LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC hay Làm Thế Nào Để Ăn Hết Con Voi … Mà Khơng Bị Sói Ăn Thịt Willkommen Bienvenue Welcome welkom koso Benvenuto Bienvenida tervetuloa Vui lòng Tắt chng điện thoại! Phần 1: Thiết Lập Triển Khai Mục Tiêu Hay Làm Thế Nào Để Ăn Hết Con Voi Tài Liệu Tài liệu huấn luyện dựa theo: Hồn Thành Mọi Việc Khơng Hề Khó (Getting Things Done) - David Allen Phương Pháp Lập Kế Hoạch Nhanh Chóng (Rapid Planning Method) - Anthony Robbin Tư Duy Tối Ưu (First Thing First) - Stephen Covey Làm Ít Được Nhiều (Work Less Do More) – Jan Yager Quy trình Mơ Tả Tầm Nhìn Nhiệm Vụ Chủ Yếu Đánh Giá Xác Định Vai Trò Nhất Quán Thực Hiện Lựa Chọn Các Mục Tiêu cho vai trò Bố Trí Cơng Việc Trong Tuần Tầm Nhìn Mơ tả tầm nhìn nhiệm vụ chủ yếu: • Điều Quan Trọng Nhất? • Điều đem lại ý nghĩa cho sống bạn? • Bạn muốn trở thành người muốn làm sống? Tầm Nhìn Mơ tả tầm nhìn nhiệm vụ chủ yếu:  10000m: Tầm Nhìn dài hạn – Sự Nghiệp/Lý Tưởng/Phong Cách Sống (hàng năm hơn)  8000 m: Mục tiêu trung hạn 3-5 năm (hàng năm)  6000 m: Mục tiêu ngắn hạn 1-2 năm (hàng quý)  4000 m: Khu vực trách nhiệm (hàng tháng)  2000 m: Dự án tại/Công việc tuần (hàng tuần)  Đường băng: Công việc trước mắt (hàng ngày) Tầm Nhìn Mơ tả tầm nhìn nhiệm vụ chủ yếu: Bài tập: Hãy suy nghĩ viết (Sự Nghiệp & Cá Nhân)  10000m: Tầm Nhìn dài hạn – Sự Nghiệp/Lý Tưởng/Cách Sống  8000 m: Mục tiêu trung hạn 3-5 năm  6000 m: Mục tiêu ngắn hạn 1-2 năm Vai Trò Sức Khỏe Tài Chính Phát Triển Sự Nghiệp Trí Tuệ Tinh Thần Quan Hệ: GĐ & bạn Cống Hiến Đánh giá Xem xét đánh giá cuối tuần • • • • Thu thập & xử lý thông tin Xem xét lại hệ thống Cập nhật theo quy trình Giữ Sạch, Rõ, Cập Nhật Hồn tất THƠNG TIN ĐỦ LOẠI HỘP ĐẦU VÀO Vứt bỏ RÁC Đó gì? Chờ DỰ ÁN CĨ (nhiều bước) Có cần x lý? Ngày đó/ Có lẽ KHƠNG Lưu THAM KHẢO Xem xét thực CÓ LẬP KẾ HOẠCH Giao cho người khác Làm tiếp nào? CHO TƠI: Ít phút LÀM NGAY Có Ngày /Giờ cụ thể Càng sớm tốt Việc Phân Công Việc Kế Tiếp Danh sách/ khay , thư mục Lịch/Sổ tay Đánh giá Đánh giá & Sắp Xếp cuối tuần 54 Quy Trình Thu Thập Thông Tin Đánh Giá Nhất Quán Thực Hiện Xử Lý Tổ Chức Bài Tập Bài tập nhà • • • • Sắp xếp lại hộp thư email Sắp xếp lại thư mục/file Mua & tự làm Sổ Tay Dọn sách Inbox (hộp đầu vào) thứ linh tinh Chỉ tiêu: o Inbox thường xuyên trống (3 – lần/ngày) o Lưu 10 giây o Tìm thơng tin 30 giây Bài Tập Bài tập nhà – bí quyết: • Khơng nên làm tất lúc: o Tối đa 30 - 50 email/lần o Mỗi lần o Mục nằm => làm trước o Khơng đưa trở lại “Inbox” o Có thể tạo “Inbox tạm thời” cần Có thể 2- tháng hồn thiện Bài Tập Home Work Từ Đến Ví dụ: Việc Hơm Nay Ví Dụ – Việc Tuần Này David Allen’s (2001) Getting Things Done (GTD) Method Trắc Nghiệm Thực bảng: • • • Bản câu hỏi số 1: Đời sống làm việc Bản câu hỏi số 2: Đời sống gia đình Bản câu hỏi số 3: Lập lịch Lưu ý: o Chia cột điểm phần o Bên trái: làm liền o Bên phải: làm lại sau tháng Những số 10 10 đặc điểm người Thành Đạt: o o o o o o o o o o o Thiết lập mục đích định nghĩa rõ ràng Tơn trọng thời gian Viết thứ Lập ưu tiên Tập trung vào việc trước mắt Nghiên cứu đề tài trước hành động Thường xuyên tìm kiếm phương pháp để cải tiến Cử đại diện Biết rời khỏi Quản lý không gian thời gian Linh động cần thiết Những số 10 10 câu tự hỏi hướng thành công: o Các mục tiêu tơi thiết lập có thực tế & đạt khơng? o Việc tơi làm ngày có giúp đạt mục tiêu không? o Ai kiểm sốt thời gian tơi? o Tơi thường chấp nhận gián đoạn nào? o Ai dồn viện lên bàn tôi, giải nào? o Kế hoạch hàng ngày có theo tơi lúc khơng? o Tơi có viết thứ khơng? o Tơi có biết mai việc tơi khơng? o Tơi có biết ngày mai tơi nhà không? o Những lợi để tơi hồn thành việc danh sách? Những số 10 10 Câu bào chữa người thiếu tổ chức: Xin lỗi trễ Tôi biết chỗ để thứ Tôi thành đạt xáo trộn Tơi q sáng tạo khơng thể sống có tổ chức Một ngày tơi sống có tổ chức Nếu tơi giúp đỡ, có lẽ tơi sống có tổ chức Tơi nhớ điều Tơi khơng có thời gian để sống có tổ chức Đó lịch làm việc bận rộn, tơi tin tơi làm xong o Tơi thời gian đâu o o o o o o o o o Những số 10 10 Điểm nên tránh giá: o Người thiếu tổ chức lệ thuộc vào trí nhớ họ o Người thiếu tổ chức tạo dựng nên cảnh dồn đống o Người thiếu tố chức chấp nhận gián đoạn công việc o Người thiếu tố chức trả lời gọi điện thoại người khác o Người thiếu tố chức lập lịch nhiều việc o Người thiếu tố chức thiếu hiệu suất o Người thiếu tố chức thường hay nói “phải” o Người thiếu tố chức khơng thể nói cho bạn biết họ đâu năm tới o Người thiếu tố chức dường không đuổi kịp o Người thiếu tố chức thay đổi tiến trình bất thường Xin Cám Ơn Câu Hỏi? ... Việc Việc Nhà Nhà Nhà Nhà Nhà Nhà Nhà Nhà Bố Trí Sắp xếp: Khơng Quan Trọng Quan Trọng Khẩn Khơng Khẩn Bố Trí Sắp xếp: Khơng Quan Trọng Quan Trọng Khẩn Không khẩn Khủng hoảng Sự Cố Báo cáo đến hạn... cáo, họp, điện thoại không cần thiết Chuyện tầm phào Internet Game Quan Trọng Không Khẩn Không Quan Trọng Không Quan Trọng Quan Trọng Khẩn Không khẩn 20- 25% 65-80% 15% Ít 1% – 3% 25-30% 50-60%... trình dự án Đến tháng 2013 Hàng tháng Hàng quý Phát triển nghề nghiệp Tham gia lớp CEO Hàng tuần Quan Hệ - GĐ & bạn bè Đưa dã ngoại cuối tuần Hàng tháng Trong tháng Bố Trí Xếp lịch tuần Tuần 28