Hội nghị kĩ “bán mình” thành cơng Bước 1: Phân tích lên kịch Tiếp nhận cơng việc nhà tuyển dụng số lượng sinh viên đến đăng kí tuyển dụng vào vị trí công việc doanh nghiệp Một số nội dung cần nắm bắt: Hội nghị tổ chức theo kiểu đơn giản đạt chuẩn hay cần nét sáng tạo, độc đáo Quy mô hội nghịhọc sinh,sinh viên ,các nhà tuyển dụng, thành phần khách mời, thời gian kinh phí cho hội nghị Các nội dung buộc phải có theo ý nhà tuyển dụng, chẳng hạn đối tác yêu cầu có phần văn nghệ mở đầu cuối chương trình… Sau nắm bắt yêu cầu từ phía, bắt đầu lên kịch sơ hội nghị Trong kịch cần thể hoạt động theo trước sau, điểm chính, điểm bật hội nghị Bước 2: Chuẩn bị thật tỉ mỉ công việc Khâu chuẩn bị công việc như: Liên hệ với nhà cung cấp: dàn nhạc, nhà bạt, nhà hàng, trung tâm hội nghị, MC, PG, người mẫu, ca sĩ, nhạc sĩ, - Trực tiếp kiểm tra thực tế địa điểm xem mức độ xác thơng tin trước , kiểm tra vấn đề liên quan thời tiết kiện đặc biệt khác vào thời gian Lên list cơng việc phân công cụ thể cho phận liên quan Giám sát việc thực công việc giao, đánh giá tiến độ hiệu công việc Luôn giữ liên lạc với nhà cấp khách hàng để đảm bảo khơng có thay đổi vào phút chót Lên số phương án dự phòng cho trường hợp như: đón người xa qua sân bay phòng trường hợp delay, hư hỏng số thiết bị, MC không đến được,… Một số cơng tác cần chuẩn bị chi tiết như: Bố trí hội trường · Bố trí cửa vào · bố trí bàn ghế cho nhà tuyển dụng · Bảng dẩn lối cho khách · Sắp xếp chỗ ngồi cho sinh viên · · Trên sân khấu treo hiệu buổi hội nghị Trên sân khấu treo biểu tượng doanh nghiệp,các nhà tuyển dụng Các yêu cầu chuẩn bị sở vật chất, tài liệu: - Nội dung diễn văn (Thuyết trình) - Brochure cho khách tham dự - Thư mời, thư cám ơn • Các đơn vị bảo trợ • Báo chí • Đài truyền hình • Đại biểu • Khách tham dự Thơng cáo báo chí, quảng cáo để đăng báo, website tài trợ… Trang phục: • Trang phục cho MC • Trang phục cho PG • Bangron cho PG Hệ thống âm thanh: • Máy chiếu • Nhạc chờ • Micro: Có dây, khơng dây, dự phòng • Loa, ampli Ánh sáng: Khảo sát địa điểm Độ chói, tối sáng cần điều chỉnh Hình ảnh trình chiếu trước, sau buổi kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa Trang trí: • Hoa trang trí địa điểm • Hoa cài áo cho khách mời • Thẻ đeo ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời • Lẵng hoa chúc mừng trang trí • Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự • Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm • Bàn tiếp tân • Sắp xếp sơ đồ bàn ghế hội trường (Nếu có) Q tặng: • Q đơn vị tài trợ • Quà cho đại biểu • Quà cho khách mời danh sách • Quà cho khách vãng lai Loại quà tặng: • Sản phẩm • Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi) Teabreak: • Cách phục vụ: bàn • Nước uống: Beer, soft drink (pepsi, twister), nước suối • Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu tiệc nơi khác phải có hướng dẫn đường) Quay phim, chụp hình: • Chuẩn bị máy chụp hình • Chuẩn bị máy quay phim Oder Running: Bảng kế hoạch thời gian chương trình Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình phát sinh, người xử lý Các công việc chuẩn bị khác: · Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm Căn số giấy mời gửi, tìm mua tặng phẩm Giá phải cân nhắc trước cần phải tham khảo ý kiến đối tác Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo, chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng cao doanh nghiệp loại đĩa hình băng hình chuyên dụng · Quyết định người chủ trì Người chủ trì phải người nhiệt tình, khống đạt, dễ hồ nhập, có khả khơi dậy phong trào · Chuẩn bị bút viết sổ ghi danh sách người đến dự · Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy Bước 3: Tổ chức hội nghị Để tổ chức hội nghị cách chuyên nghiệp, cần có tuân thủ kịch nghiêm ngặt thời gian nội dung chi tiết thực nhỏ nhặt Cụ thể · Ghi danh sách nhà tuyển dụng danh sách sinh viên đến tham gia, dựa vào giấy mời gửi xuất tặng phẩm, sổ tay, đặc san, báo truyền hình; · Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi; · Xem phim tuyên truyền doanh nghiệp; · Người chủ trì tuyên bố gặp mặt bắt đầu; · Triển lãm văn hoá doanh nghiệp; · Đọc diễn văn đón chào; · Hỏi đáp có thưởng Rút thưởng, quay số; · Kết thúc, đọc lời cảm ơn Các điểm chủ yếu thao tác: · Trước lúc bắt đầu cần chiếu liên tục băng quảng cáo doanh nghiệp tuyển dụng · Đọc diễn văn chào mừng không kéo dài lâu; · Hỏi đáp có thưởng Tiết mục chủ yếu để khơi dậy hiểu biết khách hàng sản phẩm, câu hỏi trả lời đươc in sẵn sổ tay đặc san phát tặng Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời · Bốc thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai giấy có in mã hiệu định để tham gia chương trình xổ số (một bỏ vào thùng bốc thăm, giữ lại để đối chiếu) Đặt thùng bốc thăm hội trường, nơi người dễ thấy · Nếu tổ chức quay số, cần đảm bảo hệ thống quay số hoạt động tốt quay số phần mềm máy tính, cần kiểm tra hệ thống máy chiếu, kết nối hồn chỉnh, khơng bị lỗi trang trí, lỗi màu chữ, màu Bước 4: Tổng kết thực - Việc tổng kết trước tiên cách đánh giá lại hoạt động phận giao xem làm hay chưa, chổ được, chổ chưa được, rút kinh nghiệm lần sau Gặp lại nhà tuyển dụng số sinh viên đến tham gia để ghi nhận đánh giá họ mức độ thành cơng chương trình, hoạt động quan trọng nhằm giữ chân khách hàng , tạo gắn kết bền chặt Hoàn tất sổ sách, giấy tờ để toán với nhà cung cấp, gửi khách hàng toán  ... hình: • Chuẩn bị máy chụp hình • Chuẩn bị máy quay phim Oder Running: Bảng kế hoạch thời gian chương trình Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình phát sinh, người xử lý Các cơng việc chuẩn bị khác:... khả khơi dậy phong trào · Chuẩn bị bút viết sổ ghi danh sách người đến dự · Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy Bước 3: Tổ chức hội nghị Để tổ chức hội nghị cách chuyên nghiệp,... bị khác: · Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm Căn số giấy mời gửi, tìm mua tặng phẩm Giá phải cân nhắc trước cần phải tham khảo ý kiến đối tác Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo, chiếu hình ảnh quảng cáo