Mỗi đơn vị có quy trình hoạt động tác nghiệp Quy trình tác nghiệp có mục đích nhằm cho cá nhân tổ chức thực yêu cầu công việc đồng thời giúp cho hiệu đơn vị tốt hơn, quy trình tác nghiệp thể hình thức văn theo thói quen trì từ trước, đơn vị công tác – Trung tâm Giáo dục Quốc phòng – An ninh thuộc đại học Quốc gia Hà Nội, trường hợp thứ hai Hoàn thành báo cáo này, hội cho tơi nhìn nhận đánh giá lại quy trình tác nghiệp đơn vị, từ nhận bất cập quy trình sở tơi trình bày(với ban giám đốc) cải thiện để việc thực tốt Cũng sở lý luận môn học, đưa biện pháp nhằm thực tốt quy trình tác nghiệp khác đơn vị Các nội dung báo cáo: - Giới thiệu chung Trung tâm Giáo dục Quốc phòng – An ninh thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội - Giới thiệu quy trình tác nghiệp giảng dạy mơn Giáo dục Quốc phòng cho sinh viên trường đại học, cao đẳng Đại học Quốc gia Hà Nội hạn chế yêu cầu sửa đổi - Ứng dụng kiến thức từ môn Quản trị hoạt động vào thực tiễn công việc Giới thiệu chức nhiệm vụ Trung tâm Giáo dục Quốc phòng – An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội Hiện làm phụ trách kế tốn cho Trung tâm Giáo dục Quốc phòng An ninh – Đại học Quốc Gia Hà Nội, địa chỉ: 336 Thanh Xuân – Hà Nội Trung tâm lập năm 2004 sở khoa giáo dục quốc phòng trường trực thuộc đại học Quốc gia Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ: Nhiệm vụ trung tâm giao dục mơn giáo dục quốc phòng an ninh cho toàn sinh viên, học sinh(khối phổ thơng Chun) Đại học Quốc gia Hà Nội, ngồi Trung tâm đào tạo liên với trường đại học quốc gia Đại học lao động xã hội, Học viện Âm nhạc,… Trung tâm có 05 phòng ban chức năng, bao gồm: Phòng đào tạo, phòng Hành chính, Phòng Kê tốn, Khoa Chính trị khoa Qn sự, với mơn giảng cho sinh viên là: Đường lối Quân sự, Kỹ chiến thuật binh cơng tác quốc phòng Trong viết có hạn, tơi phân tích quy trình tác nghiệp, cung cấp dịch vụ đạo tạo môn giáo dục quốc phòng đơn vị ngồi đại học Quốc gia Hà Nội (liên kết) Quy trình tác nghiệp giảng dạy mơn giáo dục Quốc phòng an ninh đơn vị liên kết a Quy trình tác nghiệp: Sau nhận hợp đồng giảng dạy: Bước 1: Lên lịch đào tạo Phòng đào tạo: - Căn vào thời gian thực hợp đồng danh sách sinh viên cung cấp xếp lên danh sách lớp, lớp khoảng từ 70-100 SV, việc quản lý sinh viên hoàn tồn thủ cơng - Liên hệ để xác định giảng đường(học lý thuyết) sân bãi (học thực hành) để học tập - Lên lịch thời gian biểu cho lớp học giáo viên giảng, giáo viên chủ nhiệm lớp - Thu ảnh sinh viên để phục vụ cho việc in chứng Bước 2: Chuẩn bị giáo án, thiết bị cho sinh viên mượn đồ dùng học tập Căn vào thông tin(bằng văn bản) phòng đào tạo chuyển xuống, khoa phòng ban chức khác chuẩn bị Khoa Chính trị, Quân Sự: chuẩn bị đề cương, giáo án cho sinh viên mượn giáo trình Phòng HC-TC: cho sinh viên mượn áo, mũ đội chuyển dụng cụ giảng dạy tới địa điểm học Bước 3: Giải dạy thi Căn vào lịch giảng dạy hai khoa Quân trị tổ chức giáo viên dạy, đề thi chấm thi Bước 4: Vào điểm thu hồi dụng cụ, tài liệu Căn điểm hai khoa gửi lên, phòng đào tạo vào điểm cho tồn sinh viên, sở đó, sinh viên đạt thực in chứng chỉ, sinh viên khơng đạt xếp lịch thi lại học lại(quay bước 1) Các khoa phòng thực việc thu hồi kiêm kê đồ dùng, dụng cụ phục vụ học tập(Giáo trình, tài liệu tham khảo, áo, mũ đội, súng tập, la bàn, đồ, …) Bước 5: In chứng Giáo dục Quốc phòng chuyển chứng cho đối tác Những sinh viên đạt phòng đào tạo thực việc in chứng kết thúc việc in chứng chỉ, phòng đào tạo chuyển điểm chứng cho đối tác b Những bất cập quy trình quản lý biện pháp cải thiện Trên quy trình tác nghiệp cung cấp dịch vụ đào tạo cho đối tác Quy trình trên, theo tơi có điểm bất cấp sau: Thứ nhất, Ban giám đốc Trung tâm khơng thiết lập tài liệu hố quy trình tác nghiệp rõ ràng đơn vị, nên nhiều gây chồng chéo, nhầm lẫn công việc Biên pháp: Ban giám đốc nên ban hành chuẩn hố tồn quy trình tác nghiệp cho đơn vị Thứ hai, Việc quản lý sinh viên thủ công, tốn nhiều thời gian công sức, đặc biệt gây nhầm lẫn liên tục việc quản lý sinh viên phải học lại hay chi học phần mơn giáo dục quốc phòng(những Sinh viên học cao đẳng trung cấp miễn số môn), Trung tâm thực theo phương án quản lý sinh viên giảng dạy theo tín chỉ, việc sai sót việc quản lý lịch giảng lớn Việc xếp lịch giảng chồng chéo, nhầm lẫn, ví dụ phòng đào tạo đưa lịch giảng cho giáo viên, xảy giáo viên thời gian có lịch trường khác, lịch giảng phải sửa lại gây nhiều lãng phí cho việc phải sửa lại, in lại di chuyển phòng ban gây ảnh hưởng dây truyền tới phận khác Biện pháp: ứng dụng triệt để cơng nghệ thơng tin tồn phần quản lý sinh viên lên lịch giảng, ban giám đốc trung tâm nhìn nhận vấn đề từ lâu, gặp phải khó khăn chủ quan khách quan Trung tâm nên lập kế hoạch giảng dạy năm cho tứng đối tượng, để đảm bảo phân bổ nguồn lực trung tâm cho phù hợp Thứ ba, Việc quản lý đồ dùng, dụng cụ học tập dàn trải, khoa phòng cho chức quản lý cho mượn đồ dùng, dụng cụ học tập nên sinh viên mượn tồn đồ dùng, dụng cụ học tập phải qua hết phòng ban mượn đủ, phòng ban phải có cán theo dõi Điểm bất cập nữa, ban giám đốc cần số liệu tổng hợp tồn kho phải nhiều thới gian làm tổng hợp.Hơn việc lập lịch giảng dạy nhiều bất cập,nhiều thời điểm lịch giảng dạy nhiều, chống chéo nên đồ dùng, dụng cụ học tập nhiều thời điểm thiếu trầm trọng, nhiều thời điểm không sử dụng Biện pháp: Thành lập phận phòng ban riêng có chức quản lý cho mượn, nhắm giảm lãng phí cho đơn vị cho sinh viên Thứ tư, Trung tâm khơng có sở dạy học riêng(Văn phòng Trung tâm Đại học Quốc Gia Hà Nội cho mượn), toàn địa điểm giảng dạy mượn thuê, phòng học lý thuyết Trung tâm thường mượn phòng học trường, sân bãi thực hành, Trung tâm thuê cố định hàng năm sân Ký túc xá Mễ Trì, vỳ việc học lý thuyết thực hành không tập trung, mà thường hai địa điểm khác Biện pháp : Liên hệ với trường tận dụng khoảng diện tích trống sân tập thể dục để học thực hành, điều giải vấn đề lại sinh viên, giáo viên tiếp kiệm chi phí(đi lại thuê sân bãi) Những lý thuyết quản trị hoạt động ứng dụng vào Trung tâm giáo dục Quốc phòng An ninh Những hạn chế quy trình tơi nêu phần trên, nhiên quy trình nhiều quy trình tác nghiệp đơn vị Nhìn nhận tồn quy trình theo quan điểm tơi, tồn hoạt động trung tâm gây lãng phí lớn Trong hệ thống sản xuất Lean phương pháp sản xuất xem mang lại hiệu Mục tiêu phương pháp hoàn toàn loại bỏ lãng phí xảy q trình sản xuất, cung ứng dịch vụ từ cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Sau thời gian học tập nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động, tơi nhận thấy có nhiều điều áp dụng cho Trung tâm Để có thê tứng bước áp dụng tồn kiến thức học, trước mắt lựa chọn phương pháp loại bỏ lãng phí thừa Như tơi đề cập phần trên, Trung tâm phát sinh lãng phí thừa lãng phí việc theo dõi, lập kế hoạch giảng dạy, chi phí quản lý đồ dùng học tập, chi phí lại di chuyển địa điểm học,… Vậy áp dụng vào công việc nào, sẽ: - Thiết lập quy trình hố văn quy trình tác nghiệp đơn vị - Chuẩn hố việc lên thới gian biểu cho giảng dạy, lên danh sách lớp, lịch giảng dạy, …đây khới nguồn cho việc gây lãng phí nhiều việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên, quản lý thời gian biểu việc cần làm sớm sau giải giảm lãng phí khác Để cho làm giảm chi phí thừa này, cần cung cấp cho cán giáo viên nhận thức lãng phí, hoạt động tạo khơng tạo giá trị, sở cán giáo viên có ý thức tiết kiệm lãng phí Và điều kiện quan trọng để bước áp dụng Lean phải làm cho ban giám đốc Trung tâm hiểu tầm quan trọng giảm lãng phí Sự tham gia ban giám đốc điều kiện tiên cho việc ứng dụng lý thuyết quản trị hoạt động vào đơn vị thành công Kết luận Qua học nghiên cứu tài liệu môn quản trị hoạt động cung cấp cho thân tơi nhiều điều bổ ích, sở kiến thức lĩnh hội hy vọng ứng dụng tốt kiến thức môn học vào thực tế đơn vị Trung tâm giáo dục Quốc phòng An ninh, đại học Quốc gia Hà Nội  ... mơn giáo dục quốc phòng đơn vị đại học Quốc gia Hà Nội (liên kết) Quy trình tác nghiệp giảng dạy mơn giáo dục Quốc phòng an ninh đơn vị liên kết a Quy trình tác nghiệp: Sau nhận hợp đồng giảng dạy: ... chế quy trình nêu phần trên, nhiên quy trình nhiều quy trình tác nghiệp đơn vị Nhìn nhận tồn quy trình theo quan điểm tơi, tồn hoạt động trung tâm gây lãng phí lớn Trong hệ thống sản xuất Lean... in chứng chỉ, phòng đào tạo chuyển điểm chứng cho đối tác b Những bất cập quy trình quản lý biện pháp cải thiện Trên quy trình tác nghiệp cung cấp dịch vụ đào tạo cho đối tác Quy trình trên, theo