Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Như chúng ta đã biết công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên trong nền hành chính nhà nước. Nó là hoạt động tạo nên văn bản – công cụ quan trọng để thiết lập nên thể chế hành chính nhà nước. Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của các cơ quan tổ chức. Ngoài ra công tác văn thư còn là một hoạt động liên quan đến đại bộ phận cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước. Ngày nay, vai trò các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đã được quy định cụ thể ở nghị định 110/ 2003 – CP được ban hành ngày 8-7-2004. Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản đến được xem là khâu quan trọng của công tác văn thư. Trước vai trò quan trọng quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý văn bản đến. Em được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND xã Bính Xá nói chung, của văn phòng và của phòng văn thư nói riêng. Em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel trong công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Bính Xá, huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn” làm chuyên đề báo cáo thực tập của mình. 2. Ý nghĩa khoa học thực tiễn Quản lý văn bản đến giúp chúng ta hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đã học và có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này được tốt hơn. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính và từ đó đưa ra những giải pháp, khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính đến tại đơn vị thực tập. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của UBND xã Bính Xá. - Phạm vi: UBND xã Bính Xá. 5. Phương pháp + Phương pháp quan sát thực tế + Phương pháp phân tích tài liệu + Phương pháp tổng hơp – thống kê 6. Kết cấu đề tài - Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý văn bản đến. - Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản đến tại UBND xã Bính, Xá huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn. - Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel trong công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Bính Xá, huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn. Trong quá trình thực hiện đề tài thực tập chuyên ngành, do thời gian và kiến thức có hạn nên em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ BÍNH XÁ HUYỆN ĐÌNH LẬP TỈNH LẠNG SƠN Giáo viên hướng dẫn : ThS LÊ ANH TÚ Sinh viên : HOÀNG VĂN PHƯỢNG Lớp: QTVP - K13B Thái nguyên, năm 2017 MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu UBND HĐND CNH HĐH QĐ TDTT TC HC TT UBMTTQVN Giải thích Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Cơng nghiệp hóa Hiện đại hóa Quyết định Thể dục thể thao Tổ chức Hành Thanh tra Uỷ ban mặt trận tổ quốc Việt Nam XH KT CNQSD VH Xã hội Kinh tế Chứng nhận quyền sử dụng Văn hóa LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Như biết công tác văn thư hoạt động th ường xun hành nhà nước Nó hoạt động tạo nên văn – công c ụ quan trọng để thiết lập nên thể chế hành nhà nước Là hoạt động nhằm đảm bảo thơng tin văn cho hoạt động quản lý, ch ỉ đạo, ều hành công vi ệc quan, tổ chức; cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực ti ếp đến chất lượng hiệu công việc quan tổ chức Ngồi cơng tác văn th m ột hoạt động liên quan đến đại phận cán bộ, công chức quan nhà n ước Ngày nay, vai trò khâu nghiệp vụ công tác văn thư quy định cụ thể nghị định 110/ 2003 – CP ban hành ngày 8-7-2004 Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng quản lý văn đến xem khâu quan tr ọng c công tác văn thư Trước vai trò quan trọng quan trọng công tác văn thư việc quản lý văn đến Em tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhi ệm v ụ UBND xã Bính Xá nói chung, văn phịng phịng văn th nói riêng Em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel công tác quản lý văn đến UBND xã Bính Xá, huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn” làm chuyên đề báo cáo thực tập Ý nghĩa khoa học thực tiễn Quản lý văn đến giúp hi ểu rõ h ơn v ề chun ngành học có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau tốt Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý văn hành từ đưa nh ững gi ải pháp, khuy ến ngh ị góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn hành đ ến t ại đ ơn vị thực tập Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Những lý luận chung thực trạng hoạt động quản lý văn hành đến UBND xã Bính Xá - Phạm vi: UBND xã Bính Xá Phương pháp + Phương pháp quan sát thực tế + Phương pháp phân tích tài liệu + Phương pháp tổng hơp – thống kê Kết cấu đề tài - Chương 1: Cơ sở lý thuyết quản lý văn đến - Chương 2: Thực trạng quản lý văn đến UBND xã Bính, Xá huy ện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn - Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel công tác quản lý văn đến UBND xã Bính Xá, huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn Trong trình thực đề tài thực tập chuyên ngành, th ời gian ki ến thức có hạn nên em khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, giáo tồn thể bạn sinh viên đ ể báo cáo hoàn thiện CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Tổng quan văn 1.1.1 Khái niệm văn Văn hiểu phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin m ột ngôn ngữ hay ký hiệu định 1.1.2 Khái niệm văn đến Bao gồm văn gửi đến quan theo đường th ống (bưu ện tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến văn thư cán bộ, lãnh đ ạo h ọp mang về) văn gửi qua hộp thư điện tử, Fax ph ải đ ược chuyển văn thư để vào sổ, theo dõi 1.1.3 Nội dung quy trình quản lý văn đến Mẫu đến theo phụ lục kèm theo thông tư số 07/2012/TT-BNV TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC Số :…………………………… ĐẾN Ngày :………………………… Chuyển :………………… Lưu hồ sơ số :…………………………… Hình 1.1: Hình mơ tả dấu đến - Dấu “Đến” khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm - Cách ghi nội dung thông tin dấu “Đến”: + Số đến: Số đến số thứ tự đăng ký văn đến Số đếm đánh liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm + Ngày đến: Là ngày, tháng, năm, quan tổ chức nhận văn (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến đăng ký; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi chữ số cuối năm - Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn th ph ải đóng d ấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, tr ường h ợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” - Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn th (văn b ản g ửi đích danh cho tổ chức đồn thể, đơn vị cá nhân) chuy ển cho n nh ận mà khơng phải đóng đấu “Đến” - Dấu “Đến” dóng rõ ràng, ngắn vào khoảng gi tr ống d ưới s ố, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích y ếu n ội dung (đ ối với công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn - Mẫu dấu “Đến” cách ghi thông tin dấu “Đến” thực theo hướng dẫn Phụ lục I - Đăng ký văn đến sổ a) Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp - Trường hợp 2000 văn đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn b ản đến dùng để đăng ký tất loại văn (trừ văn m ật) s ổ đăng ký văn mật - Từ 2000 đến 5000 văn đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan trung ương Sổ đăng ký văn b ản đ ến c quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến - Trên 5000 văn đến, nên lập sổ đăng ký chi ti ết theo nhóm c quan giao dịch định Số đăng ký văn mật đến - Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư ếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quy ết s ố lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác c quan, tổ chức công dân lặp thêm Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy đ ịnh pháp luật b) Đăng ký văn đến Cũng văn đăng ký văn đến m ột khâu quan tr ọng q trình xử lý cơng văn đến Có th ể đăng ký b ằng s ố có th ể dùng m ột ho ặc nhiều số truy cập vào máy tính Theo quy định,văn đến ngày phải đăng ký chuyển giao ngày Đặc biệt với cơng văn khẩn nhận phải đăng ký chuyển giao kịp thời cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết, khơng để chậm trễ làm nhỡ việc - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin c ần thi ết v ề văn bản; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ - Bìa sổ đăng ký văn đến ………….(1)………… ………….(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… Hình 1.2: Mẫu sổ đăng ký văn đến (Bìa trang đầu Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích th ước 210mm x 297mm) (1) Ghi tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2) Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị); (3) Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4) Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn quy ển sổ; (5) Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6) Số thứ tự sổ; - Phần đăng ký: loại + Phần đăng ký văn đến + Phần đăng ký đơn thư + Đăng ký văn mật đến 10 b) Dấu “Đến”: Được đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung ( đ ối v ới công văn) vào khoảng trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn c) Đăng ký văn đến: Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy tính - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến, thực theo hướng dẫn Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Bước Đóng dấu đến đăng kí văn đến Cán văn thư xem xét, phân loại (theo lĩnh v ực), x lý nh ững văn thuộc thẩm quyền phân cấp chuyển trình Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND Đóng dấu "đến" vào khoảng trống mục trích yếu khoảng tr ống đầu văn bản; ghim Phiếu xử lý văn (BM-TCHC-03-01), ghi số văn bản, ngày đến, dấu “đến” Đơn vị/cá nhân có liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải quy ết văn đến có liên quan đến phận theo phân cơng c chủ tịch ho ặc phó chủ tịch UBND Bước Trình lãnh đạo - Văn thư chuyển trực tiếp văn lên chủ tịch UBND xã để có ý kiến xử lý 24 - Chủ tịch UBND xã sau xem xét văn bản, ghi ý kiến đạovào "Phiếu xử lý văn bản" ghi trực tiếp lên Văn Bước Chuyển giao văn Lãnh đạo UBND xã xem nội dung văn phân cho Phịng ban x lý cơng việc Các phịng ban xác định xem lĩnh vực cơng việc chuyên viên phụ trách giao cho chuyên viên giải Nếu văn cần ph ải gửi cho đơn vị khác lãnh đạo UBND xã gửi yêu cầu xu ống cho nhân viên văn thư xử lý thực Bước Theo dõi, lưu hồ sơ Hàng tháng, vào ngày cuối tháng nhân viên văn th có trách nhiệm lập sổ đăng ký công văn đến, in lưu tra cứu theo quy định 2.3 Ưu điểm, nhược điểm, phương hướng biện pháp 2.3.1 Ưu điểm - Về công tác cán bộ: Thực nghị định 09/1998/NĐ-CP phủ “Quy định chức danh chun mơn thuộc UBND xã, thị trấn “Trong có chức danh văn phịng làm việc chun mơn UBND phân công cán phụ trách công tác tiếp nhận, giải quản lý văn “đến” đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn lý lịch sức khỏe,trình độ lực nhiệt tình cơng tác đặc biệt qua đào tạo bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ cơng tác văn phịng - Đến nay, hoạt động cơng tác văn phịng UBND ổn định vào nề nếp cơng văn giấy tờ UBND nhờ mà công việc UBND để trôi chảy - Về phương tiện sở vật chất văn phòng UBND xã trang bị đầy đủ phương tiện máy vi tính bàn làm việc tủ đựng hồ s tài li ệu phương tiện cần thiết khác - Công tác xây dựng văn đảm bảo hợp lý hợp pháp thể thức quy trình 25 kỹ thuật - Bước đầu có áp dụng cơng nghệ thơng tin vào giải quản lý văn - Đã có biện pháp bảo quản để chống mối mọt, ẩm mốc 2.3.2 Nhược điểm - Cán phụ trách trình độ chun mơn nghiệp vụ - Trong soạn thảo văn có chưa đảm bảo yêu cầu, thể thức văn ghi tên quan ban hành văn chưa quy định địa danh, ngày, tháng, năm - Tên loại trích yếu chưa đầy đủ đặc biệt thẩm quyền chức vụ người ký văn chưa thể kỹ thuật biên tập văn hạn chế - Phương tiện sở vật chất đầu tư chưa cao, dừng lại mức đáp ứng yêu cầu - Việc vận dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn yếu kém, chưa thục - Các biện pháp bảo quản chưa khoa học, xuất hiện tượng văn bị hư hỏng - Phòng kho chật chội, thiếu chỗ bảo quản văn xếp chưa khoa học - Công tác quản lý cịn thủ cơng, chưa đồng thống nhất, tốn nhiều thời gian công sức mà hiệu lại chưa cao 2.3.3 Phương hướng chung Báo cáo trị Đại hội lần thứ XXI nhiệm kỳ 2010-2015 BCH Đảng xã Bính Xá nêu rõ phương hướng hoạt động năm năm tới là: 26 Tập trung phát triển kinh tế s đẩy m ạnh chuy ển d ịch c c ấu kinh tế phát triển kinh doanh, phát triển đa dạng hóa ngành ngh ề theo hướng sản xuất hàng hóa Nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo quan tâm chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh th ần cho nhân dân: Tăng cường củng cố QP-AN, giữ vững ổn định trị bảo đảm tr ật tự an toàn xã hội Nâng cao hiệu lực quản lý hi ệu qu ả ho ạt đ ộng c UBND,chú tr ọng xây dựng máy quyền sạch, vững mạnh,có đủ khả thực hi ện nhiệm vụ quyền hạn hoạt động QLNN tất lĩnh vực sở Đổi bổ sung quy chế hoạt động UBND quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND Quy định rõ ràng trách nhi ệm th ẩm quy ền công tác giải văn Phát huy vai trò chức hoạt động văn phòng vi ệc ều hành hoạt động UBND đồng thời đề cao tinh thần trách nhiệm cán văn phòng việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thu ộc phạm vi giao.Coi trọng công tác đào tạo bồi dưỡng nghi ệp vụ cho cán văn phịng, bảo đảm có đủ lực, trình độ đáp ứng v ới yêu c ầu nhiệm vụ thời kỳ - Một số giải pháp chủ yếu khắc phục tình trạng quản lý văn đến Một là: Cần có nhận thức cơng tác văn thư Công tác văn thư việc xây dựng văn bản, quản lý sử dụng văn b ản T thấy trách nhiệm tồn quan, từ đồng chí Chủ tịch, đồng chí Phó chủ tịch đến quan chun mơn thu ộc UBND xã.T mà xác định trách nhiệm việc xây dựng văn quản lý sử dụng văn b ả quy đinh nhà nước Đồng thời kiểm tra đôn đốc vi ệc tổ chức th ực hi ện văn Có nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Nhà n ước c UBND Khắc phục tình trạng khốn trắng cho văn phòng, văn thư Hai là: Sửa đổi bổ sung hoàn thiện quy chế hoạt động UBND xã, quy chế hoạt động văn thư – lưu trữ UBND xã 27 Xác định rõ chức trách nhiệm vụ quản lý thành viên UBND, cán công chức đến việc thực công tác văn thư l ưu tr ữ Ph ổ bi ến tuyên truyền quy định nhà nước văn thư lưu trữ Tổ chức th ực hi ện nghiêm túc quy định đưa hoạt động văn thư vào nề nếp Ba là: Đào tạo bồi dưỡng,nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư l ưu trữ cho đội ngũ cán công chức Đảm bảo cho đội ngũ cán có hiểu bết cần thi ết v ề kỹ so ạn th ảo văn bản, nghệp vụ quản lý, sử dụng văn sở mà nâng cao chất lượng công tác văn thư đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý UBND xã Bốn là: Thực tốt chế độ sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm hoạt động văn thư lưu trữ Nên tổ chức gặp gỡ trao đổi kinh ngiệm v ới đ ơn v ị b ạn nh ất đơn vị thực tốt công tác văn thư để học hỏi v ận dụng vào đ ơn v ị Hàng năm cần kịp thời khen thưởng tập thể, cá nhân th ực hi ện t ốt công tác văn thư Nhắc nhở uốn nắn cá nhân, tập thể cịn có khuy ết điểm 28 CHƯƠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ BÍNH XÁ HUYỆN ĐÌNH LẬP TỈNH LẠNG SƠN 3.1 Đặt vấn đề toán Trong điều kiện xây dựng m ột đất n ước Nhà nước Việt Nam nhà nước pháp quyền XHCN nhân dân dân dân ti ến tới nhà nước Việt Nam dân giàu nước mạnh Do bao gi h ết cơng tác xây dựng ban hành văn QLNN việc tổ chức qu ản lý gi ải quy ết văn cần phải quan tâm thực tốt Công nghệ thông tin phát triển với đ ời ph ần m ềm cho phép thiết kế xây dựng phần mềm quản lý nhi ều hình thức khác Với hỗ trợ loại phần mềm Microsof word Microsoft Excel, Microsoft Access Để xây dựng tri ển khai ứng d ụng v ới nhi ều mục đích khác Microsoft Excel Khơng nằm ngồi mục đích dùng đ ể xây dựng triển khai ứng dụng với nhiều mục đích để xây dựng phần mềm quản lý tối ưu Mỗi loại phần mềm có điểm mạnh điểm yếu nhiên v ới m ức ứng dụng toán này, theo em nên chọn Microsoft Excel để ứng dụng Yêu cầu đặt nâng cao hiệu cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn đến nói riêng UBND xã Bính Xá đ ể đ ảm b ảo thông tin cho hoạt động quản lý, đòi hỏi cần ph ải kh ắc ph ục đ ươc mặt hạn chế cịn tồn cơng tác quản lý văn đ ặc bi ệt văn b ản đến Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết em xin đưa số hướng giải sau: - Cần phải nâng cao trình độ chuyên mơn cho cán văn phịng UBND xã Bính Xá - Xây dựng lên quy trình có áp dụng tiện ích cơng ngh ệ thơng tin vào để quản lý văn - Cải thiện điều kiện bảo quản văn 29 Với giải pháp em mong nâng cao hi ệu qu ả qu ản lý văn UBND xã Bính Xá Qua đ ảm b ảo đ ược thơng tin văn b ản, cung cấp nguồn thông tin cho ho ạt đ ộng qu ản lý, ều hành t ại ủy ban diễn liên tục 3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel quản lý văn đến UBND xã Bính Xá huyện Đình Lập tỉnh Lạng Sơn 3.2.1 Giao diện chương trình Hình 3.1: Giao diện chương trình Giao diện chương trình có chức cho người dùng th đ ược nhìn tổng qt chương trình Chương trình có trang tính nh ư: Văn b ản đến, loại văn bản, thống kê theo loại văn bản, th ống kê theo n gửi đ ến Trong giao diện có đỏ người dùng click chuột vào người dùng có th ể t ới trang tính Làm tính Hyperlink Excel 30 3.2.2 Một số giao diện khác chương trình Hình 3.2: Giao diện loại văn Hình 3.3: Giao diện form nhập loại văn Trong giao diện người dùng cần cập nhật hết thông tin loại văn b ản tên văn Giao diện có nút trang chủ để người dùng quay lại trang 31 chủ mà không cần chọn Sheet trang chủ, chức có ứng d ụng tính hyperlink Excel Trong giao diện em sử dụng tính Form Excel đ ể nh ập sửa, xóa liệu Trong tính form Form có nút Delete, New, Find prev, Find next,Criteria, Close Các tính tương ứng v ới t ạo mới, xóa, tìm kiếm, lưu đóng Với tính người dùng phải bơi đen b ảng muốn tạo trước sau ấn vào Form thao tác với nút Form tùy theo mục đích Hình 3.4: Giao diện văn đến Trong giao diện người dùng cần cập nhật hết thơng tin văn đến Giao diện có nút trang chủ để người dùng quay lại trang chủ mà không cần chọn sheet trang chủ, chức có ứng dụng tính Hyperlink Excel Trong giao diện sử dụng tính datavalidation để người dùng chọn liệu Ngồi dùng hàm Vlookup để lấy liệu bảng khác 32 Hình 3.5: Giao diện thống kê văn đến theo loại văn Hình 3.6: Giao diện thống kê văn đến theo nơi gửi đến 33 KẾT LUẬN Kết đạt - Hiểu vận dụng microsoft excel quản lý văn - Củng cố hiểu biết thêm quy trình quản lý văn đến đơn vị - Xây dựng chương trình quản lý văn đến UBND xã Bính Xá với số chức Ưu điểm - Chương trình có giao diện thân thiện, sử dụng dễ dàng, li ệu nhập vào nhanh chóng, tiện lợi - Chương tình có số chức quản lý thơng tin phịng ban, quản lý nhân viên,quản lý văn đến - Hệ thống chức bố trí rõ ràng, đơn gi ản, th ống giúp cho người tiếp cận nhanh chóng làm quen sử dụng Nhược điểm - Do thời gian nghiên cứu ngắn, chưa có nhi ều kinh nghi ệm ki ến th ức để thiết kế chương trình tính lương hồn chỉnh - Chương trình cịn chưa khái qt tồn quy trình cách qu ản lý cơng tác quản lý văn Hướng phát triển - Để chương trình áp dụng thực tế cách r ộng rãi, chương trình cần thiết bổ xung số tính năng: - Xử lý lỗi chặt chẽ trước đưa vào sử dụng - Xây dựng thêm số chức khác cho người quản lý - Phân nhiều đối tượng quản lý đểthuận tiện cho công tác quản lý văn 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật ban hành văn quy phạm pháp luật (sửa đổi) [2] Vương Đình Quyền, (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội [3] Nghị định 110/2004NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 Chính phủ cơng tác văn thư [4] Dương Văn Khảm, (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư –lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thơng tin [5] Quốc Hội,(2011),Luật lưu trữ số 01/2011-QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 [6].PGS TS Nguyễn Hữu Thi, (2005), Giáo trình quản trị văn phịng, Nhà Xuất Bản Khoa học – kỹ thuật Hà Nội; 35 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 36 ... sở lý thuyết quản lý văn đến - Chương 2: Thực trạng quản lý văn đến UBND xã Bính, Xá huy ện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn - Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel công tác quản lý văn đến UBND xã Bính Xá, ... nhi ệm v ụ UBND xã Bính Xá nói chung, văn phòng phòng văn th nói riêng Em chọn đề tài: ? ?Ứng dụng Microsoft Excel công tác quản lý văn đến UBND xã Bính Xá, huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn? ?? làm chuyên... văn đến theo chiều tăng dần hay giảm dần 17 CHƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ BÍNH XÁ HUYỆN ĐÌNH LẬP TỈNH LẠNG SƠN 2.1 Giới thiệu khái quát xã Bính Xá Bính Xá xã thuộc huyện Đình