TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: Đại học Quản trị văn phòng k1a BÁO CÁO THỰC TẬP NGHÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A KHÓA HỌC ( 2012 – 2016 ) Tên quan: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông (INTRACOM) Địa chỉ: Đường Phúc Diễn-Bắc Từ Liêm-Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Kim Anh Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI – 2016 Địa giao dịch Tầng24 Tòa nhà INTRACOM Đường Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội LỜI CẢM ƠN Vậy chặng đường sinh viên dần đến kỳ kết thúc, sau kỳ học lý thuyết giảng đường Đại học Nội vụ Hà Nội, chúng em có hội tìm hiểu khác biệt với lý thuyết học tập với thực tế công việc người làm cơng tác Hành tập tháng 1/2016 vừa qua Và chúng em thực công việc hành văn phòng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Qua em xin gửi lời cảm ơn đến: Thầy, cô khoa Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trang bị cho em kiến thức, kỹ suốt gần bốn năm học vừa qua Em xin cảm ơn Th.s: Lâm Thu Hằng hướng dẫn chúng em viết bào báo cáo thu hoạch giải đáp thắc mắc, khó khăn q trình thực tập Về phía Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông em xin chân thành cảm ơn Chú: Nguyễn Thanh Việt Chủ tịch HĐQT- Kiêm TGĐ công ty, chị Nguyễn Thị Kim Anh-Phụ trách Văn phòng tồn thể anh, chị công ty tạo điều kiện, hướng dẫn em suốt trình thực tập quan Em xin chân thành cảm ơn Bài thu hoạch thực suốt trình thực tập phận Hành văn phong cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông, có cố gắng thời gian thực tập xong thời gian có hạn khối lượng cơng việc hành thực cơng ty nhiều nên khơng báo cáo thực tập mà q trình thực tập khơng thể tránh khỏi sai sót, hạn chế Vì em mong nhận đóng góp ý kiến từ phía thầy, cơ, Ban lãnh đạo, anh chị công ty Cổ phần INTRACOM bạn bè để báo cáo hoàn thiện để em vững vàng chuyên môn nghiệp vụ Bộ để bổ xung thiếu để hoàn thiện, vững vàng chuyên môn nghiệp để em thực công việc tốt sau trường làm thực tế quan, doanh nghiệp Em xin chân thành Sinh viên Nguyễn Thị Nguyệt A.LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài: Đề tài: “Tìm hiểu tổ chức lưu trữ cơng ty Cô phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông” Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú.Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng.Cơng tác hành có vai trò quan trọng góp phần phát triển doanh nghiệp phát triển, nghiệp cụ cơng tác hành công tác Lưu trữ, việc lưu trữ thực tốt có ý ngĩa vơ to lớn phát triển doanh Để tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn việc thực cơng tác lưu trữ, q trình thực tập cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thơng em xin thưc đề tài: “ Tìm hiểu công tác Lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông” Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu chung đề tài - Hồn thiện cơng tác lưu trữ cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 2.2 Mục tiêu cụ thể đề tài - Tìm hiểu lý luận chung cơng tác lưu trữ - Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ Doanh nghiệp - Đánh giá ưu nhược điểm công tác lưu trữ Doanh nghiệp tiến hành - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu:Công tác lưu trữ - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng cơng ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thơng , địa Tầng 24 tòa nhà Intracom Phường Phúc Diễn-Quận Bắc Từ Liêm Do hạn chế thời gian không gian nghiên cứu nên đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề công tác lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Nguồn tài liệu tham khảo  Giáo trình - Giáo trình Lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội-Nhà xuất Giao thông vận tải năm 2009 - Giáo trình nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Văn quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn công tác Lưu trữ như: - Luật lưu trữ số 01/2001-QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 nam 1012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ  Tạp chí - Tạp chí văn thư lưu trữ Lịch sử vấn đề nghiên cứu Viết chuyên đề lưu trữ quan, doanh nghiệp có nhiều tác giả viết, thực tế công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp nhiều vấn đề dẫn đến việc thực công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp chưa thực tốt thực trạng nên có nhiều báo, tạp chí nghiên cứu cơng tác lưu trữ, số đề tài lưu trữ tiêu biểu như: - “ Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tác giả Vương Đình Quyền - “ Phương pháp hủy tài liệu quan” tác giả Dương Văn Khảm - “Lưu trữ tài liệu khoa hoạc kỹ thuật” tác giả Nguyễn Minh phương Phương pháp nghiên cứu  Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp thu thập thông tin thực cách: nghiên cứu tài liệu sách báo, tạp chí viết đề tài lưu trữ, nghiên cứu thu thập thông tin văn quy phạm pháp luật quan nhà nước việc quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ  Thứ hai: Phương pháp quan sát - Quan sát q trình thực cơng tác lưu trữ công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng Để từ đánh giá thực trạng mọt cách khách quan  Thứ ba: Phương pháp Mô tả: - Phương pháp thể việc mô tả lại khâu quy trình thực cơng tác để người hình dung thứ tự công việc cần phải làm theo quy trình lưu trữ  Thứ tư: Phương pháp phân tích- so sánh: - Phương pháp sử dụng đề tài việc phân tích so sánh thực trạng cơng tác lưu trữ doanh nghiệp có đngs với quy định nhà nước công tác lưu trữ hay chưa? Để từ đưa hướng điều chỉnh giải cách tốt nhât, nhằm nâng cao hiệu công tác Bố cục đề tài Đề tài “ Tìm hiểu cơng tác lưu trữ công ty Cổ phần đầu tư xâ dựng hạ tầng Giao thông” gồm 03 phần - thứ nhất: Lý luận chung công tác lưu trữ - Thứ hai: Thực trạng công tác lưu trữ công ty - Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hồn thiện cơng tác lưu trữ công ty PHẦN KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thơng Q trình hình thành phát triển cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (Intracom) - Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (viết tắt INTRACOM) doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002 - Intracom cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số: 0103010756 Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 - Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán cơng nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… Trụ sở giao dịch công ty Cổ phần Đầu tư Xây dụng hạ tầng Giao thông Dự án Intracom 2Đường: Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm thực nhiều cơng trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông INTRACOM đạt nhiều thành tích lĩnh vực đầu tư xây dựng Bằng khen Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho đối tác, khách hàng “an lạc-hạnh phúc” nên cơng trình INTRACOM ln đáp ứng u cầu kỹ thuật mỹ thuật Chính lẽ đó, thương hiệu INTRACOM dần khẳng định thị trường cạnh tranh ngành xây dựng * Lĩnh vực kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh bao gồm lĩnh vực chính: 1- Đầu tư bất động sản 2- Đầu tư dự án thuỷ điện 3- Đầu tư tài chính, 4- Đầu tư cơng trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện 5- Sản xuất vật liệu xây dựng 6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng cơng trình giao thơng, thủy lợi, dân * Q trình hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông - Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông (viết tắt INTRACOM) doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002 Intracom cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số: 0103010756 Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 - Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng cơng ty ngày  Bảo quản tài liệu kho lưu trữ Để nhìn cách tổng thể đánh giá thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu trữ tầng 21 với khối tài liệu hình thành trình hoạt động công ty từ năm 2010 trở trước, em xin đưa số hình ảnh cụ thể việc tài liệu bảo quản kho tầng 21 sau: Hình ảnh Hình ảnh Hình ảnh - Kho lưu trữ tầng 21 để tài liệu lưu trữ công ty xong kho chưa trang bị phương tiện kỹ thuật, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như: máy hút bụi, quạt thơng gió, bình phòng cháy chữa cháy có cố cháy nổ sảy - Cách nắp đặt giá để tài liệu chưa mang tính khoa học, hiệu quả, trạng giá kệ để lung tung khơng nắp đặt tài liệu khơng có chỗ để phải để đất diễn - Do kho lưu trữ tầng 21 chưa có người phục trách vào nên khơng kiểm soát số lượng người vào kho lưu trữ tìm tài liệu, điều gây bất lợi cho cơng ty không quy trách nhiệm tài liệu bị hay thất lạc - Tài liệu chưa xếp theo quy định, chưa xếp khoa học, hộp tài liệu để lung tung đất - Tài liệu cặp hồ sơ chưa dược làm danh mục, chưa đánh số tờ việc không đánh số tờ văn gây nhiều khó khăn cong tác bảo quản tài liệu, dẫn đến việc bị tài liệu Ví dụ như: Quyết định HĐQT có 15 trang xong trang văn khơng đánh số tờ khơng đóng dấu giáp lai dẫn đến việc bị or vài trang văn bản, có đối tượng xấu bỏ thêm trang văn khác gây hại đến cơng ty, cần đánh trang văn bản, nộp văn vào lưu trữ quan cán văn thư có trách nhiệm kiêm tra xem hồ sơ, tài liệu hoàn thiện theo quy định việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hay chưa cuối nhân viên lưu trữ phải viết biên giao nộp tài liệu lưu trữ - Các cặp tài liệu chưa ghi thơng tin văn có cặp hồ sơ tài liệu gì? Năm bao nhiêu? Của đơn vị nào? Từ ngày đến ngày bao nhiêu? - Các tài liệu CVD để xuống đất mà chưa có cách bảo quản khác, việc để đĩa VCD xuống đất bị hư hỏng làm thông tin quan trọng công ty - Tình trạng tài liệu hết hạn bảo quản nhiều kho mà chưa tiến hành tiêu hủy tài liệu tài liệu bị mục, cũ, mối mọt chưa phục hồi để bảo quản cách tốt b Đối với kho tầng 24: Một số hình ảnh lưu trữ tài liệu tầng24 Để có nhìn tổng quát thực trạng kho lưu trữ tầng 24 công ty nay, sau số hình ảnh kho lưu trữ tầng 24 chụp lại trng trình khảo sát để tiến hành thực cơng tác lưu trữ nhóm sinh viên thực tập cơng ty Hình ảnh hình ảnh - Cũng giống việc lưu trữ kho tầng 21 kho lưu trữ tầng 24 tình trạng tài liệu chưa xếp hợp lý - Trong kho lưu trữ nơi để công cụ, dụng cụ,chưa tách bạch kho lưu trữ nơi để trnag thiết bị, công cụ, dụng cụ - Tài liệu kho chưa phân chia rõ ràng, chưa làm danh mục, chưa đánh tên cho cặp hồ sơ - Vẫn tượng tài liệu chất đống sàn nhà - kho lưu trữ có khen, giấy khen chưa cất giữ, - Kho lưu trữ tầng 24 chưa lắp đặt thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ như: điều hòa, máy hút bụi, quạt thơng gió - Trong kho chưa có thiết bị phòng cháy cháy chữa cháy có tình xấu sảy - Mặc dù giá, kệ để tài liệu xong giá kệ khơng nắp đặt mà vất ngổn ngang tài liệu lưu trữ nhiều phải để xuống đất - Trong kho lưu trữ chưa vệ sinh thường xuyên - Kho lưu trữ khơng khóa lại, đẫn đến thực trạng muốn vào được, điều vô nguy hiểm cơng ty khơng kiểm sốt vào lấy tài liệu, hay lấy tài liệu xong mà không đem trả lại chỗ cũ khiến tài liệu bị mát, hay tài liệu sử dụng không theo quy định gây tổn thất thiệt hại đến công ty Phần KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Lưu trữ có vai trò quan trọng đến hoạt động cơng ty, công tác lưu trữ công ty chưa thể tính chuyên nghiệp hiệu quả, việc tra tìm tài liêu lưu trữ khó khăn, nhiều văn bị thất lạc Để cho hoạt động hành bao gồm cơng tác Lưu trữ công ty thực tốt, ban lãnh đạo cơng ty, tồn thể cán bộ, cơng nhân viên cần quan tâm đến công tác lưu trữ 3.3.1 Ưu điểm Tổ chức lưu trữ công ty Ban lãnh đạo nhận thức ý nghĩa tầm quan trọng việc lưu trữ tài liệu; bước đầu có tổ chức thực cơng tác lưu trữ việc bối trí hai kho lưu trữ tầng 21 tầng 24 với diện tích gần 50m Nhiều cán bộ, nhân viên tâm huyết tích cực hợp tác, trao đổi cởi mở, đưa ý kiến đóng góp cho cơng tác lưu trữ cơng ty Kho lưu trữ cơng ty có diện tích rộng phù hợp va thuận tiện cho cơng tác cất giữ bảo quản tài liệu Hầu hết tài liệu hình thành trình sản xuất cơng ty có giá trị đưa tập trung đưa vào kho Lưu trữ 3.3.2 Hạn chế công tác Lưu trữ cơng ty Hồ sơ tài liệu để lộn xộn, hộp hồ sơ chưa đánh số, chưa ghi tên loạichưa phân chia năm gây khó khăn thời gian cho trình chỉnh lý tra cứu tài liệu Hồ sơ văn văn không đánh số tờ dẫn đến tình trạng nhiều văn cũ giá trị cơng ty bị hay thất lạc đồng thời gây nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu Trong tập hồ sơ lưu trữ khơng có tờ kết thúc ghi tóm tắt tình trạng vật lý, danh mục hồ sơ tài liệu chỗ khó đọc văn hồ sơ, khiến người đọc công tác chỉnh lý tài liệu sau gặp nhiều khó khăn làm nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, nghiên cứu Cán chuyên trách làm cơng tác lưu trữ Điều kiện bảo quản kho nhiều thiết xót va han chế: khơng có quạt thơng gió, máy đo nhiệt độ độ ẩm, máy hút ẩm… dẫn đến tình trạng số tài liệu bị mối mọt, nhòe chữ Chưa xây dựng nội quy, quy định lưu trữ Hiện cơng ty tồn hai kho đựng tài liệu dẫn đến tình trạng tài liệu hồ sơ khơng tập trung thống trước hết nên thống hai kho lưu trữ việc quản lý hồ sơ tài liệu tập trung thống Một số dụng cụ tranh ảnh, để với kho tài liệu lưu trữ chiếm diện tích để tài liệu, gây khó khăn cho việc lại, thiếu mỹ quan bước vào kho tài liệu Còn tồn tình trạng cán , nhân viên cơng ty cần tài liệu phục vụ cho trình làm việc sau sử dụng xong không để vào vị trí dẫn đến tình trạng mát thất lạc tài liệu 3.3.3 Nguyên nhân - Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng cơng ty đội ngũ phụ trách cơng tác lưu trữ có 01 người số lượng hồ sơ cơng việc lại nhiều dẫn đến khơng thể kiểm sốt chặt chẽ công tác lưu trữ - Cán bộ, công nhân viên công ty chưa hiểu hết tầm quan trọng công tác lưu trữ - Cán bộ, công nhân viên chưa tham gia lớp tập huấn ngắn hạn nghiêp vụ lưu trữ, điều gây khó khăn việc thực công tác lưu trữ công ty - Do di chuyển thay đổi địa điểm văn phòng lô C2F cụm công nghiệp Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy chuyển văn phòng đến Tòa nhà Intracom thuộc Phú Diễn- Bắc Từ Liêm nên tài liệu hồ so di chuyển khơng tránh khỏi tình trạng bị thất lạc, kho tài liệu xếp lộn xộn ngổn ngang - Thực trạng công tác lưu trữ cơng ty có góp phần việc cơng ty chưa có văn quy định thức nội quy, quy định nghiệp vụ lưu trữ dẫn đến tình trạng cán cơng nhân viên không thực tốt công tác lưu trữ 3.2 Đề xuất kiến nghị Trước trạng lưu trữ công ty, em xin đưa số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ sau:  Đề xuất quy chế, kho lưu trữ Việc quan trọng cần phải làm xây dựng quy chế văn thư lưu trữ cơng ty cho phòng ban thực Để toàn thể cán bộ, nhân viên hiểu tầm quan trọng công tác Lưu trữ, trách nhiệm nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan, Công ty cần phải liên kết với trường đại học, trung tâm đào công tác lưu trữ đến tâp huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho nhân viên công ty Công ty cần tuyển nhân viên có chun mơn làm cơng tác Lưu trữ chuyên trách, chịu trách nhiệm thực công tác lưu trữ tài liệu công ty Trước việc lưu trữ hai kho, diện tích sử dụng kho lưu trữ tầng 21 , nên để tài liệu lưu trữ vào kho tầng 21 kho tầng 24 làm kho để công cụ, trang thiết bị chưa dùng đến phòng ban Kho tầng 21 cần nắp thêm giá kệ để tài liệu, tránh trường hợp tài liệu để xuống sàn nhà  Về nghiệp vụ công tác lưu trữ công ty cần tiến hành sau: Thứ nhất: Về công tác thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ: - Việc thu thập bổ sung tài liệu Luu trữ cần tiến hành cách thường xuyên - Nguồn thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ tài liệu từ đơn vị, phòng ban thuộc cơng ty - Theo điều 11 luật Lưu trữ số 01/2011-QH13 thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu thời hạn 01 năm kể từ ngày cơng việc kết thúc Hoặc thời gian 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán.Thời gian lưu lại hồ sơ tài liệu đơn vị không 02 năm kể từ ngày tài liệu đến hạn nộp lưu -Trước quy định việc thu thập, bổ sung tài liệu công ty cần phải tiến hành thường xuyên công tác thu thập bổ sung tài liệu.để khơng tượng tài liệu có giá trị quan trọng khơng đượ bảo quản cách hợp lý, dẫn đến việc bị tài liệu, tài liệu quan trọng bị thất lạc bên ngồi cơng ty Thứ hai: Về cơng tác xác định giá trị tài liệu: Việc xác định giá trị tài liệu phải tiến hành cách thường xuyên, thực từ phòng ban, đơn vị phục vụ cho công tác nộp hồ sơ vào Lưu trữ sau thời hạn nộp tài liệu vào Lưu trữ quan đến Công ty nên thường xuyên kiểm tra công tác xác định giá trị tài liệu đơn vị, phòng ban mình, công tác thu thập, bổ sung tài liệu tiến hành cách tốt Thứ ba: Về công tác chỉnh lý tài liệu - Do tài liệu kho lưu trữ chưa bối trí, xếp, bảo quản cách kho học, Cơng ty nên tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu cách định kỳ năm/1 lần, để tránh tình trạng tồn động nhiều tài liệu hết hạn kho, dẫn đến việc khơng khơng gian để bảo quản tài liệu từ phòng ban cơng ty - Cần phân chia tài liệu theo phòng ban theo năm Đối với Văn phòng cơng ty: hồ sơ tài liệu chủ yến văn hành chính, tài liệu xếp theo năm - Đối với phòng, Thủy điện, kế hoạch-kỹ thuật, dự án tài liệu cần xếp theo dự án - Hồ sơ tài liệu cần phải làm danh mục bên ngồi để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu sau Mẫu danh mục tài liệu hồ sơ cụ thể hóa sau: stt Số Ngày, Cơ quan Trích Nơi nhận Tờ số Ghi Văn Bản tháng yếu ND Thứ tư: Bảo quản tài liệu Lưu trữ - Đối với tài liệu đĩa VCD, Cần có hộp để riêng kê nên giá kệ không để sàn nhà - Nhân viên lưu trữ cần phải kiểm tra kho thường xuyên, vào kho cần phải khóa cửa tránh tình trạng cán bộ, nhân viên vào mượn tài liệu mà xong không để tài liệu lưu trữ vào vị trí cũ dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu quan trọng - Phòng Lưu trữ tầng 21 cần phải lắp thêm quạt thơng gió, để phòng thống phục vụ cho việc bảo quản tài liệu - Ngoài quạt thơng gió, phòng lưu trữ cần trang bị thêm bình cứu hỏa, để khắc phục hậu kịp thời kh có hỏa hoạn xảy - Phòng lưu trữ cân trang bị thêm máy hút bụi, để tài liệu lưu trữ bảo quản cách tốt Thứ năm: Đối với việc khai thác bảo quản tài liệu Việc sử dụng tài liệu cần phải làm cách chặt chẽ Cán bộ, công nhân viên phải làm tuân thủ tính bí mật quan Khi cá nhân, đơn vi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải làm phiếu xin xác nhận.rồi lấy tài liệu, sau mượn xong cần phải nộp lại tài liệu lưu trữ theo thời gian đăng ký vào phiếu mượn tài liệu Mỗi cán bộ, cá nhân có nhu cầu mượn tài liệu lưu trữ cần có trách nhiệm việc tuân thủ theo quy trình việc mượn tài liệu lưu trữ Và có trách nhiệm bảo vệ tài liệu Thứ sáu: Đối với việc thống kê tài liệu lưu trữ Từ việc thống kê Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị công tác lưu trữ công ty Trong kho nên bố trí nhiệt kế ẩm kế để đo so sánh nhiệt độ, độ ẩm kho cho nhiệt độ va độ ẩm kho giữ mức quy định: Với nhiệt độ 18 0C 220C, độ ẩm tương đối 45%- 55%, nên sử dụng thêm hóa chất hút ẩm silicagel để chống ẩm cho hộp đựng tài liệu Hệ thống phòng cháy chữa cháy kho cần coi trọng bổ sung thêm chng báo cháy đặt kho bình xịt cứu hỏa Do tai liệu kho giấy nên công ty nên trang bị kho 02 loại bình cứu hỏa bình bột Tetraclorua cacbon va bình CO2 để đảm bảo không làm hư hại tài liệu đến mức tối đa chữa cháy Ngồi cơng ty nên thường xuyên hút bụi kho cần có biện pháp khác để chống lại loại nấm mốc, mối mọt hay loại côn trùng gây hại: Sử dụng loại thuốc diệt mối, mọt hay gián… để đảm bảo điều kiện tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 3.2.4 Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ Công tác văn thư công tác lưu trữ thực chất hai khái niệm khác lại có mối quan hệ chặt chẽ với Chính vậy, hai cơng tác ln gọi thành để mối quan hệ mât thiết chúng Trong hoạt động văn phòng, hai cơng tác hoạt động bổ sung hỗ trợ cho Nếu công tác văn thư thực hiệu tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Tài liệu hồn thiện từ khâu văn thư giảm tải bớt cho công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi đỡ thời gian tiền bạc hay cơng sức Ví dụ cơng tác lâp hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ tiến hành công tác văn thư cách cẩn thận kỹ lưỡng chuyển sang phận lưu trữ tài liệu không cần phải xếp hay kiểm tra từ tiết kiệm nhiều thời gian đồng thời giảm bớt khâu lưu trữ giúp công tác lưu trữ bớt rườm rà dễ gây nhàm chán Bởi ăn khớp hai yếu tố văn thư lưu trữ mang lại hiệu cao công việc 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Tiến hành xây dựng phần mềm quản lý tài liệu đưa giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý hồ sơ tai liệu Với phần mềm việc quản lý hồ sơ tài liệu trở nên khoa học, chuyên nghiệp xác PHỤ LỤC ... thời gian thực tập xong thời gian có hạn khối lượng cơng việc hành thực cơng ty nhiều nên không báo cáo thực tập mà q trình thực tập khơng thể tránh khỏi sai sót, hạn chế Vì em mong nhận đóng... có nhiều tác giả viết, thực tế công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp nhiều vấn đề dẫn đến việc thực công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp chưa thực tốt thực trạng nên có nhiều báo, tạp chí nghiên cứu... trữ thực công việc theo phân công Trưởng phòng Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ tuần kế hoạch tuần tới, làm công việc phát sinh theo phân cơng Trưởng phòng, quản lý trang thiết bị giao có hiệu Thực