Đang tải... (xem toàn văn)
Công tác văn thư lưu trữ
BÁO CÁO KẾT QUẢ THU HOẠCH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI PHÒNG KINH TẾ THÀNH PHỐ LONG XUYÊN Công tác văn thư, lưu trữ cơng tác nghiệp vụ quan trọng q trình hình thành phát triển đơn vị; hoạt động thiếu hoạt động tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý, điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Qua thời gian tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, chương trình chun viên khóa 58 năm 2017 Trường Chính trị Tơn Đức Thắng tỉnh An Giang q trình thực tế cơng tác đơn vị Tôi xin báo cáo kết thu hoạch thực tế công tác văn thư, lưu trữ phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên sau: I Đặc điểm tình hình Một số đặc điểm tình hình đơn vị - Tên đơn vị: Phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang - Địa điểm trụ sở chính: Số 47, Hai Bà Trưng, phường Mỹ Long, thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang - Tóm tắt cấu tổ chức: Phòng Kinh tế thành phố Long Xun gồm có lãnh đạo phòng tổ chuyên môn gồm: tổ Nông nghiệp, tổ Công nghiệp – Khoa học cơng nghệ tổ Thương mại Ngồi ra, phòng 01 tổ văn phòng kiêm nhiệm phụ trách 02 đơn vị trực thuộc Trạm Thuỷ lợi Tổ Thuỷ sản (đồng quản lý với Chi cục Thuỷ sản An Giang) + Đội ngũ cán bộ, công chức gồm 12 biên chế, 01 hợp đồng lao động + Bộ máy Phòng Kinh tế: Ban lãnh đạo: Trưởng phòng 03 phó Trưởng phòng Các tổ chuyên môn gồm: 01 tổ trưởng, 02 tổ viên 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị 2.1 Vị trí chức Phòng Kinh tế quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực chức quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực: công thương, khoa học công nghệ, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phòng chống thiên tai, chất lượng, an tồn thực phẩm nông sản, lâm sản, thủy sản muối, phát triển nông thôn, phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông lâm ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn, thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân thành phố theo quy định pháp luật, bảo đảm thống quản lý ngành, lĩnh vực cơng tác địa phương Phòng Kinh tế có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng; chịu đạo quản lý tổ chức hoạt động Ủy ban nhân dân thành phố; đồng thời chịu đạo, kiểm tra hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Công thương, Sở Khoa học Công nghệ, Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình lĩnh vực: thương mại – dịch vụ, công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, khoa học công nghệ địa bàn thành phố sau phê duyệt Đồng thời hướng dẫn chuyên môn thương mại – dịch vụ, công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, khoa học công nghệ Ủy ban nhân dân phường, xã - Thực công tác quản lý nhà nước thị trường, giá cả, hoạt động chợ, hoạt động dịch vụ; hoạt động khuyến địa bàn thành phố; Thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, cấp giấy phép sản xuất rượu thủ công kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu, thuốc lá; Hỗ trợ sở Công thương An Giang thẩm định cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu, khí dầu mỏ hóa lỏng – LPG (gas) - Hướng dẫn thực sách khuyến khích tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất - kinh doanh; tổ chức hoạt động tư vấn chuyển giao công nghệ, cung cấp thông tin, xúc tiến thương mại cho sở sản xuất - kinh doanh thuộc lĩnh vực công nghiệp, thương mại; tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố thực công tác quản lý nhà nước điện địa bàn - Thường trực Hội đồng khoa học công nghệ thành phố, tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố xét duyệt danh mục đề tài, xét duyệt đề cương chi tiết, nghiệm thu đề tài khoa học cấp sở; phát triển phong trào lao động sáng tạo, phổ biến, lựa chọn tiến khoa học công nghệ, sáng chế, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật vào sản xuất Quản lý hoạt động tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng theo quy định pháp luật - Tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố đạo điều hành sản xuất nông nghiệp, phát triển nông thôn; tổ chức thực công tác khuyến nông chương trình, dự án, đề án phát triển nơng nghiệp nơng thơn địa bàn thành phố; cơng tác phòng chống, lụt, bão, sâu bệnh, dịch bệnh; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn theo quy định pháp luật - Chủ trì, phối hợp với quan liên quan kiểm tra, tra việc thi hành pháp luật hoạt động: thương mại, công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, khoa học công nghệ địa bàn II Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên: Theo Quyết định số 223/QĐ-PKT ngày 12 tháng 04 năm 2016 phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên việc thực quy trình quản lý văn đến văn phòng Kinh tế Hiện tại, phòng Kinh tế khơng có phòng văn thư, lưu trữ độc lập, phòng bố trí cán văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ Xác định công tác văn thư, lưu trữ cơng tác quan trọng, phòng thường xuyên nhắc nhở, tuyên truyền quy định văn thư, lưu trữ cho tồn thể cơng chức, viên chức thông qua buổi họp quan cán bộ, công chức ngày hiểu sâu thực quy định công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư: Công tác soạn thảo quản lý văn đi, văn đến thực quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức •Quy trình thực xử lý văn đến, văn đi: kết hợp 02 hình thức quản lý gồm quản lý văn qua phần mềm văn giấy Theo Quyết định 223/QĐ-PKT quy trình quản lý văn đến, văn phòng gồm có 11 bước, gồm: Tiếp nhận văn đến (chia làm nội dung: văn giấy, văn điện tử gửi đến qua mạng, văn có mức độ mật tên cá nhân) Chuyển Trưởng phòng Chuyển phó Trưởng phòng phụ trách chun mơn Dự thảo văn Xin ý kiến đóng góp Tổ trưởng Trình phó Trưởng phòng phụ trách chun mơn Trình Trường phòng Trình ký Đăng ký văn 10 Phát hành văn 11 Lưu văn Văn đến cho số đến tự động phần mềm Các văn đến qua Email, VIC trình xử lý trực tiếp phần mềm, văn giấy đến văn thư cho số lưu văn thư; Văn giấy từ quan gửi đến Scan trình xử lý phần mềm, giấy lưu văn thư Văn cho số qua sổ in sẳn Văn chuyên viên soạn thảo trình lãnh đạo ký duyệt phần mềm, sau trình ký giấy lấy số văn thư để làm thủ tục phát hành ký số phát hành qua phần mềm •Cơng tác quản lý dấu đóng dấu văn bản: Con dấu phòng Kinh tế thành phố văn thư bảo quản sử dụng bao gồm: dấu phòng Kinh tế, dấu họ tên lãnh đạo, dấu tiếp nhận văn đến Cách đóng dấu quan theo quy định quản lý sử dụng dấu Công tác lưu trữ: - Cơng tác chỉnh lý tài liệu: Tồn tài liệu lưu trữ văn phòng chỉnh lý sơ xếp lên giá theo tiêu chuẩn - Thu thập, bổ sung tài liệu: Nguồn thu thập bổ sung tài liệu từ tổ chuyên môn, cá nhân quan - Công tác bảo quản tài liệu: Tài liệu phòng Kinh tế thành phố bảo quản bìa sơ mi, hộp sơ mi tủ, kệ lưu hồ sơ, tài liệu in giấy tốt, khối tài liệu tốt, khơng bị hư hỏng, mối mọt Hiện tại, phòng chưa có kho lưu trữ riêng biệt, hồ sơ, văn lưu tủ, kệ, chưa có quy định để bảo quản tài liệu, chưa quan tâm nhiều đến ảnh hưởng nhiệt độ, độ ẩm - Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tình hình thực tế phòng Kinh tế thành phố chưa có nội quy, chưa có quy định khai thác sử dụng tài liệu (như mượn, chụp tài liệu…) loại công cụ tra cứu tài liệu kho lưu trữ (như mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm) Hiện tại, việc tra cứu tài liệu phòng hồn tồn ứng dụng Văn phòng điện tử (VIC) phòng, cá nhân (Quản lý tồn văn đi, văn đến cung cấp số cơng cụ tra tìm phục vụ tương đối tốt) Tuy nhiên, văn không lập thành hồ sơ mà dạng rời thống kê theo đặc trưng: thời gian, tác giả, tên loại, nội dung, số ký hiệu… III Kết đạt - Việc quản lý văn đi, văn đến phòng Kinh tế thực theo quy định Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Quyết định 223/QĐ-PKT ngày 12 tháng năm 2016; công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu quan tâm, triển khai, hướng dẫn, đạo đến cán bộ, công chức quan đơn vị trực thuộc thực nghiêm túc, quy định - Công tác quản lý sử dụng dấu: Các quan, tổ chức thực tốt việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị định số 99/2016/NĐCP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý, sử dụng dấu - Công tác bảo quản tài liệu: tài liệu bảo quản an toàn, hạn chế tối đa xảy trường hợp hư hỏng, mát tài liệu, thường xuyên kiểm tra vệ sinh tủ, kệ để tài liệu, chống ẩm mốc, côn trùng cắn phá tài liệu, đảm bảo an tồn phòng cháy che chắn tài liệu phòng mưa bão xảy Sắp xếp phân loại hồ sơ, tài liệu theo lĩnh vực cách khoa học, hợp lý đảm bảo phục vụ cơng tác nhập, xuất tài liệu xác kịp thời IV Thuận lợi khó khăn: Thuận lợi: - Được quan tâm lãnh đạo phòng, cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ an tâm thực tốt cơng việc - Cử cán theo học lớp Văn thư - Lưu trữ nhằm tạo điều kiện nâng cao nghiệp vụ chuyên mơn cho cán góp phần thực ngày tốt công tác lưu trữ quan - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ tương đối đầy đủ đại, đáp ứng tốt công tác văn thư lưu trữ tình hình - Áp dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn phần mềm, đáp ứng tốt tiêu chí: Nhanh chóng, xác, bảo mật đại cơng tác Khó khăn: - Chưa có cán làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, cán kiêm nhiệm thực hết khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ số lượng tài liệu ngày nhiều - Cán bộ, cơng chức phòng chưa nhận thức đầy đủ, ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ hoạt động phòng; Chưa quan tâm đến việc bảo quản lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan - Các nghiệp vụ công tác lưu trữ thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê, công cụ tra cứu, bảo quản tổ chức sử dụng chưa thực triệt để dẫn đến phát huy hiệu tài liệu lưu trữ V Giải pháp: - Thường xuyên tuyên truyền văn quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ để cán bộ, công chức nhận thức đầy đủ, tồn diện cơng tác văn thư, lưu trữ phòng - Thực nghiêm túc, đầy đủ kịp thời quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ, cán công chức phải có ý thức tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ lập hồ sơ công việc trước giao nộp tài liệu, giao nộp tài liệu theo thời gian quy định… - Bố trí cán làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách nắm vững nghiệp vụ - Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ: Cải tiến quy trình nghiệp vụ nhanh, gọn, xác, khoa học; Hiện đại hóa trang thiết bị như: tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo copy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ, máy scan,… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng - Bố trí kho lưu trữ mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu giá, kệ, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ… VI Kiến nghị: - Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí để xây dựng kho lưu trữ mua sắm trang thiết bị chuyên dùng cho công tác lưu trữ; trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu giá, kệ, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ… - Tăng cường tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức - Tăng cường ứng dụng tiến khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ quan ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử, chữ ký điện tử VII Kết luận: Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần giải cơng việc phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên nói riêng, quan ban ngành nói chung nhanh chóng, xác, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan Nội dung tài liệu hình thành nhận q trình giải cơng việc, phản ánh xác, chân thực hoạt động quan Tóm lại, cơng tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, thực tốt nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng tốt trực tiếp tới chất lượng hiệu hoạt động đơn vị./ ... cương chi tiết, nghiệm thu đề tài khoa học cấp sở; phát triển phong trào lao động sáng tạo, phổ biến, lựa chọn tiến khoa học công nghệ, sáng chế, sáng kiến, cải tiến kỹ thu t vào sản xuất Quản... liệu: Tồn tài liệu lưu trữ văn phòng chỉnh lý sơ xếp lên giá theo tiêu chuẩn - Thu thập, bổ sung tài liệu: Nguồn thu thập bổ sung tài liệu từ tổ chuyên môn, cá nhân quan - Công tác bảo quản tài... vực cách khoa học, hợp lý đảm bảo phục vụ cơng tác nhập, xuất tài liệu xác kịp thời IV Thu n lợi khó khăn: Thu n lợi: - Được quan tâm lãnh đạo phòng, cán làm công tác văn thư, lưu trữ an tâm thực