Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV ĐỒNG TÂM WINDOW 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 1.1.1 Lịch sử phát triển Công ty TNHH MTV Đồng Tâm Window - Thương hiệu Đồng Tâm thành lập từ ngày 25/06/1969 điểm xuất phát từ sở sản xuất gạch truyền thống Với mạnh dạng kinh doanh đầu công nghệ Tổng giám đốc Võ Quốc Thắng nhập dây chuyền mua công nghệ sản xuất gạch men từ Ý - Năm 1986 – 2008 Đồng Tâm liên tiếp thành lập công ty thành viên tạo thành Hệ thống Đồng Tâm với quy mô rộng khắp trải dài từ Bắc đến Nam, hoạt động nhiều lĩnh vực khác nhau: sản xuất vật liệu xây dựng trang trí nội thất, sản xuất ngói màu theo công nghệ Italia, công nghệ sơn ướt, sản xuất gốm, xây dựng khu công nghiệp, xây dựng nhà chung cư, xây dựng khu đô thị đa dạng hóa mặt hàng ngồi sản phẩm gạch, ngói Đồng Tâm, sản xuất Sơn, Lavabo, Gỗ, Bánh Kẹo … - Văn phòng đại diện Cơng ty cổ phần Đồng Tâm đặt 236A Nguyễn Văn Luông, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2007, Đồng Tâm liên doanh với Công ty Khải Vy thành lập Cơng ty Đồng Tâm Khải Vy Sau tách thành lập Công ty cổ phần Đồng Tâm Window chuyên sản xuất, kinh doanh mặt hàng trang trí nội thất, ngoại thất - Năm 2008, Công ty Cổ Phần Đồng Tâm Window tách thành công ty với hai chức tách biệt nhau: + Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Đồng Tâm Window, chuyên lĩnh vực kinh doanh mặt hàng trang trí, tư vấn, thiết kế theo nhu cầu khách hàng + Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Sản xuất Vật Liệu Xây Dựng Đồng Tâm chuyên lĩnh vực sản xuất cửa nhựa theo đơn đặt hàng Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Đồng Tâm Window 1.1.2 Đôi nét Công ty TNHH Một Thành Viên Đồng Tâm Window -Tên giao dịch: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐỒNG TÂM WINDOW Đây mười sáu Công Ty Công ty Cổ Phần Đồng Tâm - Tên viết tắt Công ty: DONGTAMWINDOW - Tên công ty viết tiếng nước ngoài: DONGTAM WINDOW CO.,LTD - Trụ sở : Số 7, Khu phố 6, Thị Trấn Bến Lức, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An - Mã số thuế : 1100766230 http://www.ebook.edu.vn Trang - Điện thoại : 072.3872.233 Fax: 072.3870.514 - Website : www.dongtam.com.vn - Email : dongtamwindow@dongtam.com.vn - Vốn điều lệ : 8.000.000.000 đồng( Tám tỷ đồng chẵn) - Tên chủ sở hữu: Công Ty Cổ Phần Đồng Tâm - Văn phòng chi nhánh: Số 79B Lý Thường Kiệt, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại : 08.6.2964.250 Fax: 08.6.2964.253 - Văn phòng đại diện Miền Bắc: số 275 Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội - Văn phòng đại diện Miền Trung: số 175 Nguyễn Văn Linh, Quận Thanh Kê, Thành phố Đà Nẵng - Hiện tại, Cơng ty có khoản 120 cơng nhân viên( kể nhân viên phòng trưng bày, văn phòng đại diện Miền Trung Miền Bắc) Hầu hết họ trẻ, động có trình độ chun mơn, lòng nhiệt tình tinh thần trách nhiệm cao 1.2 Chức đặc điểm công ty 1.2.1 Chức Theo giấy đăng ký kinh doanh số 1100766230 Sở KH&ĐT Tỉnh Long An cấp ngày 01/10/2008, Công ty TNHH Đồng Tâm có chức sau: + Kinh doanh ngành nghề, lĩnh vực: kinh doanh, xuất nhập hàng hóa, sản phẩm từ gỗ, sắt, nhơm, nhựa; vật tư thiết bị; máy móc; kinh doanh bất động sản; cho th văn phòng; thiết kế thi cơng cơng trình dân dụng; cơng nghiệp; dịch vụ tư vấn thiết kế; vận tải hàng hóa đường bộ; đại lý ký gửi hàng hóa; dịch vụ thương mại mơi giới thương mại; tiếp thị sản phẩm,… Đối tượng kinh doanh Công ty bao gồm: cửa nhựa cao cấp uPVC( cửa sổ, cửa đi, cửa trượt, vách ngăn,…), gương soi, kính( kính cường lực, kính an tồn, kính hộp,…), mặt hàng làm từ gỗ (bộ bàn ăn, giường ngủ, ghế, ), dụng cụ trang trí nội thất ngoại thất khác + Các ngành nghề khác theo quy định pháp luật + Đầu tư, thực quyền nghĩa vụ chủ sỡ hữu, cổ đơng, thành viên góp vốn cơng ty con, cơng ty liên kết doanh nghiệp khác có vốn góp Cơng ty 1.2.2 Nhiệm vụ - Hoạt động theo pháp luật ngành nghề kinh doanh đăng ký - Với phương châm Đoàn kết – Năng động – Sáng tạo – Tiết kiệm Công ty đặt lên nhiệm vụ hàng đầu cải cách ngày hoàn thiện hệ thống tổ chức, kinh doanh; đảm bảo yêu cầu khách hàng đáp ứng mối quan hệ hai có lợi, tìm kiếm nguồn hàng có chất lượng tốt giá thành hợp lý, hạ thấp chi phí hoạt động nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận mong muốn Phối hợp với công ty thành viên Hệ thống để đảm bảo giao hàng thời hạn hợp đồng cho khách hàng, thường xuyên liên hệ hỗ trợ giải cố xảy hoạt động http://www.ebook.edu.vn Trang - Ngồi ra, Cơng ty định hướng mục tiêu xây dựng, phát triển ngành tầm vĩ mơ, hồn thành kế hoạch cấp đề - Điều hành kế hoạch số khâu then chốt vừa với tư cách đơn vị cấp vừa thể hợp tác phối hợp thông qua quan hệ hợp đồng kinh tế với đơn vị thành viên để phát huy động sáng tạo tự chủ đơn vị, tối đa hóa hiệu hoạt động tổ hợp công ty mẹ - công ty 1.3 Tổ chức quản lý cơng ty 1.3.1 Mơ hình tổ chức máy hoạt động công ty Giám đốc điều hành Phó giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Bộ phận kế toán Bộ phận thiết kế Bộ phận kỹ thuật Bộ phận hành chính, nhân Bộ phận kinh doanh 1.3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban 1.3.2.1 Giám đốc điều hành - Được bổ nhiệm miễn nhiệm theo định Công ty mẹ(Công Ty Cổ Phần Đồng Tâm ) - Chịu trách nhiệm mặt hoạt động Công ty trước cấp pháp luật hành 1.3.2.2 Phó giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Hỗ trợ Giám đốc điều hành hoạt động công ty, Giám đốc ủy quyền giải vấn đề công ty Giám đốc công tác dài hạn 1.3.2.3 Bộ phận thiết kế a Chức Căn vào hợp đồng ký, phận tiến hành thiết kế mẫu chuyển hồ sơ vẽ cho phận kinh doanh đặt hàng nhà sản xuất, báo giá cho khách hàng http://www.ebook.edu.vn Trang b Nhiệm vụ - Thiết kế mẫu theo đơn đặt hàng thay đổi có đồng ý khách hàng - Lập hồ sơ cho Ban Giám Đốc duyệt mẫu thiết kế - Đảm bảo thực thủ tục luân chuyển chứng từ cho phòng ban kịp tiến độ - Báo giá mẫu thiết kế cho phận kinh doanh 1.3.2.3 Bộ phận kỹ thuật – lắp đặt a Chức năng: Xây dựng kế hoạch nhận hàng giao hàng, lắp đặt hàng vào vị trí thỏa thuận với khách hàng, giải khiếu nại liên quan đến phẩm chất hàng hóa b Nhiệm vụ: - Kiểm tra liên hệ thường xuyên với nhà máy góp phần đảm bảo hợp đồng thực theo kế hoạch, đồng thời đề giải pháp kịp thời khắc phục khó khăn nhà máy khơng giao hàng thời hạn - Đảm bảo cơng việc hồn thành theo tiến độ hợp đồng - Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng nhập hàng xuất bán - Tham mưu cho Ban Giám Đốc giải pháp làm giảm chi phí q trình sử dụng máy móc để phục vụ cơng tác giao nhận lắp đặt hàng - Giám sát trình lắp đặt, lên kế hoạch sửa chữa bảo trì hợp lý 1.3.2.3 Bộ phận kế toán a Chức - Dựa kế hoạch kinh doanh xây dựng kế hoạch tài cho Cơng ty - Tổ chức quản lý kế tốn, đề xuất tổ chức máy kế toán hướng dẫn hạch toán kế toán theo chế độ kế toán Nhà nước ban hành Kiểm tra việc thực cơng việc nghiệp vụ chun mơn tài kế toán theo qui định Nhà nước chuẩn mực kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh công ty… - Thu thập xử lý thơng tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh Cơng ty tình hình biến động tài sản, hiệu sử dụng tài sản - Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động nguồn vốn phục vụ kịp thời cho hoạt động kinh doanh công ty đảm bảo theo quy định Nhà nước - Tham mưu cho Ban giám đốc chế độ kế toán thay đổi chế độ qua thời kỳ hoạt động kinh doanh b Nhiệm vụ - Tổ chức cơng tác kế tốn cách hợp lý, hoạt động hiệu - Bảo mật số liệu kế tốn tài bí mật kinh doanh Cơng ty http://www.ebook.edu.vn Trang - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ tất loại chứng từ, hồn chỉnh thủ tục kế tốn trước trình Giám đốc ký duyệt, ghi chép hạch toán đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình hoạt động phù hợp với quy định Nhà nước Quy chế quản lý tài Cơng ty - Phân tích thơng tin kế tốn theo yêu cầu lãnh đạo công ty - Tiến hành thủ tục toán loại thuế với Cơ quan thuế, lập nộp báo cáo tài kịp thời cho quan thẩm quyền theo chế độ quy định Nhà nước - Áp dụng tiến khoa học vào công tác kế tốn, bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn cho cán kế tốn 1.3.2.4 Bộ phận Hành Chính, Nhân Sự a Chức Tham mưu, giúp cho Ban Giám Đốc tổ chức – hành quản trị Bố trí xếp lao động, trì chế độ sách, bảo vệ nội trật tự Công ty, thông báo cho phòng ban có quy định thơng báo Công ty b Nhiệm vụ - Lập kế hoạch tuyển dụng cắt giảm lao động, thực thủ tục chứng từ liên quan đến người lao động - Hướng dẫn nội quy Công ty giám sát chấp hành toàn thể công nhân viên Công ty đồng phục, làm việc… - Ban hành quy định nhằm đảm bảo sẽ, gọn gàng, ngăn nắp tạo vẽ đẹp bề ngồi cho Cơng ty - Đặt mua cấp phát văn phòng phẩm cho phòng ban theo quy định Công ty Chuyển chứng từ mua văn phòng phẩm giấy đề nghị tốn đủ quy định cho phòng kế tốn - Tính chuyển lương cho công nhân viên quy định 1.3.2.5 Bộ phận kinh doanh a Chức Tiếp xúc, giới thiệu cho khách hàng hàng hóa( giá bán, quy cách, chủng loại, chất lượng,…) thông tin liên quan đến sách bán hàng, sách khuyến có giúp khách hàng có đầy đủ thông tin để dễ dàng định b Nhiệm vụ - Nhận đơn đặt hàng, lập hợp đồng bán hàng với khách hàng; lập đơn hàng bán khách lẻ chuyển cho nhân viên xuất hóa đơn, chuyển hóa đơn đơn hàng chuyển cho thủ quỷ thu tiền - Nhận kiểm tra chứng từ vận chuyển hàng xuất bán, gửi chứng từ vận chuyển quy định gửi cho phòng kế tốn - Phối hợp hàng giao điều xe giao hàng cho khách theo thời gian hẹn giao - Nhận chứng từ đổi hàng, tiến hành thủ tục đổi hàng cho khách hàng theo quy định công ty - Luân chuyển chứng từ kịp thời cho phòng ban khác http://www.ebook.edu.vn Trang 1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty 1.4.1 Tổ chức máy kế tốn 1.4.1.1 Sơ đồ tổ chức máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân quỹ Kế tốn TSCĐ, CCDC Kế tốn cơng nợ Kế tốn kho hàng Thủ quỹ 1.4.1.2 Phần hành kế toán cơng việc phần hành kế tốn a Kế tốn trưởng - Điều hành tồn hoạt động máy kế toán, chịu trách nhiệm số liệu báo cáo tài trước pháp luật Chỉ đạo đơn đốc tình hình thực cơng tác kế toán doanh nghiệp quy định - Đáp ứng thơng tin xác kịp thời -Tổ chức máy kế toán hệ thống kiểm soát ngày hoàn thiện, hoạt động cách hữu hiệu hiệu b Kế toán tổng hợp - Kiểm tra tổng hợp số liệu từ phần hành kế tốn chi tiết để báo cáo tài chính, báo cáo thuế giá trị gia tăng, toán thuế - Điều chỉnh, bổ sung bút toán hạch toán kế toán…theo quy định - Bảo quản lưu trữ an toàn, ngăn nắp tài liệu kế toán liên quan - Chứng từ sổ sách kế toán: + Sổ tổng hợp tất tài khoản cấp + Bảng tổng hợp xuất nhập tồn cơng cụ dụng cụ, hàng hóa + Bảng kê thuế GTGT đầu vào, Bảng kê thuế GTGT đầu ra,… c Kế toán ngân quỹ( kế toán tiền) - Lập, theo dõi chứng từ thu chi tiền mặt, hạch toán kế toán theo quy định - Quản lý tiền sổ sách, chịu trách nhiệm số liệu sổ sách tiền mặt tiền gửi ngân hàng - Quản lý tài khoản 111, 112, 113, 133, , 635, 515, 641, 642, 333 - Hàng ngày theo dõi, cập nhật tình hình biến động tiền mặt quỹ tiền gửi ngân hàng, báo cáo cho kế tốn trưởng kịp thời, xác - Sắp xếp lưu trữ chứng từ theo quy định http://www.ebook.edu.vn Trang - Lập bảng kê thuế GTGT đầu vào đối với tài khoản tiền mặt tiền gửi ngân hàng - Chứng từ sổ sách: + Phiếu thu, Phiếu chi, Báo nợ, Báo có, Sổ phụ ngân hàng + Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho chứng từ liên quan đến việc mua hàng không nhập kho + Sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng,… d Kế toán tài sản cố định(TSCĐ) cơng cụ dụng cụ(CCDC) - Hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan - Theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao TSCĐ; tình hình nhập xuất tồn CCDC, văn phòng phẩm; phân bổ chi phí cho phòng ban liên quan, kiểm tra bút toán phân bổ tự động phần mềm - Quản lý tài khoản: 153,142, 211, 214, 242, 641, 642 - Chứng từ: Biên lý tài sản cố định, Hóa đơn GTGT, Phiếu xác nhận TSCĐ, Bảng kê TSCĐ mua về, Bảng phân bổ TSCĐ - CCDC e Kế tốn cơng nợ - Hạch tốn kế tốn nghiệp vụ mua hàng doanh nghiệp, khoản phải thu, phải trả, theo dõi công nợ - Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hóa đơn chứng từ liên quan - Lập Bảng kê thuế GTGT khấu trừ, thuế GTGT đầu - Quản lý tài khoản: 131, 133, 331, 333, 511, 512, 521, 531, 532 - Chứng từ sổ sách: + Đơn đặt hàng, Đơn đặt hàng nội bộ, Bảng báo giá + Phiếu xuất kho, Biên giao hàng, Hóa đơn GTGT + Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ + Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ,Giấy báo có,… f Kế tốn kho hàng - Kiểm tra tính đầy đủ chứng từ mua hàng nhập kho xuất bán, ghi nhận công nợ phải thu - Theo dõi, ghi chép tình hình nhập-xuất kho hàng hóa, CCDC đánh giá hàng tồn kho cuối kỳ Kiểm kê hàng hóa tồn kho theo quy định công ty - Quản lý tài khoản: 131,133, 151,153, 156, 157, 632, 641, 642… - Chứng từ: + Biên bảng giao nhận hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho + Biên bảng kiểm kê kho, Bảng giải trình chênh lệch kho + Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa… g Thủ quỹ - Giữ tiền, thu chi đủ theo chứng từ, thu chi đối tượng Hỗ trợ bán hàng, lập báo cáo thu chi tồn quỹ tiền mặt Kiểm quỹ hàng ngày, chuyển tiền vào ngân hàng có lệnh Ban Giám Đốc - Chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ quỹ tiền mặt, Bảng kê thu tiền http://www.ebook.edu.vn Trang 1.4.2 Các sách kế tốn cơng ty - Niên độ kế toán áp dụng doanh nghiệp: từ 01/01 đến 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán: Đồng Việt Nam( đ) - Chế độ kế toán áp dụng: + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho ghi chép theo giá phí thực tế, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền + Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song + Lập dự phòng phải thu khó đòi: Dự phòng phải thu khó đòi lập theo quy định hành + Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình: Khấu hao theo phương pháp tuyến tính + Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ + Công ty xây dựng hệ thống tài khoản kế toán dựa theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ Tài + Hạch tốn ngoại tệ theo phương thức nhập sau xuất trước 1.4.3 Tổ chức chứng từ Mơ hình tổ chức kế tốn Cơng ty Doanh nghiệp vận dụng mơ hình tổ chức kế tốn tập trung Đặc điểm mơ hình tồn cơng việc xử lý thơng tin doanh nghiệp thực tập trung phòng kế tốn phận đơn vị trực thuộc thực việc thu thập, phân loại chuyển chứng từ báo cáo nghiệp vụ phòng kế tốn xử lý tổng hợp thơng tin( gọi đơn vị báo sổ) ĐƠN VỊ KẾ TOÁN (DN) … Đơn vị báo sổ Đơn vị báo sổ Đơn vị báo sổ Ngoài chứng từ quy định Chế độ chứng từ, Công ty xây dựng số chứng từ nội đáp ứng yêu cầu xử lý cung cấp thơng tin kế tốn cho đối tượng liên quan, nhằm mục đích kiểm sốt tốt q trình hoạt động giảm rủi ro thất tài sản cơng ty Chẳng hạn như: - Đơn hàng bán: nội dung hóa đơn, ghi nhận nhu cầu hàng hóa khách hàng chấp nhận - Phiếu yêu cầu mua hàng Phiếu đặt hàng nội bộ: xác định nhu cầu hàng hóa Cơng ty http://www.ebook.edu.vn Trang - Giấy đề nghị toán: toán tiền hàng cho nhà cung cấp phải có cho phép Giám đốc trước lập phiếu chi Và chứng từ nội khác,… Chứng từ luân chuyển đến phận phận có nhiệm vụ kiểm tra, ghi nhận chuyển cho phận khác có liên quan Mỗi phận có nhiệm vụ lưu trữ xếp chứng từ cách có hệ thống đảm bảo cần có khơng phải thời gian tìm kiếm Chứng từ phận khơng lưu phận khác tránh tình trạng nhằm lẫn thất lạc chứng từ Công ty ban hành quy định thủ tục quy trình luân chuyển chứng từ văn bản, cụ thể cho khâu nghiệp vụ( mua hàng nhập kho, xuất kho hàng hóa, tốn tiền hàng, nhập xuất kho cơng cụ dụng cụ,…) 1.4.5 Hình thức kế tốn Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn: Nhật ký chung kết hợp với hỗ trợ phần mềm kế toán ACN nên việc ghi chép đơn giản tiết kiệm thời gian Các loại sổ kế toán in từ phần mềm kế toán chẳng hạn như: Sổ Nhật Ký Chung, loại Sổ Cái Sổ Chi tiết,… Thông thường sổ in định kỳ( cuối tháng, quý năm) để làm hồ sơ lưu trữ, bất thường kế toán cần phải đối chiếu cung cấp thông tin cho Giám đốc đối tượng khác Trình tự ghi sổ cơng ty sau: - Hằng ngày kế tốn nhập liệu Sổ Nhật Ký Chung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty vào chứng từ kế toán Phần mềm tự động chuyển số liệu từ Sổ Nhật Ký Chung sang Sổ Tổng Hợp Sổ Chi Tiết tài khoản liên quan đến đối tượng kế tốn - Định kỳ có nhu cầu kiểm tra, so sánh số liệu, kế toán in Bảng Tổng Hợp Chi Tiết tài khoản đối chiếu với Sổ Cái nhằm đảm bảo khớp số liệu lên Báo cáo tổng hợp phát xử lý kịp thời sai sót xảy - Cuối tháng, kế tốn khóa sổ tất tài khoản, lập báo cáo theo quy định Sơ đồ 1.3: Hình thức ghi sổ kế tốn máy http://www.ebook.edu.vn Trang Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TỐN MUA BÁN HÀNG HĨA 2.1 Khái niệm hàng hóa nhiệm vụ kế tốn 2.1.1 Khái niệm Hàng hóa sản phẩm lao động doanh nghiệp thương mại mua để bán nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng xuất 2.1.2 Phân loại hàng hóa Hàng hóa kinh doanh thương mại thường phân theo ngành hàng như: - Hàng vật tư, thiết bị - Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng - Hàng lương thực - thực phẩm - Ngoài ra, bất động sản dự trữ cho mục đích bán xem loại hàng hóa - hàng hóa bất động sản 2.1.3 Nhiệm vụ kế tốn hàng hóa a Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình lưu chuyển hàng hóa doanh nghiệp mặt giá trị vật Tính tốn, phản ánh đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho trị giá vốn hàng hóa tiêu thụ b Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực tiêu kế hoạch mua, bán hàng hóa Xác định đắn kết kinh doanh hàng hóa Đồng thời chấp hành chế độ tài chứng từ, sổ sách kế tốn Cung cấp thơng tin tổng hợp thông tin chi tiết cần thiết hàng hóa kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp c Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa tổ chức kiểm kê hàng hóa theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho 2.2 Giá vốn hàng hóa Giá vốn hàng hóa giá hàng hóa với số tiền mà doanh nghiệp bỏ hàng hóa Tuy nhiên hình thành trị giá vốn hàng hóa kinh doanh thương mại phân biệt giai đoạn trình vận động hàng hóa( từ lúc mua, nhập kho, sơ chế, phân loại ).Giá trị trình bày trường hợp cụ thể phần sau 2.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng 2.3.1 Qui trình thủ tục chứng từ, phương thức mua hàng, nhập kho hàng hóa 2.3.1.1 Mua hàng nước a Mua hàng trực tiếp kho khách hàng Thủ tục Theo phương thức này, hàng hoá giao cho doanh nghiệp kho bên bán, doanh nghiệp nhận hàng chuyển phương tiện tự có thuê ngồi http://www.ebook.edu.vn Trang 10 - Cơng ty giải đổi hàng cho khách hàng hàng hóa đề nghị đổi hàng hóa đề nghị nhận phải qui cách, chủng loại giá bán 3.4.2.4 Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ Theo qui định công ty theo chế độ Kế toán Việt Nam, kế toán ghi nhận doanh thu hàng hóa chuyển giao, quyền sở hữu hàng hóa thuộc khách hàng khách hàng trả tiền chấp nhận toán Kế tốn ghi nhận số lượng giá trị theo Hóa đơn tài 3.4.2.5 Kế tốn nghiệp vụ bán bn hàng hóa Hệ thống bán hàng Cơng ty phân ba khu vực: miền Bắc, miền Trung miền Nam Mặt hàng tiêu thụ nhiều công ty cửa nhựa uPVC a Bán hàng cho công trình - Chính sách bán hàng cơng ty mặt hàng cửa ưu đãi, công ty chiết khấu thương mại cho khách hàng từ 10% - 30% tổng giá trị hợp đồng cho khách hàng đồng thời bảo hành sản phẩm 10 năm kèm theo dịch vụ hậu khác - Trường hợp này, kế toán ghi nhận giá trị hàng xuất kho hàng giao cho khách hàng đồng thời theo dõi tình hình khách hàng tốn thơng qua Nhật ký theo dõi tiến độ toán hợp đồng Khi khách hàng toán hết tiền hàng theo hợp đồng xuất hóa đơn, kế tốn ghi nhận doanh thu - Ngày 02/02/2009, Công ty ký hợp đồng với Công ty TNHH Dũng Tiến theo Hợp đồng số: 009/HĐMB/ DTW – MT Trị giá hợp đồng : 179.224.270đ, Chiết khấu giảm giá 10% Ngay ký hợp đồng khách hàng phải toán 50% trị giá hợp đồng - Khách hàng toán 50% giá trị hợp đồng Công ty nhận tiền tiền là: 70.972.810đ - Xuất kho hàng giao đến cơng trình cho cơng trình Dũng Tiến, trị giá hàng xuất kho là: 125.471.784đ - Nhận tiền công ty Dũng Tiến toán đợt 2(40%) theo hợp đồng là: 88.716.013đ - Ngày 31/03/09, Công ty nhận tiền công ty Dũng Tiến toán đợt 3(10%) theo hợp đồng là: 17.743.202đ - Kế toán ghi nhận doanh thu khách hàng hồn tất tốn http://www.ebook.edu.vn Trang 47 NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ Số Ngày Số hiệu tài khoản Diễn giải KT 23/2/09 Cty Dũng Tiến toán tiền cửa 28/02 Tiền gửi ngân hàng Phải thu khách hàng Xuất kho cửa giao cho cơng trình PXK 24/2/09 18/03 Giá vốn hàng xuất kho Hàng hóa Phải thu khách hàng Cty Dũng Tiến toán tiền cửa KT 31/3/09 35/02 Tiền gửi ngân hàng Phải thu khách hàng 2/3/09 632 Nợ Số tiền Có 88,716,013 88,716,013 125471784 15611 Cty Dũng Tiến toán tiền cửa KT 25/3/09 32/02 Tiền gửi ngân hàng HD 39640 1121-S 131DUT Đv: đồng 1121-S 125,471,784 70.972.810 131DUT 1121-S 70.972.810 17,743,020 131DUT 17,743,020 Doanh thu bán cửa Phải thu khách hàng 131DUT 177,432,027 Doanh thu bán gỗ 511 161,301,843 Thuế GTGT phải nộp 3331 16,130,184 ( ghi sổ minh họa nghiệp vụ bán hàng cho cơng trình Dũng Tiến) b Khách hàng khiếu nại chất lượng hàng hóa - Hàng lắp đặt( giao )nhưng không đạt chất lượng khách hàng không đồng ý nhận hàng: Công ty nhận lại số hàng lắp đặt( giao) nhập kho đồng thời xuất kho giao lại hàng cho khách hàng giá, chất lượng số lượng Kế tốn khơng hạch tốn giá trị hàng nhập trả lại kho giá trị hàng xuất kho mà theo dõi chứng từ nhập trả hàng chứng từ xuất đổi hàng ghi nhận khoản chi phí phát sinh q trình vận chuyển hàng lắp đặt lại vị trí cho khách hàng Các khoản phí kế tốn hạch tốn vào tài khoản 641-chi phí bán hàng - Hàng khơng đạt chất lượng khách hàng đồng ý mua: Công ty giảm giá bán cho khách hàng Kế toán vào Biên thỏa thuận giảm giá hàng bán ghi nhận khoản giảm giá hàng bán vào tài khoản 511- Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ khơng hạch tốn vào tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại kế tốn khơng xuất hóa đơn để làm ghi nhận khoản giảm giá mà sử dụng chứng từ Biên thỏa thuận giảm giá hàng bán có chấp thuận người mua làm ghi nhận khoản giảm giá - Vận chuyển hàng cho khách hàng bị vỡ: trường hợp này: http://www.ebook.edu.vn Trang 48 ƒ Kế toán thuyết phục khách hàng nhận hàng hóa đơn đồng thời kế tốn xuất hóa đơn giảm giá cho số lượng hàng bị bể, vỡ Khi đó, kế toán ghi nhận khoản giảm giá vào tài khoản 511 giảm số tiền phải thu khách hàng, khơng hạch tốn vào tài khoản 532- Giảm giá hàng bán ƒ Nếu khách hàng không chấp nhận, Công ty giao số lượng hàng khác cho khách hàng để đền số hàng bị bể Trường hợp này, kế tốn khơng hạch tốn nghiệp vụ vào phần mềm kế toán mà theo dõi chứng từ nhận hàng xuất hàng Tại cơng trình Bà Nà, khách hàng khiếu nại cửa Công ty giao bị trầy màu sắc bị phai, có tượng bị ố vàng Cơng ty cử nhân viên kỹ thuật đến kiểm tra xác minh có tượng Cơng ty thay cửa cho khách hàng đồng thời nhập kho cửa từ cơng trình kho - Căn vào Giấy đề nghị đổi hàng kế toán theo dõi hàng có nhập xuất kho hay khơng hạch tốn chi phí phát sinh q trình vận chuyển: Phí vận chuyển cửa nhập kho đến cơng trình là: 550.000( VAT 10%) - Đối với cửa bị ố vàng chất lượng sản phẩm mà ảnh hưởng môi trường ẩm, thấp, ( nằm thời gian bảo hành sản phẩm) công ty cử nhân viên đến chùi rửa cho khách hàng, tiền cơng tính vào lương cho nhân viên 250.000đ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ Số Ngày Diễn giải Đv: đồng Số hiệu tài khoản Chi phí vận chuyển hàng cho Ctrình Bà Nà PC 25/02/09 69/02 Chi phí bán hàng 641077 Thuế GTGT khấu trừ Tiền mặt 1331 Số tiền Nợ 500,000 50,000 1111MN Chi phí bảo hành sản phẩm KT 25/02/09 30/02 Chi phí bán hàng Phải trả cơng nhân viên 64175 334 Có 550,000 250,000 250,000 3.4.2.6 Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa - Hàng ngày, kế tốn nhận Hóa đơn Đơn hàng bán từ phận kinh doanh hạch toán nghiệp vụ bán hàng ghi nhận số tiền thu từ hoạt động bán hàng( khơng bán chịu) Chi chí vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách hàng hạch tốn vào chi phí bán hàng - Khi cơng ty có sách bán hàng khuyến kế tốn phải lập thêm hóa đơn cho hàng khuyến hạch tốn trị giá hàng khuyến vào tài khoản 512Doanh thu nội http://www.ebook.edu.vn Trang 49 - Bán lẻ hàng hóa xảy trường hợp khách hàng khiếu nại hàng hóa cơng ty giải khiếu nại hàng hóa cơng ty giao hàng tận nơi cho khách hàng hư hỏng xảy chất lượng hàng hóa - Ngày 25/03/2009, Kế tốn nhận Đơn hàng bán hóa đơn bán gỗ, giá bán : 2.310.000đ( VAT 10%), giá xuất kho: 1.093.652đ thu tiền khách hàng, kèm theo công ty khuyến nệm trị giá 200.000đ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ Số Ngày Diễn giải PXK 25/3/09 Xuất kho gỗ 23/03 Giá vốn hàng bán Hàng hóa(gỗ) HD 20/3/09 Doanh thu bán gỗ 39640 Phải thu khách hàng Doanh thu bán gỗ Thuế GTGT phải nộp Đv: đồng Số hiệu tài khoản 632 15613 1,093,653 131DHN 511 3331 2,310,000 PT 25/3/09 Thu tiền bán gỗ theo DHB010/29-BLE 06/03 Thu tiền bán gỗ theo DHB010/29-BLE 1111MN Phải thu khách hàng PXK 25/3/09 Xuất kho hàng khuyến 22/03 Giá vốn hàng bán Hàng hóa KT 25/3/09 Khuyến hàng bán 30/03 Chi phí khác Doanh thu nội Thuế GTGT phải nộp Số tiền Nợ Có 1,093,653 2,100,000 210,000 2,310,000 131DHN 2,310,000 632 15613 200,000 64188 512 3331 220,000 200,000 220,000 20,000 (Minh họa nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa) 3.4.2.7 Kế tốn nghiệp vụ bán hàng xuất Kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng xuất chia làm nhiều giai đoạn: - Ghi nhận giá trị hàng xuất kho chưa qua lan can tàu: kế tốn hạch tốn vào tài khoản 632 khơng sử dụng tài khoản 157- Hàng gửi bán: chứng từ làm ghi nhận Phiếu đặt hàng - Ghi nhận doanh thu bán hàng, khoản thuế phải nộp liên quan đến hàng xuất khẩu: chứng từ làm để kế tốn hạch tốn Hóa đơn thương mại-invoice, tờ khai nhập khẩu, tỉ giá ghi nhận khoản phải thu khách hàng tỉ giá tính thuế xuất quan hải quan http://www.ebook.edu.vn Trang 50 - Ghi nhận khoản phí phát sinh: chứng làm để kế tốn hạch tốn Hóa đơn vận chuyển, Hóa đơn bảo hiểm,… - Ghi giảm nợ phải thu khách hàng: kế toán nhận thông báo ngân hàng ghi giảm nợ, tỉ giá dùng để tính tỷ giá thực tế phát sinh giao dịch ngân hàng, khoản chênh lệch tỷ giá hạch toán vào tài khoản 515( chênh lệch lời) tài khoản 635( chênh lệch lỗ), chứng từ làm để kế toán hạch tốn là: Sổ phụ ngân hàng - Ngày 06/02/2009, Cơng ty xuất kho hàng hóa giá xuất kho 29.690.000đ, giá bán chưa thuế 2,883.00USD/FOB.SPAIN - Ngày 10/02/2009 hàng giao lên tàu cho khách hàng thời hạn theo hợp đồng xuất số No 64692/DTW-T&D Thuế xuất 5%, chi phí kiểm nghiệm bốc dỡ cơng ty trả tiền mặt 689.000đ Tỉ giá giao dịch tính thuế xuất 17.609đ/USD - Ngày 10/03/2009, Cơng ty thông báo cho bên mua nhận hàng u cầu tốn tiền hàng Cơng ty nhận tiền ngày Thủ tục phí ngân hàng 12USD Tỉ giá giao dịch nhận tiền toán 17.780đ/USD Kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng xuất sau: NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ Số Ngày … PXK 05/02 PC 22/02 Diễn giải … … Xuất kho hàng xuất 6/2/09 Xuất kho hàng xuất Trị giá hàng xuất kho 7/2/09 Tạm ứng tiền đóng thuế XK Tạm ứng tiền đóng thuế XK Tiền mặt Thu hoàn tạm ứng PT 10/2/09 39/02 Thu hoàn tạm ứng Tạm ứng cho nhân viên KT 24/02 7/2/09 Thuế xuất phải nộp Doanh thu bán hàng Thuế xuất phải nộp Số hiệu tài khoản … 632 Số tiền Nợ … 20,690,000 15611 20,690,000 141NNQ 1111MN 2,538,337 1111MN 141NNQ 2,538,337 511 2,538,337 2,538,337 2,538,337 3333 2,538,337 Doanh thu bán cửa nhựa HD168 10/2/09 Phải thu khách hàng (United House Office) http://www.ebook.edu.vn 131UHO Trang 51 Có … 49,209,927 PC 49/02 KT 27/02 KT 28/02 10/2/09 10/2/09 TT chi phí v/chuyển, thuế XK Chi phí bán hàng Phải trả cho nhà nước Tiền mặt quỹ Thu tiền khách hàng trả nợ Thu tiền khách hàng trả nợ Phải thu khách hàng (United House Office) Doanh thu tài 64115 3333 111MN 1122-S 689,000 2,538,337 3,227,337 51,046,380 131UHO 515 Thanh tốn phí giao dịch ngân hàng 10/2/09 Chi phí bán hàng 641235 Phải thu khách hàng 131UHO Doanh thu tài 515 50,555,439 490,941 213,360 211,308 2,052 3.5 Kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ Hàng quý, kế toán tiến hành kiểm kê kho đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với sổ sách kế toán nhằm phát sai sót gian lận xảy Chênh lệch kho xảy công ty thường trường hợp sau: a Chênh lệch thiếu: - Giao hàng thừa cho khách hàng không phát dẫn đến kho thiếu hàng - Do số lượng hàng bể( vỡ) trình vận chuyển giao cho khách hàng nhập lại kho khơng sử dụng - Do nhân viên quản lý kho làm - Do hàng giao cho khách hàng mã hàng nhập liệu vào sổ tài khoản hàng hóa lại nhập mã hàng bán khác, dẫn đến kho thừa mặt hàng lại thiếu mặt hàng - Một số trường hợp khác thiếu không xác định nguyên nhân b Chênh lệch thừa: - Thừa hàng lập Phiếu xuất kho chưa giao hàng - Thừa khách hàng gửi hàng công ty - Thừa hàng nhà cung cấp giao hàng bổ sung kế toán chưa ghi sổ - Thừa xuất bán không mã hàng - Một số trường hợp thừa hàng khác không rõ nguyên nhân Khi nhận Biên kiểm kê hàng hóa kế tốn hạch tốn giá trị hàng thừa thiếu Cuối quý I /2009, Công ty tiến hành kiểm kê kho đồng thời khu vực Miền Bắc, Miền Trung Miền Nam Biên kiểm kê kho xác nhận: - Kho cửa nhựa uPVC: Cửa phòng trưng bày khơng phát thiếu thừa so với số liệu sổ sách http://www.ebook.edu.vn Trang 52 Cửa cơng trình khơng có tồn kho thực tế mua hàng không nhập kho mà chuyển thẳng đến cơng trình khách hàng Cơng trình khách sạn Thiên Tứ thủ kho xác nhận lên Phiếu giao hàng cho khách hàng sổ sách kế toán tồn kho số cửa nhựa cơng trình Nguyên nhân kế toán chưa lập Phiếu xuất kho cho số hàng ( tổng giá trị 85.796.215đ) - Kho gương soi: Số liệu thực tế kiểm kê số liệu sổ sách kế tốn gương soi, công ty chưa xác định nguyên nhân chênh lệch.( tổng giá trị 5.108.128đ) - Kho gỗ: Cơng ty khơng nhập kho gỗ dự tính khơng kinh doanh mặt hàng Số lượng thực tế kiểm kê thiếu 21 so với sổ kế toán( tổng giá trị 105.016.437đ) thừa khác so với sổ kế toán( tổng giá trị 25.916.476đ) kế toán chưa xác định nguyên nhân Kế toán vào Biên kiểm kê hạch toán sau: NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ Số Ngày Số hiệu Diễn giải tài khoản Xuất kho cửa công trinh khách sạn PXK 31/3/09 Thiên Tứ ( Biên kiểm kê 31/03/09) 34/03 Giá vốn hàng bán 632 Hàng hóa( cửa nhựa) 15611 Đv: đồng Số tiền Nợ Có 85,796,215 85,796,215 Điều chỉnh kho gương tháng 03/09 KT 31/3/09 ( Biên kiểm kê 31/03/09) 29/03 Tài sản thiếu chờ xử lý Hàng hóa( gương soi) 1381 15612 5,108,128 1381 15613 105,016,437 15613 3381 25,916,476 5,108,128 Điều chỉnh kho gỗ tháng 03/09 KT 31/3/09 ( Biên kiểm kê 31/03/09) 30/03 Tài sản thiếu chờ xử lý Hàng hóa( gỗ) 105,016,437 Điều chỉnh kho gỗ tháng 03/09 KT 31/3/09 ( Biên kiểm kê 31/03/09) 31/03 Hàng hóa( gỗ) Tài sản thiếu chờ xử lý http://www.ebook.edu.vn Trang 53 25,916,476 Chương NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Nhận xét 4.1.1 Thủ tục kiểm soát nội 4.1.1.1 Thủ tục nhập xuất quản lý tài sản Thủ tục nhập xuất quản lý tài sản công ty tương đối chặt chẽ, nghiệp vụ phát sinh phải có chứng từ theo quy định có chữ ký người có thẩm quyền a Thủ tục nhập mua hàng hóa, vật tư nước - Chứng từ xác nhận Nhu cầu mua hàng hóa ln thể rõ số lượng giá trị hàng hóa cần mua, phận lập, phải Thủ trưởng đơn vị chấp thuận cho mua hàng - Hàng nhập kho, thủ kho nhận hàng, ký nhận Biên giao nhận hàng, khơng có Biên thủ kho khơng nhập kho lơ hàng - Kế tốn nhận chứng từ kiểm tra lại tính xác tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ ghi nhận vào chương trình chứng từ đạt yêu cầu Trường hợp, có xảy sai, nhầm kế tốn thơng báo cho người có trách nhiệm giải - Kế tốn trưởng ký Phiếu nhập kho có đầy đủ chứng từ quy định - Kế toán trưởng ký Phiếu nhập kho, kế tốn viên chuyển chứng từ trình Giám đốc ký Phiếu nhập kho lập lần Giám đốc ký lần tương ứng với chứng từ Giám đốc ký Phiếu nhập kho có đóng mộc làm dấu H óa đơn chứng từ ký để tránh Hóa đơn mà làm nhiều Phiếu nhập kho - Khi toán tiền cho nhà cung cấp chứng từ mua hàng cần phải đầy đủ lần tốn cho hóa đơn trình kế tốn trưởng Giám đốc duyệt cho trả nợ, kế tốn tiến hành toán - Chứng từ mua hàng đánh số liên tục, chứng từ tốn ln đóng dấu tốn lên chứng từ mua hàng lưu tách biệt chứng từ toán chưa toán b Thủ tục nhập mua hàng hóa nhập - Giấy đề nghị mua hàng kiểm tra phận độc lập, Giám đốc duyệt tiến hành thủ tục mua hàng nhập - Khi hàng đến cảng, Công ty thông báo xếp nhân viên xuất nhập nhận hàng làm thủ tục chuyển hàng Công ty Thông báo cho thủ kho kế hoạch nhận hàng nhập để có mặt xếp dỡ hàng nhập vào kho kịp thời - Hàng nhập nhập kho ln có xác nhận thủ kho, xác nhận chất lượng phận có thẩm quyền - Kế tốn ln nhận chứng từ nhập kho hàng nhập khẩu, kiểm tra chứng từ theo quy định, ghi nhận công nợ phải trả invoice gốc, ghi nhận thuế nhập khẩu, cước vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, phí nhận hàng cho lô hàng nhập khẩu, không ghi nhận cơng nợ chi phí liên quan đến hàng nhập mà hàng chưa nhập kho http://www.ebook.edu.vn Trang 54 c Thủ tục ghi nhận chi phí vận chuyển - Khi ghi nhận cơng nợ cho nhà cung cấp cung cấp dịch vụ vận chuyển bắt buộc phải có hợp đồng vận chuyển ký kết bên Hóa đơn theo quy định - Nhân viên kế tốn kiểm tra hóa đơn chứng từ liên quan đến vận chuyển tiến hành ghi nhận cơng nợ cập nhật phí vào tiền hàng, lập Phiếu kế toán duyệt kế toán trưởng Giám đốc, tiến hành toán tiền hàng theo quy định d Thủ tục xuất bán hàng - Bộ phận kinh doanh có quyền lập Phiếu đặt hàng nội Biên giao hàng khơng có quyền xuất hóa đơn - Hàng xuất kho phải có Phiếu xuất kho xuất đổi Hóa đơn xuất bán( lẻ), hợp đồng mua bán( bán hàng cho cơng trình) - Nhân viên xuất hóa đơn xuất hóa đơn có đầu vào tránh tình trạng có doanh thu chưa có giá vốn( mua hàng khơng nhập kho mà bán chuyển thẳng) - Thủ tục kiểm soát tương đối đầy đủ xuất bán hàng hóa, thủ tục nhập mua khơng đảm bảo tính kịp thời hàng hóa nhập kho phải làm thủ tục nhập đôi lúc hàng nhập kho, xuất sử dụng gần hết chưa làm thủ tục nhập kho đợi kế tốn nhận hóa đơn đòi chứng từ nhập kho phận kho tiến hành làm thủ tục nhập kho e Quản lý thu tiền Việc thu tiền công ty quản lý chặt chẽ, thủ quỹ giữ tiền công ty, nhân viên kinh doanh phép thu tiền bán hàng phải nộp lại cho thủ quỹ vào cuối ca( ngày) Công ty đưa quy định chặt chẽ giảm đáng kể rủi ro thất thoát tài sản 4.1.2 Tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị tương đối tốt a Phân quyền phân chia công việc - Đảm bảo nguyên tắc tách biệt chức phê duyệt, thực bảo quản tài sản Nhân viên giữ tiền không giao nhiệm vụ ghi chép nghiệp vụ mua hàng, bán hàng toán tiền hàng Thủ kho không đảm nhiệm chức mua hàng phê chuẩn nghiệp vụ nhập xuất kho hàng Kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh không thực hoạt động mua bán hàng hóa, - Phân chia cơng việc phần hành kế tốn đảm bảo hợp lý Tuy nhiên, công ty có kế tốn nên cơng việc tương đối nhiều b Tổ chức hệ thống chứng từ - Chứng từ tổ chức xây dựng đầy đủ để phục vụ cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt Chứng từ thiết lập phù hợp với hoạt động công ty theo quy định nhà nước - Chứng từ lập nghiệp vụ phát sinh lập lần thủ tục người có trách nhiệm Chứng từ lập mẫu tên gọi, số http://www.ebook.edu.vn Trang 55 hiệu, đánh số thứ tự, ghi rõ thông tin cần thiết có đầy đủ dấu, chữ ký người có trách nhiệm vị trí - Chứng từ bị sai mà bơi xóa chứng từ khơng có giá trị, theo quy định Công ty chứng từ sai phải hủy lập lại chứng từ cho - Chứng từ kiểm tra thủ tục, tính xác số lượng lẫn giá trị, quan trọng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ Chứng từ có nhiều tờ phải đóng dấu giáp lai, chứng từ liên quan đến tiền ký liên - Tổ chức luân chuyển chứng từ để kiểm soát nội bộ, để ghi nhận nghiệp vụ, Mỗi loại chứng từ có quy trình ln chuyển khác nhau, chứng từ đến phần hành phần hành kế tốn phải kiểm tra ghi nhận nghiệp vụ kinh tế kịp thời - Chứng từ được bảo quản lưu theo số theo thời gian, chứng từ đánh số liên tục, chứng từ bị hủy in ghi hủy để số chứng từ liên tục c Tổ chức hệ thống tài khoản - Hệ thống tài khoản công ty phân thành tài khoản cấp 1,2 tài khoản chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý chi tiết để theo dõi đối tượng kế tốn, đáp ứng u cầu thơng tin cho cấp quản lý Số liệu tổng tài khoản chi tiết bắt buộc phải với số tài khoản tổng hợp - Công ty áp dụng hệ thống tài khoản Nhà nước quy định thiết kế thêm tài khoản chi tiết phù hợp quy mô đặc điểm quản lý Công ty, - Mỗi phần hành kế toán chịu trách nhiệm quản lý số tài khoản Kế tốn trưởng phân cơng d Tổ chức hệ thống sổ kế tốn - Tại cơng ty có tài khoản mở nhiêu sổ tài khoản chi tiết mở nhiêu sổ chi tiết tương ứng - Căn vào chứng từ, kế toán ghi kỳ có xếp tăng dần số thứ tự chứng từ với tăng dần thời gian ghi sổ để tránh đảo lộn chứng từ Nếu ghi nhận sai phải sửa lại theo quy định - Cơng tác khóa sổ kế tốn thực vào cuối kỳ Phòng kế tốn có nhiệm vụ đóng kỳ sau kiểm tra đầy đủ xác Mỗi phòng ban phải đảm bảo hồn tất công việc tháng trước ngày quy định Các phần hành kế tốn có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết sổ tổng hợp đảm bảo nghiệp vụ phát sinh kỳ hoàn tốn khơng có sai xót Các phần hành kế toán chi tiết in sổ xác nhận số liệu chi tiết cho kế toán tổng hợp theo thời gian Cơng ty quy định - Kế tốn tổng hợp tiến hành kết chuyển nghiệp vụ có liên quan để xác định kết kinh doanh, đóng kỳ kế toán rút số dư cuối kỳ e Tổ chức hệ thống báo cáo - Báo cáo kế tốn cơng ty gồm loại: báo cáo tài báo cáo quản trị - Kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ lập báo cáo tài - Kế tốn trưởng kiểm tra báo cáo tài lập báo cáo quản trị http://www.ebook.edu.vn Trang 56 - Hàng tháng đóng kỳ kế tốn hồn tất kế tốn tổng hợp lập báo cáo tài gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, Báo cáo luân chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài - Kế tốn tổng hợp phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu tổng hợp, kiểm tra số liệu chi tiết với tài khoản Loại bỏ chi phí khơng hợp lý qua tài khoản chi phí thuế bị loại trước làm báo cáo tài để làm kê khai nộp thuế thu nhập doanh nghiệp - Kiểm tra Bảng kê thuế đầu Bảng kê thuế đầu vào, lập nộp Báo cáo thuế GTGT trước ngày 20 hàng tháng - Tổ chức kiểm kê tài sản, kiểm tra thực tế để xác định số lượng giá trị có thật loại tài sản thời điểm kiểm kê Quy định công ty năm kiểm kê lần (kiểm kê hàng q) cần thiết có kiểm kê đột xuất - Mặc dù không thường xuyên kiểm kê hàng ngày có kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách số liệu thực tế có ký xác nhận số lượng tồn kho hàng ngày người quản lý sổ sách thủ kho - Cuối tháng thủ kho kiểm tra ký xác nhận số lượng tồn kho Bảng nhập xuất tồn - Việc kiểm kê định kỳ có lập hội đồng kiểm kê Thủ trưởng đơn vị kế tốn trưởng làm trưởng ban - Tiến hành thơng báo bố trị nhân sự, thời gian địa điểm kiểm kê - Trong tháng kiểm kê phải có kiểm tra đối chiếu liên tục sổ sách số liệu thực tế để phát sai sót chỉnh sữa kịp thời Thủ kho, thủ quỹ tiến hành kiểm tra sơ kho hàng, kho tiền tiến hành xếp gọn gàn để công tác kiểm kho tổng thể tiến hành nhanh đỡ tốn thời gian nguồn lực - Công tác kiểm kê tổ chức đồng loạt, chia thành nhiều nhóm, tổ chức đồng thời thời gian ngắn Số liệu kiểm kê lập thành Biên thành viên kiểm kê ghi số liệu kiểm tra thực tế vào Biên kiểm kê - Tập hợp Biên kiểm kê đối chiếu số sổ sách số thực tế, xác định tài sản thừa thiếu sau kiểm kê, tìm nguyên nhân chênh lệch, đề xuất hướng xử lý để điều chỉnh số sổ sách cho khớp với số thực tế f Tổ chức máy kế toán - Bộ máy kế tốn đơn vị có chức kiểm tra kiểm soát phận khác Do kế tốn trưởng cơng ty có nhiệm vụ quan trọng phải tổ chức bố trí nhân phân công công việc cho phù hợp với quy mô hoạt động đơn vị - Nhân máy kế tốn cơng ty bố trí cơng việc mức tương đối - Mỗi nhân máy kế tốn cơng ty thỏa tiêu chuẩn điều kiện sau: + Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp trung thực liêm khiết có ý thức tơn trọng pháp luật + Có lực nghiệp vụ chuyên môn am hiểu kế toán nắm vững nguyên lý kế toán tác nghiệp cơng việc kế tốn + Khơng vi phạm quy định lao động phải độ tuổi thành niên, phải có lực hành vi pháp luật dân sự, không vi phạm pháp luật, không bị truy tố, khơng bị kỹ luật đến mức đình cấm làm kế toán http://www.ebook.edu.vn Trang 57 - Bộ máy kế toán chia làm nhiều phần hành trình nhập liệu vào phần hành nhân viên kế toán thực hiện, kế toán trưởng kiểm tra lại tính hợp lý xác - Kế toán trưởng tổ chức mối liên hệ phòng kế tốn với phòng ban chức khác phạm vi đơn vị để tổ chức nguồn số liệu tài liệu kế toán kịp thời 4.1.3 Sổ sách - Việc mở sổ khóa sổ kế tốn thực hàng tháng hồn thành thời gian kế toán trưởng quy định - Sổ sách kế toán in theo mẫu Bộ Tài Chính quy định - Mỗi tài khoản in sổ lưu lại theo trật tự định, dễ tìm dễ lấy 4.1.4 Báo cáo Ngồi báo cáo phải lập theo quy định Nhà nước phận kế tốn phải làm số báo cáo quản trị để phục vụ nội công ty 4.1.5 Định khoản Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 Bộ Tài Chính Tuy nhiên, Cơng ty áp dụng số nghiệp vụ hạch tốn khác Thông tư hướng dẫn số 61/2007/TT/BTC ngày 31/12/2007 hướng dẫn thực hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC: Bút toán ghi nhận hàng mua đường cuối tháng: Kế tốn khơng hạch tốn hàng mua đường mà lưu chứng từ theo dõi nhận hàng nhập kho kế toán ghi nhận nghiệp vụ: Nợ TK 156 Nợ TK 133(nếu có) Có TK 111,112 → Ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho cuối kỳ Bút tốn ghi nhận hàng mua bán thẳng khơng qua kho: Kế toán ghi nhận hàng nhập kho xuất kho giống nghiệp vụ mua hàng nhập kho bình thường, kế tốn ghi: Nợ TK 156 Nợ TK 133(nếu có) Có TK 111,112 Và Nợ TK 632 Có TK 156 → Nhằm theo dõi phản ánh tốt giá trị hàng hóa kỳ http://www.ebook.edu.vn Trang 58 Hàng xuất kho để xuất chờ chuyển lên tàu, kế toán ghi trị giá hàng xuất kho vào giá vốn hàng bán không ghi nhận vào hàng gửi bán, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 156 → Ghi nhận trước giá vốn hàng chưa xác định chắn tiêu thụ chưa phù hợp với nguyên tắc phù hợp giá vốn doanh thu Bút toán tạm ứng: - Khi chi tạm ứng hạch tốn: Nợ TK 141 Có TK 111 - Khi hàng nhập kho: Nợ TK 156, 641, 642 Nợ TK 133(nếu có) Có TK 331 - Khi thu hồn tạm ứng hạch tốn: Nợ TK 111 Có TK 141 - Khi chi tiền trả tiền hàng: Nợ TK 331 Có TK 111 → Bút tốn cấn trừ tạm ứng tạo nên khoản tiền thu vào thực Sổ Cái ghi nhận số tiền nhập quỹ Tuy nhiên, hạch toán cách giúp doanh nghiệp quản lý tốt khoản tiền tạm ứng cho nhân viên Bút tốn ghi nhận khoản chi phí phát sinh q trình mua hàng: Cơng ty khơng sử dụng tài khoản 1562 để ghi nhận khoản phí phát sinh, mà sử dụng tài khoản 1561 Kế tốn ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111, 112, 331, → Theo cách hạch tốn này, Cơng ty không cần phải theo dõi phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán khoản phí phát sinh thường so với giá trị hàng nhập kho http://www.ebook.edu.vn Trang 59 4.2 Kiến nghị 4.2.1 Thủ tục kiểm soát nội - Cần quy định cụ thể thời gian chứng từ chuyển từ phận khác đến phòng kế tốn ngược lại Chẳng hạn, thủ kho nhận hàng vào kho vòng ngày sau nhập kho phải yêu cầu nhận phiếu nhập kho để đối chiếu kiểm tra với số liệu sổ sách để cập nhật vào thẻ kho kịp thời - Đối với hàng hóa mua bán sử dụng thẳng cần phân cơng rõ cho phận có trách nhiệm quản lý sổ sách lập phiếu nhập kho để quản lý bên ngoài, theo dõi lượng nhập xuất tồn Bộ phận sử dụng có nhiệm vụ theo dõi báo cáo trạng hàng hóa, bị hư hỏng khơng thể sữa chữa làm phiếu yêu cầu xuất hàng hóa với lý hàng bị hư hỏng để nhân viên quản lý sổ sách có kiến nghị để lý 4.2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn - Tổ chức cơng tác kế tốn Công ty tương đối hợp lý công việc tương đối nhiều cơng tác nghiên cứu để xây dựng phân công công việc nhân viên máy kế toán phận khác ngày hợp lý - Nhân viên kế tốn phải chun mơn hóa để có nguồn lực kế thừa có nhân viên nghỉ phép dài hạn để cơng việc kế tốn khơng bị trì trệ 4.2.3 Chứng từ, sổ sách Cần phát huy tốt công tác nhằm tạo truyền thống tốt để người sau kế thừa phát huy nề nếp có sẵn người trước 4.2.4 Báo cáo Cần có sàn lọc lại báo cáo để tránh lãng phí thời gian, cơng sức giấy tờ góp phần thực tốt chủ trương tiết kiệm Công ty đồng thời giúp giảm nhẹ cơng việc cho kế tốn, giúp phần hành kế tốn có thời gian nghiên cứu cơng tác kiểm tra kiểm sốt tốt Chẳng hạn như: - Báo cáo thống kê sản lượng xuất bán - Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ: khách hàng công ty phần lớn ký hợp đồng với cơng ty đặt cọc tiền hàng công ty tiến hành giao hàng, lắp đặt tới đâu tốn tiền đến đó, phần lại khách mua lẻ bán hàng thu tiền - Báo cáo doanh số bán theo nhân viên: mục tiêu công ty theo dõi doanh số bán miền, cần làm báo cáo doanh số bán theo khách hàng 4.2.5 Định khoản Chính sách chung Cơng ty tuân thủ pháp luật nghiệp vụ phát sinh Công ty định khoản theo Thơng tư hướng dẫn Bộ tài chính, cần phải trì phát triển sách cơng ty đưa Tuy nhiên, yêu cầu quản lý vài bút tốn khơng hạch tốn theo hướng dẫn, cần phải: + Đối với bút tốn định khoản liên quan hàng chờ xuất khẩu: Nếu Công ty chắn hàng xuất ghi nhận giá vốn hàng bán Tuy nhiên, để phù hợp kế toán cần ghi nhận giá trị hàng xuất kho thông qua tài khoản 157, xác nhận giao hàng ghi nhận giá vốn hàng bán vào tài khoản 632 http://www.ebook.edu.vn Trang 60 - Khi xuất kho hàng kế tốn ghi: Nợ TK 157 Có TK 156 - Khi xác định hàng chắn tiêu thụ, kế tốn ghi: Nợ TK 632 Có TK 157 + Đối với bút toán tạm ứng tốt nên cấn trừ lúc nhập hàng: thu tiền tạm ứng thừa chi tiền trả bổ sung cho nhân viên tránh tình trạng nhân viên có ý khơng trả lại tiền sổ tạm ứng cho nhân viên khơng số dư http://www.ebook.edu.vn Trang 61 ... chức cơng tác kế tốn cơng ty 1.4.1 Tổ chức máy kế toán 1.4.1.1 Sơ đồ tổ chức máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân quỹ Kế toán TSCĐ, CCDC Kế toán cơng nợ Kế tốn kho hàng Thủ quỹ... hợp đồng hàng gửi bán Trị giá mua theo hóa đơn hàng bán Thuế GTGT khấu trừ Giá trị toán Nợ 157 Nợ 632 Có 111, 112, 141, 151, 331 Trị giá mua theo hợp đồng hàng gửi bán Trị giá mua theo hóa đơn hàng. .. 2.4.2.3.2 Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa a Phương thức bán Hiện nay, nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa cửa hàng, quầy hàng thực phương thức sau: - Bán hàng thu tiền trực tiếp: nhân viên bán hàng trực