Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ThS Nguyễn Văn Thoả ĐT 0908 588 179 Email: nguyenthoa.nv@gmail.com Chương THỐNG KÊ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 6.1 Thống kê TLĐT 6.2 Hệ thống quản lý TLĐT 6.3 Phương pháp bảo quản tài liệu điện tử 6.1 Thống kê TLĐT Thống kê lưu trữ tài liệu điện tử gì? Đơn vị để thống kê lưu trữ điện tử: MB Đối với tài liệu điện tử để bảo quản tốt cần phải nắm đơn vị thống kê – tập hợp đơn vị bảo quản gồm tệp văn (file) hay số tệp văn hình thành nên đối tượng chương trình thơng tin thống (văn bản, siêu văn bản, đối tượng đa phương tiện, sở 6.1 Thống kê TLĐT Thống kê tài liệu điện tử phần Thống kê theo tỉ lệ phần %   6.2 Hệ thống quản lý TLĐT 6.2 Hệ thống quản lý TLĐT Khái niệm Có nhiều khái niệm về hệ thống quản lý TLĐT - “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử chương trình phầm mềm phần cứng hỗ trợ tự động hóa tích hợp q trình quản lý tài liệu” - Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (An Electronic Document Management System - EDMS) hệ thống máy tính chương trình thiết kế theo dõi tài liệu điện tử phương tiện truyền thông khác Để thiết kế hệ thống quản lý TLĐT cần sâu phân tích: - chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử: tạo lập, xử lý, lập HSĐT, truy cập, tìm kiếm, cập nhật, kết xuất TLĐT từ hệ thống… - các tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hệ thống quản lý tài liệu điện tử - quy trình để lựa chọn xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử phù hợp với loại quan, tổ chức Đối với phương tiện lưu trữ thơng tin số có tiêu chí để đánh giá phương tiện lưu trữ có tính ưu việt hay khơng bao gồm: - Tuổi thọ phương tiện lưu trữ chứng minh khoảng 10 năm; - Dung lượng lưu trữ; - Có phần mềm/dịch vụ phát sửa lỗi hiệu quả; - Cho phép sử dụng thơng tin (khơng để "nhìn" mà chỉnh sửa tạo cái sở thơng tin có, đồng thời khơng gây thiệt hại cho các thông tin lưu trữ trước đây); - Quản lý thơng tin Câu hỏi thảo luận nhóm Theo anh chị cần phải tiến hành biện pháp để bảo quản an tồn TLLTĐT? 6.2 Phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (Điều Nghị định số 01/2013/NĐCP) Tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo quản an toàn chuyển đổi theo công nghệ phù hợp Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, lưu để bảo đảm an tồn, tính tồn vẹn, khả truy cập tài liệu lưu trữ điện tử sử dụng biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo quản mơi trường lưu trữ thích hợp (có điều hòa khơng khí 24/24 nhiệt độ, độ ẩm kiểm soát 18°C ± 2°C RH 40% ± 5% tương ứng Thường xuyên kiểm tra để bảo đảm tính toàn vẹn khả truy cập tài liệu điện tử Các hồ sơ phải lưu đưa vào lưu trữ Khi tài liệu lưu trữ điện tử khơng thỏa mãn điều kiện quy định khoản Điều này, phải kịp thời thực việc đồng với tài liệu lưu.) Bộ Nội vụ quy định chi tiết yêu cầu bảo 6.2 Phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử - Tạo lập TLLTĐT đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn TLĐT để đảm bảo khả truy cập sử dụng lâu dài; - Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý TLĐT: phân quyền truy cập, quản lý, sử dụng TLĐT hệ thống; - Bảo mật thông tin: cài đặt mật truy cập tài liệu; không kết nối mang internet tài liệu mật, tài liệu thuộc danh mục hạn chế sử dụng; 6.2 Phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử - Cài đặt phần mềm chống virus máy tính; - Sao lưu dự phòng TLĐT; - Bảo trì vận hành hệ thống - Chuyển đổi TLĐT sang định dạng mới/ theo công nghệ phù hợp; 6.4.1 Bảo toàn tồn tài liệu Bảo quản tài liệu điện tử đặt thách thức cấp thiết các nhà lưu trữ Như trình bày trên, để tài liệu sử dụng chứng nội dung, bối cảnh cấu trúc chúng phải bảo toàn Do vậy, việc bảo quản riêng phương tiện mang tin không đủ Một tài liệu điện tử bảo quản an toàn tiếp tục tồn dạng cho phép người ta truy nhập truy nhập cung cấp chứng xác thực đáng tin cậy về hoạt động tạo tài liệu Tài liệu điện tử phải đảm bảo tính nguyên vẹn về nội dung, bối cảnh, cấu trúc khía cạnh vật lý vật mang tin Đối với tài liệu điện tử để bảo quản an toàn cần phải ý tới việc bảo trì hệ thống các thiết bị điện tử Luôn phải vận hành hệ thống các thiết bị máy móc điều kiện an tồn nhất, đảm bảo quy trình kỹ thuật 6.4.2 Bảo toàn khả tiếp cận khai thác a Bảo tồn cơng nghệ mà tài liệu phụ thuộc b Loại trừ phụ thuộc tài liệu vào cơng nghệ cụ thể c Bảo tồn phần mềm vận hành d Bảo toàn khả hiển thị 6.4.3 Bảo tồn khả hiểu Tài liệu hiểu tài liệu sử dụng chứng lịch sử Điều đòi hỏi việc xác định nguồn gốc xuất xứ tài liệu, việc trì trật tự ban đầu tài liệu có sẵn các tài liệu liên quan thông tin bối cảnh khác 6.4.4 Bảo quản qua các giai đoạn vòng đời tài liệu a Giai đoạn nhận thức (chuẩn bị) Bảo quản tài liệu điện tử giai đoạn chuẩn bị vấn đề quan trọng đảm bảo cho các hệ thống thông tin điện tử thiết kế, phát triển (xây dựng) thực thi (áp dụng) Quá trình bao gồm việc phân tích các yêu cầu thông tin việc xử lý thơng tin phục vụ cho các mục đích hoạt động Quá trình bao gồm việc lựa chọn, mua sắm cài đặt các thiết bị cơng nghệ thích hợp Các yêu cầu chức việc quản lý tài liệu điện tử cần phải xem xét tính đến thiết kế xác định các yêu cầu kỹ thuật các hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm nội dung, bối cảnh cấu trúc tài liệu sản sinh hay giữ lại cung cấp chứng đáng tin cậy về hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân - nguồn sản sinh tài liệu tài liệu lưu trữ điện tử nhận diện bảo quản b Giai đoạn tạo lập tài liệu Đảm bảo cho các tài liệu tạo lập nắm bắt quản lý cách thống hệ thống Những tài liệu thích hợp đáng tin cậy phải tạo lập người ta cần đến chúng phải nắm bắt, ghi lại các hệ thống tài liệu thiết kế cách hoàn chỉnh Do bảo quản tài liệu giai đoạn tạo lập đòi hỏi người có trách nhiệm phải thúc đẩy các đơn vị, cá nhân thực tạo lập tài liệu c Giai đoạn bảo trì Giai đoạn bảo trì bao gồm phần lại vòng đời tài liệu lưu trữ Những hành động thực liên quan tới tài liệu suốt giai đoạn hành chúng cần phải xác định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo trì tiếp cận khai thác tài liệu sau chúng thoả mãn nhu cầu hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng Tương tự vậy, các bước áp dụng để bảo quản lưu trữ phải đảm bảo tài liệu phải có đủ khả tiếp tục cung cấp chứng đáng tin cậy xác thực về hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng ... nguồn sản sinh tài liệu tài liệu lưu trữ điện tử nhận diện bảo quản b Giai đoạn tạo lập tài liệu Đảm bảo cho các tài liệu tạo lập nắm bắt quản lý cách thống hệ thống Những tài liệu thích hợp... tạo tài liệu Tài liệu điện tử phải đảm bảo tính nguyên vẹn về nội dung, bối cảnh, cấu trúc khía cạnh vật lý vật mang tin Đối với tài liệu điện tử để bảo quản an tồn cần phải ý tới việc bảo. .. điện tử Kho lưu trữ điện tử là hệ thống lưu trữ có cấu trúc các tài liệu điện tử Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cần phải đảm bảo: - Cơ chế nhập tạo các tài liệu điện tử (máy quét, E-mail,