1 1.1 Giới thiệu Cục Quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch Đầu tư 1.1.1 Tổ chức  Cục Quản lý đấu thầu (Cục QLĐT) trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, số 6B Hoàng Diệu, Ba Đình, TP Hà Nội Cục có chức quản lý nhà nước công tác đấu thầu tổ chức, quan sử dụng mua sắm công dùng ngân sách nhà nước  Cục QLĐT bao gồm phòng: Văn phịng Cục, Phịng Chính sách, Phịng Đấu thầu (các cơng tác tra, xử lý tình đấu thầu) 2.1.2 Nguyên tắc làm việc  Cục Quản lý đấu thầu làm việc theo chế độ Thủ trưởng, thực nguyên tắc tập trung dân chủ đôi với việc phát huy trách nhiệm cá nhân thành viên Cục (Gồm Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Trưởng phịng, chun viên)  Cán bộ, cơng chức, nhân viên thuộc Cục phải xử lý, giải công việc theo thẩm quyền phạm vi trách nhiệm  Tuân thủ trình tự, thủ tục thời gian giải công việc theo quy định 1.2 Quy trình xử lý văn đến Cục Quản lý đấu thầu B1 Văn Cục Quản lý đấu thầu bao gồm: - Văn đến công văn, tài liệu, fax, công thư, công điện, điện mật gửi đến Cục từ Văn phòng Bộ quan, tổ chức, cá nhân bên - Văn công văn, tài liệu, fax, công thư Cục Quản lý đấu thầu Bộ Kế hoạch Đầu tư phát hành gửi quan, tổ chức, cá nhân bên B2 Tiếp nhận xử lý văn bản: Khi ký nhận văn bản, phận văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), số ký hiệu cơng văn ghi bì phải với sổ giao nhận; văn thư khơng bóc bì thư gửi đích danh tên người nhận phải vào sổ theo dõi công văn chuyển tới địa ghi bì thư Các đơn vị, cá nhân nhận văn Lãnh đạo Cục chuyển trực tiếp nhận từ quan bên phải chuyển cho văn thư làm thủ tục tiếp nhận Tài liệu mật quan bộ, ban, ngành trung ương địa phương gửi đến Cục nguồn nào, phải qua văn thư vào sổ theo dõi riêng chuyển Cục trưởng đạo xử lý Trường hợp ghi bì tài liệu mật đến có dấu “Chỉ người có tên bóc bì” văn thư ghi sổ số ghi ngồi bì chuyển đến người có tên Đối với văn mật phải có sổ theo dõi chữ ký người nhận theo quy định quản lý văn mật B3 Đăng ký văn bản: Tất văn đến Cục đóng dấu cơng văn “đến” vào sổ đăng ký văn đến Cục Những bì thư không phép mở, văn thư vào sổ đăng ký số ký hiệu phịng bì chuyển đến người có thư Lãnh đạo Cục để xem xét, xử lý Bản fax cá nhân, đơn vị gửi đến khơng đóng dấu cơng văn đến mà vào sổ theo dõi riêng B4 Chuyển giao văn bản: - Tất văn đến sau văn thư vào sổ đăng ký công văn đến quản lý mạng hệ thống quản lý văn hồ sơ cơng việc, sau chuyển đến Cục trưởng phân công người xử lý Cục trưởng xem xét văn bản, chuyển đến Phó Cục trưởng phụ trách để giao cho lãnh đạo đơn vị, cá nhân trực tiếp xử lý Người nhận cuối văn để xử lý, ký vào sổ giao nhận công văn đến Đối với văn thư hỏa tốc, khẩn, Văn phòng Cục phải báo cho Cục trưởng Phó Cục trưởng chuyển kịp thời đến địa cần chuyển - Đối với văn cần xử lý chuyển từ Văn phịng Bộ đến (thường có ghi thời hạn xử lý), nhận được, đơn vị chủ trì phải khẩn trương xử lý ý kiến đạo Lãnh đạo Cục theo nội dung thời gian qui định - Trường hợp văn gửi đến đơn vị nhầm lẫn không chức giải quyết, thủ trưởng đơn vị nhận văn phải chuyển trả lại văn thư Cục, không giữ lại chuyển từ đơn vị sang đơn vị khác - Tất văn đến phải xử lý mạng hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc theo chức quản lý mạng cung cấp, bao gồm: phân giao nhiệm vụ, chỉnh sửa văn bản, văn cuối trước trình Lãnh đạo Cục gửi Hàng ngày từ đến giờ, văn thư có trách nhiệm chuyển cơng văn đến phịng Sau giờ, cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm nhận văn thư Cục B5 Soạn thảo văn bản: Tất văn Cục ban hành phải thể thức yêu cầu công tác ban hành văn bản, giấy tờ theo quy định B6 Ký văn Cục: a) Danh mục văn ký trình ký ban hành - Tờ trình văn Lãnh đạo Bộ ký - Công văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác đấu thầu đôn đốc, nhắc nhở quan, tổ chức thực qui định đấu thầu - Công văn hướng dẫn triển khai kế hoạch kiểm tra thực công tác đấu thầu yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu liên quan tới việc kiểm tra sau lãnh đạo Bộ phê duyệt; - Công văn đề nghị quan liên quan tham gia ý kiến việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu kết lựa chọn nhà thầu gói thầu thuộc dự án Thủ tướng Chính phủ định đầu tư; yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu liên quan tới việc thẩm định kế hoạch đấu thầu kết lựa chọn nhà thầu gói thầu thuộc dự án Thủ tướng Chính phủ định đầu tư; trường hợp đặc biệt khác cần định thầu Thủ tướng Chính phủ định - Cơng văn u cầu nộp chi phí thẩm định kết lựa chọn nhà thầu; - Các văn qui định Quyết định Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức hành chính, nghiệp thuộc Bộ - Các văn khác thuộc thẩm quyền Cục theo quy định pháp luật b, Quy định thẩm quyền ký văn - Cục trưởng ký văn trình Lãnh đạo Bộ văn thuộc lĩnh vực phụ trách trực tiếp Trường hợp Cục trưởng vắng Phó Cục trưởng Thường trực thay mặt Cục trưởng ký văn - Phó Cục trưởng ký văn thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Cục trưởng phân công uỷ quyền - Trưởng đơn vị ký phiếu trình Lãnh đạo Cục, ký văn chuyên viên thuộc Phòng phụ trách soạn thảo, văn Lãnh đạo Cục ký - Chánh Văn phịng Cục ngồi việc ký văn thuộc chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, thừa lệnh Cục trưởng ký thông báo, báo cáo công tác hàng tháng, quý, năm có liên quan đến nội Cục; giấy mời họp Cục, văn bản, giấy tờ hành chính, tài tổ chức khơng thuộc thẩm quyền đơn vị B7 Phát hành văn bản: Khi trình ký văn chuyên viên lập Phiếu trình giải cơng việc kèm tài liệu trình Tài liệu trình gồm: dự thảo văn phụ lục kèm theo (nếu có), văn đến (bản chính), ý kiến góp ý đơn vị liên quan văn pháp lý liên quan (nếu có) Phiếu trình giải cơng việc ghi rõ ràng, tóm tắt nội dung trình đề xuất ý kiến giải thực sau: 7.1 Đối với văn trình Lãnh đạo Bộ ký: + Chuyên viên soạn thảo ký phiếu trình phải có chữ ký Lãnh đạo Cục (Phó Cục trưởng phụ trách Cục trưởng Phó Cục trưởng uỷ quyền) Cục trưởng Phó Cục trưởng uỷ quyền khố đuôi văn 7.2 Đối với văn Lãnh đạo Cục ký - Chuyên viên soạn thảo ký phiếu trình phải có chữ ký Trưởng phịng Phó Trưởng phịng (nếu Trưởng phịng vắng uỷ quyền) Lãnh đạo Cục (người ký văn Cục trưởng Phó Cục trưởng) Lãnh đạo Phịng ký khố văn - Trường hợp bảo lưu ý kiến thực theo quy định hành, ghi cụ thể ý kiến bảo lưu vào phiếu trình - Đối với văn Lãnh đạo Cục ký, trước đóng dấu, phát hành, Văn thư Cục có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối hình thức, thủ tục hành cần chỉnh sửa phải báo với chuyên viên xử lý - Tất loại văn Cục người có thẩm quyền ký thức tập trung đầu mối văn thư Cục làm thủ tục phát hành Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản, thủ tục hành nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn văn bản; văn thư không chịu trách nhiệm nội dung văn gửi - Văn phát hành thực đường công văn bưu điện nhân viên văn thư B8 Chuyển cơng văn: - Văn phịng Cục chuyển cơng văn đến Văn phịng Bộ lần ngày vào 30 14 30 Đối với văn thư khẩn, tuỳ theo mức độ khẩn, Văn phịng Cục chuyển theo u cầu người giao cơng văn Những công văn khẩn phải chuyển ngày phát sinh sau 16 30 hàng nghỉ, Văn phòng Cục chuyên viên xử lý phịng có trách nhiệm chuyển đến địa cần chuyển - Đối với cơng văn tài liệu có khối lượng lớn công văn khẩn cần chuyển đến nơi nhận ngày, Văn phịng Cục sử dụng tô để chuyển B9 Lưu trữ hồ sơ lưu Cục Cán bộ, công chức, viên chức Cục có trách nhiệm bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phạm vi quản lý theo quy định Nhà nước Các tài liệu đóng dấu mật, tuyệt mật, tối mật lưu trữ theo quy định bảo mật Chính phủ Khi giao nhận tài liệu mật, văn thư phải có sổ theo dõi ký nhận rõ ràng Chánh Văn phịng Cục có trách nhiệm theo dõi việc bảo quản tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật, theo quy định Đối với công văn đóng dấu Bộ, Văn phịng Cục lưu sao, chuyên viên xử lý lưu Đối với cơng văn đóng dấu Cục, Văn phịng Cục lưu 01 gốc, chuyên viên xử lý lưu 01 Các báo cáo tổng hợp định kỳ, đột xuất văn thư khác Lãnh đạo Cục ký, đóng dấu Cục, lưu Văn phòng Cục Việc lưu trữ hồ sơ cần tuân thủ theo bước: - Chỉnh lý lại hồ sơ cần lưu; - Lập danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ; - Làm thủ tục chuyển giao hồ sơ Việc lưu trữ tiêu huỷ hồ sơ lưu phải thực theo quy định Nhà nước Bộ công tác văn thư - lưu trữ 1.3 Một số số nhận xét quy trình tác nghiệp xử lý văn Có thể nói quy trình tác nghiệp xử lý văn Cục Quản lý đấu thầu khoa học, chặt chẽ Các bước duyệt, xử lý, trình ký, phát hành lưu trữ văn theo thẩm quyền theo nguyên tắc thủ trưởng Quy trình tác nghiệp xử lý theo chuẩn mực theo bước phân cấp cách cụ thể 1.4 Một số nội cần cải thiện Cần áp dụng công nghệ thông tin để phân loại văn bản, rút ngắn thời gian, quy trình xử lý văn Việc quy định cần làm rõ thêm định mức thời gian xử lý cho loại văn 2.5 Áp dụng số kiến thức môn học Quản trị tác nghiệp vào Quy trình xử lý văn Cục Áp dung mơ hình hệ thống sản xuất LEAN để loại bỏ lãnh phí: sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia cơng thừa, sản phẩm hỏng • Việc vận chuyển, đợi chờ: Các vị trí phịng ban Cục QLĐT chưa hợp lý, vị trí Văn phịng Cục khơng đặt cạnh phịng Cục trưởng Phó Cục trưởng điều khơng hợp lý, thời gian cơng sức cho việc trình ký ký duyệt • Mất thời gian tìm kiếm: văn chưa phân loại, lưu kho, kẹp vào tập hồ sơ có mầu theo quy định (Ví dụ: văn mật cho vào File màu đỏ, văn mang tính tổng hợp mang màu xanh ) • Sản phẩm hỏng: chưa áp dụng mạnh Công nghệ thông tin cho việc soạn thảo văn bản, nên việc lãng phí giấy tờ, mực in, thời gian, cơng sức cịn nhiều NHẬN XÉT Mơn học Quản trị hoạt động cho cách nhìn tổng thể tồn diện quy trình tác nghiệp xử lý văn Cục QLĐT Một quy trình, bố trí vị trí phịng ban, dụng cụ, tác phong làm việc tưởng khoa học chặt chẽ cịn phải hồn thiện cải tiến Quy trình cần tiếp nhận chuyển giao cơng nghệ thông tin công tác quản lý, nâng cao hiệu hoạt động hệ thống Mạng LAN, WAN 10 11 ... Tuân thủ trình tự, thủ tục thời gian giải công việc theo quy định 1.2 Quy trình xử lý văn đến Cục Quản lý đấu thầu B1 Văn Cục Quản lý đấu thầu bao gồm: - Văn đến công văn, tài liệu, fax,... giao văn bản: - Tất văn đến sau văn thư vào sổ đăng ký công văn đến quản lý mạng hệ thống quản lý văn hồ sơ cơng việc, sau chuyển đến Cục trưởng phân công người xử lý Cục trưởng xem xét văn bản, ... nhận xét quy trình tác nghiệp xử lý văn Có thể nói quy trình tác nghiệp xử lý văn Cục Quản lý đấu thầu khoa học, chặt chẽ Các bước duyệt, xử lý, trình ký, phát hành lưu trữ văn theo thẩm quy? ??n theo