Đang tải... (xem toàn văn)
Bài tập cá nhân môn quản trị dự án chương 12: Thuê ngoài. Tài liệu trả lời một số câu hỏi về quản lý mối quan hệ đa phương, bao gồm: + Tại sao các công ty thuê ngoài các công việc của dự án? + Những kinh nghiệm tốt nhất mà doanh nghiệp đã thực hiện thuê ngoài công việc của dự án là gì?
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 12: QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ ĐA PHƯƠNG GVHD: Phan Thị Thu Hương Học viên: Phạm Minh Trí Thành phố Hồ Chí Minh, 2017 Mục lục BÀI LÀM Phần trả lời câu hỏi Tại cơng ty th ngồi cơng việc dự án? Những kinh nghiệm tốt mà doanh nghiệp thực th ngồi cơng việc dự án gì? Thuật ngữ "leo thang" đề cập đến gì, cần thiết để dự án thành công? 4 Tại cách tiếp cận đàm phán nguyên tắc khuyến nghị đàm phán thỏa thuận dự án? 5 Từ viết tắt BATNA đề cập đến gì, quan trọng bạn muốn trở thành nhà thương thuyết thành công? 6 Người quản lý dự án tác động đến kỳ vọng nhận thức khách hàng nào? Phần tập TÀI LIỆU THAM KHẢO 15 BÀI LÀM Phần trả lời câu hỏi Tại công ty thuê ngồi cơng việc dự án? “Trong kinh tế tồn cầu, khả tạo trì hợp tác hiệu mang lại cho công ty sức cạnh tranh đáng kể Một đối tác tốt trở thành tài sản quan trọng cơng ty – lợi hợp tác công ty”Rossabeth Moss Kanter, giáo sư trường Kinh doanh Harvard Rất tìm dự án quan trọng hồn thành hồn tồn nguồn lực từ bên cơng ty Th ngồi ký hợp đồng công việc quan trọng dự án với cơng ty khác phổ biến Thuật ngữ th ngồi thường áp dụng cho việc chuyển giao chức quy trình kinh doanh (ví dụ hỗ trợ khách hàng, CNTT, kế tốn) cho cơng ty khác, thường cơng ty nước ngồi Ví dụ: bạn gọi nhà cung cấp dịch vụ Internet để giải vấn đề kỹ thuật, bạn nói chuyện với kỹ thuật viên Bangalore, Ấn Độ Bucharest, Romania Thuê áp dụng số công việc quan trọng dự án Chẳng hạn, HP Dell hợp tác chặt chẽ với nhà sản xuất ổ cứng để phát triển máy tính xách tay hệ Toyota DaimlerChrysler hợp tác với nhà cung cấp để phát triển tảng ô tô Những ưu điểm cơng việc th ngồi cơng việc dự án nhiều, số lợi ích tiêu biểu như: Giảm chi phí Các cơng ty đảm bảo giá cạnh tranh cho dịch vụ ký hợp đồng cơng việc th ngồi Hơn nữa, chi phí đầu vào cắt giảm đáng kể cơng ty khơng phải trì tất cơng việc/dịch vụ nội mà ấn định chi phí th ngồi cho cơng ty khác thực với chi phí thấp Hồn thành dự án nhanh Khơng làm việc thực rẻ hơn, thực nhanh Ví dụ: cách ký hợp đồng với nhà khai thác máy xúc, công ty hồn thành cơng việc bốn làm việc thay bốn ngày để hồn thành Trình độ chun mơn cao Cơng ty khơng phải theo đuổi cho kịp với tiến cơng nghệ Thay vào đó, tập trung vào phát triển lực cốt lõi thuê công ty chuyên nghiệp để làm phân đoạn có liên quan dự án Linh hoạt Các tổ chức khơng bị hạn chế nguồn lực riêng họ theo đuổi loạt dự án cách kết hợp nguồn lực họ với nguồn lực công ty khác Những kinh nghiệm tốt mà doanh nghiệp thực th ngồi cơng việc dự án gì? Các yêu cầu quy trình xác định rõ ràng Các hoạt động đào tạo xây dựng đội ngũ mở rộng Quy trình quản lý xung đột chỗ thiết lập tốt Thường xuyên kiểm tra cập nhật trạng thái Thuê vị trí cần thiết Các hợp đồng công hợp lý Có nhiều mối quan hệ th ngồi dài hạn Thuật ngữ "leo thang" đề cập đến gì, cần thiết để dự án thành công? Xung đột tránh khỏi dự án bất đồng giải có hiệu nâng cao hiệu suất Tuy nhiên, xung đột chức bùng nổ làm cho khả thành công dự án giảm sút nghiêm trọng Các dự án thuê dễ bị mâu thuẫn người khơng quen làm việc có giá trị quan điểm khác Sự “leo thang” chế kiểm soát để xử lý giải vấn đề Nguyên tắc vấn đề phải giải mức thấp khoảng thời gian định (ví dụ: 24 giờ) "leo thang" lên cấp độ quản lý (có nghĩa giải mâu thuẩn bước step by step, khơng vượt cấp ) Khi đó, giám đốc có thời gian để giải vấn đề, vấn đề chuyển sang cấp cao Các nhà quản lý nên nhanh chóng cho cấp vấn đề câu hỏi mà họ tự giải Nếu có thể, nhân then chốt từ tổ chức tương ứng tập hợp lại để thảo luận vấn đề có khả xảy trách nhiệm giải Những người làm việc cố gắng xác định vấn đề tiềm xảy thỏa thuận việc họ giải Việc giải vấn đề cách nhanh, gọn thực step by step cần thiết, giúp cho cơng việc trôi chảy, không bị trễ tiến độ dự án dễ dàng đạt thành công Tại cách tiếp cận đàm phán nguyên tắc khuyến nghị đàm phán thỏa thuận dự án? Nhiều người tiếp cận đàm phán thể thi cạnh tranh Ví dụ bán nhà, người bán lúc muốn bán với giá cao tốt, thành công đo lợi nhuận thu so với bên kia, nhiên điều không với quản lý dự án Quản lý dự án thi! Thứ nhất, người làm việc dự án, cho dù họ đại diện cho cơng ty phòng ban khác tổ chức, họ kẻ thù đối thủ cạnh tranh mà đồng minh đối tác Thứ hai, bên tập hợp có ưu tiên tiêu chuẩn khác nhau, họ bị ràng buộc thành công dự án Nếu mâu thuẫn leo thang đến mức thương lượng đổ vỡ dự án chấm dứt, người thua Thứ ba, không giống trao đổi/mặc với nhà cung cấp/người bán đường phố, người tham gia vào công việc dự án phải tiếp tục làm việc Vì đàm phán thỏa thuận dự án, phải có nguyên tắc tiếp cận phù hợp Trong trình đàm phán nhà đàm phán chuyên nghiệp hợp lợi ích cá nhân với tốt cho dự án đưa giải pháp hiệu cho vấn đề Đặc biệt nhấn mạnh việc phát triển giải pháp win/win Các giải pháp win/win ln làm cho bên cảm thấy lợi cảm giác đối tác quan tâm tìm hiểu nhu cầu mình, từ xóa dần khoảng cách đến thống trình thực dự án Cách tiếp cận đàm phán nguyên tắc khuyến nghị sử dụng việc đàm phán thỏa thuận dự án Đàm phàn nguyên tắc dựa bốn điểm chính: Tách người khỏi vấn đề Tập trung vào lợi ích khơng phải vị trí Đề xuất lựa chọn để thỏa mãn lợi ích Khi có thể, sử dụng tiêu chí khách quan Từ viết tắt BATNA đề cập đến gì, quan trọng bạn muốn trở thành nhà thương thuyết thành cơng? Thỉnh thoảng đàm phánchúng ta gặp đối tác có thái độ thắng/thua khó đểlàm việc với người Cách tốt chống lại người đàm phán bất hợp lý, thái độ thắng/thualà có Fisher Ury gọi BATNA “mạnh”(BATNA - Best Alternative To a Negotiated Agreement – thay tốt cho đàm phán thỏa thuận) BATNA phản ánh mức độ phụ thuộc so với đối tác Ví dụ: đàm phán giá thời hạn giao hàng với đối tác, bên cạnh có nhiều nhà cung cấp uy tín khác, có BATBA mạnh có nhiều phương án thay thuận lợi đàm phán Ngược lại có đối tác cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng thời hạn cho phụ thuộc vào họ, có BATNA yếu Để hạn chế điều nên tìm kiếm nhiều đối tác đầu vào, đầu để giảm phụ thuộc vào họ Một BATNA mạnh giúp tự tin đàm phán "Không có thỏa thuận trừ làm việc theo kịch win/win." 6 Người quản lý dự án tác động đến kỳ vọng nhận thức khách hàng nào? Thành công cuối dự án xác định xem dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách theo yêu cầu kỹ thuật, mà khách hàng có hài lòng với hồn thành hay khơng Sự hài lòng khách hàng điểm mấu chốt Sự hài lòng khách hàng tượng phức tạp Một cách đơn giản hiệu để xem hài lòng khách hàng kỳ vọng đạt Khi khách hàng nhận thức kết phù hợp vượt mong đợi họ hài lòng, chí vui Tuy nhiên, lợi nhuận mối quan tâm lớn Vượt mong đợi khách hàng thường dẫn đến chi phí bổ sung Ví dụ: hồn thành dự án xây dựng hai tuần trước thời hạn liên quan đến chi phí làm thêm đáng kể Mơ hình thỏa mãn kỳ vọng hài lòng khách hàng làm bật điểm việc hài lòng khách hàng với dự án không dựa kiện liệu khách quan mà dựa nhận thức mong đợi Ví dụ, khách hàng khơng hài lòng với dự án hồn thành trước thời hạn chi phí thấp ngân sách cho phép ông ta nghĩ cơng việc có chất lượng nỗi lo sợ/lo ngại ông không giải Ngược lại, khách hàng hài lòng với dự án vượt ngân sách chậm ông ta cảm thấy đội dự án bảo vệ lợi ích làm cơng việc tốt kể trường hợp bất lợi Vì vậy, người quản lý dự án cần phải ý đến mong đợi nhận thức khách hàng Đưa tiêu chí để đánh giá hiệu dự án dựa nhận thức khách hàng hiệu suất thực tế, mục tiêu cho khách hàng hiểu để họ đưa tiêu chí phù hợp để thực dự án Quản lý mong đợi khách hàng giai đoạn phê duyệt dự án Có thực tế dự án hồn thành 10-12 tuần nhà quản lý dự án hứa hoàn thành 12-14 tuần gia tăng hội hoàn thành dự án sớm từ làm khách hàng cảm thấy hài lòng Nhưng phạm trù đạo đức, nhà quản lý dự án nên cung cấp thơng tin xác cho khách hàng thay cố tình giấu sau chứng tỏ hoàn thành tốt Khi khách hàng biết khơng tin tưởng vào nhà quản lý dự án kiểu Ngoài bắt đầu triển khai dự án nhà quản lý dự án cần phối hợp chặt chẽ với khách hàng để phát triển mô tả rõ ràng mục tiêu, tham số giới hạn công việc dự án Tuyên bố phạm vi dự án cần thiết để thiết lập mong đợi khách hàng dự án Điều quan trọng tất bên đồng ý hoàn thành người hiểu nội dung cách giống Nhà quản lý dự án cần phải chia sẻ rủi ro đáng kể làm gián đoạn việc thực dự án Khách hàng khơng thích ngạc nhiên, họ biết trước vấn đề tiềm ẩn họ chấp nhận hậu Một dự án triển khai, điều quan trọng phải giữ khách hàng theo kịp tiến độ dự án Đôi lúc nhà quản lý dự án xem khách hàng họ thành viên thực tế nhóm dự án tích cực tham gia vào khía cạnh dự án Sự tham gia tích cực khách hàng cho phép khách hàng tự điều chỉnh kỳ vọng họ phù hợp với định kiện diễn dự án, đồng thời, diện khách hàng giúp nhóm dự án tập trung vào mục tiêu khách hàng dự án Sự tham gia tích cực khách hàng cung cấp sở vững để đánh giá hiệu dự án Khách hàng khơng nhìn thấy kết dự án mà thấy nỗ lực đội dự án, điều tích cực Phần tập Câu Chia thành nhóm từ bốn đến năm học sinh Chỉ định nửa số nhóm vai trò Chủ đầu tư nửa vai trò Nhà thầu Chủ sở hữu: Sau nhiều năm tiết kiệm, bạn thuê nhà thầu để xây dựng "ngôi nhà mơ ước bạn" Mục tiêu bạn cho dự án gì? Bạn có quan ngại vấn đề làm việc với nhà thầu chung để xây dựng nhà bạn? Nhà thầu: Bạn chuyên xây dựng nhà riêng Bạn gặp chủ nhân tương lai để bắt đầu đàm phán hợp đồng xây dựng "ngôi nhà mơ ước họ" Mục tiêu bạn cho dự án gì? Bạn có quan ngại vấn đề làm việc với chủ sở hữu để xây dựng nhà họ? Mỗi nhóm chủ sở hữu gặp nhóm nhà thầu khác chia sẻ mục tiêu, mối quan tâm vấn đề họ Xác định mục tiêu, vấn đề mối quan tâm điểm chung điểm quan trọng Thảo luận cách bạn làm việc để thực mục tiêu Điểu chìa khóa để làm việc đối tác dự án này? Trả lời Yêu cầu Chủ sở hữu Nhà thầu Mục tiêu Xây thô ngơi nhà, cấu trúc Hồn thành dự án thời dự án sau: hạn cam kết theo cấu trúc yêu 1 + lầu Trong tầng cầu chủ nhà chia làm gian, gian phòng Lợi nhuận yêu cầu 20% khách phía trước bếp + khu vực ăn uống + vệ sinh phía sau Lầu lầu lầu có phòng ngủ toilet, ban cơng phía ngồi Diện tích sàn xây dựng100m2, tổng diện tích 300m2 Tổng chi phí xây dựng 1,5 tỷ Thời gian xây: tháng kể từ ngày ký hợp đồng Tiêu chí kỹ thuật vật tư theo hợp đồng Những quan Nhà thầu dùng vật liệu xây Chủ nhà thay đổi thiết kế làm ngại vấn dựng không phù hợp đề xây nhà tăng thêm khối lượng cơng việc, Cơng trình thi cơng khơng đảm chi phí thời gian, bảo chất lượng dẫn đến thay đổi vật liệu xây Hoàn thành trễ tiến độ dựng, chất lượng cơng trình Gây ồn ào, ô nhiễm ảnh hưởng Thời tiết thay đổi làm ảnh hàng xóm q trình thi công hưởng đến tiến độ Chủ nhà chưa chuẩn bị đủ tiền, toán chậm làm trễ tiến độ Mục tiêu chung: Hoàn thành xây dựng theo yêu cầu kỹ thuật, ngân sách thời hạn theo hợp đồng Các vấn đề chung:thời gian, chi phí xây dựng, thiết kế chất lượng cơng trình thiết kế chất lượng cơng trình yếu tố định Các nhà thầu cần xây dựng yêu cầu kỹ thuật đảm bảo chất lượng công trình vật liệu dùng để thi cơng chủ nhà hài lòng Các vấn đề lại thương lượng Vì để thực tốt dự án chủ nhà nhà thầu phải trao đổi thật kỹ yêu cầu kỹ thuật, kiến trúc nhà vật liệu xây dựng để đảm bảo bên hiểu đối phương nghĩ, tránh tranh cãi xây dựng làm hài lòng đơi bên 10 Câu 2.Tìm hiểu "th ngồi" Internet web Ai có quan tâm đến việc th ngồi? Lợi th ngồi gì? Những bất lợi gì? Liệu th ngồi có nghĩa điều với người khác không? Xu hướng tương lai th ngồi gì? “Th ngồi”-Outsourcinglà hình thức chuyển phần chức nhiệm vụ công ty gia cơng bên ngồi, chức mà trước doanh nghiệp đảm nhận Các doanh nghiệp thường nghĩ đến việc th ngồi hay gọi sử dụng nguồn nhân lực bên doanh nghiệp muốngiảm chi phí gia tăng chất lượng, tiết kiệm thời gian Ngày việc th ngồi nghĩ đến doanh nghiệp lâm vào tình trạng “khủng hoảng thiếu nguồn nhân lực” Đây xu doanh nghiệp lựa chọn để giải vấn đề nhân Lợi th ngồi: Chuyên môn: nhà cung cấp outsourcing đơn vị chuyên nghiệp nên có hệ thống đào tạo cho nhân viên, phòng lab để thử nghiệm giải pháp trước đưa cho khách hàng Họ có hệ thống giám sát chất lượng công việc nhân viên đảm bảo quy trình dịch vụ Các dịch vụ họ cung cấp có tính chun nghiệp cao Hiệu suất: nhà cung cấp outsourcing điều phối nhân lực, với nhân lực quý hiếm, họ sử dụng triệt để Kết họ tính mức phí thấp khách hàng tự làm Dự phòng: mạnh rõ ràng outsourcing Với lực lượng đơng đảo, nhà cung cấp khơng khó khăn để đảm bảo khách hàng phục vụ liên tục Họ thường có chế để ln ln có số nhân viên thay lẫn cho khách hàng Nhiều nhà cung cấp outsourcing cẩn thận cất giữ tham số sở liệu hệ thống khách hàng, để có rủi ro vật lý (cháy, thiên tai) khơi phục lại hệ thống Các rủi ro gián đoạn hoạt động thiếu dự phòng doanh nghiệp chuyển hết sang nhà cung cấp outsourcing 11 Tiết kiệm chi phí: Chi phí cho dịch vụ outsourcing thường thấp so với chi phí xây dựng cấu làm việc doanh nghiệp Bạn phải trả thêm khoản thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, chưa kể khoản tiền đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội Tiết kiệm chỗ ngồi làm việc: Việc tạo dựng cấu tổ chức nhân làm việc tồn phần doanh nghiệp đòi hỏi bạn phải có đủ diện tích văn phòng, trang thiết bị làm việc (bàn ghế, máy tính, máy fax, văn phòng phẩm, nước uống…) Đảm bảo cơng việc ln vận hành: Nhân viên làm việc toàn thời gian bạn có quyền lợi nghỉ phép, nghỉ ốm, bạn cần đảm bảo khối lượng công việc liên thông Bên nhận dịch vụ outsourcing bạn đảm bảo công việc luôn vận hành Tiết kiệm thời gian đảm bảo chất lượng Hình thức gia cơng bên ngồi giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian đồng thời đảm bảo chất lượng Bất lợi thuê ngoài: Bảo mật: vấn đề nhiều người thuê lo ngại Họ sợ nhân viên outsourcing tiết lộ thông tin công ty ngồi, chí cho đối thủ Trách nhiệm: nhà cung cấp thiếu trách nhiệm, chậm trễ không cung cấp nhân viên với phẩm chất cần thiết làm gián đoạn công việc doanh nghiệp Chất lượng: thường vấn đề giai đoạn chuyển tiếp từ dịch vụ nội sang outsourcing Trong thời gian đầu (có thể kéo dài năm) nhân viên outsourcing chưa nắm rõ hệ thống doanh nhiệp, gây chậm trễ giải cố sai sót, làm việc khơng đạt u cầu Chi phí: thống kê chung cho thấy sử dụng outsourcing tiết kiệm so với tự làm, điều khơng có nghĩa outsourcing tiết kiệm chi phí Hợp đồng outsourcing khơng chặt chẽ gây phát sinh chi phí lớn cho doanh nghiệp (chẳng hạn phát nội dung công việc/dịch vụ khác chưa có hợp đồng làm gia tăng chi phí th ngồi) 12 Đơi doanh nghiệp th việc với đối tác khác để so sánh kết quả, chi phí thời gian thực để từ xác định đối tác tiềm đối tác thay cần thiết Xu hướng tương lai th ngồi Trong tình hình Việt Nam, th ngồi sách doanh nghiệp nên ưu tiên, giúp doanh nghiệp uyển chuyển động hơn, chuyển chi phí cố định thành chi phí biến đổi để tối thiểu hóa chi phí rủi ro Với trào lưu tồn cầu hóa kinh tế thị trường, chiến lược phát triển doanh nghiệp cần tính kỹ đến khâu cạnh tranh liên kết để làm mang đến giá trị gia tăng cao cho khách hàng (trong bối cảnh ấy, khách hàng trực tiếp tập đoàn chuyển từ việc quản lý sở sản xuất sang sử dụng nguồn lực bên - outsourcing), tạo điều kiện cho trình lên doanh nghiệp ngày rộng mở vững mạnh Câu Chia thành bốn nhóm xem lại tập giáo viên bạn cung cấp "Hãy làm tốt có thể" Hoàn thành tập Chiến lược ban đầu bạn gì? Nó có thay đổi khơng? Nếu có, sao? Bài tập nói với bạn khả hợp tác với nhau? Chiến lược ban đầu nhóm làm chuỗi kiện giới thiệu sản phẩm mới, máy móc thiết bị cơng nghệ chăm sóc sắc đẹp Mục tiêu kiện lớn vào dịp cuối năm để chào bán sản phẩm, nhiên nguồn nhân lực có hạn để đánh giá hiệu dự án cách tiếp cận/chăm sóc/khảo sát sau sử dụng cần có feedback khách hàng để nhóm điều chỉnh thêm tăng cường hiệu sau tổ chức kiện Do nhóm thay đổi mục tiêu ban đầu chia làm kiện/chạy tháng, thu hút khoảng 100 khách hàng đến tham dự/1 kiện lần có khoảng 20 – 30 khách hàng mua/sử dụng sản phẩm Các kiện diễn liên tục, tháng kiện điều giúp cho đội dự án phối hợp với tốt hơn, thông tin khách hàng feedback rõ ràng việc đánh giá 13 xác hơn, mặt khác làm việc với nhiều nên thành viên đội hiểu rõ từ cơng tác tổ chức thực dự án sau trôi chảy 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT Bách khoa toàn thư - https://vi.wikipedia.org/wiki/Thu%C3%AA_ngo%C3%A0i Báo điện tử Logictis - http://logistics4vn.com/thue-ngoai-la-gi-outsourcing-la-gi/ TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG ANH Larson and Grey (2010), “The Managerial Process fifth edition”, Project Management 15 ... thực tế dự án hồn thành 10 -12 tuần nhà quản lý dự án hứa hoàn thành 12- 14 tuần gia tăng hội hoàn thành dự án sớm từ làm khách hàng cảm thấy hài lòng Nhưng phạm trù đạo đức, nhà quản lý dự án nên... tưởng vào nhà quản lý dự án kiểu Ngoài bắt đầu triển khai dự án nhà quản lý dự án cần phối hợp chặt chẽ với khách hàng để phát triển mô tả rõ ràng mục tiêu, tham số giới hạn công việc dự án Tuyên... dự án dễ dàng đạt thành công Tại cách tiếp cận đàm phán nguyên tắc khuyến nghị đàm phán thỏa thuận dự án? Nhiều người tiếp cận đàm phán thể thi cạnh tranh Ví dụ bán nhà, người bán lúc muốn bán