Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

46 49 0
  • Loading ...
1/46 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 10/07/2018, 16:06

1. Lý do chọn đề tàiTrong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, không chỉ các doanh nghiệp chịu nhiều sức ép về mức giá, cạnh tranh thương hiệu, cạnh tranh chất lượng, các quy định của thị trường trong và người nước, các quy định của pháp luật, yêu cầu của khách hàng... để tồn tại và phát triển. Các cơ quan hành chính nhà nước cũng không nằm ngoài các quy luật này với những nội dung và đặc thù công việc theo chuyên môn của từng cơ quan, tổ chức. Điều này khiến các cơ quan, doanh nghiệp phải đưa vấn đề cải tiến chất lượng, hiểu quả làm việc lên hàng đầu. Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như trong công tác hành chính văn phòng là việc làm thực sự cần thiết và phải được thực hiện nghiêm túc, đồng bộ. Bên cạnh việc triển khai ISO 9000 trong các ngành sản xuất, dịch vụ, kể từ năm 2000, tiêu chuẩn ISO 9000 đã được triển khai thí điểm trong một số cơ quan hành chính ở Việt Nam. Cải cách hành chính ở nước ta luôn luôn được coi trọng với mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại và hoạt động có hiệu quả với đội ngũ cán bộ, viên chức có đủ phẩm chất và năng lực.Trải qua hơn 10 năm kể từ khi thí điểm ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác hành chính cho đến nay bên cạnh nhiều thay đổi có tính tích cực thì còn tồn tại rất nhiều bất cập. Đa số các cơ quan chưa nhận thức được hết tầm quan trọng và hiệu quả của việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công việc, việc ứng dụng đã được triển khai nhưng chưa mang lại hiệu quả cao dẫn đến chưa đạt yêu cầu công việcSau khi học tập kết thúc học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng, qua quá trình thực tế công tác tại Trường Cao đẳng Công nghiệp In bản thân em nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng. Đây chính là lý do em thực hiện đề tài Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.2. Lịch sử nghiên cứuĐề tài về ISO 9001 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các chuyên gia, các nhà nghiên cứu và đã có rất nhiều đóng góp to lớn góp phần vào việc nâng cao hiệu quả của việc áp dụng ISO vào thực tế công việc, cụ thể như: Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học. Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ. GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, Nhà xuất bản Hà Nội. GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000, Nhà xuất bản Thống kê. Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 .3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu2.1. Đối tượng nghiên cứuCác nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.2.2. Phạm vi nghiên cứu Thời gian: Từ năm 2012 đến nay. Không gian nghiên cứu: Khảo sát các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008. 4. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu cơ sở lý luận ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Tìm hiểu các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá vai trò việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.5. Phương pháp nghiên cứuĐể hoàn thiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;+ Nguồn tin từ mạng Internet.6. Đóng góp của đề tàiSau khi hoàn tất đề tài sẽ góp một phần vào việc: Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác động có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Trường. Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong quá trình áp dụng. Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In hiện tại và trong những năm tiếp theo. Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ công tác tại Trường Cao đẳng Công nghiệp In.7. Cấu trúc của đề tàiNgoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm 03 chương:Chương 1. Giới thiệu khái quát về Trường Cao đẳng Công nghiệp In và tổ chức, hoạt động văn phòng tại Trường.Chương 2. Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In.Chương 3. Đánh giá thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế, không doanh nghiệp chịu nhiều sức ép mức giá, cạnh tranh thương hiệu, cạnh tranh chất lượng, quy định thị trường người nước, quy định pháp luật, yêu cầu khách hàng để tồn phát triển Các quan hành nhà nước khơng nằm ngồi quy luật với nội dung đặc thù công việc theo chuyên môn quan, tổ chức Điều khiến quan, doanh nghiệp phải đưa vấn đề cải tiến chất lượng, hiểu làm việc lên hàng đầu Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 hoạt động sản xuất, kinh doanh cơng tác hành văn phòng việc làm thực cần thiết phải thực nghiêm túc, đồng Bên cạnh việc triển khai ISO 9000 ngành sản xuất, dịch vụ, kể từ năm 2000, tiêu chuẩn ISO 9000 triển khai thí điểm số quan hành Việt Nam Cải cách hành nước ta luôn coi trọng với mục tiêu xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, đại hoạt động có hiệu với đội ngũ cán bộ, viên chức có đủ phẩm chất lực Trải qua 10 năm kể từ thí điểm ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác hành bên cạnh nhiều thay đổi có tính tích cực tồn nhiều bất cập Đa số quan chưa nhận thức hết tầm quan trọng hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO công việc, việc ứng dụng triển khai chưa mang lại hiệu cao dẫn đến chưa đạt yêu cầu công việc Sau học tập kết thúc học phần Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác văn phòng, qua q trình thực tế cơng tác Trường Cao đẳng Công nghiệp In thân em nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phòng Đây lý em thực đề tài "Các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In Đánh giá thực trạng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008" Lịch sử nghiên cứu Đề tài ISO 9001 thu hút nhiều quan tâm chuyên gia, nhà nghiên cứu có nhiều đóng góp to lớn góp phần vào việc nâng cao hiệu việc áp dụng ISO vào thực tế công việc, cụ thể như: - Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng ISO 9001, Nxb Khoa học - Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, Nhà xuấtNội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000, Nhà xuất Thống kê - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: Từ năm 2012 đến - Không gian nghiên cứu: Khảo sát nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng - Tìm hiểu nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In - Đánh giá vai trò việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phương pháp nghiên cứu Để hồn thiện đề tài này, tơi sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet Đóng góp đề tài Sau hồn tất đề tài góp phần vào việc: - Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực việc áp dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trường - Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng trình áp dụng - Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In năm - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán công tác Trường Cao đẳng Công nghiệp In Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương: Chương Giới thiệu khái quát Trường Cao đẳng Công nghiệp In tổ chức, hoạt động văn phòng Trường Chương Các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In Chương Đánh giá thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Cao đẳng Công nghiệp In Trường Cao đẳng Công nghiệp In thành lập theo Quyết định số 1493/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng năm 2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc thành lập Trường Cao đẳng Công nghiệp In Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường quy định cụ thể Quyết định số 970//QĐ-BTTTT ngày 06 tháng năm 2016 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In 1.1.1 Vị trí chức Trường Cao đẳng Công nghiệp In sở giáo dục nghề nghiệp công lập trực thuộc Bộ Thông tin Truyền thông, thành lập theo Quyết định số 1493/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng 03 năm 2007 Bộ Giáo dục Đào tạo Trường có chức đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao đẳng trình độ thấp hơn; hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội Tên giao dịch trụ sở Trường - Tên trường tiếng Việt: Trường Cao đẳng Công nghiệp In - Tên giao dịch Quốc tế: College of Printing Industry - Trụ sở chính: Phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội - Website: www.cdcnin.edu.vn Trường đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng theo quy định pháp luật Trường chịu lãnh đạo quản lý tồn diện trực tiếp Bộ Thơng tin Truyền thông; chịu quản lý nhà nước giáo dục - đào tạo Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, Bộ Giáo dục Đào tọa bộ, ngành có liên quan; chịu quản lý theo lãnh thổ của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội nơi Trường đặt trụ sở 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Trường Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Thơng tin Truyền thông phê duyệt quy hoạch, chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn Trường tổ chức thực sau phê duyệt Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng trình độ thấp theo mục tiêu, chương trình giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Lao động Thương binh Xã hội cho phép, đảm bảo chất lượng, đạt tiêu chuẩn, đáp ứng yêu cầu xã hội Đào tạo lại, bồi dưỡng ngắn hạn đội ngũ cán bộ, viên chức cho ngành công nghiệp sản xuất in đạt tiêu chuẩn quy định Nhà nước theo yêu cầu quan, doanh nghiệp nước Tổ chức tuyển sinh, quản lý người học, tổ chức hoạt động đào tạo hoạt động giáo dục khác; công nhận tốt nghiệp, in ấn cấp văn bằng, chứng theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Lao động - Thương binh Xã hội Tổ chức xây dựng chương trình, giáo trình, học liệu, kế hoạch giảng dạy ngành Trường phép đào tạo sở chương trình khung Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Lao động Thương binh Xã hội ban hành Đăng ký, tổ chức triển khai kiểm định chất lượng giáo dục chịu quản lý chất lượng quan kiểm định chất lượng giáo dục Tổ chức hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, quản lý, sản xuất - kinh doanh theo quy định pháp luật Thực hoạt động dịch vụ khoa học - kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, thực sản xuất – kinh doanh phù hợp với ngành nghề đào tạo; tư vấn nghề nghiệp, giới thiệu việc làm, xuất lao động, tổ chức du học cho học viên, học sinh đơn vị có nhu cầu theo quy định pháp luật Tổ chức tham gia hội nghị chuyên đề, hội thảo đào tạo, khảo sát, tham quan học tập kinh nghiệm, in ấn, xuất ấn phẩm, tài liệu, giáo trình phục vụ cơng tác đào tạo nghiên cứu khoa học theo quy định nhà nước 10 Thực quan hệ hợp tác quốc tế, liên kết, liên thông đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, nghiên cứu triển khai khoa học công nghệ với quan, tổ chức, cá nhân nước nước theo quy định pháp luật phân cấp Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thơng 11 Kiện tồn tổ chức máy, tuyển dụng, sử dụng quản lý cán bộ, công chức, viên chức người lao động; xây dựng đội ngũ giảng viên trường đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề theo quy định nhà nước phân cấp Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông 12 Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho giảng viên, viên chức, người lao động học sinh, sinh viên Tạo điều kiện cho giảng viên, viên chức, người lao động học sinh, sinh viên tham gia sinh hoạt đoàn thể hoạt động xã hội 13 Quản lý, sử dụng mục đích có hiệu đất đai, sở vật chất, tài sản, nguồn vốn nhà nước giao theo quy định pháp luật 14 Thực dân chủ, bình đẳng, cơng khai việc bố trí thực nhiệm vụ đào tạo, khoa học công nghệ hoạt động tài Tổ chức việc kiểm tra, tra hoạt động Trường theo quy định pháp luật 15 Phát bồi dưỡng nhân tài người học đội ngũ giảng viên, viên chức, người lao động Trường Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo 16 Bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh trị, trật tự an tồn xã hội trường; bí mật quốc gia, xây dựng, thực quy chế, biện pháp bảo hộ, an toàn lao động Trường 17 Thực báo cáo định kỳ đột xuất theo chế độ quy định yêu cầu Bộ Thông tin Truyền thông, Bộ Giáo dục Đào tạo quan khác có liên quan 18 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Cao đẳng Công nghiệp In Ban Giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Các phòng, ban chức - Phòng Tổ chức - Hành chính; - Phòng Đào tạo; - Phòng Tài - Kế toán; - Trung tâm Tư vấn tuyển sinh giới thiệu việc làm Các khoa đào tạo - Khoa Khoa học đại cương; - Khoa Công nghệ In; - Khoa Công nghệ Thông tin; - Khoa Công nghệ bao bì 1.2 Sơ đồ tổ chức máy Trường Cao đẳng Công nghiệp In SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Phòng Tổ chức Hành Phó Hiệu trưởng Các Phòng chun mơn Phó Hiệu trưởng Khoa Cơng nghệ In Phòng Tài Kế tốn Khoa Cơng nghệ TT Phòng Quản lý Đào tạo Khoa Khoa học Đại cương Trung tâm Tư vấn TS giới thiệu việc làm Các Khoa đào tạo Khoa Công nghệ Bao bì 1.3 Tổ chức, hoạt động cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In 1.3.1 Tổ chức hoạt động văn phòng (tại Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In Phòng Tổ chức – Hành chính) * Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Phòng Tổ chức - Hành a) Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tổ chức Hành đơn vị máy giúp việc cho Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghiệp In (dưới gọi tắt Nhà trường); chịu đạo, điều hành quản lý trực tiếp Hiệu trưởng Nhà trường * Phòng Tổ chức Hành có chức năng: Tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng tổ chức quản lý, điều hành lĩnh vực hoạt động Nhà trường Trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng Nhà trường tổ chức quản lý, điều hành lĩnh vực; Tổ chức cán bộ, tiền lương, sở vật chất, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán cơng nhân viên; sách xã hội người lao động cơng tác bảo vệ trị nội Tổ chức tiếp nhận, xử lý, phân hướng, tổng hợp, lưu trữ công văn giấy tờ đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc cho Nhà trường Tổ chức triển khai thực hiện, giám sát, kiểm tra, tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động mặt công tác nêu theo nhiệm vụ giao * Phòng Tổ chức Hành có nhiệm vụ sau đây: - Cơng tác Tổ chức cán bộ: Nghiên cứu, xây dựng phương án kiện toàn tổ chức máy quản lý, cấu tổ chức Nhà trường thời kỳ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổ chức thực duyệt; Xây dựng quy chế tổ chức hoạt động Nhà trường, quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị máy giúp việc cho Hiệu trưởng thời kỳ, trình cấp có thẩm quyền định ban hành; Xây dựng quy hoạch cán đáp ứng nhu cầu tổ chức phát triển Nhà trường thời kỳ; Xây dựng kế hoạch đội ngũ cán giảng dạy, nghiên cứu, quản lý nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Nhà trường Định kỳ tổ chức đánh giá, phân loại cán để xây dựng phương án trình Hiệu trưởng bổ sung, bố trí, xếp cho phù hợp với yêu cầu phạm vi tồn trường; Nghiên cứu đề xuất cấp có thẩm quyền định thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị thuộc trường Bổ nhiệm, miễn nhiệm cán (diện Nhà trường quản lý); kỷ luật cán bộ, giáo viên, viên chức nhân viên theo quy định Nhà nước Bộ Thông tin Truyền thông; Xây dựng tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán công nhân viên toàn trường; Tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lương Nhà trường; quản lý, tổ chức thực chế độ tiền lương, phụ cấp, sách xã hội, an tồn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động cán bộ, công nhân viên; Quản lý hồ sơ cán thuộc diện Nhà trường quản lý; quản lý hồ sơ cán Nhà trường thuộc diện Bộ Thông tin Truyền thông quản lý; Làm đầu mối quản lý, tổ chức thực với tổ chức đoàn thể đơn vị trực thuộc Nhà trường xây dựng tổ chức thực quy định bảo vệ trị nội bộ; - Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng Kỷ luật tổ chức hội nghị, kiện trị Nhà trường - Phối hợp với đơn vị việc quản lý đoàn ra, đoàn vào 10 Tổ chức xây dựng kế hoạch dự bị động viên thời chiến quốc phòng tồn dân - Cơng tác Hành chính: 11 Tổ chức xây dựng kế hoạch công tác tháng, lịch công tác tuần Ban Giám hiệu; Tổ chức đảm bảo điều kiện cho buổi làm việc Lãnh đạo với quan, đơn vị ngồi trường; Tham dự, ghi chép biên bản, thơng báo theo yêu cầu Lãnh đạo 12 Theo dõi, đơn đốc đơn vị thực chương trình, kế hoạch công tác, định Hiệu trưởng Tổng hợp tình hình hoạt động Nhà trường, soạn thảo báo cáo công tác định kỳ đột xuất theo yêu cầu Lãnh đạo Tổ chức hội nghị triển khai kế hoạch, sơ kết, tổng kết tình hình thực nhiệm vụ Nhà trường 13 Là đầu mối tiếp nhận, xử lý, phân hướng văn đến Rà sốt, phát sai sót, đảm bảo thủ tục hành chính, phápvăn trước trình ký gửi theo quy định Tư vấn pháp lý cho Ban Giám hiệu Nhà trường công tác ban hành văn đầu mối tiếp khách đến liên hệ công tác với Nhà trường 14 Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, cơng tác hành theo quy định Nhà nước, Bộ Thông tin Truyền thông Nhà trường 15 Xây dựng tổ chức thực kế hoạch chi phí nghiệp vụ thường xun, cơng vụ phí cho hoạt động Nhà trường 16 Quản lý, tổ chức thực công tác quan hệ công chúng, công tác thông tin tuyên truyền, công tác lịch sử truyền thống 17 Chuẩn bị điều kiện, phương tiện, thủ tục cho đoàn ra, đoàn vào Nhà trường theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông 18 Quan hệ với địa phương nơi Nhà trường đóng để phối hợp cơng tác bảo vệ trị an, phòng chống cháy nổ… tham gia nghĩa vụ với địa phương theo quy định pháp luật - Công tác Quản trị hành chính: 19 Xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm dài hạn, phương án sử dụng sở vật chất trình Hiệu trưởng; Tổ chức thực sau phê duyệt 20 Quản lý, khai thác, ngăn ngừa, xử lý hành vi xâm phạm sở vật chất giao 21 Xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì nâng cấp sở vật chất trình Hiệu trưởng; Tổ chức thực kế hoạch phê duyệt 22 Tổ chức xây dựng nội quy, quy định quản lý sở vật chất; quy định quản lý nhà ăn sinh viên, quản lý nhà xe… quy định công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh an toàn lao động trường Tổ chức việc thực nội quy, quy định phê duyệt 23 Tổ chức thực cơng tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, vệ sinh an tồn lao động, phòng chống cháy nổ trường 24 Chuẩn bị điều kiện vật chất tổ chức phục vụ buổi làm việc Ban Giám hiệu đơn vị trường 25 Xây dựng phương án, bố trí sử dụng phục vụ sở vật chất cho đơn vị, cá nhân trường 26 Tổ chức thực công tác lễ tân, khánh tiết phục vụ hội nghị Nhà trường; thực việc trang trí ngày lễ, ngày kỷ niệm Nhà trường 27 Quản lý, vận hành sửa chữa kịp thời có cố xảy hệ thống điện, nước, chiếu sáng, điện thoại đảm bảo hoạt động bình thường để phục vụ hoạt động Nhà trường 28 Tổ chức mua sắm sửa chữa công cụ, dụng cụ, trang thiết bị (khơng thuộc dự án đầu tư), văn phòng phẩm cho phòng, ban chức trường; 29 Thực công tác vệ sinh môi trường, đảm bảo khuôn viên nhà trường xanh, sạch, đẹp 30 Khai thác sở vật chất chưa hết công để cung cấp loại dịch vụ đáp ứng nhu cầu đơn vị, cá nhân trường 31 Tổ chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho việc nâng cao chất lượng đào tạo, phục vụ đời sống dịch vụ khác theo quy định pháp luật 32 Quản lý sở vật chất giao; tham mưu cho Hiệu trưởng Nhà trường việc sử dụnghiệu sở vật chất giao 33 Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng yêu cầu b) Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức - Hành gồm: 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng chuyên viên, nhân viên thực công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ yêu cầu công việc giao 10 - Hội đồng tuyển dụng thông qua danh sách ứng viên đạt yêu cầu xét tuyển trình LĐ b/ Hợp đồng làm việc lần đầu: - Trên sở danh sách ứng viên đạt yêu cầu thi tuyển, xét tuyển LĐ cơng nhận, phòng TCHC soạn thảo hợp đồng làm việc lần đầu 5.2.5 Lưu hồ sơ - Quyết định bổ nhiệm vào ngạch công chức (đối với ứng viên trúng tuyển CBCC) - HĐLĐ thử việc, nhận xét thời gian làm HĐLĐ thử việc, HĐLĐ (đối với ứng viên trúng tuyển LĐHĐ) - HĐ làm việc lần đầu (đối với ứng viên trúng tuyển viên chức) Hồ sơ Stt Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu QĐ bổ nhiệm P.TCHC Hết HĐ QĐ thử việc P.TCHC Hết HĐ Hợp đồng lao động P.TCHC Hết HĐ Hồ sơ cán P.TCHC Hết HĐ Phụ lục: Khơng * Nhận xét Trong quy trình này, trường thực tốt: - Đảm bảo đầy đủ, trình tự Chất lượng tuyển chọn ngày nâng cao đảm bảo đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ - Các ứng viên tham gia tuyển dụng nhận thấy chuyên nghiệp quy trình tuyển chọn trường - Việc xây dựng tiêu chuẩn cho chức danh vị trí cơng việc giúp cho CBCNV làm công tác tuyển dụng dễ dàng lựa chọn hồ sơ hợp lý với vị trí tuyển dụng đồng thời ứng viên tham gia tuyển dụng hình dung u cầu cơng việc cần phải thực vị trí ứng tuyển 32 2.2.3 Quy trình đào tạo cán cơng chức TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP IN QUY TRÌNH ĐÀO TẠO CÁN BỘ CÔNG CHỨC Mã hiệu: QT.TCHC.05 Ngày ban hành: 01/11/12 Lần ban hành: 01 Trang : DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT Tên đơn vị/Chức danh STT Tên đơn vị/Chức danh Hiệu trưởng Hiệu phó Hiệu phó Đào tạo Phòng Tổ chức - Hành Phòng Tài - Kế tốn Phòng Đào tạo Phòng Cơng tác - HSSV THEO DÕI SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TT Đề mục Trang Nội dung sửa đổi MỤC ĐÍCH Quy trình quy định trình tự, bước cơng tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực; Nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, nâng cao hiệu qủa hoạt động Nhà trường PHẠM VI Quy trình áp dụng hoạt động quản lý đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực Trường Cao đẳng Công nghiệp In TÀI LIỆU LIÊN QUAN : Quyết định số 970/2016/QĐ-BTTTT ngày 06/06/2016 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ĐỊNH NGHĨA + Trường: Trường CĐCNI + TCHC: Tổ chức hành + CV: Chuyên viên + CB: Cán 33 + CC: Công chức + VC: Viên chức + CCVC: Công chức viên chức NỘI DUNG 5.1 Sơ đồ trình quản lý đào tạo nguồn nhân lực Người chịu trách nhiệm Các phòng ban Phòng TCHC Lãnh đạo Trường Các phòng ban Cán cơng chức Sơ đồ Mơ tả biểu mẫu Nhu cầu đào tạo Xây dựng kế hoạch đào tạo 5.2.1 Phê duyệt 5.2.2 Tổ chức thực 5.2.3 Phòng TCHC Các phòng ban Kiểm tra, đánh giá kết thực 5.2.4 Lập báo cáo 5.2.5 Lãnh đạo Trường Phòng TCHC Phòng TCHC Lưu hồ sơ 5.2 Mơ tả q trình quản lý đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực 5.2.1 Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực Công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thực thông qua việc xây dựng kế hoạch tổ chức triển khai thực kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, giáo viên công nhân viên nhà trường Việc quản lý cơng tác đào tạo, bồi dưỡng giao cho phòng TCHC chủ trì phối hợp với phòng ban liên quan đạo 34 trực tiếp lãnh đạo Trường Hàng năm, Phòng TCHC tiến hành xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức Trường (BM.TCHC.0 01) trình Lãnh đạo Trường trước ngày 31/12 Căn để Phòng TCHC xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm: - Báo cáo đánh giá kết đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức năm trước - Thực trạng chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quan - Quy hoạch cán hàng năm Trường - Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán công chức Bộ - Thông báo kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng sở đào tạo Các bước xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, CVCV: - Bước 1: Phòng TCHC tiến hành đánh giá thực trạng, khảo sát nhu cầu đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo báo cáo đề xuất phòng ban chức báo cáo đánh giá xếp loại cán công chức, viên chức hàng năm - Bước 2: Trên sở thực trạng chất lượng cán , CCVC nhu cầu đào tạo Trường, Phòng TCHC xác định mục đích, u cầu cơng tác đào tạo bồi dưỡng; xác định đối tượng đào tạo, bồi dưỡng năm Việc đào tạo, bồi dưỡng phải đảm bảo yêu cầu trang bị bổ sung kiến thức lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, kỹ tổ chức thực nhiệm vụ cán bộ, công chức, viên chức; đảm bảo việc đào tạo, bồi dưỡng thực đối tượng, đảm bảo chất lượng, nội dung, chương trình theo quy định; vừa đảm bảo kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng vừa đảm bảo yêu cầu giải cơng việc khoa phòng - Bước 3: Phòng TCHC xác định nội dung, hình thức đào tạo bồi dưỡng Các nội dung tập trung đào tạo, bồi dưỡng: + Đào tạo, bồi dưỡng lý luận trị + Đào tạo, bồi dưỡng chuyên mơn nghiệp vụ + Chương trình tập huấn thường xun + Đào tạo, bồi dưỡng lại; đào tạo chuyên sâu nâng cao chun mơn nghiệp vụ Các hình thức đào tạo chính: + Đào tạo tập trung + Đào tạo chức + Các khoá bồi dưỡng, tập huấn theo chuyên đề 35 - Bước 4: Xây dựng kế hoạch Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức hàng năm bao gồm nội dung: Mục đích, yêu cầu đào tạo; Đối tượng đào tạo; Nội dung, hình thức, thời gian đào tạo, bồi dưỡng Kế hoạch phải xây dựng chi tiết, cụ thể có tính khả thi, phù hợp với u cầu thực tế quan, đơn vị Trưởng Phòng TCHC kiểm tra, ký nháy vào Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trước trình Lãnh đạo Trường phê duyệt 5.2.2 Phê duyệt: Lãnh đạo Trường ký phê duyệt Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; chuyển văn thư phát hành cho khoa phòng liên quan theo Quy trình quản lý cơng văn đi- đến Trường hợp khơng trí, Lãnh đạo Trường đạo, u cầu Phòng TCHC chỉnh sửa lại theo yêu cầu ký phát hành 5.2.3 Tổ chức thực Phòng TCHC phòng ban liên quan có trách nhiệm phổ biến công khai Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tới cán bộ, công chức, viên chức để triển khai thực kế hoạch Căn vào Kế hoạch tình hình thực tế, Phòng TCHC phối hợp phòng ban liên quan tiến hành thực thủ tục cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia chương trình đào tạo, bồi dưỡng: - Liên hệ với sở đào tạo để cung cấp thông tin liên quan đến chương trình đào tạo; thống nội dung đào tạo, bồi dưỡng - Lập danh sách, định cử cán bộ, công chức, viên chức đào tạo, bồi dưỡng sau xin kiến đạo Lãnh đạo Trường - Thơng báo cho phòng ban cá nhân liên quan để thực định, giải chế độ đào tạo, bồi dưỡng theo quy định hành Các cá nhân cử đào tạo bồi dưỡng có trách nhiệm thực nghiêm túc chương trình đào tạo, đảm bảo chất lượng thời gian học tập Trong trình đào tạo có vướng mắc, kiến nghị phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm để phối hợp giải Sau kết thúc khóa học, người cử đào tạo phải báo cáo trung thực kết học tập với Phòng TCHC phòng ban chủ quản, đồng thời nộp tài liệu có liên quan như: Bằng, chứng chỉ, bảng điểm, tài liệu học tập, định khen thưởng kỷ luật (nếu có) Phòng TCHC có trách nhiệm thường xuyên liên hệ với sở đào tạo để nắm bắt tình hình chất lượng học tập cán bộ, công chức, viên chức; phối hợp với phòng ban liên quan báo cáo Lãnh đạo Trường để giải 36 vấn đề phát sinh; tiếp nhận kết học tập cán bộ, công chức, viên chức để báo cáo Lãnh đạo Trường sau kết thúc khóa học 5.2.4 Kiểm tra đánh giá kết thực công tác đào tạo, bồi dưỡng Phòng TCHC có trách nhiệm thường xun kiểm tra theo dõi tình hình học tập cán công chức, viên chức cử đào tạo; kiểm tra kết đào tạo cá nhân thông qua văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ liên quan cấp kết thúc chương trình đào tạo Định kỳ, Phòng TCHC kiểm tra, đối chiếu thực tế thực với nội dung Kế hoạch đào tạo để đánh giá việc chấp hành phòng ban cá nhân có liên quan 5.2.5 Lập báo cáo đánh giá kết thực công tác đào tạo, bồi dưỡng Trước ngày 30/11 hàng năm, phòng ban có trách nhiệm xây dựng báo cáo kết thực bao gồm nội dung: Kết học tập cán công chức, viên chức cử đào tạo; Năng lực, trình độ cán bộ, công chức, viên chức sau tham gia khóa đào tạo thơng qua chất lượng, hiệu cơng tác; Kết thực kế hoạch đào tạo phòng ban Căn kết kiểm tra đánh giá, báo cáo phòng ban, Phòng TCHC xây dựng Báo cáo đánh giá kết thực công tác đào tạo, bồi dưỡng Trường trình Lãnh đạo Trường trước ngày 15/12 hàng năm HỒ SƠ PHỤ LỤC: Không * Nhận xét Khi ứng dụng ISO vào cơng tác đào tạo nhân cơng tác đào tạo nhân trường đảm bảo số lượng chất lượng Tuy nhiên, qua khảo sát em nhận thấy, công tác đào tạo chưa tiến hành cách thường xuyên định kỳ Báo cáo kết sau đào tạo chưa kịp thời 2.2.4 Quy trình xây dựng thực kế hoạch cơng tác Mã hiệu: QT.TCHC.05 TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN Ngày ban hành: 01/11/12 Lần ban hành: 01 Trang : QUY TRÌNH XÂY DỰNG THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CƠNG TÁC DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT Tên đơn vị/Chức danh Hiệu trưởng Hiệu phó Hiệu phó Đào tạo STT Tên đơn vị/Chức danh 37 Phòng Tổ chức - Hành Phòng Tài - Kế tốn Phòng Đào tạo Phòng Cơng tác - HSSV THEO DÕI SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TT Đề mục Trang Nội dung sửa đổi Mục đích Quy trình nhằm thống cách thức, trình tự xây dựng kế hoạch cơng tác tuần tồn trường để đạt hiệu cao Phạm vi áp dụng Áp dụng tất đơn vị cá nhân toàn trường việc xây dựng thực kế hoạch công tác tuần Tài liệu liên quan - Quy định chức nhiệm vụ đơn vị… Định nghĩa từ viết tắt 4.1 Định nghĩa: 4.2 Viết tắt: Nội dung Quy trình 5.1 Lưu đồ: Trách nhiệm Các phòng khoa Phòng TCHC Nội dung cơng việc Đăngcông tác Tổng hợp Lãnh đạo Trường Phê duyệt Các phòng khoa Tài liệu liên quan 5.2.1; BM.TCHC.05.01 5.2.2; BM.TCHC.05.01 BM.TCHC.05.02 5.2.3; BM.TCHC.05.02 5.2.4; Tổ chức thực 38 5.2 Mơ tả q trình xây dựng thực kế hoạch 5.2.1 Đăngcông tác: Trước 9h00 sáng thứ hai hàng tuần, phòng khoa có trách nhiệm đăng ký kế hoạch cơng tác tuần với Phòng TCHC theo BM.TCHC.05.01 dựa cứ: - Nghị giao ban định kỳ - Chức nhiệm vụ đơn vị - Công việc Lãnh đạo trường giao 5.2.2 Tổng hợp kế hoạch cơng tác tuần Phòng TCHC tiến hành tổng hợp kế hoạch công tác tuần toàn trường theo BM.TCHC.05.02 sở: - Đăng ký kế hoạch cơng tác tuần phòng khoa - Nghị giao ban định kỳ - Chức nhiệm vụ đơn vị - Ý kiến đạo Lãnh đạo nhà trường 5.2.3 Phê duyệt kế hoạch công tác tuần Sau tổng hợp kế hoạch cơng tác tuần, Phòng TCHC có trách nhiệm gửi kế hoạch cơng tác tuần tồn trường cho Hiệu phó xem xét, bổ sung điều chỉnh trình Hiệu trưởng phê duyệt kế hoạch cơng tác tuần tồn trường 5.2.4 Tổ chức thực Sau có phê duyệt Hiệu trưởng, Phòng TCHC có trách nhiệm gửi kế hoạch công tác tuần phê duyệt đến phòng khoa Phòng TCHC có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc phòng khoa việc thực kế hoạch công tác tuần báo cáo Lãnh đạo trường có yêu cầu có khó khăn vướng mắc việc thực kế hoạch công tác tuần Hồ sơ STT Tên hồ sơ Vị trí lưu Thời gian lưu Đăngcông tác tuần đơn vị TCHC năm Kế hoạch cơng tác tuần tồn trường TCHC năm 39 Phụ lục 1/ BM.TCHC.05.01: Đăng ký kế hoạch công tác tuần 2/ BM.TCHC.05.02: Kế hoạch công tác tuần * Nhận xét Trong quy trình này, ứng dụng ISO giúp trường có kế hoạch tổng quát góp phần thực tốt nhiệm vụ trường Nhưng kết mà quy trình đem lại khó khăn việc đăng ký xây dựng kế hoạch cơng tác số phòng khoa chưa thời gian quy định Thời gian quy định trước 9h sáng phải tới buổi chiều có, ảnh hưởng nhiều tới công tác tổng hợp chung Tiểu kết Tại chương 2, em nêu cụ thể nội dung ứng dụng tình hình ứng dụng nội dung Từ để đưa đánh giá đề xuất để nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng trường Cao đẳng cơng nghiệp In chương Chương ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP IN 3.1 Kết đạt qua việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Từ thực tế công tác, em nhận thấy việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan, đơn vị; không khối quan doanh nghiệp mà khối quan hành nhà nước quan tâm ứng dụng rộng rãi lĩnh vực Tại Trường Cao đẳng Công nghiệp In, việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào mặt hoạt động Trường nói chung cơng tác văn phòng nói riêng Ban Giám hiệu quan tâm đạo kịp thời Khơng từ phía 40 quan, mà có quan tâm, tạo từ phía quan chủ quản Bộ Thông tin Truyền thông qua lớp tập huấn nghiệp vụ, buổi tọa đàm để nâng cao hiểu biết nhận thức cán bộ, viên chức đơn vị thuộc Bộ việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Có thể thấy số kết bước đầu khả quan cho công tác này: - Tạo tiền đề cho việc xây dựng phương pháp làm việc khoa học, qua việc xây dựng bước/quy trình cho cơng việc cụ thể, biểu mẫu, phụ lục hướng dẫn chi tiết - Giúp cho việc xác định rõ vị trí, nhiệm vụ cán bộ, viên chức, người lao động Trường từ Ban Giám hiệu đến cá nhân đơn vị thuộc Trường Phân cơng rõ vai trò, trách nhiệm, mối quan hệ cán bộ, viên chức Trường Để người nhận thức trách nhiệm người q trình thực thi cơng việc - Qua việc xây dựng bước/quy trình thực cơng việc góp phần rút ngắn thời gian xem xét, giải công việc Từng nội dung quy định rõ ràng hướng dẫn cụ thể góp phần giải cơng việc cách kịp thời, nhanh chóng - Giúp chuẩn hóa quy trình hành chính, đảm bào hồ sơ giải trình tự, thời gian theo thủ tục ban hành; Loại trừ điểm không phù hợp trách nhiệm, quyền hạn vị trí cơng tác xác định rõ ràng; lực cán bộ, viên chức Trường xác định để có kế hoạch bồi dưỡng nâng cao, kiểm sốt cơng việc, tạo mơi trường làm việc động, chuyên nghiệp - Kiểm soát tốt nội dung công việc, giảm thiểu sai sót, tồn đọng q trình giải - Quy định rõ trách nhiệm giải công việc, lưu trữ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu có nhu cầu - Việc ứng dụng ISO 9001:2008 quy trình quản lý văn đi, văn đến ứng dụng song song với phần mềm quản lý văn eoffice tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật thơng tin, theo dõi q trình giải văn cách nhanh chóng, xác Kiểm sốt tốt tất văn tài liệu đến quan, đảm bảo bí mật thơng tin đối tượng giải 41 - Từ thực tế xây dựng quy trình làm việc cụ thể, để đánh giá, xếp loại cán bộ, viên chức, làm sở để kiểm tra, xử lý vi phạm phát sinh công việc - Hệ thống tài liệu, văn kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác định thực phương pháp, giảm thủ tục trung gian không cần thiết 3.2 Những tồn tại, thiếu sót việc ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Hệ thống quản lý chất lượng ISO công nghệ quản lý tiên tiến nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác quan, tổ chức Nhận thức tầm quan trọng ý nghĩa thiết thực vấn đề ngày, Trường Cao đẳng Công nghiệp In gặt hái nhiều thành công đáng kể nêu Tuy nhiên, trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nội dung công tác văn phòng tồn tại, thiếu sót cần ghi nhận để hệ thống quản lý chất lượng trở thành cơng cụ quản lý có hiệu quả: - Nhận thức cán bộ, viên chức Trường chất lượng quản lý chất lượng theo yêu cầu tiêu chuẩn hạn chế Trình độ chun mơn, tin học cán bộ, viên chức phòng hạn chế vấn đề tuổi tác - Việc ứng dụng ISO 9001:2008 bước việc ứng dụng công nghệ quản lý chất lượng vào công tác văn phòng Bởi có nhiều cách hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ số cá nhân có liên quan tạo tâm lý khơng thoải mái làm việc - Ứng dụng ISO công tác văn phòng gặp nhiều hạn chế chưa phát huy hết hiệu việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng cán bộ, viên chức đơn vị khác chưa hiểunghiệp vụ văn phòng, vấn đề chun mơn cơng tác văn phòng hạn chế; Chỉ trọng vào việc ứng dụng quy trình quản lý chất lượng cho quy trình mà phòng, ban đảm nhiệm; Khơng trọng tìm hiểu quy trình cơng tác văn phòng nên việc phối hợp phòng ban chưa đạt hiệu cao - Kinh phí đầu tư cho ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác văn phòng hạn chế Hằng năm chậm trễ việc xây dựng thực kế hoạch để sửa đổi, bổ sung quy trình cho phù hợp với thực tế công việc thay đổi theo quy định hành nhà nước - Các quy trình nêu theo bước cụ thể, nghiệp vụ văn phòng khơng phải tất cán bộ, viên chức hiểu rõ, nên việc sửa đổi, 42 bổ sung, cập nhật quy trình thường áp dụng chậm, chưa theo kịp với thay đổi mà nhà nước quy định - Do nhu cầu cấu tổ chức hoạt động văn phòng nhỏ nên chưa có cán chun trách phụ trách việc ứng dụng quản lý hệ thống chất lượng nên tính chuyên nghiệp hiệu đạt chưa mong muốn, chưa phát huy hết giá trị việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác văn phòng - Việc ứng dụng cơng nghệ thông tin chưa áp dụng đồng cho tất quy trình chất lượng, ứng dụng cho quy trình quản lý văn đi, văn đến nên hiệu ứng dụng chưa cao - Chưa có chế tài xử lý nghiêm khắc việc thực cơng tác ứng dụng quy trình quản lý chất lượng cơng tác văn phòng nói riêng cơng tác khác nói chung Trường 3.3 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào cơng tác văn phòng nhằm xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn Đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan, thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý việc thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Ngoài kết đạt việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng hạn chế, thiếu sót vừa nêu Sau tơi xin trình bày vài giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In - Xây dựng chương trình, kế hoạch cụ thể ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào cơng tác văn phòng Trường theo năm giai đoạn cụ thể Các chương trình, kế hoạch phải Ban Giám hiệu phê duyệt để đảm bảo triển khai cách có hiệu - Hồn thiện mơ hình nghiệp vụ cơng tác văn phòng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 triển khai rộng rãi tới toàn thể cán bộ, viên chức tồn trường Có hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ để cán bộ, viên chức 43 nắm từ có phối hợp tốt khâu nghiệp vụ quy trình đạt hiệu cơng việc cách tối ưu - Hằng năm có kế hoạch kiểm tra, rà sốt đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế tồn Qua có đóng góp để sửa đổi, bổ sung quy trình cho quy định phù hợp với thực tế Trường quy định hành nhà nước - Đầu tư thêm kinh phí cho việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Hằng năm, th chun gia bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức Trường nghiệp vụ ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng - Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi quy định hướng dẫn Nhà nước việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng việc thực cơng việc có liên quan nhằm tạo chuyển biến nhận thức cho cán bộ, viên chức việc thực quy trình quản lý chất lượng - Có phối hợp, liên kết đơn vị thuộc Bộ để hỗ trợ nghiệp vụ công nghệ nhằm nâng cao hiệu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng - Cập nhật có kế hoạch sửa đổi, bổ sung quy trình theo quy định ban hành cho phù hợp - Đề nghị Bộ Thông tin Truyền thông năm mở lớp tập huấn cử chuyên gia hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức Nhà trường việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng - Có chế tài xử lý vi phạm khen thưởng việc thực việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao hiệu hoạt động việc ứng dụng Trên giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In Tôi hi vọng ý kiến đóng góp đóng góp phần việc khắc phục hạn chế thiếu sót trước Nhằm củng cố, hoàn thiện việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công văn phòng nói riêng cơng tác khác nói chung Trường Cao đẳng Công nghiệp In để hoạt động trường ngày hiệu quả, lên Để tạo dựng thương hiệu Trường không 44 đơn vị thuộc Bộ mà tất quan, đơn vị có liên quan làm việc giao dịch 45 KẾT LUẬN Việc ứng dụng hệ thống chất lượng ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In bước cải tiến lớn việc ứng dụng khoa học, kỹ thuật vào hoạt động cơng tác Nhà trường Điều đòi hỏi tư mới, tâm nỗ lực toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động Trường mà trước hêt quan tâm, đạo Ban Giám hiệu, sau phối hợp đơn vị, cá nhân toàn trường với Phòng Tổ chức Hành để đạt hiệu cao Sự quan tâm tham gia tích cực tồn thể cán bộ, viên chức điều kiện tiên góp phần vào thành cơng q trình Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng góp phần giúp Nhà trường đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có ý nghĩa thiết thực việc nâng cao hiệu cơng tác hành Trường; gắn việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu với việc xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu cơng tác văn phòng Khơng riêng nội dung công tác văn phòng, quan tâm, đạo thực cách đồng bộ, kịp thời có hiệu góp phần tạo nên hệ thống quản lý chất lượng khoa học, nhịp nhàng tất nội dụng hoạt động Nhà trường Qua góp phần tạo nên thương hiệu Trường Cao đẳng Công nghiệp In mắt Lãnh đạo Bộ, quan, đơn vị thuộc bộ, quan, đơn vị tới liên hệ làm việc, giao dịch người học Qua tìm hiểu thực tế, thu thập thông tin trực tiếp tiếp xúc với công việc, kết hợp lý thuyết thực tế Em thực đề tài nghiên cứu phương diện cá nhân nên cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định, chưa thể nhìn sâu để nhận xét đánh giá vấn đề cách bao quát, tổng thể mang tính xác đắn Vì thế, đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy trường tham gia đóng góp ý kiến để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ 46 ... năm - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán công tác Trường Cao đẳng Công nghiệp In Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03... việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng Trường - Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng q trình áp dụng - Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu công tác ứng dụng tiêu chuẩn... trường với nội dung như: chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Từ đó, làm sở để khảo sát đánh giá nội dung mà văn phòng trường áp dụng ISO 9001:2008 hoạt động văn phòng trường Chương 2: CÁC NỘI DUNG ỨNG
- Xem thêm -

Xem thêm: Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Lịch sử nghiên cứu

Từ khóa liên quan

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn

Nhận lời giải ngay chưa đến 10 phút Đăng bài tập ngay