Đang tải... (xem toàn văn)
De cuong hướng dẫn cơ bản về microsoft project 2010 professional De cuong hướng dẫn cơ bản về microsoft project 2010 professional De cuong hướng dẫn cơ bản về microsoft project 2010 professional De cuong hướng dẫn cơ bản về microsoft project 2010 professional De cuong hướng dẫn cơ bản về microsoft project 2010 professional De cuong hướng dẫn cơ bản về microsoft project 2010 professional De cuong hướng dẫn cơ bản về microsoft project 2010 professional De cuong hướng dẫn cơ bản về microsoft project 2010 professional
HƯỚNG DẪN CƠ BẢN TRONG PROJECT PROFESSIONAL 2010 Một dự án lớn hay nhỏ có đặc điểm sau: Các cơng việc cụ thể thực điểm bắt đầu cụ thể điểm kết thúc Thời gian cho công việc đươc hoàn thành (chẳng hạn giờ, ngày tháng) Mối quan hệ thời gian công việc Nguồn lực (con người, thiết bị, phương tiện, vật tư….) để hồn thành cơng việc Ngân sách (các chi phí liên quan với người, thiết bị, phương tiện nguồn cung cấp) RIBBON VÀ TAB: TÌM ĐẾN CÁC CHỨC NĂNG MÀ BẠN MUỐN Task Resource liên quan đến liệu bạn thường xuyên làm việc với Microsoft Project Tab Task Tab Resource Project chứa chức để áp dụng cho toàn dự án View giúp bạn kiểm sốt, xem thơng tin dự án nhiều cách trình bày khác Format tab tùy chọn, chức hiển thị tab tùy thuộc vào chức mà bạn sử dụng thành phần bạn muốn xem Ví dụ bạn xem công việc, chẳng hạn biểu đồ Gantt Chart, chức tab Format hiển thị giúp bạn làm việc với biểu đồ Giống tất tab, Task chứa nhiều chức tổ chức thành nhóm Tại Task gồm nhóm : View, Clipboard, Font, Schedule, Tasks, Insert, Properties Editting Một số chức thực lập tức, số chức khác dẫn bạn đến nhiều lựa chọn Một số ví dụ tab View: xem chi tiết dự án nhiều cách trình bày thơng tin khác Tab View nơi để bạn xem thơng tin dự án nhiều cách trình bày khác Trong tab View gồm có nhóm: Task Views, Resource Views, Data, Zoom, Split View, Window, Macros Bạn sử dụng chức tab View để nhập, chỉnh sửa, phân tích hiển thị thơng tin dự án Mặc định tab View hiển thị biểu đồ Gantt Nhìn chung, tab View tập trung chức nhóm Task Views, Resource Views Data NHẬP TÊN CÔNG VIỆC Việc đặt tên cho cơng việc có giá trị thực tiễn tốt kế hoạch dự án bạn Với tên công việc, bạn biết ý nghĩa người thực cơng việc Một số lời khun đặt tên công việc: Sử dụng cụm động từ ngắn để mô tả công việc phải làm, chẳng hạn “Chỉnh sửa thảo” Nếu công việc tổ chức thành giai đoạn, tránh lặp lại chi tiết từ công việc Nếu công việc kèm nguồn lực, không nên sử dụng tên nguồn lực chung với tên công việc Bạn không cần phải lo lắng tên cơng việc bạn chỉnh sửa lúc Để thực việc đặt tên cho công việc, bạn thực bước sau Click vào ô bên Task Name Nhập tên công việc, chẳng hạn “Phân công”, sau nhấn Enter Các cơng việc mà bạn nhập cung cấp số ID số ID công việc Tương tự trên, bạn đặt tên cơng việc nhấn Enter Khi làm việc với Microsoft Project, bạn sử dụng chữ viết tắt sau: Microsoft Project sử dụng chuẩn giá trị thời lượng phút Một phút 60 giây 60 phút Đối với thường lượng ngày, tuần tháng bạn sử dụng mặc định dự án (ví dụ 20 ngày/ tháng) thiết lập giá trị riêng Để thực điều này, vào tab File, click Options > Schedule Để nhập giá trị thời gian khác nhau, thực bước sau Click Duration nhập giá trị thời lượng cho công việc Nhập giá trị thời lượng Bạn nhập giá trị thời lượng sau: Tại cột Start, bạn bắt đầu thiết lập thời gian bắt đầu cho công v iệc Tại cột Finish, nhập ngày kết thúc Microsoft Project 2010 tính tốn thời lượng ngày Lưu ý ngày gồm ngày từ thứ đến thứ tuần thứ thứ 2, thứ tuần sau Microsoft Project 2010 giúp bạn phân biệt ngày không làm việc (nonworking day) thể qua màu sắc khác biệt THIẾT LẬP MỘT CỘT MỐC QUAN TRỌNG Bên cạnh việc nhập cơng việc, bạn tạo cột mốc quan trọng, thuật ngữ quản lý dự án gọi milestone Milestone kiện quan trọng thời điểm hồn thành giai đoạn dự án kiện đầu tư chi phí Để tạo cột mốc, thực bước sau Click vào công việc Tại tab Task, nhóm Insert, click Milestone Microsoft Project chèn cơng việc vào nằm phía công việc mà bạn lựa chọn bước thứ Tên mặc định Nhập tên cột mốc, chẳng hạn “Hoàn thành kế hoạch” nhấn Enter TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THÀNH GIAI ĐOẠN: Chọn giai đoạn cần nhóm lại thành giai đoạn Trên tab Task, nhóm Schedule, click vào biểu tượng Indent Task Sau click biểu tượng Indent Task, công việc lùi vào so với cơng việc phía Cơng việc phía xem giai đoạn cơng việc phía Bạn lưu ý cơng việc tóm tắt (summary task) bạn chưa có thời gian cụ thể Microsoft Project dựa vào thời gian công việc (subtask) Ngồi bạn tạo cơng việc tóm tắt để đánh dấu giai đoạn Bạn thực bước sau: Chọn công việc con, tab Task, nhóm Insert, click Summary Microsoft Project tạo cơng việc phía công việc mà bạn chọn Bạn nhập tên cho cơng việc Chọn cơng việc đóng vai trò cơng việc bên Trên tab Task, nhóm Schedule, click vào biểu tượng Indent Task LIÊN KẾT CÁC CƠNG VIỆC Hầu hết dự án u cầu cơng việc phải thực theo trình tự định Vi dụ, công việc viết chương sách phải hồn thành trước cơng việc chỉnh sửa chương Những cơng việc có mốt quan hệ kết thúc – bắt đầu (hay gọi có tính phụ thuộc): Cơng việc thứ phải xảy sau công việc thực Đây trình tự Cơng việc thứ xảy nhiệm vụ hồn thành Đây tính phụ thuộc Trong Microsoft Project, công việc gọ công việc tiền nhiệm (thuật ngữ predecssor) cơng việc kéo theo sau công việc phụ thuộc vào Cơng việc thứ gọi cơng việc kế nhiệm (thuật ngữ successor) hồn thành sau nhiệm vụ mà phụ thuộc Mối quan hệ công việc Microsoft Project 2010 hiển thị nhiều cách: Trên biểu đồ Gantt sơ đồ Network Diagram, đường kết nối thể mối quan hệ Tại bảng, chẳng hạn bảng Entry, số ID công việc tiền nhiệm hiển thị cột Predecessor Đối với nguồn lực mà bạn thiết lập theo kiểu kĩ năng, bạn thiết lập giá trị cao hơn, chẳng hạn 800% Điều có nghĩa bạn mong muốn người có kĩ làm việc tối đa 100% Chọn đối tượng cần thiết lập suất Nhập giá trị (đơn vị %) vào ô thuộc cột Max Nếu bạn muốn nhập đơn vị cách số thập phân (0.5, 1, 4) thay sử dụng đơn vị % (50%, 100%, 400%) bạn click Option tab File Trên hộp thoại Project Option mục Show assignment units as a chọn Decimal LẬP CHI PHÍ CHO NGUỒN LỰC Hầu hết tất dự án có liên quan đến tài chi phí giới hạn cho dự án Việc theo dõi quản lý thơng tin chi phí cho phép người quản lý dự án trả lời câu hỏi quan trọng sau: Tổng chi phí dự kiện dựa công việc nguồn lực dự án bao nhiêu? Có phải tiền mà bỏ số tiền đưa kế hoạch dự án ? Có phải sử dụng nguồn lực đắt tiền làm nhiều thứ so với nguồn lực rẻ hơn? Trong thực hành này, bạn nhập mức chi phí trung bình chi phí phát sinh thời gian ngồi làm việc Click View, nhóm Resource Views, click Resource Sheet Trên tab Resource, cột Std Rate nguồn lực Nhập chi phí, chẳng hạn 42$ cho Mặc định chi phí trung bình tính theo đơn vị Bạn thay đổi đơn vị thời gian thành tuần, tháng theo chữ viết tắt Chẳng hạn chi phí 1100$ cho tuần làm việc Để thiết lập chi phí làm ngồi giờ, bạn thao tác cột Ovt Rate Cột thể mức chi phí ngồi 10 ĐIỀU CHỈNH THỜI GIAN LÀM VIỆC CHO NGUỒN LỰC Microsoft Project 2010 sử dụng loại lịch cho mục đích khác Ở chương bạn tạo danh sách cơng việc thay đổi lịch trình để xác định ngày làm việc không làm việc dự án công việc Ở phần này, bạn tập trung nhiều với lịch Microsoft Project 2010 để kiểm sốt ngày làm việc khơng làm việc nguồn lực cụ thể Với lịch, bạn áp dụng với nguồn lực cơng việc (con người thiết bị) áp dụng với nguồn chi phí nguyên liệu Khi bạn bắt đầu khởi tạo nguồn lực cho dự án, Microsoft Project 2010 tạo lịch làm việc cho nguồn lực Lịch xác định ngày làm việc sáng kết thúc vào lúc 17 chiều, tuần làm việc thứ Hai đến thứ Sáy ngày có đồng hồ để ăn trưa nghỉ ngơi Nếu tất thời gian làm việc nguồn lực khớp với lịch bạn khơng cần phải chỉnh sửa thời gian Tuy nhiên, có số thay đổi có thời gian làm việc số trường hợp ngoại lệ (chẳng hạn ngày lễ số thời gian khác nguồn lực đào tạo, tham dự hội nghị…) Ở phần này, bạn thiết lập thời gian làm việc không làm việc cho nguồn lực cơng việc cụ thể Trên tab Project, nhóm Properties, click vào Change Working Time Tại For calendar, chọn nguồn lực cụ thể Tại Base calendar để mặc định chuẩn Standard Tại tab Exceptions hộp thoại Change Working Time, click vào ô bên cột Name nhập kiện nguồn lực chọn Tại For calendar, chọn nguồn lực khác Lúc Microsoft Project 2010 hiển thị hộp thoại hỏi bạn có lưu thay đổi nguồn lực vừa thiết lập Click Yes để xác nhận thay đổi Click Work Weeks hộp thoại Change Working Time Click [Defaullt] bên cột Name, sau click Details Tại hộp thoại Details for ‘[Default]’ chọn ngày từ thứ Hai đến thứ Năm Select day(s) (Bạn giữ phím Ctrl click vào ngày để chọn) Đánh dấu chọn vào Set day(s) to these specific working times Thay đổi thời gian từ 5:00 PM thành 7:00 PM nhấn Enter Click vào Friday Đánh dấu chọn vào Set days to nonworking time để thiết lập ngày thứ Sáu ngày khơng làm việc Click OK để đóng hộp thoại Details Sau thay đổi bạn thấy thời gian làm việc gồm ngày/tuần 10 ngày cho đối tượng mà bạn thiết lập Click OK để đóng hộp thoại Change Working Time 11 TẠO NGUỒN CHI PHÍ Một loại nguồn lực Microsoft Project 2010 nguồn chi phí Bạn sử dụng nguồn chi phí để đại diện cho chi phí tài liên kết với cơng việc dự án Trong nguồn lực công việc (con người thiết bị) thiết lập chi phí theo đơn vị thời gian mục đích nguồn chi phí thiết lập loại chi phí cho nhiều cơng việc Thơng thường loại nguồn chi phí bao gồm danh mục khoản chi phí mà bạn muốn theo dõi dự án với mục đích báo cáo tài chính, chẳng hạn du lịch, giải trí đào tạo Nguồn chi phí khơng làm việc khơng ảnh hưởng đến lịch trình cơng việc Trong Resource Sheet cột Max, Over Rate Cost/Use khơng thể áp dụng cho nguồn chi phí Sau thết lập nguồn chi phí cho cơng việc, bạn tính chi phí tích lũy, chẳng hạn tổng chi phí lại dự án Khi bạn thiết lập nguồn lực công việc cơng việc đó, nguồn lực cơng việc tạo chi phí dựa giá trị trung bình (40$ giờ) mà bạn thiết lập Bạn nhập giá trị chi phí nguồn chi phí bạn thiết lập cho cơng việc Trên tab View, nhóm Resource Views, clickResource Sheet Tại cột Resource Name, nhập thêm tên Tại cột Type, chọn nguồn chi phí Cost ĐƯA NHÂN LƯC VÀO BIỂU ĐỒ(Phân công việc) Để thực việc phân công việc cho nguồn nhân lực, thực bước sau 12 Trên tab Resource, nhóm Assgnments, click Assign Resources Hộp thoại Assign Resources hiển thị Tại cột Task Name, click chọn công việc Tại cột Resource Name hộp thoại Assign Resource, click vào đối tượng nguồn lực, sau click Assign Khi bạn thiết lập công việc cho đối tượng nguồn lực, Microsoft Project 2010 tự động tính tốn chi phí dựa theo chi phí trung bình thời gian thực Ví dụ nhân viên có lương trung bình 2000$ làm việc tuần (5 ngày/ tuần) nhân viên thực cơng việc có thời lượng ngày Microsoft Project 2010 tự động tính chi phí phải trả cho nhân viên 800$ Tương tự với đối tượng nguồn lực khác, bạn thiết lập công việc cho đối tượng Tại biểu đồ Gantt bạn thấy tên đối tượng nguồn lực 17 THIẾT LẬP CHI PHÍ PHÁT SINH Các chi phí dành cho cơng việc phải trả gồm: Lương cho nhân viên tính theo chi phí trung bình đơn vị thời gian thời gian để họ hồn thành hết cơng việc (ví dụ nhân viên làm 1.500$/tuần chi phí mà bạn phải trả cho họ để hồn thành cơng việc tuần 3.000$) Chi phí cho nguyên liệu, chi phí phát sinh lại, chi phí hội nghị Ở phần này, bạn liên kết nguồn lực công việc nguồn chi phí cơng việc để kiểm tra tồn thời lượng chi phí Click vào công việc Tại tab Resource, click Assign Resources nhóm Assignments Tại hộp thoại Assign Resource, chọn đối tượng nguồn lực click Assign Tại hộp thoại Assign Resources, cột Cost, bạn thiết lập chi phí khác, cụ thể chi phí lại mà bạn tạo chương Nhập chi phí Click Assign ... cột Finish, nhập ngày kết thúc Microsoft Project 2010 tính tốn thời lượng ngày Lưu ý ngày gồm ngày từ thứ đến thứ tuần thứ thứ 2, thứ tuần sau Microsoft Project 2010 giúp bạn phân biệt ngày không... Schedule, click vào biểu tượng Indent Task Sau click biểu tượng Indent Task, công việc lùi vào so với cơng việc phía Cơng việc phía xem giai đoạn cơng việc phía Bạn lưu ý cơng việc tóm tắt (summary... thể Microsoft Project dựa vào thời gian cơng việc (subtask) Ngồi bạn tạo cơng việc tóm tắt để đánh dấu giai đoạn Bạn thực bước sau: Chọn cơng việc con, tab Task, nhóm Insert, click Summary Microsoft