Đang tải... (xem toàn văn)
Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ
CễNG TY TNHH =============================== Qui trình Kiểm soát tài liƯu néi bé QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng Trang số 2/ 12 /12 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /12 Phân phối tới phận: ☐ Phòng/BP Sản xuất (Kho NPL) ☐Phịng/BP Hành & Nhân ☐ Phịng/BP Sản xuất (Nhà cắt) ☐ Phịng/BP Tài & kế tốn& Cung ứng ☐ Phịng/BP Sản xuất (Xưởng may) ☐ Phòng/BP Y tế/Vệ sinh/Bếp ăn ☐ Phòng/BP Sản xuất (Hồn thiện & kho hàng) ☐ Phịng/BP kế hoạch/XNK/QL đơn hàng ☐ Phịng/BP Sản xuất (Bảo trì máy & điện & IT) ☐ Phòng/BP An ninh ☐ Phòng/BP Kỹ thuật ☐ Phòng/BP Tuân thủ/QA/ISO/COC ☐ Phòng/BP Quản lý chất lượng/QC ☐Ban Giám đốc BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày đổi sửa Nội dung sửa đổi Người biên soạn Người sửa Người duyệt (ký & ghi rõ họ tên) (ký & ghi rõ họ tên) Trưởng phận Trg/Phó ban ISOCOC Ghi (Tổng) Giám đốc Chữ ký Họ tên QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 3/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /12 MỤC ĐÍCH Nhằm quy định phương pháp thống đầy đủ cho việc soạn thảo, ban hành tài liệu Hệ Thống, đảm bảo xác, giá trị pháp lý trách nhiệm đơn vị soạn thảo đơn vị ban hành tài liệu Công ty TNHH PHẠM VI ÁP DỤNG: Qui trình áp dụng tất tài liệu Hệ thống chất lượng phịng ban, đơn vị Cơng ty TNHH soạn thảo TÀI LIỆU THAM KHẢO: - ISO 9001:2008 ĐỊNH NGHĨA 4.1 Thuật ngữ: 4.1.1 Tài liệu: - Tài liệu nội bộ: Là quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu Công ty biên soạn ban hành - Tài liệu bên ngoài: Là tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi, tổ chức bên ngồi ban hành có hiệu lực áp dụng Công ty - Tài liệu kiểm sốt: Tài liệu có hiệu lực áp dụng cho hoạt động Cơng ty có đóng dấu “Tài liệu kiểm sốt” Ngồi tài liệu mẫu cứng cơng ty đóng dấu “Xác nhận” “Chỉnh sửa” - Tài liệu khơng kiểm sốt: Là tài liệu khơng có hiệu lực áp dụng cho hoạt động Công ty, sử dụng để tham khảo Tài liệu không thiết phải cập nhật khơng dấu “Tài liệu kiểm sốt” 4.1.2 Hồ sơ: Các dạng văn chứa đựng thông tin ghi chép lại kết thực trình hoạt động Công ty nhằm cung cấp chứng khách quan việc thực yêu cầu Hệ Thống 4.2 Chữ viết tắt - TGĐ : Tổng giám đốc Công ty Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 4/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực - Công ty BLĐ TP HT 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /12 : Công ty TNHH MTV … : Ban lãnh đạo : Trưởng phòng : Hệ thống NỘI DUNG QUI TRÌNH 5.1.Lưu đồ soạn thảo Nội dung tài liệu Yêu cầu viết sửa tài liệu, định người viết sửa Viết sửa tài liệu Lấy ý kiến góp ý Hồn chỉnh tài liệu _ + Phê duyệt Ban hành Phân phối Tài liệu 5.2.Mô tả lưu đồ soạn thảo kiểm sốt Bước 1: Khi có nhu cầu viết sửa tài liệu, BLĐ định người viết sửa tài liệu Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 5/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /12 Bước 2: Người phân công viết văn thu thập thơng tin, nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất kinh doanh đơn vị, soạn thảo tài liệu gửi cho người định thời gian quy định Bước 3: Tài liệu BLĐ gửi đến phận có liên quan để lấy ý kiến góp ý (Nếu cần) Bước 4: TP cán phân cơng tập hợp ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh tài liệu cho phù hợp trước chuyển cho người có trách nhiệm để kiểm tra, phê duyệt ban hành phân phối 5.3 Hình thức trình bày Quy trình: - Các quy trình quy định trình bày giống trang 1, trang tài liệu - Ký hiệu: QC.X.X.X Hướng dẫn: - Các hướng dẫn quy định trình bày giống trang tài liệu - Những hướng dẫn đơn giản ghi nội dung chi tiết Biểu mẫu: - Ký hiệu: BM-QC.X.X.X Trong đó: QC chữ viết tắt phận Chất lượng BM chữ viết tắt Biểu Mẫu XX số thứ tự tài liệu KT: Phòng Kỹ Thuật NL: Kho Nguyên liệu PL: Kho Phụ Liệu LAB: Phòng Lab CUT: Bộ phận cắt MAY: Xưởng May Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 6/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực HT: 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /12 Bộ phận hồn thiện CAD: Phịng Giác Mẫu CĐ: Phòng Cơ Điện NPL: Phòng Quản lý Nguyên Phụ Liệu QA: Phòng quản lý chất lượng QC: Kiểm tra chất lượng KPH: Khơng phù hợp KPPN: Khắc phục phịng ngừa cải tiến XX có giá trị từ 01 -99 5.4.Nội dung soạn thảo quy trình Mục đích : Nêu mục đích tài liệu Phạm vi áp dụng: Nêu phạm vi mà tài liệu áp dụng Tài liệu tham khảo: Liệt kê tài liệu tham khảo soạn thảo (Nếu có) Định nghĩa: Nêu định nghĩa, từ viết tắt thuật ngữ quy trình (nếu có) Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết, cụ thể tùy thuộc vào mục đích sử dụng quy trình Lưu hồ sơ: Nơi lưu hồ sơ thời gian lưu Phụ lục: Nêu loại biểu mẫu kèm theo (nếu có) 5.5.Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra phê duyệt tài liệu nội Tên tài liệu Quy trình Hướng dẫn Biểu mẫu Biên soạn Người giao Người giao Người giao Kiểm tra Giám đốc điều hành Giám đốc điều hành Giám đốc điều hành Phê duyệt TGĐ TGĐ 5.6.Kiểm soát tài liệu Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 7/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /12 - Dấu: "xác nhận" “chỉnh sửa” đóng mẫu cứng kiểm sốt - Dấu: “Tài liệu kiểm sốt” đóng tài liệu sử dụng hành và/hoặc bìa tài liệu chứa tài liệu sử dụng hành công ty - Dấu “Tài liệu hết hạn sử dụng” đóng tài liệu cũ, hết hạn sử dụng và/hay bìa chứa tài liệu cũ hết hạn sử dụng công ty - Các đơn vị phải đảm bảo tài liệu áp dụng cho hoạt động quản lý chất lượng (bao gồm tài liệu nội bộ, bên ngoài, tiêu chuẩn v.v) phận phải có dấu kiểm sốt ln có sẵn vị trí cần sử dụng - Bản copy có dấu màu đen tài liệu khơng kiểm sốt Mẫu dấu kiểm sốt tài liệu phịng kỹ thuật: MÉu dấu sử dụng để kiểm soát tài liệu hệ thống toàn công ty: 5.7.Phõn phi, qun lý tài liệu nội - Người phân công quản lý tài liệu hệ thống chất lượng chung công ty có trách nhiệm lưu trữ quản lý gốc tài liệu nhất, cập nhật vào bảng danh mục tài liệu hệ thống chất lượng công ty (……….) Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 8/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /12 - Khi phân phối tài liệu, người phân phối phải cập nhật thông tin vào Sổ phân phối tài liệu (……………), yêu cầu người nhận tài liệu phòng ban ký xác nhận vào - Người phân cơng quản lý tài liệu phịng ban có trách nhiệm lưu giữ quản lý gốc tài liệu nhất, cập nhật vào danh mục tài liệu hành phịng ban (…………….) lưu giữ phận, phịng ban - Các tài liệu nhân trước giao cho phận cá nhân liên quan phải đóng dấu “Tài liệu kiểm soát” PHỤ LỤC : Danh mục tài liệu hành : Sổ phân phối tài liệu : Bảng danh mục tài liệu hệ thống chất lượng công ty QUY ĐỊNH VỀ VIỆC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU LỖI THỜI Định nghĩa: Tài liệu lỗi thời tức tài liệu mà phần hay tồn nội dung khơng cịn giá trị mà sử dụng nhầm dẫn tới sai lệch q trình sản xuất, khơng đáp ứng yêu cầu luật pháp hành hay yêu cầu khách hàng (Customers) hay nhà cung cấp (Vendors) Yêu cầu: Tất tài liệu lỗi thời phải nhận dạng rõ ràng hay cách ly hoàn toàn với tài liệu hành khác để tránh nhầm lẫn việc sử dụng Tất phòng ban chịu trách nhiệm cử người thực cơng việc kiểm sốt tài liệu phịng ban mình, bao gồm tài liệu hành tài liệu lỗi thời Tài liệu cũ đóng thành file cất nơi riêng biệt bảo quản cẩn thận Phương thức kiểm soát: Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 9/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng 10 /12 Đối với tài liệu lỗi thời, tiến hành xác định tài liệu lỗi thời, sau đóng dấu “Tài liệu hết hạn sử dụng” lên tài liệu/bìa chứa tài liệu, đồng thời loại bỏ tài liệu cũ khỏi hệ thống tài liệu sử dụng công ty Sau thời gian cụ thể phòng ban tập hợp tài liệu lỗi thời phịng ban đem lên cất kho tài liệu cũ công ty để tách biệt hoàn toàn tài liệu lỗi thời trách tình trạng nhầm lẫn với tài liệu sử dụng QUY ĐỊNH CẤT GIỮ, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG Định nghĩa: Hồ sơ chất lượng bao gồm: - Tài liệu kỹ thuật khách hàng cung cấp; - Mẫu duyệt / mẫu chuẩn; - Bảng màu nguyên phụ liệu; - Kết thử nghiệm nguyên phụ liệu, thành phẩm khách hàng cung cấp; - Các kiến nghị khách hàng; - Biên họp triển khai trước vào chuyền; - Các báo cáo kiểm tra nguyên phụ liệu, phụ kiện; - Các báo cáo kiểm tra công đoạn cắt - Báo cáo sản phẩm đầu chuyền; - Các báo cáo kiểm chuyền (Inline), kiểm cuối chuyền (Endline), kiểm sau là, kiểm thành phẩm (Final); - Báo cáo liên quan tới chất lượng nhà thầu phụ IN, THÊU, GIẶT… - Các báo cáo liên quan tới an toàn sản phẩm: báo cáo theo dõi kim gãy; báo cáo dị tìm kim; hồ sơ bảo dưỡng máy móc thiết bị công ty Nội dung 2.1 Sử dụng hồ sơ chất lượng / Retention of Quality Documents: - Tài liệu kỹ thuật khách hàng cung cấp: Bản gốc tài liệu phòng kỹ thuật công ty quản lý Khi chuẩn bị sản xuất mã hàng tài liệu photo thành nhiều chuyển tới phận sản xuất kiểm tra chất lượng liên quan Tài liệu phải có sẵn nơi làm việc để người liên quan dễ dàng tham khảo Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 10/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng 11 /12 - Mẫu duyệt: thơng thường có 01 mẫu duyệt khách hàng cung cấp thường phải lưu phòng mẫu hay phịng kỹ thuật Chính phịng kỹ thuật cần phải chuẩn bị mẫu chuẩn dựa theo mẫu duyệt, kiến nghị khách hàng cung cấp cho phận liên quan May; Là; Đóng gói - Bảng màu ngun phụ liệu: thơng thường, nhà cung cấp (Vendor) cung cấp cho nhà máy 01 màu phụ liệu Dựa vào nguyên phụ liệu mã hàng nhận được, phịng kỹ thuật có trách nhiệm làm nhiều phiên bản, cung cấp cho kho nguyên - phụ liệu, xưởng cắt, xưởng may đóng gói Bản gốc phải lưu phòng kỹ thuật - Kết thử nghiệm nguyên phụ liệu, thành phẩm: tất kết thử nghiệm (test) nguyên phụ liệu khách hàng cung cấp phòng kỹ thuật xem xét trước đưa vào sản xuất Các kết thử độ co vải sau giặt / phịng kỹ thuật thực phải thơng báo cho phận liên quan làm mẫu cứng (patterns), Phòng chất lượng, phòng cắt, phận … để tham khảo sử dụng cần thiết - Các kiến nghị khách hàng: sau gửi mẫu cho khách hàng duyệt nhà cung cấp (Vendor) chuyển cho nhà máy kiến nghị mẫu kèm theo Những kiến nghị phải xem xét kỹ buổi họp triển khai trước vào chuyền phải photo thành nhiều để giao cho tất phận kiến nghị phải có sẵn nơi làm việc để nhân viên liên quan tham khảo - Biên họp triển khai trước vào chuyền: bắt đầu sản xuất, nhà máy phải tiến hành họp triển khai trước vào chuyền theo hướng dẫn Biên phải photo thành nhiều chuyển cho tất phận liên quan Tại xưởng may, biên phải treo mẫu chuẩn, tài liệu kỹ thuật kiến nghị khách hàng - Các báo cáo kiểm tra nguyên phụ liệu, phụ liệu, phụ kiện: Nhân viên kiểm tra vải kiểm tra phụ liệu, phụ kiện tiến hành kiểm tra theo hướng dẫn Mọi biểu mẫu trưởng phịng QA cung cấp có sực thay đổi phải tuân thủ theo quy trình quản lý tài liệu công ty Tất thông tin cần thiết báo cáo phải ghi đầy đủ, xác, kịp thời phải Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 11/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng 12 /12 kiểm tra xác nhận trưởng phận Tất báo cáo kiểm tra vải, phụ liệu, phụ kiện lưu kho nguyên phụ liệu theo mã hàng - Các báo cáo kiểm tra công đoạn cắt: Nhân viên kiểm tra công đoạn cắt phải dùng biểu mẫu kiểm tra phòng quản lý chất lượng cung cấp Tất thông tin cần thiết báo cáo phải ghi đầy đủ, xác, kịp thời phải kiểm tra xác nhận trưởng phận Tất báo cáo lưu xưởng cắt theo mã hàng 2.2.Bảo quản hồ sơ chất lượng / Protection of Quality Documents: - Hồ sơ liên quan tới chất lượng cán quản lý phòng kỹ thuật, phòng QA phòng sản xuất lưu trữ theo mã hàng riêng biệt sau kết thúc việc sản xuất mã hàng Các tài liệu liên quan kết hợp lại thành hồ sơ hoàn chỉnh (một style), bao gồm gốc hay copy, bảo đảm đầy đủ thông tin chất lượng sản phẩm - Hồ sơ chất lượng sản phẩm phải lưu trữ đầy đủ, đồng bảo đảm an toàn, tránh thất hay có can thiệp từ bên ngồi Các tủ lưu hồ sơ phải khóa có người phân cơng trách nhiệm có quyền mở khóa - Người khơng có trách nhiệm khơng phép sử dụng tài liệu liên quan, không phép photo copy, không phép chuyển cho người khác hay đơn vị khác chưa có cho phép người ủy quyền - Người có trách nhiệm gửi báo cáo chất lượng hay tài liệu liên quan tới chất lượng phải đảm bảo gửi đối tượng tránh nhầm lẫn; không chuyển, không cho người không liên quan xem tài liệu - Thời hạn lưu trữ hồ sơ chất lượng năm 3.Phụ lục : Danh mục hồ sơ : Biên hủy hồ sơ TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 12/ 12 ... đóng mẫu cứng kiểm soát - Dấu: ? ?Tài liệu kiểm sốt” đóng tài liệu sử dụng hành và/hoặc bìa tài liệu chứa tài liệu sử dụng hành công ty - Dấu ? ?Tài liệu hết hạn sử dụng” đóng tài liệu cũ, hết hạn... QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Trang số 3/ 12 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ MS: Ngày hiệu lực 01/01/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /12 MỤC ĐÍCH Nhằm quy định... thảo TÀI LIỆU THAM KHẢO: - ISO 9001:2008 ĐỊNH NGHĨA 4.1 Thuật ngữ: 4.1.1 Tài liệu: - Tài liệu nội bộ: Là quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu Công ty biên soạn ban hành - Tài liệu bên ngồi: Là tài liệu