Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HỌC PHẦN II Chương CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Câu 1:Tổ chức cấu tổ chức  Khái niệm: Tổ chức tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục tiêu chung  Các đặc điểm tổ chức: - Mọi tổ chức hoạt động có mục đích định, tổ chức khác có mục đích cụ thể khác - Mọi tổ chức đơn vị xã hội gồm nhiều cá nhân, người có chức định có mối quan hệ ràng buộc lẫn - Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định, thiếu phương thức, kế hoạch hoạt động khơng có tổ chức đạt mục tiêu, tồn phát triển - Các tổ chức hoạt động môi trường định, trình có mối quan hệ tương tác lẫn - Mỗi tổ chức cần phải có nhà quản trị để quản trị hoạt động nhằm đạt mục tiêu tổ chức  chức tổ chức Tổ chức chức trình quản trị, nội dung cảu chức bao gồm đảm bảo cấu tổ chức nhân cho hoạt động tổ chức, xếp bố trí khâu cơng việc tổ chức Chức tổ chức hoạt động quản trị nhằm thiết lập vị trí cho cá nhân phận tổ chức cho cá nhân, phận phối hợp với cách hiệu để đạt mục tiêu tổ chức đề chiến lược hoạt động Có bán photo VĂN QUYếT Photo VN QUYT chúc bạn thi tốt Công tác tổ chức việc phân tích mục tiêu chiến lược tổ chức, tiếp thoe hàng loạt hoạt động cần phải phân loại để thực mục tiêu, phân chia tổ chức thành phận, cá nhân bao gồm vấn đề phân cấp, phân quyền trách nhiệm phận, đảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt động tổ chức Chức tổ chức có ý nghĩa quan trọng, thành công hay thất bại tổ chức phần lớn chức định Một tổ chức cụ thể thực tốt chức tổ chức, cơng tác tổ chức q trình hoạt động đạt hiệu cao ngược lại  Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức phi thức người tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệ làm xuất hai dạng cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức Cơ cấu tổ chức ( thức ) tổng hợp phận ( đơn vị cá nhân ) có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức Các hoạt động cụ thể xếp cách hợp lý tối ưu hoạt động cá nhân, phận để đạt mục tiêu chung đề Cơ cấu tổ chức thể thức hoạt động tổ chức phân công phân hệ, phận nhân Nó xác định rõ mối tương quan hoạt động cụ thể, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm gắn liền với các nhân, phận, phân hệ tổ chức, mối quan hệ quyền lực bên tổ chức Câu 2: Các thuộc tính cấu tổ chức  Tổ chc Có bán photo VĂN QUYếT Photo VN QUYẾT chúc bạn thi tốt tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục tiêu chung  Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức phi thức người, nhóm, phận tổ chức Từ hai loại quan hệ thức phi thức làm xuất hai loại cấu tổ chức: cấu tổ chức thức cấu tổ chức phi thức, nhiên cấu tổ chức thức sâu vào nghiên cứu Cơ cấu tổ chức thức tổng hợp phận (nhóm, cá nhân) có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn xác định mức độ định Các cá nhân, nhóm, phận bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức Các hoạt động cụ thể xếp cách hợp lý nhằm tối ưu hoạt động cá nhân, phận để đạt mục tiêu chung đề  Các thuộc tính cấu tổ chức 1.Chun mơn hóa cơng việc Hoạt động tổ chức bao gồm nhiều công việc khác gắn với hoạt động định, quản trị viên cần phải phân chia nhiệm vụ cho thành viên tổ chức việc quy định người phải làm công việc cụ thể định Việc phân chia công việc diễn mạnh mẽ tạo thành phận hoạt động chuyên môn riêng biệt Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu nhà quản trị xếp công việc cho thành viên khả năng, thực nhiệm vụ Việc phân chia nhiệm vụ chung tổ chức thành nhiệm vụ nhỏ với tính chất chun mơn hóa cao kết tốt hoạt động tổ chức Một tổ chức bao gồm nhiều công việc chun mơn hóa ứng với Cã b¸n t¹i photo V¡N QUỸT Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt người cụ thể khác nhau, người lựa chọn cơng việc vị trí phù hợp với tài lợi ích họ Bên cạnh tích cực việc chun mơn hóa cơng việc gặp phải hạn chế định Trong trường hợp nhiệm vụ chia thành nhiều khâu nhỏ, tách rời nhau, cá nhân đảm nhiệm khâu dễ dẫn đến nhàm chán công việc Phân chia tổ chức thành phận mơ hình tổ chức Các tổ chức hoạt động lĩnh vực khác phân chia thành phận khác Mỗi phận hoạt động mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Quá trình phân chia tổ chức thành phận phản ánh trình chun mơn hóa cơng việc, khơng hợp lý làm ảnh hưởng đến quy mô hoạt động tổ chức Có nhiều tiêu thức để phân chia tổ chức thành phận tùy thuộc quy mơ, ngành nghề, Hiện có số mơ hình tổ chức thông dụng thường áp dụng cho tổ chức kinh doanh như: mơ hình đơn giản, mơ hình cấu tổ chức chức năng, mơ hình tổ chức theo khách hàng/vùng địa lý, Mối quan hệ quyền hạn tổ chức Quyền hạn quyền tự chủ q trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí quản trị định cấu tổ chức Quyền hạn vị trí quản trị giao phó cho người nắm giữ vị trí Trách nhiệm song hành với quyền hạn Trong tổ chức, quyền hạn đựơc chia làm loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu quyền hạn chức -Quyền hạn trực tuyến: Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phếp người quản trị định giám sát trực tiếp cấp Đó mối quan hệ quyền hạn cấp cấp trải dài từ cấp cao xuống tới cp thp nht t chc L Có bán photo V¡N QUYÕT Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt mắt xích dây chuyền huy, nhà quản trị có quyền hạn trực tuyến có quyền định cho cấp dứơi trực tiếp nhận báo cáo họ Trong thực tế, trực tuyến đựơc dùng để phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực mục tiêu tổ chức phận thiết kế sản phẩm dịch vụ, sản xuất phân phối sản phẩm -Quyền hạn tham mưu: Bản chất mối quan hệ tham mưu cố vấn Chức tham mưu điều tra, khảo sát, nghiên cứu phân tích đưa ý kiến tư vấn cho người quản trị trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động cán hay phận tham mưu lời khuyên định cuối Tuy nhiên, phức tạp việc nhận thức mối quan hệ tham mưu dẫn đến việc làm nguy xói mòn quyền hạn trực tuyến thiếu trách nhiệm tham mưu Để giải hợp lý mối quan hệ đòi hỏi nhà quản trị cần tuân thỉ yêu cầu sau: + Nhận thức đắn mối quan hệ quyền hạn + Làm cho trực tuyến nghe tham mưu làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ đời sống tổ chức + Đảm bảo cho tham mưu có đủ thơng tin + Đảm bảo tham mưu toàn diện -Quyền hạn chức năng: Quyền hạn chức (hay ủy quyền) việc quyền trao cho cá nhân định kiểm soát hoạt động định phận khác Trong trường hợp hạn chế kiến thức chun mơn, thiếu khả giám sát q trình, quyền hạn người phụ trách chung giao lại cho cán tham mưu hay người quản trị phận khác Giao phó quyền hạn chức năng: tổng giám đốc có tồn quyền điều hành cơng ty , tham mưu có trách nhiệm đưa cỏc li khuyờn Nhng Có bán photo VĂN QUYÕT Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt tổng giám đốc giao cho cố vấn quyền đưa thị trực tiếp cho phận khác, quyền gọi quyền hạn chức Phạm vi quyền hạn chức năng: việc hạn chế quyền hạn chức quan trọng để trì tính tồn vẹn cương vị quản trị Lưu ý khí sử dụng quyền ủy quyền ( quyền hạn chức năng): ủy quyền nên giới hạn phạm vi q trình quản trị sách bao hàm trình tác nghiệp Lý hạn chế để trì tính qn mệnh lệnh ủy viên quản trị trực tuyến bên cạnh đó, ngừơi lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo phạm vi quyền hạn ghi rõ cho người ủy quyền người chịu tác động quyền hạn 4.Phân bổ quyền hạn cấp quản trị Việc trao quyền định cho nhà quản trị cách độc lập gọi quyền hạn Mức độ tập trung hay phân tán quyền hạn tổ chức khác -Tập trung quyền hạn cách thức tổ chức quản trị định tập trung vào quản trị cấp cao -Phân quyền: Trong việc định, quyền lực phân tán cho cấp quản trị thấp tổ chức -Ủy quyền: việc cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực số công việc cụ thể Tập trung phân quyền hai cách thức trái ngược tổ chức quản trị Trong hoạt động quản trị mức độ phân quyền lợi nếu: số lượng định đề cấp quản trị thấp nhiều định ngày quan trọng, phạm vi tác động định cấp thấp rộng Các tổ chức sử dụng hình thức tập trung quyền lực cao làm giảm độ tin cậy định mang tính chiến lược Mức độ bao quát công việc quản trị rộng nhà quản trị cấp cao buộc họ phải gạt bỏ cấp quản trị cấp thấp khỏi trình định Do vậy, tính động, sang tạo ca qun tr Có bán photo VĂN QUYếT Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt cấp thấp nhiều giảm mạnh Tuy vậy, tổ chức thực phân quyền q mạnh khơng phải hồn tồn tối ưu: tính qn sách giảm xuống, khả kiểm soát cấp cấp bị hạn chế Ngồi q trình định cần có ban cố vấn, tham mưu, máy cồng kềnh, chi phí cao Để q trình quản trị thực có hiệu quả, tổ chức cần phải đảm bảo cân tập trung phân quyền Tập trung cao định sách chiến lược tạo thống cho tổ chức Có sách chiến lược đắn định thấp ủy quyền cho phận Để thực điều tổ chức cần ý: -Các tổ chức trình ủy quyền cần tuân thủ số điều kiện nhằm nâng cao hiệu việc phân quyền -Các quản trị viên cấp cao phải trao quyền tự cho quản trị cấp thấp để họ hoàn thành nhiệm vụ Điều nghĩa trao quyền định cho cấp phạm vi trách nhiệm họ Một số trường hợp cần chấp nhận sai lầm cấp - Cần xây dựng mối quan hệ mở quản trị viên cấp cao cấp thấp Khi đánh giá khả quản trị viên, nhà quản trị cấp cao tiền hành ủy quyền cho đối tượng - Các quản trị viên phải có khả phân tích vấn đề mục tiêu tổ chức, yêu cầu nhiệm vụ quản trị, lực nhân viên để q trình quản trị có hiệu Phối hợp phận tổ chức Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận hệ thống riêng lẻ tổ chức nhằm thực mục tiêu doanh nghiệp Các cá nhân khơng đánh giá vai trò tổ chức, hoạt động cá nhân có xu hướng theo đuổi mục đích riêng, li ớch riờng Có bán photo VĂN QUYếT Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt mà quan tâm đến mục tiêu chung tổ chức khơng có phối hợp với hoạt động Thực việc phối hợp phận doanh nghiệp thể thống nhất, đồn kết ln đặt mục tiêu chung tổ chức lên hàng đầu Sự cần thiết mức độ phối hợp phận tổ chức tùy thuộc vào độc lập công việc người phận Mức độ phối hợp cao thường hiệu công việc không thường xuyên tình khó giải quyết, điều kiện mơi trường thay đổi, công việc phụ thuộc lẫn nhau, lúc đòi hỏi mức độ phối hợp cao Để đạt mức phối hợp tốt cần phải thực số yêu cầu sau: -Trong tổ chức phải xây dựng hệ thống thong tin thông suốt phận -Phát triển, trì mối liên hệ cơng việc phận tổ chức -Tạo mối liên hệ chặt chẽ tổ chức yếu tố môi trường xung quanh Các công cụ tổ chức thường dung để phối hợp phận, bao gồm cơng cụ thức phi thức: -Các kế hoạch tổng thể chi tiết: Hệ thống chiến lược, sách, chương trình, dự án triển khai cách có hiệu hệ thống người, phận phải thống với hành động xuất phát từ việc chiến lược, mục tiêu thống -Hệ thống tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật: Quy trình thực mục tiêu chiến lược tổ chức trình thực thi áp dụng tiêu chuẩn, định mức Mục tiêu đạt hệ thống tiêu chuẩn, định mức thực -Công cụ cấu: tuyển đạo thực quản trị với chế định cú th tng cng s phi hp Có bán photo V¡N QUYÕT Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt -Quá trình giám sát trực tiếp: Sự phối hợp thực quản trị viên thông qua việc giám sát công việc thuộc cấp, cấp phải tuân lệnh khuôn khổ định -Các công cụ khác: Công nghệ đại, ngôn từ, văn hóa doanh nghiệp, Câu Thiết kế cấu tổ chức  Khái niệm tổ chức: Tổ chức tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục tiêu chung  Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức phi thức người, nhóm, phận tổ chức Từ hai loại quan hệ thức phi thức làm xuất hai loại cấu tổ chức: cấu tổ chức thức cấu tổ chức phi thức, nhiên cấu tổ chức thức sâu vào nghiên cứu Cơ cấu tổ chức thức tổng hợp phận (nhóm, cá nhân) có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên mơn hóa nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn xác định mức độ định Các cá nhân, nhóm, phận bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức Các hoạt động cụ thể xếp cách hợp lý nhằm tối ưu hoạt động cá nhân, phận để đạt mục tiêu chung đề  Thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức quản trị lựa chọn triển khai số cấu tổ chức phù hợp với chiến lược điều kiện mơi trường tổ chức Q trình phải diễn liên tục thay đổi, điều chỉnh chiến lược tổ chức Một cấu tổ chức tổ chức cụ thể từ sơ khai ban đầu sau hoàn thiện Dù dạng cấu tổ chức cần thực số bước sau: Nghiên cu nhng nhõn t nh hng Có bán photo V¡N QUYÕT Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt Chiến lược hoạt động tổ chức việc phân tích yếu tố bên bên tổ chức Xác định mức độ tác động yếu tố lên cấu tổ chức - Mức độ riêng biệt công việc phân chia Quyết định mức độ chuyên môn ảnh hưởng đến việc xác định phân loại danh mục hoạt động tổ chức - Mơ hình để tối ưu việc phối hợp phận cấu tổ chức lựa chọn mơ hình chức năng, mơ hình theo sản phẩm, theo địa lý, theo khách hàng…theo ma trận… - Sử dụng mơ hình để phân chia quyền hạn tổ chức Tham khảo mơ hình trực tuyến, trực tuyến tham mưu, trực tuyến chức - Xác định thẩm quyền định mức Việc ảnh hưởng đến mức độ tập trung phân quyền cấp quản trị tổ chức - Xác định chế phối hợp: Công việc định lựa chọn công cụ để đảm bảo phối hợp yếu tố bên bên tổ chức Chun mơn hố cơng việc Phân tích mục tiêu chiến lược Phân tích chức hoạt động Phân tích cơng việc Kết chun mơn hố cơng việc chức năng, nhiệm vụ, công việc cần phải thực để đạt mục tiêu chiến lược Quá trình tn thủ theo mơ hình sau Xây dựng phận phân hệ cấu tổ chức Kết q trình chun mơn hố cơng việc xác định chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thực tổ chức Giai đoạn cần thực số cơng việc: - Bộ phận hố cụng vic Có bán photo VĂN QUYếT 10 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt biểu thành mối quan hệ quyền uy phục tùng, người xưa thường nói: quản trị người có cách,dùng ân dùng uy Dùng ân vững bền khó khăn dễ vỡ thành phù phiếm, dùng uy nhanh chóng dễ tình người Cho nên, quản trị trước tiên phải dùng uy sau tính đến việc dùng ân( giáo dục tuyên truyền) Các phương pháp hành quản trị cách tác động trực tiếp người lãnh đạo lên tập thể người quyền định dứt khốt, mang tính bắt buộc, đòi hỏi người hệ thống phải chấp hành nghiêm ngặt, vi phạm bị xử lý kịp thời, thích đáng Vai trò phương pháp hành quản trị to lớn Nó xác lập trật tự kỷ cương làm việc hệ thống, khâu nối phương pháp quản trị khác lại giải vấn đề đặt hệ thống nhanh chóng Các phương pháp hành tác động vào đối tượng quản trị theo hướng: tác động mặt tổ chức tác động điều chỉnh hành vi đối tượng quản trị Các phương pháp hành đòi hỏi người lãnh đạo phải có định dứt khốt, rõ ràng, dễ hiểu, có địa người thực hiện, loại trừ khả có giải thích khác nhiệm vụ giao Tác động hành có hiệu lực từ ban hành định Vì vậy, phương pháp hành cần thiết trường hợp hệ thống bị rơi vào tình khó khăn phúc tạp Đối với định hành bắt buộc phải thực khơng lựa chọn có người có thẩm quyền định có quyền hạn thay đổi QD Cần phân biệt phương pháp hành với kiểu quản trị hành quan liêu việc lạm dụng kỷ luật hành chính, sử dụng mệnh lệnh hành thiếu sở khoa học, theo ý muốn chủ quan c, Cỏc phng phỏp kinh t Có bán photo VĂN QUYÕT 26 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt Các phương pháp kinh tế phương pháp tác động gián tiếp vào đối tượng quản trị thông qua lợi ích kinh tế, đối tượng bị quản trị tự lựa chọn phương án hoạt động hiệu phạm vi hoạt động họ Thực chất phương pháp kinh tế đặt người, phân hệ vào điềuk kt để họ có khả kết hợp đắn lợi ích với lợi ích hệ thống Điều cho phép người lựa chọn đường có hiệu để thực nhiệm vụ Đặc điểm phương pháp kinh tế tác động lên đối tượng quản trị cưỡng hành mà lợi ích, tức nêu mục tiêu nhiệm vụ phải đạt được, đưa điều kiện khuyến khích kinh tế, phương tiện vật chất huy động để thực nhiệm vụ Chính tập thể người lợi ích thiết thân, phải tự xác định lựa chọn phương án giải vấn đề Các phương pháp kinh tế chấp nhận có giải pháp kinh tế khác cho vấn đề Đồng thời, sử dụng phương pháp kinh tế, chủ thể quản trị phải biết tạo tình huống, điều kiện để lợi ích cá nhân phân hệ phù hợp với lợi ích chung hệ thống d, Các phương pháp lãnh đạo đại Đó phương pháp lãnh đạo dựa vào việc sử dụng phổ biến có hiệu thành tựu khoa học công nghệ đại quản trị, mà xu hướng đưa tin học vào công tác quản trị; thay lao động quản trị thủ công trang thiết bị tính tốn điện tử tự động e, Các hình thức thực phương pháp lãnh đạo Hình thức thực phương pháp lãnh đạo người hệ thống, nói vắn tắt- hình thức lãnh đạo tồn hình thức thực cụ thể ý đồ phương pháp lãnh đạo, bao gồm nhiều loại hình khác tùy thuộc điều kiện thực tế hệ thống chủ yếu hình thức sau: - văn quy ch lm vic ca h thng Có bán photo V¡N QUYÕT 27 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt - Sử dụng người khống chế, kiểm sốt người thơng qua việc ủy quyền quản trị phân cấp quản trị - Xây dựng điển hình danh hiệu vinh dự hệ thống để xét tặng cho cá nhân , phân hệ có nhiều đóng góp cho hệ thống - Thực hình thức truyền thơng hệ thống - Mở rộng mối quan hệ đối ngoại hệ thống - Sử dụng hình thức sinh hoạt, nghỉ ngơi, giao tiếp rộng rãi hệt hống để tăng cường cảm thơng gắn bó thành viên, phân hệ hệ thống; qua hiệu chỉnh mục đích mục tiêu phát triển hệ thống f, Các phương pháp tác động lên đối tượng khác hệ thống Để quản trị hệ thống có hiệu quả, ngồi yếu tố người, hệ thống đụng chạm đến hàng loạt yếu tố khác: tiền vốn, công nghệ, thông tin, tài nguyên thiên nhiên… việc quản trị thành công cần phải có phương pháp hình thức thích hợp nhằm sử dụng, tăng cường nguồn lực có, bao gồm phương pháp, kỹ hình thức thích hợp mang tính nghiệp vụ chun môn Đây phương pháp quản trị cụ thể giáo trình chun mơn đề cập g, Các phương pháp tác động lên khách thể quản trị Khách thể quản trị hệ thống ngoài( hệ thống cấp trên, hệ thống ngang cấp hệ thống có tác động qua lại khác) khơng chịu tác động trực tiếp người lãnh đạo hệ thống, chí chi phối, khống chế ngược trở lại Cho nên phương pháp tác động phải thay đổi cho phù hợp với thực tế mối quan hệ chung dựa phương pháp dùng nội hệ thống Các phương pháp tác động lên khách thể quản trị thực chất tổng thể cách thức có chủ đích có người lãnh đạo h thng lờn cỏc Có bán photo VĂN QUYếT 28 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt khách thể quản trị để tạo môi trường hoạt động có lợi ổ định cho hệ thống nhờ hệ thống đạt mục đích mục tiêu quản trị đề Câu Nhóm Lãnh đạo theo nhóm Nhóm, đặc điểm thường gặp nhóm a Nhóm Theo cách hiểu thơng thường, nhóm người có tổ chức, có mục tiêu hoạt động, có liên quan mặt kỹ thuật, nghiệp vụ mang tính chun mơn hóa sâu sắc lợi ích hệ thống Như vậy, nhóm phảI thỏa mãn điều kiện: đơng người, có tổ chức, có mục tiêu hoạt động chun mơn giống lợi ích chung hệ thống Với cách hiểu chất hệ thống nhóm lớn(trong phân hệ nhóm nhỏ hơn) Để có hệ thống tốt, người lãnh đạo phảI tạo nhóm mạnh, hoạt động đồng Một nhóm mạnh phảI đồng thời thỏa mãn yêu cầu sau: - Có cấu tổ chức chặt chẽ, hợp lý - Có mục đích chuẩn xác, xã hội thừa nhận - Có người lãnh đạo giỏi, đức độ, có uy tín - Có quan hệ tốt với nhóm khác - Có phạm vi ảnh hưởng lớn đến nhóm hệ thống Trong tổ chức có loại nhóm : nhóm thức nhóm khơng thức Nhóm thức nhóm có tổ chức, có mục đích, có nhiệm vụ trực tiếp tham gia mục tiêu tổ chức nhóm chinh thức hình thành quy chế thức tổ chức tạo thành Các nhúm chớnh thc thng c s Có bán photo V¡N QUYÕT 29 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt dụng để truyền đạt chia se thông tinhuaans luyện nhân viên thúc đẩy tinh thần hợp tác lòng trung thành tham gia vào trình định nhóm thức phận thuộc cấu tổ chức thức : phòng, phận, nhóm dự án Nhóm khơng thức hình thành dựa sở tự nguyện, nhằm liên kết người công việc ngày nhằm giúp đỡ lẫn trao dổi tình cảm để hỗ trợ cho việc thỏa mãn nhu cầu riêng thành viên Trên sở hỗ trợ thúc đẩy hướng tới mục tiêu tổ chức, Những mối quan hệ thành viên nhóm khơng thức thường khơng thể sơ đồ tổ chức thức Xuất phát từ mối liên hệ tình cảm đồng cảm, tương tác qua lại thành viên mà hình thành nên nhóm khơng thức cách tự nhiên Trong nhóm khơng thức quyền hạn quyền lực địa vị nguyên tắc áp dụng nhằm trì hoạt động nhóm nhiên nhóm khơng thức hoạt động nhóm chịu chi phối uy tín đạo đức tư cách… thành viên Nhà lãnh đạo khơng nên tìm cách phá vỡ nhóm khơng thức phận phụ trách mà cần khuyến khích hộ trợ định hướng hoạt động chúng nhằm mục đích phục vụ mục tiêu tổ chức b Đặc điểm thường gặp nhóm - Lan truyền tâm lý Là tượng phổ biến nhóm, biểu thị tác động tâm lý thụ động thành viên nhóm kiện, tượng, cá nhân, hệ thống lúc đầu ý kiến đè xuất người vấn đề ý kiến có yếu tố phù hợp với ý kiến người khác nhanh chóng lan tỏa nhóm Nói cung lan truyền tâm lý mang tính sâu sắc phản ứng thụ động qn tính người nhóm Có ý kiến vô lý sai lệch so với thực tế vãn người nhóm tiếp nhận truyền cách vô ý thức dễ dói khụng cú chớnh kin Có bán photo VĂN QUYÕT 30 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt Lan truyền tâm lý tượng tâm lý có tác dụng lớn nhóm, tác động theo hai chiều trái ngược nhau, tích cực tiêu cực việc lan truyền tích cực đưa lại ý kiến có lợi cho nhóm( niềm hy vọng, thơng cảm )thì người lãnh đạo nhóm cần tạo điều kiện cho việc lan truyền thuận lợi Ngược lại, trường hợp lan truyền ý kiến ko có lợi cho nhóm tổ chức cần làm rõ vấn đè cơng khai giải thích thuyết phục để xóa bỏ tượng - Tâm trạng nhóm Là trạng thái cảm xúc nhóm, hình thành cách tự phát Tâm trạng nhóm tích cực( hào hứng phấn khởi tâm) ,có thể tiêu cực ( bi quan chán nản chì tệ) trạng thái dẫn đến hiệu suất hoạt động nhóm tăng giảm Việc hình thành tâm trạng tích cực nhóm cơng việc quan trọng người phụ trách thành viên tronh nhóm - bầu khơng khí tâm lý nhóm Bầu khơng khí nhóm tượng tâm lý biểu mức độ hoạt động, hòa nhập phẩm chất tâm lý cá nhân người nhóm, hình thành từ tháI độ người nhóm cơng việc, bạn bè, đồng nghiệp người lãnh đạo hệ thống Bầu không khí nhóm tốt đẹp thể hài hòa người nhóm, xấu biểu khơng hài lòng, khó hòa hợp người nhóm - Hành vi nhóm Các nhóm phân hệ nhỏ nằm hệ thống, hành vi nhóm, xảy nhiều loại tình sau: Hành vi hướng cơng việc: trí mục tiêu, lợi ích ngi nhúm Có bán photo VĂN QUYếT 31 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt Hành vi củng cố hệ thống: hành vi gán kết người nhóm để mặt làm tốt nhiệm vụ nhóm mà hệ thống phân cơng, mặt khác quan tâm tới việc chung hệ thống Hành vi cục cá nhân: hành vi cá nhân nhóm gắn kết với nhau, bảo vệ phạm vi nhỏ nhóm đối ngược với lợi ích hệ thống; cá nhan mâu thuẫn xung đột với manh lo Xung đột nhóm: khác biệt tâm lý dẫn đến hành bi xung đột 2, Lãnh đạo theo nhóm: Lãnh đạo theo nhóm việc ủy quyền người lãnh đạo hệ thống cho người phụ trahcs nhóm với phân cơng rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm lợi ích mà người phụ trách nhóm phân giao Các nguyên tắc lãnh đạo theo nhóm: Người phụ trách nhóm phảI thỏa mãn điều kiện định: có nhận thức xác lợi ích nhóm hệ thống có uy tín, có khả tập hợp điều khiển nững thành viên nhóm Người phụ trách nhóm phân giao quyền hạn, trách nhiệm, nhiệm vụ lợi ích tương xứng Người phụ trách nhóm tự do, sáng tạo thực nhiệm vụ giới hạn ủy quyền Người lãnh đạo hệ thống phảI giúp cho người phụ trách nhóm tạo biến đổi theo hướng phát triển củng cố nhúm Có bán photo VĂN QUYếT 32 Photo VN QUYẾT chúc bạn thi tốt Chương 7: Chức kiểm tra Câu 1: Khái niệm vai trò kiểm tra?  Khái niệm: Kiểm tra: Kiểm tra q trình xem xét hoạt động nhằm mục đích làm cho hoạt động đạt kết tốt hơn, đồng thờ kiểm tra giúp phát sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, đảm bảo cho hoạt động thực hướng  Vai trò kiểm tra: Kiểm tra cần thiết với hệ thống Kiểm tra ko biện pháp mà nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên quyền, mà chúng dùng để kiểm tra hoạt động họ Ngày nay, kiểm tra trở nên cần thiết hữu ích thành viên tổ chức Một nguyên nhân làm cho cơng tác kiểm tra có vai trò quan trọng hoạt động quản trị tổ chức thực tế, kế hoạch tốt khơng thực theo ý muốn Các nhà quản trị cấp họ mắc sai lầm, hệ thống kiểm tra cho phép họ chủ động phát hiện, sửa chữa sai lầm trước chúng trở nên nghiêm trọng để hoạt động tổ chức thực theo kế hoạch đề Kiểm tra tạo chất lượng tốt cho hoạt động Quản trị chất lượng ngày dẫn đến phát triển kiểm tra làm thay đổi quan điểm, thái độ cách thức để hoạt động kiểm tra có hiệu Nhờ kiểm tra khơng phát hiện, sửa chữa kịp thời mà ngăn chặn, hạn chế sai sót, lệch lạc hoạt động, Các nhà quản trị nhân viên bị kiểm tra trao kiểm tra để tự hoàn thiện Kiểm tra nhu cầu nhằm hoàn thiện định quản trị Kiểm tra thẩm định tính sai đường lối, chiến lược, kế hoạch,chương trình dự án; tính tối ưu cấu tổ chức trị; tính phù hợp ca cỏc Có bán photo VĂN QUYếT 33 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt phương pháp mà nhà quản trị sử dụng để đưa tổ chức tiến tới mục tiêu Kiểm tra giúp tổ chức theo sát chủ động đối phó với thay đổi mơi trường Thay đổi thuộc tính tất yếu mơi trường: thị trường luôn biến động; đối thủ cạnh tranh liên tục đưa sản phẩm dịch vụ để thu hút khách hàng; vật liệu cơng nghệ phát minh; sách pháp luật nhà nước ban hành… Chức kiểm tra giúp nhà quản trị phản ứng thích hợp trước thách thức hội thông qua việc phát kịp thời thay đổi ảnh hưởng môi trường đến tồn phát triển tổ chức Kiểm tra giúp tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi Với việc đánh giá hoạt động, kiểm tra khẳng định giá trị định thành công tổ chức Những giá trị tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi thành viên tổ chức Đồng thời, kiểm tra giúp nhà quản trị bắt đầu lại chu trình cải tiến hoạt động tổ chức thông qua việc xác định đề hội cho tổ chức Như kiểm tra góp phần tạo nên sáng kiến sản phẩm, dịch vụ nhờ xem xét khả đáp ứng doanh nghiệp nhu cầu tiêu dùng; nên yêu cầu đổi cấu tổ chức quản trị khơng phù hợp với quy mơ hay tính chất hoạt động doanh nghiệp… Chính yếu tố kiểm tra làm cho quản trị trở thành trình liên tục với hồn thiện đổi khơng ngừng Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý người lãnh đạo tổ chức Nhờ kiểm tra, nhà quản trị kiểm sốt yếu tố ảnh hưởng đến thành công tổ chức Điều quan trọng quyền kiểm sốt có nghĩa nhà quản trị bị vơ hiệu hóa, hệ thống bị lái theo hướng khơng mong mun Có bán photo VĂN QUYếT 34 Photo VN QUYẾT chúc bạn thi tốt Kiểm tra khuyến khích chế độ ủy quyền hợp tác Xu hướng quản trị nâng cao chế độ ủy quyền khuyến khích nhân viên làm theo tinh thần hợp tác Điều khơng giảm trách nhiệm nhà quản trị làm thay đổi tính chất trình kiểm tra Trong hệ thống tập trung quản trị cũ, người quản trị xác định mục tiêu phương pháp để đạt mục tiêu Trong hệ thống mới, nhà quản trị cho phép nhân viên vận dụng khả sáng tạo để định phương pháp giải vấn đề Quá trình kiểm tra cho phép nhà quản trị giám sát tiến nhân viên không can thiệp vào công việc phương hại đến trình sáng tạo họ Như vậy, kiểm tra có vai trò quan trọng với tổ chức Tuy nhiên, nhà quản trị phải luôn đối mặt với yêu cầu giải mâu thuẫn cần thiết phải nâng cao quyền tự chủ cá nhân, phận với cần thiết phải kiểm tra Sự kiểm tra mức có hại tổ chức cá nhân gây bầu khơng khí căng thẳng, thiếu tin tưởng lẫn tập thể, hạn chế chí triệt tiêu khả sáng tạo người Nhưng kiểm tra lỏng lẻo, tổ chức rơi vào tình trạng rối loạn, nảy sinh nhiều sai sót, khơng biết tổ chức đâu hoạt động hiệu Sự kiểm tra mức gây tác hại tổ chức tiêu tốn nhiều nguồn lực mà lợi ích thu khơng phù hợp với chi phí Cũng cần lưu ý việc giảm mức độ kiểm tra không đồng nghĩa với việc tăng quyền chủ động cá nhân Trong thực tế, có lúc họ quyền tự chủ khơng tiến hành dự báo phải phụ thuộc vào hành động người khác Hơn việc thiếu hệ thống kiểm tra có hiệu buộc nhà quản trị giám sát cấp chặt chẽ vậy, quyền tự chủ người bị giảm Nhiệm vụ nhà quản trị thiết lập hệ thống kiểm tra xác định cân đối tốt kiểm tra quyền tự cá nhân, chi phí cho kiểm tra lợi ích đem lại cho tổ chức Cã b¸n t¹i photo V¡N QUỸT 35 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt Câu 2: Những nguyên tắc yêu cầu hệ thống kiểm tra?  Kiểm tra trình xem xét hoạt động nhằm mục đích làm cho hoạt động đạt kết tốt hơn, đồng thờ kiểm tra giúp phát sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, đảm bảo cho hoạt động thực hướng  Nguyên tắc kiểm tra Trong trình xây dựng hệ thống kiểm tra tiến hành công tác kiểm tra phải tuân thủ theo nguyên tắc sau: Nguyên tắc kiểm tra điểm thiết yếu Nguyên tắc đòi hỏi phải xác định khu vực hoạt động thiết yế điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung ý vào khu vực điểm Các khu vực hoạt động thiết yếu lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố mà tổ chức cần phải hoạt động có hiệu cao để bảo đảm cho tồn tổ chức thành cơng Để điểm kiểm tra thiết yếu điểm đặc biệt quan trọng tổ chức mà việc giám sát thu thập thông tin phản hồi định phải thực Đó điểm mà sai lệch không đo lường điều chỉnh kịp thời ảnh hưởng lớn đến kết hoạt động tổ chức Trong công tác kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào khu vực, hoạt động có tầm quan trọng thiết yếu tồn phát triển tổ chức Nguyên tắc địa điểm kiểm tra Nguyên tắc đòi hỏi việc kiểm tra không dựa vào số liệu báo có thống kê mà phải tiên hành nơi hoạt động, đảm bảo tính kịp thời, khách quan ý tới hoàn cảnh môi trường Nguyên tắc số lượng nhỏ nguyên nhõn Có bán photo VĂN QUYếT 36 Photo VN QUYẾT chúc bạn thi tốt Nguyên tắc nêu rõ, hội ngẫu nhiên định, số lượng nhỏ nguyên nhân gây đa số kết Đây nguyên tắc quan trọng, tạo sở khoa học cho nhà quản trị xác định khu vực hoạt động thiết yếu Nguyên tắc đòi hỏi trình kiểm tra phải xem xét kĩ lưỡng nguyên nhân gây nên sai lệch kết thực so với mục tiêu đề biện pháp điều chỉnh có hiệu nguyên tắc tự kiểm tra Nguyên tắc đòi hỏi cá nhân, phận phải tự kiểm tra hoạt động tốt Tự kiểm tra giúp cá nhân, phận ngăn chặn, hạn chế, phát kịp thời sai lệch, đưa cac biện pháp chỉnh sửa nhằm nâng cao hiệu hoạt động  Yêu cầu hệ thống kiểm tra Tất nhà quản trị muốn xây dựng hệ thống kiểm tra thích hợp hữu hiệu để giúp họ việc trì hoạt động tổ chức diển theo kế hoạch đạt mục tiêu đề Hệ thống kiểm tra tổ chức cần đáp ứng yêu cầu sau: a Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức: Hệ thống kiểm tra cần phản ánh kế hoạch mà chúng theo dõi Thông qua hệ thống kiểm tra, nhà quản trị nắm diễn biến trình thực kế hoạch Các kế hoạch chương trình có đặc trưng thống nhất, nhiên thơng tin để kiểm tra tiến trình thực chương trình marketing khác nhiều với thông tin cần thiết để kiểm tra kế hoạch sản xuất doanh nghiệp b.Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức người hệ thống Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm tổ chức Chẳng hạn doanh nghiệp nhỏ cần số công việc kiểm tra khác với mt doanh Có bán photo VĂN QUYếT 37 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt nghiệp lớn Một doanh nghiệp có dây truyền sản xuất hàng loạt có hệ thống kiểm tra khác với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm đơn Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cấu tổ chức, đảm bảo có người chịu trách nhiệm trước hoạt động chịu trách nhiệm điều chỉnh có sai lệch xảy Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí cơng tác nhà quản trị Ví dụ, nhà quản trị cấp cao quan tâm tới cơng việc kiểm tra tài chính, người trực tiếp giám sát công việc lại quan tâm đến lao động, số sản phẩm sản xuất được, nguyên liệu bị lãng phí… c.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí tổ chức Để cho cơng việc kiểm tra có hiệu cao cần xây dựng quy trình nguyên tắc kiểm tra cho phù hợp với nét văn hóa doanh nghiệp Nếu tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên độc lập công việc, phát huy sức sáng tạo việc kiểm tra không nên thiết lập cách trực tiếp chặt chẽ Ngược lại, nhân viên cấp quen làm việc với nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên đạo chặt chẽ, chi tiết nhân viên cấp có tình ỷ lại, khơng có khả linh hoạt khơng thể áp dụng cách kiểm tra, nhấn mạnh đến tự giác, hay điều chỉnh người d.Kiểm tra phải cơng khai, xác khách quan: Những người thực nhiệm vụ kiểm tra phép hành động theo quy chế công bố Phải làm cho kiểm tra trở thành hoạt động cần thiết mục tiêu hướng tới hồn thiện người nhu tổ chức phiền hà, gây khó khăn, đe dọa người bị kiểm tra Việc đánh giá người hoạt động phải dựa vào thơng tin phản hồi xác, đầu đủ, kịp thời hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp Tránh thái độ định kiến cách đánh giá cảm tính mà khơng cso luận vững để minh chứng Cã b¸n t¹i photo V¡N QUỸT 38 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt e.Kiểm tra phải linh hoạt có độ đa dạng hợp lý Điều đòi hỏi phải có hệ thống kiểm tra cho phép tiền hành đo lường, đánh giá, điều chỉnh hoạt động cách có hiệu trường hợp gặp phải kế hoạch thay đổi, hồn cảnh khơng lường trước f.Kiểm tra cần hiệu Các kỹ thuật cách tiếp cận kiểm tra có hiệu chúng có khả làm sáng tỏ nguyên nhân, điều chỉnh sai lệch tiềm thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ u cầu đòi hỏi lợi ích việc kiểm tra mang lại phải tương xứng với chi phí cho Nhà quản trị thường gặp khó khăn việc đánh giá giá trị chi phí hệ thống kiểm tra định Để giảm chi phí kiểm tra, cần biết lựa chọn để kiểm tra yếu tố cần thiết lĩnh vực quan trọng họ Việc kiểm tra kinh tế thiết kế phù hợp với công việc quy mô công sở g.Việc kiểm tra phải đưa đến hành động điều chỉnh Việc kiểm tra coi có tác dụng sai lệch tiến hành điều chỉnh thông qua việc làm lại kế hoạch, xếp lại tổ chức, điều động đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo Nếu tiền hành kiểm tra, nhận sai lệch mà không thực việc điều chỉnh, việc kiểm tra hồn tồn vơ ích Câu 3: Các hình thức kiểm tra 1, Theo trình hoạt động Bao gồm - Ktr trước hoạt động: tiến hành đảm boả nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự kiến chuẩn bị đầy đủ chủng loại số lượng, chất lượng, n ỳng ni Có bán photo VĂN QUYếT 39 Photo VĂN QUYẾT chúc bạn thi tốt quy định Tập trung vào phòng ngừa sai lệch chất lượng, số lượng - - nguồn lực sử dụng cho hoạt động tổ chức Ktr kết giai đonạ hoạt động: tiến hành điều chỉnh kịp thời trước hậu nghiêm trọng xảy ra/ kiểm duyệt: hình thức ktr yếu tố, giai đoạn đặc biệt hoạt động phải phê chuẩn, thoả mãn điều kiện định trước vận hành tiếp tục ktr sau hoạt động: đo lường kq cuối hoạt động, so sánh kq với tiêu chuẩn kế hoạch, xđịnh nguyên nhân sai lệch, tiến hành điều chỉnh cho hoạt động tương tự tương lai 2, Theo mức độ tổng quát ndung ktra -Ktra toàn bộ: ktr tất khâu, phận nhằm đánh gía việc thực mục tiêu, kế hoạch tổ chức cách tổng thể - ktr phận: thực ktr lĩnh vực, phận tổ chức - ktra cá nhân: thực người cụ thể tổ chức 3, Theo tần suất ktra - Ktra đột xuất: không ấn định thời gian, không báo trước - ktra định kì: thực thoe kế hoạch định thời gian - ktra liên tục: giám sát thường xuyên thời điểm đối tuợng ktr theo mối quan hệ chủ thể đtượng ktra - ktra cảu lãnh đạo tổ chức cán chuyên nghiệp đối tượng qtrị, xác định người chịu trách nghiệm sai lệch yêu cầu chấn chỉnh hoạt động - tự ktra: việc phát triển nhà qtrị nhân viên có lực, ý thức kỉ luật cao, có khả giám sát thân áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ để hoàn thành mục tiêu kế hoạch với hiệu cao Cã bán photo VĂN QUYếT 40 ... hệ thống để đạt mục tiêu quản trị đề Các phương pháp lãnh đạo có vai trò quan trọng hệ thống quản trị Quá trình quản trị trình thực chức quản trị theo nguyên tắc quản trị Nhưng nguyên tắc vận... Nội, nhà quản trị khó điều hành hoạt động nghiệp vụ diễn Thành phố Hồ Chí Minh, quốc gia Việc phân chia cấu quản trị theo vùng địa lý tạo sở tiền đề để đào tạo nhân quản trị Các quản trị viên... cấp - Cần xây dựng mối quan hệ mở quản trị viên cấp cao cấp thấp Khi đánh giá khả quản trị viên, nhà quản trị cấp cao tiền hành ủy quyền cho đối tượng - Các quản trị viên phải có khả phân tích vấn