hoạt động ngày mở rộng, không lâu Hồng Minh trở thành doanh nghiệp có uy tín thương hiệu Sau gần năm hoạt động Công ty TNHH in Hồng Minh ln đạt doanh thu năm sau cao năm trước Đây kết sách chiến lược kinh doanh đắn, kết hợp chặt chẽ với hoạt động xã hội , đảm bảo gắn hiệu kinh tế với mục tiêu đem lại lợi ích cho xã hội Dự kiến năm Công ty TNHH in Hoàng Minh ngày đạt hiệu kinh tế cao, đóng góp cho ngân sách Nhà nước khoản thu lớn thông qua việc nộp thuế Bảng doanh thu Công ty năm đầu: Năm 2002 2003 2004 2005 Doanh thu 380 triệu 2tỷ4 3tỷ8 4tỷ7 Cơ cấu tổ chức lao động Cơng ty: Trình độ Số lao động Tỉ lệ % Đại học, đại 25 62.5% học 13 32.5% Cao đẳng 5% Trung cấp 0 40 100% 12.5% 35 87.5% PTTH Tổng cộng Cán quản lý Lao động trực tiếp Sơ đồ tổ chức máy Công ty Giám đốc PGĐ TP Kế TP Sản TP TP Sản Thiết Toán Xuất Kinh Xuất kế Doanh TP Kế tốn Thủ Tổ Phó Phó Phó Thiết viên quỹ trưởng phòng phòng phòng Kế PP chế Phó PP ý Nhân Nhân Nhân Nhân phòng tưởng viên viên viên viên Tổ Nhân Nhân Nhân trưởng viên viên viên Nhân viên Chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành Văn phòng Cơng ty: *Chức nhiệm vụ Công ty: Từ vào hoạt động, với ý nghĩa công ty chuyên phục vụ, Công ty thực tốt hai chức chức xã hội chức kinh tế doanh nghiệp - Với chức xã hội: Công ty có nhiều đóng góp đơn vị bật địa bàn Quận Đống Đa Công ty ủng hộ 10 triệu đồng xây dựng nhà tình nghĩa cho hai bà mẹ Việt Nam anh hùng Quận - Với chức kinh tế: Chỉ thời gian ngắn vào hoạt động, sản phẩm mẫu mã chứng tỏ tính khả thi doanh thu Công ty ngày cao Bên cạnh đó, hàng Cơng ty đóng góp phần không nhỏ cho ngân sách Nhà nước Khẩu hiệu Công ty: “ Hợp tác, Phát triển, Bền vững”, Phương châm hoạt động “Cẩn thận! Cẩn thận hơn! Cẩn thận nữa!", "Cách nghĩ tồn cộng đồng hoạt động lợi ích khách hàng” Trong nhiều năm qua hiệu phương châm giữ vững, Cơng ty ln chứng tỏ quan tâm Cơng ty khách hàng *Chức năng, nhiệm vụ phận Công ty: - Phòng Kinh doanh: Quản lý hệ thống khách hàng, trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống Phát triển thêm khách hàng mới, tăng quy mô hoạt động kinh doanh số lượng 10 Nhận thức khó khăn việc bảo quản tài liệu, người làm công tác Thư ký toàn thể ban lãnh đạo nhân viên Cơng ty TNHH in Hồng Minh có biện pháp khắc phục khoa học hiệu quả, với trang thiết đầy đủ đại Công ty TNHH in Hồng Minh Cơng ty phát triển việc liên doanh, quan hệ đối tác với khách hàng ngày lên cao theo cấp số cộng, nên số cần phải có biện pháp thích hợp để bảo quản tài liệu năm tới Cơng ty TNHH in Hồng Minh thành lập, nên tài liệu bắt đầu hình thành có từ năm 2002 trở lại Vì tài liệu mới, chất lượng giấy tốt, văn tài liệu bị mờ rách Hơn nữa, lại cơng tác Thư ký văn phòng liên tục kiểm tra lau hút bụi Đồng thời biện pháp phòng chống cháy lãnh đạo Cơng ty trang bị đầy đủ Việc xây dựng bố trí kho có phần hợp lý nên tránh loại trùng gặm nhắm như: mối, chuột Tóm lại, việc bảo quản tài liệu lưu trữ Công ty TNHH in Hoàng Minh trang thiết bị đầy đủ, với chế độ, biện pháp bảo quản hợp lý, cộng với chất lượng giấy tốt nên nhìn chung chất lượng tài liệu tốt f Cơng tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ: Tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ mặt hoạt động thông tin khoa học với nhiều chức quan trọng tất yếu cơng tác Lưu trữ Đó thực câu nối đơn vị Công ty, với Công tác Văn thư-Lưu trữ Từ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, đơn vị cá nhân Có thể nói, cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ khâu quan trọng mục tiêu cuối cơng tác Lưu trữ Nó đòi hỏi người làm cơng tác Thư ký văn phòng phải biết vận dụng lý luận thực tế với cơng việc Cơng ty TNHH in Hồng Minh Người Thư ký văn phòng phải 58 làm nào, phương pháp để cuối việc tra cứu, sử dụng tài liệu nhanh chóng, xác, kịp thời, thơng tin, quay trở lại phục vụ cho q trình hoạt động, phát triển Công ty Mặc dù, Công ty thành lập, tài liệu đơn vị chức lại đưa nộp lên kho Lưu trữ Công ty, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bắt đầu phát huy tác dụng, phục vụ nhu cầu tra tìm nghiên cứu tài liệu đạt hiệu tiện lợi Qua trình khảo sát cho em thấy, dù quan Hành Nhà nước hay quan doanh nghiệp, cơng tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò quan trọng việc quản lý điều hành hoạt động hàng ngày quan Cơng tác Văn thư - Lưu trữ khơng thể tách rời nhau, mà mắt xích nối liền, có mối quan hệ nhân quả, tổ chức tốt cơng tác Văn thư, xác tạo điều kiện cho công tác Lưu trữ vào ổn định nhanh Từ đó, vào phục vụ việc sử dụng tài liệu cho độc giả có hiệu với chất lượng cao Vì mục tiêu cuối việc tra cứu sử dụng tài liệu trình nghiên cứu giải công việc 59 4.1 Trực điện thoại Cũng giống phương tiện truyền thông khác, điện thoại sử dụng phổ biến công sở đại tính ưu việt, thuận tiện, hiệu quả, đơn giản thao tác sử dụng phương tiện thực giao dịch Tuy nhiên việc khai thác hiệu lợi điện thoại lại phụ thuộc vào trình sử dụng đội ngũ nhân viên văn phòng Thư ký người phải tạo thiện chí với khách giao tiếp điện thoại thể nghệ thuật nghe nói Như có hai vấn đề mà người Thư ký phải giải tổ chức sử dụng điện thoại công sở thông tin thu thập giao tiếp ấn tượng tốt đối tượng giao tiếp Để làm điều Thư ký phải có khả năng: + Phân biệt giao tiếp điện thoại với hình thức giao tiếp khác + Chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ tài liệu trước tiến hành giao tiếp + Chuẩn bị phương tiện phục vụ việc thu thập thông tin khả hỗ trợ cho việc giải vấn đề phát sinh giao tiếp + Sử dụng thành thạo thao tác nghiệp vụ sử dụng điện thoại Thư ký phải có nghệ thuật nói điện thoại: Trước hết phải có chuẩn bị, đảm bảo nguyên tắc xưng danh, quan tâm tới đối tượng giao tiếp, nói rõ ràng dễ nghe, Khi nghe điện thoại phải tập trung ý vào trình giao tiếp, nghe kết hợp với ghi tin, thể cho đối tượng giao tiếp thấy quan tâm ý mình, đồng thời nghe kết hợp với đặt câu hỏi suy nghĩ tránh ngắt lời đối tượng giao tiếp 60 Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh việc trực điện thoại cán kế toán kiêm nhiệm, thời gian đầu vào thực tập em giao nhiệm vụ trực điện thoại Và đến yêu cầu công việc lượng khách hàng ngày nhiều lượng cơng việc kế tốn ngày lớn nên Công ty thay đổi hệ thống điện thoại hệ thống trả lời tự động Giao tiếp qua điện thoại phương tiện giao tiếp quan trọng chủ yếu Cơng ty, góp phần lớn vào hiệu công việc Những công việc làm đợt thực tập Công ty TNHH in hoàng Minh: Với khoảng thời gian tháng thực tập Công ty, khoảng thời gian dài Những việc muốn làm cần phải làm em chưa làm hết song thời gian có ích cho em trước bước vào công việc thực thụ người cán văn phòng, giao điểm học làm Mặc dù học viên chuyên ngành Thư ký văn phòng giúp đỡ nhiệt tình anh chị văn phòng Cơng ty tạo điều kiện để em làm chuyên ngành đào tạo trường Nhưng môi trường làm việc quan khác nên việc thực hành nghiệp vụ khác Cơng ty TNHH in Hồng Minh hoạt động lĩnh vực in ấn, thiết kế sách, báo, tạp chí, lịch, tờ rơi, catalơgues, biển bảng ngồi trời… đầu tư tăng cường đội ngũ thiết kế để mở rộng thêm lĩnh vực trang trí nội ngoại thất… khối lượng công việc cán bộ, nhân viên nhiều luôn đáp ứng nhu cầu đẹp, kịp thời, điều cho thấy tiến độ cơng việc nhanh 61 Sự nhiệt tình tin cậy anh chị Công ty tạo cho em khơng khí làm việc thoải mái, em tiếp xúc với cơng việc văn phòng cơng việc khác khơng thuộc chun ngành giúp ích cho em nhiều công việc sau công việc em làm đợt thực tập Cơng ty TNHH in Hồng Minh Về cơng tác thư ký văn phòng Trong q trình thực tập đây, tiếp xúc làm việc với anh Nguyễn Anh Tuấn anh chị văn phòng Cơng ty em học hỏi nhiều công việc người Thư ký - Soạn thảo đánh máy văn - Lập lịch công tác tuần cho Thủ trưởng cán nhân viên Công ty: Sáng thứ hai hàng tuần công việc Thư ký lập lịch công tác tuần báo cáo với Giám đốc - Tham gia số tiếp khách, tiệc chiêu đãi - Sắp xếp phòng làm việc văn bản, giấy tờ, tài liệu cho Thủ trưởng - Nghe, nói điện thoại - Ghi biên họp Công ty: Thư ký người ghi lại diễn biến họp, nội dung biên gồm: +Thành phần họp: +Thời gian diễn họp: +Địa điểm họp +Nội dung họp Công tác Văn thư a Đăng ký văn 62 Nghiệp vụ công tác Văn thư Cơng ty TNHH in Hồng Minh quy trình bao gồm khâu: đóng dấu, đăng ký, bao gói, chuyển giao Dưới hướng dẫn theo dõi anh Nguyễn Anh Tuấn em biết cách đăng ký văn Ngày tháng văn Số ký hiệu Tên loại trích yếu văn nội dung văn bản (1) 02/8 Số Người ký Nơi nhận lượng Ghi (2) (3) (4) (5) 125/ĐN- Đề nghị toán Nguyễn (6) Cty cổ phần 03 PLAN/2004 tiền làm Tiến An doanh (7) nghiệp trẻ 03/8 126/KH/HUYN Kế hoạch CHI /2004 lương 2006 tiền Hà Trang Thu Chi cục 03 thuế Như em khảo sát, thể thức văn Cơng ty có nhiều khác so với lý thuyết em học trường nên việc đăng ký văn có nhiều bỡ ngỡ em Vị trí số ký hiệu, đơn vị soạn thảo văn bản, nội dung trích yếu, nơi nhận văn Cơng ty trình bày khác Các cột mục sổ đăng ký khác, ví dụ như: khơng có đơn vị lưu văn bản, b Đăng ký văn đến Cùng với quy trình giải văn đi, hàng ngày cán Văn thư phải tiếp nhận, giải khối lượng văn đến từ đối tượng khách hàng ngồi nước Vì việc giải văn đến phức tạp có phần đòi hỏi tỉ mỉ thận trọng Với trình độ chun mơn vốn kinh nghiệm lâu năm cán Văn thư Công ty TNHH in Hồng Minh thực quy trình việc tiếp nhận giải quyết, quản lý văn đến Quy trình bao gồm khâu: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, trình văn đến, đăng ký chuyển giao Để thực quy trình ngồi trình độ, kinh nghiệm cán Văn thư có lòng say mê cơng việc 63 Mặc dù quy trình giải văn đến phức tạp, em anh Nguyễn Anh Tuấn trực tiếp hướng dẫn cho phương pháp đăng ký văn đến Cơng ty Ví dụ: Số ký Ngày Số Nơi gửi tháng đến đến văn (1) (2) (3) (4) 28 UBND 44/UB - Đống TBXH 24/8 hiệu văn Ngày tháng Nơi nhận văn người nhận (5) (6) 20/8 Tên loại trích yếu nội dung văn (7) Nguyễn Đức Vận động Thành dựng quỹ đền ơn Ký Ghi nhận (8) (9) xây đáp nghĩa Đa c Đóng dấu văn bản: Như thấy thời gian thực tập số lượng công việc em làm nhiều, phần lớn thời gian em quan sát học hỏi từ anh chị văn phòng Cơng ty, đặc biệt anh Nguyễn Anh Tuấn người trực tiếp hướng dẫn em đợt thực tập 64 III Nhận xét kiến nghị: Qua đợt thực tập Cơng ty TNHH in Hồng Minh em có điều kiện củng cố, trau dồi kiến thức học, vận dụng kiến thức vào thực tiễn, đồng thời tích luỹ thêm kinh nghiệm thực tế Với mong muốn góp phần đưa cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư - Lưu trữ Cơng ty TNHH in Hồng Minh nói riêng nước nói chung ngày vào quy củ hơn, em xin mạnh dạn trình bày vài nhận xét kiến nghị sau: Nhận xét Cơng ty TNHH in Hồng Minh Doanh nghiệp phát triển mạnh Do chức đặc thù riêng ngành in ấn, điều kiện thực tế tương lai phát triển Từ thúc đẩy nhiều lĩnh vực khác phát triển kéo theo, để đáp ứng cho phát triển người Thư ký có vai trò quan trọng cơng tác Thư ký văn phòng khơng thể thiếu Cơng ty, xí nghiệp Cùng với tác động kinh tế thị trường doanh nghiệp lớn nhỏ đời nhiều ngành Thư ký ngày chiếm vị hệ thống văn phòng Đồng thời trình trao đổi thể thức văn bản, cơng tác Văn thư - Lưu trữ Vì vậy, từ ban đầu cơng tác Thư ký văn phòng Văn thư - Lưu trữ cần phải quan tâm mức kịp thời ưu điểm: Mặc dù Cơng ty TNHH in Hồng Minh thành lập năm 2002, nhìn chung cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư - Lưu trữ tương đối đồng hồn thiện, là: * Cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư: 65 Với trình độ chun mơn kinh nghiệm, với tinh thần trách nhiệm cao công việc, Ban lãnh đạo chuyên viên Công ty có chế sách đặc biệt ưu đãi cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư Đã thay đổi hồn tồn cách nhìn xã hội nghề Thư ký Còn cơng tác Văn thư vận dụng linh hoạt Quyết định Nhà nước chế Công ty thực tế công việc Với cách nhìn nhận ban lãnh đạo cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư mang lại hiệu qủa lớn cho Công ty Hàng ngày cán làm cơng tác văn phòng giải lượng công việc công văn giấy tờ khoa học, xác, kịp thời văn bản, đáp ứng tốc độ phát triển Cơng ty Ngồi công tác Thư ký công tác Văn thư - Lưu trữ Cơng ty trang bị đầy đủ trang thiết bị đại, đáp ứng nhu cầu trao đổi thể thức nhanh như: Máy Fax, gửi thư qua email… Hơn Công ty TNHH in Hoàng Minh đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng có nhiều kinh nghiệm nên việc giải cơng việc thuận lợi nhanh chóng * Cơng tác Lưu trữ: Cùng với cơng tác Thư ký văn phòng công tác Văn thư công tác Lưu trữ tạo đà để phát triển Mặc dù công tác Lưu trữ Cơng ty TNHH in Hồng Minh bước đầu hình thành, có văn đạo kịp thời lãnh đạo Công ty nên văn tài liệu đơn vị nộp đầy đủ vào kho Lưu trữ quan để quản lý, bảo quản phục vụ tra cứu Hiện Công ty đưa vào kho quản lý, chỉnh lý để phục vụ nghiên cứu sử dụng tới gần 1000 cặp tài liệu - Công tác chỉnh lý Tài liệu lưu trữ Công ty tiến hành đồng Vì với số lượng tài liệu 1000 cặp hộp tài liệu, chỉnh lý 66 hoàn chỉnh, đưa vào phục vụ 900 cặp hộp Hơn trình chỉnh lý đặc thù ngành in có nhiều giấy tờ liên quan đến số đơn định, nên q trình chỉnh lý có số hồ sơ viết sơ mi mà viết trực tiếp vào gáy cặp, từ giảm bớt khâu khơng cần thiết, tiết kiệm công sức thời gian - Cơng tác Lưu trữ Cơng ty TNHH in Hồng Minh bước đầu củng có, việc tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ cán Cơng ty có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu giải công việc nhanh chóng, xác - Hơn cơng tác văn phòng Cơng ty ln ln quan tâm kịp thời đầy đủ vật chất tinh thần Nhược điểm: Bên cạnh mặt mạnh, ưu điểm cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư - Lưu trữ Công ty TNHH in Hồng Minh có mặt yếu, khó khăn tồn sau: - Việc bố trí văn phòng có phần chưa hợp lý Vì q trình hoạt động giải cơng việc có nhiều đối tượng vào, tính đảm bảo bí mật bị hạn chế - Cơng tác Thư ký văn phòng có vấn đề thực tế chưa giải nên nhiều lúc mang lại hậu khơng mong muốn - Các loại sổ sách việc đăng ký văn đi, đến dùng chung cho việc điều kiện sổ chuyển giao gây cho công tác Văn thư có phần khơng rõ ràng - Tài liệu rời lẻ nhiều, chưa cán trực tiếp làm công tác công văn giấy tờ, xếp, lập hồ sơ hồn chỉnh nên gây khó khăn cho việc chỉnh lý, lực lượng cán Lưu trữ ít, có chun viên 67 - Các trang thiết bị dùng công tác Lưu trữ thiếu như: dụng cụ đo độ ẩm - Việc thống kê tài liệu lưu trữ chưa có mẫu sổ quy định Công ty hay áp dụng quy định Nhà nước mà cán Lưu trữ quản lý kho sổ nhập tài liệu - Một số văn bản, tài liệu Công ty ban hành sai thể thức Kiến nghị đề xuất: * Từ ưu nhược điểm em xin đưa số biện pháp sau: - Trước tiên phát huy mạnh ưu điểm sở mà Cơng ty có sau - Đầu tư bổ sung trang thiết bị thiếu văn phòng để phục vụ tốt cho cơng việc - Cần tiến hành tổ chức Hội nghị tổng kết toàn Công ty công tác Văn thư - Lưu trữ tồn Cơng ty, để từ đó, giúp cho cán bộ, nhân viên Cơng ty thấy vai trò cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư - Lưu trữ trình hoạt động Cơng ty Từ đưa văn đạo đắn cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư - Lưu trữ - Hoàn thiện mẫu văn bản, giấy tờ, tài liệu nghiệp vụ khác tác động đến hiệu công việc Công ty - Đồng thời thay đổi cách nhìn nhận cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư - Lưu trữ Hiện Cơng ty chưa có cán Văn thư- Lưu trữ riêng mà với tốc độ phát triển khối lượng công việc tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Cơng ty cần phải có cán Văn thư - Lưu trữ riêng 68 Phần II: Kết luận Quá trình làm việc thực tế người thành công hay thất bại chứng tỏ kết cơng việc mà làm Trải qua thời gian tháng thực tập Công ty TNHH in Hoàng Minh, với chuyên đề “Nghiệp vụ Thư ký văn phòng” giúp em nắm rõ kiến thức học nhà trường từ giúp em biết vận dụng vào thực tiễn tốt hơn, đúc rút kinh nghiệm thực tế để bước vào công việc thực thụ “Học” đôi với “hành”, khoảng thời gian thực tập Công ty, vừa quan sát, vừa tự làm, vừa hướng dẫn bảo nhiệt tình anh chị Cơng ty em hồn thành đợt thực tập hiểu sâu tầm quan trọng công tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư Lưu trữ Lao động người lãnh đạo lao động phức tạp Bất người lãnh đạo khoảng thời gian lớn vào công việc vụ Nếu khơng có cơng tác Thư ký văn phòng cống hiến sáng tạo thực tế người lãnh đạo lại giảm Công tác Thư ký văn phòng giúp cho thủ trưởng hồn thành nghĩa vụ cách tồn diện, tránh cho thủ trưởng khỏi thời gian vào công việc không đâu, sàng lọc khách đến thăm thủ trưởng, chuyển phần lớn nói chuyện thủ trưởng cho cộng thủ trưởng, 69 làm giảm bớt khối lượng công việc lớn mang lại hiệu lao động cao cho hoạt động nhà quản lý Người Thư ký mắt xích nối liền người lãnh đạo với quần chúng, đóng vai trò quan trọng việc cung cấp thông tin hàng ngày cho người lãnh đạo, soạn thảo văn bản, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho lãnh đạo cơng tác Ngồi cơng tác Thư ký văn phòng, cơng tác Văn thư Lưu trữ đóng vai trò khơng nhỏ cho hoạt động quan, công tác Văn thư Lưu trữ giúp quản lý hệ thống văn bản, giấy tờ, tài liệu quan Tóm lại để quan, đơn vị hoạt động ổn định phát triển tác động mạnh mẽ kinh tế tri thức cần phải kết hợp nhiều yếu tố yếu tố thiếu công tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư Lưu trữ Nhưng để trở thành một người Thư ký văn phòng thực có lực khơng phải điều đơn giản, trước hết cần phải có lòng u nghề phải có cố gắng vươn lên khơng ngừng thân Thực tế chứng minh công tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư Lưu trữ hoạt động thiếu quan Cơng ty TNHH in Hồng Minh bước đưa cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư Lưu trữ vào quy trình quản lý có hệ thống Cơng ty Qua thời gian thực tập Cơng ty với trình độ hạn chế chưa có kinh nghiệm cơng tác Thư ký văn phòng cơng tác Văn thư Lưu trữ Tuy em có cố gắng nhiều song báo cáo em không tránh khỏi hạn chế khuyết điểm Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, giáo anh, chị Công ty bạn để báo cáo em hoàn thiện Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn phối hợp chặt chẽ Nhà trường (đặc biệt Trung tâm Đào tạo nghề - thực hành nghiệp vụ Văn phòng) với Cơng ty TNHH in Hoàng Minh tạo điều kiện cho em tiếp xúc, làm quen với công việc, đặc biệt hướng dẫn trực tiếp, nhiệt tình anh Nguyễn Anh Tuấn anh chị văn phòng Công ty 70 71 mục lục 72 ... thông tin tổng hợp thị trường, sản phẩm, chi phí Cơng tác Thư ký văn phòng Cơng ty TNHH in Hồng Minh: *Khái niệm Thư ký văn phòng theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc tế (IPS) Thư ký người... năng, nhiệm vụ Phòng Hành Văn phòng Cơng ty: *Chức nhiệm vụ Công ty: Từ vào hoạt động, với ý nghĩa công ty chuyên phục vụ, Công ty thực tốt hai chức chức xã hội chức kinh tế doanh nghiệp - Với... Hồng Minh khơng có phận văn thư riêng nên Thư ký phải kiêm nhiệm công tác văn thư Do phải kiêm nhiệm nên khối lượng công việc Thư ký bận rộn vất vả Để hồn thành tốt nhiệm vụ mình, người Thư ký