Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè, lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi tới quý Thầy Cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập tại trường. Được sự phân công của khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế- Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông và sự đồng ý của Thầy giáo hướng dẫn TS. Phạm Ngọc Thành em đã thực hiện đề tài “Ứng dụng Microsoft excel 2013 vào quản lý văn bản đi tại trường THPT Yên Phong số 2” huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Để hoàn thành khóa thực tập cơ sở này, em xin trân thành cảm ơn các Thầy Cô giáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường. Xin trân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn TS. Phạm Ngọc Thành đã tận tình hướng dẫn em thực hiện khóa thực tập cơ sở này; Đồng thời xin cũng xin gửi lời cảm ơn trân thành tới Hiệu trưởng cùng các quý Thầy Cô trường THPT Yên Phong số 2 đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiên và hoàn thành khóa thực tập cơ sở này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng thực hiện đề tài một cách tốt nhất, song do vốn kiến thức thực tiễn công tác còn ít và vấn đề nghiên cứu còn mới mẻ, thời gian cho việc hoàn thành nghiên cứu còn hạn chế… Nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân chưa khắc phục được. Em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo và các bạn để đề tài thực tập cơ sở được hoàn chỉnh hơn. Em xin trân thành cảm ơn! Yên Phong, ngày…. tháng….. năm 2017 Sinh viên
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường Đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ, gia đình bạn bè, lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi tới quý Thầy Cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Thái Nguyên với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Được phân công khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế- Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông đồng ý Thầy giáo hướng dẫn TS Phạm Ngọc Thành em thực đề tài “Ứng dụng Microsoft excel 2013 vào quản lý văn trường THPT Yên Phong số 2” huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh Để hoàn thành khóa thực tập sở này, em xin trân thành cảm ơn Thầy Cơ giáo tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập rèn luyện trường Xin trân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn TS Phạm Ngọc Thành tận tình hướng dẫn em thực khóa thực tập sở này; Đồng thời xin xin gửi lời cảm ơn trân thành tới Hiệu trưởng quý Thầy Cô trường THPT Yên Phong số tạo điều kiện, giúp đỡ em suốt trình thực hiên hồn thành khóa thực tập sở Mặc dù có nhiều cố gắng thực đề tài cách tốt nhất, song vốn kiến thức thực tiễn cơng tác vấn đề nghiên cứu mẻ, thời gian cho việc hồn thành nghiên cứu hạn chế… Nên khơng tránh khỏi thiếu sót định mà thân chưa khắc phục Em mong nhận góp ý quý Thầy, Cô giáo bạn để đề tài thực tập sở hoàn chỉnh Em xin trân thành cảm ơn! Yên Phong, ngày… tháng… năm 2017 Sinh viên 1 MỤC LỤC 2 DANH MỤC HÌNH ẢNH 3 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT THPT VB Trung học phổ thông Văn LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin lưu giữ nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ, ghi giấ tờ…để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Hoạt động quản lý Nhà nước thông tin trước hiểu theo khái niệm đơn giản cơng việc mang tính chung chung , cơng việc sổ sách, giấy tờ Ngày xã hội ngày phát triển, thơng tin bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công nghệ sổ sách, giáy tờ hiểu cụ thể tên công tác văn thư Công tác văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Văn thư phận quan trọng hoạt động văn phòng, bao gồm công việc xây dựng văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu Cơng tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phuc vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, có nguồn thơng tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác văn thư làm tốt góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan, đơn vị Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều khiện làm tốt công tác lưu trữ Nội dung công tác văn thư phong phú, đa dạng, phức tạp, có thao tác lặp lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có thao tác cần phải sử 5 dụng phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để kết thúc tiến độ giải xử lý văn kịp thời Vì cơng tác văn thư gắn liền với việc sử dung phương tiện kỹ thuật văn phòng đại u cầu đại cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm tính hiệu lực, hiệu cho hoạt động quản lý Vì lý mà ln tìm kiếm giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn nói chung quản lý văn nói riêng Trong ứng dụng Excel cách thức hồn hảo Excel chương trình bảng tính, thiết kế để ghi, phân tích số liệu liệu Bạn sử dụng Excel để tạo mẫu thể thu thập lưu trữ liệu mong muốn Các chức liên kết Excel giúp người phối hợp với công việc dù nơi đâu Mục đích Nâng cao hiệu công tác soạn thảo quản lý văn Ứng dụng Microsoft excel để viết chương trình quản lý văn cho quan với chi phí thấp, lợi ích cao Tìm kiếm cập nhật văn nhanh chóng, xác Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Những người làm cơng tác văn phòng, văn thư (VT) lưu trữ cho đơn vị 3.2 Phạm vi nghiên cứu Nâng cao hiệu soạn tharoVB ứng dụng Microsoft excel 2013 vào phần mềm quản lý VB trường THPT Yên Phong số Ý nghĩa khoa học ý nghĩa thực tiễn đề tài nghiên cứu 4.1 Ý nghĩa khoa học đề tài nghiên cứu Tin học hóa quản lý VB việc nghiên cứu ứng dụng Excel 4.2 Ý nghĩa thực tiễn Giải vấn đề khó khăn quản lý văn như: tìm kiếm, cập nhật VB, giảm chi phí văn phòng phẩm 6 CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Khái quát chung quản lý văn 1.1.1 Khái niệm, chức nguyên tắc chung văn 1.1.1.1 Khái niệm Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận va truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác, Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức như: thị, thông tư, nghị quyết, định… gọi văn Ngày khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt động quan, tổ chức Khái niệm văn dùng tài liệu hiểu theo nghĩa hẹp nói Văn đi: Là toàn văn bản, tài liệu quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội làm để đạo, quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi tới đối tượng có liên quan gọi văn - Văn quản lý Nhà nước: Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân - Văn quản lý hành Nhà nước: Văn quản lý hành nhà nước hiểu văn chứa đựng định thông tin quản lý quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân Và vậy, mặt nội dung văn bản: văn quản lý nhà nước chứa đựng định thông tin quản lý nhà nước; 7 Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn quản lý nhà nước quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền Nhà nước quy định; Về mặt quy trình ban hành: văn quản lý nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức định; Về mặt mục đích: văn quản lý nhà nước ban hành nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân 1.1.1.2 Các chức văn bản: Chức thông tin: - Là chức nhất, bao gồm: việc ghi lại thông tin quản lí, truyền đạt thơng tin đó, giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lí, đánh giá thơng tin thu qua hệ thống truyền đạt thông tin khác - Để đảm bảo chức thông tin, phải: quan tâm đến khả tiếp nhận thông tin qua văn thuận lợi hay khơng, thơng tin sử dụng thực tế quản lí hành nhà nước - Dưới dạng văn bản, tông tin thường gồm ba loại: + Thông tin khứ: liên quan tới việc giải + Thông tin hành: liên quan đến việc xảy hàng ngày + Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược Chức quản lý: – Được thể chỗ cơng cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu cơng việc (trong quan quản lí hành nhà nước công cụ tổ chức hoạt động quản lí, thí dụ: thơng tư, thị, định, điều lệ, thông báo…) – Để đảm bảo chức quản lí, văn phải đảm bảo khả thực thi quan nhận (tính hiệu quả, khả thi văn bản) – Từ giác độ chức quản lí, văn quản lí hành nhà nước gồm loại: + Văn sở tạo nên tính ổn định máy lãnh đạo quản lí: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí quan, xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạt động quan Thí dụ: Nghị định, nghị quyết, định thành lập, điều lệ… + Văn giúp cho quan quản lí hành nhà nước tổ chức hoạt động cụ thể theo quyền hạn mình: định, thị, thông báo, công văn, báo cáo… 8 9 Chức pháp lý: – Là sở pháp lí để giải nhiệm vụ cụ thể quản lí hành nhà nước (văn ghi lại truyền đạt quy phạm pháp luật định hành chính) – Thể hai phương diện: + Chứa đựng quy phạm pháp luật + Là pháp lí để thực nhiệm vụ cụ thể Ngoài ra, tùy thuộc loại văn bản, chức pháp lí thể việc xác lập mối quan hệ quan thuộc máy quản lí hành nhà nước, hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí – Để đảm bảo chức pháp lí, cần xem việc xây dựng văn quản lí hành nhà nước phận hữu hoạt động quản lí hành nhà nước, xây dựng ban hành phải cẩn thận, chuẩn mực – Các văn thể tính chất pháp lí khơng giống nhau, có văn mang tính thơng tin quản lí thơng thường, có loại mang tính chất cưỡng chế thực Các chức khác: – Chức văn hóa – xã hội: văn sản phẩm sáng tạo người hình thành trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội cải tạo thiên nhiên (tư liệu để tìm hiểu lịch sử, hình mẫu học tập…) – Chức thống kê: đặc trưng loại văn quản lí hành nhà nước sử dụng vào mục đích thống kê trình diễn biến cơng việc (thống kê cán bộ, tiền lương, tài sản…) Giúp theo dõi hoạt động có tính hệ thống, trình Do vậy, cần phải đảm bảo thơng tin số liệu xác, đầy đủ, khoa học… 1.1.1.3 Nguyên tắc chung công tác quản lý văn Văn quan thực chất cơng cụ điều hành, quản lý q trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì việc tổ chức quản lý văn phải tập trung, thống phận văn thư quan; bảo đảm nguyên tắc tập trung, xác, nhanh chóng, bí mật theo quy trình mà nhà nước quy định Chỉ có vậy, văn quan làm có tác dụng thiết thực quan 10 10 - Soạn thảo văn + Xác định mục đích, giới hạn văn bản; + Xác định đối tượng giải thực văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập xử lý thông tin có liên quan; + Xây dựng đề cương văn viết thảo; - Duyệt thảo, chỉnh sửa thảo; - Đánh máy, nhân văn bản; - Kiểm tra văn trước ký ban hành; - Ký văn - Ban hành văn * Quản lý văn Việc quản lý văn văn phòng trường THPT Yên Phong số thực thống văn phòng nhà trường theo quy trình chặt chẽ * Về hình thức đăng ký quy trình quản lý văn Việc quản lý văn trường THPT Yên Phong số thực theo quy trình sau: 23 23 Sơ đồ quy trình quản lý văn Kiểm Đóng Đăng tra văn dấu (2) ký văn (1) Làm thủ tục chuyển phát theo dõi chuyển phát (4) (3) Kiểm tra Đóng Đăng Làm thủ tục thể thức, dấu ký văn phát hành văn kỹ thuật quan Lưu văn (5) trình bày Ghi số ,ngày tháng năm Đóng dấu độ mật, khẩn Chuyển phát hành văn Nhân Theo dõi việc chuyển, phát hành văn 2.2 Nhận xét ưu điểm, hạn chế 2.2.1 Ưu điểm Đội ngũ cán bộ, cơng chức nhìn chung có chun mơn, nghiệp vụ ; Có tinh thần đồn kết, tin tưởng vào lãnh đạo phương hướng, chiến lược phát triển trường THPT Yên Phong số Hiệu trưởng nhà trường, Sở giáo dục đào tạo; Có tinh thần trách nhiệm ý thức kỷ luật cao; Có ý thức tự chủ, động sáng tạo cơng việc; Có kiến thức, trình độ lực hoạt động thực tiễn, có tinh thần khắc phục khó khăn, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao; Được rèn luyện thử thách thực tiễn công tác… 24 24 2.2.2 Hạn chế Công tác văn thư, lưu trữ hạn chế làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động đạo, điều hành quan như: Quy trình quản lý, giải văn đi, văn đến trường có lúc chưa quy định, tượng để thất lạc văn bản, hồ sơ; có trường hợp văn sai sót thể thức trình bày; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu trường THPT Yên Phong số chưa thực đầy đủ, kịp thời theo quy định… Khó khăn lớn chất lượng đội ngũ cán công chức trường THPT Yên Phong số chưa thực đáp ứng yêu cầu tình hình Mặc dù cơng tác đào tạo, bồi dưỡng trọng, số lượng cán , cơng chức qua khóa đào tạo, bồi dưỡng lớn, nhìn chung chất lượng, cấp, chứng tang, chất lượng thật đề đáng lo ngại Một số cán bộ, công chức đào tạo thiếu kiến thức bản, kỹ tác nghiệp hạn chế… 2.3 Một số giải pháp quản lý văn trường THPT Yên Phong số Thứ nhất: Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tang cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư quan, tổ chức Thứ hai: Cần bố trí cơng chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo quy định Thứ ba: Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách thông qua lớp tập huấn Thứ tư: Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Thứ năm: Cần mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại văn lưu trữ theo quy định Thứ sáu: Ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng… 25 25 CHƯƠNG ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI TRƯỜNG THPT YÊN PHONG SỐ - YÊN PHONG – BẮC NINH 3.1 Giới thiệu Microsoft excel Microsoft excel phần mềm chương trình ứng dụng mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: + Tính tốn đại số, phân tích liệu + Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách + Truy cập nguồn liệu khác + Vẽ đồ thị sơ đồ + Tự động hoa công việc micro + Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác Hình 3.1: Giao diện Microsoft excel 2013 + Nút lệnh office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin,… danh mục tập tin mở trước 26 26 Hình 3.2: Các lệnh Office Ribbon: Excel 2013 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng công cụ truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày mà hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Add-ins Hình 3.3: Thanh Ribbon - Thanh cơng cụ Ribbon: + Home: nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình: cắt, dá, chép định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng cột… + Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu +Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lạp in 27 27 + Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng, công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel + Data: Các nút lệnh thao liệu Excel, danh sách, phân tích liệu… + Review: Các nút lệnh kiểm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, them thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính + View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình 3.2 Các bước tạo lập chương trình Quản lý văn Bước 1: Tạo thư mục Quản lý văn ổ C cách: - Nháy vào ổ C - Nháy vào thực đơn File/New/Folder - Gõ vào quản lý văn ấn Enter Hình 3.4: Thư mục Quản lý văn Bước 2: Tạo thư mục văn thư mục quản lý văn ổ C - Tại thư mục Quản lý VB ta nháy vào thực đơn File/New?folder - Gõ VB ấn Enter 28 28 Hình 3.5: Thư mục văn Bước 3: Tạo tập tin Quản lý văn Excel Với Excel hồn tồn đáp ứng thỏa mãn để giải công tác quản lý VB đi, VB đến quan hàng năm có khoản 2000-3000 văn 2000-3000 văn đến mà không cần dùng phần mềm chuyên dụng lại dễ dàng sử dụng Bước 3.1: Thiết lập giao diện trang chủ Quản lý văn năm 2017 - Góc trái giao diện Logo trường THPT Yên Phong số tạp cách: + Vào thẻ Insert – chọn Pictures – sau chọn nơi tải logo 29 29 Hình 3.6: Giao diện Quản lý văn năm 2017 Bước 3.2 Thiết lập Sheet quản lý văn theo Tháng - Từ Sheet đến Sheet 13 Tháng từ 01 đến Tháng 12 - Dòng đầu bảng tính Sheet tháng ghi rõ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI THÁNG 1-2017, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI THÁNG 2-2017,…, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI THÁNG 12-2017 Bước 3.3 Thiết lập cột mục sổ Quản lý văn - Sổ công văn gồm cột: Số ký hiệu, ngày tháng, tên loại trích yếu nội dung, người ký, nơi nhận, ghi - Bạn thiết kế cột Excel cho khoa học 30 30 Hình 3.7 Các trường quản lý văn Excel Bước 3.4 Thiết lập chế độ siêu liên kết từ mục đến trang Tháng - Nháy vào có chữ Tháng Sheet 2017 - Nháy nút cơng cụ có hình cầu móc xích Insert Hyperlink - Tại file QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI cho Bookmark - Chọn tháng ấn Ok (Làm tương tự với tháng khác) Hình 3.8 Thiết lập chế độ siêu liên kết từ mục tới trang tháng 31 31 Bây nháy tháng trỏ nhảy tới Sheet tháng Hình 3.9 Liên kết tới Sheet tháng Bước 3.5 Thiết lập chế độ siêu liên kết từ sheet tháng trở gốc - Nháy chọn hình logo trường - Nháy đúp chuột phải, chọn cơng cụ có hình cầu móc xích Insert Hyperlink - Tìm đến file QUẢN LÝ VB ĐI - Nháy vào 2017 mục Or select a place in this document - Bấm Ok Hình 3.10 Thiết lập chế độ siêu liên kết từ sheet tháng trở gốc 32 32 - Tiến hành chép bảng tính Tháng tháng khác cách: + Ấn Ctrl nháy vào sheet kéo rẽ sang phải sheet + Khi thấy dấu + tờ giấy trắng xuất nhả chuột - Tạo nút liên kết Hyperlink từ sheet tháng trở trang chủ: Hình 3.11: Liên kết trở trang chủ 3.3 Quy trình quản lý văn Excel - Mở chương trình Excel - Tại giao diện chính, click chuột chọn tháng quản lý văn - Nhập trường yêu cầu: Số ký hiệu, ngày tháng, tên loại… - Tạo liên kết từ chương trình quản lý văn tới nội dung văn + Click chuột chọn cột phần trích yếu nội dung + Chọn Hyperlink + Click đúp chuột chọn ổ scan doawnload Vb máy + Click đúp vào VB muốn tạo liên kết 33 33 Hình 3.12.Chương trình quản lý văn 3.4 Hiệu đạt nghiên cứu ứng dụng Excel vào quản lý văn trường THPT Yên Phong số 3.4.1 Hiệu mặt xã hội - Nâng cao tri thức nhận thức cho xã hội cán quản lý vai trò, vị trí Cơng nghê thơng tin nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa - Đưa Công nghệ thông tin phục vụ phát triển kinh tế- xã hội 3.4.2 Hiệu kinh tế Sau áp dụng ứng dụng chương trình quản lý văn vào sử dụng tiết kiệm khoản kinh phí đáng kể cho quan: + Tiết kiệm thời gian tìm kiếm VB xử lý VB; + Tiết kiệm chi phí văn phòng phấm ( mua sổ sách, bút, mực…) 34 34 KẾT LUẬN - Kết nghiên cứu: Sau trình nghiên cứu chương trình Quản lý VB Microsof Excel 2013 ứng dụng thành công vào việc quản lý VB đến VB cho trường THPT Yên Phong số - Phương pháp nghiên cứu: Vận dụng kiến thức học trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Kết hợp đọc tài liệu, tham khảo ứng dụng chia sẻ mạng Internet để tìm hiểu chất cấu trúc hệ trống Từ nghiên cứu ứng dụng xây dựng sản phẩm thực tế phù hợp với đặc thù công việc môi trường làm việc - Kiến nghị, đề xuất: Rất mong chương trình triển khai sâu rộng tới đồng chí, đồng nghiệp làm công tác văn thư-lưu trữ, công tác hành chính-văn phòng 35 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư [2] Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục văn thư Lưu trữ Nhà nước [3] Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin Văn thư-Lưu trữ [4] Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu 36 36 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 Giáo viên hướng dẫn 37 37 ... Phong số thực theo quy trình sau: 23 23 Sơ đồ quy trình quản lý văn Kiểm Đóng Đăng tra văn dấu (2) ký văn (1) Làm thủ tục chuyển phát theo dõi chuyển phát (4) (3) Kiểm tra Đóng Đăng Làm thủ tục