TT09 thu tuc giai quyet khieu nai chinh khách hàng copy

6 214 1
TT09 thu tuc giai quyet khieu nai chinh khách hàng    copy

Đang tải... (xem toàn văn)

Thông tin tài liệu

Thủ tục giải quyết khiếu nại tố cáo của khách hàng, nhà cung cấp, các bên có liên quan đến hành vi không phù hợp .Áp dụng đối với mọi tổ chức, cá nhân ( kể cả là khách hàng, nhà cung cấp) có nhu cầu thông tin, góp ý, khiếu nại, tố cáo đối với những quyết định hành chính, hành vi hành chính, Hành vi vi phạm pháp luật, phạm quy tắc Ứng xử, giao tiếp của tổ chức, cá nhân thuộc sự quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty Cá nhân có góp ý, khiếu nại về quyết định hành chính, hành vi hành chính , phạm quy tắc ứng xử của người có thẩm quyền hoặc tố cáo các cá nhân, tổ chức khi có căn cứ cho rằng quyết định hành chính, hành vi hành chính đó trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình

Mã số : TT09- 01 Lần ban hành: Ngày ban hành: 22/05/2018 Trang : / THỦ TỤC QUẢN LÝ KHIẾU NẠI PHÂN PHỐI Nơi phân phối Dạng Số lượng Đại diện lãnh đạo Đại diện quản lý khách hàng Phòng kế hoạch Giấy 01 Giấy 01 Giấy 01 Cơng đồn Giấy 01 BIÊN SOẠN Nơi phân phối Dạng Số lượng Giấy 01 Giấy 01 Phòng kỹ thuật Giấy 01 BP sản xuất chung Giấy 01 Phòng kế tốn Phòng nhân KIỂM TRA PHÊ DUYỆT Chữ ký: Chữ ký : Chữ ký : Họ tên : Chức vụ: Đại diện quản lý khách hàng Họ tên: Chức vụ: Họ tên: Thái Văn Thanh Chức vụ: Giám đốc BH Ngày TÓM TẮT THAY ĐỔI Tóm tắt nội dung thay đổi: THỦ TỤC QUẢN LÝ KHIẾU NẠI Mã số : TT09- 01 Lần ban hành: Ngày ban hành: 22/05/2018 Trang : / MỤC ĐÍCH: Tạo mơi trường trao đổi hiệu thơng tin có liên quan đến thắc mắc khiếu nại tố cáo khách hàng bên liên quan Giải ý kiến cách thoả đáng Quy trình quy định trình tự, thủ tục, trách nhiệm phương pháp giải đơn thư khiếu nại, tố cáo tổ chức, cá nhân Khách hàng(bao gồm Tổ chức, cá nhân, khiếu nại, tố cáo cá nhân khác có liên quan) “ của””và””hoặc” với công ty TNHH Thái Sơn S.P PHẠM VI ÁP DỤNG: Áp dụng tổ chức, cá nhân ( kể khách hàng, nhà cung cấp) có nhu cầu thơng tin, góp ý, khiếu nại, tố cáo định hành chính, hành vi hành chính, Hành vi vi phạm pháp luật, phạm quy tắc Ứng xử, giao tiếp tổ chức, cá nhân thuộc quản lý trực tiếp Giám đốc công ty Cá nhân có góp ý, khiếu nại định hành chính, hành vi hành , phạm quy tắc ứng xử người có thẩm quyền tố cáo cá nhân, tổ chức có cho định hành chính, hành vi hành trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp TÀI LIỆU THAM KHẢO: Sổ tay Quản lý chất lượng trách nhiệm xã hội Luật khiếu nai năm 2011, Luật tố cáo năm 2011 Thông tư số: 07/2017/TT-TTCP ngày 31/10/2014 Thanh tra Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật khiếu nại, luật tố cáo năm 2011 Nội quy lao động công ty ĐỊNH NGHĨA VÀ THUẬT NGỮ: Đại diện quản lý khách hàng: Là người chọn để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi với quản lý cấp cao vấn đề liên quan ý kiến khách hàng, quản lý đánh giá rủi ro khách hàng , bên liên quan, THỦ TỤC QUẢN LÝ KHIẾU NẠI Mã số : TT09- 01 Lần ban hành: Ngày ban hành: 22/05/2018 Trang : / NỘI DUNG: Mọi thông tin trả lời rõ ràng, khách quan, minh bạch giải sau: 5.1 CÁCH THỰC HIỆN VÀ XỬ LÝ CÁC ĐƠN THƯ GÓP Ý/ KHIẾU NẠI/ TỐ CÁO : Stt Lưu đồ Đơn thư góp ý/ Hot email Qua đại diện quản lý khách hàng Tiếp nhận thông tin Tiếp nhận thông tin Xem xét thông tin Giải Trách nhiệm Nội dung bên liên quan (NCC/NTP; khách hàng ….) thông tin sai phạm SA8000 khiếu nại thông qua kênh thông tin: - Hộp thư góp ý - Đại diện quản lý khách hàngHotline - Email: a Qua đơn thư góp ý/ email - đại diện quản lý khách hàng phân công 02 thành viên theo dõi mở hot email - Hàng tuần (trừ ngày nghỉ) 02 Ban SPT/ Đại thành viên theo dõi kiểm tra diện quản lý hộp thư góp ý, có thư khách hàng/ hộp thơng báo bên Cơng đồn liên quan mở hộp thư - Khi tiến hành mở hộp thư góp ý phải có diện Đại diện quản lý khách hàng, lưu hồ sơ góp ý b Đại diện quản lý khách hàng: - Cơng ty bố trí phòng dùng cho hoạt động xử lý góp ý, khiếu nại trực tiếp thông qua hotline: xxxxxxx Trường hợp chưa trả lời trực tiếp thiếu thông tin xác minh – ghi lại thông tin , chuyển qua bước Tài liệu, biểu mẫu liên quan NCC, khách hàng , bên liên quan/ bên liên quan TT09-BM01 Ban SPT/ Đại - Căn vào nội dung đơn diện quản lý thư góp ý / khiếu nại / tố cáo, khách hàng Đại diện quản lý khách hàng ghi nhận nội dung cần thiết vào phiếu đề nghị xử lý góp ý TT09-BM02 Ban lãnh đạo/ a Qua đơn thư góp ý/ email Ban SPT/ Đại - Đại diện quản lý khách hàng diện quản lý có trách nhiệm phối hợp với TT09-BM01 TT09-BM02 THỦ TỤC QUẢN LÝ KHIẾU NẠI Stt Lưu đồ Trách nhiệm Nội dung khách hàng/ Cơng đồn bên có liên quan để giải Nếu khiếu nại có tên người trả lời trực tiếp); Nếu khiếu nại thư nặc danh phải trả lời (thông báo bảng tin, trang web công ty b Đại diện quản lý khách hàng: - Nếu nội dung góp ý khiếu nại, tố cáo nằm phạm vi quyền hạn xử lý Đại diện quản lý khách hàng trả lời cho khách hàng , bên liên quan, ghi vào TT09-BM02 - Nếu nội dung góp ý khiếu nại, tố cáo trả lời cần xác minh, lập TT09BM01 cho cấp thẩm quyền Đại diện quản lý khách hàng có trách nhiệm phối hợp với bên có liên quan để giải Trả lời công khai bảng tin thấy nội dung cần phổ biến rộng rãi cho CBCNV, nhân viên CSKH gặp trực tiếp Khách hàngđể trả lời Ban lãnh đạo/ Ban SPT/ Đại diện quản lý khách hàng/ Cơng đồn - Căn vào nội dung đơn thư/ góp ý để xác định thời gian trả lời sớm không 15 ngày kể từ nhận Phiếu Đề Nghị Xử Lý Góp ý, cấp thẩm quyền giải góp ý phải trả lời kết giải góp ý / khiếu nại / tố cáo cho Ban xử lý đơn thư góp ý/ Đại diện quản lý khách hàngbiết để trả lời cho NCC, khách hàng , bên liên quan Phiếu Đề Nghị Xử Lý Góp Ý phải Đại diện cơng đồn lưu giữ Giải Thông báo cho người liên quan Mã số : TT09- 01 Lần ban hành: Ngày ban hành: 22/05/2018 Trang : / Lưu hồ sơ QUY ĐỊNH TRANG BỊ HỘP THƯ GÓP Ý : Tài liệu, biểu mẫu liên quan TT09-BM01 TT09-BM01 TT09-BM02 THỦ TỤC QUẢN LÝ KHIẾU NẠI Mã số : TT09- 01 Lần ban hành: Ngày ban hành: 22/05/2018 Trang : / ‫ ٭‬Trang bị 01 hộp thư góp ý công ty  Tại cửa số ‫ ٭‬Hộp thư góp ý phải có kính mặt trước có khóa an tồn ‫ ٭‬Cách quản lý hộp thư góp ý : - Hộp thư góp ý phải ln vệ sinh & có khóa an tồn niêm phong & ghi rõ ngày, chữ ký người niêm phong Chìa khóa hộp thư góp ý phải giữ hộp / bao có niêm phong ghi rõ ngày & chữ ký người niêm phong 5.2 RA BÊN NGỒI: Trường hợp cấp thẩm quyền cơng ty giải góp ý trả lời kết giải góp ý / khiếu nại / tố cáo chậm chuyển cho Đại diện quản lý khách hàng biết để trả lời cho Khách hàng(quá 30 ngày) trả lời khơng thỏa mãn Khách hàngcó quyền gửi lên cấp có thẩm quyền mà NCC, khách hàng , bên liên quan, bên liên quan biết hay mong muốn Vài ví dụ quan có địa sau:  Quản lý cấp cao  Phòng lao động TBXH quận Bình Thạnh Địa chỉ: Phan Đăng Lưu, P.14, Quận Bình Thạnh ĐT: (08) 38412366 E-mail: binhthanh@tphcm.gov.vn  CA PCCC Quận Địa chỉ: số KP3, Quốc lộ 52, P Hiệp Phú, Q9 ĐT: (08)38960495  Phòng TNMT quận Địa chỉ: 2/304, Xa Lộ Hà Nội, P HIỆP PHÚ, Q ĐT: (08)38235402  Tòa án nhân dân Quận Địa chỉ: đường Lò Lu, phường Trường Thạnh, quận 9, Tp Hồ Chí Minh ĐT: 028973193 - 7305074 5.3 THÔNG TIN VỀ THỦ TỤC: Thủ tục này kênh thông tin phổ biến rộng rãi cho Khách hàngvà bên liên quan biết: - Nội công ty: thông báo, niêm yết dễ thấy công ty, qua hệ thống phát đơn vị huấn luyện định kỳ - Các bên liên quan: trang web công ty, gởi email (nếu có thể), hợp đồng giao dịch có, 5.4 BẢO VỆ NGƯỜI KHIẾU NẠI, TỐ CÁO: THỦ TỤC QUẢN LÝ KHIẾU NẠI Mã số : TT09- 01 Lần ban hành: Ngày ban hành: 22/05/2018 Trang : / Chính sách: Cơng ty cấm hình thức trù dập trả đũa người cung cấp thông tin khiếu nại Để tránh trả thù, trả đũa người khiếu nại, tố cáo Công ty thực việc sau: - Phổ biến sách đến người có liên quan (theo bảng TT03) - Không tiết lộ danh tánh người khiếu nại tố cáo ( khơng đủ tin cậy liên lạc theo số điện thoại : - Người bị trù dập, trả đũa có tố cáo theo kênh - Định kỳ khảo sát ý kiến Khách hàngtheo TT08 - Thực kỷ luật người vi phạm sách theo nội qui lao động BIỂU MẪU: ST T Tên biểu mẫu Ký hiệu Thời gian lưu giữ Phiếu đề nghị xử lý góp ý TT09-BM01 năm Sổ theo dõi đơn thư góp ý TT09-BM02 năm Nơi lưu Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Dạng Giấy Giấy ... kênh thông tin: - Hộp thư góp ý - Đại diện quản lý khách hàngHotline - Email: a Qua đơn thư góp ý/ email - đại diện quản lý khách hàng phân công 02 thành viên theo dõi mở hot email - Hàng tuần (trừ... đề nghị xử lý góp ý TT0 9- BM02 Ban lãnh đạo/ a Qua đơn thư góp ý/ email Ban SPT/ Đại - Đại diện quản lý khách hàng diện quản lý có trách nhiệm phối hợp với TT0 9- BM01 TT0 9- BM02 THU TỤC QUẢN LÝ... diện quản lý khách hàng: - Nếu nội dung góp ý khiếu nại, tố cáo nằm phạm vi quyền hạn xử lý Đại diện quản lý khách hàng trả lời cho khách hàng , bên liên quan, ghi vào TT0 9- BM02 - Nếu nội dung

Ngày đăng: 30/05/2018, 12:55

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan