Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” MODULE 3: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN       Là phần mềm ứng dụng cho phép thực thao tác liên quan đến việc soạn thảo văn bản: Gõ (nhập) văn Sửa đổi Trình bày Lưu trữ In ấn văn Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” VĂN BẢN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN Tổ chức định dạng văn bản, cần quan tâm đến  Phạm vi đối tương áp dụng  Thể thức văn  Kỹ thuật trình bày văn  Phơng chữ trình bày văn  Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày Kỹ thuật trình bày văn bản: Bao gồm  Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản,  Vị trí trình bày thành phần thể thức,  Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ  Các chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy VĂN BẢN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN Quá trình xử lý văn bao gồm :  Soạn thảo văn  Xử lý văn Chức chương trình soạn thảo văn  Hiển thị nội dung văn hình;  Cho phép người dùng sửa đổi, bổ sung vị trí văn bản;  Thể nhiều kiểu chữ (font), cỡ chữ, màu sắc khác nhau;  Cho phép người dùng kèm theo hình ảnh văn bản;  Lưu giữ văn dạng file;  Hỗ trợ in ấn văn bản;  Có chức ghép ảnh Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” QUẢN LÝ TÀI LIỆU Tạo tài liệu (FileNew, Ctrl+N)  Tạo tài liệu từ khuôn mẫu (Template)  Mở tài liệu cũ (FileOpen, Ctrl+N)  Chuyển đổi tài liệu mở  Đóng tài liệu (FileClose, Ctrl+W, Ctrl+F4)  Lưu tài liệu vào đĩa> (FileSave, Ctrl+S)  Lưu tài liệu tên khác (FileSave As, F12)  Lưu tài liệu dạng tệp tin khác  Lưu tài liệu dạng Template  Lưu tài liệu theo phiên Word  BẢO MẬT VĂN BẢN  Trong cửa sổ Save as: chọn Tools → chọn General Option Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CÁC TÙY CHỌN KHÁC  Trong cửa sổ Save as, chọn Tools, chọn Save Option CÁC TÙY CHỌN KHÁC  Trong Save file in this format: Chọn kiểu lưu file Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CÁC TÙY CHỌN KHÁC Thay đổi thời gian tự động lưu văn Vị trí tự động lưu nháp Vị trí tự động lưu văn SỬ DỤNG CƠNG CỤ PHĨNG TO/THU NHỎ  Vào Menu View, chọn Zoom, xuất hộp Zoom Lưu ý: Chúng ta thay đổi kích thước cơng cụ Zoom góc bên phải hình Chế độ tồn hình  Bấm Alt,V,U  Để bỏ, bấm phím ESC Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” HIỂN THỊ, ẨN THANH RIBBON  Các Ribbon, nhóm, nút lệnh  Ẩn Ribbon: Bấm nút phải chuột Ribbon, chọn Minimize Ribbon  Ẩn thước: Vào Menu View, chọn Ruler 10 CÁC PHÍM DI CHUYỂN            Phím  để lên, xuống dòng Phím  Để trái sang phải ký tự Home, End: Để đầu cuối dòng Page Up, Page Down: Lên xuống trang hình Ctrl+Page Up, Ctrl+Page Down: Để lên xuống trang (Trang in) văn Ctrl+Home, Ctrl+End: Để đầu cuối văn Ctrl+,Ctrl+ : Sang phải trái từ Enter: Xuống dòng Delete: Xố ký tự bên phải BackSpace: Xoá ký tự bên trái Insert: Chuyển chế độ viết “chèn”, “đè” 11 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CHÈN KÝ HIỆU HOẶC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT  Insert, chọn Symbol,  Chọn More Symbol xuất hộp Symbol  Font +Wingdings + Symbol + Monotype sort  Chọn biểu tượng  Chọn nút Insert  Autocorrect: Đưa biểu tượng vào Auto correct  Close 12 SOẠN THẢO VĂN BẢN         Hiển thị, ẩn ký tự đánh dấu định dạng không in, đánh dấu đoạn văn, đánh dấu xuống dòng tay, tab Chọn khối văn bàn phím Chọn khối văn chuột Soạn thảo nội dung việc nhập, xóa ký tự, từ bên văn thời, ghi đè (over-typing) để thay văn thời Sử dụng lệnh tìm kiếm đơn giản từ, cụm từ Sử dụng lệnh thay đơn giản từ, cụm từ định Sao chép, dịch chuyển văn bên tài liệu, tài liệu mở Sử dụng lệnh undo, redo 13 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” SỬ DỤNG LỆNH TÌM KIẾM ĐƠN GIẢN  Vào Home, Editting chọn Find, chọn Find (Hoặc bấm Ctrl+F)  Chọn Advanced Find 14 SỬ DỤNG LỆNH THAY THẾ ĐƠN GIẢN  Tìm kiếm thay văn  Vào Home, Editting Replace (Hoặc bấm Ctrl+H) 15 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” SAO CHÉP, DỊCH CHUYỂN VĂN BẢN  Sao chép văn  Chuyển khối văn  Sao chép, dịch chuyển văn chuột  Sao chép, dịch chuyển văn nút phải chuột  Xóa văn 16 SỬ DỤNG LÊNH UNDO VÀ REDO  Phục hồi (Undo) Bấm chuột vào nút Undo Access bấm (Ctrl+Z) Quick  Lặp lại thao tác trước (Redo) Bấm chuột vào nút Undo Access bấm (Ctrl+Y) thanhQuick 17 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” THAY ĐỔI ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Bằng Ribbon Bấm chuột vào menu Home, bấm chuột vào nút Kiểu Font chữ Cỡ Font chữ 18 THAY ĐỔI ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Bằng Menu Bấm chuột vào menu Home Bấm chuột vào nút mũi tên góc bên phải nhóm Font Hoặc bấm Ctrl+D 19 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 10 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CÁC MENU ĐỊNH DẠNG BẢNG Nhóm Draw Table  Line Style: Chọn kiểu đường  Line Weight: Chọn bề dày đường  Pen Color: Chọn màu đường  Draw Table: Thêm đường kẻ vào bảng  Eraser: Xoá bớt đường viền, lưới bảng  Mũi tên bên phải Draw Table: Để vào hộp hội thoại Border and Shading để viền khung, tạo mờ cho bảng 36 CÁC MENU ĐỊNH DẠNG BẢNG Menu Layout 37 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 19 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CÁC MENU ĐỊNH DẠNG BẢNG Menu Layout  Thay đổi hướng văn ô  Chọn số ô  Vào Layout, bấm chuột vào Text Direction  Gióng chữ  Chọn số  Vào Layout, bấm chuột vào nút cần chọn Alignment  Thuộc tính bảng Chọn bảng, Layout, chọn Properties 38 4.3 ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA  Chèn đối tượng (tranh, ảnh, biểu đồ, đối tượng vẽ) tới vị trí xác định tài liệu  Chọn đối tượng  Sao chép, dịch chuyển đối tượng bên tài liệu, tài liệu mở  Thay đổi kích thước, xóa đối tượng Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 20 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG Chèn hình vẽ Thực vẽ hình:  Đặt điểm chèn vị trí cần vẽ trang văn  Vào Menu Insert, chọn Shape, chọn công cụ vẽ  Drag chuột để thực vẽ (nhấn giữ phím Shift vẽ vẽ đối tượng vẽ từ tâm) Thao tác hiệu chỉnh: Bạn thực việc hiệu chỉnh xoay, thay đổi vị trí, thay đổi kích thước giống thực đối tượng ClipArt đối tượng hình 40 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG Chèn lưu đồ  Chọn Insert, chọn Smart Art  Chọn kiểu lưu đồ 41 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 21 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG Chèn đồ thị  Vào Menu Insert, chọn Chart , chọn kiểu đồ thị 42 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG   Xuất hình Word Excel Tiến hành chỉnh sữa liệu bảng Excel, sửa đổi cập nhật sang đồ thị Word 43 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 22 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG CHỈNH SỬA ĐỒ THỊ: Bấm chuột vào đồ thị xuất công cụ tương ứng Nút Design Nút Layout 44 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG CHỈNH SỬA ĐỒ THỊ: Bấm chuột vào đồ thị xuất công cụ tương ứng Format 45 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 23 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG Chèn WordArt  Bấm chuột vào Insert, chọn Word Art, chọn kiểu Wort Art 46 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG Chèn Tranh Chèn  Chọn thẻ Insert, chọn  Picture: Nếu muốn chèn tranh Được copy vào máy từ máy ảnh kỹ thuật số Download từ mạng  Clip Art: Chèn tranh từ thư viện tranh Microsoft Word  Chọn Go, bấm chuột vào tranh cần chèn Xoá Bức tranh Bấm chuột vào tranh, Bấm phím Delete 47 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 24 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG Di chuyển tranh Bấm chuột vào tranh, bấm chuột vào thẻ Format, xuất công cụ Format Picture a Nút Position 48 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG b Nút Text Wapping 49 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 25 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG Cho tranh ẩn văn  Bấm chuột vào tranh  Bấm chuột vào nút Text Wapping, chọn Behind Text  Thay đổi kích thước tranh  Làm mờ tranh cách chọn tranh, bấm chuột vào Recolor nhóm Ajust, chọn Color Modes, chọn Washout (Biểu tượng thứ 3)  Thay đổi độ sáng tối, tương phản cần 50 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG  Thanh công cụ Format Picture 51 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 26 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” SAO CHÉP, DI CHUYỂN ĐỐI TƯỢNG  Chọn đối tượng  Sao chép đối tượng  Dịch chuyển đối tượng  Sao chép, dịch chuyển đối tượng tài liệu  Thay đổi kích thước  Lật đối tượng  Xóa đối tượng 52 THAY ĐỔI HƯỚNG TÀI LIỆU Vào Menu Page setup bấm chuột vào Orientation  Hoặc bấm chuột vào mũi tên bên phải nhóm Page Setup  Chọn Orientation  53 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 27 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” THAY ĐỔI CỠ TRANG Vào Menu Page setup bấm chuột vào Nút Size  Hoặc bấm chuột vào mũi tên bên phải nhóm Page Setup  Chọn Tab Paper  54 CHIA CỘT VĂN BẢN Chọn khối văn cần tạo dạng cột  Vào Page Layout, chọn Column  CHọn số cột cân chia  Chọn More Columns  Xuất hộp thoại Column 55 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 28 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CHIA CỘT VĂN BẢN Bỏ chia cột văn  Chọn văn  Vào Menu Page Layout  Bấm chuột vào nút Column , chọn cột 56 CHÈN, XÓA NGẮT TRANG TRONG TÀI LIỆU Chèn ngắt trang  Bấm Ctrl+Enter vào Menu Page Setup, chọn Break, chọn Page  Bỏ ngắt trang Vào Menu Home, bấm chuột vào biểu tượng Show/hide nhóm Paragraph  Xóa dòng Page Break  57 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 29 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CHÂN TRANG Chọn thẻ Insert, Chọn:  Header: Tạo tiêu đề đầu trang  Footer: Tạo tiêu đề chân trang  Bấm chuột vào hai mục trên, chọn kiểu tiêu đề đầu chân trang  Xuất hình soạn thảo tạo tiêu đề đầu chân trang 58 TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CHÂN TRANG  Thanh công cụ Design chế độ tạo tiêu đề đầu chân trang   Nhóm Header & Footer: Để chọn lại kiểu tiêu đề đầu chân trang Nhóm Insert  Date & Time: Chèn ngày máy tính 59 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 30 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CHÂN TRANG Quick part: Chèn thuộc tính văn chèn Field  Picture: Chèn tranh  ClipArt: Chèn tranh từ thư viện Word  Nhóm Navigation:  Go to Header: Chuyển đến khung soạn thảo tiêu đề đầu trang  Go to Footer: Chuyển đến khung soạn thảo tiêu đề chân trang  60 TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CHÂN TRANG          Show Previou Show Next Link to Previous: Nhóm Option Different First Page: Tiêu đề trang khác trang lại Different Odd & Even Pages: Tiêu đề trang chẵn lẻ khác Show Document Text: Hiện hay không văn chế độ tạo tiêu đề Position: Thay đổi khoảng cách lề văn cho tiêu đề chèn TAB Close Header and Footer: Thoát khỏi chế độ tạo tiêu đề đầu chân trang 61 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 31 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” CHÈN SỐ TRANG TỰ ĐỘNG Vào Insert, chọn Page Numbers, chọn:  Top Of Page: Đỉnh trang  Bottom Of pages: Đáy trang  Page Margin: Lề trang  Current Postion: vị trí  Format Page Numbers: Định dạng số trang bắt đầu đánh từ số  Remove Page Numbers: Bỏ đánh số trang 62 XEM TRƯỚC TÀI LIỆU IN  Bấm chuột vào Menu File, chọn Print 63 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 32 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/2014/TT-BTTTT” IN TÀI LIỆU TỪ MÁY IN ĐƯỢC CÀI ĐẶT, SỬ DỤNG CÁC LỰA CHỌN ĐẦU RA  In nhanh văn bản: Bấm Ctrl+P  In có chọn lựa  Vào Menu File, chọn Print, 64 Trung tâm đào tạo Bưu Viễn thơng I 33 ... đào tạo Bưu Viễn thơng I 23 Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT theo TT 03/ 2014/TT-BTTTT” CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG Chèn WordArt  Bấm chuột vào Insert, chọn Word Art, chọn kiểu Wort Art... TRỘN ĐOẠN VĂN CHÈN, BỎ NGẮT XUỐNG DÒNG (LINE BREAK) Đoạn văn Word  Đoạn Word kết thúc phím Enter  Đoạn có dòng nhiều dòng Ngắt dòng Word  Để xuống dòng mà khơng muốn kết thúc đoạn (Tạo Line... văn cần copy định dạng 32 LÀM VIỆC VỚI BẢNG (TABLE)  Chèn  Các bảng phím di chuyển bảng  Chọn bảng  Bằng bàn phím  Bằng chuột  Chèn  Xóa ơ, hàng, cột ô, hàng, cột 33 Trung tâm đào tạo Bưu