Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ThS Nguyễn Văn Thoả ĐT 0908 588 179 Email: nguyenthoa.nv@gmail.com Chương THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ Chương THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ 5.1 Nguồn thành phần bổ sung TLĐT 5.2 Quy trình thu thập TLĐT vào lưu trữ 5.2.1 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan 5.2.2 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử Quy định pháp lý thu thập bổ sung TLĐT vào lưu trữ Điều Nghị định số 01/2013 quy định thu thập tài liệu lưu trữ điện tử: Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng thu thập hai loại Quy định pháp lý thu thập bổ sung TLĐT vào lưu trữ Điều Nghị định số 01/2013 quy định thu thập tài liệu lưu trữ điện tử: Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn khả truy cập của hồ sơ Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc bới cảnh hình thành bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị liệu 5.1 Nguồn thành phần bổ sung TLĐT - Việc ứng dụng công nghệ thông tin quan, tổ chức sở để hình thành nên loại tài liệu điện tử Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giống tài liệu lưu trữ truyền thống Để công tác lưu trữ tài liệu điện tử hình thành vào nề nếp phải có sở lý luận, phải có văn quy định cụ thể tiêu chuẩn, chế độ nộp lưu tài liệu điện tử; Những yếu tố VN thiếu Đặc biệt cần phải lưu ý đến việc triển khai thực tiễn hoạt động quan áp dụng phần mềm điện tử để tạo lập, xử lý, xác định giá trị, quản lý tài liệu điện tử Tức phải quan tâm tới việc thiết kế hệ thống quản lý tài liệu điện tử hoạt động quan tổ chức Bởi cần phải có phần mềm hệ thống quản lý loại tài liệu điện tử hình thành đáp ứng tiêu chuẩn để giao nộp vào lưu trữ Nhà nước - Thành phần TLĐT cần giao nộp tồn tài liệu điện tử phản ánh hoạt động quan/ tổ chức quy định văn quy định nhà nước quan/tổ chức (DMHS, TLĐT cần nộp lưu) - Tài liệu giao nộp phải lập thành hồ sơ điện tử, nộp kèm theo liệu đặc tả 5.2 Quy trình thu thập TLĐT 5.2.1 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan a) Lưu trữ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu; b) Lưu trữ quan đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất yêu cầu, phương tiện, cấu trúc định dạng chuyển; c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ liệu đặc tả kèm theo; d) Lưu trữ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ theo Danh mục; dạng thức cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; đ) Lưu trữ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quan thực biện pháp lưu dự phòng; e) Lập hồ sơ việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan 5.2.2 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử a) Lưu trữ lịch sử Lưu trữ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc định dạng chuyển; b) Lưu trữ quan giao nộp hồ sơ liệu đặc tả kèm theo; c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ theo Danh mục; dạng thức cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử thực biện pháp lưu dự phòng; đ) Lập hồ sơ việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử * Cơ quan, tổ chức, cá nhân huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đã thành cơng Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận * Tiêu chuẩn kỹ thuật trình nộp lưu thu thập tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ quan với Lưu trữ lịch sử phải thực theo tiêu chuẩn trao đổi liệu theo quy định pháp luật Kết luận Việc thu thập tài liệu điện tử cần quan tâm: Xác định thành phần tài liệu cần thu thập giao nộp vào lưu trữ : Đó loại tài liệu điện tử xác định văn quy định Nhà nước thành phần nộp lưu vào lưu trữ Nhà nước Đánh giá cách tổng hợp tính xác thực giá trị, tính toàn vẹn của các khối tài liệu điện tử: Công việc đã thực từ công đoạn xác định giá trị tài liệu điện tử, song đến giai đoạn thu thập phải đánh giá cách tổng hợp để đảm bảo tính khoa học giá trị khối tài liệu điện tử thu thập vào lưu trữ Nhà nước Lựa chọn phương tiện thu thập - chuyển giao tài liệu điện tử: Đối với công tác thu thập - chuyển giao tài liệu điện tử sử dụng vật mang tin có dung lượng lớn, chuyển giao nhiều hình thức: ổ cứng di động, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến tiết kiệm thời gian, kho tàng, nhân lực Thực việc chép liệu, chép khối tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động quan/tổ chức sản sinh tài liệu lưu trữ phương tiện lưu trữ thông tin số như: băng tuyến tính số (DLT IV, không nén); băng tuyến tính - mở (LTO); băng rãnh; đĩa CD ghi (CR-R); đĩa (lưu giữ trực tuyến gần tuyến tính) Cùng với lựa chọn thay đổi phương tiện lưu trữ là sự nâng cấp tảng công nghệ Các băng thực môi trường công nghệ sử dụng môi trường công nghệ phải có biện pháp kịp thời để xử lý Cơ hội công tác thu thập, bảo quản tài liệu điện tử vật mang tin có dung lượng lớn, chuyển giao nhiều hình thức: băng từ, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến tiết kiệm thời gian, kho tàng, nhân lực Bên cạnh thách thức tốc độ thay đổi công nghệ cho thấy bất kỳ lựa chọn khuôn thức phương tiện chuyển giao mang tính nhất thời Vì khơng có yêu cầu cụ thể phương tiện lưu trữ nên việc lựa chọn trách nhiệm chủ yếu dựa nhân tố ảnh hưởng đến quan lưu trữ Vì nỗ lực lưu trữ khơng đơn bảo quản tài liệu mà yếu tố truy cập, khai thác sử dụng tài liệu yếu tố quan trọng công tác lưu trữ Trong trình thu thập tài liệu điện tử, cần phải xem xét vấn đề: khuôn thức tệp liệu chuyển giao chấp nhận; xác định cần phải làm tài liệu bị mất khơng hồn chỉnh có vấn đề tính xác thực tài liệu; xác định phương tiện chuyển giao: chuyển giao phương tiện số băng đĩa quang hay chuyển giao trực tuyến Chuyển giao băng thao tác chép liệu sang băng, thường thực cách sử dụng phần mềm lưu, phần mềm thường có tính độc quyền cao, giá thành đắt Vì vậy, việc lựa chọn phương tiện chuyển giao cần phải cân nhắc thoả thuận trước với quan/tổ chức sản sinh tài liệu nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Sau tài liệu thu thập lưu trữ lịch sử, vấn đề quan trọng nhất khó khăn nhất cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử là: trì thành phần tài liệu điện tử siêu liệu liên quan; tái tạo tài liệu bảo đảm tính xác thực ban đầu Tái tạo lại tài liệu điện tử việc khôi phục lại nó, tức xếp lại thành phần số hố trình bày dạng ban đầu Ví dụ thơng tin trang web, dạng văn bản, hình ảnh nội dung trang web đọc thơng qua trình duyệt web Thế nhưng, trang web thường khơng có tệp ảnh thành phần ảnh thay vào phần văn dẫn cách làm cho hình ảnh xuất trang Bản thân hình ảnh lưu dạng thành phần tách rời khỏi trang web Vì vậy, có ít nhất hai thành phần cần xếp lại để tạo thành trang web sau khôi phục đọc nội dung trang web thông qua trình duyệt web Như vậy, thực tế phải bảo quản: nội dung trang web bao gồm thành phần dẫn; thành phần hình ảnh kèm; trình duyệt web Trong trình bảo quản mà cần ba yếu tố thay đổi tái tạo lại nội dung ban đầu trang web Đây thực thách thức lớn người làm công tác lưu trữ thời đại công nghệ liên tục thay đổi mà dung lượng lưu trữ tài liệu điện tử ngày lớn quan lưu trữ  .. .Chương THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ Chương THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ 5. 1 Nguồn thành phần bở sung TLĐT 5. 2 Quy trình thu thập TLĐT vào lưu trữ 5. 2.1... quy định thu thập tài liệu lưu trữ điện tử: Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng thu thập hai loại Quy định pháp lý thu thập bổ sung TLĐT vào lưu trữ Điều... lưu trữ 5. 2.1 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan 5. 2.2 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử Quy định pháp lý thu thập bổ sung TLĐT vào lưu trữ Điều Nghị