Đang tải... (xem toàn văn)
WinISIS là phiên bản Windows của hệ thống CDSISIS (Dịch vụ thông tin máy tính Tích hợp Hệ thống thông tin khoa học) đã được bắt nguồn từ những năm 60 và từ năm 70 được duy trì và phát triển bởi UNESCO. Năm 1985 phiên bản máy tính siêu nhỏ đầu tiên của CDSISIS đã đưa ra và từ đó nó được phổ biến đến hơn 20000 tổ chức ở các quốc gia khác nhau. Các phiên bản của Windows đầu tiên được phân phối để thử nghiệm vào tháng 5 năm 1995.
ĐỀ TÀI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ–LƯU TRỮ TÀI LIỆU TRONG TRƯỜNG HỌC NHẰM GIÚP VĂN THƯ TRUY VẤN THÔNG TIN HIỆU QUẢ-SẮP XẾP VĂN BẢN KHOA HỌC Giới thiệu khái quát phần mềm WinISIS phiên Windows hệ thống CDS/ISIS (Dịch vụ thơng tin máy tính Tích hợp Hệ thống thông tin khoa học) bắt nguồn từ năm 60 từ năm 70 trì phát triển UNESCO Năm 1985 phiên máy tính siêu nhỏ CDS/ISIS đưa từ phổ biến đến 20000 tổ chức quốc gia khác Các phiên Windows phân phối để thử nghiệm vào tháng năm 1995 Các giai đoạn phát triển WinISIS: - Cuối năm 60: Phiên đời - Tháng 12 năm 1985: Phiên 1.0 chạy IBMPC/XT - Tháng năm 1989: Phiên 2.0 - Tháng năm 1993: Phiên 3.0 đời - Tháng năm 1997: Phiên 1.31 cho Windows (hoàn chỉnh) - Tháng năm 2000: Java ISIS 3.0 đời - Tháng năm 2001: Phiên 1.4 CDS/ISIS dùng cho Windows - Phiên 1.5 vừa đời trình thử nghiệm KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1Chức - Chức cho phép người dùng xây dựng CSDL quan hệ CDS/ISIS không dựa mô hình quan hệ - Chức siêu văn mạnh mẽ cho phép thiết kế giao diện người dùng phức tạp - Chức tương thích đa ngơn ngữ -Xây dựng sửa cấu trúc CSDL - Tìm kiếm liệu thơng qua ngơn ngữ tìm tin - In xếp kết tùy ý 2.1.1 Cài đặt phần mềm WinISIS 1.5_3 Yêu cầu cấu hình máy tính - CPU: 80MHz - RAM: 256Mb - Ổ cứng: 10G - Ổ đĩa; Ổ cắm USB - Hệ điều hành Windows XP - Bộ gõ Tiếng Việt: Vietkey, Unikey Yêu cầu phần mềm Đĩa CD có chứa phần mềm WINISIS 15_3 EN WINISIS_viet (USB có chứa phần mềm) Có tải thơng tin phần mền web trường tiểu học Nga Thuỷ (http://wwww.youme/laitienthanh) Xem video hướng dẫn Các bước cài đặt: Bưóc 1: Copy tồn thư mục Winisis15_3 EN WINISIS_viet vào ổ đĩa D:\ E:\ Bưóc 2: Kích đúp chuột vào file cài đặt : Wisis15_3 EN Thiếu hình biểu tượng - Xuất hộp thoại Setup + Chọn + Nhấp vào nhận thông báo thay đổi thư mục cài đặt Ví dụ: C:\winisis thay D:\winisis + Sau chọn đường dẫn xong nhấn vào nhận thông báo Nhấn vào để nhận thông báo Nếu ta chọn “D:\winisis” xuất “D:\winisis\data” + Khi nhấn vào xuất giao diện System Settings Ở ta thay đổi ngơn ngữ cho WinISIS Nhưng ta nên chọn ngôn ngữ mặc định Tiếng Anh (EN) + Nhấn vào để sang bước + Tiếp tục chương trình cài đặt + Cuối nhận hai thông báo nhấn chọn OK Bưóc 3: Mở Folder WINISIS_viet làm thao tác sau: - Tại Folder MENU copy toàn liệu thư mục này, sau Paste vào thư mục MENU đường dẫn sau: C:\WINISIS\MENU - Tại Folder MSG copy toàn liệu thư mục này, sau Paste vào thư mục MSG đường dẫn sau: C:\WINISIS\MSG - Tại Folder syspar.par copy file sau Paste vào thư mục WINISIS theo đường dẫn sau: C:\WINISIS Bưóc 4: Khởi động WinISIS15_3 EN Vào Start Programs CDS_ISIS for Windows CDS_ISIS for Windows Kích chuột phải lên biểu tượng chọn Send to Desk Top Bưóc 5: Việt hố phơng chữ cho WinISIS Khi khởi động ta thấy WinISIS bị lỗi font sau: + Sửa lỗi font chữ cho WinISIS Trên hình Desktop ta kích chuột phải chọn Properties xuất giao diện Display Properties ta chọn Appearance chọn Advanced Sau chọn Advanced xuất giao diện Advanced Appearance Trên giao diện ta kích chọn Normal, Message Box, Message Text chọn font chữ mục Font Ở mục Font ta chọn font VnArial Sau chọn xong nhấn “OK” để thiết lập Tiếp theo nhấn chọn “Apply” chọn “OK” để kết thúc việc cài đặt font chữ + Giao diện WinISIS sau cài đặt xong font chữ Tiêu đề cửa sổ Menu Bar Thanh cơng cụ Bưóc 6: Chúng ta tắt tồn chương trình Log Off lại máy tính Tới hồn tất trình cài đặt WinISIS 15_3EN phiên mã nguồn mở miễn phí UNESCO khắc phục Việt hoá 2.1.2 Thiết kế CSDL (Thiết kế sở liệu) Trên Menu Bar chọn Cơ sở dũ liệu kích chọn tạo CSDL Tạo CSDL có tên THTHUY • Bước 0: Đặt tên CSDL Vào Cơ sở liệu Tạo CSDL xuất bảng thông báo xác định cấu trúc CSDL mới, ghi tên CSDL “THTHUY” (trong phần tên CSDL phép viết tối đa ký tự) Bước 1: Xác định bảng, xác định trường - Khai báo 21 trường thông tin BẢNG TRƯỜNG THÔNG TIN S T T 10 15 16 17 19 20 Tên trường thông tin Nhan đề tài liệu Nội dung Từ khóa Cơ quan chủ quản Cơ quan xuất tài liệu Mức độ mật Giấy hay mạng, số trang, Văn Gửi tận tay hay đường văn khác Là: Công văn, kế hoạch, thị,…… Người ký, chức vụ Tình trạng tài liệu nhận Cơng văn tới Giấy hay mạng; Mức độ; Có dấu đỏ khơng Là công văn, kế hoạch,… Ngày ký văn Ngày nhận văn Họ tên Người ký Chức vụ Người nhận tài liệu Ngày ban hành văn 21 Ngày văn hết hiệu lực Kiểu trường Lặp Alphanumer Chức Ghi tên đầy đủ tài liệu Alphanumer Ghi đầy đủ nội dung Tài liệu Tìm kiếm thơng tin theo từ khóa Tìm kiếm thơng tin Tìm kiếm thông tin Alphanumer Alphanumer Alphanumer Alphanumer Ghi đầy thông tin liệu vật lý pháp lý tài liệu Alphanumer Ghi đầy thông tin liệu vật lý pháp lý tài liệu Numeric Numeric Tìm kiếm thơng tin theo ngày ký văn Tìm kiếm thông tin theo ngày ký văn Alphanumer Tìm kiếm thơng tin theo tên chức vụ Alphanumer Numeric Numeric Thống kê – chịu trách nhiệm Tìm tin theo ngày ban hành văn Rà sốt tài liệu khơng cịn tính khả dụng để vào kho bảo quản 22 23 24 25 Ngày thực văn Số tài liệu Vị trí tài liệu Năm học 26 Ngôn ngữ Numeric Numeric Numeric Alphanumer 27 Tính khả dụng văn Lãnh đạo Giáo viên Đối tượng 28 văn Học sinh hướng tới Phụ huynh …… Alphanumer 33 Ý kiến đạo Numeric Nhắc nhở công việc theo ngày Tìm kiếm thơng tin theo số cơng văn ngược lại Vị trí tài liệu giá Tìm thơng tin theo năm học Tìm kiếm TL theo ngơn ngữ; TV: Tiếng Việt; ENG: Tiếng Anh Văn có lưu khơng cần thực Mục đích ghi đối tượng cần thực Tới thời gian thực văn không cần phải đọc lại công văn Mang tính chất nhắc nhở định hướng cho lãnh đạo Phân công nhiệm vụ cụ thể lãnh đạo- làm nào-ai làm-làm - 24 trường nhấn chuột vào để tiếp Bước 2: Xác định kiểu mẫu - Kích chuột chọn để chuyển tất sang trường nhập tin - Nhấn vào để tiếp tục, xuất giao diện “Bạn có muốn Winisis hỗ trợ Format in không?” Chọn “Yes” để tiếp tục Chọn kiểu Format: chọn kểu bình thường Sau nhấn “OK” Bước 3: Xác định format in - Kích chọn xuất hộp thoại “Bạn có muốn Winisis hỗ trợ tạo Từ điển khơng” Chọn “Yes” để tiếp tục - Xác định trường tìm kiếm: + Tác giả + Nhan để + Từ khóa + Ngồi trường ta chọn thêm số trường tùy ý - Nhấn “OK” để tiếp tục • Bước 4: Xây dựng bảng chọn trường - Nhấn để tiếp tục - Xuất giao diện chọn “Yes” để sang bước - Tiếp tục nhận thơng báo chọn để hồn thành việc tạo CSDL - Trong mục File selection (Lựa chọn tập tin) + Tên file: Lựa chọn tên CSDL + Thư mục: Chọn “data” nhấn “OK” để mở CSDL • Bước 5: Nhập tin cho trường 2.2 GIAO DIỆN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 2.2.1 Giao diện nhập biểu ghi - Trên Menu chọn Nhập tin Nhập tin xuất giao diện Các công cụ sổ nhập tin gồm có: Cơng tắc cho phép đưa hủy bỏ công cụ thứ hai Trường chứa MFN, gõ vào số MFN mà ta muốn hiệu đính Hiển thị biểu ghi Chọn biểu ghi trước để hiệu đính Chọn biểu ghi sau để hiệu đính Chọn biểu ghi sau để hiệu đính Tạo biểu ghi Chọn biểu mẫu nhập liệu Thêm trường vào biểu ghi, kích vào danh sách trường biểu mẫu trình bày Lưu biểu ghi nhập Các lựa chọn bổ sung Kích vào menu sau: - Mở từ điển: Mở cửa sổ từ điển - Tạo biểu ghi mới: Worksheet đưa trường trống - Tải biểu ghi từ ổ đĩa: Hủy bỏ thay đổi phục hồi biểu ghi theo trạng thái ban đầu - Xóa biểu ghi: Xóa biểu ghi - Khơi phục BG bị xóa: Phục hồi biểu ghi bị xóa - Xác định giá trị mặc định (Default): Xác định giá trị mặc định, giá trị có buổi làm việc - Xóa giá trị mặc định (Default): Chỉ xóa giá trị buổi làm việc - Xóa liệu: Xóa nội dung trường Worksheet tại, ta sử dụng chức để thay biểu ghi có bầng biểu ghi có MFN - Hướng dẫn nhập tin: Đưa thông tin trợ giúp để nhập liệu xác - Chọn font nhập tin: Cho phép thay đổi font chữ cỡ chữ sử dụng hiệu đính trường Thanh trạng thái: Nằm bên chứa cửa sổ hai trường - Trạng thái biểu ghi: Đưa thông báo trạng thái biểu ghi tại, thơng báo trường hợp biểu ghi bị xóa - Thông báo hướng dẫn: Đưa thông báo liên quan đến trường hiệu đính có 2.2.2 Giao diện tìm kiếm • Tìm tin trình độ cao Tại Menu Bar chọn Tìm tin Tìm tin trình độ cao Xuất giao diện tìm tin Các nút tốn tử Hộp hiệu đính biểu thức tìm tin (câu hỏi) Hộp lịch sử tìm kiếm (Danh sách câu hỏi) a Nguyên tắc tìm tin - Để tìm tin trường theo tệp đảo ta cần dựa vào biểu thức tìm tin Đó biểu thức logic bao gồm thuật ngữ tìm (từ khóa) liên kết phép tốn ngơn ngữ - Các toán tử liên kết thuật ngữ để tạo thành biểu thức tìm tin Các thuật ngữ tìm lưu từ điển đưa vào biểu thức tìm tin b Ngơn ngữ tìm tin - Ngơn ngữ tìm tin WinISIS (The WinISIS Search Language) xây dựng sở Logic Bool, cung cấp phương tiện thuận tiện để trình bày phép tốn logic Do sử dụng phép tốn logic liên kết thuật ngữ tìm, tạo thành biểu thức tìm - Ngơn ngữ tìm tin WinISIS bao gồm toán tử logic số toán tử khác: Các toán tử ý nghĩa tốn tử • Tốn tử logic AND (ký hiệu *): Là tốn tử giao nhóm Kết giao nhóm chứa phần tử chung hai nhóm Ví dụ: Kinh tế*lịch sử phần chung hai nhóm kinh tế lịch sử KT*LS KT LS Toán tử OR (ký hiệu +): Là loại tốn tử hợp nhóm kết tốn tử OR hồn trộn hai nhóm Ví dụ: Kinh tế+lịch sử giá trị Kinh tế+lịch sử Kinh tế Lịch sử Toán tử NOT (ký hiệu ^): Là loại toán tử loại trừ, kết hai nhóm tất phần tử thuộc nhóm thứ mà khơng thuộc nhóm thứ hai Ví dụ: Kinh tế^lịch sử phần kết kinh tế Kinh tế^lịch sử Kinh tế^lịch sử Lịch sử Kinh tế Các toán tử lân cận mức trường: Các toán tử thu hẹp toán tử AND đặc biệt tìm theo ngơn ngữ Gồm tốn tử (G): Kết nối thuật ngữ trường Ví dụ: Trong thơ Tế Hanh có nhan đề “Hai nửa u thương” có biểu thức tìm Hai (G) thương cho ta tìm biểu ghi tất biểu ghi có trường (F): Kết nối thuật ngữ trường hay tình trường lặp Ví dụ: Các biểu thức tìm Học lớp (hai từ học lớp kề sát nhau) Học lớp (có nhiều từ học lớp) Học lớp (có nhiều hai từ học lớp) Ngồi biểu thức tìm tin ta tạo biểu thức tìm tin phức tạp hợp nhiều loại toán tử lại với dùng dấu ngoặc để thay đổi thứ tự thực phép tính c Cách thức tìm tin WinISIS - Toán tử: Nhấn chuột vào nút ta chèn toán tử tương ứng cho câu hỏi - Hộp hiệu đính biểu thức tìm tin (câu hỏi): Chứa biểu thức tìm tin tại, gõ trực tiếp bàn phím mà khơng cần dùng đến nút tốn tử - Hộp lịch sử tìm kiếm (danh sách câu hỏi): Liệt kê biểu thức tìm thực bao gồm số hiệu biểu thức, tên CSDL, kết nội dung biểu thức tìm - Nút từ điển: Nút có tác dụng chứa từ điển thuật ngữ tìm tin, thuật ngữ chọn từ từ điển gõ trực tiếp vào biểu thức tìm - Nút thuật ngữ ANY: Có tác dụng hiển thị danh sách điều khoản cho CSDL - Nút tìm: Sau chọn thuật ngữ xong nhấn chọn nút để hiển thị kết - Nút xóa: Dùng để xóa biểu thức - Trợ giúp: Hiển thị chủ đề trợ giúp Sau thực biểu thức tìm hộp hiệu đính biểu thức tìm tin ta nhấn vào tìm tin nhận kết tin d Kết tìm - Ví dụ tìm tên CSDL ANHDAO: Tìm tác giả Phạm Đức Anh ta đánh tên tác giả vào hộp câu hỏi nhấn Tìm tin - Sau nhấn ta kết - Với tác giả Phạm Đức Anh ta tìm biểu ghi tổng số biểu ghi CSDL e Lưu kết tìm - Trên Menu Tìm tin Lưu kết tìm tin, xuất danh sách câu hỏi - Kích chọn mục cần lưu xuất giao diện - Tên file: Tên file cần lưu - Danh mục kiểu file: Danh mục file thường lưu - Thư mục: Đường dẫn để lưu biểu ghi (C:\Winisis\Data) - Ổ đĩa: Thường lưu đĩa C:\ - Nếu lưu nhấn “OK”, khơng lưu chọn “Thốt ra” ổ • Tìm tin có trợ giúp Trên Menu Bar chọn Tìm tin Tìm tin có trợ giúp Xuất giao diện Các trường Thành phần tìm tin tìm tin Các toán tử - Hộp bạn xác định yếu tố yêu cầu trường tìm tin: Cho phép trường cụ thể tìm - Bằng cách mặc định yếu tố tìm tìm tất trường - Nếu muốn chọn tìm theo trường ta kích chọn mũi tên bên trái để chọn trường ta cần tìm kiếm - Để chọn thuật ngữ ta mở từ điển cách kích vào biểu tượng giao diện tìm kiếm - Thuật ngữ tìm tin nhập từ bàn phím nhập từ từ điển - Hộp toán tử: Cho phép kết nối yếu tố tìm với yếu tố tìm Gồm tốn tử logic AND, OR, NOT sử dụng Ở toán tử AND mặc định - Sau thuật ngữ tìm tốn tử chọn ta thực tìm kiếm cách nhấn vào nút để thực - Số lượng biểu ghi tìm phù hợp với yêu cầu hộp “Số biểu tìm được” Số biểu thức tìm hộp “Số câu hỏi tìm” - Ta kết hợp yếu tố tìm với lần tìm trước cách sử dụng hộp “Câu hỏi trước” hộp toán tử bên cạnh cho phép kết hợp yếu tố tìm 2.5 CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT 2.5.1 Các thao tác cập nhật liệu a Hiệu đính trường - Hiệu đính trường ta phải kích vào vùng trường đó, nội dung trường xuất hộp hiệu đính phía Ta sử dụng số phím chức Windows, đặc biệt phím: Enter: Cập nhật trường sang trường Shift + Enter: Cập nhật trường chuyển trường F2: Xóa trường ESC: Hủy bỏ sửa đổi 2.5.2 Sửa liệu Trên Menu bar chọn Nhập tin xuất thư mục sau: - Bảng xác định trường – FDT: Bảng xác định trường, cho phép sửa trường (Xóa trường, thêm trường) - Biểu mẫu nhập tin – FMT: Biểu mẫu nhập tin + Nếu chọn trường kích chuột vào trường cần chọn nhấn chọn để chuyển sang trường nhập tin + Nếu trường nhập tin có trường mà khơng cần thiết ta kích chọn trường nhấn vào để trở trường + Nếu muốn nhấn chọn tất trường nhấn để chuyển tất trường sang Trường nhập tin - Format in/ trình bày – PFT: Sửa format in cách trình bày format - Bảng chọn trường – FST: Trong mục thêm trường tạo nên CSDL vùng CSDL - Ngoài việc sửa trường ta sửa CSDL nhập Menu nhập tin cách kích trường tin sửa sau lưu lại 2.5.3 In ấn a Nguyên tắc chung - Trong WinISIS ta in kết yêu cầu tin tập biểu ghi chọn Ta chọn in biểu ghi xem hay in dãy biểu ghi cần in in kết xếp tùy ý - Các kết in in giấy in đĩa - Để thực việc in ấn CSDL WinISIS Menu Bar ta chọn Cơ sở liệu In ấn, hình xuất hộp thoại in Hộp thoại in gồm có phần: Trang chung, trình bày, đặt lề, chế bản, xếp b Các phần hộp thoại in • Trang chung - In gì: + In biểu tượng xem: Cho phép in tập biểu ghi mà ta xem trước mở hộp thoại in + Chỉ biểu thức đánh dấu: Nếu ta xem đánh dấu kết kích vào mục để in + Dãy MFN: Giới hạn biểu ghi cần in - In sang: Sau chọn in xong ta chọn thiết bị đầu máy in hay in đĩa - Format in: Nếu kích chọn mục format in định sẵn ta chọn format in thích hợp hộp danh sách CSDL Sau nhấn vào nút lưu để lưu lại format chọn - Nút gọi lại: Nhấn vào nút tạo lại Worksheet in lưu - Nút lưu: Cất giữ tham số thiết lập Worksheet in - Nút duyệt: Chọn nút cho xem trước trang đầu in • Trang trình bày Sử dụng trang với mục đích in tài liệu có nhan đề Nội dung nhan đề gõ vào phần trống ô cửa sổ, nhan đề bổ sung vào in cần chọn - Dùng làm trang bìa: In nhan đề trang bìa - In trang: In nhan đề trang (chỉ cho phép với nhan đề) - Các chức soạn thảo: Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, dịng cho nhan đề • Trang đặt lề: Chức xác định lề cho trang in - Lề: Bên trên, bên dưới, bên trong, bên ngoài, lề mép người dùng đặt - Đơn vị đo: Xác định đơn vị cho lề Milimet, Centimet, Inch - Khổ giấy: Xác định khổ giấy - Độ lùi liệu: sử dụng có tham số tiêu đề in - Số dòng tối thiểu: Chỉ số dịng tối thiểu cần phải có cột trước in biểu ghi • Trang chế bản: Dùng để lựa chọn tham số chế trước in - Số cột: Số lượng cột trang - Khoảng cách cột: Khoảng trống cột - Khơng trang trí: Khơng có trang trí bổ sung in cột in - Kẻ vạch giữa: Đường thẳng đặt cột - Đóng khung: WinISIS tạo khung viền xung quanh cột - Số trang: Cho phép in số trang + Số trang đầu tiên: Cho phép in số trang trang + Vị trí: Xác định vị trí số trang + Đặt tại: Vị trí đặt bên trái, bên phải + Bắt đầu từ: Số trang - Zoom: Phóng to thu nhỏ trang in - Không sử dụng nhan đề: Nếu chọn phần bở qua trang nhan đề - Không xếp: Bỏ qua việc xếp • Trang xếp Chứa tất tham số liên quan đến việc xếp tiêu đề, ta xếp trường xếp cần ý tới yêu cầu trình bày liệu - Số tiêu đề: Tiêu đề làm bật in - File vô nghĩa: Đưa vào tệp từ vô nghĩa, xếp WinISIS bỏ qua từ - File tiêu đề: Là format riêng dùng để in tiêu đề - Độ dài khóa: Các ký tự thực việc xếp - Chỉ số xử lý tiêu đề: Số “0” phần tử thứ trường xếp, số “1” phần tử xếp ⇒ Sau thiết lập tất thông số ta nhấn chọn để in ... đầy thông tin liệu vật lý pháp lý tài liệu Alphanumer Ghi đầy thông tin liệu vật lý pháp lý tài liệu Numeric Numeric Tìm kiếm thơng tin theo ngày ký văn Tìm kiếm thơng tin theo ngày ký văn. .. (trong phần tên CSDL phép viết tối đa ký tự) Bước 1: Xác định bảng, xác định trường - Khai báo 21 trường thơng tin BẢNG TRƯỜNG THƠNG TIN S T T 10 15 16 17 19 20 Tên trường thông tin Nhan đề tài. .. trạng tài liệu nhận Cơng văn tới Giấy hay mạng; Mức độ; Có dấu đỏ không Là công văn, kế hoạch,… Ngày ký văn Ngày nhận văn Họ tên Người ký Chức vụ Người nhận tài liệu Ngày ban hành văn 21 Ngày văn