Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI NÓI ĐẦULý do chọn đề tài:Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của nó đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin, thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin.Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển, càng có nhiều phát minh tiên tiến dần thay thế sức lao động, giải phóng con người, giúp con người giải quyết công việc nhanh chóng.Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra điều hành cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị xã hội… Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng việc quản lý văn bản đi. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện tốt việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng UBND xã Đình Lập – Đình Lập – Lạng Sơn nói riêng. Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý văn bản đi tại UBND xã Đình Lập Đình Lập – Lạng Sơn.” Cho bài báo cáo thực tập cơ sở.Mục đích nghiên cứu: Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức quản lý văn bản tại văn phòng UBND xã. Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu, nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản cho cán bộ văn thư. Đối tượng nghiên cứu:Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi Phạm vi nghiên cứu:Nghiên cứu thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã Đình LậpÝ nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài: Chương trình giúp cho người cán bộ văn thư hoặc là người sử dụng trong việc xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi. Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lý văn bản của cơ quan. Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng.Kết cấu của đề tài:Trong báo cáo gồm 3 chương chính:CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN.CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠNCHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI .7 1.1 Văn 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Yêu cầu việc quản lý văn 1.2 Nghiệp vụ quản lý văn 1.2.1 Nghiệp vụ quản lý văn .8 1.3 Ý nghĩa việc quản lý văn 15 CHƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN 16 2.1 Giới thiệu khái quát sở thực tập 16 2.1.1Chức năng, nhiệm vụ UBND xã Đình Lập 16 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Đình Lập 16 2.1.3 Tình hình cơng tác quản lý văn - đến lập hồ sơ UBND xã Đình Lập 18 2.1.4 Thực trạng công tác quản lý, giải văn – đến UBND xã Đình Lập 19 2.1.5 Thực trạng công tác quản lý giải văn UBND xã Đình Lập 20 2.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý giải văn - đến UBND xã Đình Lâp 23 2.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ UBND xã Đình Lập 25 CHƯƠNG ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 27 3.1 Đặt vấn đề 27 3.2 Giải vấn đề 28 3.3 Các nhóm hàm microsoft excel 31 3.3.1 Nhóm hàm lơ-gíc 31 3.3.2 Nhóm hàm tốn học 32 3.3.3 Nhóm hàm thống kê 33 3.3.4 Nhóm hàm chuỗi 35 3.3.5 Nhóm hàm ngày tháng .36 3.3.6 Hàm thời gian 38 3.3.7 Nhóm hàm dị tìm liệu .39 3.4 Xây dựng chương trình quản lý văn UBND xã Đình Lập 40 3.5 Kết 44 KẾT LUẬN 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn Hình 1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn đi, phần nội dung bên 10 Hình 1.3 Mẫu trình bày bìa phong bì 11 Hình 1.4 Mẫu sổ chuyển giao văn .13 Hình 1.5 Mẫu sổ gửi văn bưu điện 13 Hình 1.6 Mẫu sổ sử dụng lưu 15 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức UBND xã Đình Lập .18 Hình 2.2 Sơ đồ hệ thống giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin 26 Hình 3.1 Giao diện Excel 29 Hình 3.2 Chức xếp lọc liệu 30 Hình 3.3 Tạo giao diện Excel .41 Hình 3.4 Tạo dấu định vị từ tháng 1-12 .42 Hình 3.5 Tạo liên kết sheet DANH MỤC CHÍNH sheet CƠNG VĂN ĐI 43 Hình 3.6 Tự động điền số công văn 44 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập sở, em gặp nhiều khó khăn Song với cố gắng nỗ lực tìm tịi học hỏi thân với hướng dẫn tận tình giáo Lý Thu Trang, em hoàn thành đề tài Trong thời gian làm đề tài thực tập sở, em nghiêm túc cố gắng tìm tịi học hỏi với giúp đỡ tận tình cô giáo Lý Thu Trang Mặc dù, hướng dẫn tận tình cơ, cố gắng tìm hiểu thân thời gian kiến thức cịn hạn chế nên đề tài em khơng thể khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận bảo thầy cô bạn giúp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn em để em hồn thành tốt đề tài thực tập sở Trong tương lai, em cố gắng phát triển đề tài theo hướng sâu hơn, với quy mô rộng có tính thực tế cao hơn, giúp cho cơng việc người quản lý dễ dàng Em cố gắng xây dựng phần mềm quản lý văn hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực Vi Trung Dũng LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài: Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu kỳ diệu tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh tế, trị, xã hội giới nói chung Việt Nam nói riêng Cùng với phát triển nhanh chóng tin học vai trò ngày trội thông tin, giới bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên công nghệ thông tin Công nghệ thông tin bước vào tất lĩnh vực, chiếm vị trí quan trọng xã hội Cùng với phát triển khoa học - cơng nghệ, hoạt động quản lý có nhiều đổi theo xu hướng đại hóa đáp ứng nhu cầu ngày cao xu hội nhập phát triển, có nhiều phát minh tiên tiến dần thay sức lao động, giải phóng người, giúp người giải cơng việc nhanh chóng Việc nắm bắt thơng tin nhanh chóng, kịp thời xác ngày đóng vai trị quan trọng công tác quản lý điều hành Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra điều hành quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế - trị - xã hội… Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng việc quản lý văn Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại định quản lý trình hoạt động quan, đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan, đơn vị thực tốt việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao theo pháp luật Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý văn hoạt động quan, đơn vị nói chung văn phịng UBND xã Đình Lập – Đình Lập – Lạng Sơn nói riêng Vì em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel việc quản lý văn UBND xã Đình Lập - Đình Lập – Lạng Sơn.” Cho báo cáo thực tập sở Mục đích nghiên cứu: Bằng kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích cơng tác tổ chức quản lý văn văn phịng UBND xã Trên sở nhằm ưu, nhược điểm tồn để đề biện pháp hoàn thiện cho việc quản lý văn cho cán văn thư Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý văn Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND xã Đình Lập Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài: Chương trình giúp cho người cán văn thư người sử dụng việc xem văn cách đầy đủ, xác, dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi Chương trình giảm bớt chi phí thời gian tiền bạc việc quản lý văn quan Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng Kết cấu đề tài: Trong báo cáo gồm chương chính: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP - ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn hình thành hoạt động ngày quan, tổ chức 1.1 Văn 1.1.1 Các khái niệm - Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành, (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành -Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan tổ chức - Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức 1.1.2 Yêu cầu việc quản lý văn - Thống nhất: Các nghiệp vụ xử lý văn phải tuân theo quy định chung quan có thẩm quyền, khơng tùy tiện làm theo cách riêng -Chính xác: yêu cầu thể việc vào sổ văn đi, đòi hỏi nghiệp vụ phải thực chuẩn xác, khơng để sai sót, nhầm lẫn -Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương đạt kết cao Có nghĩa phải chạy đua với thời gian tranh thủ giờ, phút, khơng để lãng phí -An tồn: có nghĩa khơng để văn mát, thất lạc, hư hỏng lộ bí mật (đối với văn mật) 1.2 Nghiệp vụ quản lý văn 1.2.1 Nghiệp vụ quản lý văn Sơ đồ: Làm thủ tụ gửi VB (2) Đăng ký Vb (1) Lưu vb theo dõi, kiểm tra việc gửi VB (3) Trình bày phong bì cho VB vào phong bì Trình VB Xem xét thể thúc, ghi số, ngày tháng Chuyển phát VB Lưu VB Theo dõi, kiểm tra Đóng dấu VB Đăng ký Vb Hình 1.1 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn Bước 1: Đăng ký văn + Trình văn đi: sau văn soạn thảo in ấn xong phải trình lên cho thủ trưởng người thủ trưởng ủy quyền ký trước ban hành + Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng: trước phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số văn theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý Số văn ghi phía trên, bên trái tác giả văn Số văn ghi chữ số Ả - rập, số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối ngày 31 tháng 12 hàng năm Văn mật đăng ký vào số hệ thống số riêng Ngày, tháng, năm văn phải viết đầy đủ, số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày đến ngày tháng 1, tháng phải thêm số trước Ngày tháng văn ghi sau địa danh,dưới quốc hiệu BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số:01/2011/TT-BNV Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011 + Đóng dấu văn đi: phải rõ ràng,đúng mẫu màu mực đỏ tươi, đóng chùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký phía trái + Đăng ký văn đi: đăng ký sổ (phương pháp thủ cơng) máy vi tính (ứng dụng cơng nghệ thơng tin), chí hai phương tiện Đăng ký văn sổ: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ) TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Hình 1.2 Mẫu bìa sổ quản lý văn Năm: Từ ngày…………… đến ngày………… Từ số………… đến số…………… Trên trang đầu loại sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Việc ký đóng dấu thực khoảng giấy trống Từ số … đến số … Quyển số Nội dung phần đăng ký văn bên sổ đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) gồm 08 cột theo mẫu cụ thể sau: Nội dung bên gồm: Số, ký hiệuvăn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hình 1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn đi, phần nội dung bên 10 - Cú pháp: SUM(Number1, Number2…) - Các tham số: Number1, Number2… số cần tính tổng Hàm SUMIF: - Tính tổng định tiêu chuẩn đưa vào - Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) - Các tham số: Range: Là dãy mà bạn muốn xác định - Criteria: tiêu chuẩn mà muốn tính tổng Tiêu chuẩn số, biểu thức chuỗi - Sum_range: Là ô thực cần tính tổng - Ví dụ: = SUMIF(B3:B8,”100″): (Đếm tất ô dãy B3:B11 có chứa số lớn 100) 3.3.4 Nhóm hàm chuỗi Hàm LEFT: - Trích ký tự bên trái chuỗi nhập vào - Cú pháp: LEFT(Text,Num_chars) - Các đối số: Text: Chuỗi văn - Num_Chars: Số ký tự muốn trích - Ví dụ: =LEFT(Tơi tên là,3) = “Tơi” Hàm RIGHT: - Trích ký tự bên phải chuỗi nhập vào - Cú pháp: RIGHT(Text,Num_chars) - Các đối số: tương tự hàm LEFT - Ví dụ: =RIGHT(Tơi tên là,2) = “là” 36 Hàm MID: - Trích ký tự từ số bắt đầu chuỗi nhập vào - Cú pháp: MID(Text,Start_num, Num_chars) - Các đối số: Text: chuỗi văn - Start_num: Số thứ tự ký tự bắt đầu trích - Num_chars: Số ký tự cần trích Hàm UPPER: - Đổi chuỗi nhập vào thành chữ hoa - Cú pháp: UPPER(Text) Hàm LOWER: - Đổi chuỗi nhập vào thành chữ thường - Cú pháp: LOWER(Text) Hàm PROPER: - Đổi ký từ đầu từ chuỗi thành chữ hoa - Cú pháp: PROPER(Text) - Ví dụ: =PROPER(phan van a) = “Phan Van A” Hàm TRIM: - Cắt bỏ ký tự trắng đầu chuỗi cuối chuỗi - Cú pháp: TRIM(Text) 3.3.5 Nhóm hàm ngày tháng Hàm DATE: - Hàm Date trả chuỗi trình bày kiểu ngày đặc thù - Cú pháp: DATE(year,month,day) - Các tham số: - Year: miêu tả năm, từ đến chữ số Nếu bạn nhập chữ số, theo mặc định Excel lấy năm bắt đầu là: 1900.(Ví dụ) - Month: miêu tả tháng năm Nếu month lớn 12 Excel tự động tính thêm tháng cho số miêu tả năm - Day: miêu tả ngày tháng Nếu Day lớn số ngày tháng định, Excel tự động tính thêm ngày cho số miêu tả tháng 37 Lưu ý: - Excel lưu trữ kiểu ngày chuỗi số liên tục, sử dụng phép tốn cộng (+), trừ (-) cho kiểu ngày.(Ví dụ) Hàm DAY: - Trả ngày tương ứng với chuỗi ngày đưa vào Giá trị trả số kiểu Integer khoảng từ đến 31 - Cú pháp: DAY(Serial_num) - Tham số: - Serial_num: Là liệu kiểu Date, hàm DATE kết hàm hay công thức khác Hàm MONTH: - Trả tháng chuỗi ngày mô tả Giá trị trả số khoảng đến 12 - Cú pháp: MONTH(Series_num) - Tham số: - Series_num: Là chuỗi ngày, hàm DATE kết hàm hay công thức khác Hàm YEAR: - Trả năm tương ứng với chuỗi ngày đưa vào Year trả kiểu Integer khoảng 1900-9999 - Cú pháp: YEAR(Serial_num) - Tham số: - Serial_num: Là liệu kiểu ngày, hàm DATE kết hàm hay công thức khác Hàm TODAY: - Trả ngày thời hệ thống - Cú pháp: TODAY() - Hàm khơng có đối số Hàm WEEKDAY: - Trả số thứ tuần - Cú pháp: WEEKDAY(Serial, Return_type) 38 - Các đối số: - Serial: số hay giá trị kiểu ngày - Return_type: định kiểu liệu trả 3.3.6 Hàm thời gian Hàm TIME: - Trả chuỗi trình bày kiểu thời gian đặc thù Giá trị trả số khoảng từ đến 0.99999999, miêu tả thời gian từ 0:00:00 đến 23:59:59 - Cú pháp: TIME(Hour,Minute,Second) - Các tham số: Được tính tương tự hàm DATE - Hour: miêu tả giờ, số từ đến 32767 - Minute: miêu tả phút, số từ đến 32767 - Second: miêu tả giây, số từ đến 32767 Hàm HOUR: - Trả ngày liệu kiểu đưa vào Giá trị trả kiểu Integer khoảng từ (12:00A.M) đến 23 (11:00P.M) - Cú pháp: HOUR(Serial_num) - Tham số: - Serial_num: Là liệu kiểu Time Thời gian nhập như: - Một chuỗi kí tự nằm dấu nháy (ví dụ “5:30 PM”) - Một số thập phân (ví dụ 0,2145 mơ tả 5:08 AM) - Kết công thức hay hàm khác Hàm MINUTE: - Trả phút liệu kiểu Time đưa vào Giá trị trả kiểu Integer khoảng từ đến 59 - Cú pháp: MINUTE(Serial_num) - Tham số: Serial_num: Tương tự công thức HOUR Hàm SECOND: - Trả giây liệu kiểu Time đưa vào Giá trị trả kiểu Integer khoảng từ đến 59 - Cú pháp: SECOND(Serial_num) - Tham số: Serial_num: Tương tự công thức HOUR 39 Hàm NOW: - Trả ngày thời hệ thống - Cú pháp: NOW() - Hàm khơng có đối số 3.3.7 Nhóm hàm dị tìm liệu Hàm VLOOKUP - Tìm giá trị khác hàng cách so sánh với giá trị cột bảng nhập vào - Cú pháp: - VLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup]) - Các tham số: - Lookup Value: Giá trị cần đem so sánh để tìm kiếm - Table array: Bảng chứa thơng tin mà liệu bảng liệu để so sánh Vùng liệu phải tham chiếu tuyệt đối - Nếu giá trị Range lookup TRUE bỏ qua, giá trị cột dùng để so sánh phải xếp tăng dần - Col idx num: số cột liệu mà bạn muốn lấy phép so sánh - Range lookup: Là giá trị luận lý để định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị xác tìm giá trị gần + Nếu Range lookup TRUE bỏ qua, giá trị gần trả Chú ý: - Nếu giá trị Lookup value nhỏ giá trị nhỏ cột bảng Table array, thơng báo lỗi #N/A - Ví dụ: =VLOOKUP(F11,$C$20:$D$22,2,0) - Tìm giá trị giá trị F11 cột thứ nhất, lấy giá trị tương ứng cột thứ 2 Hàm HLOOKUP: - Tìm kiếm tương tự hàm VLOOKUP cách so sánh với giá trị hàng bảng nhập vào - Cú pháp: HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup]) - Các tham số tương tự hàm VLOOKUP 40 Hàm INDEX - Trả giá trị hay tham chiếu đến giá trị phạm vi bảng hay vùng liệu - Cú pháp: - INDEX(Array,Row_num,Col_num) - Các tham số: - Array: Là vùng chứa ô mảng bất biến - Nếu Array chứa hàng cột, tham số Row_num Col_num tương ứng tùy ý - Nếu Array có nhiều hàng cột Row_num Col_num sử dụng - Row_num: Chọn lựa hàng Array Nếu Row_num bỏ qua Col_num bắt buộc - Col_num: Chọn lựa cột Array Nếu Col_num bỏ qua Row_num bắt buộc 3.4 Xây dựng chương trình quản lý văn UBND xã Đình Lập Bước 1: Tạo thư mục quản lý văn để chứa liệu Trên ổ C máy tính ta tạo thư mục có tên “quản lý văn bản” Tiếp theo ổ “quản lý văn bản” tạo thêm thư mục có tên “quản lý văn đi” Bước 2: Trên Excel tạo dao diện sheet có tên DANH MỤC CHÍNH, CƠNG VĂN ĐI lưu lại với tên “văn đi” 41 Hình 3.3 Tạo giao diện Excel Bước 3: Tạo dấu định vị từ tháng đến tháng 12 cho Sheet CƠNG VĂN ĐI Tại có tọa độ A5, bạn gõ T1 (ký hiệu dấu định vị Tháng 1) Tại ô A5, bạn đổ màu vào để nhớ ô bắt đầu tháng Tại ô có tọa độ A8, bạn gõ T2 (Ký hiệu dấu định vị Tháng 2) Tại ô B8, ta đổ màu vào để nhớ ô bắt đầu tháng 2, bạn để cách vài ô tạo dấu định vị đổ màu đánh dấu cho tháng đến hết tháng 12 Đặt trỏ vào ô 201 gõ vào công thức =COUNTA(B5:B200) ấn Enter Hàm có tác dụng tự động đếm số văn nhập vào, áp dụng cho quan năm làm 200 văn Tại có tọa độ B2, gõ Số cơng văn Tại có tọa độ B3, ta gõ công thức =B201 Hàm lấy kết ta biết số công văn để đỡ phải tìm Tiếp theo, ta đặt tên cho dấu định vị từ T1 đến T12 cách sau: Đặt trỏ vào ô có tọa độ A5 có dấu định vị T1, nháy vào Insert\Name\Define, ô Names in workbook, bạn gõ T1a, nháy vào Add bấm OK Đặt trỏ vào có tọa độ A8 có dấu định vị T2, nháy vào Insert\Name\Define, ô Names in workbook, bạn gõ T2a, nháy vào Add bấm OK Cứ làm hết 12 tháng để tạo dấu định vị cho tháng 42 Hình 3.4 Tạo dấu định vị từ tháng 1-12 Bước 4: Tạo liên kết từ Sheet DANH MỤC CHÍNH cơng văn tới dấu định vị tháng Sheet CÔNG VĂN ĐI Tại Sheet có tên DANH MỤC CHÍNH ta bơi đen Tháng CƠNG VĂN ĐI, nháy vào biểu tượng Insert Hyperlink ấn Ctrl + K Tìm thư mục quản lý văn bản, tìm tập tin “văn đi” Nháy vào mục Bookmark, tìm đến mục T1a, bấm OK Nếu muốn hiển thị dòng thông báo nhỏ đưa trỏ vào mục, ta nháy vào mục Screen Tip, gõ thông báo vào ô Sceen Tip text Thí dụ: Nháy vào để tới tháng 1, sau bấm OK Tiếp tục bơi đen Tháng CƠNG VĂN ĐI, nháy vào biểu tượng Insert Hyperlink ấn Ctrl + K Nháy vào mục Bookmark, tìm đến mục T2a, bấm OK lần Ta làm hết 12 tháng 43 Hình 3.5 Tạo liên kết sheet DANH MỤC CHÍNH sheet CƠNG VĂN ĐI Bước 5: Xóa bỏ chữ T1, T2 T12 thiết lập hàm để chương trình tự động sheet TỰ ĐỘNG ĐIỀN SỐ CƠNG VĂN ĐI Tại cột A > A6, ta gõ =IF(B6="","",COUNTA($B$6:B6)) Hàm có tác dụng tự động đánh số văn gõ ký hiệu văn cột B, chép công thức ô A6 đến ô 200 cột A - Để chèn thời gian văn vào cột ngày tháng văn bản, cần nhấn Ctrl + dấu chấm Ta phải thay đổi thiết lập ngày tháng năm cho phù hợp với kiểu người Việt Nam hay dùng cách nháy vào menuStart\ Settings\Control Panel, nháy đúp vào biểu tượng Regional and Language Options, chọn Customize, chọn nhãn Date - Trong mục Short date sample, chọn dd:MM:yyyy, nháy Apply OK lần 44 Hình 3.6 Tự động điền số công văn 3.5 Kết Công nghệ thông tin đời dần đáp ứng nhu cầu cần thiết đời sống tương lai, mang nhiều lợi ích thiết thực cho người dần thay sức lao động, với thành tựu vượt trội công nghệ thông tin gúp người giải công việc nhanh chóng, xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu cơng việc Vì việc áp dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng cần thiết Xây dựng chương trình quản lý văn cách ứng dụng Excel giúp: Bước đầu giúp cho cán văn thư tiếp cận với công nghệ thông tin, tạo hưng phấn công việc, tự nghiên cứu tự học cán nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Nâng cao hiệu xử lý công việc cán văn thư Quản lý theo dõi hệ thống văn qua phần mềm Tìm kiếm nhanh chóng kịp thời văn có u cầu Giảm thiểu cơng sức, tăng hiệu công việc văn thư 45 KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động thơng tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc chung quan, đơn vị nhà nước nói chung UBND xã Đình Lập nói chung Ứng dụng Excel để viết chương trình quản lý văn cho quan với chi phí thấp mang lại lợi ích, tìm kiếm văn nhanh xác Excel hồn tồn đáp ứng thỏa mãn để giải công tác quản lý văn quan mà không cần dùng phần mềm chuyên dụng lại dễ sử dụng Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư giúp cán quản lý văn thư thực tốt cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ cấp giao Quản lý văn có hệ thống khoa học, hình thành tác phong làm việc theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa cán quản lý Để có báo cáo thực tập sở Ngoài cố gắng nỗ lực thân, em nhận gúp nhiệt tình từ phía quan thực tập nhà trường thầy, cô Em xin bày tỏ cảm ơn chân thành tới cán văn thư văn phịng UBND xã Đình Lập thầy cô giáo Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn cô giáo Lý Thu Trang khoa hệ thống thông tin kinh tế, bảo tận tình gúp em hồn thành báo cáo thực tập Mặc dù có nhiều cố gắng, song hạn chế kiến thức thời gian thực tập nên khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận thơng cảm đóng góp thầy, giáo để em hồn thiện báo cáo bổ xung kiến thức cho thân Em xin chân thành cảm ơn Thái Nguyên, ngày tháng năm 2016 Sinh viên thực Vi Trung Dũng 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] PGS.TS Nguyễn Hữu Thi (2005), Giáo trình quản trị văn phịng, NXB Khoa học – Kỹ thuật Hà Nội [2] Nguyễn Bá Tiến (2005), Sử dụng Excel có hiệu việc quản lý, NXB thống kê [3] Trần Thị Thu Phương (2008), Nghiệp vụ hành văn phịng, NXB Tổng hợp TPHCM [4] Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội [5]Trang web: http://www.doc.edu.vn/ 47 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Thái Nguyên, Ngày tháng năm 2016 Giáo viên hướng dẫn 48 ... THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP - ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN CHƯƠNG... việc quản lý văn hoạt động quan, đơn vị nói chung văn phịng UBND xã Đình Lập – Đình Lập – Lạng Sơn nói riêng Vì em chọn đề tài: ? ?Ứng dụng Microsoft Excel việc quản lý văn UBND xã Đình Lập - Đình. .. số lượng văn năm Thực tế UBND xã Đình Lập chưa có phần mềm quản lý văn việc quản lý văn chủ yếu sổ Hiện UBND xã triển khai phần mềm quản lý văn bản, UBND xã đề cử số đồng chí phụ trách văn thư