TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP HCM KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN ***** MÔN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN II Bài tiểu luận: QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN Nhóm 1: Nguyễn Thị Phương Hà Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thu Hằng Phạm Thị Yến Sương Trịnh Thị Minh Thuỳ Nguyễn Thị Mai Thy Trần Thị Bảo Ngọc Tp HCM, tháng 09/2011 Page MỤC LỤC I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN .3 Giới thiệu công ty: Đặc điểm hoạt động doanh nghiệp 2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất 2.2 Đặc điểm kinh doanh: 2.3 Đặc điểm hàng hóa: .4 Tổ chức máy sản xuất kinh doanh: 3.1 Bộ máy quản lý: 3.2 Mạng lưới kinh doanh: Tổ chức công tác kế toán .5 4.1 Hình thức kế tốn 4.2 Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán 4.3 Chế độ kế toán áp dụng .5 Chính sách kế toán .6 5.1 Yêu cầu thông tin kế toán: 5.2 Hệ thống chứng từ .16 II QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN .18 Quy định thời gian luân chuyển chứng từ: 18 Quy định khác 19 Quy trình lập luân chuyển chứng từ chu trình doanh thu .19 Một số biểu mẫu chứng từ minh hoạ: 22 III ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN 28 Một số rủi ro 28 Thiết kế nhập liệu 28 Kiểm soát nghiệp vụ: 29 Page I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN Giới thiệu cơng ty: - Tên Cơng ty : CƠNG TY TNHH GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN - Địa : 20/5D Đường TTH 20, P.Tân Thới Hiệp, Q.12, HCM - Tên viết tắt : SDME - Điện thoại : (84.4) 35051734 - Fax : (84.4) 35051734 - Mã số thuế : 0309800594 Đặc điểm hoạt động doanh nghiệp 2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất - Loại hình kinh doanh: Thương mại, dịch vụ tổng hợp - Ngành kinh koanh: Vật tư thiết bị điện - Các sản phẩm chính: Thiết bị điện, vật tư thiết bị điện, ổn áp, dây cáp điện, đèn trang trí - Nhà cung cấp: Philips, Cadivi, Panasonic v.v… - Về sở vật chất: Cơng ty có 01 cửa hàng bán lẻ kiêm điểm giao dịch kinh doanh địa đăng ký kinh doanh 01 kho hàng Khu cơng nghiệp Tân Bình, phường Tây Thạnh, quận Tân Phú, Tp HCM 2.2 Đặc điểm kinh doanh: - Về cách thức mua bán: Bao gồm bán buôn, bán qua đại lý nhà phân phối, bán cho nhà thầu cơng trình xây dựng - Về cách thức toán: + Mỗi khách hàng nhà phân phối có hạn mức tín dụng cơng ty không bán hàng dư nợ phải thu lớn hạn mức tín dụng khách hàng + Các giao dịch mua, bán hàng hố tốn tiền toán chậm qua Ngân hàng với thời hạn toán 60 ngày kể từ ngày nhận hàng Chiết khấu toán 5% tổng số tiền tốn hóa đơn tốn 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn + Phương thức toán tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng - Về hoa hồng, tiền thưởng: Page + Đối với khách hàng nhà phân phối: thưởng 7% tổng doanh số hàng tháng – tính trị giá tốn hóa đơn + Đối với đại lý: hoa hồng tính 15% giá bán đại lý Tính tốn cho đại lý dựa doanh số bán thực tế hàng tháng - Về cách thức vận chuyển hàng hoá: Cơng ty có đội xe để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng phạm vi thành phố - Về thị trường tiêu thụ: Công ty bán hàng thông qua khách hàng nhà phân phối cho công ty (bán buôn), bán thông qua siêu thị đại lý Thị trường tiêu thụ chủ yếu TP.HCM tỉnh lân cận (Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa- Vũng Tàu …) 2.3 Đặc điểm hàng hóa: + Sản phẩm chiếu sáng: Bao gồm loại đèn downlight âm trần, downlight gắn nổi, đèn lon, đèn ốp trần, đèn compact, đèn chùm, huỳnh quang, loại đèn trang trí, loại máng đèn nhiều nhãn hiệu từ nhà sản xuất khác + Thiết bị điện: dây cáp điện, công tắc, ổ cắm, thiết bị điện công nghiệp, ổn áp v.v Tổ chức máy sản xuất kinh doanh: 3.1 Bộ máy quản lý: Công ty GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN tổ chức bao gồm Phòng ban – phận sau: - Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc phụ trách chung Phó Giám đốc: Phó Giám Đốc phụ trách Kinh doanh, Phó Giám Đốc phụ trách Tài chính, Phó Giám đốc phụ trách Nhân - hành chánh - Phòng Nhân - Hành chánh: Chịu trách nhiệm việc tuyển dụng, bố trí nhân theo yêu cầu, thực cơng tác hành chính, chịu quản lý Phó Giám đốc Nhân – Hành chánh - Phòng Kế toán Tài vụ: Chịu trách nhiệm tồn cơng tác Kế tốn, Tài cơng ty, chịu quản lý Phó Giám đốc Tài - Phòng Kế hoạch vật tư: Chịu trách nhiệm mua hàng từ nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng nhập hàng từ nuớc ngoài, mua hàng theo yêu cầu cơng ty - Phòng Kinh doanh: Quản lý tồn mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ… chịu quản lý Phó Giám Đốc phụ trách Kinh doanh Page - Phòng điều phối - kho vận: Chịu trách nhiệm việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho … chịu quản lý Phó Giám Đốc phụ trách Kinh doanh - Ban Kiểm soát: Thực cơng việc kiểm sốt kiểm tốn nội cơng ty Mỗi phòng ban, phận có trưởng phòng ban - phận Trưởng phòng ban phận trực tiếp báo cáo cho Ban Giám Đốc công ty 3.2 Mạng lưới kinh doanh: Công ty bán hàng thông qua khách hàng nhà phân phối cho công ty (bán buôn), bán thông qua siêu thị đại lý Công ty chia thị trường thành khu vực lớn: + TP HCM + Các tỉnh lân cận Tại khu vực (trừ TP.HCM) có văn phòng đại diện kiêm bán hàng Tổ chức cơng tác kế tốn 4.1 Hình thức kế toán Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn máy vi tính 4.2 Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán + Kỳ kế toán: 01/01 đến 31/12 + Đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán: Đồng Việt Nam VNĐ 4.3 Chế độ kế toán áp dụng Theo định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/3/2006 Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 Bộ Tài Chính sách kế tốn 5.1 Yêu cầu thông tin kế toán: 5.1.1 Bảng mô tả nhu cầu thông tin kế toán Page STT Người sử dụng thơng tin Giám Đốc Phó GĐ kinh doanh Mục tiêu Nội dung thông tin -Thông tin doanh thu,chi phí lợi - Quản lý tình nhuận báo hình chung cáo DN để đưa KQHĐKD sách quản -Thơng tiền lý phù hợp dòng tiền - Xét duyệt báo cáo lưu sách tài chuyển tiền chính, tín dụng tệ -Lập kế -Bảng kê thu hoạch phê chi, bảng kê duyệt nhập xuất tồn, kinh doanh ngắn bảng kê bán hạn, dài hạn hàng sổ doanh thu phân chi tiết phối lợi nhuận -Báo cáo nợ - Xét duyệt chiến phải thu lược kinh doanh, phải trả theo marketing tuổi nợ Báo - Xét duyệt cáo hạn số nghiệp vụ cụ mức tín dụng thể (mua hàng, -Các báo cáo bán hàng, vay thực kế mượn…) hoạch,định mức chi phí lợi nhuận - Xét duyệt - Thơng tin sách mua hàng hố: hàng bán hàng + Báo cáo kỳ xuất-nhập- Đưa chiến tồn,dự toán lược kinh tiêu thụ doanh,marketing + Bảng kê - Đưa hàng bán bị trả sách đầu tư lại Bộ phận cung cấp BP Kế toán BP Kinh doanh Phạm Vi sử dụng Trong Ngồi DN DN X X Phòng Kinh doanh Phòng điều phối kho vận4 Page mở rộng sản xuất kinh doanh thích hợp - Lập dự tốn tiêu thụ dự toán mua hàng,dự toán tồn kho cho kỳ sau - Xây dựng hệ thống tỷ lệ chiết khấu cho KH - Đưa sách tín dụng, (có tiếp tục bán chịu cho KH hay khơng?) Phó GĐ NS HC - Quản lý điều hành hoạt động liên quan nhân - hành chính, tài - kế tốn kiểm sốt doanh nghiệp -Kiểm tra, kiểm soát hoạt động phận liên quan -Quyết định + Kê chiết khấu,giảm giá + Thơng tin hàng hố tối đa,tối thiểu dựa dự toán tiêu thụ dự toán mua hàng kì trước so sánh với tình hình thực -Thơng tin đơn đặt hàng chưa thực hiện,chính sách giá tương lai,chính sách tiếp thị,… -Báo cáo doanh thu theo mặt hàng,từng khu vực -Thông tin chi phí bán hàng mua hàng kì so sánh dự tốn X Phòng hành Page sách nhân sự,các chế độ DN (thưởng, phạt…) - Xét duyệt sách lương, BHXH, kế hoạch tuyển dụng - Đưa định trả nợ số tiền phải trả - Quản lý chặt chẽ khoản nợ phải thu, điều chỉnh hạn mức tín dụng, đưa biện pháp thu hồi nợ Phó GĐ Tài Chính Phòng nhân sự-Hành chánh - Quản lý phát triển nguồn nhân lực - Đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt trả lương, phụ cấp để khuyến khích người làm việc hiệu nhiệt tình - Báo cáo nhu cầu tiền để trả khoản nợ đến thời điểm - Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ - Vòng quay nợ phải thu, nợ phải trả, hệ số toán - Nợ phải trả, nợ ngắn hạn, nợ dài hạn - Tỷ số nợ, tình hình tài sản - nguồn vốn -Dự toán tiền, báo cáo thu chi tiền - Chính sách cơng ty - Nhu cầu tuyển dụng đào tạo nguồn nhân lực - Danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo hội cho hành vi vơ kỷ Phòng kế tốn tài vụ - BGĐ - Phòng kế tốn - Phòng mua hàng - Phòng bán hàng - Phòng Marketing -Bộ phận điều phốikho vận X X Page Phòng kế tốntài vụ - Đảm bảo q trình thu thập, xử lý cung cấp thơng tin xác, kịp thời đầy đủ - Lập kế hoạch ngân sách, lợi nhuận - phân tích sách tốn, thu chi - Kế hoạch đầu tư vốn luật, tâm lý bất bình cơng ty - Doanh thu - BGĐ - Bán hàng - Phòng kế - DT tài tốn - Thu nhập khác - Các khoản giảm trừ doanh thu - Chi phí - Bán hàng - Quản lý - Giá vốn hàng bán - Chi phí tài - Hàng tồn kho: Số lượng hàng nhập, xuất, tồn mặt hàng, kho hàng - Nợ phải thu: Nợ hạn , nợ phải thu ngắn hạn, dài hạn - Nợ phải trả: Nợ đến hạn, hạn, nợ phải trả ngắn hạn, dài hạn - Lợi nhuận:Lãi gộp mặt hàng, hoạt động kinh doanh phụ.Lưu chuyển tiề tệ: X Page 10 Một số biểu mẫu chứng từ minh hoạ: Mô tả chứng từ - Tên chứng từ: Đơn đặt hàng - Số: …… - Nội dung thông tin: + Thông tin đặt hàng khách hàng - Mục đích sử dụng + Căn lập lệnh bán hàng - Nơi lập: khách hàng - Nơi nhận: Phòng kinh doanh - Lưu trữ trình bày + In giấy Page 23 Mẫu biểu đơn đặt hàng Công Ty TNHH Ánh Sáng Việt 115 Trường Chinh, Quận Tân Bình, TP.HCM ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày 15 tháng 05 năm 2011 Số : 125/02 Người nhận: Nguyễn Ngọc Nga Người gửi: Nguyễn Quỳnh Anh Công ty: Công Ty TNHH Giải Pháp Cơ Điện Công ty: TNHH Ánh Sáng Việt Điện thoại: ………………………………… Điện thoại:…………………… Fax: ………………………………………… Fax:………………………… Email: ……………………………………… Email:………………………… Căn theo bảng Báo giá Quý công ty số … , ngày……, chúng đề nghị Quý công ty cung cấp cho chúng mặt hàng sau: STT Tên sản phẩm quy cách Mã SP ĐVT Máng đèn tán CFR340 quang (loại âm Cái trần) Tăng phơ điện CBE18 Cái Bóng đèn CCV13 Cái compact S3U Phụ kiện cho đèn CGDCW m Downlight âm CDV401 Cái trần Tổng tiền hàng trước thuế Thuế GTGT 10% Tổng giá trị Số lượng 100 Đơn giá 812.400 Thành tiền (VND) 81.240.000 100 37.600 3.760.000 135 55.200 7.452.000 250 9.000 2.250.000 80 117.000 9.360.000 104.062.000 10.406.200 114.468.000 Thời gian giao hang: 20/05/2011 Địa giao hàng: Tại kho Công Ty TNHH Ánh Sáng Việt Người lập (ký, ghi rõ họ tên) Trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Page 24 Phiếu đề nghị xem xét đơn hàng Mô tả - Tên chứng từ : Phiếu đề nghị xem xét đơn đặt hàng - Số: …… - Nội dung thông tin: + Thông tin hàng tồn kho + Thơng tin hạn mức tín dụng khách hàng + Thông tin xét duyệt đơn đặt hàng - Mục đích sử dụng + Căn lập lệnh bán hàng - Nơi lập: phòng kinh doanh - Nơi nhận: + Bộ phận kho + Bộ phận tín dụng - Lưu trữ trình bày + In giấy Page 25 Mẫu biểu CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN PHÒNG KINH DOANH Số: ……/PĐNĐĐH/11 PHIẾU ĐỀ NGHỊ XEM XÉT ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: - Phòng Kế tốn – Tài vụ (bộ phận Tín dụng) - Phòng Điều phối – Kho vận (bộ phận Kho) Căn đơn đặt hàng cơng ty…………………………………ngày ……… Phòng Kinh doanh đề nghị quý phòng ban xem xét cho ý kiến vấn đề sau: ĐƠN VỊ P ĐP-KV P KT - TV VẤN ĐỀ XEM XÉT Hàng tồn kho Hạn mức tín dụng Ý KIẾN XEM XÉT Đáp ứng Khơng CHÚ THÍCH KÝ TÊN TP.HCM, Ngày tháng năm 2011 Người lập TP.KD (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) DUYỆT ĐƠN HÀNG Page 26 Lệnh bán hàng Mô tả - Tên chứng từ : Lệnh bán hàng - Số: …… - Nội dung thông tin: + Thông tin khách hàng yêu cầu khách hàng - Mục đích sử dụng + Căn lập phiếu xuất kho phiếu giao hàng - Nơi lập: Phòng kinh doanh - Nơi nhận: + Phòng điều phối kho vận - Lưu trữ trình bày + In giấy - Nguồn số liệu phương pháp lập + Số liệu đơn đặt hàng Page 27 Mẫu biểu CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN PHÒNG KINH DOANH Số: ……/LBH/11 LỆNH BÁN HÀNG Liên :… Khách hàng : Công Ty TNHH Thiên Ân Mã số : ……………………………………… Địa : 132 Bùi Thị Xuân, Quận 1, TP.HCM Ngày 15/08/2011 STT Số Hợp Đồng 71/08/HĐKT Số lượng đặt Cầu dao an toàn CMS10A 120 Công tắc CS1U32 145 Tủ Điện CE52PM 50 Tổng giá trị trước thuế Thuế GTGT (10%) Tổng Cộng Người lập (ký, họ tên) Tên hàng Nhân viên bán hàng Nguyễn Vân Anh Mã hàng Điều khoản toán Chuyển khoản Đơn giá 36.700 43.100 1.199.000 Thành tiền (VND) 4.404.000 6.249.500 83.930.000 94.583.000 9.458.350 104.041.850 TP.HCM, Ngày 15 tháng 08 năm 2011 TP KINH DOANH (ký, họ tên) Page 28 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc HỢP ĐỒNG BÁN HÀNG Số : 71/08/HĐKT Hôm nay, ngày 14 tháng 08 năm 2011, chúng tơi gồm có : Bên A : CƠNG TY TNHH THIÊN ÂN Địa : 132 Bùi Thị Xuân, Quận 1, TP.HCM Điện thoại : (08) 38123456 Fax : (08) 38234567 MST : 0302658497 Đại diện : Ông LÊ HỮU HIẾN - Chức vụ : Tổng GĐ Bên B : CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN Địa : 20/5D, Đường TTH20, P.Tân Thới Hiệp, Q.12, TP.HCM Điện thoại : (08) 35051734 Fax : (08) 35051734 MST : 0309800594 Ngân hàng : Ngân hàng Á Châu – Chi nhánh Tô Ký, TP.HCM Tài khoản số : 75045219 (VNĐ) Đại diện : Ơng BÙI KIẾN HỒ - Chức vụ : Giám Đốc Sau cân nhắc bàn bạc thỏa thuận, hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán với điều khoản điều kiện sau : Điều : Nội dung công việc Theo đơn đặt hàng Bên A, Bên B bán hàng cho Bên A với nội dung sau: Mặt hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền (VND) Cầu dao an tồn 120 36.700 4.404.000 Cơng tắc 145 43.100 6.249.500 Tủ Điện 50 1.199.000 83.930.000 Tổng giá trị trước thuế 94.583.000 Thuế GTGT (10%) 9.458.350 Tổng Cộng 104.041.850 Tổng tiền chữ : Một trăm lẻ bốn triệu bốn mươi mốt ngàn tám trăm năm mươi đồng Điều : Thời hạn địa điểm giao hàng - Thời gian giao hàng vòng ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng - Giao hàng kho Bên B Điều : Hình thức toán Page 29 - Bên A toán qua Ngân Hàng toàn số tiền Hợp đồng cho Bên B vòng 60 ngày kể từ ngày nhận Hóa đơn - Bên A hưởng chiết khấu toán 2% tổng số tiền toán toán vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hố đơn Điều : Chất lượng hàng hóa - Bên B đảm bảo chất lượng quy cách hàng hóa đúng hàng mẫu - Bên B đồng ý trả lại hàng hàng bị lỗi kỹ thuật Bên A phải chịu trách nhiệm hàng hóa bị hư hỏng lỗi bốc xếp, vận chuyển, bảo quản kho bên A Điều : Điều khoản chung - Hai bên cam kết thực nghiêm túc điều khoản đã ghi hợp đồng Trong q trình thực hợp đồng có vướng mắc, hai bên bàn bạc trao đổi giải tinh thần hợp tác Nếu tranh chấp không giải thương lượng, bên khiếu kiện Tòa án kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh - Bất sửa đổi bổ sung Hợp đồng có giá trị lập thành văn có xác nhận hai bên Hợp đồng lập thành 04 bên giữ 02 có giá trị pháp lý kể từ ngày ký Bên A Tổng Giám đốc Bên B Giám đốc LÊ HỮU HIẾN BÙI KIẾN HỒ Page 30 Hóa đơn giá trị gia tăng: Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: SE/11P Liên 1: Lưu Số: 0000001 Ngày tháng .năm 20 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN Mã số thuế: 0309800594 Địa chỉ: 20/5D Đường TTH 20, Phường Tân Thới Hiệp, Q.12, Tp.HCM Điện thoại: (84.8) 35051734 Số tài khoản Họ tên người mua hàng Tên đơn vị Mã số thuế:………………………………………………………………………………………………… Địa Hình thức tốn: .Số tài khoản……………………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền tính 6=4x5 Cộng tiền hàng: ………… Thuế suất GTGT: …… % , Tiền thuế GTGT: ………… Tổng cộng tiền toán Số tiền viết chữ: Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu lập, giao, nhận hố đơn) (In Cơng ty Cổ Phần In Vi Na Mã số thuế: 0308117699) Ghi chú: - Liên 1: Lưu - Liên 2: Giao người mua - Liên 3: Page 31 Mẫu số: 03XKNB3/001 Tên tổ chức, cá nhân: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN Địa chỉ: 20/5D Đường TTH 20, Phường Tân Thới Hiệp, Q.12, Tp.HCM Mã số thuế: 0309800594 Ký hiệu:SE /11P Số: 0000001 PHIẾU XUẤT KHO Liên 1: Lưu Ngày……… tháng………năm ……… Căn lệnh điều động số:………………… Ngày…….tháng…………năm…………… ……………………………về việc……………… Họ tên người vận chuyển………………… Hợp đồng số……………………… Phương tiện vận chuyển:………………………………………………………………………… Xuất kho: …………………………………………………………………………………… Nhập kho: …………………………………………………………………………………… STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Thực Đề nghị xuất Đơn giá Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho nhập (ký, ghi rõ họ tên) Thành tiền Tổng cộng: Người lập (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho xuất (ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu lập, giao, nhận hoá đơn) Ghi chú: - Liên 1: Lưu - Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng - Liên 3: Nội Phiếu xuất kho : Page 32 Phiếu giao hàng Mô tả - Tên chứng từ: Phiếu giao hàng - Số: …… - Nội dung thông tin: + Thông tin hàng hóa giao cho khách hàng - Mục đích sử dụng + Căn giao hàng cho khách hàng + Quản lý chi tiết nợ phải thu + Căn xác định nợ hạn - Nơi lập: Bộ phận giao nhận hàng - Nơi nhận: + Phòng kinh doanh để xác nhận đã giao hàng + Phòng kế tốn tài vụ - Lưu trữ trình bày + In giấy - Nguồn số liệu phương pháp lập + Số liệu lệnh bán hàng Page 33 Mẫu biểu CƠNG TY TNHH GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN PHỊNG KINH DOANH Số: ……/PGH/11 PHIẾU GIAO HÀNG Kính gửi: - Cơng ty: ……………………………………… - Địa chỉ: ………………………………………… - Tel: …………………………………………… Căn theo Đơn đặt hàng/ Hợp đồng số: ……… ngày: ………… Hôm nay, Công ty TNHH Giải pháp điện tiến hành giao hang cho quý Công ty theo thời gian địa điểm đã thỏa thuận Số lượng hang giao: STT Tên sản phẩm quy cách Mã SP ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (VND) Tổng tiền hàng trước thuế Thuế GTGT 10% Tổng giá trị Hàng giao đúng theo quy cách số lượng đã đặt Người lập TP Điều phối – Kho vận (Ký, ghi rõ họ tên) Tp.HCM, Ngày … tháng … năm 2011 Khách hàng ký nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Khách hàng ghi rõ đã nhận hang theo đúng quy cách số lượng) Page 34 III ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN  Chu trình doanh thu công ty xây dựng chi tiết, cụ thể cho hình thức bán hàng, đảm bảo nhân viên phòng ban biết rõ nhiệm vụ  Cơng ty tách biệt phận kinh doanh phận xét duyệt tín dụng bảo đảm khả kiểm soát nợ khách hàng  Trong chu trình, phòng Điều phối – Kho vận phải xử lý nhiều chứng từ nên khả xảy sơ sót cao Vì vậy, cơng ty nên tách biệt phận giao hàng phận kho  Việc có nhiều quy trình tồn song song gây kho khăn cho cơng tác quản lý kế tốn Nhân viên cơng ty lợi dụng sơ hở quy trình để thực hành vi gian lận Cụ thể sau: Một số rủi ro Hoạt động Rủi ro xảy Tiếp nhận xử lý đơn - Nhân viên bán hàng đặt hàng khách hàng giới thiệu khách hàng mua hàng đại lý quen biết để hưởng % Thủ tục kiểm soát đề xuất - Xem xét lại tỷ lệ hoa hồng đại lý nhằm đảm bảo đại lý khơng thể trích % cho người giới thiệu Thu tiền - Nhân viên thu ngân - Việc nộp tiền phải có thơng đồng với thủ quỹ biển chứng kiến nhân viên kế thủ tiền doanh nghiệp toán Định kỳ kiểm kê tiền mặt tồn quỹ Xuất kho, giao hàng - Giao hàng chậm trễ ưu tiên khách hàng quen biết - Mất hóa đơn Lập hóa đơn - Lập hóa đơn sai bỏ - Lập thủ tục kiểm soát nhập sót thơng tin quan liệu cụ thể cho chứng từ trọng - Lập sổ theo dõi hàng giao ngày, lệnh giao hàng có ký nhận nhân viên - Phân chia trách nhiệm rõ ràng, xử phạt nghiêm Thiết kế nhập liệu 2.1 Đơn đặt hàng Page 35 STT TÊN DỮ LIỆU NHẬP Kiểm soát quá trình nhập liệu Tuần tự Số hóa đơn x Ngày lập hóa đơn x Số lệnh xuất hàng x Ngày xuất hàng x Vùng liệu Dấu Hợp lý Giới hạn Hiện hữu Đầy đủ x x x x x x x x x x x Mã hàng hóa x x x Tên hàng hóa x x x Mã khách hàng x Số lượng xuất x x Đơn giá x X 10 Thành tiền x X x 2.2 Hóa đơn GTGT STT 10 Tên liệu nhập Tuần tự x x x Số hóa đơn Ngày hóa đơn Mã khách hàng Mã nghiệp vụ Ngày nghiệp vụ Số lệnh bán hàng Mã hàng Đơn giá sản phẩm Số lượng Số tiền Kiểm soát quá trình nhập liệu Vùng Hợp Giới Hiện Dấu liệu lý hạn hữu x x x x x Đầy đủ x x x Kiểm soát nghiệp vụ: Các ảnh hưởng thường gặp Không thu nợ Lỗ nợ khó đòi Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ Tách biệt xét duyệt bán chịu Theo dõi xác số dư khách hàng Rủi ro kiểm soát Khơng bán chịu cho khách hàng có tình trạng toán Page 36 Đối chiếu lệnh bán hàng, giấy giao hàng, phiếu xuất Áp dụng thủ tục kiểm soát ứng dụng Hạn chế việc tiếp cận kho Mất mát tài sản hàng Hàng tồn kho đánh giá Quy trách nhiệm cá không đúng nhân hoạt động Kiểm kê kho định kỳ Mất hàng, doanh Tách chức giao hàng , thu xuất kho, lập hoá đơn Nợ phải thu đánh giá Đánh số trước chứng từ sai đối chiếu lẫn Đối chiếu phiếu xuất kho, Ảnh hưởng đến khách vận đơn hàng Kiểm soát nhập liệu Ghi chép sai cung Tạo trước danh mục cấp thông tin sai khách hàng, hàng tồn kho Mất tiền Tách biệt chức thủ Nợ phải thu đánh giá quỹ, xét duyệt theo dõi sai nợ phải thu Đối chiếu sổ chi tiết sổ Ảnh hưởng đến khách tổng hợp hàng Đối chiếu nợ định kỳ với Cung cấp thông tin sai khách hàng Ảnh hưởng đến việc Sao lưu liệu dự phòng sử dụng thơng tin Giới hạn quyền truy cập vật định lý Ảnh hưởng đến bí mật Phân chia quyền sử dụng hệ thong tin, kinh doanh thống Cung cấp báo báo cần Ảnh hưởng đến khả thiết đầy đủ tồn doanh Thiết kế báo cáo cần nghiệp thiết theo u cầu Uy tín cơng ty Sự thoả mãn khách hàng Không giao sai mặt hàng, số lượng, địa Hạn chế việc thất thoát tài sản Hạn chế tối đa việc khơng lập hố đơn cho khách hàng Lập hoá đơn sai Mất tiền Cập nhật nợ phải thu khơng xác Mất liệu Hoạt động không hiệu Page 37 ... Giảm doanh thu GIAMG IA II QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN Quy định thời gian luân chuyển chứng từ:  Thời gian lưu chuyển chứng từ. .. thống chứng từ .16 II QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN .18 Quy định thời gian luân chuyển chứng từ: 18 Quy định... 19 Quy trình lập luân chuyển chứng từ chu trình doanh thu .19 Một số biểu mẫu chứng từ minh hoạ: 22 III ĐÁNH GIÁ KHÁI QT VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN