BÀI TẬP MƠN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN P.3 Chương 1: Bài 1.1 Lưu đồ Cơng ty Tồn Thắng chun sản xuất máy vi tính thường xun có nhu cầu mua thiết bị sản xuất Chu trình mua thiết bị sản xuất cơng ty sau: Phòng ban có u cầu mua sắm thiết bị (phòng R) lập yêu cầu mua hàng copy yêu cầu mua hàng Bản copy yêu cầu mua hàng lưu file theo số thứ tự phận R Bản yêu cầu mua hàng gửi đến phòng kế hoạch đầu tư (phòng I) Phòng I trả cho phòng R yêu cầu mua hàng bị từ chối, chuyển cho phận mua hàng (bộ phận P) yêu cầu mua hàng chấp nhận mua Bộ phận P sử dụng yêu cầu mua hàng xét duyệt lập lệnh mua hàng copy lệnh mua hàng Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp phân công nhân viên tiến hành mua hàng Bản gốc lưu file theo số thứ tự copy gửi đến phận nhận hàng (bộ phận L) Nhân viên nhận hàng cảng nhận hàng hóa, kiểm tra đối chiếu với lệnh mua hàng, xác nhận vào mặt sau lệnh mua hàng, lập báo cáo nhận hàng vận chuyển thiết bị đến phận yêu cầu mua hàng Lệnh mua hàng copy báo cáo nhận hàng lưu phận nhận hàng Bản báo cáo nhận hàng chuyển đến phận toán Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ mua thiết bị công ty nêu Bài tập 1.2 Hệ thống tiền lương phân xưởng công ty Kim Hưng mô tả sau: Công nhân bấm thẻ thời gian vào phân xưởng Vào cuối tuần, phận chấm công thu lại thẻ thời gian lập bảng tổng hợp cơng (2 liên) theo phòng ban, ghi tổng số cơng số lượng nhân viên Các thẻ thời gian liên bảng tổng hợp công gởi đến phận kế toán tiền lương Liên bảng tổng hợp công lưu theo ngày phận theo dõi thời gian Tại phận kế toán tiền lương, bút toán nghiệp vụ lương thực vào thông tin thẻ thời gian, tổng số công bảng tổng hợp công Những định khoản lưu vào tập tin nghiệp vụ lương đĩa từ Tập tin nghiệp vụ lương đưa đến phận xử lý liệu, xếp theo mã số nhân viên Tại phận xử lý liệu, có chương trình máy tính kiểm tra phù hợp mã số nhân viên với tập tin nhân viên; tổng số làm việc, số lượng nhân viên bảng tổng hợp với số ghi chép tập tin nghiệp vụ Một in chi tiết theo lô theo mã số nhân viên in Trên in thể thông tin mã nhân viên, số công nhân tổng số cơng tồn nhân viên Bản in chuyển trở lại phận kế tốn tiền lương để xử lý chênh lệch có, lưu theo ngày Trong trình này, tập tin lương cập nhật Yêu cầu: Chú thích cho số tương ứng (từ đến 16) để hoàn thành lưu đồ hệ thống tiền lương mô tả Bài tập 1.3: Căn vào thơng báo gửi hàng qua điện thoại từ phòng kinh doanh, phận gửi hàng chuẩn bị việc giao hàng Một giấy báo gởi hàng gồm liên lập Liên với hàng hoá gởi đến khách hàng Liên chuyển đến phận lập hoá đơn Khi phận lập hoá đơn nhận liên thứ giấy báo gởi hàng, phận sử dụng thông tin giấy báo để lập hoá đơn gồm liên Liên hoá đơn bán hàng gởi đến khách hàng, liên chuyển cho kế tốn Ngồi ra, liên hố đơn bán hàng lưu phận lập hoá đơn Khi kế tốn nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết phải thu, nhật kí bán hàng lưu hóa đơn bán hàng theo tên khách hàng Yêu cầu: a Vẽ sơ đồ dòng liệu q trình b Vẽ lưu đồ chứng từ mơ tả q trình c Chỉ rủi ro nêu thay đổi, bổ sung trình để hạn chế rủi ro Bài tập 1.4: Hồn thành mơ tả lưu đồ sau: BP BÁN HÀNG BP GIAO HÀNG BP LẬP HÓA ĐƠN KẾ TOÁN PHẢI THU B KH Lệnh bán hàng A A Ghi vào sổ chi tiết Phiếu đặt hàng (h) Lập lệnh bán hàng Lệnh BH Lập giấy , xác nhận giao hàng (l) (i) Lệnh bán hàng (4 liên) (m) (c) Hóa đơn bán hàng A (a) Nký BH (d) KH (b) (e) (j) (f) B KH N N Bài tập 1.5: Quá trình bán hàng thu tiền quán cà phê XYZ Sau nhận yêu cầu khách hàng, nhân viên phục vụ ghi yêu cầu vào phiếu yêu cầu đánh số trước gồm liên: liên trắng liên vàng Nhân viên phục vụ chuyển phiếu yêu cầu vào quầy thu ngân Nhân viên thu ngân kí xác nhận giữ lại liên trắng, liên vàng chuyển xuống quầy pha chế Sau pha chế xong, nhân viên pha chế ký xác nhận hoàn thành (k vào liên vàng chuyển thức uống cho nhân viên phục vụ đưa đến khách hàng Khách hàng yêu cầu tốn tiền, nhân viên thu ngân lập phiếu tính tiền gồm liên: liên trắng liên vàng Thu ngân giao liên trắng cho nhân viên phục vụ chuyển cho khách hàng Nhân viên phục vụ nhận tiền từ khách hàng xin lại liên trắng, chuyển tiền liên trắng cho thu ngân Thu ngân nhận tiền liên trắng, đóng dấu xác nhận thu tiền vào liên phiếu tính tiền, sau chuyển liên trắng phiếu tính tiền phiếu trắng phiếu yêu cầu cho kế toán, giữ lại liên vàng phiếu tính tiền Kế tốn kí nhận nhập số liệu phiếu tính tiền vào máy Cuối ngày, nhân viên pha chế chuyển tất phiếu vàng phiếu yêu cầu cho kế toán Kế toán đối chiếu liên phiếu yêu cầu, tổng kết doanh thu chuyển toàn chứng từ cho chủ quán Nhân viên thu ngân chuyển liên vàng phiếu tính tiền tồn tiền cho chủ qn Chủ quán nhận tiền lưu chứng từ theo ngày Yêu cầu: Vẽ sơ đồ dòng liệu lưu đồ chứng từ cho trình Bài 1.6: Hệ thống có chức đặt hàng bán hàng Chức đặt hàng Khách hàng đến yêu cầu đặt hàng Các yêu cầu ghi vào đơn đặt hàng Bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng kiểm tra số lượng hàng tồn kho có đủ đáp ứng yêu cầu đơn đặt hàng không Nếu đủ duyệt đơn đặt hàng ngược lại phản hồi kết không cho khách hàng biết Sau đơn duyệt, phận tiếp nhận điền thơng tin đặt hàng vào hóa đơn chuyển đến phận bán hàng Chức bán hàng Sau nhận hóa đơn từ phận tiếp nhận Bộ phận bán hàng chuyển thơng tin hóa đơn + hàng hóa cho khách hàng, đồng thời nhận tiền từ khách hàng trả Yêu cầu: vẽ DFD mô tả quy trình Chương 2: Bài 2.1: Quá trình mua hàng tốn cơng ty ABS Hệ thống mua hàng công ty ABS mô tả sau: Khi lượng hàng tồn kho mặt hàng thấp, thủ kho điện thoại cho phận mua hàng nói rõ mặt hàng số lượng cần đặt Bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng gồm liên Liên gởi cho nhà cung cấp, liên lưu theo số thứ tự phận Khi hàng về, thủ kho kiểm tra đối chiếu hàng thực nhận với phiếu đóng gói kèm với lơ hàng Phiếu đóng gói chuyển đến phận kế toán phải trả Khi nhận hoá đơn mua hàng, kế toán phải trả đối chiếu hoá đơn với phiếu đóng gói xử lý chênh lệch có Một tờ séc chuyển khoản lập với số tiền phải trả gởi đến nhà cung cấp với hoá đơn mua hàng Phiếu đóng gói kẹp chung với hố đơn lưu theo số thứ tự hồ sơ hoá đơn tốn Cơng ty ABC dự tính thiết kế lại hệ thống mua hàng từ lúc phát sinh nhu cầu hàng hoá việc toán thực Hệ thống cần thiết kế lại để đảm bảo tất thủ tục kiểm soát đầy đủ hữu hiệu Yêu cầu: a Chỉ hạn chế trình mua hàng b Bổ sung chứng từ cách luân chuyển chứng từ để hoàn thiện hạn chế Bài 2.2 Nam vừa nhận vào làm nhân viên bán vé thu tiền CineBox Khách xem phim đến quầy, mua vé, trả tiền nhận vé từ Nam Khi vào rạp, người xem phải trình diện vé cho người soát vé Anh ta xé vé, đưa cho người xem giữ lại cùi vé Nam nghĩ rằng, sau ca làm việc, lấy số tiền thu từ bán vé mà khơng biết Bởi số lượng người xem trung bình ca 300 người, khó đếm xác số lượng người xem ca Yêu cầu: a Theo bạn, Nam thực ý định khơng b Hãy đánh giá rủi ro xảy tình thủ tục kiểm soát cần thiết Bài 2.3 Các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng cần thiết để ngăn ngừa tình sau phát sinh: Ô nhập “Số ngày làm việc” chương trình tính lương cho nhân viên ghi nhận số ngày làm việc thực tế nhân viên tháng Trong danh sách trả lương có nhân viên làm việc 45 ngày Một nhân viên kỹ thuật phận công nghệ thông tin truy cập vào liệu chương trình thay đổi tiền lương phải trả cho từ 3tr lên 3.5tr Trong danh sách phiếu chi tiền, có nghiệp vụ có số phiếu chi trùng Một cơng ty toàn liệu cần thiết sử dụng cho chương trình kế tốn sau thay đổi máy tính Trong báo cáo liệt kê hoá đơn GTGT mua vào bán in từ chương trình kế tốn có dòng hố đơn khơng có mã số thuế Trong bảng kê bán hàng, có ngày hóa đơn bán hàng phát sinh trước ngày đặt hàng khách hàng Trong phần hành chi tiền, có nghiệp vụ chi tiền tốn hết cho hóa đơn vào ngày 13 26 tháng Trong trình nhập liệu khoản toán 104,000,000 từ khách hàng, kế toán nhập số thành chữ “O” Do đó, chương trình không xử lý nghiệp vụ, số dư khách hàng khơng thay đổi Sau hồn tất trình khai báo nhập số dư đầu kì tài khoản, đối tượng chi tiết phần mềm kế toán đưa vào sử dụng, kế toán tiến hành khố sổ số dư đầu kì Khi đối chiếu số dư nợ tài khoản 131 lại không khớp với số dư tổng hợp khoản phải thu khách hàng 10 Khi xem báo cáo tồn kho mặt hàng, có thời điểm lượng hàng tồn kho mặt hàng bị âm dẫn đến việc tính tốn giá xuất hàng tồn kho bị sai Bài 2.4 Hãy thiết lập thủ tục kiểm soát nhập liệu cho hình nhập nghiệp vụ bán hàng theo mẫu sau: Ơ nhập liệu Các liệu KH Yêu cầu/mục tiêu đặt Chính xác, đầy đủ, hợp lệ Các thủ tục kiểm soát cần thiết - Chọn KH từ DS khai báo Bài tập 2.5 Thủ tục kiểm soát hữu hiệu việc ngăn ngừa phát gian lận hay sai sót sau: a Nhân viên bán hàng lấy 500.000 đ từ tiền bán hàng cho khách hàng để xài b Lúc nửa đêm, thủ kho lấy hàng kho chuyển nhà Khi hàng kho trở nên thiếu hụt cách rõ ràng, nhân viên đổ lỗi cho phận nhận hàng không giao đủ hàng kho c Một nhân viên phận nhân lập nhân viên “ma” nhằm lấy tiền lương để xài d Nhân viên kế tốn lập trình lên hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp giả mạo, thực mẹ nhân viên này, sau viết séc tốn gửi địa mẹ e Một số nhân viên khai khống số làm việc ghi vào thẻ thời gian để nhận thêm tiền làm việc f Nhân viên bán hàng nhập sai mã hàng lập lệnh bán hàng cho đơn đặt hàng g Trong trình cập nhật tập tin hàng tồn kho, nghiệp vụ bán hàng với số lượng bị nhập sai làm cho số dư hàng tồn kho bị âm Bài 2.6 Màn hình nhập liệu Phiếu xuất kho hệ thống cơng ty có nội dung sau: Hãy trình bày thủ tục kiểm sốt cần thiết cho hình nhập liệu theo mẫu sau: Tên vùng DL Được nhập Số CT X Hợp lý Có thực Kiểu DL Giới hạn X Nhập trùng Giá trị mặc định X Số động tự X Bài tập 2.7 Trong thư quản lý gửi cho Ban giám đốc cơng ty Hồng Quang, kiểm tốn viên có số góp ý sau: Các hóa đơn người bán nhận cần phải người có thẩm quyền ký duyệt cho tốn sở đối chiếu với số lượng thực nhập Phiếu nhập kho đơn giá đơn đặt hàng đơn vị, kiểm tra lại việc tính tốn hóa đơn Cơng ty nên ban hành quy định cách thức ứng xử nhân viên mua hàng giao tiếp với nhà cung cấp, ví dụ tặng quà, mời ăn uống… Bộ phận kiểm toán nội nên tổ chức trực thuộc giám đốc, khơng nên trực thuộc phó giám đốc tài Tất phiếu nhập kho phải đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng Định kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho điều chỉnh lại số liệu sổ sách theo số thực tế kiểm kê Hàng tháng, nhà quản lý xem xét lại báo cáo biến động tình hình doanh thu chi phí so với kế hoạch phân tích nguyên nhân dẫn đến biến động Tất chứng từ tốn phải đóng dấu “Đã tốn” chi trả Yêu cầu: Cho biết đề xuất liên quan đến phận kiểm soát nội (mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát) Bài tập 2.8: Hệ thống hành có độ tin cậy ước tính 90% Nguy chủ yếu hệ thống hành xảy làm tổn thất 30.000.000đ Có thủ tục kiểm sốt để đối phó với rủi ro Thủ tục A với chi phí thiết lập 1.000.000đ giảm rủi ro xuống 6% Thủ tục B chi phí ước tính 1.400.000đ giảm rủi ro xuống 4% Nếu thiết lập thủ tục A B chi phí ước tính 2.200.000đ rủi ro giảm 2% Thủ tục nên lựa chọn? Bài tập 2.9: a Hãy cặp công việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm việc thực kiểm soát nội doanh nghiệp Giải thích rủi ro xảy - Trưởng phòng quản trị vật tư thủ kho vật tư - Thủ kho nhân viên lương - Thủ quỹ kế tốn phải thu - Trưởng phòng tài vụ kế tốn trưởng - Trưởng phòng quản trị vật tư nhân viên phụ trách lương b Doanh nghiệp thương mại Thành Tồn Bác Hai có 04 nhân viên quản lý phân công sau: - Cơ Bích quản lý nhân chấm cơng phát lương - Anh Bình thu tiền hàng hóa khách quản lý sổ sách, ghi chép theo dõi nợ phải thu - Cơ Hồi tiến hành giao dịch toán cho nhà cung cấp, theo dõi khoản phải trả, quản lý tiền mặt quỹ ngân hàng tổng hợp số liệu kế toán - Anh Nam làm thủ kho đồng thời tiến hành việc mua nhận hàng hóa Theo Anh/Chị việc phân chia cơng việc hợp lý chưa? Anh/chị có đề xuất thay đổi để hồn thiện hay khơng? Bài 2.10 Nam Ninh công ty kinh doanh thiết bị xây dựng TP.HCM Hàng hóa giao miễn phí đến tận nơi cho khách hàng Khi khách hàng đặt hàng, nhân viên bán hàng điền đầy đủ thông tin vào phiếu giao hàng liên đánh số trước liên chuyển đến phận kho hàng, liên lưu Căn vào giấy giao hàng, thủ kho xuất hàng cho phận giao hàng với liên giấy giao hàng Bộ phận giao hàng chuyển hàng đến cho khách hàng Khách hàng nhận hàng, kí vào giấy giao hàng sau lại phiếu, phiếu lại giao lại cho người giao hàng để đem chuyển cho kế toán bán hàng vào cuối ngày Sáng hơm sau, kế tốn bán hàng nhận kiểm tra số thứ tự liên giấy giao hàng ngày hơm qua, tính tốn tổng cộng doanh số Sau nhập giấy giao hàng vào phần mềm kế tốn cài máy tính dùng chung cho tất nhân viên công ty Chương trình ghi nhận doanh thu, cập nhật nợ phải thu, số dư hàng tồn kho Ngồi ra, kế tốn bán hàng theo dõi riêng q trình bán hàng phần mềm Excel phần mềm kế tốn hành không cung cấp số báo cáo theo yêu cầu Yêu cầu: a Vẽ sơ đồ, lưu đồ mơ tả q trình bán chịu b Nhận dạng rủi ro thực nghiệp vụ bán hàng c Nhận dạng rủi ro xử lý thông tin d Nhận dạng rủi ro nguồn lực hệ thống Bài 2.11: Công ty ABC tiến hành tin học hố cơng tác kế tốn Khi tiến hành xem xét, đánh giá quy trình xử lý nghiệp vụ bán chịu thu tiền hệ thống kế toán tin học cơng ty ABC, chun viên phân tích hệ thống chọn mẫu in Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp chi tiết khoản phải thu, Sổ Tài khoản 131, Nhật ký bán hàng Nhật ký thu tiền Có trường hợp sau: Sổ chi tiết khách hàng X có hố đơn bán chịu có số hố đơn, số tiền, ngày hoá đơn khác Có 21 nghiệp vụ sổ Nhật ký bán hàng Nhật ký Thu tiền tháng 08 năm 200X có ngày chứng từ tháng 08 năm 200X+2 Trên Bảng tổng hợp chi tiết khoản phải thu có khách hàng khơng có Mã khách hàng, khơng có địa chỉ, có tên khách hàng; với số tiền phải thu khách hàng 48.400.000đ Sổ chi tiết khách hàng Z có hoá đơn bán chịu với số tiền số âm, nghiệp vụ thể Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết bán hàng in ra, mặt hàng có đơn giá bán âm Có nghiệp vụ xố sổ khoản nợ phải thu khó đòi khách hàng Tuy nhiên số tiền ghi nhận nghiệp vụ lớn nợ gốc khách hàng, nên sổ chi tiết khách hàng có số dư Có Yêu cầu: Trong trường hợp nêu trên, xác định sai phạm, rủi ro xảy đề xuất thủ tục kiểm soát ứng dụng cần thiết để hạn chế khắc phục sai phạm, rủi ro Bài 2.12: Một doanh nghiệp tin học hố cơng tác kế tốn, sử dụng phần mềm kế toán ABC Hiện hệ thống kế toán doanh nghiệp gặp vấn đề sau: Nghiệp vụ toán tiền cho nhà cung cấp bị ghi nhầm từ nhà cung cấp sang nhà cung cấp khác nhân viên kế toán nhập sai Mã số nhà cung cấp nhập liệu Số tiền toán cho nhà cung cấp theo hoá đơn mua chịu thường bị nhập sai, dẫn đến số dư nợ phải trả cho nhà cung cấp không Dữ liệu bán hàng cửa hàng gửi lên file bảng tính Excel thẻ nhớ USB bị nhân viên kế toán làm USB File liệu khơng có copy thứ Nhân viên mua hàng nhập liệu gửi mail đặt hàng đến nhà cung cấp đặt mua mặt hàng mà doanh nghiệp khơng có nhu cầu thực 5 Trên hố đơn GTGT in cho khách hàng, tổng số tiền toán (bao gồm thuế GTGT) lớn tổng cộng chi tiết hoá đơn cộng thuế GTGT, điều làm cho khách hàng khơng hài lòng khơng tin tưởng doanh nghiệp Có trường hợp sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp in từ phần mềm có nghiệp vụ mua chịu hàng hóa, hố đơn tốn séc khơng có tên, mã số nhà cung cấp danh mục Nhận hàng hoá đơn từ nhà cung cấp mặt hàng mà doanh nghiệp chưa đặt mua Các hoá đơn tốn Có trường hợp tốn tồn lần cho hố đơn mua hàng Trên sổ chi tiết mặt hàng A phiếu nhập kho có số, ngày khác số tiền 10 Trên sổ chi tiết mặt hàng B có số lượng giá trị tồn âm 11 Có phiếu nhập kho ghi ngày 36/13/2005 12 Trên bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho nghiệp vụ mua hàng khơng mã mặt hàng, tên mặt hàng "Tivi Samsung 3300" giá trị hàng nhập 33 triệu đồng Trên sổ nhật ký mua hàng khơng có phản ánh nghiệp vụ Yêu cầu: Trong trường hợp trên, trình bày thủ tục kiểm sốt hệ thống tốt giải thích quan điểm Bài 2.13 Ơng Tám giám đốc cơng ty có giải thích cách ơng thực việc phân công phân nhiệm công ty để tránh không cho phép người kiểm soát phương diện nghiệp vụ sau: Cô Lan đảm trách việc mua hàng, nhận hàng giữ hàng Anh Tiến có trách nhiệm ghi chép sổ sách nợ phải thu thu tiền khách hàng Cơ Ngọc có trách nhiệm theo dõi sổ sách nhân viên, chấm công, lập bảng lương phát lương Ông Tám hỏi ý kiến anh chị cấu tổ chức công ty Anh chị trình bày ý kiến đưa giải pháp cải tiến cần thiết Bài 2.14 Trong thủ tục kiểm soát sau đây, phân biệt thủ tục thủ tục (1) kiểm soát ngăn ngừa, (2) kiểm soát phát (3) kiểm sốt sửa sai: a Hốn đổi ln phiên cơng việc nhân viên b Mở hồ sơ theo dõi chi tiết cho hóa đơn bán hàng tài khoản phải thu cho khách hàng c Phục hồi hư hỏng liệu d Phân công phân nhiệm cách đầy đủ nhân viên phụ trách phần hành kế toán e Kiểm kê hàng tồn kho xử lý chênh lệch sổ kế toán số thực tế kiểm kê f Kiểm tra cẩn thận trình làm việc chứng cấp ứng viên nộp hồ sơ xin việc vào công ty g Đối chiếu sổ phụ ngân hàng h Chứng từ lập thành nhiều liên lưu nhiều phận khác  ... khắc phục sai phạm, rủi ro Bài 2.12: Một doanh nghiệp tin học hố cơng tác kế tốn, sử dụng phần mềm kế toán ABC Hiện hệ thống kế toán doanh nghiệp gặp vấn đề sau: Nghiệp vụ toán tiền cho nhà cung... lý thông tin d Nhận dạng rủi ro nguồn lực hệ thống Bài 2.11: Công ty ABC tiến hành tin học hố cơng tác kế tốn Khi tiến hành xem xét, đánh giá quy trình xử lý nghiệp vụ bán chịu thu tiền hệ thống. .. sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát) Bài tập 2.8: Hệ thống hành có độ tin cậy ước tính 90% Nguy chủ yếu hệ thống hành xảy làm tổn thất 30.000.000đ Có thủ