THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM MINISTRY OF CONSTRUCTION GUIDELINES AND MANUALS ON PROJECT FOR CAPACITY ENHANCEMENT IN CONSTRUCTION QUALITY ASSURANCE IN THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM December 2013 JAPAN INTERNATIONAL COOPERATION AGENCY (JICA) Katahira and Engineers International Central Nippon Expressway Company Limited EI JR 13-258 GUIDELINES AND MANUALS GUIDELINES FOR DEVELOPING PROJECT OWNER’S MANUAL （Activity-1） OPERATION GUIDELINES FOR CONSTRUCTION PACKAGE DATABASE / CONSTRUCTION PERFORMANCE WORK EVALUATION（Activity-3） OPERATION GUIDELINES FOR CONSTRUCTION COMPANY AND CONSULTANT REGESTRATION（Activity-3） SAMPLE STANDARD SPECIFICATIONS FOR PUBLIC WORKS （Activity-5） SAMPLE CONSTRUCTION QUALITY PUBLIC WORKS（Activity-5） MANUAL GUIDING BUILDING PROCEDURES（Activity-5） MANAGEMENT FACILITY FOR MAINTENANCE SAFETY AND HEALTH MANUAL IN CONSTRUCTION（Activity-6） CASE STUDIES ON ACCIDENTS AND NEAR MISSES IN CONSTRUCTION（Activity-6） GUIDELINES FOR DEVELOPING PROJECT OWNER’S MANUAL （Activity-1）                 DEVELOPMENT OF PROJECT OWNER’S MANUAL August - 2013       Project for Capacity Enhancement in Construction Quality Assurance 1) Current status In  Vietnam,  there  is  a  large  number  of  non-professional  Project  Owners  who  are  delegated  to  manage  and  use  the  state  budget  for  the  investment  of  construction  projects.  They  are  given  big  authorities  and  responsibilities  to  implement  and  manage  construction projects from the beginning to the end. They are from various sectors like  education, tourism, heath… and they do not have profession knowledge and expertise in  construction  including  construction  project  management  and  construction  quality  assurance.  Meanwhile, legal framework in construction project management and quality assurance  in Vietnam seems to be fairly complicated in Vietnam for many of the non-professional  POs.  Various  regulations  related  to  construction  projects  have  been  prepared  and  promulgated by various organizations for various users. Interview surveys conducted in  this  project  have  clarified  that  provisions  relevant  to  POs’  roles  and  responsibilities  have  been  dispersed  over  many  regulations  including  Laws,  Decrees  and  Circulars,  Also,  overlapping  of  information  between  regulations  has  been  reported.  In  addition,  there  are  frequent  changes  in  provisions  including  revision  of  regulations  and  promulgation of new regulations. These make it difficult for POs to access to necessary  information  for  their  project  management.    Also,  guidelines  or  manuals  which  can  supplement interpretation of regulations are not currently available in Vietnam, so that  this also makes it difficult for POs to find, refer and apply appropriate regulations.  2) Oversea practice (Japanese practice) Technical  specifications  for  surveys,  designs  and  construction  have  been  applied  to  most of the public-sector projects for the purpose of enhancing quality of specifications  and alleviating workloads of POs to prepare tender documents.    In  principle  in  Japan,  sector  management  State  Authorities  plays  a  leading  role  in  standardizing  technical  specifications  and  also  in  developing  construction  quality  manuals.  In  addition,  standardized  technical  specifications  are  also  applied  to  local  government  projects.  Local  governments  are  allowed  to  develop  their  own  specifications, but many tend to apply MLIT standardized technical specifications.  In  order  to  support  POs’  construction  project  management  and  supervision,  sector  management  ministries  are  in  charge  of  developing  guidelines  or  manuals  specialized  for POs’ construction project management, supervision, testing and inspections for their  project  management.  These  manuals  help  stakeholders  conduct  their  works  easily,  consistently and ensure good quality.  Below table shows the outline of one project management manual developed by Central  Nippon  Expressway  Company  Limited.  With  these  guidelines  or  manuals,  POs  can  1  Project for Capacity Enhancement in Construction Quality Assurance easily understand the procedures and requirements of their activities without referring to  various regulations by utilizing this manual.   Table 1.1 Outline of Management manual for civil engineering works Items Chapter 1  General  Article 1  General rules  Article 2  Order of construction works  Article 3  Supplemental contents of construction documents  Article 4  Responsibilities of General Supervisor, Deputy Supervisor, Chief sub-supervisor, Sub-supervisor  Chapter 2  Management of construction works  Article 1  Management regarding change of contraction contents  Article 2  Management regarding suspending construction works  Article 3  Management regarding change of term of construction works  Article 4  Change of original contract price  Article 5  Advanced payment and partial payment in contract term (in case of multi-year construction works)  Article 6  Alteration of a contract  Article 7  Procedure for road maintenance works  Article 8  Matters in case of not reaching agreement of contract between project owner and contractor  Article 9  Matters of exception by nonconformity of design specifications  Article 10  Regarding Subcontractor, etc.  Article 11  Report of disaster or accident  Article 12  Considerations on entrustment of construction management  Article 13  Regarding account audit  Article 14  Matters of warranty against defects  Chapter 3  Inspections for construction works  Article 1  Purposes of inspections, kinds of inspections  Article 2  Final inspection and partial final inspection  Article 3  Inspection for partial completed construction works (by General supervisor)  Article 4  Inspection for use of completed construction portion  Article 5  Inspection for completed construction works  Article 6  Direction on quality control patrol  Article 7  Inspections regarding road maintenance works  Article 8  Use of work piece under construction  Article 9  Procedure of compensation for withered plants  (Source) From NEXCO’s internal manual     2  Project for Capacity Enhancement in Construction Quality Assurance 3) Guidelines for Developing Project Owners’ Manual a Objectives Project  owners’  manual  is  to  show  information  on  POs’  roles  and  responsibilities  for  performing construction project management and construction quality assurance to POs,  consolidating regulations with provisions for state budget projects into one manual. The  manual is for non-professional POs who manage state budget projects.  b Time of Development Under  the  current  status,  MOC  focuses  more  on  promulgating  regulations  than  on  preparing  guidelines  materials.  However,  under  the  situation  that  anybody  can  be  a  project  owner  if  appointed  by  Decision  maker,  MOC  is  recommended  to  develop  this  kind  of  manual  as  soon  as  possible  to  make  POs  fully  understand  the  regulations  regarding  construction  project  management.  It  will  contribute  to  enhancing  cost  efficiency of state budget projects.  c Structures of Manual The  expected  manual  may  consist  of  the  following  15  chapters  stipulating  roles  and  responsibilities of POs and procedures of construction project management and quality  assurance.  Each  chapter  is  focused  on  a  different  aspect  of  project  management  and  operation.   Chapter 1: Formulation, Appraisal, Approval and Adjustment of Feasibility Studies   Chapter 2: Land Acquisition   Chapter 3: Project management models   Chapter 4: Cost management   Chapter 5: Construction Survey   Chapter 6: Design   Chapter 7: Tendering, Contractor selection    Chapter 8: Contracting   Chapter 9: Construction works   Chapter 10: Construction supervision   Chapter 11: Labor safety, environment protection   Chapter 12: Acceptance/ Handing over   Chapter 13: Account disbursement, settlement in construction projects   Chapter 14: Facility Maintenance    Chapter 15: Investment monitoring and evaluation  3  Project for Capacity Enhancement in Construction Quality Assurance Contents in each chapter will be taken up from Laws, Decrees, and Circulars in force.  References  to  regulations  (Laws,  Decrees,  Circulars,  Decisions)  are  noted  in  the  relevant contents, reference materials are to be listed in the last end of the manual. This  will ensure the reliability of contents in the manual, and facilitate updating of manual in  case of revised or new regulations are available.  Supplemental  explanation  is  to  be  added  for  interpretation  of  regulations.  The  explanation  can  supplement  information  whenever  regulations  are  found  not  clear  enough.  These  explanations  should  be  prepared  by  professional  experts  with  deep  understanding of regulations and construction project management.  In  case  contents  are  so  specific  and  huge  volume,  there  will  be  a  reference  to  the  original regulations for detail guidelines The annexes in each chapter include all necessary forms for each procedure which are  also stipulated in regulations.  d Roles of Ministries MOC  requested  to  take  responsibilities  for  preparing,  publishing,  updating  and  maintaining the manual. Sector ministries including local governments are encouraged  to develop their own manual suited to their construction sectors.   e Maintaining manual and further development Since  there  are  frequent  changes  and  revision  of  regulations,  MOC  is  requested  to  frequently update the manual in an appropriate interval.  This  manual  can  be  divided  into  several  sub-manuals  dealing  with  specific  subjects.  This  may  contribute  to  saving  time  for  preparing  and  updating  the  huge  volume  of  comprehensive manual.  In the future, when Project Owner get used to use this manual, MOC is recommended to  convert stipulations into manuals in order to simplify regulations. This would enhance  the quality  of  regulations and the understanding  of people  about regulations including  knowledge and experience of construction project  implementation. This would lead to  the efficiency of state budget construction investment projects.  4) Sample of Project Owners’ Manual The  Project  has  also  prepared  a  sample  Project  Owners’  Manual  showing  the  detail  information of some part of the manuals. MOC is recommended to follow this style to  complete further development.  Following is the Sample of Project Owners’ Manual.  4                  SAMPLE MANUAL OF CONSTRUCTION PROJECT IMPLEMENTATION AND MANAGEMENT For Non-Professional Project Owners August - 2013 Project for Capacity Enhancement in Construction Quality Assurance TABLE OF CONTENTS PART INTRODUCTION 1.1  Purpose   1  1.2  Responsibility  . 1  PART USER GUIDE PART CONTENT CHAPTER 1 FORMULATION, APPRAISAL, APROVAL AND ADJUSTMENT OF  FEASIBILITY STUDIES   3 1.1  Responsible person for FS formualtion   3  1.2  Pre-FS   4  1.3  Feasibility Study   4  1.3.1  Contents of FS   4  1.3.2  Requirements for FS   6  1.3.3  Design in FS  . 6  1.3.4  Investment amount  . 8  1.3.5  Conduct FS formulation   13  1.3.6  Fee for FS formulation  . 16  1.3.7  FS appraisal   17  1.3.8  FS approval  . 21  1.4  Econo-technical analysis report   23  1.4.1  Contents of econo-technical analysis report  . 23  1.4.2  Appraisal of econo-technical analysis report  23  1.4.3  Approval of econo-technical analysis report   24  1.5  FS adjustment  . 25  1.5.1  FS adjustment   25  1.5.2  Adjustment of investment amount   26  1.6  Các biểu mẫu liên quan   27  CHAPTER 2 LAND ACQUISITION   28 CHAPTER 3 PROJECT MANAGEMENT MODELS   29 3.1  Project management models  . 29  3.2  Model of direct manangement by Project Owner  . 29  3.2.1  Forms of implementation   29  3.2.2  Self-implementation   30  3.2.3  Multi-project PMU   31  3.3  Model of hiring Project Management Consultant   31  3.3.1  Description  . 31  3.3.2  Eligibility requirement of Team leader from Project Management Consultant . 32  3.3.3  Eligibility requirement of company in project management consultancy   33  i  ... show  information  on? ? POs’  roles  and? ? responsibilities  for? ? performing? ?construction? ?project? ?management? ?and? ?construction? ?quality? ?assurance? ?to POs,  consolidating regulations with provisions? ?for? ?state budget projects into one manual.? ?The? ?... Chapter 3  Inspections? ?for? ?construction? ?works  Article 1  Purposes? ?of? ?inspections, kinds? ?of? ?inspections  Article 2  Final inspection? ?and? ?partial final inspection  Article 3  Inspection? ?for? ?partial completed? ?construction? ?works (by General supervisor) ... construction? ?projects from? ?the? ?beginning to? ?the? ?end. They are from various sectors like  education, tourism, heath…? ?and? ?they do not have profession knowledge? ?and? ?expertise? ?in? ? construction? ? including  construction? ? project? ? management  and? ? construction? ? quality? ? assurance.