QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI CƠNG TY CP QUỐC TẾ SƠN HÀ Mở đầu Bất kỳ doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải hội đủ hai yếu tố, nhân lực vật lực Trong đó, nhân lực đóng vai trò quan trọng, có tính định tới tồn phát triển doanh nghiệp Một là, cạnh tranh ngày gay gắt thị trường nên doanh nghiệp muốn tồn phát triển buộc phải cải tiến tổ chức theo hướng tinh giảm gọn nhẹ, động, yếu tố người mang tính định Con người - với kỹ năng, trình độ mình, sử dụng công cụ lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo sản phẩm hàng hoá cho xã hội Quá trình tổ chức điều khiển người Con người thiết kế sản xuất hàng hoá dịch vụ, kiểm tra chất lượng, đưa sản phẩm bán thị trường, phân bố nguồn tài chính, xác định chiến lược chung mục tiêu cho tổ chức Khơng có người làm việc có hiệu tổ chức đạt đến mục tiêu Hai là, tiến khoa học kỹ thuật với phát triển kinh tế buộc nhà quản trị phải biết làm cho tổ chức thích ứng Do đó, việc thực nội dung hoạch định, tuyển dụng, trì, phát triển, đào tạo, động viên tạo điều kiện thuận lợi cho người thông qua tổ chức, nhằm đạt mục tiêu định trước vấn đề quan tâm hàng đầu Ba là, nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho nhà quản trị đạt mục đích, kết thơng qua người khác Một quản trị gia lập kế hoạch hồn chỉnh, xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra đại xác, v.v…nhưng nhà quản trị thất bại khơng biết tuyển người cho việc, cách khuyến khích nhân viên làm việc Để quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần biết cách làm việc hòa hợp với người khác, biết cách lơi kéo người khác làm cho Bốn là, nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho nhà quản trị học cách giao dịch với người khác, biết tìm ngôn ngữ chung biết nhạy cảm với nhu cầu nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên xác, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh sai lầm tuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực mục tiêu tổ chức mục tiêu cá nhân, nâng cao hiệu tổ chức đưa chiến lược người trở thành phận hữu chiến lược kinh doanh doanh nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác tổ chức Một nội dung quan trọng việc quản trị nguồn nhân lực tuyển dụng Trong phần này, chúng tơi trình bày Quy trình tuyển dụng Cơng ty CP Quốc tế Sơn Hà: GIỚI THIỆU VỀ SƠN HÀ Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà - tiền thân Cơng ty TNHH Cơ Kim khí Sơn Hà thành lập từ năm 1998 Trải qua trình nỗ lực khơng mệt mỏi, từ sở sản xuất bồn chứa nước Inox, Sơn Hà định hướng phát triển thành nhà sản xuất thép không gỉ hàng đầu Việt Nam Các sản phẩm mang thương hiệu SƠN HÀ khẳng định chỗ đứng vững trái tim người tiêu dùng Việt Nam bạn hàng tin cậy nhiều đối tác quốc tế Các mốc phát triển chính: - 17/11/1998: Cơng ty TNHH Cơ Kim khí Sơn Hà thành lập - 30/10/2007: Cơng ty TNHH Cơ Kim khí Sơn Hà chuyển đổi thành CTCP Quốc tế Sơn Hà - 10/2009: CTCP Quốc tế Sơn Hà trở thành công ty đại chúng - 30/12/2009: cổ phiếu CTCP Quốc tế Sơn Hà giao dịch phiên Sở giao dịch Chứng khốn Tp Hồ Chí Minh QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI SƠN HÀ 2.1 Lưu đồ tuyển dụng 2.2 Mơ tả lưu đồ quy trình tuyển dụng: 2.2.1 Yêu cầu tuyển dụng: - Khi có nhu cầu tuyển dụng (bổ sung thay thế), Phụ trách đơn vị phải ghi thông tin yêu cầu vào biểu mẫu “Phiếu yêu cầu tuyển dụng” BM.01QT.28/P.HCNS lấy xác nhận PTGĐ phụ trách chuyển cho Phòng HCNS trước 15 ngày công nhân (lao động sản xuất trực tiếp) 30 ngày cán nhân viên (lao động gián tiếp, bán trực tiếp) Trong phải mơ tả rõ u cầu trình độ đào tạo, kinh nghiệm chun mơn, yêu cầu khác cần có ứng viên, việc tuyển dụng vị trí - Trường hợp tuyển dụng theo nhu cầu định từ cấp lãnh đạo, P.HCNS có trách nhiệm hồn thành Phiếu u cầu tuyển dụng nói - Ngồi ra, nhằm sơ chuẩn bị nguồn lực cho năm, trước kết thúc tháng 12 hàng năm, Bộ phận có trách nhiệm lập gửi đến P.HCNS Bản Kế hoạch tuyển dụng cho năm theo BM.11-QT.28/P.HCNS 2.2.2 Phê duyệt Yêu cầu tuyển dụng: - Trưởng phòng HCNS kiểm tra thông tin yêu cầu tuyển dụng BM.01QT.28/P.HCNS (hoặc Kế hoạch tuyển dụng năm – BM.11-QT.28/P.HCNS), vào tình hình cụ thể xem xét tính hợp lý ký xác nhận trình duyệt PTGĐ phụ trách HCNS - PTGĐ xem xét tổng thể tình hình sản xuất kinh doanh, sách nhân ngắn hạn – dài hạn, định biên nhân tình hình thực tế xem xét phê duyệt hay không Yêu cầu tuyển dụng - BM.01-QT.28/P.HCNS (hoặc Kế hoạch tuyển dụng năm – BM.11-QT.28/P.HCNS) - Các trường hợp không chấp nhận P.HCNS PTGĐ có phản hồi lý khơng đồng ý, phân tích để đơn vị nắm chủ trương yêu cầu chỉnh sửa hay hủy bỏ 2.2.3 Lập / duyệt phương án kế hoạch tuyển dụng: - Căn vào yêu cầu tuyển dụng đơn vị, định kỳ thứ Hai hàng tuần nhân viên tuyển dụng lập Phương án Kế hoạch tuyển dụng theo biểu mẫu BM.02-QT.28/P.HCNS trình Phó Tổng Giám đốc phụ trách HCNS phê duyệt - Thông thường việc tuyển dụng thực sau: o Với lao động phổ thông, công nhân: sơ tuyển, vấn trực tiếp, thử tay nghề (nếu có); o Với cấp nhân viên trở lên: sơ tuyển, thi viết (IQ, EQ, Tiếng Anh, tin học, nghiệp vụ), vấn trực tiếp o Với cấp trưởng/phó phòng trở lên: ngồi việc sơ tuyển, thi viết, vấn trực tiếp, phải khảo sát thực tế làm báo cáo cho Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc phụ trách trực tiếp phòng ban/đơn vị - Các trường hợp đặc biệt khác bước tuyển dụng thay đổi, lựa chọn nhiều hình thức thi tuyển như: sơ tuyển thi viết vấn trực tiếp cho khảo sát… (trường hợp đặc biệt Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc phụ trách HCNS phê duyệt) 2.2.4 Tổ chức tuyển dụng: a) Thông báo tuyển dụng - Sau Phó Tổng Giám đốc phụ trách HCNS phê duyệt Phương án tuyển dụng, Phòng HCNS thực việc đăng tải thơng tin tuyển dụng b) Nhận hồ sơ ứng viên - Phòng HCNS chịu trách nhiệm thu nhận toàn hồ sơ ứng viên - Các ứng viên tham gia dự tuyển cần nộp Phiếu đăng ký tuyển dụng (BM.03-QT.28/P.HCNS) Đơn đăng ký ứng tuyển (BM.03.AQT.28/P.HCNS) trực tiếp, qua bưu điện qua email đăng tuyển công ty - Phòng HCNS thực cập nhật quản lý thông tin ứng viên dự tuyển file excel… (trong trường hợp cơng ty chưa có phần mềm quản trị nhân sự) c) Sơ tuyển: - Sơ loại hồ sơ: Trong vòng tuần kể từ ngày hết hạn thu nhận hồ sơ theo Thơng báo tuyển dụng, Phòng HCNS có trách nhiệm thực sơ loại, chọn lọc ứng viên d) Chuẩn bị đề thi, đáp án: - Trưởng phòng HCNS phối hợp đơn vị/đơn vị nghiệp vụ Công ty chuẩn bị đề thi lấy từ Ngân hàng đề thi sẵn có cơng ty - Thơng thường tối đa 02 ngày kể từ có yêu cầu Trưởng phòng HCNS, Trưởng đơn vị/đơn vị nghiệp vụ phải hoàn thành việc chuẩn bị đề thi - Mỗi mơn thi phải có 01 đề thi kèm đáp án thang điểm chấm thi e) Sao đề thi: - Đề thi trước thời gian thi tối đa ngày, trừ trường hợp đặc biệt khác có phê duyệt Phó TGĐ phụ trách HCNS - Đề thi phải đủ số lượng cần thiết tối đa 02 dự phòng Tất thừa hỏng phải hủy chỗ - Tùy theo tính chất đợt tuyển dụng, Phó Tổng Giám đốc phụ trách HCNS định thi viết có phách để đảm bảo tính cơng bằng, minh bạch thi tuyển Trưởng phòng HCNS chịu trách nhiệm đạo làm phách cho thi f) Tổ chức thi: - Trưởng phòng HCNS cử cán chịu trách nhiệm trực tiếp giám sát tồn q trình thi tuyển, đảm bảo theo quy định Công ty; - Cán coi thi phát đề thi cho ứng viên thông báo thời gian bắt đầu thi; - Hết làm thi, cán coi thi thu chuyển thi phòng HCNS g) Chấm thi: - Các thi nghiệp vụ đơn vị nghiệp vụ chấm, thi khác IQ, EQ, Tiếng Anh Phòng HCNS thực Một thi phải có 02 người chấm Các cán chấm thi ký, ghi rõ họ tên vào bên cạnh điểm chấm thi - Sau hoàn thành việc chấm điểm, thi chuyển lại cho Phòng HCNS để thực việc lên điểm cho ứng viên - Phòng HCNS thực việc chọn lọc ứng viên đủ tiêu chuẩn qua vòng thi viết trình Phó TGĐ phụ trách HCNS Tổng Giám đốc phê duyệt h) Thông báo kết thi viết cho ứng viên hẹn lịch vấn: - Phòng HCNS thông báo kết thi viết lịch vấn (nếu cần thiết) đợt tuyển dụng website công ty email ứng viên; - Trường hợp chưa thông báo lịch vấn website email, Phòng HCNS liên lạc với ứng viên mời vấn (qua điện thoại) để thông báo lịch vấn; Trường hợp cần thiết gửi thư mời tham dự vấn cho ứng viên i) Phỏng vấn: - Trình tự buổi vấn thơng thường bao gồm: - Chào đón ứng viên; - Đặt câu hỏi nhằm kiểm tra lại làm rõ thông tin ứng viên cung cấp Đăng ký ứng tuyển; - Đặt câu hỏi chi tiết nhằm kiểm tra thêm kiến thức lý thuyết, kinh nghiệm thực tế, khả tư duy, phân tích, khả tiếp thu, độ nhạy bén, tính cách, hành vi ứng xử để xác định phù hợp ứng viên vị trí tuyển dụng; - Trao đổi nội dung liên quan đến cơng việc vị trí tuyển dụng, tạo hội cho ứng viên đặt câu hỏi để tìm hiểu thơng tin vị trí tuyển dụng Công ty; - Nếu ứng viên thể tốt buổi vấn, người vấn thỏa thuận (khơng thức) mức lương tiếp nhận ứng viên; - Kết thúc vấn, chào tạm biệt ứng viên; Tham gia vấn có: Trưởng phòng hành nhân , Trưởng phòng ban/đơn vị liên quan, Nhân viên tuyển dụng ứng viên Đối với vị trí cấp Trưởng phòng tương đương phải có tham gia Ban Tổng giám đốc - Kết vấn thể BM.04-QT.28/P.HCNS Kết thi kết vấn lưu vào túi hồ sơ nhân bảo quản • Trường hợp ngoại lệ: Trường hợp ngoại lệ theo định chấp thuận Ban Tổng giám đốc, việc tuyển dụng bỏ qua bước yêu cầu, thông báo, vấn, thi tuyển hay không cần qua thử việc … Nhân viên tuyển dụng có trách nhiệm lập “Phiếu xác nhận tuyển dụng” theo BM.04.A-QT.28/P.HCNS có xác nhận Ban Tổng giám đốc 2.2.5 Tái kiểm tra thông tin ứng viên: Tuỳ vị trí, Phòng HCNS thực kiểm tra lại thông tin ứng viên (nếu cần thiết) trước làm thủ tục tiếp nhận VD: quan cũ, trường học cũ 2.2.6 Thông báo kết tuyển dụng ký hợp đồng thử việc: Đối với ứng viên trúng tuyển, Phòng HCNS soạn thơng báo trúng tuyển thư mời gọi điện cho ứng viên đồng thời yêu cầu ứng viên hoàn thiện hồ sơ theo quy định Công ty, thông thường trước 10 ngày so với ngày dự kiến tiếp nhận ứng viên vào làm việc Hồ sơ xin việc bao gồm: - 01 Đơn xin việc làm học nghề - 04 ảnh chân dung kiểu chứng minh nhân dân 4x6 màu chụp vòng tháng kể từ ngày nộp - 01 Sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận quyền địa phương nơi đăng ký hộ khẩuthường trú quan công tác cũ Trong Sơ yếu lý lịch phải nêu rõ hồn cảnh gia đình q trình công tác cập nhật cách không 30 ngày so với thời điểm nộp - 01 Giấy khám sức khoẻ vòng 03 tháng kể từ ngày nộp trung tâm y tế cấp quận, huyện trở lên cấp - 01 Bản Giấy khai sinh (không cần Công chứng) - 01 Bản Đăng ký hộ thường trú (không cần Công chứng) - 01 Bản Giấy chứng minh nhân dân (không cần Công chứng) - Bản cấp, chứng (nếu có) (có Cơng chứng) Bằng gốc chun mơn/văn hố cao - Những vị trí cơng tác có liên quan trực tiếp đến tài sản có giá trị lớn Bán hàng, Lái xe, Thủ kho, Thủ quỹ, Thu ngân ứng viên đủ tiêu chuẩn tuyển dụng phải làm Bản cam kết trách nhiệm dân theo mẫu BM.15QT.28/P.HCNS - Tuỳ vào tính chất cơng việc tình cụ thể, trường hợp cần thiết Cơng ty u cầu ứng viên nộp thêm giấy tờ khác Hồ sơ xin việc 2.2.7 Thử việc: - Trường hợp ứng viên chấp thuận, nhân viên tuyển dụng soạn thư mời làm việc theo (áp dụng khối văn phòng cấp trưởng đơn vị tương đương, Phó tổng giám đốc phụ trách HCNS ký) Sau nhân viên tuyển dụng lập Hợp đồng thử việc, trình Phó tổng giám đốc ký, giao cho nhân viên Hồ sơ kèm theo bao gồm: Phiếu đánh vấn tuyển dụng giữ 01 bản, 01 lưu hồ sơ nhân nhân viên - Trong thời gian thử việc, người lao động hưởng 75% mức lương vị trí ứng tuyển - Trong thời gian học nghề có tham gia làm việc, người lao động hưởng 75% mức lương bậc thang lương Lao động phổ thông - Thời gian thử việc người lao động không bao gồm thời gian học nghề và/hoặc thời gian đào tạo ban đầu Chỉ sau người lao động hồn thành chương trình học nghề và/hoặc chương trình đào tạo ban đầu bắt đầu tính thời gian thử việc - Thời gian thử việc nhân viên tuyển: - 60 ngày công việc yêu cầu trình độ đại học đại học; - 30 ngày cơng việc u cầu trình độ cao đẳng, trung cấp, công nhân kỹ thuật; lao động phổ thông - Thời gian thử việc trường hợp đặc biệt Phó Tổng Giám đốc phụ trách HCNS định - Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm giao nhiệm vụ cụ thể, cung cấp phương tiện làm việc cần thiết phù hợp với nhu cầu công việc điều kiện chung Công ty, tổ chức kèm cặp, hướng dẫn nghiệp vụ, tay nghề, tạo điều kiện làm việc thuận lợi cử nhân viên cũ có kinh nghiệm theo dõi, giúp đỡ nhân viên làm quen với công việc, nhanh chóng hội nhập với mơi trường làm việc thời gian thử việc - Phòng Hành Nhân phải đặc biệt quan tâm theo dõi, giám sát trình thử việc nhân viên sẵn sàng áp dụng biện pháp giúp đỡ, hỗ trợ cần thiết - Nhân viên thử việc thực xuất sắc cơng việc xem xét rút ngắn thời gian thử việc tuyển dụng thức trước thời hạn - Trong thời gian thử việc, trừ trường hợp có thỏa thuận riêng bảo mật, hai bên có quyền đề nghị chấm dứt hợp đồng thử việc nhận thấy không phù hợp mà không cần phải tuân thủ quy định thời gian báo trước 2.2.8 Đánh giá thử việc: - Trước ngày hết thời gian thử việc, nhân viên tuyển dụng tiến hành mời nhân viên tuyển dụng làm đánh giá thử việc theo BM.05QT.28/P.HCNS - Trưởng phòng hành nhân Trưởng đơn vị xem xét kết thử việc cho ý kiến việc tuyển dụng thức, kéo dài thời gian thử việc chấm dứt hợp đồng thử việc - Nhân viên tuyển dụng trình Quyết định tiếp nhận; Hợp đồng lao động (trong trường hợp tuyển dụng thức) kèm theo Phiếu đánh giá kết thử việc lên Tổng giám đốc người Tổng giám đốc ủy quyền - Tổng giám đốc người ủy quyền phê duyệt kết thử việc ký Hợp đồng lao động trường hợp tuyển dụng thức thành 02 bản: 01 giao cho nhân viên tuyển dụng 01 lưu hồ sơ nhân nhân viên - Phòng Hành Nhân thơng báo cho đơn vị có liên quan tiến hành thực nghiệp vụ cần thiết 2.2.9 Lưu hồ sơ Nhân viên tuyển dụng chuyển toàn hồ sơ nhân cho nhân viên hành nhân phòng lưu trữ Hồ sơ nhân bao gồm: - Hồ sơ cá nhân - Phiếu đánh vấn - Hợp đồng thử việc - Đánh giá thử việc - Quyết định tiếp nhận - Hợp đồng lao động NHỮNG HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 3.1 Những hạn chế quy trình tuyển dụng Quy trình tuyển dụng Sơn Hà quy trình nằm Hệ thống ISO 9000, quy trình chặt chẽ, rõ ràng chi tiết Tuy nhiên, thực tế cho thấy, quy trình tuyển dụng lộ rõ số hạn chế sau đây: (i) Quy trình phức tạp mang tính máy móc dẫn đến việc tuyển dụng trở lên chậm trễ Trong quy trình, việc tuyển dụng phải thực từ khâu lập kế hoạch, phê duyệt nhu cầu tuyển dụng, tuyển dụng tiếp nhận Cứ theo trình tự này, đợt tuyển dụng phải kéo dài 60 ngày (chưa kể thời gian thử việc) Thời gian chậm (ii) Quy trình quy trình chung áp dụng cho nhiều đối tượng tuyển dụng Điều dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu Sơn Hà có hàng ngàn lao động từ lao động giản đơn đến cán quản lý cấp cao Quy trình tuyển dụng khơng phân tích chia cách rõ ràng quy trình tuyển dụng đối tượng khác mà áp dụng chung công thức Thực tế cho thấy, quy trình hiểu công nhân/nhân viên cấp thấp Việc tuyển dụng cán bộ, nhân viên giai đoạn cạnh tranh không hiệu phải áp dụng trình tự khác (iii) Sự can thiệp lãnh đạo cấp cao vào trình tuyển dụng sâu ảnh hưởng đến tính chủ động phận nhân lực lãng phí nguồn lực Theo quy trình, thấy, việc can dự Phó Tổng Giám đốc vào trình tuyển dụng dày Trong việc tuyển dụng phê duyệt tuyển dụng cần cấp Giám đốc nhân 3.2 Giải pháp (i) Rút ngắn thời gian bước quy trình làm giảm thời gian trình tuyển dụng Hàng năm, cơng ty nên có quy hoạch nhân lực cho năm để thực tuyển dụng theo kế hoạch mà khơng cần áp dụng quy trình phê duyệt phức tạp Bên cạnh đó; (ii) Đa dạng hóa quy trình tuyển dụng áp dụng cho trường hợp, tỉnh tuyển dụng khách Quy trình tuyển dụng cần xây dựng chi tiết cho cấp độ tuyển dụng khác như: cấp công nhân, cấp cán bộ, cấp lãnh đạo cấp cao… Theo đó, đối tượng có sách tuyển dụng phù hợp nhằm đạt hiệu tuyển dụng cao; (iii) Phân quyền tuyển dụng sâu cho phân Quản trị nhân lực Việc tuyển dụng cần phân cấp cao cho cấp Giám đốc nhân Giám đốc khối Theo dó, việc tuyển dụng thơng thường nên dành cho Giám đốc phận định Ban Tổng Giám đốc thực nội dung: Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng năm; Phê duyệt ký hợp đồng lao động thức ; Tuyển dụng nhân dự cấp cao trường hợp đặc biệt TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình: Quản lý Nguồn nhân lực – Chương trình Đào tạo Thạc sĩ quản trị kinh doanh Quốc Tế - Trường đại học Griggs Các tài liệu khác  ... 17/11/1998: Cơng ty TNHH Cơ Kim khí Sơn Hà thành lập - 30/10/2007: Cơng ty TNHH Cơ Kim khí Sơn Hà chuyển đổi thành CTCP Quốc tế Sơn Hà - 10/2009: CTCP Quốc tế Sơn Hà trở thành công ty đại chúng -... CTCP Quốc tế Sơn Hà giao dịch phiên Sở giao dịch Chứng khốn Tp Hồ Chí Minh QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI SƠN HÀ 2.1 Lưu đồ tuyển dụng 2.2 Mô tả lưu đồ quy trình tuyển dụng: 2.2.1 Yêu cầu tuyển dụng: ... hiệu công tác tổ chức Một nội dung quan trọng việc quản trị nguồn nhân lực tuyển dụng Trong phần này, chúng tơi trình bày Quy trình tuyển dụng Công ty CP Quốc tế Sơn Hà: GIỚI THIỆU VỀ SƠN HÀ Công