BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ************** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP MƠI TRƯỜNG - AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001:2004/COR.1:2009 VÀ OHSAS 18001:2007 TẠI CÔNG TY TNHH MỸ LỆ Họ tên sinh viên:HÀ THỊ MỸ DUNG Ngành: QUẢN LÝ MƠI TRƯỜNG Niên khóa: 2007 - 2011 Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 7/2011 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP MƠI TRƯỜNG - AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001:2004/COR.1:2009 VÀ OHSAS 18001:2007 TẠI CÔNG TY TNHH MỸ LỆ Tác giả HÀ THỊ MỸ DUNG Khóa luận đệ trình để đáp ứng yêu cầu cấp kỹ sư chuyên ngành Quản lý môi trường Giáo viên hướng dẫn 1: ThS HOÀNG THỊ MỸ HƯƠNG Giáo viên hướng dẫn 2: ThS VŨ THỊ HỒNG THỦY Tháng năm 2011 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn tất người xung quanh ủng hộ, giúp đỡ để em vượt qua khó khăn đạt kết ngày hôm Trước tiên, xin cảm ơn cha mẹ động viên, ủng hộ mặt vật chất tinh thần để có điều kiện học tập tốt Em xin cảm ơn thầy cô khoa Môi trường tài nguyên trường Đại học Nông Lâm TPHCM tận tình dạy dỗ, truyền đạt cho em kiến thức, kinh nghiệm quý báu suốt thời gian học tập Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô Vũ Thị Hồng Thủy tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để em hồn thành tốt khóa luận Và em xin cảm ơn Hoàng Thị Mỹ Hương giúp đỡ em hoàn thành luận văn Cảm ơn tất bạn lớp DH07QM giúp đỡ, góp ý để làm tốt khóa luận Em xin chân thành cảm ơn cô chú, anh chị công nhân viên phân xưởng đường, đặc biệt anh chị phòng sản xuất cơng ty TNHH Mỹ Lệ nhiệt tình giúp đỡ suốt thời gian thực tập công ty Tuy cố gắng thời gian thực tập trình độ chun mơn nhiều hạn chế nên khơng tránh khỏi sai sót Rất mong nhận thơng cảm đóng góp ý kiến thầy cô bạn để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực Hà Thị Mỹ Dung i TĨM TẮT KHĨA LUẬN Khóa luận “Nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý tích hợp Mơi trường – an tồn sức khỏe nghề nghiệp Cơng ty TNHH Mỹ lệ” gồm nội dung sau:  Sự tiếp cận đề tài thông qua phần giới thiệu nội dung, phương pháp mục tiêu nghiên cứu đề tài  Tổng quan tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor.1:2009, OHSAS 18001:2007 hệ thống quản lý tích hợp  Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor.1:2009  Giới thiệu tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007  Giới thiệu hệ thống quản lý tích hợp Mơi trường – an tồn sức khỏe nghề nghiệp + Những đặc tính Hệ thống quản lý + Cấu trúc hệ thống quản lý  Lợi ích việc tích hợp hệ thống quản lý  Cách thực việc xây dựng hệ thống quản lý tích hợp  Tổng quan Công ty TNHH Mỹ Lệ  Những nét hình thành phát triển Cơng ty  Cơ cấu tổ chức, sở vật chất, hạ tầng, nguyên vật liệu, sản phẩm quy trình cơng nghệ Cơng ty  Tìm hiểu trạng môi truờng ATLĐ Công ty  Xây dựng hệ thống quản lý tích hợp HSE Cơng ty TNHH Mỹ Lệ:  Phân tích định hướng áp dụng Hệ thống quản lý tích hợp HSE với điều kiện có Cơng ty  Tìm hiểu, nhận dạng khía cạnh mơi trường, mơi nguy xác định khía cạnh mơi truờng đáng kể, rủi ro Công ty TNHH Mỹ Lệ  Thiết lập hệ thống văn hứơng dẫn vận hành cho hệ thống quản lý tích hợp HSE theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor.1:2009 OHSAS 18001:2007  Kết luận kiến nghị ii MỤC LỤC TRANG LỜI CẢM ƠN i TÓM TẮT KHÓA LUẬN ii MỤC LỤC ii DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT vi DANH MỤC HÌNH .vii Chương 1:MỞ ĐẦU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ 1.2 TÊN ĐỀ TÀI 1.3 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 1.4 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU .1 1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.6 PHẠM VI NGHIÊN CỨU Chương 2:TỔNG QUAN VỀ CÁC TIÊU CHUẨN ISO 14001:2004/COR.1:2009, OHSAS 18001:2007 VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP 2.1 TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN ISO 14001:2004/ COR.1:2009 2.1.1 Tổng quan tiêu chuẩn ISO 14001:2004/ COR.1:2009 2.1.2 Tình hình áp dụng ISO .4 2.2 TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN OHSAS 18001:2007 2.2.1 Tổng quan tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 2.2.2 Tình hình áp dụng OHSAS 18001:2007 2.3 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP ISO 14001:2004 VÀ OHSAS 18001:2007 .6 2.3.1 Giới thiệu đặc tính cấu trúc hệ thống quản lý tích hợp 2.3.2 Lợi ích việc tích hợp ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 2.3.3 Khó khăn việc tích hợp ISO 14001:2004/ COR.1:2009 OHSAS 18001:2007 Chương 3:TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH MỸ LỆ TỈNH BÌNH PHƯỚC 3.1 GIỚI THIỆU CHUNG iii 3.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty 3.1.2 Sơ đồ cơng ty bố trí nhân (phụ lục 1) 3.2.1 Quy mô hoạt động 10 3.3 HIỆN TRẠNG MÔI TRƯỜNG TẠI CÔNG TY TNHH MỸ LỆ 13 3.3.1 Các nguồn nhiễm 13 3.3.2 Hiện trạng môi trường Công ty Mỹ Lệ 14 3.4 TY HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ CÁC VẤN ĐỀ MƠI TRƯỜNG TẠI CƠNG 15 3.4.1 Tình trang quản lý loại tài nguyên 15 3.4.2 Năng lực quản lý vấn đề môi trường/ an tồn có liên quan 15 3.6 ĐỊNH HƯỚNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP ISO 14001:2004/COR.1:2009 VÀ OHSAS 18001:2007 VÀO CÔNG TY MỸ LỆ 20 3.6.1 Yêu cầu xu hướng thị trường .20 3.6.2 Quan điểm Ban lãnh đạo Công ty .20 3.6.3 Quan điểm cán công nhân viên tồn Cơng ty 20 Chương 4:THIẾT LẬP HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001:2004/ COR.1:2009 VÀ OHSAS 18001:2007 TẠI CÔNG TY TNHH MỸ LỆ TỈNH BÌNH PHƯỚC 21 4.1 PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG 21 4.1.1 Xác định phạm vi hệ thống .21 4.1.2 Thành lập ban chuyên trách mơi trường – an tồn sức khỏe nghề nghiệp 21 4.2 CHÍNH SÁCH HSE 21 4.2.1 Xây dựng sách HSE .21 4.2.2 Hướng dẫn thực 24 4.2.3 Kiểm tra sốt xét sách HSE 24 4.3 HOẠCH ĐỊNH .24 4.3.1 Nhận dạng khía cạnh mơi trường mối nguy, đánh giá KCMTĐK rủi ro để xác định biện pháp kiểm soát 24 4.3.2 Yêu cầu pháp luật yêu cầu khác .29 4.3.3 Mục tiêu, tiêu, chương trình HSE 32 4.4 THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU HÀNH .32 iv 4.4.1 Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm giải trình quyền hạn 32 4.4.2 Đào tạo, nhận thức nguồn lực .33 4.4.3 Trao đổi thông tin, tham gia tham khảo ý kiến 34 4.4.4 Thiết lập tài liệu hệ thống HSE .37 4.4.5 Kiểm soát tài liệu .39 4.4.6 Kiểm soát điều hành 40 4.4.7 Chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với tình khẩn cấp 41 4.5 KIỂM TRA .42 4.5.1 Giám sát đo lường .42 4.5.2 Đánh giá tuân thủ 43 4.5.3 Sự KPH, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa điều tra cố 43 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ .44 4.5.5 Đánh giá nội .45 4.6 XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO 46 Chương 5:KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 48 5.1 KẾT LUẬN 48 5.2 KIẾN NGHỊ 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 PHỤ LỤC 51 v   DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn ATLĐ : An tồn lao động BTNMT : Bộ tài ngun mơi trường CSVC : Cơ sở vật chất CTNH : Chất thải nguy hại CSHSE : Chính sách mơi trường-an tồn sức khỏe nghề nghiệp ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo KCMT : Khía cạnh mơi trường KCMTĐK : Khía cạnh môi trường đáng kể KCS : Kiểm tra chất lượng sản phẩm HTQL : Hệ thống quản lý HSE : Mơi trường-an tồn sức khỏe nghề nghiệp KPPN : Khắc phục phòng ngừa QCVN : Quy chuẩn Việt Nam PCCC : Phòng cháy chữa cháy TCVN : Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 14001:2004: ISO 14001:2004/Cor.1:2009 YCPL Yêu cầu pháp luật : vi DANH MỤC HÌNH Hình 1: Mơ hình HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 .4 Hình 2: Cấu trúc hệ thống OHSAS 1800:2007    5 Hình 1: Quy trình chế biến hạt điều   . 11  Hình 2: Sơ đồ hệ thống thu gom chất thải rắn sinh hoạt Cơng ty  17  Hình 3: Sơ đồ hệ thống thu gom chất thải rắn công nghiệp khơng nguy hại.    17  Hình 4: sơ đồ hệ thống thu gom chất thải nguy hại Công ty.    18  Hình 1: Quy trình tuân thủ YCPL yêu cầu khác    30 Hình 4.2: Quy trình hướng dẫn trao đổi thông tin, tham gia,tham vấn cộng đồng 35 Hình 2 Sơ đồ phân cấp tài liệu hệ thống HSE Nhà máy 37     vii Nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý tích hợp mơi trường – an tồn sức khỏe nghề nghiệp Công ty TNHH Mỹ Lệ Chương MỞ ĐẦU  1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ kinh tế, khoa học kỹ thuật vấn đề cấp bách đặt nhân loại bảo vệ mơi trường Bên cạnh sức khỏe người quan trọng Vì trình sản xuất, lao động, học tập vấn đề đảm bảo sức khỏe, an toàn cho người phải đưa lên hàng đầu Chính vậy, Bảo hộ lao động bảo vệ môi truờng phần quan trọng, phận tách rời chiến lược phát triển kinh tế - xã hội Đó khơng nhiệm vụ cá nhân mà nhiệm vụ quan trọng công ty doanh nghiệp Từ nhận định kết việc xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2005 Đây lợi lớn để Cơng ty áp dụng hệ thống quản lý tích hợp cách thuận lợi hiệu Do đó, thiết lập hệ thống quản lý tích hợp mơi trường–an tồn sức khỏe nghề nghiệp vào Công ty TNHH Mỹ Lệ việc làm cần thiết ý nghĩa Công ty giai đoạn 1.2 TÊN ĐỀ TÀI “ Nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý tích hợp mơi trường – an tồn sức khỏe nghề nghiệp Công ty TNHH Mỹ lệ” 1.3 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU - Tìm hiểu, đánh giá thực trạng QLMT Công ty TNHH Mỹ Lệ - Tìm hiểu, đánh giá thực trạng an tồn sức khỏe nghề nghiệp Cơng ty - Từ xây dựng hệ thống quản lý tích hợp mơi trường – an tồn sức khỏe nghề nghiệp giúp cơng ty giải vấn đề tồn động hệ thống quản lý môi trường hệ thống an toàn sức khỏe nghề nghiệp 1.4 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU - Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 14001:2004 tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 Tình hình áp dụng giới Việt nam - Tìm hiểu hệ thống quản lý tích hợp mơi trường – an toàn sức khỏe nghề nghiệp SVTH: Hà Thị Mỹ Dung   1  CÔNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC ĐIỀU TRA SỰ CỐ Bộ phận Phát sinh TLLĐ Thông báo Nhẹ Nặng Ban điều tra TNLĐ Xem xét Lập hội đồng điều tra Tổng giám đốc/Đại diện lãnh đạo HSE Ban điều tra /Hội đồng điều tra TNLĐ Ban điều tra TNLĐ Biểu mẫu Lưu đồ Bộ phận liên quan Nhân chứng/giám sát/tổ trưởng/Đại diện HSE khu vực Mã hiệu: TT –10 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 2/4 Điều tra TNLĐ Lập hồ sơ báo cáo Diễn giải: a Phát sinh cố TNLĐ Nguyên nhân tai nạn lao động: - Nguyên nhân từ phía người sử dụng lao động: o Khơng huấn luyện an toàn vệ sinh lao động cho người lao động o Không đầu tư trang thiết bị bảo hộ lao động o Khơng kiểm sốt chặt chẽ - Ngun nhân từ phía người lao động: 38 CƠNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC ĐIỀU TRA SỰ CỐ Mã hiệu: TT –10 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 3/4 o Tính kỷ luật thấp, khơng tn thủ nội quy an tồn lao động, quy trình làm việc, quy trình vận hành máy móc o Chủ quan, cẩu thả Tất tai nạn lao động không phân biệt loại nhẹ, nặng hay chết người, lập hồ sơ điều tra theo dõi Phân loại tai nạn lao động (Theo thông tư liên tịch số 14/2005/TTLT/BLĐTBXHBYT-TLĐLĐVN ngày 08/03/2005 Hướng dẫn việc khai báo, điều tra, lập biên bản, thống kê báo cáo định kỳ tai nạn lao động) b Thông báo Người bị tai nạn lao động người làm việc người phát việc phải báo cho tổ trưởng đồng thời báo cho đại diện người lao động khu vực Tổ trưởng/giám sát khu vực/đại diện người lao động khu vực có trách nhiệm giữ nguyên trường xảy vụ tai nạn lao động báo cho ban điều tra an toàn lao động c Xem xét tình trạng Ban điều tra ATLĐ sở tiến hành xem xét tình trạng tai nạn người lao động Ban điều tra an toàn lao động gồm:  Đại diện ban HSE  Nhân viên phòng y tế  Giám sát/tổ trưởng khu vực  Nhân chứng Dựa vào quy định phân loại tai nạn lao động, Ban điều tra tai nạn lao động sở xác định tai nạn lao động thuộc loại d Trường hợp tai nạn lao động nhẹ: Ban điều tra tai nạn lao động sở chịu trách nhiệm điều tra việc lập hồ sơ báo cáo Trường hợp tai nạn lao động nặng: thông báo cho Giám đốc Công ty/Đại diện lãnh đạo HSE để giải Lập Hội đồng điều tra tai nạn lao động Trường hợp tai nạn lao động loại nặng, Giám đốc Công ty định lập Hội đồng điều tra tai nạn lao động Thành phần:  Đại diện lãnh đạo HSE  Nhân viên phòng Y tế  Đại diện cơng đồn  Giám sát khu vực 39 CƠNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC ĐIỀU TRA SỰ CỐ  Trưởng Bộ phận khu vực xảy cố  Người chứng kiến e Điều tra tai nạn lao động Mã hiệu: TT –10 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 4/4 Thời hạn điều tra lập biên kể từ xảy theo thời hạn:  Không 24 vụ tai nạn nhẹ  Không 48 vụ tai nạn lao động nặng  Không 10 ngày làm việc vụ tai nạn lao động nặng làm bị thương từ 02 người trở lên  Không 20 ngày làm việc vụ tai nạn lao động chết người Ban điều tra tai nạn lao động khẩn trương đến nơi xảy tai nạn lao động, tiến hành điều tra, lập biên theo trình tự sau:  Xem xét trường  Thu thập vật chứng, tài liệu có liên quan đến vụ tai nạn lao động  Lấy lời khai nạn nhân, nhân chứng & người có liên quan  Trên sở lời khai, chứng thu thập được, tiến hành xử lý, phân tích để xác định vấn đề sau : o Diễn biến vụ tai nạn lao động o Nguyên nhân gây tai nạn lao động o Mức độ vi phạm, lỗi, trách nhiệm người có lỗi đề nghị hình thức xử lý Các biện pháp khắc phục phòng ngừa tai nạn lao động tái diễn f Lập hồ sơ báo cáo - Lập biên lấy lời khai - Lập biên điều tra tai nạn lao động - Lập hồ sơ khai báo tan nạn lao động - Công bố biên điều tra sau hoàn thành điều tra cho người bị nạn người liên quan - Báo cáo lên Ban giám đốc Gửi hồ sơ khai báo tai nạn lao động lên Sở Lao động – Thương binh Xã hội Sở y tế Định kỳ: tháng/lần 40 CÔNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHỊNG NGỪA Mã hiệu: TT –11 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 1/4 MỤC ĐÍCH Quy định phương cách thống cho hành động phòng ngừa nhằm loại bỏ nguyên nhân gây không phù hợp thời tiểm ẩn hệ thống quản lý OH&S PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho:  Tất khơng phù hợp có khả xảy ra, phát CBCNV Nhà máy trình giám sát, xem xét đánh giá nội  Tất ý kiến khách hàng xem xét thấy liên quan đến không phù hợp kết đánh giá bên TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Thủ tục Trao đổi thông tin, tham gia tham vấn TT – 04 - Thủ tục Chuẩn bị ứng phó tình trạng khẩn cấp TT – 06 - Thủ tục Đánh giá nội TT – 13 - Xem xét lãnh đạo NỘI DUNG 41 CÔNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Trách nhiệm Mọi người, đặc biệt đánh giá viên OH&S Trưởng đơn vị liên quan Nhân viên phân công Tiến trình Mã hiệu: TT –11 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 2/4 Biểu mẫu Thu thập thông tin Điều tra nguyên nhân phương pháp giải vấn đề khắc Thực hành động phục phòng ngừa ĐDLĐ Chưa đạt Đánh giá hiệu Đạt Nhân viên phân công Lưu hồ sơ Diễn giải quy trình: a Thơng tin khơng phù hợp - Khi phát không phù hợp khả tiểm ẩn gây không phù hợp (chẳng hạn không hiệu hệ thống HSE, hoạt động q trình ảnh hưởng đến HSE) nhân viên có trách nhiệm báo cáo đến Trưởng đơn vị/bộ phận liên quan/ĐDLĐ (sử dụng biểu mẫu BM-13-04TT11 hành động cần khắc phục, BM-10-02TT11 đề xuất phòng ngừa) nhằm tìm biện pháp giải - Thông tin không phù hợp là:     - Kết đợt đánh giá nội (TT – 12); Các báo cáo đột xuất từ CBCNV Nhà máy; Đánh giá bên hệ thống quản lý HSE ; Thông tin khiếu nại khách hàng, cộng đồng dân cư xung quanh liên quan đến không phù hợp; Đánh giá mức độ không phù hợp: 42 CÔNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu: TT –11 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 3/4  Nặng: Sự không phù hợp liên quan đến hệ thống văn thực khơng văn có tính hệ thống  Nhẹ: Sự không phù hợp liên quan đến việc không thực văn không gây hậu lớn khơng có tính hệ thống  Khuyến cáo: Sự không phù hợp xảy lần sơ suất làm việc b Xác định nguyên nhân thực giải pháp Khi nhận báo cáo không phù hợp đề xuất phòng ngừa, Trưởng đơn vị/bộ phận liên quan phải phân cơng người thực hiện, nhanh chóng tổ chức điều tra, xác định nguyên nhân, đưa giải pháp phù hợp công việc phải xác định thời hạn phải hoàn thành c Đánh giá hiệu biện pháp ĐDLĐ có trách nhiệm xem xét tính hiệu biện pháp thực (trên sở chứng khách quan) Nếu biện pháp thực không hiệu quả, ĐDLĐ báo cáo Ban Giám đốc để đưa giải pháp phù hợp d Báo cáo Các kết thực hành động khắc phục/phòng ngừa phải chuyển đến họp xem xét định kỳ/không định kỳ lãnh đạo họp gần theo Xem xét lãnh đạo (4.6) Nếu không phù hợp phát từ khiếu nại khách hàng, ĐDLĐ báo kết thực hành động khắc phục phòng ngừa tới Bộ phận chăm sóc khách hàng để có giải khiếu nại BIỂU MẪU SỬ DỤNG 5.1 BM-10-01TT11: Báo cáo hành động khắc phục- phòng ngừa BÁO CÁO HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC - PHÒNG NGỪA Ngày/Lần ban hành: Ngày/Lần sửa đổi: Mô tả vấn đề: Phân tích nguyên nhân: Bởi: Ngày: Bởi: Ngày: Bởi: Ngày: Bởi: Ngày: Hành động KP/PN Phê duyệt Xác minh 43 CÔNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu: TT –11 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 4/4 5.2 BM-11-02TT11: phiếu theo dõi khắc phục- phòng ngừa PHIẾU THEO DÕI KHẮC PHỤC – PHỊNG NGỪA Ngày/Lần ban hành: Ngày/Lần sửa đổi: Giải Số Số KP/PN Nêu bởi/ngày Tình trạng Ghi bởi/Ngày 44 CƠNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ Mã hiệu: TT –12 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 1/3 MỤC ĐÍCH Thủ tục quy định cách thức xác định, xếp lưu giữ, truy cập hủy bỏ hồ sơ Môi trường PHẠM VI Thủ tục áp dụng cho tất hồ sơ liên quan đến HTQLHSE Công ty NỘI DUNG 3.1 Thu thập, phân loại Nhân viên có trách nhiệm thu thập phân loại hồ sơ ghi chép lại tồn q trình thực cơng việc từ bắt đầu kết thúc công việc Khi cần sửa chữa nội dung hồ sơ, khơng dùng bút xóa trắng viết đè lên bôi đen lên nội dung cần sửa mà phải gạch ngang đường, bổ sung nội dung sửa ký tên bên cạnh 3.2 Sắp xếp, chỉnh lý Khi công việc kết thúc, hồ sơ phải xếp theo trình tự thực hiện, lập danh mục văn có hồ sơ theo qui định Khi cần thiết, thực chỉnh lý hồ sơ : bổ sung văn cần có, loại bỏ văn trùng lắp không liên quan 3.3 Bảo quản, lưu giữ Sau hoàn tất việc xếp chỉnh lý, hồ sơ HSE lưu giữ theo quy định thủ tục hướng dẫn liên quan bảo quản tệp file hay đĩa vi tính mơi trường khơ ráo, thuận tiện cho việc truy cập Thời gian lưu giữ loại hồ sơ qui định biểu mẫu Danh mục loại hồ sơ kiểm soát (BM-12-01TT12) 3.4 Sử dụng hồ sơ Chỉ có Ban Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị phận liên quan, ĐDLĐ Trưởng ban HSE tiếp cận sử dụng hồ sơ thời gian lưu giữ Việc mượn trả hồ sơ phải ghi chép lại Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ HSE (BM-12-02TT12) 3.5 Xử lý hồ sơ HSE Mỗi năm lần, hồ sơ hết thời hạn lưu giữ (theo quy định thủ tục liên quan), người quản lý hồ sơ viết đề nghị xin xử lý hồ sơ theo Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng (BM-12-03TT12) Đề nghị phải Giám đốc Nhà máy phê duyệt (đối với hồ sơ ĐDLĐ duyệt hồ sơ có thời hạn lưu giữ 02 năm) Phụ trách đơn vị phê duyệt (đối với hồ sơ lưu giữ đơn vị có thời hạn lưu giữ 02 năm trở xuống) Khi xử lý hồ sơ phải đồng thời có mặt: người quản lý hồ sơ, người đơn vị người Phụ trách đơn vị định nhân viên phòng Tổ chức hành chánh 45 CÔNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ Mã hiệu: TT –12 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang:2/3 Sau kiểm tra, hồ sơ duyệt xử lý tiến hành xử lý tất thành viên có mặt thành viên tiến hành xử lý ký vào Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng (BM-12-03TT12) Biên xử lý lập thành 03 bản: 01 người quản lý hồ sơ lưu lại, 01 dán vào tập đựng hồ sơ xử lý 01 phòng Tổ chức hành chánh lưu giữ Phương pháp xử lý: lưu kho hồ sơ hết thời hạn lưu giữ sử dụng, kho phòng Tổ chức hành chánh quản lý (để riêng hồ sơ xử lý năm) BIỂU MẪU SỬ DỤNG 4.1 Biểu mẫu BM–12–01TT12: Danh mục loại hồ sơ kiểm sốt DANH MỤC CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐƯỢC KIỂM SỐT ST T Tên loại hồ sơ Thời gian lưu giữ Nơi cất giữ Người giữ 4.2 Biểu mẫu BM-12-02TT12:Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ HSE SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG HỒ SƠ HSE Đơn vị : Họ tên người quản lý hồ sơ : STT Đơn vị Hình Loại hồ Tên hồ Họ dụng cơng tên sơ/mã sơ/tài người sử tác số liệu Xem dụng thức sử Ngày hẹn trả Ký nhận Ngày trả Mượn 4.3 Biểu mẫu BM-12-03TT12: Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng lưu giữ sử dụng : BIÊN BẢN XỬ LÝ HỒ SƠ HẾT THỜI HẠN LƯU GIỮ SỬ DỤNG Đơn vị : Người lưu giữ : Hồ sơ hết thời hạn lưu giữ, sử dụng : (ghi rõ tên hồ sơ – người thiếp lập – thời hạn lưu giữ sử dụng) Ngày ……tháng…… năm…… Duyệt Người đề nghị (Người duyệt ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày xử lý hồ sơ : Những người thực hiên ( ký ghi rõ họ tên) Người lưu giữ 2.Người định 46 3.Nhân viên phòng TCHC CƠNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ Mã hiệu: TT –12 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 3/3 LƯU HỒ SƠ ST T Hồ sơ Danh mục hồ sơ HSE Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ HSE Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng Bộ phận lưu giữ Ban HSE Trưởng phòng ban có liên quan 47 Thời gian lưu 01 năm danh mục cập nhật 06 tháng Lưu giữ suốt trình sử dụng hồ sơ 01 năm xử lý hồ sơ phiên hồ sơ xử lý CÔNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: TT –13 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 1/3 Mục đích: Thủ tục quy định cách thức đánh giá nội Công ty nhằm xác định: - Sự phù hợp HTQLHSE Công ty xây dựng với yêu cầu ISO 14001:2004/COR.1:2009 - HTQLHSE trì hoạt động có hiệu lực - Cung cấp thông tin kết đánh giá cho Ban lãnh đạo PHẠM VI Thủ tục áp dụng cho đánh giá nội Cơng ty NỘI DUNG 3.1 Lịch chu kì đánh giá Đại diện lãnh đạo/Phụ tá xác định lịch đánh giá hàng năm, lịch đánh giá phải bao gồm khía cạnh HTHSE dựa theo tình theo tình trạng, tầm quan trọng hoạt động kết lần đánh giá trước (nếu có) Lịch đánh giá phân phối cho đánh giá viên người đánh giá Mọi thay đổi lịch đánh giá, phải thảo luận trí bên có liên quan Đại diện lãnh đạo thơng báo đến đồn đánh giá đơn vị đánh giá thay đổi Đánh giá viên: Đại diện lãnh đạo lựa chọn nhân viên đủ lực thành lập ban ban đánh giá nội Các đánh giá viên phải đào tạo về: Kiến thức môi trường, an toàn phương pháp đánh giá nội HTQLHSE Việc đào tạo chuyên gia tư vấn bên đảm nhiệm phải tiến hành lần đánh giá nội Có thể dùng lại đánh giá viên HTQL chất lượng để làm đánh giá viên cho HTQLHSE Trong trường hợp cần đào tạo thêm cho họ kiến thức đánh giá HTQLHSE Chu kì đánh giá phòng ban không 12 tháng Trong trường hợp cần thiết , Đại diện lãnh đạo tổ chức đánh giá bất thường 3.2 Lập kế hoạch đánh giá Trước tiến hành đánh giá nội bộ, trường đoàn đánh giá phải lập kế hoạch đánh giá trình lên Đại diện lãnh đạo để xem xét phê duyệt Xác định nội dung đánh giá: + Xác định HTQLHSE có hay khơng phù hợp với u cầu tiêu chuẩn + Việc kiểm soát KCMTĐK, rủi ro + Việc thực mục tiêu môi trường- an tồn khu vực có liên quan Công ty + Phương pháp đào tạo nhận thức công nhân viên Công ty + Thông tin liên lạc HTQLHSE tất cấp + Kiểm tra không phù hợp hành động khắc phục phòng ngừa + Đánh giá mức độ tuân thủ Kế hoạch đánh giá sau phê duyệt chuyển đến đơn vị đánh giá trước đánh giá ngày 48 CƠNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: TT –13 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 2/3 Những tài liệu liên quan đến đánh giá nội phải chuẩn bị sẵn sàng để đồn đánh giá sử dụng 3.3 Thực đánh giá Khi thực đánh giá, chứng thu thập cách khách quan thông qua việc quan sát, vấn xem xét hồ sơ nhằm xác định xem hoạt động đánh giá có phù hợp với yêu cầu hệ thống xác lập thành văn bản, yêu cầu ISO 14001:2004/COR.1:2009 OHSAS 18001:2007 tính hiệu lực HTQLMT Các điểm không phù hợp phát qua đánh giá ghi nhận vào “Báo đánh giá nội bộ” thông báo cho đơn vị đánh giá Trường hợp cần thiết, áp dụng Thủ tục hành động khắc phục phòng ngừa Đơn vị đánh giá phải xem xét lại “ Báo cáo đánh giá nội bộ” làm sáng tỏ nghi ngờ với đoàn đánh giá Đoàn đánh giá người đánh giá phải kí nhận vào “Báo cáo đánh giá nội bộ” sau đánh giá 3.4 Hoạt động sau đánh giá Đơn vị đánh giá phải xác định nguyên nhân điểm không phù hợp đề hành động khắc phục, thời gian hoàn thành Rồi chuyển “Báo cáo đánh giá nội bộ” cho Trưởng đoàn đánh giá thời gian khơng q ngày Đồn đánh giá có nhiệm vụ giám sát việc thực hành động khắc phục, ghi nhận kết “Báo cáo đánh giá nội bộ”: Chuyển hồ sơ đánh giá nội cho Đại diện lãnh đạo /Phụ tá Đại diện lãnh đạo Đại diện lãnh đạo /Phụ tá Đại diện lãnh đạo lập “Báo cáo tóm tắt đánh giá nội bộ” lưu hồ sơ để đệ trình họp xem xét lãnh đạo LƯU HỒ SƠ 4.1 BM-13-01TT13: Lịch đánh giá nội LỊCH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Ngày : STT Đơn vị đánh giá Người đánh giá Thời gian Ghi 4.2 BM-13-02TT13: Kế hoạch đánh giá nội KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Trưởng đoàn đánh giá: Ngày:…………………… Đánh giá viên: Người lập:……………… Đơn vị đánh giá: Người đánh giá: Ngày:…………………… Phạm vi đánh giá: Phê duyệt:……………… 49 CÔNG TY TNHH MỸ LỆ STT Tìm thấy (Lỗi) THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Nguyên nhân Hành động Mã hiệu: TT –13 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 3/3 Xác nhận Ghi 4.3 BM-13-03TT13: Báo cáo đánh giá nội BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Trưởng đoàn đánh giá: Ngày:…………………… Phạm vị đánh giá: Người đánh giá:………… Người đánh giá:… STT Tìm thấy (Lỗi) Nguyên nhân Hành động Xác nhận Ghi 4.4 BM-13-04TT13: Báo cáo tóm tắt đánh giá nội BÁO CÁO TÓM TẮT VỀ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Ngày: Lập bởi: STT Phòng ban Số lỗi giải Số lỗi tồn đọng Hành động 50 Ghi CÔNG TY TNHH MỸ LỆ THỦ TỤC XEM XÉT LÃNH ĐẠO Mã hiệu: TT –14 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 1/2 MỤC ĐÍCH: Quy định cách thức tiến hành xem xét định kỳ lãnh đạo hệ thống HSE Công ty nhằm đảm bảo phù hợp, tính hiệu lực trì theo ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 PHẠM VI: Thủ tục áp dụng cho tất họp xem xét lãnh đạo hệ thống HSE ĐỊNH NGHĨA: Xem xét lãnh đạo: họp đánh giá phù hợp hiệu hệ thống HSE, xem xét mục tiêu, phương hướng hoạt động hệ thống có phù hợp tình hình thực tế Cơng ty phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn NỘI DUNG: STT Trách nhiệm Tổng giám đốc ĐDLĐ Giám đốc phòng ban, phận Nội dung thực Nhu cầu họp, xem xét lãnh đạo: Ban giám đốc họp xem xét hệ thống, lần/ năm cần thiết Nhu cầu xem xét xuất phát từ: Yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001 OHSAS 18001:2007 - Yêu cầu đánh giá hoạt động hệ thống - Yêu cầu đột xuất phải thực cơng việc có liên quan đến hệ thống - Yêu cầu cải tiến hoạt động bên hệ thống Thông báo họp, xem xét lãnh đạo: Viết thông báo gởi đến phận liên quan (Kèm theo thư mời danh sách tham dự họp) yêu cầu thời gian, địa điểm, mục đích, nội dung cần chuẩn bị cho họp Sau đó, trình lên Tổng giám đốc xem xét phê duyệt - Gởi đến phận 02 tuần trước họp - Danh sách thành viên tham dự gồm:  Ban giám đốc  Đại diện lãnh đạo HSE  Giám đốc phận  Có thể có thành viên khác (do ban giám đốc yêu cầu) CHUẨN BỊ BÁO CÁO: Giám đốc phận có liên quan, chuẩn bị báo cáo gởi lên ĐDLĐ theo nội dung thời gian yêu cầu thông báo Tổng giám đốc, TIẾN HÀNH HỌP: Tổng giám đốc người chủ trì ĐDLĐ, Giám ĐDLĐ người tổ chức đốc phòng ban - Giám đốc phận báo cáo kết theo nội 51 Thư ký dung liên quan Ghi biên họp Nội dung thường xem xét vấn đề sau:  Xem xét mục tiêu, tiêu kết hoạt động HSE thời gian vừa qua  Tình hình hoạt động hệ thống HSE  Kết đánh giá nội hệ thống HSE đánh giá mức độ tuân thủ YCPL u cầu khác Cơng ty cam kết  Tình trạng hành động khắc phục, phòng ngừa  Các TTLL bên ngoài, kể khiếu nại  Những thay đổi Công ty yêu cầu pháp lý yêu cầu khác ảnh hưởng đến hệ thống HSE  Xem xét hành động từ kết họp xem xét lãnh đạo trước  Những hành động từ họp xem xét trước  Các đề nghị việc cải tiến Kết họp: Kết thường giải vấn đề sau: - Nâng cao tính hiệu HTQLMT cải tiến trình hệ thống (Chính sách, mục tiêu, hệ thống tài liệu…) - Có thể thay đổi sách, mục tiêu, tiêu môi trường yếu tố khác HTQLMT quán với cải tiến liên tục - Cung cấp nguồn lực cần thiết nhằm trì hệ thống: nhân lực, vật lực, thông tin liên lạc…để thực hành động đề Hành động thực hiện: - Xác định hành động cần thực theo đạo - Triển khai nội dung thực đến phận liên quan - Theo dõi tiến trình thực hiện, báo cáo Tổng giám đốc hay ĐDLĐ theo định kỳ - Tiến hành thực dựa nội dung biên phát hành - Ban giám đốc Đại diện lãnh đạo Ban HSE Giám đốc đơn vị liên quan 52 ... trường – an tồn sức khỏe nghề nghiệp Cơng ty TNHH Mỹ lệ” gồm nội dung sau:  Sự tiếp cận đề tài thông qua phần giới thi u nội dung, phương pháp mục tiêu nghiên cứu đề tài  Tổng quan tiêu chuẩn... OHSAS 18001:2007 hệ thống quản lý tích hợp  Giới thi u tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor.1:2009  Giới thi u tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007  Giới thi u hệ thống quản lý tích hợp Mơi trường – an toàn... 32 4.4.2 Đào tạo, nhận thức nguồn lực .33 4.4.3 Trao đổi thông tin, tham gia tham khảo ý kiến 34 4.4.4 Thi t lập tài liệu hệ thống HSE .37 4.4.5 Kiểm soát tài liệu