Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ThS Nguyễn Văn Thoả ĐT 0908 588 179 – Email: nguyenthoa.nv@gmail.com Chương TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLĐT 7.1 Công cụ tra cứu thông tin tự động lưu trữ TLĐT 7.2 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLĐT 7.1 Công cụ tra cứu thông tin tự động lưu trữ TLĐT Khái niệm: Cơng cụ tìm kiếm thơng tin số chương trình máy tính tiếp nhận u cầu tìm kiếm thơng tin số, thực việc tìm kiếm thơng tin số gửi lại thơng tin số tìm kiếm Nguyên tắc vận hành cơng cụ tìm kiếm thơng tin tự động: Cơng cụ tìm kiếm dựa sở liệu Cơ sở liệu thiết lập từ tất từ có mặt tệp hay văn cách số hoá (indexing) từ Khi có u cầu (request) cơng cụ tìm kiếm dựa số tương ứng truy ngược văn nguồn Đồng thời máy dùng thêm thuật tốn chun biệt để phân định số lần xuất từ hay cụm từ văn để dùng cho phân loại, xếp hạng hay hỗ trợ phép toán Về hình thức thường cơng cụ tìm kiếm thường đặt chung với GUI (giao diện đồ họa) khung riêng hay menu Phần cơng cụ khung chữ (hay hộp chữ, tiếng Anh: text box) Để kiếm cụm từ, đề tài, viết, hay liệu người dùng cần gõ vào từ hay cụm từ liên quan Cụm từ gọi từ khoá (keyword) Sau nhấn nút lệnh (search) phần mềm trả danh sách văn hay trang nội dung có chứa từ khố Nếu khơng tìm báo lỗi hiển thơng báo khơng tìm thấy u cầu người dùng thực bước khác Cơng cụ tìm kiếm đơn giản tìm cụm từ tựa viết hay phức tạp hỗ trợ máy truy tìm Tuỳ theo phát triển phần mềm cơng cụ tìm kiếm, có hỗ trợ đặc biệt Một số cơng cụ tìm kiếm có khả truy tìm lần nhiều cụm từ hay tìm cụm từ thoả mãn điều kiện khác Trong trường hợp hỗ trợ thường tăng cường phép tốn Chẳng hạn, người ta kiếm viết phải có mặt hai cụm từ lúc qua phép tốn lơgic AND (còn biết phép tốn lơgic +) Tiền đề cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm tài liệu ln tình trạng sẵn sàng tiếp cận hiểu Ngồi ra, phương pháp áp dụng, xét khía cạnh nội dung, cấu trúc bối cảnh tài liệu phải bảo đảm chúng cung cấp dạng xác thực Điều 32 (Luật Lưu trữ) Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Xuất ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ 7.2.2 Các hình thức tở chức sử dụng TLĐT Cần xem xét phương thức bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử khơng tiếp tục bảo quản hệ thống quản lý tài liệu - mà quan sản sinh lưu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu công việc Để đáp ứng nhu cầu tiếp cận khai thác quan sản sinh tài liệu tài liệu lưu giữ hệ thống quản lý tài liệu ban đầu tiếp cận khai thác thơng qua phương tiện mà hệ thống cung cấp Có phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử khơng bảo quản hệ thống quản lý tài liệu ban đầu: (1)dùng phương tiện mang tin thực thể; (2) cung cấp qua phương tiện truyền thông, (3)trực tuyến hệ thống máy tính a Sử dụng phương tiện mang tin thực thể Có thể cung cấp tài liệu điện tử cho nhà nghiên cứu phương tiện mang tin kỹ thuật số Các phương tiện sử dụng cho mục đích cần phải thuận tiện cho nhà nghiên cứu sử dụng: CD-ROM b Cung cấp thông qua phương tiện truyền thơng Sự phát triển nhanh chóng Internet làm cho việc sử dụng mạng điện tử để cung cấp tài liệu điện tử trở thành phương pháp ngày hấp dẫn Việc sử dụng phương tiện truyền thơng có điểm ưu việt định so với phương tiện mang tin kỹ thuật số Người ta không cần phải mua hay lưu trữ phương tiện mang tin Ngồi ra, khơng cần phải đóng gói chuyển gửi phương tiện tới nhà nghiên cứu, kiểm tra việc thất lạc thứ gửi hay giải vấn đề liên quan tới hư hỏng trình vận chuyển Việc cung cấp thơng tin qua mạng thường nhanh chóng đáng tin cậy c Tiếp cận sử dụng trực tuyến Tiếp cận sử dụng trực tiếp tài liệu điện tử thực qua hệ thống máy tính đặt sở lưu trữ hay sở nghiên cứu khác thông qua phương tiện viễn thông, qua Internet hay phương tiện truyền thông kỹ thuật số khác Phương pháp đòi hỏi quan lưu trữ hay nhà cung cấp khác phải có nguồn lực máy tính đầy đủ thích hợp cho việc tra tìm, xử lý hiển thị tài liệu Ngoài ra, phương pháp đòi hỏi cung cấp trợ giúp kỹ thuật cho nhà nghiên cứu sử dụng hệ thống Việc sử dụng hệ thống nơi mà việc tiếp cận khai thác cung cấp có sẵn phương tiện thiết bị bố trí lưu trữ hay sở nghiên cứu chắn dễ quản lý cung cấp, bảo đảm việc tiếp cận hệ thống qua phương tiện truyền thông Tuy nhiên, việc sử dụng phương tiện truyền thông cho phép nhà nghiên cứu tiếp cận với tài liệu mà không bị lệ thuộc vào nơi tài liệu lưu trữ khơng thiết phải tới sở lưu trữ Các phương tiện truyền thơng mở khả nhiều nhà nghiên cứu đồng thời tiếp cận sử dụng tài liệu trường hợp hệ thống đóng Tuy nhiên, việc thực hố khả phụ thuộc vào nguồn lực máy tính có sẵn cho việc tiếp cận khai thác từ xa Tiếp cận sử dụng trực tuyến, cho dù thực chỗ hay thông qua phương tiện truyền thông, không thiết tài liệu phải trì bảo quản mạng Các yêu cầu tiếp cận khai thác tới seri tài liệu lưu trữ thường xuyên nên việc lưu trữ trực tuyến mạng lãng phí khơng cần thiết Chỉ trì mạng thơng tin cấp mơ tả tài liệu có tạo điều kiện cho họ cân nhắc đưa định việc họ cần khai thác tài liệu Như trình bày, có phương pháp bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử: (1) dùng phương tiện mang tin thực thể; (2) cung cấp qua phương tiện truyền thông, (3) trực tuyến hệ thống máy tính Các phương pháp sử dụng kết hợp theo nhiều nguyên tắc khác tuỳ thuộc vào đặc tính tài liệu, chất nhu cầu khai thác nguồn lực quan lưu trữ chịu trách nhiệm khai thác sử dụng tài liệu Tuy nhiên, dễ dàng nhận thấy, việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử cho khai thác sử dụng chứa đựng nhiều rủi ro như: Cơ sở liệu bị xóa, thơng tin bị chỉnh sửa… Chính vậy, cần thiết kế hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thơng tin quan phải có khn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử quy trình khép kín đảm bảo cho tài liệu quản lý an tồn với thơng tin, hồn cảnh cấu trúc Câu hỏi thi hết môn So sánh điểm khác biệt TLLTĐT với TLLT giấy A/C làm rõ (nêu giải thích) tiêu chuẩn xác định giá trị TLLTĐT Khái niệm hồ sơ điện tử, lập HSĐT Tiêu chuẩn HSĐT Phương pháp lập HSĐT? ... phẩm lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Cấp tài liệu. .. cảnh tài liệu phải bảo đảm chúng cung cấp dạng xác thực Điều 32 (Luật Lưu trữ) Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Xuất... thác, sử dụng tài liệu điện tử ngày tăng Tiền đề cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm tài liệu tình trạng sẵn sàng tiếp cận hiểu Ngoài ra, phương pháp áp dụng, xét