Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI CẢM ƠN Để báo cáo này đạt kết quả tốt đẹp, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Với tình cảm sâu sắc và chân thành nhất, em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Ths. Nguyễn Thị Hằng đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành đề tài “ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh” trong thời gian qua. Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh đã tạo điều kiện để em hoàn thiện bài báo cáo này. Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên đề tài thực tập cơ sở này không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và bạn bè để em có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày … tháng… năm 2017 Sinh viên thực hiện Lưu Văn Chiến LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Đất nước Việt Nam sau khi giải phóng đã bắt tay vào công cuộc xây dựng đất nước theo con đường cách mạng xã hội chủ nghĩa, tiến hành công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước đồng nghĩa với việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào đổi mới đất nước. Công nghệ thông tin đã và đang được ứng dụng vào hầu hết các ngành và lĩnh vực của đời sống giúp tăng hiệu quả sản xuất và quản lý… Hòa nhập cùng với xu thế đó, ngành quản trị văn phòng nói chung và trong công tác văn thư nói riêng cũng đã ứng dụng được công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý và soạn thảo các loại văn bản, giấy mời… Tuy nhiên, do sự chênh lệch về trình độ phát triển kinh tế xã hội nên ở một số vùng miền, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và soạn thảo văn bản vẫn còn hạn chế. Huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh là một trong số những huyện đã có ứng dụng công nghệ thông tin nhưng vẫn còn hạn chế, trong việc soạn thảo văn bản, thư mời vẫn còn thực hiện thủ công, thủ tục rườm rà, tốn thời gian. Chính vì thế mà em quyết định chọn đề tài “ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh” để nâng cao hiệu quả công các soạn thảo văn bản của Huyện. 2. Mục đích nghiên cứu Xây dựng được tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào công tác soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Hải Hà- Tỉnh Quảng Ninh 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: những lý luận chung về thực trạng hoạt động soạn thảo văn bản hành chính của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh. Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn thảo văn bản giấy mời tại huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh. 4. Phương pháp nghiên cứu +Khảo sát thực trạng +Phân tích hệ thống +Nghiên cứu tài liệu 5. Bố cục của bài gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về tính năng trộn thư trong vào soạn thảo văn bản. Chương 2: Thực trang công tác xử lý văn bản của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh. Chương 3: Ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft Office Word vào công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh.
LỜI CẢM ƠN Để báo cáo đạt kết tốt đẹp, em nhận hỗ trợ, giúp đỡ nhiều quan, tổ chức, cá nhân Với tình cảm sâu sắc chân thành nhất, em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Ths Nguyễn Thị Hằng quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành đề tài “ứng dụng tính trộn thư phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh” thời gian qua Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh tạo điều kiện để em hoàn thiện báo cáo Với điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế nên đề tài thực tập sở tránh thiếu sót Em mong nhận chỉ bảo, đóng góp ý kiến q thầy bạn bè để em có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức mình, phục vụ tốt cơng tác thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày … tháng… năm 2017 Sinh viên thực Lưu Văn Chiến MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH .4 DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU Chương TỞNG QUAN VỀ TÍNH NĂNG TRỢN THƯ TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.1 Cơ sở lý luận hoạt động soạn thảo văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm văn hành .8 1.1.3 Chức văn 1.1.4 Khái niệm soạn thảo văn .10 1.1.5 Những yêu cầu chung soạn thảo văn 10 1.2 Khái niệm,vai trò ý nghĩa trộn thư soạn thảo văn 11 1.2.1 Khái niệm .11 1.2.2 Vai trò, ý nghĩa tính trộn thư phần mềm Microsoft Word vào soạn thảo văn 11 1.3 Các bước trộn thư soạn thảo văn .11 1.4 Giới thiệu phần mềm Microsoft Office Word .12 1.4.1 Lịch sử hình thành Microsoft Office Word 12 1.4.2.Tính Microsoft Office Word .14 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN HẢI HÀ TỈNH QUẢNG NINH .16 2.1 Khái quát chung UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh .16 2.1.1 lịch sử hình thành UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh .16 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh .17 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh 19 2.1.4 Chức nhiệm vụ phận văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh 24 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo văn Ủy ban nhân dân Huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh .25 2.3 Thực trạng công tác soạn thảo giấy mời 26 2.4 Đánh giá công tác soạn thảo giấy mời UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh .29 2.4.1 Ưu điểm .29 2.4.2 Nhược điểm 29 2.5 Giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo giấy mời UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 29 Chương ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG TRỢN THƯ TRONG MICROSOFT WORD TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẢI HÀ TỈNH QUẢNG NINH 30 3.1 Đặt vấn đề 30 3.2 Ứng dụng tính trộn thư Microsoft Word vào cơng tác soạn thảo văn Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 30 3.2.1 Tạo văn hành .30 3.2.2 Các bước thực chức trộn thư soạn thảo văn hành Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 31 3.3 Đánh giá hiệu phần mềm Microsoft Word tính trộn thư vào công tác xử lý giấy mời ,thư mời 38 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO .40 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 41 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1:Hình ảnh Charles Simonyi 14 Hình 2.1: Trụ sở Huyện uỷ Hải Hà 16 Hình 2.2: Sơ đờ cấu tổ chức UBND huyện Hải Hà 18 Hình 2.3: Các bước soạn thảo giấy mời 28 Hình 3.1 Bảng mẫu giấy mời UBND huyện Hải Hà 31 Hình 3.2 Bảng Excel danh sách cán 31 DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu UBND HĐND NQ QĐ TT BNV Ý nghĩa Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Nghị Quyết định Thông tư Bộ Nội Vụ LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Đất nước Việt Nam sau giải phóng bắt tay vào công xây dựng đất nước theo đường cách mạng xã hội chủ nghĩa, tiến hành cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước đờng nghĩa với việc ứng dụng khoa học kỹ thuật đại vào đổi đất nước Công nghệ thông tin ứng dụng vào hầu hết ngành lĩnh vực đời sống giúp tăng hiệu sản xuất quản lý… Hòa nhập cùng với xu đó, ngành quản trị văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý soạn thảo loại văn bản, giấy mời… Tuy nhiên, chênh lệch trình độ phát triển kinh tế xã hội nên số vùng miền, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý soạn thảo văn hạn chế Huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh số huyện có ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế, việc soạn thảo văn bản, thư mời thực thủ cơng, thủ tục rườm rà, tốn thời gian Chính mà em định chọn đề tài “ứng dụng tính trộn thư phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh” để nâng cao hiệu công soạn thảo văn Huyện Mục đích nghiên cứu Xây dựng tính trộn thư phần mềm Microsoft office word vào công tác soạn thảo văn UBND Huyện Hải Hà- Tỉnh Quảng Ninh Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: lý luận chung thực trạng hoạt động soạn thảo văn hành UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn thảo văn giấy mời huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh Phương pháp nghiên cứu + Khảo sát thực trạng + Phân tích hệ thống + Nghiên cứu tài liệu Bố cục bài gồm chương: Chương 1: Tổng quan tính trộn thư vào soạn thảo văn Chương 2: Thực trang công tác xử lý văn UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh Chương 3: Ứng dụng tính trộn thư phần mềm Microsoft Office Word vào công tác soạn thảo văn UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh CHƯƠNG TỞNG QUAN VỀ TÍNH NĂNG TRỘN THƯ TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.1 Cơ sở lý luận hoạt động soạn thảo văn bản 1.1.1 Khái niệm văn Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa bất cứphương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động củacác quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức chỉ thị, thông tư, nghị quyết, định,đề án công tác,báo cáo… gọi văn Ngày nay, khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt động quan, tổ chức Khái niệm văn dùng tài liệu hiểu theo nghĩa hẹp nói 1.1.2 Khái niệm văn hành Văn hành văn quan nhà nước dùng để ghi chép,truyền đạt định quản lý thôngtin cần thiết cho hoạt động quản lý theo thể thức,thủ tục, thẩm quyền luật định Nói cách khác, Văn hành phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý phản ánh kết hoạt động quản lý, đờng thời truyền đạt ý chí, mệnh lệnh quan nhà nước cho cấp dưới.Văn hành thơng tin giao dịch thức quan,tổ chức với nhà nước với tổ chức công dân 1.1.3 Chức văn * Chức thông tin - Đây chức chung loại văn Văn chứa đựng chuyền tải thông tin từ đối tượng sang đối tượng khác Văn quản lý Nhà nước chứa đựng thông tin Nhà nước( phương hướng, kế hoạch phát triển, sách, Quyết định quản lý ) chủ thể quản lý( quan quản lý Nhà nước) đến đối tượng quản lý ( quan quản lý Nhà nước cấp hay toàn xã hội) Giá trị văn quy định giá trị thơng tin đựng Thơng qua hệ thống văn quan, người ta thu nhận thơng tin phục vụ cho hoạt động trình quản lý như: Thông tin chủ trương đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động quan Thông tin phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan, đơn vị Thông tin đối tượng quản lý, biến động Thông tin kết đạt trình quản lý * Chức pháp lý - Chỉ có Nhà nước có quyền lập pháp lập quy Do vậy, văn quản lý Nhà nước đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước Chức pháp lý thể hai phương diện: + Văn sử dụng để ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ luật pháp hình thành trình quản lý hoạt dộng khác + Bản thân văn chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý điều hành công việc quan * Chức quản lý - Thực tế hoạt động quản lý cho thấy rằng, văn có vai trị to lớn nhà quản lý Một cán quản lý, người đứng đầu hệ thống thường dành lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với hệ thống văn ( tiếp nhận, phân loại, nghiên cứu, thực soạn văn bản) Điều cho thấy rằng vai trò văn đáng quan tâm - Văn - phương tiện cung cấp thông tin để định Đối với nhà quản lý, Quyết định Một u cầu có tính ngun tắc định phải xác, kịp thời, có hiệu mà mơi trường biến động khơn lường - Văn chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta hình thành hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc quan cấp phải phục tùng quan cấp trên, quan địa phương phục tùng quan trung ương Xuất pháttừ vai trò rõ nét văn phương tiện truyền đạt mệnh lệnh Để guồng máy nhịp nhàng, văn sử dụng với vai trò khâu nối phận - Văn cho công tác kiểm tra hoạt động máy quản lý Chủ tịch Hờ Chí Minh nói:" Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết Nghị thi hành khơng, thi hành có không, muốn biết sức làm, làm qua chuyện, chỉ có cách kiểm tra" Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng cách có hệ thống văn Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn quy định chức năng, thẩm quyền, văn nghiệp vụ kiểm tra đến văn với tư cách liệu, số liệu làm Một chu trình quản lý bao gờm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo kiểm tra Sự móc nối khâu chu trình địi hỏi lượng thơng tin phức tạp văn hóa 1.1.4 Khái niệm soạn thảo văn Soạn thảo văn chức người thư ký.Soạn thảo văn công việc liên quan đến văn như: soạn thông báo, đơn từ, làm báo cáo, viết bài… 1.1.5 Những yêu cầu chung soạn thảo văn * Yêu cầu hình thức văn - Nguyên tắc hoạt động Nhà nước ta tập trung thống nhất, hệ thống văn phải sở thống tập trung Về hình thức, văn phải có thống xuyên suốt từ trung ương đến địa phương Hình thức văn phải khuôn mẫu bắt buộc quan có thẩm quyền nghiên cứu, chọn lọc thống chọn làm mẫu Thể thức văn cách trình bày, ký hiệu phải chuẩn hóa tuyệt đối * Yêu cầu nội dung văn Văn Xét giá trị sử dụng phải đáp ứng u cầu sau: - Có tính hợp pháp Một văn quản lý Nhà nước soạn thảo ban hành nguyên tắc sau: + Văn có giá trị pháp lý thấp khơng trái với văn có giá trị pháp lý cao + Văn quan cấp không trái với văn quan cấp trên, văn địa phương không trái với văn trung ương 10 * Quy trình soạn thảo giấy mời Bước Trách nhiệm Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu mẫu thực Tạo mẫu tài liệu thư mời - Danh sách khách - Cán văn mời thư - Nội dung công việc Xem xét kiểm tra - Chánh văn - Danh sách giấy phòng mời Ký duyệt - Chủ tịch - Danh sách giấy UBND huyện mời - Cán văn thư Xem xét, kiểm tra, đánh số, ghi ngày, tháng, năm ban hành mời ký duyệt Lưu tài liệu - Cán văn - Danh sách giấy - Số, ngày, tháng, năm, phát hành giấy thư mời 27 Ghi TT Biểu tượng Ý nghĩa Bắt đầu quy trình Các bước cơng việc cụ thể Ra định Kết thúc quy trình Mũi tên chỉ bước quy trình * Các bước soạn thảo giấy mời UBND huyện Hải Hà: Hình 2.3: Các bước soạn thảo giấy mời 28 2.4 Đánh giá về công tác soạn thảo giấy mời tại UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh * Ưu điểm Công tác soạn thảo loại giấy mời thư mời UBND huyện tiến hành theo trình tự nên đa phần giấy mời gửi kịp thời xác, giúp đảm bảo tiến độ cơng việc UBND huyện Quy trình trộn thư Huyện giúp UBND huyện giải vấn đề mời họp cho Huyện, đảm bảo tiến độ công việc huyện * Nhược điểm Việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế nên việc thực soạn thảo văn giấy mời UBND huyện Hải Hà cịn thủ cơng có hạn chế như: + Tốc độ soạn thảo văn giấy mời chậm, thời gian + Dễ xảy nhầm lẫn sai xót q trình điền thơng tin + Tốn chi phí cơng sức cán 2.5 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo giấy mời tại UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh Để nâng cao hiệu công tác soạn thảo giấy mời, UBND huyện Hải Hà cần biết khắc phục hạn chế công tác soạn thảo giấy mời, biết ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo đặc biệt phần mềm trộn thư Microsoft Office word vào soạn thảo giấy mời Mở lớp đào tạo tin học cho cán để nâng cao trình độ hiểu biết Có khả ứng dụng tin học vào cơng tác nghiệp vụ để từ nâng cao hiệu công việc, đảm bảo tiến độ công viêc quan nhà nhà nước 29 CHƯƠNG ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG TRỢN THƯ TRONG MICROSOFT WORD TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẢI HÀ TỈNH QUẢNG NINH 3.1 Đặt vấn đề Công tác xử lý văn đóng vai trị quan trọng hoạt động tác xử lý văn UBND huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh Qua khảo sát tìm hiểu cho thấy việc tác xử lý văn UBND huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh thủ công giấy tờ Để đạt hiệu cao công tác tác xử lý văn Huyện thuận tiện, xác, đầy đủ, kịp thời, thống thơng tin hóa tác xử lý văn em xin đưa số kiến nghị sau: Trong q trình Cơng nghiệp hóa – Hiện đại hóa, hội nhập với quốc tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tác xử lý văn thể tính khoa học, đại bắt kịp thời đại việc tác xử lý văn giúp đẩy nhanh trình quản lý nâng cao hiệu công tác tác xử lý văn UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh cần: Nâng cao công tác tác xử lý văn bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tác xử lý văn đảm bảo việc quản lý thơng suốt, xác, nhanh chóng Ứng dụng phần mềmOffice Word giúp cho việc tác xử lý văn hồ sơ, sổ sách thống nhất, đạt hiệu cao Ứng dụng phần mềmOffice Word tác xử lý văn 3.2 Ứng dụng tính trộn thư Microsoft Word vào công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 3.2.1 Tạo văn hành Việc ứng dụng phần mềm trộn thư phần mềm Microsoft Word tính hữu ích Microsoft Word , tính cho phép bạn tiết kiệm thời gian thao tác với văn chèn danh sách vào tài liệu cố định thư mời trộn thư Office Word có vai trị quan trọng , giúp cho cơng văn , thơng báo , giấy mời… xử lý cánh nhanh chóng 30 Đầu tiên bạn phải tạo văn hành kiểu cơng văn , thơng báo , giấy mời… Hình 3.1 bảng mẫu giấy mời UBND huyện Hải Hà Chuẩn bị file Excel tương ứng với mục cần điền thư mời lưu Desktop với tên “danh sách cán bộ” Hình 3.2 Bảng Excel danh sách cán 3.2.2 Các bước thực chức trộn thư soạn thảo văn hành Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh Bước 1: Soạn file Văn bản gốc Word sau, từ bạn tạo cho file văn theo ý muốn: 31 Bước 2: Chuẩn bị file Excel tương ứng với mục cần điền thư mời lưu Desktop với tên “tronthu.xlsx” Bước 3: Mở Văn bản gốc Word Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức Step by Step Mail Merge Wizard… Bước 4: Chọn Letters nhấn Next: Starting document 32 Bước 5: Chọn Use the current document chọn Next: Select recipents Bước 6: Chọn Use an existing list chọn Browse 33 Bước 7: Chọn mở file danh sách excel lưu (Ở file Excel “tronthu”) chọn Sheet bạn làm (của Sheet1) Nhấn OK xuất bảng liệu: Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta loại bỏ trích lọc hàng khơng muốn tạo thư mời.Nhấn OK Nhấn Next: Write your letter 34 Bước 8: Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items… Bước 9: Đặt trỏ text vị trí xác định văn nơi cần chèn liệu vào, chèn field vào Văn bản gốc sau: 35 – Tại Kính mời chọn trường HỌ VÀ TÊN, Chọn Insert – Tại Chức vụ: chọn trường CHỨC VỤ, chọn Insert Bước 10: Chọn Next Preview your letters Ta kết 36 chọn tiếp Next Complete the mege Bước 11: Chọn Print… muốn in thư mời trực tiếp máy in, chọn Edit indidual letters muốn xem trước thư mời văn 37 Trong hộp thoại Merge to New Document chọn tạo tồn thư mời có danh sách chỉ chọn tạo thư mời cho số người OK Bước 12: Các bạn lưu file bằng cách chọn File -> Save tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file chọn thư mục chứa file Như vậy, bạn tạo xong danh sách thư mời 3.3 Đánh giá hiệu quả phần mềm Microsoft Word và tính trộn thư vào công tác xử lý giấy mời ,thư mời Phần mềm MS Word tính trộng thư phần mềm tiện ích cho lĩnh vực văn phịng nói chung cho UBND huyện Hải Hà nói riêng Phần mềm giúp cho công tắc xử lý văn huyện Hải Hà nhanh chóng , xác trao đổi cơng việc hàng ngày tổ chức cần gửi công văn , thông báo , giấy mời… có cùng nội dung đến nhiều đơn vị khác Phần mềm MS Word tính trộn thư mang lại hiệu lớn cho UBND huyện Hải Hà, phần mềm MS Word tính trộng thư giúp cho UBND huyện Hải Hà tránh sai sót, tiết kiệm thời gian cơng sức Qua q trình trộn thư Word 2010 ta thấy rõ trộn thư chức thuận lợi cho việc trộn thư quan đơn vị, văn phịng hành Giảm thiểu q thời gian, cơng sức, chi phí… cần thiết để tiến hành thao tác trộn thư, nhanh chóng, xác, hiệu cao 38 KẾT LUẬN Kết đạt Sau thời gian khảo sát Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh nghiên cứu từ vấn đề liên quan đến đề tài em hoàn thành đề tài tìm hiểu chức trộn thư MS word 2010 nhằm nâng cao hiệu công tác hành văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh.Đề tài đạt kết sau: - Ứng dụng tính trộn thư Microsoft Office Word vào công tác soạn thảo văn UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh - Tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác hành văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh Hạn chế Bên cạnh ưu điểm trên, việc ứng dụng tính trộn thư soạn thảo văn gặp nhiều hạn chế + Nhiều cán quản lý chưa có điều kiện học qua lớp tin học, cán văn thư công tác huyện + Số lượng cán văn thư biết sử dụng máy tính thành thạo + Trang thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo ứng dụng công nghệ thơng tin cịn thiếu thơn, số lượng máy tính cung cấp cho văn phịng + Nâng cao nhận thức vị trí, vai trị tầm quan trọng việc việc ứng dụng công nghệ thông tin cho cán văn thư Hướng phát triển đề tài Tính trộn thư Word vơ cùng hữu ích cơng tác soạn thảo văn Trong thời gian tới, em tiếp tục nghiên cứu mở rộng đề tài, không chỉ ứng dụng việc soạn giấy mời mà nhiều loại giấy tờ khác Mở rộng phạm vi ứng dụng huyện xã cịn khó khăn, chưa biết đến tính trộn thư Word vào soạn thảo văn 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Ngọc Anh, (2010), Giáo trình quản trị hành văn phịng, Nhà xuất ĐH Quốc gia Hà Nội [2] Nguyễn Sơn Hải, Nguyễn Trường Giang, (2010), Giáo trình MS Word, Nhà xuất ĐH Quốc gia Hà Nội [3] Lê Minh, (2010), Giáo trình tự học word 2019 Tiếng Việt, Nhà xuất ĐH TP Hờ Chí Minh [4] Nguyễn Minh Tuấn, (2011), Quản trị văn phòng, Nhà xuất ĐH TP Hờ Chí Minh [5] Trang thơng tin điện tử tỉnh Quảng Ninh, http://www.quangninh.gov.vn/viVN/huyenthi/HuyenHaiHa/Trang/default.aspx 40 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Thái Nguyên, ngày … tháng … năm …… GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 41 ... định chọn đề tài ? ?ứng dụng tính trộn thư phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh? ?? để nâng cao hiệu công soạn thảo văn Huyện Mục... lý văn 3.2 Ứng dụng tính trộn thư Microsoft Word vào công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 3.2.1 Tạo văn hành Việc ứng dụng phần mềm trộn thư. .. NĂNG TRỢN THƯ TRONG MICROSOFT WORD TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẢI HÀ TỈNH QUẢNG NINH 3.1 Đặt vấn đề Công tác xử lý văn đóng vai trị quan trọng hoạt động tác xử lý văn UBND