Khoa kế toán Sơn - Kiểm toán 41 Phạm Xuân Phần I sở lý luận kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán báo cáo tài I chu trình mua hàng toán với vấn đề kiểm toán Bản chất chức chu trình mua hàng toán ảnh hởng tới công tác kiểm toán a Bản chất chu trình Trong kinh tế thị trờng nay, hoạt động kiểm toán phát triển ngày trở thành nhu cầu thiếu hoạt động kinh doanh Đối tợng chủ yếu hoạt động kiểm toán kiểm toán báo cáo tài Trong trình thực kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên thờng chia công việc kiểm toán theo chu trình, theo cách nghiệp vụ tài khoản có liên quan chặt chẽ với đợc xếp vào phần hành Chu trình mua hàng toán chu trình quan trọng cần phải đợc kiểm toán kiểm toán, trình mua vào toán ảnh hởng trực tiếp đến chi phí, giá thành tính kịp thời sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Quá trình mua vào hàng hoá dich vụ bao gồm khoản mục nh mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật t, điện, nớc, sửa chữa bảo trì nghiên cứu phát triển Chu trình không bao gồm trình mua vào toán dịch vụ lao động chuyển nhợng phân bổ chi phí bên tổ chức, chu trình mua hàng toán không bao gồm qua trình thu hút hoàn trả vốn Khoa kế toán Phạm Xuân Sơn - Kiểm toán 41 Chu trình mua hàng toán gồm định trình cần thiết để có hàng hoá dịch vụ cho trình hoạt động doanh nghiệp Chu trình thờng bắt đầu việc lập đơn đặt mua ngời có trách nhiệm phận cần hàng hoá hay dich vụ kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hoá hay dich vụ nhận đợc b Chức chu trình Đối với đơn vị sản xuất, trình kinh doanh bao gồm giai đoạn: cung ứng, sản xuất tiêu thụ Còn doanh nghiệp thơng mại, trình kinh doanh gồm hai giai đoạn: mua hàng bán hàng Nh vậy, dù loại hình doanh nghiệp trình mua hàng trình cung cấp yếu tố đầu vào, định đến khả sản xuất trì sản xuất đơn vị, bên cạnh khả toán khoản chi phí mua hàng đánh giá tình hình tài doanh nghiệp tốt hay xấu Mặc dù doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu hàng hoá khác nhau, nhng chu trình mua hàng toán phải đảm bảo đầy đủ chức năng: - Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ - Nhận hàng hoá hay dịch vụ - Ghi nhận khoản nợ phải trả ngời bán - Xử lý ghi sổ khoản toán cho ngời bán Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Căn vào nhu cầu hàng hoá, dịch vụ phận hay kế hoạch, phòng cung ứng lập duyệt đặt hàng Khoa kế toán Phạm Xuân Sơn - Kiểm toán 41 sau trình cho ngời có thẩm quyền phê duyệt Đơn đặt hàng sau phê duyệt đợc chuyển cho phận mua hàng, phận vào đơn đặt hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Mẫu đơn đặt hàng phê chuẩn quy định phụ thuộc vào chất hàng hoá dịch vụ quy định công ty Sự phê chuẩn đắn nghiệp vụ mua hàng phần chức đảm bảo hàng hoávà dịch vụ đợc mua theo mục đích đợc phê chuẩn công ty tránh việc mua nhiều mua mặt hàng không cần thiết Hầu hết công ty cho phÐp mét sù phª chn chung cho viƯc mua phục vụ nhu cầu hoạt động thờng xuyên nh hàng tồn kho mức cho phép Đơn đặt hàng đợc lập thành liên ( liên giao cho nhà cung cấp, giao cho phòng kế toán giao cho phận kho), đợc đánh số thứ tự, đơn đặt hàng giao cho ngời bán phải ghi rõ mặt hàng cụ thể mức giá định, đợc giao vào ngày quy định đơn đặt hàng đợc coi chứng từ hợp pháp đợc xem nh đề nghị mua hàng hóa hay dịch vụ Trong trờng hợp mà bên thực giao dịch lớn cần phải lập hợp đồng Nhận hàng hoá hay dịch vụ Việc nhận hàng hóa từ ngời bán điểm định chu trình nghiệp vụ thời điểm mà bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan bên bán sổ sách họ Khi hàng hóa nhận đợc đòi hỏi phải có Khoa kế toán Phạm Xuân Sơn - Kiểm toán 41 sù kiĨm tra mÉu m·, sè lỵng, thêi gian đến đIều kiện khác Hầu hết công ty có phòng tiếp nhận để đa báo cáo nhận hàng nh chứng nhận hàng kiểm tra hàng hoá Một thờng đợc gửi cho thủ kho khác gửi cho kế toán khoản phải tra thông báo để ngăn chặn mát lạm dụng hàng hóa phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhận hàng đến chuyển Để tiện cho việc kiểm tra chéo nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm hàng hoá hàng hoá đợc từ phòng tiếp nhận qua kho từ kho vào trình sản xuất hay đa tiêu thụ Ghi nhận khoản nợ ngời bán Sự ghi nhận đắn khoản hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc đòi hỏi việc ghi sổ xác nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến báo cáo tài đến khoản toán thực tế nên kế toán đợc phép ghi vào lần mua có sở hợp lý theo số tiền Kế toán khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đắn lần mua ghi chúng vào sổ nhật kí sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả Khi kế toán khoản phải trả nhận đợc hóa đơn ngời bán phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức chi phí vận Khoa kế toán Phạm Xuân Sơn - Kiểm toán 41 chuyển ghi hóa đơn với thông tin Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) Báo cáo nhận hàng (nếu hàng về) Thờng phép nhân phép tổng cộng đợc kiểm tra lại đợc ghi vào hóa đơn Sau số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả Một trình kiểm soát quan trọng khoản phải trả quy định tất ghi sổ khoản chi tiền mặt không đợc dính líu với tiền mặt, chứng khoán thị trờng tài sản khác Xử lý ghi sổ khoản toán cho ngời bán Đối với hầu hết công ty, hóa đơn kế toán khoản phải trả lu giữ toán Thanh toán thờng đợc thực uỷ nhiệm chi, séc phiếu chi làm thành nhiều mà đợc gửi cho ngời toán, đợc lu giữ lại hồ sơ theo ngời đợc toán Các trình kiểm soát quan trọng chức bao gồm việc ký chi phiếu cá nhân có trách nhiệm, tách biƯt tr¸ch nhiƯm kÝ chi phiÕu víi thùc hiƯn chøc khoản phải trả xem xét lỹ lỡng c¸c chøng tõ chøng minh cđa ngêi ký chi phiÕu vào lúc chi phiếu đợc ký Khoa kế toán Sơn - Kiểm toán 41 Phạm Xuân Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng toán Với nghiệp vụ mua vào Nhu cầu vật liệu hàng hoá Bộ phËn kÕ ho¹c h Bé phËn cung øng KÕ ho¹c h cung ứng Khai thác hàng Cán thu mua LËp chøn g tõ kho Trëng bé phËn cung øng Thđ kho Ký dut chøng tõ NhËp kho KÕ to¸n Lu trữ bảo quản chứn g từ Ghi sổ chøn g tõ Víi nghiƯp vơ to¸n KÕ to¸n quỹ Nhu cầu than h toán Lập chứn g từ chi q Thđ trëng kÕ to¸n trëng Thđ q Duy ệt chứn g từ Chi quỹ Nhâ n viên than h toán Kế toán Nhận tiền than h toán Ghi sỉ Lu chøn g tõ Chøng tõ vµ sổ sách có liên quan đến chu trình mua hàng toán Khoa kế toán Phạm Xuân Sơn - Kiểm toán 41 Trong chu trình mua hàng toán , hầu hết doanh nghiệp sử dụng loại chứng từ sổ sách sau: - Yêu cầu mua: tài liệu đợc lập phận đợc sử dụng (nh phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ Trong số trờng hợp, c¸c bé phËn doanh nghiƯp cã thĨ trùc tiÕp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt gửi cho nhà cung cấp - Đơn đặt hàng: lập lại chi tiết có đề nghị mua, đợc gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ - Phiếu giao hàng (biên giao nhận hàng hóa nghiệm thu dịch vụ): tài liệu đợc chuẩn bị nhà cung cấp Phiếu giao nhận phảI đợc kí nhận khách hàng để chứng minh chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế - Báo cáo nhận hàng: đợc phận nhận hàng lập nh chứng việc nhận hàng kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu kiểm soát) - Hóa đơn ngời bán: chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng đề nghị toán cho hàng hóa dịch vụh đợc chuyển giao - Nhật ký mua hàng: ghi chép hệ thống kế toán để ghi lại khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách hàng hoá (tong mét), cïng víi viƯc chØ tªn ngêi cung cÊp hàng, ngày hoá đơn khoản tiền hoá đơn - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách khoản tiền phải trả cho nhà cung cấp Tổng số tài khoản ngời cung cấp hàng sổ Khoa kế toán Phạm Xuân Sơn - Kiểm toán 41 hạch toán chi tiết phảI khoản tiền ghi khoản mục phải trả ngời bán - Bảng đối chiếu nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc nhà cung cấp hàng (thờng hàng tháng) hóa đơn cha toán vào ngày đối chiếu định Thông tin, số liệu vận động từ chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ thống tài khoản Đối với chu trình mua hàng toán, tài khoản chịu ảnh hởng chu trình gồm có tài khoản khoản mục vốn tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả, Nhìn chung đa số tài khoản chịu ảnh hởng chu trình mua hàng toán có liên quan đến chu trình nghiệp vụ khác Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng toán Trong kiểm toán việc đa mục tiêu kiểm toán cần thiết Việc xây dựng mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập chứng đầy đủ, có giá trị lúc cho khoản mục trọng yếu chu trình mua hàng toán Mục tiệu kiểm toán cho chu trình đợc chia ra: mục tiêu kiểm toán chung mục tiêu kiểm toán đặc thù Mục tiêu kiểm toán chung gồm hai loại mục tiêu tính hợp lý chung mục tiêu khác Mục tiêu kiểm toán chung giúp KTV đánh giá số d tài khoản hợp lý cha mục tiêu kiểm toán chung khác gồm mục tiêu: tình hữu, tính đầy đủ, tính xác, tính đánh giá, tính trình bày Các mục tỉêu kiểm toán Khoa kế toán Phạm Xuân Sơn - Kiểm toán 41 đặc thù cho chu trình mua hàng toán xuất phát từ mục tiêu kiểm toán Chu trình mua hàng toán chu trình quan trọng, tạo đầy đủ yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh doanh nghiệp Không chu trình liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiĨm tra chi tiÕt mét cc kiĨm to¸n Chính kiểm toán chu trình mua hàng toán phận tách rời tronh kiểm toán báo cáo tài Mục đích chung kiểm toán chu trình mua hàng toán đánh giá xem liệu số d tài khoản liên quan có đợc trình bày trung thực hợp lý hay không Các mục tiêu đặc thù kiểm toán chu trình mua hàng toán bao gồm - Hiện hữu: hàng hóa, dịch vụ mua vào nh khoản nợ ngời bán phải với ý nghĩa thông tin phản ánh tài sản công nợ phải đợc đảm bảo tồn tài sản nh công nợ - Đầy đủ: việc nghi nhận hàng hóa gay dịch vụ mua vào khoản phải trả ngời bán phải với ý nghĩa thông tin phản ánh sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trình xử lý - Chính xác: việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính theo chi phí thùc tÕ thùc hiƯn nghiƯp vơ, viƯc tÝnh to¸n c¸c khoản phải trả ngời bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hóa đơn ngời bán biên lai giao nhận hàng hóa hay dịch vụ Khoa kế toán Phạm Xuân Sơn - Kiểm toán 41 - Trình bày công bố: việc phân loại trình bày tài sản mua vào nh khoản phải trả ngời bán phải với ý nghĩa tuân thủ quy định việc phân loại tài sản công nợ việc thể chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp chi tiết - Quyền nghĩa vụ: phải với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh báo cáo tài thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp nợ phải trả ngời bán thê nghĩa vụ đơn vị - Đánh giá: tài sản, hàng hóa mua hay khoản nợ phải trả ngời bán phải ghi chép theo giá trị thích hợp sở chuẩn mực chế độ kế toán hành (hoặc đợc thừa nhận) - Phát sinh: Một nghiệp vụ hay kiện ghi chép phải xảy có liên quan đến đơn vị thời kỳ xem xét Các mục tiêu nêu khung tham chiếu cho việc xác định thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng toán để thu thập chứng kiểm toán Căn vào mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế thử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cấu, trình kiểm soát có nhợc điểm theo mục tiêu Từ đó, đánh giá rủi ro kiểm soát theo tong mục tiêu xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết số d nghiệp vụ cách tơng ứng II Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng toán trình kiểm toán báo cáo tài chÝnh 10 ... tiến hành qua bớc sau: - Bớc 1: Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng toán - Bớc 2: Thực kiểm toán chu trình mua hàng toán - Bớc 3: Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng toán a Lập kế hoạch kiểm. .. hợp lý Kiểm toán chu trình mua hàng toán Mỗi kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp quy trình kiểm toán thờng tuân theo trình tự chung Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng toán. .. chu trình mua hàng toán có liên quan đến chu trình nghiệp vụ khác Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng toán Trong kiểm toán việc đa mục tiêu kiểm toán cần thiết Việc xây dựng mục tiêu kiểm toán