Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI MỞ ĐẦU Trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì tin học là một công cụ không thể thiếu. Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại công nghệ thông tin và đặc biệt trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế xã hội đối với mỗi quốc gia. Việc ứng dụng tin học rộng rãi đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ. Tin học hóa trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây. Tin học hóa giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc thông tin và cụ thể hóa các thông tin theo nhu cầu con người. Tin học sẽ góp phần ngày càng phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứng mọi nhu cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng cuộc sống con người. Đối với sinh viên nói chung và đối với chính bản thân em - một sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng thì đợt thực tập này lại là một cơ hội, một thời điểm để bản thân tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch được trong thời gian học tập tại trường, là nền tảng vững chắc cho công việc sau này. Với đợt thực tập cơ sở này, được sự đồng ý của các thầy cô bộ môn và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông cùng với sự hướng dẫn của thầy cô giáo: ThS. Lê Anh Tú và ThS. Lê Hoài Giang em đã mạnh dạn nhận đề tài: “Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại UBND xã Đa Thông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng”. Nội dung báo cáo gồm 3 phần chính: Chương 1: Tổng quan về văn bản và quản lý văn bản. Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại xã Đa Thông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng. Chương 3: Ứng dụng microsoft excel 2010 trong quản lý văn bản tại UBND xã Đa Thông. CHƯƠNG 1: TÔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm về quản lý văn bản * Khái niệm văn bản Dưới góc độ ngôn ngữ học Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa như sau: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”. Nguyễn Quang Ninh và Hồng dân cũng giải thích tương tự: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điểm hình của văn bản là dạng viết”. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất là: “Văn bản là vật mạng tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”. Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. * Khái niệm Văn bản đến Văn bản đến là toàn bộ văn bản do các cơ quan, tổ chức, các nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mạng tính chất công. * Khái niêm văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. * Khái niệm văn bản mật Văn bản mật là các loại văn bản mang tính bí mật và không thể tiết lộ *Khái niệm quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển gio nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. 1.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản Thống nhất: Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình. Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn, gửi đúng đối tượng, nhân bản đúng số lượng. Nhanh chóng, kịp thời: Soạn thảo, chuyển giao văn bản nhanh chóng. An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật (đối với văn bản mật).
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TÔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm quản lý văn 1.2 Yêu cầu việc quản lý văn 1.3 Các biện pháp tổ chức quản lý văn 1.4 Nghiệp vụ quản lý văn đến 1.4.1 Nghiệp vụ quản lý văn 1.4.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến 1.5 Ý nghĩa việc quản lý văn 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ ĐA THÔNG ĐA THÔNG .12 2.1 Tổng quan UBND xã Đa Thông Đa Thông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng 12 2.1.1 Giới thiệu UBND xã Đa Thông Đa Thông 12 2.1.2 Chức UBND xã Đa Thông Đa Thông – Thông Nông – Cao Bằng.12 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 16 2.2 Thực trạng quản lý văn UBND xã Đa Thông Đa Thông 17 2.2.1 Khái quát việc quản lý văn 17 2.3 Nhận xét 23 2.3.1 Ưu điểm 23 2.3.2 Nhược điểm 24 2.4 Giải pháp .24 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL 2010 TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ ĐA THÔNG 25 3.1 Đặt đề 25 3.2 Giao diện chương trình 26 3.3 Các chức chương trình 29 3.3.1 Chức quản lý văn đến .29 3.3.2 Chức quản lý văn 30 3.3.3 Chức tìm kiếm văn 30 3.3.4 Chức nhập liệu 31 3.4 Kết 32 KÊT LUẬN 33 LỜI MỞ ĐẦU Trong công công nghiệp hóa – đại hóa đất nước tin học cơng cụ khơng thể thiếu Có thể nói, thời đại ngày thời đại công nghệ thông tin đặc biệt công xây dựng phát triển đất nước Hiện nay, tin học ứng dụng rộng rãi hầu hết lĩnh vực kinh tế xã hội quốc gia Việc ứng dụng tin học rộng rãi đem lại thành tựu vô to lớn nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt lĩnh vực quản lý lưu trữ Tin học hóa cơng tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động người, tiết kiệm thời gian, với độ xác cao, gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc quản lý thủ công giấy tờ trước Tin học hóa giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất lạc thơng tin cụ thể hóa thơng tin theo nhu cầu người Tin học góp phần ngày phát triển kinh tế xã hội, đáp ứng nhu cầu sống nâng cao chất lượng sống người Đối với sinh viên nói chung thân em - sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng đợt thực tập lại hội, thời điểm để thân tự củng cố kiến thức thu hoạch thời gian học tập trường, tảng vững cho công việc sau Với đợt thực tập sở này, đồng ý thầy cô môn thầy cô khoa Hệ thống thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông với hướng dẫn thầy cô giáo: ThS Lê Anh Tú ThS Lê Hoài Giang em mạnh dạn nhận đề tài: “Tin học hóa công tác quản lý văn UBND xã Đa Thông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng” Nội dung báo cáo gồm phần chính: Chương 1: Tổng quan văn quản lý văn Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn xã Đa Thông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng Chương 3: Ứng dụng microsoft excel 2010 quản lý văn UBND xã Đa Thơng CHƯƠNG 1: TƠNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm quản lý văn * Khái niệm văn Dưới góc độ ngơn ngữ học Lê A Đinh Thanh Huệ định nghĩa sau: “Văn sản phẩm lời nói dạng viết hoạt động giao ti ếp mang tính hồn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung nhằm đạt tới một s ố giao tiếp đó” Nguyễn Quang Ninh Hồng dân giải thích tương tự: “Văn thể hoàn chỉnh thể thức, trọn vẹn nội dung, thống cấu trúc, độc lập giao tiếp, dạng tồn điểm hình văn dạng viết” Dưới góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng nh ất là: “Văn vật mạng tin ghi ký hiệu ngơn ngữ định” Dưới góc độ hành học văn giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để cơng văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức * Khái niệm Văn đến Văn đến toàn văn quan, tổ chức, nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mạng tính chất công * Khái niêm văn Văn tất loại văn b ản, bao g ồm văn b ản quy ph ạm pháp luật, văn hành văn b ản chuyên ngành, (k ể c ả b ản văn b ản, văn nội văn mật) c quan, t ổ ch ức phát hành * Khái niệm văn b ản m ât Văn mât loại văn b ản mang tính bí m ật không th ể ti ết l ộ *Khái niệm quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm ti ếp nhận, chuyển gio nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức 1.2 Yêu cầu việc quản lý văn Thống nhất: Các nghiệp vụ x lý văn b ản đ ều ph ải tuân theo nh ững quy định chung c quan có th ẩm quy ền, khơng đ ược tùy ti ện làm theo cách riêng c Chính xác: u cầu th ể vi ệc vào s ổ văn b ản đi, đòi hỏi nghi ệp vụ ph ải th ực hi ện chu ẩn xác, không đ ể sai sót, nhầm lẫn, gửi đ ối t ượng, nhân b ản s ố l ượng Nhanh chóng, kịp th ời : Soạn th ảo, chuyển giao văn b ản nhanh chóng An tồn: Có nghĩa không đ ể văn b ản m ất mát, th ất l ạc, h h ỏng l ộ bí mật (đối với văn mật) 1.3 Các biện pháp tổ chức quản lý văn Tổ chức phân, lựa chọn cán quản lý văn : vào quy mô, cấu tổ chức quan số lượng văn chu chuy ển s ố l ượng nghi ệp vụ nhiều hay mà có phân chia cơng việc, nhi ệm v ụ cụ th ể cho cán b ộ văn thư nhằm đảm bảo hoạt động quan Ban hành văn đạo, hướng dẫncông tác quản lý văn b ản : để công tác văn thư nói chung nghiệp vụ tổ chức quản lý văn nói riêng thực hiệu quan cần ban hành văn b ản ch ỉ đ ạo, hướng dẫn cụ thể công tác này: Quy chế công tác văn th – l ưu tr ữ c quan; n ội quy hoạt động quan có nội dung quy định công tác văn th ư; ban hành văn đạo, hướng dẫn quan cấp dưới… Tổ chức, hưỡng dẫn nghiệp vụ quan lý văn bản: cán văn thư quan người giao trách nhiệm thực cần xây dựng k ế ho ạch, đ ề xuất với lãnh đạo tổ chức lớp tập huấn cho cán toàn quan nghiệp vụ quản lý văn Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm quản lý văn b ản : kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm quản lý văn b ản m ột nhiệm vụ quan trọng quan 1.4 Nghiệp vụ quản lý văn đến 1.4.1 Nghiệp vụ quản lý văn 1.1.1.1 Đăng ký văn b ản + Trình văn đi: sau văn b ản đ ược so ạn th ảo in ấn xong phải trình lên cho thủ trưởng người thủ trưởng ủy quyền ký trước ban hành + Xem xét th ể thức, ghi s ố, ngày tháng: tr ước phát hành văn b ản, văn thư kiểm tra lại th ể th ức ky thu ật trình bày văn b ản, n ếu phát hi ện có sai sót báo cáo ng ười có trách nhi ệm xem xét, gi ải quy ết + Nhân văn b ản: sau văn b ản đ ược ký cán b ộ văn th ph ải đem nhân văn mà có ch ữ ký c lãnh đ ạo tr ước đem đóng d ấu + Đóng dấu văn đi: ph ải rõ ràng, m ẫu màu m ực đ ỏ t ươi, đóng chùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký v ề phía trái + Đăng ký văn đi: đ ều có th ể đăng ký b ằng s ổ (ph ương pháp th ủ cơng) máy vi tính (ứng d ụng cơng ngh ệ thơng tin), th ậm chí b ằng c ả hai phương tiện Đăng ký văn b ản b ằng s ổ: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ) TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày…………… đến ngày………… Từ số………… đến số…………… Quyển số: ……… Hình 1.1 Mẫu bìa sổ đăng ký văn theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV Nội dung bên gồm: Số, ký hiệuvăn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn (1) (2) (3) Người ký (4) Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi (5) (6) (7) (8) Hình 1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn theo thông tư số 07/2012/TT-BNV 1.1.1.2 Làm th ủ tục gửi văn b ản + Trình bày phong bì cho văn vào phong bì: Bì văn b ản ph ải có kích thước lớn kích thước văn bản; làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m trở lên Bì văn mật thực theo quy định Khoản Thông tư sô 12/2002/TT-BCA(A11) Tùy số lượng văn gửi nhiều hay ít, kích thước văn lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hơp + Chuyển phát văn đi: Văn gửi thường gửi qua đường b ưu điện chuyển trực tiếp Nếu gửi qua đường bưu điện phải đăng ký vào s ổ yêu cầu nhân viên bưu điện phải ký xác nhận vào sổ Văn b ản ph ải đ ược hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy ph ạm pháp lu ật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn 1.1.1.3 Lưu văn theo dõi, ki ểm tra vi ệc g ửi văn b ản Lưu văn đi: Việc lưu văn b ản c ần đ ược th ực hi ện : o Mỗi văn phải lưu hai b ản o Bản gốc lưu văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Theo dõi, ki ểm tra vi ệc g ửi văn b ản đi: Văn th ph ải có trách nhi ệm theo dõi việc chuy ển phát văn b ản đi, k ịp th ời phát hi ện trường hợp chậm trễ thất lạc Đặc biệt văn quan tr ọng có th ể ki ểm tra thông qua phi ếu gửi có th ể g ọi ện tho ại tr ực ti ếp h ỏi c quan nhận Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo qu ản s d ụng b ản l ưu văn b ản có đóng d ấu độ mật thực hi ện theo quy đ ịnh c pháp lu ật v ề b ảo v ệ bí m ật nhà nước 1.4.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến 1.4.2.1 Tiếp nhân văn đến - Tiếp nhận văn đến - Phân loại, bóc bì văn đến 1.4.2.2 Đóng dấu đến đăng ký văn đến - Đóng dấu đến Dấu đến phải khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm Mẫu dấu đến trình bày hình vẽ đây: 35m m 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ………………………………… ĐẾN Ngày: ……………………………… Chuyển: ………………………………………… Lưu hồ sơ số: …………………………………… Hình 1.3 Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư 07/2012/TT-BNV Đăng ký văn đến Mẫu bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến ( loại thường) - ……………………(1)…………………… ………………… (2)…………………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm ….(3)… Từ ngày … … đến ngày … (4)… … Từ số … … đến số ……(5)… … Quyến số: … (6)…… Hình 1.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến theo phụ lục kèm theo Thơng tư 07/2012/TT-BNV Mẫu trình bày đăng ký văn đến Phần dăng ký văn đến: phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 bao gồm 09 cột theo mẫu Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến đến giả hiệu tháng trích yếu nội người nhậ (5) dung (6) nhận (7) n (8) (9) (1) (2) (3) (4) Hình 1.5Mẫu trình bày đăng ký đến theo phụ lục kèm theo Thông tư 07/2012/TT-BNV Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mmBìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký đơn, th ư” Phần đăng ký đơn,thư trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày Số Họ tên, địa Ngày Trích yếu Đơn vị Ký Ghi đến đến người tháng nội dung người nhận nhận (4) (5) (6) (7) (8) gửi (1) (2) (3) Hình Mẫu đăng ký đơn thư theo mẫu phụ lục kèm Thông tư 07/2012/TT-BNV 1.4.2.3 Phân phối chuyển giao văn đến - Trình văn đến - Chuyển giao văn đến Mẫu sổ chuyển giao văn đến Sổ chuyển giao văn đến in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm Bìa trang đầu: Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự nh bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên g ọi “S ổ chuy ển giao văn đến” khơng có dòng chữ “Từ số… đến số….” Phần chuyển giao văn đến: Phần chuyển giao văn đến có th ể trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng ho ặc theo chi ều dài bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển (1) Số đến Đơnvị Ký nhận Ghi (2) người nhận (3) (4) (5) Hình Mẫu sổ chuyển giao văn đến theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV 10 Bước 2: Đóng dấu đến, làm thủ tục đăng ký văn đến, trình văn - Văn thư kiêm nhiệm đóng dấu đến - Văn thư kiêm nhiệm đăng ký văn đến vào sổ đăng ký văn đến UBND xã Đa Thông - Văn thư kiêm nhiệm trình văn đến nên chủ tịch UBND xã Đa Thông xin ý kiến đạo Bước 3: Chỉ đạo Chủ tịch UBND xã Đa Thông đạo việc giải văn Bước 4: Phân phối, chuyển giao văn đến Sau nhận đạo chủ tịch UBND xã Đa Thông cán văn th kiêm nhiệm tiến hành nhân văn bản, chuyển tiếp văn tới b ộ ph ận, cá nhân có nhiệm vụ giải văn Sau chuyển giao văn b ản cho b ộ ph ận, cán có trách nhiệm giải cán văn thư kiêm nhi ệm đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn Bước 5: Giải văn Bộ phận, cán nhận nhiệm vụ giải nội dung văn tiến hành giải nội dung văn Bước 6: Theo dõi, kiểm tra việc giải văn Chủ tịch UBND xã Đa Thông cán văn thư kiêm nhiệm th ường xuyên đôn đốc, kiểm tra tiến độ giải cơng việc có văn Đối với văn mật Sau phân loại văn mà thấy có ký hiệu mật văn Xác định mức độ mật văn gửi đến Có loại mức độ mật: Mật Tối mật Tuyệt mật Trình lãnh đạo xin ý kiến đích danh ng ười nhận chuyển giao cho người đích danh 21 Tiến hành Giải văn Lưu văn bản: văn mật đăng ký riêng m ột sổ đăng ký lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm két sắt, khơng tự động mang khỏi quan 2.2.1.2 Khái quát việc quản lý văn UBND xã Đa Thông - Trong văn phòng, cơng tác văn thư nội dung quan tr ọng chi ếm phần l ớn hoạt động văn phòng quan, đơn vị nói chung đối v ới UBND xã Đa Thơng nói riêng Văn phòng UBND thực cơng việc ho ạt đ ộng chung c quan, nơi tập chung quản lý văn - Uỷ ban nhân dân xã Đa Thơng quan hành cấp xã, có trách nhiệm tổ chức thực nhiệm vụ theo quy định Hiến pháp, Pháp luật nhiệm vụ khác quan Nhà nước cấp Đồng thời, quan chấp hành Hội đồng nhân dân xã Đa Thơng - UBND xã phải thực nhiệm vụ mà Nghị Hội đồng nhân dân đề thực chức quản lý Nhà nước tất lĩnh vực sở - Với chức nhiệm vụ nên thường ngày UBND xã ti ếp nhận xử lý soạn thảo ban hành nhi ều văn b ản thu ộc ch ức thẩm quyền - Trong năm gần công tác quản lý văn UBND xã thực tốt không sảy sơ xuất năm trước Tuy nhiên năm gần xã hội ngày phát triển, nhà nước doanh nghiệp đầu tư vào nhiều dự án, số lượng gửi văn UBND xã tăng lên: + Năm 2015, UBND xã ban hành 263 văn + Năm 2016, UBND xã ban hành 336 văn Về phương tiện sở vật chất: Văn phòng UBND xã trang bị đầy đủ phương tiện máy vi tính, bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, tài liệu phương tiện cần thiết khác Công tác xây dựng văn bảo đảm hợp lý, hợp pháp, thể thức, quy trình ký thuật 22 Cơng tác quản lý sử dụng dấu thực quy định theo Nghị định Chính phủ Tuy nhiên,với số lượng văn ngày nhiều nên việc quản lý văn khó khăn chưa đạt hiệu cao công tác quản lý Việc quản lý văn xã quản lý thơ sơ chủ yếu giấy tờ chưa áp dụng tin học vào việc quản lý Sơ đồ quy trình quản lý văn UBND xã Đa Thông Bướ c Lưu đồ Trách nhiệm Quy Trình Cán kiêm nhiệm Soan Thảo Văn Đơn vị giao Cán kiêm nhiệm Tập hợp, kiểm tra thể thức văn Cán kiêm nhiệm Chủ tịch/phó chủ tịch UBND xã Đa Thơng Duyệt, ký Cán kiêm nhiệm Nhân , đóng dấu, làm thủ tục phát hành 23 Lưu hồ sơ Cán kiêm nhiệm Hình 2.4 Lưu đồ quản lý văn 24 Mơ tả quy trình Bước 1: Soạn thảo văn Cán phân công đơn vị, phòng soạn thảo văn theo nội dung yêu cầu thể thức quy định Bước 2: Tập hợp, kiểm tra thể thức văn Cán kiêm nhiệm chịu trách nhiệm kiểm tra văn b ản v ề n ội dung thể thức Nếu có sai sót, chuyển trả lại cho cán soạn thảo ch ỉnh s ửa l ại Bước 3: Duyệt, ký: Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND xã xem xét nội dung, thể thức văn ký thức; không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn để chỉnh sửa Chữ ký thức Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã văn phải rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai để ký văn Bước 4: Sao văn bản, đóng dấu, làm thủ tục phát hành: Văn sau có chữ ký thức người có th ẩm quy ền đ ơn v ị tham mưu phải chuyển Văn thư để lấy số làm thủ tục ban hành Văn thư điền đầy đủ tên quan nhận, địa chỉ, số, ký hiệu văn Sau điền đầy đủ số ký hiệu văn đem in văn b ản đóng dấu in xong Với văn có mức độ khẩn, mật phải đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, "hỏa tốc", “mật”, “tuyệt mật” lên văn bì thư, số ký hiệu + Văn "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc" phải gửi ngày làm việc + Các văn khác gửi chậm sau 02 ngày làm việc kể từ ngày ký Bước 5: Lưu hồ sơ Lưu văn phụ lục kèm theo (n ếu có) nh ững văn liên quan q trình xử lý cơng việc 2.3 Nhận xét 2.3.1 Ưu điểm Công tác quản lý văn UBND xã Đa Thông đạt yêu cầu việc quản lý văn : thống nhất, xác, nhanh chóng k ịp th ời; an tồn 25 Công tác quản lý văn UBND xã Đa Thơng góp phần thúc đẩy cho lĩnh vực xã đạt nhiều thành Cán công chức UBND xã Đa Thơng nói chung cán văn thư kiêm nhiệm nói riêng lòng với UBND l ợi ích nhân dân, cán b ộ công chức cố gắng nâng cao chất lượng công tác 2.3.2 Nhược điểm Công tác quản lý văn UBND xã Đa Thơng mang tính thủ công, chưa áp dụng công nghệ thông tin cơng tác quản lý văn Ngồi cán văn thư kiêm nhiệm xã có trình đ ộ chun mơn nghiệp vụ thấp, chất lượng làm việc chưa đáp ứng nhu cầu 2.4 Giải pháp - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn UBND xã Đa Thông nhằm tăng hiệu quản lý tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu sau - Nâng cao trình độ chun mơn cơng nghệ thông tin cho cán b ộ văn thư kiêm nhiệm UBND xã Đa Thơng - Hồn thiện cấu hạ tầng để phục vụ tốt cho công tác quản lý văn quan 26 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL 2010 TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ ĐA THÔNG 3.1 Đặt đề Trong hoạt động quan hành nhà nước nói chung UBND xã Đa Thơng nói riêng, văn vừa coi sản phẩm trình quản lý, đồng thời văn nhìn nhận phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực có hiệu cho hoạt động quản lý Hoạt động quản lý hành nhà nước hoạt động mang tính chất thường xuyên, liên tục; thực chức quản lý lĩnh vực đời sống xã hội Do đó, suốt trình quản lý, từ việc đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành tổng kết thực gắn liền với văn Vấn đề đặt cần có nhận thức sâu sắc vai trò, chức văn bản, thực quản lý chặt chẽ sản phẩm, phương tiện Thực tế cho thấy hoạt động UBND, công tác quản lý văn tổ chức, thực cách hợp lý, nghiêm túc khoa học góp phần: + Đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải cơng việc + Giúp cho cán quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng vấn đề (trên sở văn bản, tài liệu kiểm tra, tập hợp…) Xuất phát từ lẽ thấy cần thiết việc quản lý văn hoạt động quan, tổ chức hành nhà nước nói chung UBND xã Đa Thơng nói riêng Do đó, làm tốt cơng tác quản lý văn tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn thơng suốt; hiệu quản lý hành nhà nước giai đoạn đẩy mạnh công cải cách hành Yêu cầu đặt quan đội ngũ cán văn thư cần có nhận thức đắn vị trí vai trò cơng tác quản lý văn bản, từ nhằm đề cách thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác thực vào nề nếp đảm bảo thực có chất lượng hiệu 27 3.2 Giao diện chương trình Giao diện đăng nhập vào hệ thống Hình 3.1 Giao diện đăng nhập Giao diện chương trình Hình 3.2.Giao diện chương trình 28 Giao diện quản lý văn đến Hình 3.3 Giao diện quản lý văn đến Giao diện quản lý văn Hình 3.4 Giao diện quản lý văn 29 Giao diện nhập văn đến Hình 3.5 Giao diện nhập văn đến Giao diện nhập văn Hình 3.6 Giao diện nhập văn 30 Giao diện tìm kiếm văn Hình 3.6 Giao diện tìm kím văn Giao diện tìm kiếm văn đến Hình 3.7 Giao diện tìm kím văn đến 3.3 Các chức chương trình 3.3.1 Chức quản lý văn đến Chức quản lý văn cung cấp cho người dùng cột liệu thông tin cần thiết văn như: số đến, ngày tháng đến, nơi đến, nơi gửi, ngày tháng văn bản, số ký hiệu, tên loại trích yếu nội dung, đơn vị người nhận… Hình 3.8 Giao diện sổ đăng ký công văn đến 31 3.3.2 Chức quản lý văn Chức quản lý văn cung cấp cho người dùng cột liệu thông tin cần thiết văn như: Ngày đến, Số đến, Nơi gửi , tên loại văn trích yếu nội dung,… Hình 3.8 Giao diện sổ đăng ký công văn 3.3.3 Chức tìm kiếm văn Chức cung cấp cho tìm kiếm liệu như: ngày tháng, số ký hiệu văn bản, loại văn bản, trích yếu nội dung cách nhanh chóng cần nhập từ khóa tìm kiếm vào tương ứng với nội dung mà cần cần tìm kiếm Hình 3.9 Giao diện tìm kiếm văn đến 32 3.3.4 Chức nhập liệu Chức giúp nhập liệu cách nhanh chóng so với cách nhập liệu ô excel Các bước để nhập liệu Bước Giao diện quản lý văn đến ta ấn đến nút giao diện Bước 2: Nhập thông tin thông tin quản lý văn 33 Bước 3: Ấn Lưu lưu để lưu dữ liệu điền vào thơng tin 3.4 Kết Công nghệ thông tin đời dần đáp ứng nhu cầu cần thiết đời sống tương lai, mang nhiều lợi ích thiết thực cho người dần thay sức lao động, với thành tựu vượt trội công nghệ thông tin gúp người giải cơng việc nhanh chóng, xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu cơng việc Vì vậy, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng cần thiết Việc áp dụng Microsoft excel 2010 vào quản lý văn UBND xã Đa Thông đem lại lợi ích sau đây: Bước đầu giúp cho cán văn thư tiếp cận với công nghệ thông tin, tạo hưng phấn công việc, tự nghiên cứu tự học cán nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Nâng cao hiệu xử lý công việc cán văn thư Tìm kiếm nhanh chóng kịp thời văn có u cầu Giảm thiểu cơng sức, tăng hiệu công việc văn thư 34 KÊT LUẬN Công tác quản lý văn hoạt động thơng tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc chung quan, đơn vị nhà nước nói chung UBND xã Đa Thơng nói riêng Ứng dụng Microsoft excel 2010 để quản lý văn cho quan với chi phí thấp mang lại lợi ích, tìm kiếm văn nhanh xác Chương trình quản lý văn Microsoft excel 2010 hồn tồn đáp ứng thỏa mãn để giải công tác quản lý văn quan mà không cần dùng phần mềm chuyên dụng lại dễ sử dụng Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn đến giúp cán văn thư kiêm nhiệm thực tốt cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ cấp giao Quản lý văn có hệ thống khoa học, hình thành tác phong làm việc theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa cán quản lý Để có báo cáo thực tập sở Ngoài cố gắng nỗ lực thân, em nhận gúp nhiệt tình từ phía quan thực tập nhà trường thầy, cô Mặc dù có nhiều cố gắng, song hạn chế kiến thức thời gian thực tập nên khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận thơng cảm đóng góp thầy, giáo để em hồn thiện báo cáo bổ xung kiến thức cho thân Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 Sinh viên Hoàng Đức Việt 35 ... sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng đợt thực tập lại hội, thời điểm để thân tự củng cố kiến thức thu hoạch thời gian học tập trường, tảng vững cho công việc sau Với đợt thực tập sở này,... thị trấn thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đâ Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá... tri ển ngành, ngh ề truy ền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thị tr ấn thực