Đang tải... (xem toàn văn)
Chuyền đề báo cao thực tập tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng, giúp cho sinh viên có cái nhìn tổng quan về quản văn phòng, hướng dẫn sinh viên thực hiện báo cáo ngành quản trị văn phòng một cách có hiệu quả, đầy là báo cáo văn phòng chuẩn theo thông tư của bộ giáo dục .
ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BN MA THUỘT” LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, em xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến Thầy ThS Lê Hữu Đạt, tận tình hướng dẫn suốt trình viết Báo cáo tốt nghiệp Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Quản Trị, Trường Đại Học Đông Á tận tình truyền đạt kiến thức năm em học tập Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà cịn hành trang quí báu để em bước vào đời cách vững tự tin Em chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Trung học sở Trưng Vương – Tp.Buôn Ma Thuột – tỉnh Đăk Lăk cho phép tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập Trường Cuối em kính chúc q Thầy, Cơ dồi sức khỏe thành công nghiệp cao q Đồng kính chúc q Thầy (Cơ) Trường Trung học sở Trưng Vương – Tp.Buôn Ma Thuột – tỉnh Đăk Lăk dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với xu tồn cầu hố kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hoá, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao trình CNH, HĐH đất nước Như vấn đề xúc mà mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phịng, cơng tác thơng tin đơn vị Việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Nam phát triển bước hội nhập kinh tế tri thức, cơng tác văn phịng nhiệm vụ then chốt quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phịng cơng tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành cơng tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị nghành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Sau thực tập Trường THCS Trưng Vương – Tp Buôn Ma Thuột – tỉnh Đăk Lăk em nhận thấy công tác văn thư trường THCS Trưng Vương cần phải có Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” giải pháp để hồn thiện cơng tác văn thư Do vây kiến thức học từ nhà trường ình hình công tác văn thư Trường em định chọn đề tài: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư trường THCS Trưng Vương – Tp Buôn Ma Thuột” Qua nhằm mục đích đánh giá thực trạng cơng tác văn thư Trường THCS Trưng Vương để thấy điểm mạnh, điểm yếu sở đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Trường THCS Trưng Vương Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 Lịch sử hình thành phát triển đơn vị thực tập Mở đầu chiến dịch mùa xuân đại thắng 10/03/1975 Bn Ma Thuột hồn tồn giải phóng, ngành cấp tiếp quản, ngành giáo dục ổn định tổ chức giảng dạy hệ thống giáo dục xã hội chủ nghĩa, lúc Phường Thành công có trường tiểu học Năm học 1976 - 1977 trường tiểu học Thành Công mở thêm lớp nên đổi tên thành trường cấp 1, Thành Công Với 11 lớp 504 học sinh Năm học 1977 - 1978 trường có 10 lớp cấp với 352 học sinh lớp cấp với 236 học sinh Tổng số giáo viên toàn trường 19 giáo viên Hiệu trưởng lúc thầy Lê Xước người từ Hải Phòng tăng viện cho Tây Nguyên Từ năm học 1978 đến năm 1983 trường có 18 lớp cấp 1, gồm 22 giáo viên 657 học sinh Thầy giáo Trần Xuân Chiến làm hiệu trưởng Năm học 1983 - 1984 trường có 18 lớp , 650 học sinh 22 giáo viên quản lý thầy hiệu trưởng Phạm Minh Dũng Năm học 1984 đến 1986 trường có 19 lớp với 789 học sinh 25 thầy cô giáo Thầy Đào Minh Chánh làm hiệu trưởng Năm học 1987 đến 8/1988 trường chiêu sinh thêm cấp nên Trường có tên trường cấp I, II, III Trưng Vương có 30 lớp số học sinh 1545 có 67 giáo viên quản lý cô giáo hiệu trưởng Ngô Thị Loan ( Nay nhà giáo ưu tú ) Từ tháng 9/1988 đến hết năm học 1991 Trường tách cấp thành trường Cấp Trần Phú trường mang tên trường cấp 2, Trưng Vương có 26 lớp 37 giáo viên với 1256 học sinh Từ năm học 1991 - 1992 đến năm học 1992 - 1993 Trường cấp tách thành trường THPT Chu Văn An trường mang tên trường THCS Trưng Vương với 22 lớp Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” 39 giáo viên Tổng số học sinh lúc 876 học sinh thầy Ngơ Văn Hồng làm Hiệu trưởng Từ năm học 1993 đến 1999 trường từ 22 lớp phát triển thành 32 lớp số học sinh từ 876 tăng lên 1393 em Giáo viên tăng từ 39 lên đến 60 Thầy Phạm Đình Phức làm Hiệu trưởng Từ năm học 1999 đến năm 2008 trường có 32 lớp , 60 thầy cô với gần 1400 học sinh thầy Trần Nhật Tâm làm hiệu trưởng Từ năm học 2008 đến năm 2010 trường có 31 lớp với 1280 học sinh với 60 thầy cô giáo giảng dạy thầy Trương Văn Hoàng làm hiệu trưởng Từ năm học 2010 – 2016 đến trường có 28 lớp với 1290 học sinh 69 cán giáo viên công nhân viên thầy Phan Thanh Thủy làm hiệu trưởng quản lý điều hành Trường THCS Trưng Vương nằm địa phường Thành Công Thành phố Buôn Thuột với diện tích rộng 8602,36 m Trong năm vừa qua Nhà trường sư quan tâm đạo sâu sát UBND thành phố Buôn Ma Thuột , Lãnh đạo Phòng Giáo dục Đào tạo Thành phố Buôn Ma Thuột, Đảng ủy, UBND phường Thành Công, công tác tuyên truyền vận động việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia tập thể Cán Giáo viên – Nhân viên học sinh phụ huynh nhận thức cao, quan tâm chăm lo nghiệp Giáo dục Đào tạo, nên tạo sức mạnh tổng hợp xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đơn vị thực tập Tổ chức giảng dạy, học tập hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thơng dành cho cấp THCS Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung hoạt động giáo dục, nguồn lực tài chính, kết đánh giá chất lượng giáo dục Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định pháp luật Tuyển sinh tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường;quản lý học sinh theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo Thực kế hoạch phổ cập giáo dục phạm vi phân công Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực cho hoạt động giáo dục.Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức cá nhân hoạt động giáo dục Quản lý, sử dụng bảo quản sở vật chất, trang thiết bị theo quy định Nhà nước Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội Thực hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật 1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý đơn vị thực tập - Ban Giám Hiệu +01 Hiệu trưởng Nhiệm vụ quyền hạn Hiệu trưởng a) Xây dựng, tổ chức máy nhà trường; b) Thực nghị Hội đồng trường quy định khoản Điều 20 Điều lệ này; c) Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; xây dựng tổ chức thực kế hoạch nhiệm vụ năm học; báo cáo, đánh giá kết thực trước Hội đồng trường cấp có thẩm quyền; d) Thành lập tổ chuyên môn, tổ văn phòng hội đồng tư vấn nhà trường; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó; đề xuất thành viên Hội đồng trường trình cấp có thẩm quyền định; đ) Quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác, kiểm tra, đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên; thực công tác khen thưởng, kỉ luật giáo viên, nhân viên; thực việc tuyển dụng giáo viên, nhân viên; ký hợp đồng lao động; tiếp nhận, điều động giáo viên, nhân viên theo quy định Nhà nước; Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” e) Quản lý học sinh hoạt động học sinh nhà trường tổ chức; xét duyệt kết đánh giá, xếp loại học sinh, ký xác nhận học bạ, ký xác nhận hoàn thành chương trình tiểu học cho học sinh tiểu học (nếu có) trường phổ thơng có nhiều cấp học định khen thưởng, kỷ luật học sinh; g) Quản lý tài chính, tài sản nhà trường; h) Thực chế độ sách Nhà nước giáo viên, nhân viên, học sinh; tổ chức thực quy chế dân chủ hoạt động nhà trường; thực cơng tác xã hội hố giáo dục nhà trường; i) Chỉ đạo thực phong trào thi đua, vận động ngành; thực công khai nhà trường; k) Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ hưởng chế độ, sách theo quy định pháp luật +02 Phó hiệu trưởng Nhiệm vụ quyền hạn Phó Hiệu trưởng a) Thực chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng nhiệm vụ Hiệu trưởng phân công; b) Cùng với Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp phần việc giao; c) Thay mặt Hiệu trưởng điều hành hoạt động nhà trường Hiệu trưởng uỷ quyền; d) Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ hưởng chế độ, sách theo quy định pháp luật - Các tổ chuyên môn + Tổ Toán lý Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BN MA THUỘT” + Tổ Hóa sinh – Thể dục + Tổ Ngoại ngữ - Âm nhạc – Mỹ thuật + Tổ Ngữ Văn + Tổ Sử địa – GDCD + Tổ Văn Phòng - Các tổ chức nhà trường + Chi Trường THCS Trưng Vương + Cơng đồn THCS Trưng Vương + Chi Đoàn THCS Trưng Vương Năm học 2015 – 2016 nhà trường có 27 lớp 1050 học sinh, 69 Cán bơ – Giáo viên – Nhân viên Trường có chi Đảng với 24 Đảng viên chiếm tỷ lệ 36% toàn trường, tổ chức Cơng đồn, Đồn niên, Đội thiếu niên TP HCM, Chi hội chữ thập đỏ, Ban đại diện cha mẹ học sinh - Sơ đồ Trường THCS Trưng Vương Chi Bộ Hiệu Trưởng P.Hiệu Trưởng CSVC P.Hiệu Trưởng Chun mơn Tổ chun Mơn (06) Phịng học (18) Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B Phịng mơn (04) ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BN MA THUỘT” a Văn phịng Nhà trường: Văn phòng - Tổ chức giúp Hiệu Trưởng thực chức năng, nhiệm vụ sau: Sắp xếp tổ chức máy, quản lý bồi dưỡng giáo viên, cán công chức, nhân viên Thực công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, đối ngoại Sưu tầm quản lý tư liệu truyền thống nhà trường Tổ chức thực chế độ, sách giáo viên, cán công chức; quản lý bổ sung lý lịch cán bô công chức lập, ghi bổ sung sổ bảo hiểm - Cơng tác bảo vệ nội bộ, quốc phịng an ninh Công tác lao động tiền lương Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Công tác pháp chế, giải khiếu tố, khiếu nại cán công chức, học sinh Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng phân công / Số lượng cấu viên chức Văn phòng tại: + 01 Thiết bị + 01 Nhân viên Văn thư, lưu trữ + 01 Kế toán + 01 Thư viện + 01 Y tế - Các viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, chuyên ngành bố trí, viên chức thường xuyên bồi dưỡng kiến thức bổ sung hỗ trợ công tác, lớp nghiệp vụ ngắn dài hạn Trường tạo điều kiện Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 10 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” Trang mặt trước: - Lề trên: Cách mép 20 mm - Lề dưới: Cách mép 20 mm - Lề trái: Cách mép trái 30 mm - Lề phải: Cách mép phải 20 mm Trang mặt sau: - Lề trên: Cách mép 20 mm - Lề dưới: Cách mép 20 mm - Lề trái: Cách mép trái 20 mm - Lề phải: Cách mép phải 30 mm Tóm lại:Về thành phần thể thức này, Trường thực hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 2.1.2 Cơng tác tổ chức quản lý văn 2.1.2.1 Công tác tổ chức quản lý, giải văn a Trình tự quản lý văn Tất văn Nhà trường phát hành (sau gọi chung văn đi) phải quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 26 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” - Đăng ký văn đi; - Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Lưu văn b Chuyển phát văn - Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh c Lưu văn - Mỗi văn phải lưu chính; lưu lại văn thư, lưu hồ sơ, gửi cho đơn vị có liên quan trực tiếp - Bản lưu văn văn thư phải xếp theo thứ tự đăng ký - Bản lưu Nhà trường phải làm giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu - Công văn tài liệu Trường sau ký duyệt, nhân viên văn thư kiểm tra sơ nội dung thể thức xem chỗ chưa rõ từ ngữ, dấu để hỏi người soạn thảo, đơn vị soạn thảo người duyệt Phần lớn văn Trường soạn mẫu có sẵn nên cách trình bày thể thức hình thức với tiêu chuẩn, đẹp, rõ ràng Sau in đảm bảo thể thức cách trình bày, nhân viên văn thư kiểm tra lần cuối lỗi tả trước lãnh đạo ký Sao nhân văn vào nơi nhận tối thiểu 03 có chữ ký tươi: 01 lưu phận văn thư quan, 01 lưu đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 27 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” - Công văn Trường đăng ký văn sổ máy vi tính chương trình nhà Trường cài đặt 2.1.2.2 Công tác tổ chức quản lý văn đến a.Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Tất loại công văn giấy tờ, tài liệu, đơn thư khiếu nại, tố cáo (dưới gọi chung văn bản) gửi đến Trường THCS Trưng Vươngbằng hình thức (đường bưu điện, fax, liên lạc, lãnh đạo Trường cán bộ, chuyên viên Trường nhận về) tiếp nhận làm thủ tục đăng ký văn đến phận Văn thư Trường - Văn thư kiểm tra thủ tục thể thức văn bản; quy định làm thủ tục đăng ký “cơng văn đến” theo quy định; khơng quy định trả lại nơi gửi - Văn thưđược phép bóc bì tất văn gửi đến Trường THCS Trưng Vương(trừ văn nêu Khoản Điều này) Thủ tục đăng ký “công văn đến” gồm công việc: + Kiểm tra văn thực theo quy định; + Đóng dấu “cơng văn đến” vào góc lề trái văn bản, đóng số đến, ngày đến văn bản, chuyển lãnh đạo Phòng Tổ chức - Hành xử lý, đồng thời nhập thông tin cần thiết vào sổ “công văn đến” lưu vào máy tính - Văn thư khơng bóc loại bì sau đây: + Bì văn có đóng dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” bì gửi đến chức danh lãnh đạo Trường + Thư riêng cá nhân Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 28 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” - Những văn Hiệu trưởng nhận trực tiếp, mà có bút phê, phải chuyển cho Văn thư để đăng ký theo quy định, không chuyển thẳng địa khác - Các fax gửi đến Trường xử lý công văn đến cho kịp thời Văn thư phải có biện pháp bảo quản, sau phải thơng báo cho đơn vị gửi u cầu có văn thức bảo đảm tính pháp lý b.Trình, chuyển giao văn đến Việc trình, chuyển văn đến địa để giải thực sau: - Các văn “Khẩn” văn thư phải chuyển sau đăng ký văn đến, thời gian địa ghi văn chuyển cho người có thẩm quyền giải - Nếu văn hỏa tốc có hẹn giờ, gửi đến ngồi hành nhân viên Văn thư ghi lại số văn bì, tên quan gửi báo cáo lãnh đạo Phịng Tổ chức - Hành biết để có ý kiến xử lý chuyển đến địa người có trách nhiệm - Các văn đến không thuộc văn nêu khoản 2, sau hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản, văn thư chuyển Hiệu trưởng Hiệu trưởng vào nội dung văn đến cho ý kiến xử lý lên văn ký tên - Sau văn đến Hiệu trưởng, có ý kiến vào văn bản, văn thư có trách nhiệm chuyển photo nhân theo số lượng cần thiết chuyển ngày chậm buổi sáng hôm sau, thông qua kênh phân phối văn Trường c.Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 29 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” - Đối với văn đến cần phải xử lý, Văn phịng phải theo dõi đơn đốc việc giải công việc phận chức Vào thứ sáu hàng tuần, văn phịng có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Hiệu trưởng tình hình xử lý văn - Khi nhận văn đến Văn thư chuyển để xử lý, cán phịng chức năng, nghiệp vụ, đơn vị có liên quan phải ký nhận vào sổ giao nhận Văn thư - Các phòng chức phải theo dõi xử lý văn đến tổng hợp tình hình số lượng văn đến phòng cần phải xử lý, trạng xử lý văn đến báo Văn phòng để theo dõi báo cáo Hiệu trưởng - Trong thời hạn theo quy định Quy chế (hoặc ghi văn đến) Trưởng phòng chức năng, có trách nhiệm tổ chức xử lý văn kịp thời; khơng để tình trạng văn đến cần phải xử lý không giải quyết, giải chậm, thời hạn quy định mà lý đáng -Thời hạn xử lý văn đến kể từ ngày nhận văn quy định sau: + Vấn đề cấp bách, phải tiến hành xử lý ngày; + Trường hợp thời hạn xử lý ghi trực tiếp văn đến cần xử lý phải xử lý theo thời hạn ghi văn Trường hợp khơng ghi cụ thể thời hạn xử lý văn đến thời gian giải sau: * Vấn đề thông thường, không chậm ngày; * Vấn đề phức tạp, không 10 ngày - Kết xử lý văn đến phải thể dạng văn theo quy định Trường để ban hành Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 30 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” -Trường hợp vượt thời hạn quy định nêu trên, lãnh đạo phòng chức năng, phải báo cáo lãnh đạo Trường mức độ phức tạp vấn đề giải để Lãnh đạo Trường có ý kiến đạo, xử lý 2.1.3 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan a Lập hồ sơ - Tất viên chức, chuyên viên làm công tác chun mơn phịng chức phải lập hồ sơ cơng việc làm Trưởng phịng chức năng, chịu trách nhiệm tổ chức công tác lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ vào lưu trữ - Hồ sơ công việc tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân - Nội dung công tác lập hồ sơ Công tác lập hồ sơ gồm việc sau đây: + Lập danh mục hồ sơ + Mở hồ sơ + Thu thập công văn, giấy tờ đưa vào hồ sơ + Sắp xếp công văn, giấy tờ hồ sơ + Kết thúc hồ sơ + Viết bìa hồ sơ -Yêu cầu hồ sơ lập Trường: + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị; Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 31 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng - Phòng Hành –Tổ chức có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể công tác lập hồ sơ công việc theo quy định pháp luật hành văn hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước b Giao nộp tài liệu vào lưu trữ - Các đơn vị cá nhân Nhà trường phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hành theo thời hạn quy định khoản Điều - Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ quan thời hạn giữ lại không năm - Cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm - Thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: + Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; +Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ cơng trình tốn; + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau tháng kể từ công việc kết thúc 2.1.4 Công tác quản lý sử dụng dấu Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 32 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Trường - Con dấu Trường THCS Trưng Vươngđược giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu Trường Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Đóng dấu + Dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định (mực đỏ) + Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái + Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Trường tên phụ lục + Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu quan trọng, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo 2.2 Nhận xét chung 2.2.1 Ưu điểm: - Nhìn chung cơng tác Văn thư – lưu trữ Trường THCS Trưng Vương thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Việc thực thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ văn phịng có xu Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 33 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” hướng vào nề nếp Cán văn thư lưu trữ văn phòng nhiệt tình cơng tác, thuận tiện cho việc cụ thể hố cơng việc tổ chức thực nhiệm vụ - Thực chủ trương rà soát văn ban hành có tác dụng tích cực giúp loại bớt văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sử đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành Qua cơng tác rà sốt giúp hệ thống hố văn ban hành từ trước đến đưa vào lưu trữ Các phịng ban, đơn vị có trách nhiệm xếp lại văn bản, bước thực quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định - Công tác văn thư tiến hành bước nhịp nhàng đồng việc chuyển giao loại văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác văn bản, giấy tờ - Được trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết cho công việc - Ban Giám hiệu quan tâm đến hoạt động phận văn thư 2.2.2.Hạn chế Do nhận thức công tác Văn thư - Lưu trữ ngành cấp chưa đầy đủ dẫn đến đánh giá không đắn cơng tác hoạt động quản lý quan Nhiều nơi cho công tác Văn thư công việc thừa hành phận văn thư quan thực Còn hoạt động xây dựng, ban hành văn hoạt động mang tính chuyên môn phận chức thực hiện, không nằm công tác văn thư Trên thực tế, hoạt động văn quan cịn có sai sót, thường xuyên có tượng văn quan ban hành lại thiếu thống chí mâu thuẫn với nội dung hình thức Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 34 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” Cơ sở vật chất cịn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí phịng chưa hợp lý, cách quản lý cơng việc chưa chặt chẽ, có chưa đầu tư cách thoả đáng Máy tính phòng trang bị đầy đủ việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa khai thác khả mà tin học đem lại cho công tác Văn thư Chưa áp dụng công nghệ thông vào công tác Văn thư phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ giảm số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn thư ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo định kịp thời, chĩnh xác, đắn 2.2.3 Nguyên nhân tồn Chương GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 3.1 Giải pháp 3.1.1 Đối với công tác soạn thảo văn 3.1.1.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND thành phố cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại UBND thành phố, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quannhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó, đặc biệt Văn phòng đơn vị nhỏ UBND thành phố Tùy theo tính chất, Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 35 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái quát quy trình bao gồm bước bảnsau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thông tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặcbiệt 3.1.1.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phịng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà cịn điều tiết, phân cơng cơng việc cách phù hợp, công cáccá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 36 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thơng thường 3.1.1.3 Đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung thể thức) văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng UBND thành phố Pleiku soạn thảo ban hành nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ.Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, vănhóa 3.1.1.4 Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật Công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật: Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thông thường chủ yếu công cụ truyền đạt thơng tin quản lý Văn phịng nói riêng UBND thành phố nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật không thống tuân theo quyđịnh khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 37 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: trình quản lý văn cần coi trong, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan 3.1.1.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn :cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạnthảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán cơng chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán côngchức Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND thành phố Pleiku phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xãhội 3.1.2 Đối với công tác tổ chức quản lý văn 3.1.2.1 Đối với công tác tổ chức quản lý giải văn 3.1.2.2 Đối với công tác tổ chức quản lý văn đến Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 38 ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP BUÔN MA THUỘT” 3.1.3 Đối với công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 3.1.4 Đối với công tác quản lý sử dụng dấu 3.2 KIẾN NGHỊ 3.2.1 Đối với quan thực tập 3.2.2 Đối với nhà trường Tiểu kết chương (nếu có) KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B 39 ... Chương THỰC TIỄN CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 Thực tiễn công tác văn thư quan, đơn vị a Bộ phận Văn thư - Bộ phận văn thư Trường trực Văn phòng Trường Do nhân viên văn thư chuyên. .. hợp tình hình số lượng văn đến phòng cần phải xử lý, trạng xử lý văn đến báo Văn phòng để theo dõi báo cáo Hiệu trưởng - Trong thời hạn theo quy định Quy chế (hoặc ghi văn đến) Trưởng phịng chức... Lưu văn b Chuyển phát văn - Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh c Lưu văn - Mỗi văn