Đang tải... (xem toàn văn)
THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN THỰC TRẠNG CÔNG tác MUA NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY TNHH TƯỞNG LAN
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài báo cáo thƣ̣c tập “ Thực trạng công tác mua nguyên vật liệu tại công tyTNHH Tường Lan”, tròn thời gian thực tập e xin chân thành cảm ơn: Ban Giám hiệu trƣờng Cao Đẳng Thƣơng Mại đã tạo điều kiện c ho em học tập , bổ sung kiến thƣ́c để có nền tảng nghiên cƣ́u và thƣ̣c hiện đề tài báo cáo đợt thƣ̣c tập này Đống cảm ơn Giảng viên Lê Thị Mỹ Dung đã tận tình hƣớng dẫn , chỉnh sửa giúp em hoàn thiện bài báo cáo thƣ̣ c tập Xin chân thành cảm ơn cán bộ công nhân viên công ty TNHH Tƣờng Lan đã nhiệt tì nh giúp đỡ em tì m hiểu , nghiên cƣ́u tì nh hì nh sản xuất kinh doanh thƣ̣c tế của công ty Qua đó có thể áp dụng nhƣ̃ng kiến thƣ́c đã học tƣ̀ giảng đƣờng vào thƣ̣c tế Tuy đã cố gắng nhƣng hạn chế về thời gian và kiến thƣ́c nên bài báo cáo vẫn còn nhiều thiếu sót Vì em rất mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài báo cáo đƣợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn i CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG Từ viết tắt Dịch TNHH Trách nhiệm hữu hạn DNTN Doanh nghiệp tƣ nhân TP Thành phố ii DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1 Danh mục sản phẩm của công ty Bảng 2.2 Danh mục thị trƣờng của công ty Bảng 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tƣờng Lan(2013-2015) Bảng 3.1 Tiêu thƣ́c đánh giá lƣ̣a chọn nhà cung cấp iii DANH SÁCH ĐỒ THỊ SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức của công ty TNHH Tƣờng Lan Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung cấp Sơ đồ 2.3 Quy trình xây dựng và tổ chức thực kế hoạch cung ƣng NVL iv MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG ii DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG iii DANH SÁCH ĐỒ THỊ SƠ ĐỒ iv MUC LỤC iv LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về mua nguyên vật liệu và tạo nguồn nguyên vật liệu 1.1.1 Nguyên vật liệu 1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu 1.1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu 1.1.1.3 Đặc điểm của nguyên vật liệu 1.1.1.4.Vai trò của nguyên vật liệu 1.1.2 Mua nguyên vật liệu 1.1.2.1 Khái niệm 1.1.2.2 Vai trò 1.1.2.3 Mục tiêu .4 1.1.2.4 Các hình thức mua nguyên vật liệu 1.1.3 Nguồn cung cấp nguyên vật liệu 1.1.3.1 Khái niệm 1.1.3.2 Các hình thức tạo nguồn nguyên vật liệu 1.1.4 Quy trì nh mua nguyên vật liệu 1.1.4.1 Xác định nhu cầu .5 1.1.4.2 Lƣ̣a chọn nhà cung ƣ́ng 1.1.4.3 Đặt hàng ký hợp đồng mua nguyên vật liệu 1.1.4.4 Nhập nguyên vật liệu .7 1.1.4.5 Đánh giá sau mua CHƢƠNG 2: THƢ̣C TRẠNG CÔNG TÁ C MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TƢỜNG LAN 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Tƣờng Lan 2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trì nh phát triển của Công ty TNHH Tƣờng Lan 2.1.1.1 Lịch sử hình thành v 2.1.1.2 Qúa trình phát triển 2.1.2 Chƣ́c năng, nhiệm vụ và cấu tổ chƣ́c của Công ty TNHH Tƣờng Lan 2.1.2.1 Chƣ́c .9 2.1.2.2 Nhiệm vụ 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chƣ́c .9 2.1.3 Đặc điểm môi trƣờng kinh doanh của Công ty TNHH Tƣờng Lan 10 2.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm 10 2.1.3.2 Đặc điểm thị trƣờng 10 2.1.3.3 Đặc điểm khách hàng 11 2.1.3.4 Đặc điểm của đối thủ cạnh tranh 11 2.1.3.5 Đặc điểm nhà cung cấp .12 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tƣờng Lan tƣ̀ năm 2013 đến năm 2015 12 2.1.5 Nhƣ̃ng thuận lợi và khó khăn công tác mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tƣờng Lan 13 2.1.5.1 Thuận lợi .13 2.1.5.2 Khó khăn .13 2.2 Thƣ̣c trạng công tác mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tƣờng Lan 13 2.2.1 Mục tiêu của mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tƣờng Lan 13 2.2.1.1 Đáp ứng nhu cầu 13 2.2.1.2 Hợp lý hóa chi phí 13 2.2.1.3 Phát triển mối quan hệ 14 2.2.2 Nguyên tắc mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tƣờng Lan 14 2.2.3 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động mua nguyên vật liệu Công ty TNHH Tƣờng Lan 14 2.2.3.1 Yếu tố bên 14 2.2.3.2 Yếu tố bên ngoài 15 2.2.4 Quy trì nh mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tƣờng Lan 15 2.2.4.1 Xác định nhu cầu 16 2.2.4.2 Xác định thời điểm và phƣơng thức mua .17 2.2.4.3 Lƣ̣a chọn nhà cung ứng .18 2.2.4.4 Đặt hàng, ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu 20 2.2.4.5 Hình thức mua nguyên vật liệu 21 2.2.4.6 Thƣ̣c hiện nhận hàng 22 2.2.4.7 Đánh giá sau mua 23 vi 2.2.5 Nhận xét, đánh giá về công tác mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tƣờng Lan 23 2.2.5.1 Nhƣ̃ng kết quả đạt đƣợc 23 2.2.5.2 Hạn chế 24 2.2.5.3 Nguyên nhân 25 CHƢƠNG MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TƢỜNG LAN 26 3.1 Chính sách đề xuất giải pháp 26 3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác mua nguyên vật liệu Công ty TNHH Tƣờng Lan 26 3.2.1 Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu 26 3.2.2 Hoàn thiện công tác lựa chọn nhà cung ứng 27 3.2.3 Hoàn thiện công tác thƣơng lƣợng và đặt hàng 29 3.2.4 Tăng cƣờng công tác kiểm tra giao nhận hàng 30 3.2.5 Tổ chức lại hệ thống nhà kho công ty 30 3.2.6 Tăng cƣơng công tác đánh giá kết sau mua 31 3.2.7 Nâng cao trình độ đội ngũ công nhân viên công ty 31 KẾT LUẬN 33 vii LỜI MỞ ĐẦU Trong nhƣ̃ng năm gần đây, xây dƣ̣ng đã chị u nhiều ảnh hƣởng của cuộc suy thoái tài và rào cản ngày càng cao của các nƣớc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nhƣ̃ng khó khăn và áp lƣ̣c lớn nhất của ngành xây dƣ̣ng đó chí nh là nguồn vật tƣ Đối với công ty thƣơng mại thì hoạt động quản trị mua hàng là vô cùng quan trọng Để cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành và cung cấp cho thị trƣờng nhƣ̃ng sản phẩm có chất lƣợng đảm bảo giá cả cạ nh tranh thì công ty phải chú trọng đến hoạt động quản trị mua hàng Hoạt động mua hàng ảnh hƣởng không nhỏ đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp , vì thực quá trình này doanh nghiệp thƣờng phải nhắc rất kĩ lƣỡng, kiểm tra tƣ̀ng bƣớc tƣ̀ việc tì m hiểu nhu cầu , đánh giá và lƣ̣a chọn nhà cung cấp cho đến việc kiểm tra , đánh giá sau mua Trong nhƣ̃ng năm vƣ̀a qua tại công ty hoạt động mua hàng chƣa thƣ̣c sƣ̣ đƣợc chú trọng , chƣa có nhân sƣ̣ chuyên trách hoạt động mua hàng Do đó , phân tí ch thƣ̣c trạng mua hàng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu cuẩ công ty Vì vậy, hoạt động quản trị mua hàng là nhiệm vụ quan trọng nhất của cơng ty và có tính sớng còn Mua tớt là tiền đề để bán tốt, vì nếu mua hàng có chất lƣợng tớt và giảm đƣợc chi phí thu mua sẽ thu hút đƣợc nhiều khách hàng Nhận thƣ́c đƣợc tầm quan trọng quản trị mua hàng công ty nên em chọn đề tài : “ Công tác mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tƣờng Lan” Nội dung báo cóa gồm chƣơng Chƣơng 1: Cơ sở lý luận công tác mua nguyên vật liệu tại doanh nghiệp Chƣơng 2: Thƣ̣c trạng công tác mua nguyên vật liệ Tƣờng Lan u tại công ty TNHH Chƣơng 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác mua nguyên vật liệu công ty TNHH Tƣờng Lan CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về mua nguyên vật liệu và tạo nguồn nguyên vật liệu 1.1.1 Nguyên vật liệu 1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu : là đối tƣợng lao động đã đƣợc thay đổi lao động có ý tác động vào nó Là nhân tố quan trọng cấu thành nên sản phẩm của quá trình sản xuất, nó đóng vai trò quyết đị nh chất lƣợng sản phẩm Nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động, là một yếu tố bản của quá trì nh sản xuất , là sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào sản xuất , nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn và chuyển giá trị vào sản phẩm 1.1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu Tùy theo quá trình sản xuất , nội dung kinh tế , vai trò , công dụng của nguyên vật liệu mà chia thành nhiều loại khác nhau, cụ thể: - Phân loại theo vai trò của nguyên vật liệu: +Nguyên vật liệu chí nh : là nguyên vật liệu tham giavào sản xuất sẽ là thành phần chủ y ếu cấu thành nên sản phẩm Ví dụ: đất sét sản xuất gạch , vải may mặc… + Nguyên vật liệu phụ : là nguyên vật liệu tham gia vào sản xuất có tác dụng nhƣ làm tăng chất lƣợng sản phẩm , tăng giá trị sƣ̉ dụ ng chƣ́ không trƣ̣c tiếp cấu thành nên sản phẩm Ví dụ : chỉ, cúc may mặc , hạt màu công nghiệp nhƣ̣a… + Nhiên liệu : là thứ dùng tạo nhiệt nhƣ t han đá , than củi , xăng, dầu… + Phụ tùng thay thế : là loại vật tƣ đƣợc sƣ̉ dụngcho hoạt động sƣ̉a chƣ̃a , bảo dƣỡng TSCĐ + Thiết bị và vật liệu xây dƣ̣ng bản : là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dƣ̣ng bản + Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc c hủng của doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi - Phân loại theo giá trị nguyên vật liệu: Sƣ̉ dụng phƣơng pháp phân loại ABC chia nguyên vật liệu thành loại: + Nguyên vật liệu loại A : gồm các nguyên vật liệu chiếm khoảng 15%-25% tổng số lƣợng nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm nhƣng lại chiếm đến 75% - 85% tổng giá trị của nguyên vật liệu + Nguyên liệu loại B : gồm các nguyên vật liệu chiếm 25% - 35% tổng số lƣợng nguyên vật liệu, nhƣng chỉ chiếm 10% - 20% tổng giá trị nguyên vật liệu + Nguyên vật liệu loại C : gồm các nguyên vật liệu chiếm 50% - 60% tổng số lƣợng nguyên vật liệu nhƣng chỉ chiếm 5% - 10% tổng số giá trị nguyên vật liệu - Phân loại theo nguồn hì nh thành: + Nguồn tƣ̀ bên ngoài nhập vào: chủ yếu là mua ngoài, liên doanh, tặng, biếu + Nguồn tƣ̣ sản xuất: nguyên vật liệu công ty tƣ̣ khai thác , sản xuất 1.1.1.3 Đặc điểm của nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu có hì nh thái biểu hiện ở dạng vật hóa - Nguyên liệu là nhƣ̃ng tài sản lƣu động thuộc nhóm hàng tồn kho , nguyên vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trì nh sản xuất kinh doanh để hì nh thành nên sản phẩm mới, chúng rất đa dạng, phong phú về chủng loại - Nguyên vật liệu là sở vật chất hì nh thành nên thƣ̣c thể sản phẩm Trong mỗi quá tình sản xuất , nguyên vật liệu không ngƣ̀ng chuyển hóa và thay đổi về mặt giá trị và chất lƣợng - Nguyên vật liệ u đƣợc chuyển dị ch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo -Về mặt kỹ thuật , nguyên vật liệu là nhƣ̃ng tài sản vật chất tồn tại dƣới nhiều dạng khác , phƣ́c tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động củ a thời tiết , khí hậu và mơi trƣờng xung quanh - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất đị nh Khi tham gia vào chu kỳ sản xuất mới dƣới dạng tác động lao động chúng bị tiêu hao tôàn bộ hoặc thay đổi hì nh thái vật chất ban đầu để tạo hì nh thái vật chất của sản phẩm - Việc tiến hành sản xuất có thuận lợi hay không là phụ thuộc rất nhiều vào quá trình cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời , đầy đủ và đúng ti chuẩn chất lƣợng hay không Quá trình cung cấp sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng sản phẩm , giúp sản phẩm có thể cạnh tranh thị trƣờng 1.1.1.4.Vai trò của nguyên vật liệu Là yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm, vậy, chất lƣợng của nguyên vật liệu ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp Nguyên vật liệu đƣợc đảm bảo đầy đủ về số lƣợng chất lƣợng chủng loại có tác động rất lớn đến chất lƣợng sản phẩm Vì vậy, đảm bảo chất lƣợng nguyên vật liệu cho sản xuất còn là biện pháp để nâng cao chất lƣợng sản phẩm Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, cung ứng nguyên vật liệu kịp thêi với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm thị trƣêng Xét cả về mặt vật lẫn về mặt giá trị, nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu bất kì quá trình sản xuất nào, là phận quan trọng của tài sản lƣu động Chính vì vậy, quản lý nguyên vật liệu chớnh là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp 1.1.2 Mua nguyên vật liệu 1.1.2.1 Khái niệm Đối với các doanh n ghiệp sản xuất thì điểm bắt đầu chuỗi cung ƣ́ng của các doanh nghiệp này là việc mua nguyên vật liệu Việc mua nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cho hoạt động sản xuất đƣợc diễn thuận lợi Trong chuỗi cung ƣ́ng , doanh nghiệp sả n xuất mua nguyên vật liệu tƣ̀ nhƣ̃ng nhà cung ƣ́ng mắt xí ch trƣớc đó , gia tăng giá trị và bán chúng cho khách hàng ở mắt xí ch tiếp theo Mua nguyên vật liệu là một nhƣ̃ng chƣ́c bản , không thể thiếu của doanh n ghiệp sản xuất nhằm tạo nguồn nguyên vật liệu bản , kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuất đƣợc diển liên tục 1.1.2.2 Vai trò Mua nguyên vật liệu là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mua đủ , mua đúng quy cách , chất lƣợng, số lƣợng nguyên vật liệu sẽ quyết đị nh cho quá trì nh sản xuất đƣợc diển liên tục Trong hoạt động sản xuất, việc của sản phẩm: hệ số + Giá tốt, phù hợp : điểm + Giá chấp nhận đƣợc: điểm + Không đạt: điểm - Thời gian giao hàng: quyết định đến tiến độ hoàn thành công việc và mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp, hệ số + Đúng thời gian: điểm + Không ổn định, chậm: điểm + Không đạt: điểm Quá trình lựa chọn nhà cung cấp của công ty còn khá lỏng lẻo, chủ yếu đƣợc thông qua bởi giám đốc và nhân viên mua hàng Chƣa có phòng tổ chức đánh giá lựa chọn nhà cung cấp để thực việc đánh giá lựa chọn đƣợc tớt Các tiêu chí đƣa còn quá và sơ sài, chƣa đánh giá đúng về các nhà cung cấp Do đó để đảm bảo công tác đánh giá lựa chọn nhà cung cấp đƣợc hiệu quả thì công ty cần phải tổ chức lại công tác đánh giá lựa chọn cách khoa học và hợp lý c Quyết định nhà cung cấp Trên sở đánh giá công ty chọn nhà cung ứng tốt nhất, các nhà cung ứng còn lại công ty cũng sẽ chọn nhƣng mua với số lƣợng Tiến hành đặt hàng với các nhà cung ứng đã chọn thông qua hợp đồng lâu dài 2.2.4.4 Đặt hàng, ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu Sau lƣ̣a chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp , công ty sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu mua vật tƣ tƣ̀ phòng kế hoạch vật tƣ và sau đó lập đơn đặt hàng , đàm phán và ký kết hợp đồng Quy trì nh mua nguyên vật liệu của công ty: Thứ nhất: Từ các phân xƣởng sản xuất có các yêu cầu về nguyên vật liệu đƣợc gửi đến phòng kế hoạch vật tƣ Thứ hai: Phòng kế hoạch vật tƣ có trách nhiệm tổng hợp lại các yêu cầu và làm phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu gửi cho phòng kế toán của công ty Thứ ba: Phòng kế toán sẽ xem xét và trình ban giám đốc ký duyệt Thứ tƣ: Tiến hành lập đơn hàng và tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng Việc đàm phán phải tuân thủ theo nguyên tắc hai bên cùng có lợi Đây là bƣớc quan trọng của quá trình mua hàng, nó quyết định mục tiêu cần đạt đƣợc của cả quá trình.Trong quá trình đàm phán, các bên sẽ đƣa các điều khoản để hai bên đến thống nhất Nội dung đàm phán xoay quanh số vấn đề: - Các tiêu chuẩn về chất lƣợng của nguyên vật liệu - Giá cả nguyên vật liệu và giao động về giá cả thời điểm giao hàng - Phƣơng thức toán: sẽ chuyển khoản hay gửi tiền mặt, ngoại tệ hay nội tệ, toán lần hay nhiều lần - Phƣơng thức giao nhận hàng: địa điểm, tiến độ giao hàng, trách nhiệm mỗi bên 20 thời gian giao hàng - Trách nhiệm mỗi bên hợp đồng - Các điều khoản chung mà hai bên cần tuân theo Sau hai bên thống nhất tất cả các điều khoản thì tiến hành soạn thảo và đến ký kết hợp đồng Hợp đồng kinh tế sẽ là sở để hai bên cùng thực theo và xảy cố thì sẽ là để giải quyết việc bồi thƣờng hợp đồng Công ty TNHH Tƣờng Lan đã r ất chú trọng đến việc thƣơng lƣợng và soạn thảo hợp đồng kinh tế Các điều khoản hợp đồng đƣợc xác định rõ ràng, chặt chẽ, quy định cụ thể về trách nhiệm mỗi bên 2.2.4.5 Hình thức mua nguyên vật liệu Sau đã lên kế hoạch cung ứng NVL, phòng vật tƣ chịu trách nhiệm theo dõi giá cả, số lƣợng NVL thực tế cần cho quá trình sản xuất.Từ đó cân đối lại kế hoạch cung ứng NVL Trên sở có hợp lý của kế hoạch cung ứng NVL, tiến hành duyệt giá, lựa chọn nhà cung ứng, nhập kho NVL và tiến hành các biện pháp kiểm tra, bảo quản Sơ đồ 2.3 Quy trì nh xây dƣ̣ng và tổ chƣ́c thƣ̣c hiện kế hoạ ch cung ƣng NVL DUYỆT GIÁ LẤY MẪU VẬT TƢ ĐẶT HÀNG NHẬP KHO THEO DÕI THANH TỐN, HỒN THUẾ, LƢU HỒ SƠ Sau ký kết hợp đồng các bên có trách nhiệm thực theo đúng các điều 21 khoản hợp đồng công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng toàn diện, bởi chất lƣợng đƣợc kiểm tra nghiêm ngặt ở tất cả các khâu, từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất là nguyên vật liệu đƣợc phận kiểm soát chất lƣợng kiểm tra, chỉ nguyên vật liệu đảm bảo chất lƣợng mới nhập kho, lúc đó thủ kho chịu trách nhiệm tiếp nhận xác sớ lƣợng, chủng loại nguyên vật liệu vào quy định ghi hoá đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng Thủ kho sẽ kiểm tra số thực nhập so sánh với hoá dơn, hợp đồng mỗi kho nguyên vật liệu, nếu phát sai sót, thủ kho phải báo cho phòng kê hoạch vật tƣ để giải quyết và lập biên bản xác nhận về việc kiểm tra, cuối cùng thủ kho ghi thực nhận cùng với ngƣời giao hàng và cho nhập kho Quá trình tiếp nhận, thay đổi nguyên vật liệu nhƣ thế nào sẽ đƣợc phòng kế hoạch vật tƣ lập sổ và theo dõi 2.2.4.6 Thực hiện nhận hàng Việc tiếp nhận nguyên vật liệu đƣợc tiến hành nhƣ sau: - Nhận chứng từ: Khối lƣợng nhập-xuất hàng ngày sẽ đƣợc theo dõi bằng sổ sách, hoá đơn Trên sổ sách phải ghi lại toàn số lƣợng báo cáo nhập hàng ngày, liệt kê số lƣợng, chủng loại, quy cách vật tƣ để làm xếp mặt bằng cách hợp lý Cuối cùng ghi lại mã số phiếu nhập kho vào sổ nhập - Chuẩn bị mặt bằng: Để xác định xác diện tích mặt bằng cần trƣớc hết phải dựa sở tính toán chi tiết sớ lƣợng, quy cách loại vật tƣ Sau đó sẽ bớtrí sơ đồ kho, vệ sinh kho sẽ Để tạo điều kiện cho việc tìm kiếm dễ dàng chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng thì việc xếp, phân loại vật tƣ theo lô là rất quan trọng., sau đã phân loại đƣợc lô, phải tạo lối các lô để việc vận chuyển đƣợc dễ dàng và thuận tiện Quy định đặt cho việc bớ trí, xếp các lơ ngun vật liệu là phải đƣợc đặt kệ thành lô theo chủng loại, chiều cao không quá 3m, các lô cách 20cm - Chuẩn bị công cụ: Để lựa chọn công cụ, phƣơng tiện vận chuyển nhƣ thế nào sẽ dựa số liệu ghi phiếu, hệ số thực nhập, số nhập - Kiểm tra vật tƣ: Phòng kỹ thuật quy định tiêu chuẩn mẫu kiểm tra vật tƣ Nội dung kiểm tra nhƣ sau: Thứ nhất, kiểm tra số lƣợng vật tƣ, quy cách, thời hạn sử dụng, nhãn hiệu Thứ hai, kiểm tra thông số ghi tem có khớp với sản phẩm không, nếu không khớp phải báo cáo sửa đổi và yêu cầu xử lý theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp Thứ ba, bớ trí vào khu vực đã đƣợc chuẩn bị đối với các sản phẩm đã đƣợc khớp thông số 22 THẺ KHO Ngày lập thẻ:…/…/… Tên nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tí nh Ngày nhập xuất Chƣ́ng tƣ̀ Số phiếu Nhập Xuất Ngày tháng Diễn giải Số lƣợng Nhập Ký xác nhận Xuất Tồn Việc thực và nhận hàng đƣợc diễn nhanh chóng Công ty sẽ tiến hành đối chiếu số lƣợng nhập thực tế ngày hôm trƣớc và số liệu đối chiếu viết hóa đơn giá trị gia tăng của ngày hôm trƣớc để giao cho bên nhà cung cấp Cuối tháng bên mua sẽ tiến hành đối chiếu với bên bán và ký biên bản đối chiếu công nợ hai bên Căn vào biên bản đối chiếu công nợ và các chứng từ: hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu giao nhận hàng hóa Bên mua sẽ tiến hành toán cho bên nhà cung cấp sau 30 ngày của tháng sau toán cho tháng trƣớc kể từ ngày hai bên ký kết biên bản đối chiếu công nợ vào cuối tháng Việc toán sẽ bằng hình thức chuyển khoản 2.2.4.7 Đánh giá sau mua Công tác đánh giá sau mua sẽ giúp cho công ty rút đƣợc mặt đạt đƣợc và hạn chế từ lần mua hàng, để từ đó hoàn thiện lần mua sau Qua số lần đánh giá, công ty quyết định giữu lại các nhà cung cấp cũ của công ty Việc mua nguyên vật liệu cung gặp số sai sot đó là: thiếu hụt số lƣợng nguyên vật liệu, nhập số liệu sai dẫn đến việc mua nguyên vật liệu không đạt kết quả cao…Tuy nhiên, nhìn chung thì công ty còn chú trọng đến công tác đánh giá sau mua Công ty chỉ kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng và thời điểm giao hàng của nhà cung cấp quá trình giao nhận hàng Đây cũng là điểm chƣa tốt của công ty 2.2.5 Nhận xét, đánh giá về công tác mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tường Lan 2.2.5.1 Những kết quả đạt được Nhƣ chúng ta đã biết, nguyên vật liệu có vai trò quyết định đối với tồn và phát triển sản xuất và công tác mua nguyên vật liệu thành công thì việc sản xuất kinh doanh của công ty sẽ đạt đƣợc hiệu quả cao Nhận thức đƣợc điều đó nên nhìn chung công ty TNHH Tƣờng Lan đã có nh ững sách để đảm bảo cho quá trình mua hàng đƣợc thuận lợi và đạt đƣợc thành công nhất định: - Công ty đã xây dựng đƣợc quy trình và cách thức tổ chức hoạt động mua 23 hàng khoa học và hợp lý - Các hình thức mua hàng của công ty tƣơng đối đa dạng Trong đó hình thức mua theo hợp đồng và đơn đặt hàng ký trƣớc chiếm tỷ trọng lớn nhất (trên 50% giá trị mua vào), đảm bảo đƣợc tính ổn định của nguồn cung, chất lƣợng - Khâu vận chuyển hàng hóa đã đƣợc công ty chú trọng và thực khá tốt - Công ty đã lựa chọn đƣợc các nhà cung ứng khá tốt, đảm bảo cung ứng đầy đủ về số lƣợng, chất lƣợng cũng nhƣ thời gian giao hàng Nhờ việc sản xuất kinh doanh của công ty đã đạt đƣợc thành công nhất định: + Việc cung cấp nguồn nguyên vật liệu đảm bảo chất lƣợng đã giúp cho công ty có đƣợc nguồn nguyên liệu tôt để sản xuất sản phẩm đạt chất lƣợng, tiết kiệm đƣợc nguyên liệu Từ đó mang lại doanh thu cũng nhƣ uy tín cho công ty thị trƣờng khung ảnh gỗ +Việc nhà cung cấp giao hàng đúng số lƣợng và thời gian cũng góp phần đáng kể vào hiệu quả sản xuất của công ty Khi cung ứng đủ về số lƣợng và thời gian thì việc sản xuất của công ty sẽ đƣợc liên tục, không bị gián đoạn thiếu hụt nguyên vật liệu Từ đó tiết kiệm đƣợc thời gian, nâng cao suất làm việc, tạo đƣợc nhiều sản phẩm để nâng cao lợi nhuận - Việc tình hình tài của cơng ty lớn mạnh nên có thể giúp công ty chủ động việc lựa chọn nhà cung cấp cũng nhƣ công tác mua hàng và dự trữ -Công ty có hệ thống kho bãi rộng lớn nên đảm bảo cho việc dự trữ nguyên vật liệu và đảm bảo chất lƣợng nguồn nguyên vật liệu, tránh bị thất thoát - Công ty đã rất quan tâm đến công tác mua nguyên vật liệu nên tổ chức riêng Phòng kế hoạch vật tƣ để chịu trách nhiệm việc lập kế hoạch và tổ chức mua hàng Phòng đƣợc trang bị đầy đủ trang thiết bị cũng nhƣ lực lƣợng nhân viên có lực làm việc đã giúp cho việc mua hàng của công ty đạt đƣợc hiệu quả - Công ty đã giảm đƣợc lƣợng hao hụt, mất mát bảo quản nguyên vật liệu, giảm chi phí dự trữ, lƣu kho - Công ty sử dụng nguyên vật liệu theo hạn mức, các phân xƣởng sản xuất đã áp dụng đúng và đầy đủ hình thức này nên đã tiết kiệm đƣợc lƣợng nguyên vật liệu đáng kể, góp phần làm hạ giá thành sản phẩm - Công ty đã thực nghiêm chỉnh chế độ thƣởng phạt các hoạt động liên quan đến sản xuất, đó có mặt mua hàng, điều chỉnh đúng đắn thái độ làm việc của nhân viên công ty nên đã thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên có suất và ngày càng hiệu quả 2.2.5.2 Hạn chế Bên cạnh các mặt đạt đƣợc nhƣ thì công tác mua nguyên vật liệu công ty TNHH Tƣờng Lan còn gặp số hạn chế nhất định: - Việc mua nguyên vật liệu của công ty chƣa theo đúng với lý thuyết, nhiều bƣớc còn hạn chế nhƣ: việc lựa chọn nhà cung cấp còn đơn giản, sơ sài, chƣa có tiêu chí đầy đủ, cơng tác đánh giá sau mua cũng chƣa đƣợc chú trọng - Công ty chƣa tổ chức tốt việc nghiên cứu thị trƣờng để tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu tiềm để có nhiều lựa chọn việc mua nguyên 24 vật liệu - Việc dự báo nhu cầu và xác định lƣợng hàng dự trữ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của nhân viên kinh doanh, không có công cụ định lƣợng cụ thể - Chi nhánh chú trọng đến cơng tác đánh giá thƣờng xuyên lực của các nhà cung cấp - Công ty chỉ chú trọng quan hệ với nhà cung cấp truyền thống, chƣa chú trọng quan hệ với các nhà cung cấp tiềm khác Điều này sẽ làm công ty mất các hội tốt để lựa chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp - Công tác đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp còn chƣa đúng mức, chỉ dựa nguồn nguyên vật liệu cũng nhƣ giá cả, thời gian giao hàng, chƣa quan tâm đến phản hồi đối với cố phát sinh, quy mô sản xuất cũng nhƣ khả cung ứng nguyên vật liệu - Công ty chƣa chú trọng đến công tác đánh giá sau mua nên sẽ khó rút đƣợc mặt đạt đƣợc cũng nhƣ mặt hạn chế công tác mua nguyên vật liệu 2.2.5.3 Nguyên nhân - Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hạn chế của công ty, có cả nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan - Việc xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu còn nhiều sai sót chƣa xem xét đến tình hình cách cụ thể, việc sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác làm cho việc xác định nhu cầu và định mức nguyên vật liệu cách xác còn gặp nhiều khó khăn - Công ty chƣa đánh giá đúng tầm quan trọng của việc lựa chọn nhà cung ứng, và tận dụng hội từ các nhà cung ứng tiềm khác Hiện công ty chỉ chú trọng đến việc xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống Một phần vì các nhà cung cấp này đảm bảo đƣợc các tiêu chí mà công ty đƣa ra, mặt khác lại gần với công ty và có quan hệ quen biết từ các lần cung ứng trƣớc nên công ty chú trọng đến các nhà cung cấp này - Vì nguyên vật liệu của công ty là gỗ đƣ ợc khai thác ở rƣ̀ng nên đ ặt tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, công ty chỉ quan tâm đến chất lƣợng nguồn nguyên vật liệu là chủ yếu, chƣa chú trọng đến các tiêu chí khác nhƣ: phản hồi từ nhà cung cấp gặp phải cố, khả đáp ứng nguồn hang, quy mô sản xuất - Trong khâu tổ chức thực và nhận hàng, công ty đã rất chú trọng đến khâu kiểm tra, và đánh giá chất lƣợng nguyên vật liệu nhận hàng t ại cổng và kho nên công ty đã bỏ qua bƣớc đánh giá sau mua - Ngoài công ty còn gặp khó khăn từ các nhà cung cấp, nguồn ung cấp nguyên vật liệu còn thiếu, giá nguyên liệu đầu vào biến động thất thƣờng và có chiều hƣớng gia tăng 25 CHƢƠNG MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH TƢỜNG LAN 3.1 Chính sách đề xuất giải pháp Cơ sở hình thành giải pháp: - Tiếp tục đầu tƣ chiều sâu, đầu tƣ mở rộng sản xuất, đa dạng hóa sản phẩm để giữ vững thƣơng hiệu và vị thế dẫn đầu thị trƣờng về sản phẩm khung ảnh gỗ - Tiếp tục giữ vững và mở rộng thị trƣờng nƣớc Mở rộng mối quan hệ đối tác tin cậy với các bạn hàng truyền thống, đẩy mạnh tìm kiếm các đối tác mới, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng - Xây dựng và mở rộng quan hệ với các đối tác nƣớc ngoài, tiến tới xuất trực tiếp để tăng kim ngạch xuất khẩu, sản xuất tối đa sản phẩm khung ảnh gỗ - Nâng cao lực cạnh tranh thị trƣờng bằng cách tiết kiệm chi phí hoạt động, xác định mức giá bán cạnh tranh là yêu cầu cấp thiết cho phát triển - Bồi dƣỡng, đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ quản lý để đáp ứng yêu cầu của sản xuất, quản lý của nền kinh tế thị trƣờng Tất cả các chỉ tiêu kế hoạch của công ty đều khá cao chứng tỏ nỗ lực, quyết tâm của toàn thể cán công nhân viên chức doanh nghiệp 3.2 Giải pháp nh ằm hoàn thiện công tác mua nguyên vật liệu Công ty TNHH Tƣờng Lan 3.2.1 Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu Công tác xác định nhu cầu là khâu quan trọng công tác mua nguyên vật liệu công ty Một xác định đúng nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết thì việc mua hàng sẽ đảm bảo tính hiệu quả và tiêt kiệm cho công ty Để hoàn thiện công tác xác định nhu cầu cần hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trƣờng cũng nhƣ định mức sử dụng nguyên vật liệu công ty - Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trƣờng: Ta có thể thấy, thị trƣờng kinh doanh có tác động vô cùng lớn đối với tồn và phát triển của doanh nghiêp Do nhiệm vụ quan trọng đặt là cần phải thực nghiên cứu thị trƣờng không chỉ là thị trƣờng cho đầu mà cả thị trƣờng các yếu tố đầu vào, đó có thị trƣờng nguyên vật liệu Nghiên cứu thị trƣờng phải chỉ đƣợc thời điểm nào năm thì ngƣời tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùng lớn về mặt hàng khung ảnh gỗ Từ việc nghiên cứu thị trƣờng, vào các nguồn lực có để công ty có thể xây dựng cho mình kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý Nghiên cứu thị trƣờng cũng phải chỉ đƣợc thị hiếu của khách hàng vào mỗi thời điểm là nhƣ thế nào, mặt hàng nào tiêu thụ mạnh để từ đó công ty có thể định hƣớng việc sản xuất của mình Đồng thời thông qua việc nghiên cứu thị trƣờng công ty có thể lập đƣợc kế hoạch mua hàng đúng đắn, hợp lý nhằm đem lại hiệu quả cao nhất Vấn đề quan trọng nhất có thể nói đến vấn đề tìm hiểu thị trƣờng nguyên vật liệu là tình hình thị trƣờng nguyên vật liệu nhƣ thế nào, nó quyết định nhƣ thế nào đến khả cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho công ty Quá trình nghiên cứu thị trƣờng nguyên vật liệu thể ở việc thu thập, xử lý, phân tích sớ liệu về thị trƣờng cách có hệ thống làm xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu Thị trƣờng bao gồm nhiều vấn đề phức tạp nhƣ: mạng lƣới nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, tình hình giá cả, chất lƣợng nguyên vật liệu nhƣ thế 26 nào…Trên sở nghiên cứu kỹ lƣỡng thị trƣờng, hiểu đƣợc biến động của nó, công ty hoàn toàn có thể chủ động khâu mua sắm để không bị ép giá, chất lƣợng nguyên vật đƣợc đảm bảo, đúng tiến độ sản xuất đã đƣợc vạch Để làm đƣợc điều đó công ty có thể áp dụng các biệp pháp là dựa sở các liệu công ty tạo nhƣ sớ liệu kế toán tài chính, chi phí kinh doanh, thớng kê tiêu thụ sản phẩm…Đồng thời sử dụng cả các sở liệu bên ngoài doanh nghiệp nhƣ số liệu của các quan thống kê, sớ liệu báo chí…Nghiên cứu gián tiếp đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau: + Trên sở bản kế hoạch sản xuất, đơn hàng, khả nguồn lực, máy móc thiết bị của công ty để xác định nhu cầu nguyên vật liệu (cần bao nhiêu, nào cần) + Công ty giao trách nhiệm cho phòng kế hoạch vật tƣ, trƣởng phòng phân công nhiệm vụ cho mỗi thành viên phòng thực + Những ngƣời có trách nhiệm phải thực công việc của mình bao gồm thu thập tài liệu, xử lý tài liệu, phân tích và đƣa kết luận - Hoàn thiện định mức sử dụng nguyên vật liệu: Định mức sử dụng nguyên vật liệu là để xây dựng và thực kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất Xây dựng đƣợc kế hoạch đúng sẽ đảm bảo đƣợc tiến độ sản xuất, giảm thừa thiếu, bổ sung nguyên vật liệu Thực tế công tác xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu công ty đƣợc xây dựng sở hoàn thiện các định mức trƣớc bằng các phƣơng pháp thống kê kinh nghiệm nên chƣa đảm bảo đƣợc tính tiên tiến, thực, dẫn đến lƣợng nguyên vật liệu còn dùng lãng phí Để hoàn thiện hệ thống định mức sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần phải xem xét lại cấu của định mức gồm phần nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm và phần hao hụt nguyên vật liệu quá trình sản xuât Để tiết kiệm chi phí và lƣợng nguyên vật liệu sản xuất thì công ty cần có biện pháp giảm định mức sử dụng nguyên vật liệu Có thể hạ thấp định mức bằng cách: + Giảm lƣợng nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm mà đảm bảo đƣợc chất lƣợng sản phẩm, từ đó làm giảm chi phí nguyên vật liệu sản phẩm, hạ giá thành, tăng khả cạnh tranh cho sản phẩm + Giảm tỷ lệ hao hụt quy định cho mỗi loại nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm tới mức tối thiểu mà máy móc và trình độ công nhân có thể làm việc với lƣợng nguyên vật liệu đó 3.2.2 Hoàn thiện công tác lựa chọn nhà cung ứng Nhà cung cấp tốt là tài nguyên vô giá bởi họ sẽ góp phần vào thành cơng của tổ chức Lựa chọn đƣợc nhà cung cấp tốt và quản lí đƣợc họ là điều kiện tiên qút giúp cơng ty sản xuất đƣợc sản phẩm có chất lƣợng đúng nhƣ mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh thị trƣờng Hiện công tác lựa chọn nhà cung ứng của công ty còn đơn giản và chỉ quan tâm đến chất lƣợng nguồn hàng mà quan tâm đến cá yếu tố khác Để hoàn thiện công tác lựa chọn nhà cung ứng, công ty cần phải đánh giá các nhà cung ứng Cần phải phân tích cá nhân tớ ảnh hƣởng đến việc lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp tốt trƣớc hết cần phải tìm hiểu về thị trƣờng nguyên vật liệu mà các nhà cung cấp hoạt động Đó là số lƣợng các nhà cung cấp hoạt động, giá cả, khả cung cấp, chất lƣợng, chủng loại của nhà cung cấp cụ thể Các số liệu này thƣờng xuyên thay đổi nên công ty cần phải kiểm tra và bổ sung định kỳ Phải có số liệu cụ thể về giá cả: giá đơn 27 vị sản phẩm, điều kiện toán, hình thức toán Bên cạnh đó cần phải tìm hiểu và phân tích các sớ liệu về quảng đƣờng vận chuyển, phƣơng thức và phƣơng tiện vận chuyển, phƣơng thức giao nhận hàng và kiểm tra Tiếp đến là nhân tớ chất lƣợng nhƣ thích hợp về kỹ thuật của nguyên vật liệu, quy cách nguyên vật liệu và tin cậy của nhà cung cấp về thời gian, số lƣợng, chất lƣợng nguyên vật liệu Cơng ty cần có các tiêu chí để lựa chọn các nhà cung cấp của mình: - Đối với các nhà cung cấp truyền thống: + Nếu nhà cung ứng cũ đáp ứng tốt và thõa mãn nhu cầu của công ty thì công ty nên giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà cung ứng này Tuy nhiên công ty cần có kiểm tra, giám sát chặt chẽ xem liệu chất lƣợng hàng hóa và giá cả của họ so với các nhà cung cấp khác có khác biệt nào không Nếu có khác biệt thì nên thƣơng lƣợng, đàm phán với các nhà cung cấp để tìm hƣớng giải quyết Bộ phận mua hàng phải theo dõi, kiểm tra để việc mua hàng với các nhà cung ứng đạt kết quả tốt nhất + Đối với nhà cung cấp chƣa thật đáp ứng nhu cầu mua hàng của công ty mà công ty muốn mua hàng của họ thì mỗi lần đặt hàng, công ty cần thƣơng lƣợng lại về các điều khoản và trách nhiệm của nhà cung ứng, kiểm tra gắt gao về công tác giao hàng để đảm bảo hiệu quả cho việc mua hàng Nếu công ty không muốn giữ lại nhà cung ứng này thì công ty có thể lựa chọn nhà cung cấp mới - Đối với nhà cung cấp mới: công ty cần phải xây dựng hệ thống các tiêu thức để đánh giá, lựa chọn để tìm đƣợc nhà cung ứng tốt nhất, phù hợp nhất với công ty Công ty nên áp dụng phƣơng pháp đánh giá theo trọng số để có đƣợc kết quả tốt nhất Bảng 3.1 Tiêu thƣ́c đánh giá lƣ̣a chọn nhà cung cấp Tiêu thƣ́c Hệ số Chất lƣợng tốt Chất lƣợng Giá bán Thời gian giao hàng Chất lƣợng trung bì nh Chất lƣợng thấp Giá bán phù hợp Giá bán cao, có chiết khấu số lƣợng 3.5 Giá bán cao Đúng yêu cầu Chậm 2-3 ngày Chậm 4-5 ngày Phƣơng thƣ́c giao hàng Đánh giá Giao tại kho bên mua 2.5 28 Khả đáp ứng nhu cầu Giao tại kho bên bán Đáp ƣ́ng 28 điểm Tổng điểm = (Điểm đánh giá * Hệ số ) Điểm chất lƣợng >= điểm Bên cạnh việc hoàn thiện công tác đánh giá lực chọn nhà cung ứng thì công ty nên trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung ứng Để làm đƣợc điều đó thì trƣớc hết công ty phải toán đúng hẹn, có phƣơng thức toán hợp lý, thuận lợi cho bên bán để đảm bảo giữ uy tín với bên bán Công ty nên tăng cƣờng tạo lập mối quan hệ với các nhà cung ứng mới, từ đó tìm đƣợc nguồn cung ứng mới, với giá cả phù hợp, chất lƣợng đảm bảo 3.2.3 Hoàn thiện công tác thương lượng và đặt hàng Cần nâng cao tính chủ động công tác thƣơng lƣợng và đặt hàng: - Trƣớc tiến hành đặt hàng công ty nên thƣơng lƣợng với nhà cung ứng Vì thị trƣờng thay đổi, giá cả, chất lƣợng, nguồn hàng cũng biến đổi ngày nên công ty cần phải tìm hiểu, xem xét nguồn nguyên vật liệu và thƣơng lƣợng kỹ lƣỡng trƣớc đặt hàng Nếu việc thƣơng lƣợng không đƣợc đầu tƣ nhiều thì công ty sẽ dễ gặp bất lợi khâu mua hàng Nguồn hàng có thể không đảm bảo chất lƣợng giá cả có thể cao thị trƣờng - Trƣớc tiến hành thƣơng lƣợng, công ty cần tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp về chất lƣợng nguồn hàng, giá cả, phƣơng thức giao hàng, phƣơng thức toán, cũng nhƣ uy tín của công ty thị trƣờng - Cần rèn luyện kỹ đàm phán cho nhân viên Vì việc thƣơng lƣợng với các nhà cung cấp đòi hỏi nhân viên phải có kỹ giao tiếp tơt, có tính thút phục cao và đồng thời có kiến thức tốt về công tác mua hàng Trong quá trình đàm phán, nếu nhân viên có kỹ giao tiếp tốt và hiểu biết rõ về việc mua hàng thì sẽ dễ đạt đƣợc mục đích thƣơng lƣợng - Cơng ty nên chọn hình thức đặt hàng phù hợp: Đối với các lô hàng có giá trị lớn 29 thì công ty nên tổ chức soạn thảo và ký kết hợp đồng mua bán, còn nếu lô hàng có giá trị vừa phải thấp thì công ty có thể đặt hàng qua điện thoại gửi mail, fax cho nhà cung cấp có uy tín và có quan hệ làm ăn lâu dài 3.2.4 Tăng cường công tác kiểm tra giao nhận hàng - Đối với công tác tiếp nhận nguyên vật liệu: + Công ty cần phân công đội ngũ nhân viên có hiểu biết, kinh nghiệm về nguồn nguyên vật liệu Không phải bất kỳ nhân viên nào cũng hiểu biết về tất cả các loại nguyên vật liệu Chỉ nhân viên hiểu biết về nguyên vật liệu đó thì mới kiểm tra đánh giá đƣợc chất lƣợng nguồn hàng đó Điều này sẽ giúp cho việc giao nhận hàng hóa nhanh hơn, tiết kiệm đƣợc thời gian và tránh sai sót không đáng có khâu nhận hàng + Công ty nên xây dựng các tiêu chuẩn mẫu về các loại nguyên vật liệu Việc xây dựng các tiêu chuẩn này phụ thuộc vào nhiều yếu tớ: quy cách sản phẩm, độ ẩm, tính chất vật lý Việc xây dựng tiêu chuẩn giúp cho việc tiếp nhận hàng hóa nhanh hơn, xác Vì nếu có các tiêu chuẩn thì nhân viên chỉ cần kiểm tra xem nguyên vật liệu có đạt đƣợc tiêu chuẩn hay không nhận hàng + Xác định các phƣơng pháp kiểm tra số lƣợng chất lƣợng vì mỗi loại nguyên vật liệu khác sẽ có phƣơn pháp kiểm tra số lƣợng khác Nhân viên có thể dùng phƣơng pháp cân, đo, đong, đếm cho phù hợp với loại nguyên vật liệu + Giám sát và kiểm tra hoạt động của nhân viên mua hàng Công ty có thể tổ chức kiểm tra việc mua hàng cách đột ngột để có đƣợc cái nhìn xác về hoạt động mua nguyên vật liệu công ty Việc kiểm tra sẽ tránh đƣợc sai sot công tác mua hàng cũng nhƣ tránh tình trạng gian lận, thất thoát nguyên vật liệu + Theo dõi các nhà cung cấp về tình hình sản xuất, kinh doanh, khả tài để xem nhà cung cấp có đảm bảo khả cung cấp nguyên vật liệu cho công ty hay không Bất kỳ rủi ro nào của nhà cung cấp cũng sẽ ảnh hƣởng đến việc giao hàng và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 3.2.5 Tổ chức lại hệ thống nhà kho của công ty Công ty thƣờng tổ chức mua hàng trƣớc để đảm bảo đáp ứng nguyên vật liệu kịp thời cho hoạt động sản xuất của công ty Vì công tác dự trữ và bảo quản cũng rất quan trọng Công ty nên xây dựng hệ thống kho bãi thích hợp để đáp ứng nhu cầu dự trữ và sản xuất kinh doanh cách thuận tiện nhất Đối với công ty TNHH Tƣờng Lan là công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh nên việc xây dựng kho bãi cũng rất đƣợc chú trọng, phải đảm bảo cả về kho bãi để chứa nguyên vật liệu, vừa đảm bảo có kho hang để bảo quản sản phẩm sản xuất - Đối với sản phẩm: Vì đặc điểm của sản phảm là khung ảnh gỗ nên rất dễ bị mục nên công ty cần chú trọng khâu bảo quản sản phẩm Kho bảo quản phải đảm bảo thông thoáng, sẽ thuận lợi cho việc bốc dỡ hàng Phải cẩn thận khâu bôc xếp vào kho để đảm bảo sản phẩm không bị hƣ hại Sản phẩm cần đƣợc đóng gói cẩn thận, cơng ty nên xếp, bớ trí kho hàng cách khoa học, có lối dễ dàng để tránh va vào các lô hàng Nên trang bị các thiết bị quan sát để tránh mất mát sản phẩm - Đối với nguyên vật liệu: Vì nguyên vật liêu của công ty chủ yếu là gỗ nên vi ệc tổ chức hệ thớng kho bãi phải đảm bảo tính hợp lý Nên xây dựng hệ thống kho bãi tập trung và gần khu vực sản xuất để dễ dàng việc vận chuyển nguyên vật liệu vào sản xuất Cần bớ trí khơng gian rộng rãi, có mái che để bảo quản nguyên vật liệu Đồng thời nên phân lô để chứa nguyên vật liệu, vì các loại nguyên vật liệu khac 30 sẽ tham gia vào sản xuất với định mức khác nên cần tách riêng các loại nguyên vật liệu để không bị trộn lẫn với nhau, gây khó khăn việc sản xuất 3.2.6 Tăng cương công tác đánh giá kết sau mua Hiện công tác đánh giá kết quả sau mua của công ty TNHH Tƣơng Lan còn Hầu nhƣ là rất tổ chức cơng tác đánh giá kết quả sau mua Việc đánh giá kết quả sau mua sẽ giúp công ty rút đƣợc mặt đạt đƣợc cũng nhƣ hạn chế khâu mua hàng Từ đó hoàn thiện ở lần mua sau Vì công tác đánh giá kết quả sau mua là hoạt động rất cần thiết Công ty cấn tăng cƣơng đánh giá sau mua: - Tổ chức việc đánh giá thƣờng xuyên, định kỳ: + Cần đánh giá thƣờng xuyên đối với các lô hàng có giá trị lớn Việc đánh giá thƣờng xuyên mặt hàng này giúp công ty hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro về mặt mua hàng Bởi lô hàng lớn nhƣ nếu xảy lỗi sẽ gây thiệt hại rất lớn cho công ty Việc kiểm tra thƣờng xuyên sẽ giúp công ty phát sớm nhất sai sót có thể xảy ra, từ đó xác định nguyên nhân và tìm các giải pháp để khắc phục Đồng thời sẽ rút kinh nghiệm và tránh mắc phải sai lầm tƣơng tự + Việc kiểm tra thƣờng xuyên sẽ giúp công ty nắm đƣợc mức sử dụng các nguồn nguyên vật liệu, theo dõi đƣợc tình hình cấp phát nguyên vật liệu để sản xuất kinh doanh - Đánh giá kết quả mua hàng: nguyên vật liệu đƣợc mua về và nhập kho, công ty nên tổ chức công tác kiểm tra hàng hóa đƣợc mua bằng cách so sánh với mục tiêu mua hàng, kế hoạch mua hàng Kết quả có thể thõa mãn không thõa mãn + Nếu việc mua hàng không thỏa mãn với mục tiêu đề thì công ty nên tiến hành xác định nguyên nhân Nếu nguyên nhân đến từ nhà cung cấp nhƣng công ty muỗn quan hệ với nhà cung cấp đó thì có thể phối hợp với nhà cung cấp để tìm nguyên nhân và cách khắc phục Nếu công ty không muốn quan hệ với nhà cung cấp đó thì công ty có thể tìm nhà cung cấp mới Nếu nguyên nhân từ phía công ty thì công ty sẽ tìm cách khắc phục để không mắc sai lầm vào sau + Nếu việc mua hàng thỏa mãn thì công ty có thể tiếp tục mua hàng của nhà cung cấp đó 3.2.7 Nâng cao trình độ đội ngũ công nhân viên của công ty Con ngƣời là yếu tố quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đó trình độ của đội ngũ công nhân viên có vai trò quyết định việc khai thác và sử dụng các nguồn lựa của công ty Vì vật đội ngũ nhân lực tốt sẽ góp phần vào thành công của công ty Trình độ chuyên môn của các cán nguyên vật liệu có quyết định rất lớn đến hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu của công ty Trình độ chuyên môn tốt sẽ giúp cho công tác mua và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả và tiết kiệm đƣợc chi phí Hiện đội ngũ cán phòng kế hoạch vật tƣ còn và phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên dẫn đến hiệu quả công việc chƣa cao Chính vì cơng ty cần nâng cao trình độ cho viên là việc nên làm - Lựa chọn nguồn lao động từ tuyển dụng Công ty cần làm tốt khâu đầu vào tuyển dụng, công ty nên lụa chọn các nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về công tác quản trị nguyên vật liệu Cần 31 xây dựng bảng mô tả công việc cần phải làm để công nhân viên thực theo Đồng thời lấy đó làm để lựa chọn và đánh giá ngƣời lao động Ở mỡi vị trí khác cần lựa chọn ngƣời có chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm khác - Đối với cán quản lý: cần tuyển ngƣời có trình độ cao, am hiểu về việc quản trị nguyên vật liệu Có kỹ phân tích tổng hợp thông tin, kỹ lập kế hoạch và kỹ đàm phán thƣơng lƣợng đồng thời phải nhạy bén và có khả quản lý tốt - Đối với nhân viên: cần kiểm tra trình độ hiểu biết về công tác quản trị nguyên vật liệu, động và có khả thích ứng cao cới cơng việc + Đào tạo, bồi dƣỡng kỹ năng, tay nghề cho công nhân viên Song song với việc lựa chọn tuyển dụng công nhân viên, công ty cần tổ chức tốt công tác bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các công nhân viên Cần mở các lớp huấn luyện thƣờng xuyên để hƣớng dẫn cho cong nhân viên thay đổi công tác mua nguyên vật liệu, các yêu cầu công tác mua hàng để nhân viên nắm vững và thực tốt + Tổ chức chế độ khen thƣởng, khuyến khích cho cong nhân viên Chế độ đãi ngộ là công cụ thông minh để quản lý và động viên tinh thần làm việc của ngƣời lao động Vì công ty cần tổ chức các hoạt động khen thƣởng cũng nhƣ tuyên dƣơng các cán nhân viên có thành tích tớt, đóng góp vào thành cơng chung của cơng ty Bên cạnh đó cũng cần phải có công tác khiển trách và xử phạt đối với cán nhân viên chƣa làm tròn trách nhiệm và vi phạm các quy định của công ty việc tổ chức công tác mua nguyên vật liệu 32 KẾT LUẬN Việc hoàn thiện công tác mua nguyên vật liệu ở bất kỳ doanh nghiệp nào cũng vô cùng quan trọng, nó quyết định rất lớn đến phát triển của doanh nghiệp Với doanh nghiệp sản xuất nhƣ công ty TNHH Tƣờng Lan , việc nguyên vật liệu đƣợc cung ứng kịp thời, đầy đủ, đảm bảo chất lƣơng sẽ tạo cho công ty lợi thế cạnh tranh, hoàn thành xuất sắc mục tiêu đƣợc giao, tạo công ăn, việc làm cho ngƣời lao động, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của ngƣời tiêu dùng, của khách hàng, ngày càng khẳng định đƣợc uy tín của mình thị trƣờng Nền kinh tế thị trƣờng sẽ đào thải doanh nghiệp khơng có khả thích ứng với chế mới nhƣng cũng là hội để nhiều doanh nghiệp chứng tỏ mình Công ty TNHHTƣờng Lan là m ột doanh nghiệp nhƣ thế Là doanh nghiệp đầu ngành sản xuất khung ảnh gỗ , khả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển, doanh thu tiêu thụ không ngừng tăng lên Việc lựa chọn đề tài này, thời gian thực tập công ty TNHH Tƣờng Lan , mặc dù đã cố gắng thu thập tài liệu và nghiên cứu thực tế của công ty, nhƣng trình độ kiến thức lý luận và thực tế còn hạn chế, cộng với tính rộng lớn và phức tạp của đề tài nên bài vi ết của em mới nêu đƣợc số kiến thức bản về hoàn thiện công tác mua nguyên vật liệu Các giải pháp đƣợc nêu dựa các sở lý luận cũng nhƣ tình hình thực tế của công ty, nhƣng vì kiến thức hạn hẹp cũng nhƣ kinh nghiệm còn non yếu nên giải pháp đƣa có thể còn nhiều hạn chế và thiếu sót nên em rất mong nhận đƣợc đóng góp của các thầy cô và các anh chị công ty TNHH Tƣờng Lan để bài viết của em đƣợc hoàn thiện 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO Gíao trình quản trị cung ứng, Gỉang viên Trƣờng Cao Đẳng Thƣơng Mại biên soạn Gíao trình quản trị cung ứng nguyên vật liệu, Gỉang viên Trƣờng Cao Đẳng Thƣơng Mại biên soạn Websize Công ty TNHH Tƣờng Lan www.prime.vn 34 ... công ty Công ty thƣờng tổ chức mua trƣớc thời điểm cần sản xuất Sau xác định đƣợc nhu cầu nguyên vật liệu cần mua, công ty sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu, thƣờng thì công ty. .. quan thực tế đạt đƣợc và kế hoạch phải thực 2.2 Thực trạng công tác mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tường Lan 2.2.1 Mục tiêu của mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tường Lan. .. THIỆN CÔNG TÁC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TƢỜNG LAN 26 3.1 Chính sách đề xuất giải pháp 26 3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác mua nguyên vật liệu Công ty TNHH