TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNG THAM GIA HỘI CHỢ TRIỄN LÃM KHOA THƯƠNG MẠI GVHD: NGUYỄN THỊ MINH TÂM NHÓM 7: NGUYỄN BÁ NGUYÊN BẢO 36k08.2 NGUYỄN THỊ THÙY LINH 36k08.2 PHẠM THỊ XUÂN THÚY 36k08.2 NGUYỄN THỊ THANH VY 36k08.2 LÊ VĂN THIỆN 36k08.2 Đà Nẵng, ngày 22 tháng 10 năm 2013 B ộ môn: QU ẢN TR Ị XÚC TI ẾN MỤC LỤC I.TỔNG QUAN CHUNG VỀ HỘI CHỢ TRIỄN LÃM THƯƠNG MẠI: Khái niệm - Theo luật thương mại ban hành năm 2005: Hội chợ, triển lãm thương mại hoạt động xúc tiến thương mại thực tập trung thời gian địa điểm để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ -Theo định nghĩa văn phòng triễn làm quốc tế B.I.E: Một triễn lãm trưng bày, cho dù với tên có chung chức giáo dục cơng dân, triễn lãm giới thiệu phương tện theo chủ ý người để đáp ứng nhu cầu văn minh hóa hay giới thiệu tiến đạt hay nhiều ngành kết trí tuệ người, hay trưng bày triễn vọng tương lại Một triễn lãm có tính quốc tế có nhiều nước tham dự Đặc điểm Là hình thức xúc tiến thương mại trực tiếp, đem lại hiệu cao Hội chợ triễn lãm thương mại thường đòi hỏi yêu cầu cao nội dung hoạt động Marketing Qua Hội chợ triễn lãm thương mại doanh nghệp thu lượng thơng tin nhanh, xác có điều kiện thuận lợi để đưa định trình xâm nhập thị trường Bởi đặc điểm riêng biệt Hội chợ triễn lãm là: - Đưa nhận xét tổng quát thị trường, sản phẩm, khách hàng, dịch vụ chí phong tục tập quán cách tiếp cận qua khách hàng sản - phẩm Cùng lúc quan tâm yếu tố cần thiết Trao đổi thông tin tiếp thị cách cụ thể Trực tiếp làm việc hay liên lạc với đối tác Giới thiệu lúc cho đối tượng: người bán, người mua người sử dụng Tận dụng tất hoàn cảnh Đạt đến hiểu biết tận tường Lôi ý người tiêu dùng - Cở sở tốt để kiểm chứng thị trường Các chủ thể Hội chợ triễn lãm • a) Các chủ thể Hội chợ triễn lãm: Người tổ chức: đơn vị phép hoạt động kinh doanh lĩnh vực Hội chợ triễn lãm cấp khác thuộc Bộ, Ngành, UBND tỉnh,… Người đứng tổ chức, chịu trách nhiệm trước quan quản lý, quan pháp luaatk, phủ, đối tác nội dung, hình thức chất lượng, hiệu Một nhà tổ chức lớn có tiếng tăm phải bảo đảm qui mơ, nội dung, hình thức, chất lượng Hội chợ triễn lãm tổ chức, biết kết hợp sức mạnh đối tác có mạng lưới dịch vụ phục vụ Hội chợ triễn lãm hoàn hảo có chất lượng Nhà tổ chức thường tìm đơn vị phối hợp tổ chức, tổ chức chung, nhà ủng hộ, nhà tài trợ… • Người tham dự: chủ thể thiếu Hội chợ triễn lãm Số lượng khách tham dự định qui mơ, tính chất hiệu cuả Hội chợ triễn lãm Khách tham dự nhiều khu vực, địa phương, nước ngồi nước Hội chợ triễn lãm mang tính chất quốc tế sâu sắc Thơng qua chủ thể tính chất nội dung Hội chợ triễn lãm bộc lộ phản ánh khách tham dự định loại hình Hội chợ triễn lãm.Khách tham dự trưng bày giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hình thức hình ảnh, nghe nhìn, vật…giúp cho Hội chợ thêm sơi động phong phú Chính họ phần công tác vận động tiếp Marketing người tổ chức thu hút khách tham quan đến đơng hay vắng.Chính họ tạo nên mơi trường cho hoạt động trao đổi, gặp gỡ, cam kết ký hợp đồng, mở rộng tiếp tục hoạt động trao đổi thương mại, xuất nhập người sản xuất, người kinh doanh tiêu dùng, doanh nghiệp vùng, nước, khu vực • Người tham quan: thường phân làm hai loại: người tham quan chuyên môn người tham quan công chứng Tùy tính chất nội dung loại hình Hội chợ triễn lãm mà người tổ chức khách tham dự có ý định tuyên truyền, quảng cáo, vận động đối tượng tham quan quy định thời gian, lượng khách tham quan để đạt mục đích Hội chợ triễn lãm b) Các chủ thể phụ khác khơng thể thiếu q trình tổ chức Hội chợ triễn lãm: • Đơn vị tổ chức: có chức nhiệm vụ giống người tổ chức, song tùy lĩnh vực lĩnh vực chuyên sâu phân trách nhiệm hưởng quyền lợi tương ứng • Đơn vị phối hợp tổ chức: thường giúp phần việc theo khả chuyên môn người tổ chức định • Đơn vị bảo trợ: quan phủ, ngành, tập đoàn hãng cần khuyechs trướng trương hoạt động thương hiệu khu vực thời điểm định, ủng hộ trực tiếp vật chất tài chính, kinh tế nhằm tăng cường chất lượng hiệu Hội chợ triễn lãm • Đơn vị ủng hộ: quan lãnh đạo chuyên ngành, lãnh đạo địa phương, hãng thơng báo chí… thường người ủng hộ Hội chợ triễn lãm mặt đặc biệt việc cố vấn vấn đề chun mơn tìm đối tác, vận động khách chuẩn bị nội dung hội thảo chuyên đề, ủng hộ nhiều hoạt động khác • Đơn vị thiết kế dàn dựng gian hàng: đơn vị chuyên tạo cho Hội chợ triễn lãm có tính chun sâu, khuyechs trương tái tạo gian hàng đặc biệt, gian hàng quốc gia, gian hàng tiêu chuẩn đồng thời tái tạo tồn cảnh khơng gian ngồi nhà khu diễn Hội chợ triễn lãm Đây đơn vị làm cho mặt Hội chợ triễn lãm thêm hấp dẫn, gây ấn tương thu hút tò mò hiếu kỳ khách tham quan • Đơn vị vận chuyển hàng nước: đơn vị vận chuyển hàng không, đường hỗ trợ đắt lực cho việc chuẩn bị đại, quản lý khoa học giúp khách tham dự đảm bảo hàng chất lượng, thời gian giảm chi phí • Cơ quan Hải quan: đơn vị quản lý nhà nước, thay mặt phủ giám sát hàng hóa trưng bày theo quy định nước thu phí, thu thuế đảm bảo cho • Hội chợ triễn lãm đạt mục đích thực sách hàng hóa quốc gia Đơn vị cho th diện tích Hội chợ triễn lãm: đơn vị có đất điều kiện sở hạ tầng, loại thiết bị,… đơn vị tổ chức Hội chợ triễn lãm thuê, thực Hội chợ triễn lãm Đơn vị thường đơn vị tổ chức hoạt động Hội chợ triễn lãm • Đơn vị cho thuê thiết bị phục vụ gian hàng trang trí thêm: đơn vị dịch vụ chuyên cho thuê thiết bị tủ, bàn ghế, kệ bục…những thứ mà góp phần phụ trợ cho việc trang trí trưng bày gian hàng • Đơn vị cho thuê cảnh: đơn vị dịch vụ cho thuê bán cảnh phục vụ gian hàng • Đon vị bán hàng ăn uống giải khát • Đơn vị khách sạn • Đơn vị du lịch Phân loại Có nhiều cách phân loại Hội chợ triễn lãm loại có mục đích sử dụng riêng Nó phần làm cho khách tham dự, khách tham quan ý  Tiêu thức phân loại: - Theo đối tượng tham gia: hội chợ thương mại nước, hội chợ thương mại - quốc tế Theo quy mô: hội chợ quy mô nhỏ hay quy mô lớn Theo tính chất: hội chợ hàng cơng nghiệp, nơng nghiệp, hàng tiêu dùng, hội chợ hàng chuyên ngành…  Thông thường phân thành loại hội chợ chủ yếu sau: Hội chợ hàng công nghiệp tiêu dùng: (thường trưng bày hàng công nghiệp tiêu dùng) Trở ngại cho DN tham gia vào hội chợ khó thu hút đối tượng mục tiêu đến gian hàng trưng bày Vì số lượng khách đến hội chợ lớn có số quan tâm đến loại sản phẩm hội chợ Tuy nhiên nhiều nước Tây Âu Bắc Mỹ tổ chức hội chợ kiểu Hội chợ chuyên ngành: (thường chuyên hàng ngành công nghiệp hay lĩnh vực thương mạđôi chuyên sản phẩm theo thị trường tiêu thụ Đây hội chợ đáng quan tâm chúng thu hút lượng lớn DN tham gia ngành Hội chợ quy mơ nhỏ: (Có thể hàng nước hay quốc tế; hay hàng khu vực tỉnh thành; mặt hàng may mặc hay quà tặng hình thức hội chợ kênh thức giới thiệu sản phẩm DN) Loại hội chợ đóng vai trò quan trọng mức độ tập trung vào nhóm mặt hàng trưng bày cao Hầu hết hội chợ thuộc hình thức Hội chợ hàng tiêu dùng: ( hội chợ chuyên trưng bày mặt hàng tiêu dùng) Hầu hết hội chợ trưng bày nhiều loại sản phẩm khu trưng bày theo nhóm… Hội chợ thích hợp với sản phẩm có mặt thị trường người thiếu thơng tin sản phẩm hay chưa hay biết đến nó, đặc biệt hàng hoá DN sẵn sàng cửa hàng bán lẻ Chức Chức thông tin kinh tế xã hội: Thông tin giá cả, chất lượng sản phẩm, dung lượng thị trường sản phẩm, khả tiêu thụ sản phẩm, kiểu dáng sản phẩm, tình hình sản xuất loại, đầu tư, nghiên cứu, tư vấn sách quản lý Chức dịch vụ thương mại: Hoat động Hội chợ triễn lãm bảo đảm cho doanh nghiệp người tiêu dùng gặp gỡ trao đổi quan hệ hợp tác sản xuất, buôn bán, tiêu thụ điểm nối cung cầu theo qui mô, thời gian, nội dung định khu vực liên quan đến nhiều khu vực kinh tế- xã hội hay nhiều nước với tính tốn trước HCTL thực theo kế hoạch với chủ đề lớn nền ki nh tế quốc dân,là nơi góp mặt nhiều DN thuộc thành phần kinh tế , v ới nhiều chủng loại hàng hố Vì khơng mang tính chất thương mại phục vụ tiêu dùng cá nhân mà mang tính khuyến khích quan hệ trao đổi dịch vụ hàng hóa Chức thể sinh động thời gian định, địa điểm định nhằm tập trung thơng tin cung cầu với nội dung tin cậy Chức giúp nhà sản xuất nhà kinh doanh thương mại trọng sản xuất bán hàng hóa theo nhu cầu khách hàng góp phần tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp Chức quảng cáo: Hội chợ triễn lãm đóng vai trò lớn việc quảng cáo Quảng cáo có nhiều hình thức, nội dung, phương thức thể Chức quảng cáo hội chợ triễn lãm thể chỗ: - Quảng cáo nhằm cho người sản xuất, nhà kinh doanh, nhà đầu tư biết vị trí vai trò kinh tế đất nước mình, địa phương mình, ngành mình, doanh nghiệp thương trường quốc gia quốc tế - Quảng cáo sản phẩm mình: Tất doanh nghiệp có mong muốn sản phẩm nhiều người tiêu dùng nhất, với khối lượng lớn Vậy quảng cáo cách người hiểu rõ sản phẩm Nội dung quảng cáo hội chợ bao gồm việc đưa mẫu mã đẹp, chất lượng tốt, giá hấp dẫn, đồng thời với việc thể trực tiếp tính kỹ thuật, tác động sản phẩm đáp ứng nhiều nhu cầu hay nhu cầu - Quảng cáo hội chợ có ưu điểm là: hội chợ lưu lượng người tham quan đông Họ nghe, nhìn, cầm, thử nếm nhận xét họ sản phẩm thường xác Nếu sản phẩm doanh nghiệp thực đáp ứng nhu cầu thị hiếu quần chúng hiệu quảng cáo lớn - Quảng cáo hội chợ dịp để thể trình độ văn minh cơng nghiệp doanh nghiệp thơng qua trí gian hàng, cách trưng bày sản phẩm, đội ngũ bán hàng, thái độ giao tiếp, phương thức bán hàng…nhằm làm cho sản phẩm hoàn thiện giá trị sử dụng nó, đáp ứng ứng thị hiếu, chiếm cảm tình người tiêu dùng Vai trò a) Đối với DN Tham gia Hội chợ triễn lãm môt phương thức thích hợp việc chào hàng Bởi người bán hàng đồng thời cán kỹ thuật hay nhân viên bán hàng DN Đây hội để họ tiếp xúc trực tiếp trực tiếp với khách hàng mục tiêu, giới thiệu sản phẩm, hướng dẫn cách sử dụng giải đáp thắc mắc khách hàng sản phẩm, giúp họ an tâm mua hàng Các Hội chợ triễn lãm có lưu lượng khách hàng tham quan lớn Vì hội tốt cho việc quảng cáo sản phẩm thu hút ý khách hàng Ở DN tuyên truyền giới thiệu sản phẩm đến khách hàng đặc biệt sản phẩm cải tiến sản phẩm mà khách hàng chưa hiểu rõ chưa biết đên sản phẩm Góp phần thực thành công chiến lược Marketing DN, biến khách hàng tiềm thành khách hàng thường xuyên Đó hội tốt để mở rộng thị trưởng DN Trong hội chợ khơng có người tiêu dùng đến thăm mua hàng mà có số lượng lớn DN ngồi nước đến thăm dò thị trường, tìm nguồn hàng tìm đối tác đầu tư, liên doanh…Vì tham gia hội chợ DN có nhiều hội ký hợp đồng mua bán ngồi nước Thậm chí cơng ty có tiềm triễn vọng phù hợp với u cầu , họ có nhiều khả tìm kiếm đối tác liên doanh đầu tư vốn cơng nghệ Qua Hội chợ triễn lãm DN củng cố danh tiếng hình ảnh DN, có hội thu nhập thông tin cần thiết nhu cầu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, điều kiện tốt để DN hoàn thiện tăng cường hiệu sách xúc tiến DN, DN tham gia Hội chợ triễn lãm có hội nhận tài trợ ủng hộ tổ chức quốc tế Việc tham gia Hội chợ triễn lãm có thành cơng hay khơng khơng phụ thuộc vào sách xúc tiến thương mại DN, vai trò nhà tổ chức mà phụ thuộc vào nhiều vào thân nỗ lực DN việc chuẩn bị tổ chức thực tham gia Hội chợ triễn lãm b) Đối với phát triễn KT-XH đất nước Trong bối cảnh cạnh tranh ngày gay gắt khách hàng thượng đế DN phải khai thác triệt để mạnh Đồng thời theo quy luật kinh tế vốn có, có chun sâu có liên kết gắn bó DN ngành vùng lại Mỗi DN cố gắng đưa sức mạnh tiềm trở thành lơi so sánh hoạt động Hội chợ triễn lãm với chức đóng vai trò làm cầu nối cho DN gặp gỡ, tìm hiểu liên kết với tạo mạnh canh tranh Một chức quan trọng Hội chợ triễn lãm kích thích sản xuất Nền sản suất phát triển nhu cầu vốn công nghệ tăng tương ứng Đây hội tốt để nhà tư nước bỏ vốn đầu tư Các DN nước kh muốn đầu tư vào thị trường họ phải chuẩn bị bước vững Một bước họ thường hội chợ, họ nắm bắt phần lớn thông tin mà họ cần biết giá cả, chất lượng sản phẩm, nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng… sở cho việc xây dựng dự án đầu tư, lên doanh họ sau Điều đặc biết quan trọng Việt Nam, tiềm lớn lại thiếu vốn không theo kịp tiến khoa học giới Do việc tổ chức tham gia hội chợ quốc tế điều cần thiết phát triển đất nước Khi tham gia hội chợ triễn lãm quốc tế nước ngoài, việc giới thiệu sản phẩm truyền thống độc đáo dân tộc thị trường quốc tế, hoạt động đem đến cho bạn bè năm châu thông tin kinh tế xã hội giúp họ hiểu rõ đất nước người xứ đồng thời đơn vị tham gia giới thiệu dự án kêu gọi đầu tư nước Ưu, nhược điểm a) Ưu điểm Nơi chứa tập trung cung cầu Ðây nơi dễ dàng tiếp cận thông tin mới, phản ứng tức thời từ người mua có quan tâm, cơng chúng quan tâm, phản hồi trực tiếp sản phẩm, định hướng thị trường, hội làm việc nối mạng Tóm lại, ưu điểm hội chợ thương mại thể tiêu chí sau: - Sự tập trung : Thơng qua hội chợ thương mại, DN có hội gặp trực tiếp khách hàng, giải đáp thắc mắc khách hàng sản phẩm DN hay yếu tố khác liên quan đến DN Hội chợ có kết hợp với yếu tố marketing khác công cụ xúc tiến thương mại việc bán hàng trực tiếp quản cáo rộng rãi Điều giúp cho DN quảng bá, nâng cao hình ảnh sản phẩm thương hiệu cho Và hội chợ thương mại cho phép nhiều người đến hội chợ để mua hàng, hay tham quan - Giới thiệu sản phẩm: Hội chợ thương mại cách tốt để người sản xuất giới thiệu sản phẩm xúc tiến bán hàng - Đánh giá phản ứng khách hàng: DN biết thái độ khách hàng sản phẩm mình, biết cảm nhận đánh giá khách quan họ sản phẩm Điều giúp cho DN xác định vấn đề sản phẩm, cân nhắc đến việc cần thay đổi, cải tiến để phù hợp với thị trường - Sự quan tâm người tham dự: Thương nhân tham gia vào hội chợ điều họ quan tâm trước mắt chào hàng Họ có ý định mua hàng muốn tìm kiếm nhà cung cấp - Hướng tới đối tác kinh doanh mới:Ưu điểm quan trọng hội chợ thương mại cho phép DN tham gia gặp gỡ đối tượng mà bình thường họ khó có hội gặp gỡ hay liên hệ Đó khách hàng tiềm năng, hay giúp DN gặp người hợp tác bán hàng - Tìm hiểu hoạt động kinh doanh: Giúp DN có điều kiện nghiên cứu sản phẩm cách thức tiếp cận thị trường công ty khác vốn thành cơng thị trường b)Nhược điểm Ngồi ưu điểm mà hội mang lại, bên cạnh hội chợ có hạn chế sau: - Chi phí tham gia cao: Nếu q nhiều chi phí để tham gia hội chợ số tiền lại ngân sách marketing khơng đủ để thực biện pháp tiếp cận thị trường khác Vì vậy, DN nên nhắc, kiểm sốt tham gia hội chợ - Khơng phải hội chợ lúc tổ chức thị trường mục tiêu ưu tiên hàng đầu DN - Nếu khu trưng bày DN có quy mơ nhỏ bị đối tượng khách tham quan bỏ qua II QUYẾT ĐỊNH THAM GIA HỘI CHỢ TRIỄN LÃM, THƯƠNG MẠI Tham gia hội chợ thương mại tốn kém, ngồi chi phí liên quan, cần chi phí nguồn nhân lực cần thiết cho q trình lập kế hoạch, chuẩn bị tham gia hoạt động thích hợp sau hội chợ kết thúc Do vậy, việc đánh giá kỹ lưỡng cần thiết tính khả thi việc tham gia hội chợ thương mại nhiệm vụ vô quan trọng Trước đưa định tham gia hội chợ thương mại cần xem xét vấn đề sau: - Đây có phải thị trường quan trọng hay có khả trở thành thị trường quan - trọng sản phẩm hay khơng? Sản phẩm doanh nghiệp có đáp ứng yêu cầu thị trường? Có khả đáp ứng đủ nhu cầu khơng? Những khó khăn việc tiếp cận thị trường gì? Việc tham gia hội chợ có phải cách tốt để đạt mục tiêu đề - khơng? Đó có phải hội chợ tốt để tham gia khơng? Chi phí bỏ cho việc tham gia hội chợ có lớn khơng? Kết thu có tương thích với chi phí bỏ khơng? Kế hoạch sau hội chợ kết thúc gì? III Q TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH THAM GIA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM Khi tham gia Hội chợ triển lãm thương mại doanh nghiệp phải lên kế hoạch cụ thể cho để việc marketing Hội chợ, triển lãm hiệu Quá trình lập kế hoạch tham gia Hội chợ, triển lãm thương mại bao gồm hai giai đoạn:  Giai đoạn lập kế hoạch ban đầu  Giai đoạn lập kế hoạch cuối Giai đoạn lập kế hoạch ban đầu ( Quyết định tham gia hội chợ) Trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, cần xác định xây dựng khái niệm tham gia hội chợ Qua đó, lập ngân sách ban đầu để việc tham gia thành cơng Q trình lập kế hoạch ban đầu bao gồm bước sau: 1.1 Xác định mục tiêu DN Để thu lợi từ khoảng thời gian, tiền bạc lượng bỏ cho việc tham gia triển lãm thương mại, doanh nghiệp cần phải xác định mục đích việc tham gia đặt mục tiêu vừa sức Mọi việc doanh nghiệp thực trước, sau triển lãm nên đánh giá tiêu chí có giúp đạt mục tiêu đề không Xây dựng mục tiêu rõ ràng bước quan trọng việc lựa chọn hội chợ thương mại xây dựng kế hoạch tham dự cách hiệu Xây dựng mục tiêu q trình khơng phải sớm chiều Đối với việc tham gia hội chợ nước ngoài, trước hết, Bộ Công Thương hay Tổ chức xúc tiến thương mại phải phối hợp với doanh nghiệp xác định mục tiêu xúc tiến chung toàn ngành giá trị mặt hàng cụ thể thị trường mục tiêu Chỉ vào đó, doanh nghiệp xác định hình thức xúc tiến phù hợp để sử dụng, bao gồm hội chợ thương mại, lựa chọn hội chợ phù hợp Các mục tiêu đạt triển lãm thương mại Có số lý doanh nghiệp tham gia triển lãm thương mại Mục tiêu doanh nghiệp vài số đây:  Ký hợp đồng bán hàng  Nghiên cứu cạnh tranh  Nghiên cứu xu phát triển chỗ  Quảng bá sản phẩm trợ giúp bán hàng sau  Hình thành danh sách địa khách hàng  Tìm nhà cung cấp nguyên liệu rẻ hay tốt  Gặp gỡ, thiết lập quan hệ với khách hàng tiềm  Được báo chí quảng bá  Làm tăng háo nức khách hàng với sản phẩm  Làm tăng hình ảnh cơng ty ngành cơng nghiệp  Tìm nhà phân phối đại lý hoa hồng  Thâm nhập vào thị trường  Thử nghiệm thị trường mới, đánh giá tiềm  Giới thiệu chuỗi sản phẩm  Thu thập thơng tin tìm hiểu thị trường 1.2 Xác định đánh giá hội chợ thương mại Với 10.000 triển lãm thương mại tổ chức giới hàng năm, lựa chọn hội chợ thích hợp nhằm thu lợi ích lớn từ khoản đầu tư thời gian tiền bạc phải bỏ doanh nghiệp vấn đề khó khăn Có nhiều loại hình hội chợ, triển lãm thương mại khác Mỗi loại hình phục vụ mục đích tiếp cận thị trường khác Mỗi hội chợ, triển lãm phải phân tích đánh giá cách rõ ràng mối quan hệ với mục tiêu doanh nghiệp đặt trước đưa định Để xác định, đánh giá lựa chọn hội chợ tham gia, doanh nghiệp dựa vào nhân tố sau:  Phân loại hội chợ: Để xem xét hội chợ gì? Nó có phù hợp với doanh nghiệp hay không? Thông tin khách tới hội chợ: Điều quan trọng doanh nghiệp phải tìm  hiểu đối tượng tới hội chợ trước định xem có nên tham gia hội chợ khơng Mục đích tham gia hội chợ thúc đẩy quan hệ bn bán cần đảm bảo đối tượng mục tiêu doanh nghiệp tới thăm hội chợ Quá trình bao gồm ba giai đoạn: − Xác định rõ đối tượng mục tiêu − Xác định xem đối tượng khách đến thăm hội chợ năm trước − Đánh giá xem liệu có khách hàng mục tiêu đến thăm hội chợ  Thơng tin hội chợ triển lãm • Để đánh giá kết hội chợ triển lãm, vấn đề quan trọng cần phải thu thập nhiều tốt thơng tin triển lãm sản phẩm trưng bày Cần phải tìm hiểu thơng tin sản phẩm cạnh tranh trưng bày triển lãm • Doanh nghiệp cần tập trung thu thập thông tin sau: Sản phẩm trưng bày - Số lượng gian hàng trưng bày loại sản phẩm - Sắp xếp sản phẩm hay gian hàng Phân tích kinh doanh thơng qua - Số lượng khách tới thăm doanh nhân doanh nhân - Mục đích thương mại hay mục đích khác - Vị công ty - Quốc tịch Cơng ty tham gia triển lãm - Loại hình công ty tham gia triển lãm - Tầm quan trọng công ty tham gia triển lãm - Số lượng cơng ty nước ngồi - Số lượng khách tới thăm trực tiếp gián tiếp - Số lượng gian triển lãm quốc gia Chất lượng - Vị thương mại - Công ty hoạt động năm - Số lượng chất lượng thông tin cung cấp nhà tổ chức; cần đạt cách - Chính sách khách thăm - Cơ quan tổ chức quảng bá hội chợ, triển lãm - Các dịch vụ cung cấp cho đơn vị tham gia triển lãm Các thông tin quan trọng khác - Các hội chợ cạnh tranh - Thời gian mở đóng cửa khách sạn Giai đoạn lập kế hoạch ( Tham gia hội chợ) Giai đoạn lập kế hoạch có liên quan đến việc lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết cho trình tham gia hội chợ sau định tham gia Như vậy, sau xác định hội chợ tham gia, DN cần phải xây dựng phương án tham gia hội chợ Đây việc làm quan trọng giúp cho nhà triển lãm có kế hoạch triển khai công việc cách hiệu Ngay định tham gia hội chợ việc quan trọng mà doanh nghiệp phải làm lập kế hoạch hành động thời gian biểu • Yêu cầu thông tin  Thông tin hội chợ, triển lãm thương mại Bao gồm thông tin cần thiết để lên kế hoạch phác thảo dự trù kinh phí tham gia Phần lớn thơng tin đơn vị tổ chức triển lãm cung cấp Những thông tin cần thiết: - Tên triển lãm - Địa điểm thời gian tổ chức - Tên địa đơn vị tổ chức kinh nghiệm họ việc tổ chức triển lãm - Loại mục đích triển lãm- sản phẩm/ lĩnh vực tập trung Cơng chúng có vào xem khơng - Chu kỳ thời gian tổ chức danh tiếng triển lãm - Lý tham gia nêu vài tiêu chí cụ thể - Những sản phẩm tham gia triển lãm - Khảo sát chung triển vọng thị trường chủng loại mặt hàng - Diện tích mặt khu triển lãm cách bố trí đại điểm gian hàng trưng bày: chủ đề, đặc điểm trung tâm, mơ hình hoạt động, trang trí đặc biệt, khơng gian đặc biệt với minh họa hợp lý - Thông tin chi tiết triển lãm lần trước - Số lượng quốc gia, công ty tham gia triển lãm; danh sách quốc gia tham gia; mục đích tham gia Lượng khách đến thăm triển lãm theo tiêu chí doanh nghiệp, người tiêu dùng, - quốc tịch, mục đích tham dự Điều kiện vật chất -  Thông tin thị trường - Thông tin thị trường thâm nhập( quy định, thuế quan hạn ngạch ) - Các yêu cầu sản phẩm( chất lượng sản phẩm, màu sắc, kiểu dáng, tiêu chuẩn kỉ thuật, đóng gói ) - Vận tải( dịch vụ vận tải có thị trường, giá ) - Các kênh bán hàng phân phối - Quảng cáo hình thức xúc tiến thương mại • Chuẩn bị báo cáo Sau định tham gia hội chợ, triển lãm bắt đầu tiến hành thu thập thông tin đẻ làm sở cho việc viết báo cáo Những vấn đề cần quan tâm cân nhắc là: Nhân sự: Cần người để chuẩn bị báo cáo thị trường? Cần nhân viên tham gia hội chợ? Phân chia công việc cho nhân viên nào? Cân nhắc mức độ chi trả nguồn nhân lực • Các dịch vụ: xem xét dịch vụ không ban tổ chức hỗ trợ? • Những khó khăn việc sử dụng dịch vụ • Thiết bị: Cần phải chuẩn bị dung cụ , thiết bị gì? Có phải mua hay không? Giá tiền bao nhiêu? Ví dụ VD : Hội chợ Thương mại Quốc Tế Việt Nam lần thứ 23 Hội chợ Thương mại Quốc tế Việt Nam tổ chức thường niên vào tháng Trung tâm Triển lãm Giảng Võ, thủ đô Hà Nội hoạt động xúc tiến thương mại có ý nghĩa quan trọng ngành thương mại Việt Nam, nhằm góp phần xúc tiến hoạt động thương mại xuất nhập đầu tư Thời gian : 10 - 13 / 04 / 2013 Địa điểm: Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) - 148 đường Giảng Võ, Hà Nội Chủ đề : Việt Nam – Hợp tác phát triển Đơn vị tổ chức : Cục xúc tiến thương mại - Bộ Công thương chủ trì Cơng ty Vinexad tổ chức thực Nội dung VIETNAM EXPO 2013 I Trưng bày giới thiệu : - Hội chợ lần thứ 23 có góp mặt 400 doanh nghiệp với quy mơ 500 gian hàng, có 250 gian hàng doanh nghiệp Việt Nam đến từ 15 tỉnh, thành phố nước gần 250 gian hàng doanh nghiệp nước đến từ 16 quốc gia lãnh thổ - Các mặt hàng trưng bày Hội chợ chia làm bốn khu vực chính, bao gồm: Khu gian hàng quốc gia; Khu Máy móc – Thiết bị điện, Điện tử; Khu Thực phẩm – Đồ uống; Khu sản phẩm nội thất, trang trí – Hàng tiêu dùng; Khu gian hàng xúc tiến thương mại tỉnh Trong có khu gian hàng lớn dàn dựng đặc biệt với góp mặt 200 doanh nghiệp nước ngoài, bao gồm: Ấn Độ, Hàn Quốc, Malaysia, Cuba, Bắc Kinh (Trung Quốc), Phúc Kiến (Trung Quốc) Bên cạnh khu gian hàng đại diện cho doanh nghiệp nước, tiêu biểu như: Tổng công ty thương mại Hà Nội (Hapro), Tổng công ty Giấy Việt Nam, Tổng công ty Chè Việt Nam, Tổng công ty rau quả, Tổng công ty Bia rượu nước giải khát Hà Nội (Habeco), Công ty Cổ phần may Sài Đồng, v.v… II Các hoạt động khác hội chợ : - Các hoạt động nhằm tăng cường tính hữu nghị, hợp tác đầu tư doanh nghiệp nước nước Hội thảo Xúc tiến Xuất Cục Xúc tiến Thương mại tổ chức; Các hội thảo chuyên đề, Tọa đàm xúc tiến thương mại doanh nghiệp Việt Nam quốc tế Tổ chức Xúc tiến Thương mại & doanh nghiêp nước tổ chức, Lễ ký kết hợp đồng tiêu biểu, Lễ trao Huy chương, Bằng khen, tour tham quan khu công nghiệp… Diễn đàn xúc tiến xuất Việt Nam 2013 Trong khn khổ chương trình Hội chợ, Cục Xúc tiến thương mại tổ chức “Diễn đàn Xúc tiến xuất Việt Nam 2013” nhằm cung cấp thông tin cập nhật tới doanh nghiệp Việt Nam để có định hướng xuất thời gian tới Thời gian: 8h00-12h00 ngày 11 tháng năm 2013 Địa điểm: Nhà A6 - Trung tâm triển lãm Giảng Võ – 148 Giảng Võ, Ba Đình Chủ đề: Thúc đẩy phát triển xuất bền vững Thành phần: Đại diện tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hiệp hội ngành hàng Chi phí: Miễn phí Hội thảo Các biện pháp thúc đẩy xuất thông qua thị trường Hồng Kông (13h30 ngày 11/04/2013) nhằm đem đến cho doanh nghiệp Việt Nam nhiều thơng tin hữu ích hội học thành công việc xuất hàng hóa Việt Nam nước Lễ trao huy chương khen Chiều 11/4/2013: Lễ trao Huy Chương vàng VIETNAM EXPO Lễ ký kết hợp đồng III Quy đinh chung dành cho khách tham gia hội chợ Vietnam Expo 2013 Quy định nằm tài liệu hướng dẫn dành cho khách tham gia hội chợ Vietnam Expo 2013, nội dung sau nằm quy định này: Đăng ký tham gia: 1.1 Điền vào đăng ký tham gia Hội chợ Dựa vào mặt hàng trưng bày, thời gian đăng ký sau khách hàng đặt cọc 50%, Ban Tổ chức bố trí gian hàng cho đơn vị tham gia sở ưu tiên “đăng ký trước xếp chỗ trước” 1.2 Trong trường hợp huỷ không tham gia, khách hàng phải gửi công văn đến Ban Tổ chức 60 ngày trước ngày khai mạc Hội chợ Nếu khách hàng nộp 100% giá trị hợp đồng, Ban Tổ chức hoàn trả lại 50% giá trị hợp đồng 1.3 Thay đổi thời gian địa điểm: Trong trường hợp cần thiết, Ban Tổ chức có quyền thay đổi thời gian địa điểm hội chợ Ban Tổ chức thông báo cho khách hàng thời gian địa điểm tháng trước thời gian cũ Các hợp đồng thuê đất nguyên giá trị hiệu lực thời gian địa điểm Dàn dựng gian hàng: 2.1 Gian hàng tiêu chuẩn đất trống : a) Gian hàng tiêu chuẩn : * Kích thước : 3m (rộng) x 3m (dài) x 2.5m (cao)(Tổng diện tích: 9.0m2) * Gian hàng tiêu chuẩn m2 bao gồm thiết bị dịch vụ sau: Vách ngăn mặt, biển tên công ty, thảm trải sàn, ổ cắm điện pha, đèn neon, bàn thông tin, ghế, sọt rác b) Đất trống: * Khách hàng phải tự dàn dựng Phí quản lý VEFAC quy định áp dụng đơn vị thuê đất trống Xin đề nghị điền vào form đính kèm * Đất trống không bao gồm nguồn cung cấp điện Để nối điện thuê thiết bị, khách hàng vui lòng điền vào form CS-1, CS-2, CS-3 gửi Ban Tổ chức trước 20/3/2014 Đăng ký sau hạn phải toán thêm 20% đăng ký hội chợ phải toán thêm 30% 2.2 Đơn vị dàn dựng thức phối hợp với Ban Tổ chức để dàn dựng gian hàng tiêu chuẩn Các gian hàng có thiết kế đặc biệt phải phù hợp với thiết kế chung Hội chợ phải Ban Tổ chức cho phép trước xây dựng Chiều cao tối đa gian hàng phải tuân theo tiêu chuẩn kỹ thuật nêu Khách hàng phải có trách nhiệm chuyển tồn thùng, bao bì, rác thải khỏi hội chợ 12 giờtrước khai mạc Ban Tổ chức có quyền phạt vi phạm Khách hàng phải ý tránh gây hỏng hóc, thiệt hại cho nhà triển lãm phải chịu phạt lỗi gây Hoạt động gian hàng : - Khách hàng phải điền vào form “FS-3” để lấy thẻ vào Khách hàng phải đeo thẻ suốt thời gian hội chợ, kể trình dàn dựng tháo dỡ - Khách hàng phải đến sớm trước mở cửa 30 phút muộn đóng cửa 30 phút Khi nhận gian hàng buổi sáng, phát thấy tượng mát, khách hàng phải giữnguyên trường thông báo cho Ban Tổ chức - Khách hàng phải tự bảo quản tư trang, hành lý thời gian Triển lãm Các dịch vụ : Khi yêu cầu cung cấp dịch vụ, khách hàng điền vào form kèm gửi cho Ban Tổchức: 4.1 Dịch vụ miễn phí - Form FS - 1: Đăng ký Biển tên gian hàng - Form FS - 2: Đăng ký thông tin Cuốn Kỷ yếu thức Hội chợ - Form FS - 3: Đăng ký thẻ gian hàng 4.2 Dịch vụ dàn dựng - Form CS – 1: Thẻ thi công - Form CS – 2: Biên Bàn giao Mặt - Form CS – 3: Thi cơng gian hàng đặc biệt & Thi cơng ngồi 4.3 Dịch vụ - Form RS – 1: Quảng cáo Cuốn Kỷ yếu thức Hội chợ - Form RS – 2: Thuê thiết bị điện - Form RS – 3: Thuê nguồn điện - Form RS – 4: Thuê thiết bị viễn thông - Form RS – 5: Thuê thiết bị vật dụng Dịch vụ cung cấp khách hàng gửi đơn đăng ký đến ban Tổ chức theo thời hạn ghi đơn Sau thời hạn đó, Ban Tổ chức khơng cung cấp dịch vụ Điện nước: - Ngồi Ban Tổ chức nhà dàn dựng thức, khơng có quyền lắp đặt điện, nước nhà triển lãm - Ban Tổ chức có quyền ngừng cung cấp điện thấy nguy hiểm cho khách tham quan khách tham gia trưng bày - Điện nước cung cấp 30 phút trước sau đóng mở cửa hàng ngày - Điện cung cấp khách hàng đăng ký thời gian dàn dựng tháo dỡ - Trong trường hợp dàn dựng gian hàng đặc biệt, khách hàng phải gửi thiết kế điện/nước cho Ban Tổ chức trước 10/3/2014 Nghiêm cấm : Ban Tổ chức có quyền đóng cửa gian hàng vi phạm quy định Ban Tổ chức Ban Tổ chức nghiêm cấm: - Hút thuốc - Sử dụng lửa, loại bếp đun nấu ( kể bếp điện ) - Sử dụng loa với tần suất cao phục vụ mục đích quảng cáo gây ảnh hưởng tới khu trưng bày bên cạnh - Phân phát vật phẩm quảng cáo, ấn phẩm,… có nội dung khơng phù hợp với phong tục văn hố có hại tới an ninh quốc gia - Catalo, tờ rơi quảng cáo phát khu vực trưng bày cơng ty - Trưng bày hàng hố, chi tiết trưng bày/quảng cáo vượt chiều cao 2,5m phải phép Ban tổ chức (thiết kế cụ thể gửi Ban Tổ chức phê duyệt trước ngày 10/3/2014) Trưng bày sản phẩm, trang trí thực phạm vi diện tích gian hàng; nghiêm cấm che phủ biển tên gian hàng làm ảnh hưởng tới hoạt động chung Hội chợ gây ảnh hưởng đến khu trưng bày bên cạnh Các quy định bổ sung Khi cần thiết, để đảm bảo hoạt động Hội chợ, Ban Tổ chức ban hành quy định bổ sung Khách hàng phải tuân thủ quy định bổ sung  ... Người tham dự: chủ thể thiếu Hội chợ triễn lãm Số lượng khách tham dự định qui mơ, tính chất hiệu cuả Hội chợ triễn lãm Khách tham dự nhiều khu vực, địa phương, nước ngồi nước Hội chợ triễn lãm. .. hoạch sau hội chợ kết thúc gì? III QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH THAM GIA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM Khi tham gia Hội chợ triển lãm thương mại doanh nghiệp phải lên kế hoạch cụ thể cho để việc marketing Hội chợ, ... hoạch ( Tham gia hội chợ) Giai đoạn lập kế hoạch có liên quan đến việc lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết cho trình tham gia hội chợ sau định tham gia Như vậy, sau xác định hội chợ tham gia, DN cần