Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiTrong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một khối lượng lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con người. Toàn bộ giấy tờ, tài liệu có liên quan đến một cán bộ công chức nào đó tạo thành bộ hồ sơ và được gọi là hồ sơ Cán bộ.Hồ sơ cán bộ là tài liệu có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình công tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, chức danh, chức vụ, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ gia đình, xã hội của người CB nó là sự phản ánh khá trung thực của bản thân người cán bộ, vì vậy cần được quản lý chặt chẽ, khoa học đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất. Cùng với sự phát triển của xã hội, công nghệ thông tin cũng đã và đang tỏ rõ phần quan trọng trong tất cả các lĩnh vực. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cán bộ là tất yếu.Nhưng thực tế, công tác quản lý cán bộ tại một số cơ quan hiện nay lại chưa được coi trọng, công tác này được tổ chức thống nhất theo quy định của Nhà nước, việc quản lý thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép sổ sách. Việc làm này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việc tìm kiếm, sắp xếp.Qua thời gian thực tập cơ sở, em đã có dịp tìm hiểu về thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.Qua quan sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác quản lý hồ sơ cán bộ không chỉ đơn giản là ghi chép.Vì vậy em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài : “Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” cho bài thực tập cơ sở của mình.2. Mục đích nghiên cứu đề tàiTrên cơ sở khảo sát tình hình thực tế về thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ tai UBND để từ đó đề ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã Việt Long nói riêng và các cơ quan đơn vị khác nói chung. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.Phạm vi nghiên cứu:+ Những quy trình quản lý hồ sơ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc SƠn, thành phố Hà Nội.+ Thiết kế chương trình ứng dụng Microsoft excel trong việc báo cáo số lượng hồ sơ cán bộ, công chức thay cho việc ghi chép thông thường.4. Phương pháp nghiên cứu Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, tp Hà Nội. Thu thập số liệu về hồ sơ quản lý cán bộ từ đó đánh giá, phân tích vấn đề, xây dựng giải pháp.5. Nội dung đề tài Chương 1: Khái quát về công tác quản lý hồ sơ cán bộ. Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Chương 3: : Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.Được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo – TS.Đoàn Đức Hải và các cô chú công tác tại UBND, em đã cố gắng để hoàn thiện đề tài nhưng vì còn hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy cô trong khoa để bài thực tập của em được hoàn thiện hơn.Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn
MỤC LỤC 1 DANH MỤC HÌNH ẢNH 2 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong trình hoạt động, quan, tổ chức hình thành khối lượng lớn giấy tờ, tài liệu, có tài liệu liên quan đến người Tồn giấy tờ, tài liệu có liên quan đến cán cơng chức tạo thành hồ sơ gọi hồ sơ Cán Hồ sơ cán tài liệu có tính pháp lý phản ánh trung thực nguồn gốc, trình cơng tác, phẩm chất trị, trình độ học vấn, trình độ chun mơn, chức danh, chức vụ, lực cơng tác, đạo đức tác phong, hồn cảnh gia đình, quan hệ gia đình, xã hội người CB phản ánh trung thực thân người cán bộ, cần quản lý chặt chẽ, khoa học đảm bảo tốt cho việc quản lý, sử dụng khai thác có hiệu Cùng với phát triển xã hội, công nghệ thông tin tỏ rõ phần quan trọng tất lĩnh vực Chính việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cán tất yếu.Nhưng thực tế, công tác quản lý cán số quan lại chưa coi trọng, công tác tổ chức thống theo quy định Nhà nước, việc quản lý thực thủ cơng hình thức ghi chép sổ sách Việc làm gặp khơng khó khăn hạn chế, đặc biệt việc tìm kiếm, xếp Qua thời gian thực tập sở, em có dịp tìm hiểu thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.Qua quan sát trải nghiệm thực tế em nhận thấy công tác quản lý hồ sơ cán khơng đơn giản ghi chép.Vì em mạnh dạn lựa chọn đề tài : “Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” cho thực tập sở Mục đích nghiên cứu đề tài Trên sở khảo sát tình hình thực tế thực cơng tác quản lý hồ sơ cán tai UBND để từ đề giải pháp ứng dụng cơng nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Việt Long nói riêng quan đơn vị khác nói chung 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội -Phạm vi nghiên cứu: + Những quy trình quản lý hồ sơ UBND xã Việt Long, huyện Sóc SƠn, thành phố Hà Nội + Thiết kế chương trình ứng dụng Microsoft excel việc báo cáo số lượng hồ sơ cán bộ, công chức thay cho việc ghi chép thông thường Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ cán UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, Hà Nội - Thu thập số liệu hồ sơ quản lý cán từ đánh giá, phân tích vấn đề, xây dựng giải pháp Nội dung đề tài - Chương 1: Khái quát công tác quản lý hồ sơ cán - Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội - Chương 3: : Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội Được giúp đỡ tận tình thầy giáo – TS.Đồn Đức Hải cơng tác UBND, em cố gắng để hoàn thiện đề tài cịn hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên báo cáo em nhiều thiếu sót Em mong nhận bảo giúp đỡ thầy cô khoa để thực tập em hoàn thiện Cuối em xin chân thành cảm ơn! 4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ 1.1 Khái quát chung hồ sơ hồ sơ cán 1.1.1 Hồ sơ 1.1.1.1 Khái niệm hồ sơ Văn hình thành hoạt động quan sau giải xong cần lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động quan yêu cầu cần nghiên cứu khác Đây u cầu mang tính tất yếu, khơng gây khó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiên cứu quan tổ chức Do đó, từ lâu hồ sơ trở thành thuật ngữ dùng phổ biến công tác hành văn phịng, cơng tác lưu trữ Việt Nam nước Thế giới Khái niệm hồ sơ nhiều giáo trình tài liệu văn quản lý Nhà nước đưa Tuy nhiên khái niệm thống số đặc điểm Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu có “ liên quan” với nội dung hình thức văn bản; phản ánh q trình giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân; phản ánh trình thực chức nhiệm vụ quan, tổ chức, doanh nghiệp… Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất năm 1988 khái niệm hồ sơ nêu sau: Hồ sơ tập văn (hoặc văn bản) có liên quan với vấn đề, việc (hay người) hình thành q trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức chủng loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành Khoản 10, Điều Luật Lưu trữ số 01/2011 – QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 nêu khái niệm Hồ sơ sau: “ Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân.” Ví dụ: Trong hoạt động thi đua, khen thưởng, để khen thưởng cho cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc cán phụ trách cơng việc phải lập hồ sơ làm minh chứng cho vấn đề Chẳng hạn “Hồ sơ khen thưởng cán giảng viên 5 sinh viên có thành tích xuất sắc năm học 2014-2015 Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên” tập hợp văn bản, giấy tờ liên quan với như: Quyết định khen thưởng, danh sách tập thể, danh sách cá nhân khen thưởng, minh chứng công trình thành tích… 1.1.1.2 Phân loại hồ sơ Trong trình hoạt động quan, tổ chức, văn sử dụng làm phương tiện để truyền đạt định quản lý Do đó, việc quản lý văn lập hồ sơ hành làm minh chứng cho trình thực chức năng, nhiệm vụ yêu cầu mang tính tất yếu Tuy nhiên, văn bản, tài liệu có nội dung, hình thức thể phong phú, đa dạng hình thành từ nhiều thời điểm khác nên hồ sơ lập có nhiều loại khác Về bản, trình hoạt động quan, tổ chức hay doanh nghiệp hình thành số nhóm hồ sơ như: - Hồ sơ công việc - Hồ sơ nhân - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ chuyên ngành 1.1.2 Hồ sơ cán 1.1.2.1 Khái niệm Hồ sơ cán tài liệu pháp lý phản ánh thông tin cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ , lực, mối quan hệ gia đình xã hội cán bộ, công chức Hồ sơ gốc hồ sơ cán bộ, cơng chức quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức lập xác nhận lần đầu cán , công chức đươc tuyển dụng theo quy định pháp luật 1.1.2.2 Thành phần hồ sơ cán - Trong hồ sơ cán gồm có: Bì hồ sơ cán bộ: Bì hồ sơ cán làm chát liệu giáy hông hút ẩm, có độ bền cao.Bì hồ sơ cán gồm loại có kích thước sau: a Mẫu B01 có kích thước: 250 x 340 x 5mm; b Mẫu B02 có kích thước: 250 x 340 x10mm; c Mẫu B03 có kích thước: 250 x 340 x 20mm; 6 - d Mẫu B04 có kích thước: 250 x 340 x 25mm; e Mẫu B05 có kích thước: 250 x 340 x 30mm; Quyển lý lịch cán bộ: Quyển lý lịch cán gồm 14 trang làm chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 01a-BNV/2007 - Sơ yếu lý lịch cán Sơ yếu lý lịch cán gồm trang làm chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 02a-BNV/2007 - Tiểu sử tóm tắt Tiểu sử tóm tắt gồm trang lamg chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 03a-BNV/2007 - Phiếu bổ sung lý lịch cán Phiếu bổ sung lý lịch cán gồm trang lamg chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 04a-BNV/2007 - Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ dùng để liệt kê thành phần tài liệu hồ sơ cán bộ, cơng chức gồm 01 trang bìa 02 trang mục lục để liệt kê đầy đủ thành phần tài liệu hồ sơ cán bộ, cơng chức Trng bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ làm chất liệu giấy Duplex trắng khổ A3(297 x 420mm) để gập đôi, trang danh mục thành phàn tài liệu hồ sơ làm giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu 01b-BNV/2007 - Phiếu giao nhận hồ sơ cán Phiếu giao nhận hồ sơ cán gồm trang làm chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 02b-BNV/2007 - Phiếu chuyển hồ sơ cán Phiếu chuyển hồ sơ cán gồm 01 trang làm chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 04b-BNV/2007 - Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán gồm 01 trang làm chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 05b-BNV/2007 - Bìa kẹp nghị quyết, định nhân Bìa kẹp nghị quyết, định nhân (như định bổ nhiệm, định nâng ngạch công chức, định điều động, ) gồm 01 trang giấy khổ A3(297 x 420 mm) làm chất liệu giấy Duplex trắng để gập đơi Mặt ngồi in thơng tin tên bìa kẹp.Mặt in danh mục tài liệu kèm theo Kya hiệu: Mãu 06bBNV/2007 - Bìa kẹp nhận xét, đánh giá đơn thư Bìa kẹp nhận xét, đánh giá đơn thư (nhận xét, đánh giá cán bộ;đơn thư tài liệu xác minh khác, ) gồm 01 trang giấy khổ A3(297 x 420 mm) làm chất liệu giấy Duplex trắng để gạp đơi Mặt ngồi in thơng tin tên bìa kẹp Mặt in danh mục tài liệu kèm theo Ký hiệu: Mẫu 07b-BNV/2007 1.2 Công tác quản lý hồ sơ quản lý hồ sơ cán 1.2.1 Quản lý hồ sơ 1.2.1.1 Khái niệm Quản lý hồ sơ bao gồm việc xếp ,thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ , quản lý,bảo quản, tiêu hủy hoạt động tổ chức 1.2.1.2 Vai trò việc quản lý hồ sơ - Giảm chi phí mua sắm thiết bị Đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời Xử lý cơng việc nhanh gọn, có hiệu Có thể dễ dàng tìm hồ sơ nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ nhân viên chuyển phận, nghỉ việc… 1.2.1.3 Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ Có số nguyên tắc phải tuân thủ quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ Vì nên có cách tiếp cận hồ sơ cho nhanh chóng tìm cần - Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu dễ vận hành, khơng, có nhầm lẫn hồ sơ yêu cầu làm chậm trễ việc truy cập - Khi chọn cho hệ thống lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để mở rộng nhận số lượng lớn hồ sơ cần 8 - Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống chi phí điều hành Tính nén lý quan trọng để bảo đảm hệ thống phù hợp với khoảng trống sẵn có - Phải xem xét tính an tồn chống lại thứ hỏa hoạn hư hỏng hồ sơ bụi, chất bẩn tính an tồn hồ sơ mật Tính phù hợp chung hệ thống điều kiện hoạt động tổ chức xem xét khác - Cách tạo mục hệ thống nên thích hợp với mục đích cung cấp đủ tham chiếu qua lại tài liệu bao gồm số lãnh vực - Phải có kiểm soát để theo dõi tài liệu lấy biết chúng đâu - Xây dựng hệ thống đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng dễ tìm cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn danh mục hồ sơ xếp - Thiết kế sử dụng biểu mẫu thống theo đạo chung Như vậy, quan, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ phù hợp với yêu cầu bảo đảm hệ thống đủ linh động để theo kịp thay đổi, đặc biệt thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống yêu cầu quản trị đại Nên sử dụng thiết bị bảo quản hiệu để lưu giữ phân biệt loại hồ sơ khác Tài liệu hồ sơ nên ln ln đưa vào theo trình tự giải cơng việc, Tài liệu ban hành trước đặt trước hồ sơ - Nên tránh viết tắt tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa Tài liệu nên phân loại theo phương án phân loại phù hợp để lưu trữ.Với tài liệu hành phân loại theo phương án thời gian - cấu tổ chức thời gian - mặt hoạt động; tài liệu nhân phân loại theo vần chữ cái, gồm từ A đến F, G đến L, M đến R từ S đến Z 1.2.2 Quản lý hồ sơ cán 1.2.2.1 Khái niệm Quản lý Hồ sơ cán quản lý tài liệu pháp lý phản ánh thông tin cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn 9 cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ , lực, mối quan hệ gia đình xã hội cán bộ, công chức 1.2.2.2 Trách nhiệm quản lý hồ sơ Xây dựng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trách nhiệm người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức Công tác xây dựng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực thống nhất, khoa học để quản lý đầy đủ, xác thơng tin cán bộ, công chức từ tuyển dụng vào quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khỏi quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu thực sách cán bộ, cơng chức Hồ sơ cán bộ, công chức quản lý, sử dụng bảo quản theo chế độ tài liệu mật Nhà nước quy định, người quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý văn nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, cơng chức Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, xác chịu trách nhiệm tính trung thực thơng tin hồ sơ kê khai, cung cấp Những tài liệu cán bộ, công chức kê khai phải quan có thẩm quyền quản cán bộ, cơng chức quan có thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận 10 10 CC, VC theo mẫu 4a-BNV/2007 hướng dẫn CB, CC, VC đơn vị kê khai bổ sung hồ sơ Bước 2: Lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ + Lập hồ sơ: Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có định tuyển dụng lần đầu, CB, CC, VC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh thành phần hồ sơ gốc theo qui định Khoản 1, khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5, Khoản Điều qui chế quản lý hồ sơ CB, CC ban hành kèm theo định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 Bộ Nội Vụ; Khoản 4, ĐIều 1, định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 biểu mẫu quản lý hồ sơ CB, CC, VC (CB, CC, VC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ theo qui định qui chế) Thành phần hồ sơ gồm: + Quyển “ Lý lịch CB, CC” theo mẫu 01a-BNV/2007; + Bản “Sơ yếu lý lịch cán công chức” theo mẫu 02c-BNV/2008; + Bản giấy khai sinh; + Giấy chứng nhận sức khỏe; + Các văn liên quan đến nhân thân (sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận quyền địa phương) + Các loại giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo (Văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm (trường hợp cấp tiếng nước phải dịch sang tiếng Việt yjeo yêu cầu pháp luật)) - Kê khai bổ sung hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm tự khai bổ sung hồ sơ theo mẫu 4aBNV/2007 báo cáo phòng Tổ chức cán có biến động hồ sơ trường hợp sau: + Thay đổi liên quan đến nhân thân; + Sự thay đổi tài sản; + Kết học tập, nâng cao trình độ; + Khen thưởng; + Kỷ luật Bước 3: Thẩm định hồ sơ Trường hợp CB, CC, VC đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng phận Tổ chức cán thực thẩm tra xác minh tính trung thực tiêu chí thơng tin CB, CC, VC tự kê khai Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu chuyển lại hướng dẫn cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp tục hồn thiện Bước 4: Ký xác nhận: Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viên chức xem xét, ký xác nhận vào bổ sung hồ sơ hàng năm CB, CC, VC làm việc quan 19 19 Bước 5: Cập nhật lưu hồ sơ Cán văn thư lưu trữ quan có trách nhiệm cập nhật luwugiuwx hồ sơ CB, CC, VC theo quy định mục qui trình 2.3 Nhận xét Cơng tác quản lý hồ sơ cán UBND xã tuân theo quy định chung quan có thẩm quyền với Thơng tư số 11/2012/TT-BNV 17/12/2012 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ công chức Tuy nhiên bên cạnh cịn nhiều điểm yếu cần khắc phục để công tác quản lý văn có kết tốt Ưu điểm + Trang thiết bị bao gồm loại máy photocopy, máy in, máy vi tính có kết nối mạng internet, máy Fax để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý, lập hồ sơ lưu trữ + Chú trọng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán quan nói chung cán làm cơng tác quản lý hồ sơ cán nói riêng + Thực chủ trương rà sốt thơng tin, sở liệu hồ sơ cán bộ, công chức giúp hoàn thiện hồ sơ, đồng thời loại bỏ tài liệu thừa, trùng lặp, khơng có nội dung liên quan hồ sơ Nhược điểm + Số lượng cán bộ, công chức đông nên lượng thông tin, giấy tờ hồ sơ cán bộ, công chức cần quản lý nhiều, gây khó khăn cho người quản lý lưu trữ lượng thông tin giấy tờ lớn vậy, đồng thời xảy tình trạng mát thất lạc giấy tờ trình quản lý lưu trữ + Việc sửa chữa, xóa thêm có thay đổi hay sai sót nột vài thơng tin cán bộ, cơng chức phức tạp thơng tin khơng phân chia theo loại lượng thông tin hồ sơ nhiều + Khó khăn tốn nhiều công sức phải thường xuyên cập nhật thông tin cán bộ, công chức + Công tác quản lý hồ sơ giấy UBND xã Việt Long nhiều bất cập; chưa quan tâm đồng bộ; cách lưu trữ chưa khoa học, chưa đảm bảo điều kiện chống ẩm, mốc, cháy nổ, mối mọt + Hiện UBND xã Việt Long chưa có phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công việc quản lý thực thủ cơng hình thức ghi chép vào sổ Việc làm thủ công gặp khơng khó khăn hạn chế, đặc biệt việc tìm kiếm, xếp, theo dõi hồ sơ 20 20 2.4 Xây dựng giải pháp Xuất phát từ hạn chế nêu việc ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Việt Long việc vô cần thiết quan trọng Để sớm đưa công tác quản lý hồ sơ vào nếp, nâng cao hiệu sử dụng, khai thác hồ sơ đáp ứng yêu cầu công tác quản lý cán bộ, cơng chức ứng dụng Microft Excel giải pháp phù hợp nhằm giảm thiểu chi phí mua phần mềm quản lý đặc biệt giúp người quản lý hồ sơ dễ dàng nắm số lượng hồ sơ quan, tránh tình trạng thất lạc mát, đồng thời tạo tuận lợi cho việc tra tìm, thống kê, theo dõi 21 21 CHƯƠNG ỨNG DỤNG EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ XÃ VIỆT LONG, HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Giới thiệu khái quát phần mềm Microsoft Excel 3.1.1 Giới thiệu tổng quan Microsoft Excel (hay gọi tắt Excel) nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft Microsoft Excel phần mềm hay chương trình ứng dụng mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính Bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dòng cột, giúp ta dễ dàng việc thực hiện: + Tính tốn đại số, phân tích liệu + Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách + Truy cập nguồn liệu khác + Vẽ đồ thị sơ đồ + Tự động hóa cơng việc macro Và nhiều ứng dụng khác để phân tích nhiều loại tốn khác Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng nhu tạo tạp tin mơi, mở tập tin danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước Các lệnh thực đơn office 22 22 Bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: Tính tốn đại số, phân tích liệu, lập bảng biểu báo cáo, vẽ đồ thị, sơ đồ nhiều ứng dụng khác… Trong Excel workbook tập tin mà làm việc(tính tốn, vẽ đồ thị…) lưu trữ tài liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tinh) tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin liên quan đến nhautrong tập tin(file) Workbook chứa nhiều worksheet tùy thuộc vào nhớ máy tính Worksheet gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô(cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một worksheet chứa 16384 cột 1048576 dòng Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem lẻ đồ thị Sheet tabs: Tên sheet tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta cần nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab 23 23 Mở Excel, đóng Excel + Mở Excel Từ hình windows nhấp chuột vào nút start góc bên trái Di chuyển chuột lên đến chỗ All programs di chuyển sang bên phải chọn Microsoft Office, sau di chuyển chuột đến chỗ Microsoft Excel 2010 dừng lại Nhấp vào biểu tượng để khởi động lại ExceL + Đóng Excel: Nháy chuột vào biểu tượng góc bên phải 3.1.2 Các hàm thơng dụng Microsoft Excel Hình 3.1 Giao diện Excel 2010 Hàm SUM * Cú pháp: SUM(Number1, Number2 ) * Các tham số: Number1, Number2… số cần tính tổng * Chức năng: Cộng tất số vùng liệu chọn Hàm AVERAGE * Cú pháp: AVERAGE(Number1,Number2…) * Các tham số: Number1,Number2… số cần tính giá trị trung bình * Chức năng: Trả giá trị trung bình đối số Hàm SUMIF 24 24 * Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum-range) * Chức năng:Tính tổng liệu dựa điều kiện Hàm VLOOKUP * Cú pháp:VLOOKUP(Lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup] * Chức năng: Dùng hàm bạn cần tìm thơng tin bảng hay phạm vi theo hàng Hàm COUNT * Cú pháp: COUNT(Value1, Value2…) * Các tham số: Value1, Value2… mảng hay dãy liệu * Chức năng: Hàm đếm ô chứa liệu kiểu số dãy Hàm IF * Cú pháp: IF(Điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) * Dùng hàm để trả giá trị điều kiện giá trị khác điều kiện sai 3.2 Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý hồ sơ cán công chức Ứng dụng Microsoft Excel tạo giao diện thông tin hồ sơ cán q trình lương Tạo giao diện thơng tin hồ sơ cán dành riêng cho UBND xã Việt Long • Tạo giao diện: + Trên trang Sheet bạn đổi tên thành Trang chủ để tạo trang chủ 25 25 Hình 3.2 Giao diện trang chủ quản lý hồ sơ cán +Trên trang tính “Sheet2” bạn đổi tên thành “Thông tin cán bộ” Tạo tab cột gồm 12 cột bảng liệu gồm: 1) Họ tên 2) Mã ngạch 3) Ngày sinh 4) Quê quán 5) Giới tính 6) Dân tộc 7) Số CMND 8) Ngày vào đảng 9) Trình độ chun mơn 10)Trình độ ngoại ngữ 11)Tên phận 12)Tên Chức vụ 26 26 Hình 3.3 Giao diện thơng tin hồ sơ cán Cài đặt thuộc tính: chọn vùng tiêu đề kích vào thẻ Insert Ribbon, chọn Table kích vào dấu tích trước chữ My table has headers tiêu đề bảng • TạoForm nhập liệu + Chọn File chọn options, sau hộp thoại excel options + Kích chọn Quick Access Toobarl, phần choose commands from chọn all commands,phần bấm vào phần sau ấn F bàn phím (để khơng phải xuống nhiều) + Kích vào Form… chọn nút Add chọn Ok Để nhập liệu: + Chọn phần tiêu đề bảng kích vào From cửa sổ lên cho phép bạn nhập + Sau nhập xong cán chọn Criteriavà để thêm cán kích vào From vào New chọn Criteria Sau nhập liệu xong bạn vào trang chủ kích chuột phải vào mục tìm kiếm thông tin chọn hyperlink để tạo liên kết 27 27 Hình 3.4 Giao diện nhập liệu hồ sơ cán • Tìm kiếm liệu: Chức Sorft excel: kích vào mũi tên bảng họ tên kích sorft từ A –Z xếp tên cho bạn cho phép tìm cán đó: ví dụ gõ tên “Sửu” trường họ tên tìm thấy kích OK, để hủy lệnh: chọn clear finter from họ tên trạng thái ban đầu Hình 3.5 Giao diện tìm kiếm thơng tin hồ sơ cán Hình 3.6 Giao diện trình lương cán 28 28 Quá trình lương cán Tạo giao diện: Trên trang tính Sheet3 bạn đổi tên thành “Quá trình lương cán bộ” Tạo tab cột gồm cột bảng liệu gồm: 1) STT 2) Họ tên 3) Mã ngạch 4) Bậc lương 5) Ngày bắt đầu hưởng 6) Hệ số lương 29 29 Tạo Form nhập liệu Hình 3.7 Giao diện nhập liệu trình lương cán Sau nhập liệu xong bạn vào trang chủ kích chuột phải vào phần cập nhật trình lương cán chọn hyperlink để tạo liên kết 30 30 KẾT LUẬN Kết đạt Trong trình làm đề tài thực tập sở, em tìm hiểu quy trình quản lý hồ sơ cán UBND , đồng thời nghiên cứu ứng dụng Microsoft Excel để giải mặt hạn chế công tác quản lý hồ sơ cán Sau thời gian thực tập em thu kết sau: Về mặt nghiên cứu: + Hiểu thêm quy tình quản lý hồ sơ cán quan hành nhà nước + Biết tính việc sử dụng Microsoft Excel để thiết kế giao diện, xếp liệu Về mặt chương trình thực nghiệm: + Đã minh họa phần công việc tạo thông tin hồ sơ cán bộ, trình lương cán + Chương trinh tìm kiếm thơng tin cán theo tên Mặt hạn chế Chương trình quản lý cịn đơn giản, việc ứng dụng Excel Online khơng có chức liên kết “Trang_tính” chương trình khơng có trang chủ để liên kết tới “Trang_tính” Hướng phát triển + Khắc phục thiếu sót hạn chế nêu + Phát triển xây dựng chương trình ngày hồn thiện có tính ứng dụng thực tế cao 31 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật cán công chức số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008; [2].Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 Bộ Nội vụ quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; [3] Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; [4] Quyết định số 02/2008/QĐ- BNV ngày 06/10/2008 vể biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; [5] Websitehttps://vi.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel 32 32 NHẪN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Thái Nguyên, ngày tháng Giáo viên hướng dẫn TS Đoàn Đức Hải 33 33 năm 2017 ... định 2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán xa Việt Long 2.2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Việt Long Trong năm qua công tác tổ chức quản lý hồ sơ cán UBND xã Việt Long có... hội cán bộ, cơng chức 1.2.2.2 Trách nhiệm quản lý hồ sơ Xây dựng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trách nhiệm người ? ?ứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức Công tác xây dựng quản lý. .. ? ?Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” cho thực tập sở Mục đích nghiên cứu đề tài Trên sở khảo sát tình hình thực tế thực công tác