Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiHiện nay, sự phát triển của Công nghệ Thông tin ở nước ta đang bước vào thời kì mới với việc triển khai rộng rãi các ứng dụng tin học cho các tổ chức và xã hội. Không ai còn nghi ngờ gì về vai trò của Công nghệ Thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, kinh doanh, cũng như trong mọi mặt của xã hội, ngay cả đối với một cá nhân.Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại, Công nghệ Thông tin mới chỉ bước đầu được ứng dụng trong đời sống nói chung và giáo dục nói riêng. Việc sử dụng tài liệu điện tử trong dạy và học chưa thực sự phổ biến, chưa mang lại hiệu quả cao thì những quyển sách, giáo trình… vẫn có vai trò vô cùng quan trọng. Đối với những trường tiểu học thì việc quản lý mộ thư viện với nhiều đầu sách và quản lý việc mượn – trả sách của hàng trăm học sinh là vô cùng phức tạp. Vì vậy em đã nhận nghiên cứu đề tài: “Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào việc quản lý sách thư viện tại trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng”.2. Mục đích nghiên cứuMục đích nghiên cứu đề tài đó là ứng dụng công nghệ thông tin vào để xây dựng một chương trình quản lý thư viện giúp cho việc quản lý thư viện có thể diễn ra một cách nhanh chóng. Công tác tìm kiếm thông tin cũng như việc cập nhật các đầu sách được diễn ra một cách nhanh nhất. 3. Phương pháp nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu theo phương pháp:Nghiên cứu tài liệu về công tác quản lý thư viện nói chung và quản lý thư viện trường THPT nói riêng.Khảo sát thực tế thu thập dữ liệu về công tác quản lý thư việnPhỏng vấn nhân viên trực tiếp quản lý thư viện để biết về quy trình quản lý thư viện tại trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng. Đối tượng nghiên cứu:Công tác quản lý thư viện tại Trường Trung học Phổ thông Thông Nông Phạm vi nghiên cứu:Trường Trung học Phổ thông Thông Nông4. Kết cấu của bài báo cáo thực tậpChương 1: Lý thuyết tổng quan về quản lý thư viện và giới thiệu phần mềm Microsoft ExcelChương 2: Thực trạng quản lý thư viện tại Trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao BằngChương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý thư viện Trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng.Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của ThS. Đinh Thị Nguyên và các cô chú viên chức trong trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng đã giúp em hoàn thành chuyên đề này nhưng do còn có những hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm nên bài báo cáo thực tập của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy cô trong khoa để bài thực tập của em được hoàn thiện hơn.
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ GIỚI THIỆU .7 VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL 1.1 Tổng quan quản lý thư viện 1.1.1 Khái niệm đặc điểm quản lý 1.1.2 Quản lý thư viện .8 1.2 Giới thiệu Microsoft Excel .10 1.2.1 Khái niệm Microsoft Excel 10 1.2.2 Giới thiệu tính Microsoft Excel 10 1.2.3 Tính Data Validation 15 Chương 17 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI 17 TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG, HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG 17 2.1 Giới thiệu trường THPT Thông Nông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng 17 2.2 Thực trạng quản lý thư viện trường 19 2.2.1 Thực trạng việc quản lý thư viện Trường THPT Thông Nông 19 2.2.2 Ưu điểm nhược điểm việc quản lý thư viện học sinh Trường THPT Thông Nông 24 2.2.3 Biện pháp khắc phục .25 Chương 26 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG 26 CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG, .26 HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG 26 3.1 Nhu cầu tin học hóa cơng tác quản lý thư viện 26 3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel quản lý thư viện Trường THPT Thông Nông .26 KẾT LUẬN .32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Các thành phần Worbook .11 Hình 1.2 Giao diện Excel 12 Hình 1.3 Các lệnh thực đơn Office 12 Hình 1.4 Bảng lựa chọn truy cập nhanh 13 Hình 1.5 Hộp thoại Excel Options 13 Hình 1.6 Các nhóm Ribbon .14 Hình 1.7 Thực đơn ngữ cảnh (Shortcut Menu) 15 Hình 1.8 Cửa sổ Data Validation .16 Hình 2.1 Trường THPT Thông Nông 18 Hình 2.3 Phiếu quản lý sách 20 Hình 2.4 Phiếu đăng ký làm thẻ 20 Hình 2.5 Thẻ độc giả 21 Hình 2.6 Đơn xin cấp lại thẻ thư viện .21 Hình 2.7 Phiếu mượn 22 Hình 2.8 Giấy yêu cầu trả sách 22 Hình 2.9 Báo cáo tình hình độc giả 23 Hình 2.10 Báo cáo mượn sách 23 Hình 3.1 Giao diện chương trình 26 Hình 3.2 Giao diện tác giả 27 Hình 3.3 Giao diện học sinh 28 Hình 3.4 Giao diện loại sách .28 Hình 3.5 Giao diện nhân viên 29 Hình 3.6 Giao diện nhà xuất .29 Hình 3.7 Giao diện sách 30 Hình 3.8 Giao diện phiếu mượn 30 DANH MỤC VIẾT TẮT STT 10 11 Chữ viết tắt/Kí hiệu THPT CBGV CNH HĐH TG HS NV ML NXB PM PT Cụm từ viết tắt Trung học phổ thơng Cán giáo viên Cơng nghiệp hóa Hiện đại hóa Tác giả Học sinh Nhân viên Mã loại Nhà xuất Phiếu mượn Phiếu trả LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, phát triển Công nghệ Thông tin nước ta bước vào thời kì với việc triển khai rộng rãi ứng dụng tin học cho tổ chức xã hội Khơng nghi ngờ vai trò Cơng nghệ Thơng tin đời sống, khoa học kỹ thuật, kinh doanh, mặt xã hội, cá nhân Tuy nhiên thời điểm tại, Công nghệ Thông tin bước đầu ứng dụng đời sống nói chung giáo dục nói riêng Việc sử dụng tài liệu điện tử dạy học chưa thực phổ biến, chưa mang lại hiệu cao sách, giáo trình… có vai trò vơ quan trọng Đối với trường tiểu học việc quản lý mộ thư viện với nhiều đầu sách quản lý việc mượn – trả sách hàng trăm học sinh vô phức tạp Vì em nhận nghiên cứu đề tài: “Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào việc quản lý sách thư viện trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng” Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào để xây dựng chương trình quản lý thư viện giúp cho việc quản lý thư viện diễn cách nhanh chóng Cơng tác tìm kiếm thơng tin việc cập nhật đầu sách diễn cách nhanh Phương pháp nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu theo phương pháp: Nghiên cứu tài liệu công tác quản lý thư viện nói chung quản lý thư viện trường THPT nói riêng Khảo sát thực tế thu thập liệu công tác quản lý thư viện Phỏng vấn nhân viên trực tiếp quản lý thư viện để biết quy trình quản lý thư viện trường THPT Thơng Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng - Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý thư viện Trường Trung học Phổ thông Thông Nông - Phạm vi nghiên cứu: Trường Trung học Phổ thông Thông Nông Kết cấu báo cáo thực tập Chương 1: Lý thuyết tổng quan quản lý thư viện giới thiệu phần mềm Microsoft Excel Chương 2: Thực trạng quản lý thư viện Trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel công tác quản lý thư viện Trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình ThS Đinh Thị Ngun viên chức trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng giúp em hoàn thành chuyên đề có hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên báo cáo thực tập em nhiều thiếu sót Em mong nhận bảo giúp đỡ thầy cô khoa để thực tập em hoàn thiện Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL 1.1 Tổng quan quản lý thư viện 1.1.1 Khái niệm đặc điểm quản lý - Khái niệm quản lý - Quản lý hoạt động vừa khó khăn, phức tạp; vừa nhân tố có ý nghĩa định tồn phát triển xã hội, suy thoái hay thịnh vượng tổ chức, quốc gia, chí tồn cầu Sự phát triển xã hội dựa vào nhiều yếu tố: sức lao động, tri thức, nguồn vốn, tài nguyên, lực quản lý Trong lực quản lý xếp hàng đầu Năng lực quản lý tổ chức, điều hành, kết hợp tri thức với việc sử dụng sức lao động, nguồn vốn tài nguyên để phát triển xã hội Quản lý tốt xã hội phát triển, ngược lại bng lỏng hay quản lý tồi mở đường cho rối loạn, kìm hãm phát triển xã hội - Quản lý khái niệm rộng bao gồm nhiều dạng Chúng ta gộp thành dạng chính: - Quản lý q trình giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm ) - Quản lý trình diễn thể sống (cây trồng, vật nuôi) - Quản lý q trình diễn xã hội lồi người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, tổ chức ) - Có nhiều quan niệm khác quản lý + Mary Parker Follet: "Quản lý nghệ thuật khiến cho công việc thực thông qua người khác" + Robert Albanese: "Quản lý trình kỹ thuật xã hội nhằm sử dụng nguồn, tác động tới hoạt động người tạo điều kiện thay đổi để đạt mục tiêu tổ chức" + Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý việc thiết lập trì mơi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhóm hoạt động hữu hiệu có kết quả, nhằm đạt mục tiêu nhóm" + Robert Kreitner: "Quản lý tiến trình làm việc với thơng qua người khác để đạt mục tiêu tổ chức môi trường thay đổi Trong tâm tiến trình kết hiệu việc việc sử dụng nguồn lực giới hạn" + Harol Koontz: "Quản lý nghệ thuật nhằm đạt mục tiêu đề thông qua việc điều khiển, huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động người khác" (Những vấn đề cốt yếu quản lý NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993) - Tóm lại: Quản lý trình tác động, gây ảnh hưởng chủ thể quản lý đến khách thể quản lý cách hợp quy luật nhằm đạt mục tiêu chung - Đặc điểm quản lý + Quản lý tác động có mục đích đề theo ý chí chủ thể quản lý đối tượng chịu quản lý “Đúng ý chí người quản lý’’ đồng nghĩa với việc trả lời câu hỏi phải quản lý quản lý để làm Chủ thể quản lý người hay tổ chức người Những cá nhân, tổ chức phải đại diện có quyền uy, có quyền hạn trách nhiệm liên kết, phối hợp hoạt động riêng lẻ cá nhân hướng tới mục tiêu chung nhằm đạt kết định quản lý + Quản lý muốn thực phải dựa sở tổ chức quyền uy + Quản lý xuất nơi có hoạt động chung người + Mục đích nhiệm vụ quản lý điều khiển, đạo hoạt động chung người… 1.1.2 Quản lý thư viện - Khái niệm thư viện Thư viện nơi thông tin tổ chức, nơi dễ dàng tìm thấy thơng tin qúy vị cần muốn Thư viện có giá trị có thơng tin có người biến thơng tin trở nên hữu ích Chúng ta có nhiệm vụ đảm bảo tiếp cận không hạn chế ý tưởng mà thừa hưởng cách hợp pháp, sau định hình chuyển giao cho hệ Thông tin kho báu Quý vị người làm công tác thư viện nắm giữ chìa khóa mở kho báu tay - Chức nhiệm vụ quản lý thư viện Chức Quản lý công tác thư viện Tổ chức thực công tác lưu trữ khai thác tư liệu thơng tin, sách báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học Nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện theo hướng đại Từng bước phát triển thư viện trở thành trung tâm thông tin trường Tổ chức loại hình hoạt động, quầy giới thiệu sách, báo, tạp chí, giáo trình kinh tế, tư liệu thơng tin kinh tế, phục vụ cho đối tượng bạn đọc ngồi trường Cải tiến cơng tác phục vụ bạn đọc theo hướng văn minh lịch Lập kế hoạch tổ chức thực việc: Mua, tiếp nhận, trao đổi, bổ sung loại tài liệu, sách báo mới, tài liệu điện tử internet nhằm phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học Tổ chức quản lý theo hướng sử dụng thiết bị đại, nâng cao chất lượng hiệu dịch vụ phục vụ Cập nhật thông tin thường xuyên, tổ chức giới thiệu thông tin thông tin chuyên đề Tổ chức quản lý lưu trữ bảo quản kho sách báo, tư liệu thông tin theo qui định Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm với quan thông tin thư viện ngồi nước, bước đại hóa cơng tác thông tin tư liệu Lập thực kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên thư viện Thực công tác tổng hợp hoạt động thư viện, thống kê, báo cáo kịp thời theo yêu cầu cấp trường 10 Tổ chức triển khai phối hợp với đơn vị thực công tác phát sinh trình xây dựng phát triển nhà trường 11 Quản lý sử dụng có hiệu lao động, sở vật chất phương tiện thiết bị nhà trường giao - Một số nguyên tắc quản lý thư viện Về nguyên tắc, dù quản lý thư viện máy tính mơ hình hoạt động hệ thống thư viện dựa phương pháp quản lý truyền thống Để quản lý khối lượng lớn sách báo tạp chí cần phải tổ chức tốt hệ thống thư mục Hệ thống thư mục giúp độc giả tra cứu sách cách có hiệu quả, cán thư viện tìm kiếm sách cách dễ dàng có yêu cầu mượn sách bạn đọc Thơng thường tổ chức hệ thống thư mục theo nhiều cách khác sau: + Hệ thống thư mục theo thể loại: Loại hình tiện lợi cho độc giả tìm sách để nghiên cứu chuyên đề hay tìm loại sách viết vấn đề mà độc giả quan tâm + Hệ thống thư mục theo tên sách: Đối với loại hình cần mượn sách biết xác tên sách việc tìm kiếm trở nên dễ dàng độc giả lẫn thủ thư + Hệ thống thư mục theo tên tác giả: Cách tổ chức thuận tiện độc giả muốn tìm sách tác giả thơng thường độc giả thường có ưa thích sách số tác giả + Hệ thống thư mục theo nhà xuất bản: Cách tổ chức thuận tiện độc giả muốn tra cứu sách nhà xuất 1.2 Giới thiệu Microsoft Excel 1.2.1 Khái niệm Microsoft Excel Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực 1.2.2 Giới thiệu tính Microsoft Excel - Tính tốn đại số, phân tích liệu - Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách - Truy cập nguồn liệu khác - Vẽ đồ thị sơ đồ - Tự động hóa cơng việc macro - Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác - Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì Workbook chứa nhiều 10 Thư viện : PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH Mã số sách:……………… Tên sách:…………………………… Tập:……………………………… Số trang:………………………… Số lượng:……………………………… Năm xuất bản:……………………… Mã ngôn ngữ:……………………… Ngôn ngữ:…………………………… Mã nhà xuất bản:…………………… Nhà xuất bản:………………………… Mã thể loại:………………………… Thể loại:………………………… Mã tác giả:…………………………… Tác giả:……………………………… Mã vị trí:…………… Vị trí:………… Tầng:……… Phòng:………… Giá :……… Hình 2.3 Phiếu quản lý sách + Mỗi độc giả đến đăng ký làm thẻ, phòng phục vụ độc giả tiến hành phát phiếu đăng ký cho độc giả Thư viện: PHIẾU ĐĂNG KÝ LÀM THẺ Họ tên:……………………………… …………………………Giới tính :……… Ngày sinh:…/…/…… Lớp : …………… Địa thường trú:……………………………………………………………………… Nghề nghiệp:…………………………………………………………………………… Nơi công tác:…………………………………………………………………………… Ngày đăng ký:………………………………………………………… Xác nhận hiệu trưởng Trường THPT Thông Nông Hình 2.4 Phiếu đăng ký làm thẻ 20 Sau nộp phiếu đăng ký làm thẻ, độc giả phòng phuc vụ cấp thẻ thẻ gán mã số độc giả Số:………… Thư viện: THẺ ĐỘC GIẢ Họ tên:……………………………………………Giới tình …………………… Ngày sinh :.…/… /……….Lớp : ……………………… Nghề nghiệp:………………………………………………………………………… Nơi công tác:………………………………………………………………………… Ngày đăng ký:………………… Ngày hết hạn:………………………………… Ngày … Tháng… Năm 20… Xác nhận hiệu trưởng Trường THPT Thơng Nơng Hình 2.5 Thẻ độc giả + Nếu độc giả thẻ phải làm lại thẻ mượn sách Thư viện: ĐƠN XIN CẤP LẠI THẺ THƯ VIỆN Họ tên:………………………… Giới tính…………………Lớp … Địa thường trứ:…………………………… Nghề nghiệp:…………………… Nơi công tác:…………………………………………………………………………… Lý cấp lại thẻ:…………………… Mã số thẻ cấp:……………………… Xác nhận hiệu trưởng Người viết ký tên Hình 2.6 Đơn xin cấp lại thẻ thư viện 21 Ngày…tháng…năm 20… + Khi độc giả đến mượn sách phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách giao cho nhân viên thủ thư Thư viện: PHIẾU MƯỢN SÁCH Số thẻ:…………………………………………………………… Họ tên:…………………………………………Giới tính : …………………………… Ngày sinh …/……/………… Lớp : ……………… Nghê nghiệp:………………………………………………………………………… Nơi công tác:………………………………………………………………………… Địa thường trú :.………………………………………………………………… Hình thức mượn:……………………………………………………… Mã sách Tên sách Tên tác giả Mã thể loại Ngày… tháng… năm 20… Hình 2.7 Phiếu mượn + Bộ phận quản lý phải theo dõi độc giả mượn sách hạn để gửi giấy nhắc thông báo trả sách tới độc giả Thư viện: GIẤY YÊU CẦU TRẢ SÁCH Kính gửi:…………………………………………………………… Địa chỉ:……………………………………………………………………………… Đề nghị ông bà trả sách hạn mượn Mã sách: …………………………………………………………………………… Tên sách:……………………………………………………………………………… Ngày mượn:………………………………………………………………………… Đã hạn:…………………………………………………………………………… Vậy xin ơng (bà) vui lòng đem sách đến trả cho thư viện Hình 2.8 Giấy yêu cầu trả sách 22 + Đối với cơng tác phòng đọc, ngồi cơng việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu cầu độc giả, phải thống kê số độc giả theo thời gian định, từ nắm số độc giả kỳ báo cáo sách mượn Thư viện Trường Trung Học Phổ Thông Thông Nông BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ Từ ngày………… đến ngày………… Mã độc giả Họ tên Địa Số sách mượn Hình 2.9 Báo cáo tình hình độc giả Thư viện Trường Trung Học Phổ Thông Thông Nông BÁO CÁO MƯỢN SÁCH Từ ngày………… đến ngày……… Mã sách Tên sách Tác giả Hình 2.10 Báo cáo mượn sách 23 Lần mượn Các bước Quy trình Trách nhiệm Bước Chuyên viên thư viện Yêu cầu bổ sung tài liệu Bước Ban Giám hiệu Xem xét/Phê duyệt Bước Ban Giám hiệu Bổ sung tài liệu Bước Chuyên viên thư viện Kiểm tra/Nhập sổ Bước Chuyên viên thư viện Xử lý nghiệp vụ Bước Chuyên viên thư viện Xếp giá Bước Chuyên viên thư viện Lưu thông tài liệu Bước Chuyên viên thư viện Theo dõi quản lý Bảng 2.1 Quy trình quản lý thư viện 2.2.2 Ưu điểm nhược điểm việc quản lý thư viện học sinh Trường THPT Thông Nông + Ưu điểm - Giúp cho người làm công tác quản lý xác định luồng số liệu cách trực quan - Rèn luyện cho người làm công tác tính cẩn thận, tỉ mỉ, làm việc tình (Kể điện); - Trường hợp liệu xác suất nhỏ quản lý máy tính 24 + Nhược điểm - Việc quản lý khó khăn dễ gây nhầm lẫn việc quản lý ngày tháng - Đối với thông tin, liệu phức tạp đặc biệt khó tránh khỏi thiếu sót việc lưu trữ thơng tin bổ sung, sửa đổi, cập nhập, thống kê - Quản lý sổ sách dễ mát, hư hỏng, nhầm lẫn, khó bảo quản 2.2.3 Biện pháp khắc phục - Việc quản lý thư viện Trường Trung học phổ thông Thơng Nơng nhiều hạn chế bất cập chưa đáp ứng yêu cầu công việc Ngày với bùng nổ khoa học công nghệ phát triển ngày thâm nhập vào lĩnh vực Nhằm giải khó khăn quản lý thư viện để hỗ trợ phận quản lý việc lưu trữ, quản lý thông tin sách đạt hiệu cao - Ứng dụng khoa học công nghệ vào việc quản lý thiếu cụ thể ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lý - Microsoft Excel công cụ quản trị sở liệu mạnh, đánh giá cao số phần mềm quản trị sở liệu sức mạnh tính linh hoạt với mức người dùng dễ sử dụng 25 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG, HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG 3.1 Nhu cầu tin học hóa cơng tác quản lý thư viện Cơng tác quản lý thư viện đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý nhà trường Qua khảo sát tìm hiểu cho thấy việc quản lý thư viện trường thủ cơng giấy tờ Để đạt hiệu cao công tác quản lý thư viện trường thuận tiện, xác, đầy đủ, kịp thời, thống thơng tin hóa quản lý em xin đưa số kiến nghị sau: Trong trình CNH – HĐH, hội nhập với quốc tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý thư viện thể tính khoa học, đại bắt kịp thời đại việc quản lý thư viện giúp đẩy nhanh trình quản lý nâng cao hiệu công tác quản lý Trường THPT Thông Nông cần: Nâng cao công tác quản lý việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý đảm bảo việc quản lý thơng suốt, xác, nhanh chóng Ứng dụng chương trình Excel quản lý thư viện giúp cho việc quản lý hồ sơ, sổ sách thống nhất, đạt hiệu cao Ứng dụng chương trình Excel quản lý thư viện 3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel quản lý thư viện Trường THPT Thơng Nơng - Giao diện chương trình Hình 3.1 Giao diện chương trình 26 Giao diện sử dụng chức Hyperlink để giúp người dùng tới bảng tính khác cách dễ dàng mà không cần chọn vào tab bảng tính Đồng thời giao diện cho người dùng nhìn tổng quan đề tài, bảng tính có chương trình Trong chương trình có sheet như: Thống kê sách mượn, thống kê sách, sách, nhà xuất bản, tác giả, học sinh, loại sách, nhân viên, xử lý vi phạm, trả sách, mượn sách Hình 3.2 Giao diện tác giả Giao diện dùng để cập nhật thông tin tác giả: Mã tác giả, tên tác giả Giao diện có icon trang chủ người dùng click chuột vào biểu tượng chương trình chuyển sang giao diện 27 Hình 3.3 Giao diện học sinh Giao diện dùng để cập nhật thông tin học sinh: Mã học sinh, tên học sinh, giới tính, lớp Giao diện có icon trang chủ người dùng click chuột vào biểu tượng chương trình chuyển sang giao diện Hình 3.4 Giao diện loại sách Giao diện dùng để cập nhật thông tin loại sách: Mã loại sách, tên loại sách Giao diện có icon trang chủ người dùng click chuột vào biểu tượng chương trình chuyển sang giao diện 28 Hình 3.5 Giao diện nhân viên Giao diện dùng để cập nhật thông tin nhân viên: Mã nhân viên, tên nhân viên, giới tính, số điện thoại Giao diện có icon trang chủ người dùng click chuột vào biểu tượng chương trình chuyển sang giao diện Hình 3.6 Giao diện nhà xuất Giao diện dùng để cập nhật thông tin nhà xuất bản: Mã xuất bản, tên nhà xuất Giao diện có icon trang chủ người dùng click chuột vào biểu tượng chương trình chuyển sang giao diện 29 Hình 3.7 Giao diện sách Giao diện dùng để cập nhật thông tin sách: Mã sách, tên sách Giao diện có icon trang chủ người dùng click chuột vào biểu tượng chương trình chuyển sang giao diện Trong giao diện có sử dụng tính Data Vilidation (Sốt hợp thức liệu mục 1.2.3) để lấy mã loại sách, mã tác giả, mã nhà xuất từ bảng tương ứng loại sách, tác giả, nhà xuất Hình 3.8 Giao diện phiếu mượn 30 Giao diện dùng để cập nhật thông tin phiếu mượn: Số phiếu mượn, ngày mượn Giao diện có icon trang chủ người dùng click chuột vào biểu tượng chương trình chuyển sang giao diện Trong giao diện có sử dụng tính Data Vilidation (Sốt hợp thức liệu mục 1.2.3) để lấy mã sách, mã thẻ từ bảng tương ứng sách, học sinh Đồng thời sử dụng hàm Vlookup để lấy tên sách theo mã sách 31 KẾT LUẬN Kết đạt Dựa sở cơng tác quản lý thư viện trường THPT Thông Nông với việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý chương trình quản lý thư viện mà em xây dựng giúp nhân viên quản lý thư viện đạt kết sau: Chương trình quản lý thư viện giúp cho nhân viên quản lý thư viện tìm kiếm thơng tin sách, loại sách, tác giả cách nhanh Khi chưa có chương trình quản lý thư viện cơng tác quản lý diễn sổ sách việc tìm kiếm thơng tin học sinh mượn sách nhiều thời gian, có chương trình việc quản lý trở lên dễ dàng nhân viên việc biết mã thẻ học sinh vào sheet học sinh lọc theo mã học sinh cần tìm thấy Đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý góp phần giúp cho việc lưu trữ liệu nhiều không bị hạn chế dùng sổ sách Hạn chế Tuy công tác quản lý có nhiều ưu điểm có hạn chế như: Trường THPT Thông Nông huyện Thông Nông tỉnh Cao Bằng huyện thuộc miền núi sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn lạc hậu, khoa học kỹ thuật chưa ứng dụng đặc biệt cơng nghệ thơng tin trở lên xa lạ người cán giáo viên chưa có máy tính chưa tập huấn qua lớp Trường THPT Thông Nông xa khu trung tâm thành phố máy tính bị hỏng hóc gặp cố khó khắc phục Giải pháp khắc phục Để khắc phục hạn chế em xin đề cập giải pháp sau: Đầu tư dàn máy tính để hướng dẫn cán giáo viên trường nhằm phục vụ cho việc dạy, học quản lý đặc biệt quản lý thư viện Mở lớp tập huấn để huấn luyện cán bộ, giáo viên học cách sử dụng máy vi tính, sử dụng chương trình quản lý thư viện Đồng thời mua thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ đĩa CD, USB để lưu trữ nhiều liệu 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Võ Văn Hanh, (2001),“Giáo trình quản lý thư viện”, NXB Thống Kê [2] Võ Văn Huy Huỳnh Ngọc Liễu, (2001), “Hệ thống thông tin quản lý”, NXB Khoa Học Kỹ Thuật [3] Trương Văn Tú Trần Thị Song Minh, (2000), “Hệ thống thông tin quản lý”, NXB Thống Kê [4] Nguyễn Thế Tồn, (2009), “Giáo trình Microsoft Excel”, NXB Thống Nhất [5] Nguyễn Văn Ba, (2008), “Phân tích thiết kế hệ thống”, NXB Thống Nhất [6] http://thuvien.edu.vn/Admin/Login.aspx 33 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN … ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Thái Nguyên, ngày tháng năm 2016 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 34