PHẦN MỘT MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài 2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài: Xác định chức cần xây dựng hệ thống thơng tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương để đáp ứng đổi quản lý giáo dục giai đoạn .3 Khách thể đối tượng nghiên cứu đề tài Phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Cơ sở lí luận đề tài: 6.1 Những văn pháp quy ứng dụng Công nghệ thông tin: 6.2 Hệ thống thông tin quản lí giáo dục (QLGD): .4 PHẦN HAI NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Chương I - Khảo sát thực trạng hệ thống tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương 1.1 Sơ lược Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương 1.2 Cơ cấu tổ chức Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương 1.3 Các đơn vị có liên quan: 1.4 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin: .7 1.5 Thực trạng hệ thống thông tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương website Chương II- Yêu cầu hệ thống thơng tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương .13 2.1 Yêu cầu chức xử lý công văn 13 2.1.1 Thu thập thơng tin quản lí văn 13 2.1.2 Xử lí thơng tin quản lí văn .14 2.1.3 Cung cấp (Phân phối) thơng tin quản lí văn 14 2.1.4 Lưu trữ thông tin quản lí văn 15 2.1.5 Sơ đồ phân cấp chức 15 2.2 Yêu cầu thông tin đầu vào, đầu thông tin biến đổi 16 2.2.1 Yêu cầu thông tin đầu vào 16 * Đối với văn đi: .17 * Đối với văn lưu hành phạm vi Phòng GD&DT 18 2.2.2 Yêu cầu thông tin đầu 19 2.2.3 Yêu cầu thông tin biến đổi 21 2.2.4 Yêu cầu nguồn lực hệ thống thông tin: 22 PHẦN BA 23 KẾT LUẬN .23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHẦN MỘT MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Ngày ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng lĩnh vực nghiên cứu khoa học kỹ thuật đời sống, máy tính công cụ hỗ trợ đắc lực cho người việc lưu trữ, phân tích xử lí thơng tin Ở nước ta, tin học ngày ứng dụng rộng rãi cơng tác quản lí bước khẳng định sức mạnh vị trí Đã có nhiều phần mền quản lí khác áp dụng nhiều lĩnh vực nhằm giảm bớt công việc làm tay tốn nhiều thời gian Đồng thời việc sử dụng phần mềm chuyên dụng cho cơng tác quản lí giúp việc lưu trữ, tra cứu thơng tin cách khoa học xác Hiện nay, hầu hết trường tồn quốc có cổng thơng tin điện tử, tích hợp hệ thống thơng tin quản lí văn giáo dục Song khơng phải trường sử dụng có hiệu hệ thống thơng tin thân hệ thống thơng tin chưa phải hồn thiện phù hợp với đặc điểm nhà trường Chính em nhận đề tài: “Khảo sát hệ thống thơng tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương xác định yêu cầu thông tin hệ thống cần xây dựng” 2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài: Xác định chức cần xây dựng hệ thống thơng tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương để đáp ứng đổi quản lý giáo dục giai đoạn Khách thể đối tượng nghiên cứu đề tài - Khách thể: Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương - Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống tin quản lí văn Phạm vi nghiên cứu đề tài - Nội dung nghiên cứu: Các chức hệ thống thơng tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương - Quy mô mẫu khảo sát: Khảo sát thực trạng hệ thống thơng tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương cổng thông tin điện tử http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: nhằm xác định tổng quan đề tài, xây dựng sở lí luận cho đề tài - Phương pháp khảo sát: Khảo sát thực tế chức quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương địa website: http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ - Phương pháp xử lí thơng tin: nhằm phân tích, đánh giá, tổng hợp thơng tin thu thập trình khảo sát thực trạng để xây dựng đưa yêu cầu hệ thống thơng tin quản lí văn cần xây dựng Cơ sở lí luận đề tài: 6.1 Những văn pháp quy ứng dụng Công nghệ thông tin: - Thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT ngày 01/03/2010 Bộ trưởng Bộ GDĐT quy định sử dụng phần mềm tự nguồn mở sở giáo dục - Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước - Thông tư số 53/2012/TT-BGDĐT ngày 20/12/2012 Bộ trưởng Bộ GD&ĐT quy định tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử cổng thông tin điện tử sở giáo dục đào tạo, phòng giáo dục đào tạo sở giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông giáo dục thường xuyên - Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013 Chính phủ quản lí, cung cấp, sử dụng dịch vụ internet thông tin mạng - Thông tư số 12/2016/TT-BGDĐT ngày 22/4/2016 quy định ứng dụng công nghệ thông tin quản lí, tổ chức đào tạo qua mạng - Quyết định số 117/QĐ-TTg ngày 25/1/2017 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án "Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lí hỗ trợ hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025" - Kế hoạch số 345/KH-BGDĐT ngày 23/5/2017 thực Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hỗ trợ hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo giai đoạn 2016 - 2020, định hướng đến năm 2025” 6.2 Hệ thống thông tin quản lí giáo dục (QLGD): - Hệ thống thơng tin quản lí giáo dục hệ thống thơng tin cung cấp thơng tin cho nhà quản lí để điều hành, tổ chức định Hệ thống thông tin QLGD gồm người, thiết bị, quy trình thu thập, phân tích, phân phối thơng tin cần thiết, kịp thời, xác với mục đích giúp nhà quản lí điều hành, tổ chức ca định - Mục tiêu tổng quát hệ thống thông tin quản lí là: + Cung cấp thơng tin cho Quản lí giáo dục (Phục vụ); + Thiết lập ngân hàng thông tin để cung cấp cho khách hàng (dịch vụ); + Nâng cao hiệu quản lí sở giáo dục - Mục tiêu cụ thể: + Tăng cường nâng lực trách nhiệm quan, sở giáo dục; + Tạo tin liệu vể QLGD; + Tin học hóa hệ thống thơng tin QLGD; Xây dựng hệ thống liệu thống nhất; Thành lập quan thông tin QLGD - Đặc trưng hệ thống thông tin QLGD + Hỗ trợ chức xử lí liệu giao dịch lưu trữ + Sử dụng sở liệu thống + Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho nhà quản lí + Có khả thích ứng với thay đổi quản lí + Đảm bảo an tồn tồn vẹn liệu + Biến quy trình xử lí, sử dụng khai thác thông tin thành nguồn lực tổ chức + Quản lí, điều hành tổ chức + Tập hợp liệu từ nhiều nguồn khác + Trao đổi thông tin với bên bên hệ thống PHẦN HAI NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Chương I - Khảo sát thực trạng hệ thống tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương 1.1 Sơ lược Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương thành lập năm 1954 với việc thành lập quan hành sau hòa bình lập lại Ban đầu với tên gọi Ban giáo dục huyện Ninh Giang, đến tháng 4/1979 hai huyện Ninh Giang Thanh Miện tỉnh Hải Hưng sát nhập thành huyện Ninh Thanh Phòng có tên gọi Phòng Giáo dục huyện Ninh Thanh, đến 01/4/1996 huyện Ninh Thanh lại tách thành hai huyện Ninh Giang Thanh Miện, từ huyện Ninh Giang tái lập 4/1996 qua nhiều lần đổi tên Phòng Giáo dục & Đào tạo thành Phòng Giáo dục, từ 5/2007 đến Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang Trải qua 20 tái lập với chức năng, nhiệm vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện; giúp Ủy ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước giáo dục đào tạo địa bàn huyện Phòng GD&ĐT huyện Ninh Giang tích cực, chủ động sáng tạo thực nhiệm vụ; Tham mưu có hiệu cho UBND huyện phối hợp với quan chun mơn cấp, quyền địa phương để thực tốt quản lí nhà nước giáo dục đào tạo địa bàn Phòng Giáo dục Đào tạo Ninh Giang gặt hái nhiều thành cơng cấp có thẩm quyền tặng nhiều khen, giấy khen từ cấp huyện, cấp tỉnh, cấp trung ương 1.2 Cơ cấu tổ chức Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương MƠ HÌNH CỦA PHỊNG GD&ĐT NINH GIANG CHI BỘ ĐẢNG CƠ QUAN CẤP ỦY CHI BỘ ( Bí thư, Phó Bí thư, chi ủy viên) ĐẢNG VIÊN CÁC ĐỒN THỂ CƠ QUAN PHÒNG CƠ QUAN PHÒNG GD&ĐT TRƯỞNG PHÒNG CÁC PHĨ TRƯỞNG PHỊNG TỔ CƠNG ĐỒN ĐỒN THANH NIÊN CÁC CHUYÊN VIÊN PHỤ TRÁCH CÁC LĨNH VỰC 1.3 Các đơn vị có liên quan: 3.1 Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Hải Dương 3.2 Huyện uỷ, Uỷ ban nhân dân huyện Ninh Giang, Đảng ủy khối quan huyện 3.3 Các quan chuyên môn, đơn vị thuộc huyện 3.4 Đảng ủy, UBND xã, thi trấn 3.5 Các trường mầm non, tiểu học, trung học sở 1.4 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin: 4.1 Các phần mềm hỗ trợ: Quản lý cán bộ, thống kê phổ cập, thống kê Emis quản lý tài 4.2 Các phần mềm sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint 1.5 Thực trạng hệ thống thông tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương website 1.5.1 Các loại văn hệ thống thông tin quản lí Hiện tại, Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang thực quản lí văn website, phân chia thành nhóm văn sau: - Văn đến: văn từ cấp gửi đến, chủ yếu từ Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Hải Dương (gồm Chỉ thị, kế hoạch, đề án, công văn, hướng dẫn, giấy mời, giấy triệu tập, thông báo, định, lĩnh vực công tác quản lý nhà nước, công tác chuyên mơn, cơng tác cơng đồn, cơng tác đồn niên…… thơng qua website liên kết tự động Phòng với Sở - Văn đi: văn gửi từ Phòng GD&ĐT đến trường mầm non, tiểu học, trung học sở (gồm công văn, hướng dẫn, giấy mời, giấy triệu tập, thông báo, kế hoạch, định, lịch công tác, biểu mẫu thống kê lĩnh vực công tác quản lý nhà trường, công tác chun mơn, cơng tác cơng đồn, cơng tác đồn niên… thơng qua website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ 1.5.2 Hình thức quản lí văn website : + Theo dõi văn đến + Tải văn về, lưu vào máy tính + In văn đến 1.5.3 Việc quản lí văn đi, văn cập nhật, sửa chữa, tải về,in ấn 10 Mỗi văn website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ có thơng tin sau: - Trích yếu nội dung văn - Số hiệu văn - Nơi ban hành văn - Chuyên mục văn (các lĩnh vực điều hành mầm non, tiểu học, THCS, tổ chức cán bộ, tổng hợp thi đua, tra….) - Hình thức văn (như công văn, hướng dẫn, giấy mời, giấy triệu tập, thông báo, kế hoạch, định, biểu mẫu tổng hợp… ) - Nơi soạn ( Sở GD&ĐT, UBND huyện, Phòng GD&ĐT… ) - Ngày văn - Người kí văn - Người gửi văn 11 1.5.3 Đánh giá hệ thống thơng tin quản lí văn website Phòng Giáo dục & Đào tạo Ninh Giang - Ưu điểm: + Hệ thống thơng tin Phòng đầy đủ loại văn cần lưu trữ, việc quản lí website thực thường xuyên + Các thao tác xử lí văn đi, văn đến, thường xuyên cập nhật, tra cứu, lưu trữ in ấn thuận tiện, cơng văn sửa chữa - Hạn chế: + Hệ thống văn lưu trữ điện tử cập nhật chưa thường xuyên + Việc tra cứu văn đi, văn đến đến trừu tượng, khó sử dụng, chưa tạo Tab phân biệt văn đi, văn đến, thể loại, chuyên mục khác nhau… website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ 12 + Nhóm văn từ quan, đơn vị gửi đến Phòng giấy gửi qua điện tử file mềm khơng có phần ứng dụng để tải công văn lên trang Website để lưu trữ vào phần văn đến Phần quản lí văn đến Phòng sổ ghi theo dõi văn đến khơng có nội dung văn Như vây, việc tra cứu văn biết có văn nội dung đó, đến thời gian nào, số hiệu, xem dược nội dung văn Nghĩa phải lưu văn giấy Việc quản lí, lưu trữ văn đến website Phòng Giáo dục & Đào tạo Ninh Giang chủ yếu nhờ website liên kết với Sở Giáo dục & Đào tạo Hải Dương, http://www.haiduong.edu.vn/ Tiểu kết chương I: Như vậy, Phòng Giáo dục & Đào tạo Ninh Giang sử dụng hệ thống thơng tin quản lí văn cổng thơng tin điện tử Đây tiến bộ, tiếp cận với xu phát triển thời đại cơng nghệ thơng tin, bước đầu có tác dụng tích cực cho cơng tác quản lí Tuy nhiên, việc cập nhật sở liệu rườm rà, phân chia nhóm văn chưa khoa học Văn đến không cập nhật vào sở liệu file mềm Website Chương II- Yêu cầu hệ thống thơng tin quản lí văn Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương 2.1 Yêu cầu chức xử lý công văn 2.1.1 Thu thập thơng tin quản lí văn - Thu thập thơng tin q trình thu thập nhận liệu từ tổ chức từ môi trường bên ngồi dể xử lí hệ thống thông tin - Nguồn văn đến giấy (chủ yếu văn đến tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn niên) điện tử thơng qua địa mail: pgdninhgiang@gmail.com (chủ yếu văn Sở giáo dục, phòng Nội vụ huyện, Tổ chức cán bộ, …) website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ (chủ yếu văn Sở GDĐT) 13 2.1.2 Xử lí thơng tin quản lí văn - Là q trình chuyển đổi từ liệu đầu vào thành dạng có ý nghĩa người sử dụng - Dữ liệu: + Phân chia thơng tin đầu vào thành nhóm văn để có thống khoa học: Văn Văn đến Văn nội PGD + Dù văn đi, văn đến hay văn phạm vi PGD hình nhập thơng tin, liệu tự động phân chia vào nhóm văn để dễ dàng tra cứu, sử dụng, in ấn + Đối với văn hành đảm bảo liệu sau: + Số thứ tự văn đến (đi) + Ngày tháng đến/đi + Tên quan ban hành + Ngày tháng ban hành/ ngày ký văn + Tên loại văn bản: Chỉ thị/công văn/hướng dẫn/quyết định/thông báo + Lĩnh vực văn bản: Đảng/ Đồn - Đội/ Cơng đồn/ Trường + Trích yếu nội dung văn + file mềm đính kèm + Nơi nhận + Số lượng văn đi/đến - Xử lí thơng tin: Chỉnh sửa thơng tin nhập, tra cứu, in ấn 2.1.3 Cung cấp (Phân phối) thông tin quản lí văn Sự phân phối thơng tin xử lý tới người hoạt động cần sử dụng thơng tin Khi nhập liệu xử lí liệu xong, từ địa gmail người nhận, file mềm văn tự động chuyển gmail cá nhân có liên quan người phải sử dụng thơng tin 14 2.1.4 Lưu trữ thơng tin quản lí văn Các thông tin cần lưu trữ để sử dụng tương lai, tiến hành phân tích để xây dựng kế hoạch đưa định có tính hệ thống cần sử dụng Khi văn đến giấy dược chuyển sang dạng hình ảnh để lưu trữ sở liệu việc lưu trữ thơng tin điện tử vô hiệu quả, không cho việc tra cứu để xử lí thời gian văn có hiệu lực mà sau nhiều năm tra cứu với đầy đủ thông tin nội dung văn 2.1.5 Sơ đồ phân cấp chức Các chức chi tiết Ghi sổ Nhân GỬI CV Lưu Phân phát Phân loại Quản lý công văn Ghi sổ NHẬN CV Nhân Lưu Mượn, trả 10 Cấp quyền sử dụng QL TRẢ 15 MƯỢN QUẢN LÝ CV GỬI CV NHẬN CV QL MƯỢN TRẢ GHI SỔ PHÂN LOẠI CÂP QUYỀN SD NHÂN BẢN GHI SỔ MƯỢN TRẢ LƯU CV NHÂN BẢN PHÂN PHÁT LƯU CV 2.2 Yêu cầu thông tin đầu vào, đầu thông tin biến đổi 2.2.1 Yêu cầu thông tin đầu vào * Đối với văn đến: - Chia thành lĩnh vực: + Công tác Đảng ( Huyện ủy, Đảng ủy khối quan huyện) + Cơng tác quyền (UBND huyện, quan chuyên môn cấp, UBND xã, thị trấn, đơn vị trường học mầm non, tiểu học, trung học sở) + Công tác chuyên môn (Sở GD&ĐT, đơn vị trường học mầm non, tiểu học, trung học sở) + Công tác đồn thể (Cơng đồn GD tỉnh,Liên đồn lao động huyện, Huyện đoàn, Hội cựu giáo chức huyện, hội khuyến học huyện… ) - Thuộc loại: 16 + Đề án + Chỉ thị + Công văn + Thông báo + Quyết định + Hướng dẫn + Kế hoạch + Giấy mời + Giấy triệu tập… - Gồm thông tin: + Số thứ tự văn đến + Ngày tháng đến + Tên quan ban hành + Ngày tháng ban hành/ ngày ký văn + Tên loại văn bản: Đề án/chỉ thị/công văn/hướng dẫn/quyết định/thông báo + Lĩnh vực văn bản: Đảng/ quyền/ chun mơn/ đồn thể + Trích yếu nội dung văn + file mềm đính kèm + Nơi nhận (địa gmail để tự động chuyển cho người nhận) + Số lượng văn đi/đến * Đối với văn đi: - Chia thành lĩnh vực: + Công tác Đảng ( Huyện ủy, Đảng ủy khối quan huyện) + Cơng tác quyền (UBND huyện, quan chun môn cấp, UBND xã, thị trấn, đơn vị trường học mầm non, tiểu học, trung học sở) + Công tác chuyên môn ( Sở GD&ĐT, đơn vị trường học mầm non, tiểu học, trung học sở) + Cơng tác đồn thể (Cơng đồn GD tỉnh, Liên đoàn lao động huyện, Huyện đoàn, Hội cựu giáo chức huyện, Hội khuyến học huyện… ) 17 - Gồm loại: + Tờ trình + Báo cáo + Đề nghị + Giấy giới thiệu + Kế hoạch, hướng dẫn, Giấy triệu tập ( đơn vị trường học) - Gồm thông tin: + Số thứ tự văn + Ngày tháng gửi + Tên quan ban hành + Ngày tháng ban hành/ ngày ký văn + Tên loại văn bản: Tờ trình/ báo cáo/ Đề nghị/hướng dẫn… + Lĩnh vực văn bản: Đảng/ quyền/ chun mơn/ đồn thể + Trích yếu nội dung văn + file mềm đính kèm + Nơi nhận (địa gmail để tự động chuyển cho người nhận) + Số lượng văn * Đối với văn lưu hành phạm vi Phòng GD&DT - Chia thành lĩnh vực: + Cơng tác Đảng + Công tác quan (chia lĩnh vực cấp mầm non, tiểu học, THCS, tổ chức cán bộ, tra, tổng hợp thi đua, tài chính, CSVC….) + Cơng tác Cơng đồn, đồn niên - Gồm loại: + Quyết định bổ nhiệm, chuẩn y… + Quy chế hoạt động, quy chế phối hợp, quy chế chi tiêu nội quy chế làm việc, quy chế dân chủ … + Kế hoạch: kế hoạch năm học, kế hoạch bồi dưỡng giáo viên, kế hoạch thực đề án 18 + Thông báo: Thông báo tuyển sinh, thông báo kết qủa thanh, kiểm tra, thông báo lịch hoạt động … + Văn đi, đến thuộc lĩnh vực + Nghị quyết: nghị chi bộ, nghị quan, + Sáng kiến kinh nghiệm…… - Gồm thông tin: + Số thứ tự văn + Số hiệu văn + Trích yếu nội dung văn + Ngày tháng ban hành + Tên quan, lĩnh vực ban hành + Ngày tháng ban hành/ ngày ký văn + Tên loại văn bản: đinh/công văn/hướng dẫn/quy chế/thông báo + Lĩnh vực văn bản: Đảng/ quyền/ chun mơn /đồn thể + file mềm đính kèm + Nơi nhận (địa gmail để tự động chuyển cho người nhận) + Số lượng văn 2.2.2 Yêu cầu thông tin đầu - Màn hình tổng hợp văn nhập chép trích yếu nội dung, tra cứu, chia sẻ đồng thời có chức “tải về” 19 - Sổ theo dõi văn đến (xuất theo chiều ngang khổ A4) gồm thông tin sau: TT Số hiệu VB Trích yếu nội dung Cơ quan ban hành Ngày ký văn Loại văn Lĩnh vực Số lượng VB/file Ngày tháng đến Người sử dụng - Sổ theo dõi văn (xuất theo chiều ngang khổ A4) gồm thông tin sau: TT Số hiệu VB Trích yếu nội dung Ngày ký văn Loại văn Người ký Lĩnh vực Số lượng VB/file Ngày tháng Nơi nhận - Sổ theo dõi văn Phòng TT Số hiệu VB Trích yếu nội dung Ngày ký văn Người ký 20 Loại văn Lĩnh vực Số lượng VB/file Người/tổ chức nhận 2.2.3 Yêu cầu thông tin biến đổi Tổng hợp yêu cầu thông tin đầu vào loại văn trên, hình nhập thơng tin sau: Số thứ tự Số hiệu VB Cơ quan ban hành Trích yếu nội dung Loại VB Ngày ban hành VB < Lĩnh vực < Cá nhân/ tổ chức nhân Gmail người nhân Ngày nhận VB 10 Ghi 11 Chọn file (12) Gửi (13) Mục 1: Nhập văn đến/đi/văn Phòng Mục 2: Nhập số hiệu văn (VD: Số: 123/CV-SGDĐT) Mục 3: Nhập tên quan ban hành (VD: Sở GD&ĐT Hải Dương) Mục 4: Nhận ngày tháng năm ban hành văn (VD: 12/2/2018) Mục 5: Nhập trích yếu nội dung văn (VD: việc báo cáo kế hoạch bồi dưỡng chức danh nghề nghiệp năm 2018) Mục 6: Loại văn bản: Khi chọn vào nút tam giác, chuỗi văn sau chọn văn cần dùng, + Chỉ thị + Công văn + Quyết định + Hướng dẫn + Giấy mời + Giấy triệu tập + Thông báo + Tờ trình 21 + Báo cáo + Đề nghị + Kế hoạch + Thông báo + Nghị + Chuyên đề + Sáng kiến kinh nghiệm + Khác Mục 7: Khi chọn vào nút tam giác, chuỗi lĩnh vực sau chọn lĩnh vực cần dùng + Cơng tác Đảng + Cơng tác quyền + Cơng tác chun mơn + Cơng tác đồn thể Mục 8: Nhập tên tổ chức cá nhân nhận văn (VD:Trường MN, TH,THCS) Mục 9: Nhập gmail người nhận Mục 10: Nhập ngày nhận văn Mục 11: Nhập nội dung ghi (nếu cần) như: Mức độ khẩn hay bình thường, nhập hạn cuối việc xử lí văn (VD: Ngày 25/2/2018: hết hạn nộp báo cáo) Mục 12: Khi chọn mục “chọn file” file văn mềm ra, chọn tên file để gửi Mục 13: Chọn nút “gửi” để đưa file lên sở liệu chuyển đến gmail người nhận (nếu có nhập gmail người nhận) 2.2.4 Yêu cầu nguồn lực hệ thống thông tin: - Con người: Có chun gia Cơng nghệ thơng tin viết phầm mền cài đặt Nhân viên văn thư có trình độ tin học bản, tác phong làm việc khoa học, kỉ luật, nghiêm túc 22 - Thiết bị: Máy tính, máy Scan, mạng internet - Tri thức khoa học: Phần mềm Quản lí hệ thống văn tích hợp vào website sử dụng Phòng GD&ĐT Tiểu kết chương II: Tóm lại, với nội dung trình chương II, viết tập trung vào đưa yêu cầu công việc cụ thể thông tin đầu vào, đầu ra, thông tin biến đổi cần thiết để việc quản lí văn Phòng GD&ĐT Ninh Giang đạt hiệu cao Trong mục yêu cầu chức xử lí, qua q trình thực tế thực hệ thống thơng tin quản lí văn Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Ninh Giang website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/, em đưa yêu cầu chức xử lí: phân chia văn thành nhóm gồm: văn đến, văn đi, văn phạm vi Phòng GD&ĐT; nhập thơng tin đầu vào khơng thơng số hành văn mà nhập file mềm loại văn để người sử dụng tiện lợi hơn; thông tin văn đến, văn đi, văn Phòng tự động chuyển đến gmail người nhận PHẦN BA KẾT LUẬN Từ yêu cầu phục vụ thiết thực cho cơng tác quản lí văn hệ thống thơng tin quản lí Phòng GD&ĐT Ninh Giang, nhằm thực tốt chức quản lí nhà nước điều hành Phòng GD&ĐT trước yêu cầu thời đại bùng nổ khoa học công nghệ, giáo dục nước nhà thời đại Công nghệ số Trong tiểu luận, chương I, em trình bày kết khảo sát đặc điểm Phòng GD&ĐT Ninh Giang, huyện Ninh Giang, hệ thống thơng tin quản lí văn địa website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn, từ đánh giá ưu điểm hạn chế hệ thống thông tin Chính từ điểm hạn chế mà em xây dựng yêu cầu hệ thống quản lí văn để khắc phục hạn chế trên, tiếp cận sâu với đại công nghệ thời đại 23 Tại chương II, em xây dựng yêu cầu cho hệ thống thơng tin quản lí văn sau: Về u cầu chức xử lí: em xây dựng yêu cầu mới: - Phân chia văn thành nhóm gồm: Văn đến, văn đi, văn Phòng GD&ĐT - Nhập thơng tin đầu vào khơng thơng số hành văn mà nhập file mềm (nếu văn đến văn giấy dùng máy scan để chuyển file hình ảnh) - Dữ liệu sau nhập tự động chuyển đến gmail người phải xử lí văn Về u cầu thơng tin đầu vào, đầu thông tin biến đổi: - Chỉ cần hình nhập liệu cho loại văn - Trên hình nhập liệu, nút nhập “loại văn bản” “lĩnh vực văn bản” lập trình sẵn tất loại văn hành chính, quy phạm pháp luật lưu hành - Tại địa gmail người phải xử lí văn bản, người xử lí lựa chọn in văn theo yêu cầu phù hợp với nhiệm vụ Nếu yêu cầu đáp ứng, em tin hệ thống thông tin quản lí văn Phòng GD&ĐT với kho liệu ngày phong phú, việc sử dụng tiện lợi, việc lưu trữ đảm bảo lâu dài, việc tra cứu (cho nhiều năm sau) dễ dàng Và hết chuyển toàn văn đến, văn đi, văn Phòng GD&ĐT (kể giấy) vào kho liệu điện tử Phòng GD&ĐT Điều vơ hữu ích cho công tác điều hành hoạt động quan, góp phần tích cực việc nâng cao hiệu quản lí nhà nước giáo dục đào tạo, nhằm không ngừng đổi giáo dục, hướng tới mục tiêu “Cơng nghiệp hóa, đại hóa” đất nước./ NGƯỜI VIẾT Bùi Hữu Luyến 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng PGS - TS Phạm Văn Trình - Giảng viên Học viện Quản lí giáo dục Thạc Bình Cường, Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin,NXB ĐHSP Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB ĐHQG Hà Nội, 2003 Trần Thành Trai, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Trẻ, 1996 ToBy J.Teorey, Mơ hình hóa thiết kế sở liệu( Trần Đức Quang dịch), NXB Thống Kê, 2002 Website: http://www.niem.edu.vn/ Thông tư số: 01/2011/TT-BNV http://daotaomof.vn/bvct/chi-tiet/241/quan-ly-van-ban.html http://doc.edu.vn/tai-lieu/de-tai-phan-tich-va-thiet-ke-he-thong-quan-ly-vanban-6501/ 10 ttgdtxthanhhoa.edu.vn/?call=file.download&file_id=635182458 25 ... file (1 2) Gửi (1 3) Mục 1: Nhập văn đến/đi/văn Phòng Mục 2: Nhập số hiệu văn (VD: Số: 123/CV-SGDĐT) Mục 3: Nhập tên quan ban hành (VD: Sở GD&ĐT Hải Dương) Mục 4: Nhận ngày tháng năm ban hành văn (VD:... Nơi nhận ( ịa gmail để tự động chuyển cho người nhận) + Số lượng văn đi/đến * Đối với văn đi: - Chia thành lĩnh vực: + Công tác Đảng ( Huyện ủy, Đảng ủy khối quan huyện) + Cơng tác quyền (UBND huyện,... Đảng ( Huyện ủy, Đảng ủy khối quan huyện) + Cơng tác quyền (UBND huyện, quan chuyên môn cấp, UBND xã, thị trấn, đơn vị trường học mầm non, tiểu học, trung học sở) + Công tác chuyên môn (Sở GD&ĐT,