Mục tiêu: Soạn thảo loại thư thông báo sau Thơng điệp tích cực/trung lập • TTB sản phẩm • TTB chương trình khuyến • TTB địa Thơng điệp tiêu cực • • • • • • TTB lần đầu Thư nhắc nhở/thắc mắc Thư cấp thiết Tối hậu thư TTB tăng giá TTB kết thúc khuyến Bố cục Cách tiếp cận thơng điệp Trình bày thơng điệp Thơng điệp tích cực •Trình bày thơng điệp đoạn •Lạc quan, mạch lạc •Nhấn mạnh lợi ích người nhận Lối viết •Ngắn gọn •Đủ sức nhấn mạnh •Rõ ràng Mở •Căn vào thật, khách quan •Đề nghị phù hợp với tình •Đưa nhiều lựa chọn Thân Thơng điệp tích cực •Bám sát chủ đề •Khơng sáo rỗng Kết •Block •Modified-Block •Modified Semi Block •Simplify •Memo Định dạng Thông điệp tiêu cực • Gắn lợi ích bên • Nhã nhặn, lịch thiệp • Từ ngữ lạc quan, tích cực Lối viết • Khơng nên hàm ý đồng ý hay từ chối • Khơng dẫn dắt người đọc theo chiều hướng Mở • Trình bày ngắn gọn thơng điệp tiêu cực • Cung cấp giải pháp • Lập luận thuyết phục, rõ ràng, mạch lạc chặt chẽ Thân Thông điệp tiêu cực • Kết thúc thân thiện • Không nhắc lại thông điệp tiêu cực nêu Kết • Block • Modified-Block • Modified Semi Block • Simplify • Memo Định dạng Các dạng thư thông báo The Edu House R&D Center Letterhead 275/110 Quang Trung Street, Ward 10, Go Vap District, HCMC May 8, 2017 Date (1-2 spaces) No.381 File Number Nguyen Duy Tin Chaidcorp Vietnam Tran Quang Dieu Street, Ward 13, District 3, HCMC Inside address (1-2 spaces) Attention: President of Chaidcorp Vietnam Attention Line (1-2 spaces) Subject: XXXXXXXXXXXXX Subject Line Dear Mr Tin Salutation (1 spaces) (1) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Body (1 space between paragraphs) (2) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (3) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Sincerely, Complimentary close Signature Tu Do Customer Service Manager JFM:eer Signature Name & position Additional Information Thơng báo kết thúc khuyến • Mục đích: • - Nếu thư gửi trước ngày hết hạn việc sử dụng ngôn từ hấp dẫn vừa lôi kéo khách hàng tận dụng phút cuối chương trình, thơng báo việc kết thúc chương trình điều cần thiết • - Nếu thư gửi chương trình kết thúc, thư cần thể tri ân khách hàng thơng báo chương trình khuyến (nếu có) Thơng báo kết thúc khuyến  Nội dung thư (1) Thể cảm kích hợp tác khách hàng thơng báo chương trình khuyến kết thúc kết thúc sớm hơn/trễ thời gian quy định: • • • • • • • Thank for your belief, supportt and cooperate with us over time We would like thank you for Thank you for your kind cooperation Thank you for your attention to… The promotion gift program from … will end in/on I contacting you for the following reason… I am writing this letter for you to announcement about the end time of promotion of… • We will end the program sooner than expected • We will last the time of ….program until… Thông báo kết thúc khuyến  Nội dung thư • 2) Giải thích vấn đề có liên quan đến chương trình (nếu có) • The number of orders increased more than expected so the promotion was about to end Receive gift from here to … After that day there will be no promotion anymore! • Details are fully informed and instructed at… • The amount of stamps should be brought to the nearest store to redeem Thông báo kết thúc khuyến  Nội dung thư • (3) Thể thiện chí người viết lời cơng bố chương trình (nếu có): • Instead, we continues to launch new promotion… • We look forward to continue to receive your support in the next program • We would like to sincerely thank , promising favorable for the next incentive programs in the coming time • All contact infor or suggestions, please email…, or call… Thông báo kết thúc khuyến  Từ vựng annoucement (n): appreciate (v) : attention (n) : cooperation (n) : consumers (n) : expected (v) : increased (v) : instructed (v) : not be redeemed : promotion program : proceed (v) : representative (a) : responsible (for) : supportt (v) : thơng báo cảm kích ý hợp tác người tiêu dùng dự kiến tang lên hướng dẫn khơng đổi q chương trình khuyến tiến hành đại diện trách nhiệm ủng hộ Thông báo kết thúc khuyến Thư mẫu Dear Customer, First, thank for your cooperation with us over time I would like to send you the following announcement: the end time of promotion gift program in months from 1/6/2016 to 31/8/2016 As the announcement, The Grand Noble’s milk Promotion starts June 1, 2016 and ends on today, so I would like to inform our shop owners and consumers about the end time of the promotion Consumer customers proceed to redemption before 31/8/2016 After 31/8/2016, consumers who keep their promotional coupons will not be redeemed Thông báo kết thúc khuyến Thư mẫu Note: - Shop owners & store staff are responsible for informing all customers of the end of this promotion - For consumer customers who are collecting promotional stamps, they will leave information and request for redeem at the store - Shop owners & store staff will transfer the data to the company representative in the area before August 31 Representative employees of the company will send information to the company to redeem the gift to the earliest Thank you very much for your cooperation! Thư thông báo địa - Sử dụng có thay đổi địa thông tin liên lạc cơng ty - Mục đích: lưu liên lạc với khách hàng Thư thông báo địa  Nội dung (1) Thơng báo lí oThis letter is to notify you that I am moving to a new place of residence on DATE Therefore, please change the information in your records and send all future communications to my new address oWe are happy to inform you that we’ll be moving to our new location on DATE At that time we’ll offer refreshments and have a drawing for you to win a cake of your choice oMy current address is above and my new address is: …… Thư thông báo địa  Nội dung (2) Lợi ích oAt our new location, which is closer to the city center, customers will be served with a spacious, secured and free parking lot oOur new location provides a larger kitchen for us to prepare more selections for you, and it has convenient parking next door Thư thông báo địa  Nội dung (3) Thiện chí thơng tin liên hệ KH: - We would be back in business from …( Chúng trở lại kinh doanh từ ) - We hope to see you on opening day.(Chúng hy vọng gặp bạn vào ngày khai mạc) - Thank you for your prompt attention to this matter. (Cảm ơn bạn quan tâm đến vấn đề này) Thư thông báo địa  Từ vựng Headquarter (n): trụ sở Business ( n): kinh doanh Provide (v): cung cấp Convenience (n): tiện lợi Spacious (adj): rộng rãi Closer (adj): gần Appreciation (n): lòng biết ơn Support (n): ủng hộ Secured (v): đảm bảo Preferential treatments (n): hình thức ưu đãi Details (n): chi tiết Thư thông báo địa  Thư mẫu Dear our customers, We would like to inform that our headquarter is moved from xxx to a new address at xxx This is in order to expand our business and to provide better services as well as for your convenience and safety in travelling and parking.At our new location, which is closer to the city center, customers will be served with a spacious, secured and free parking lot.We would be back in business from XXX Thư thông báo địa  Thư mẫu We would like to express our appreciation toward your trust and support over the last few years by an event with lots of preferential treatments (Further details shall be publish in the next few days) Sincerely, ... Block • Simplify • Memo Định dạng Các dạng thư thông báo The Edu House R&D Center Letterhead 2 75/ 110 Quang Trung Street, Ward 10, Go Vap District, HCMC May 8, 2017 Date (1-2 spaces) No.381 File... letter severs as official notice that your payment with our company is past due in the amount of 250 00 dollars The account number is 483826484840 This is your first notice that this payment is late... thương mại, ta thường dùng loại thư trường hợp cần nhắc nhở việc toán (Payment Reminder Letter )  Bài tìm hiểu cách viết thư nhắc nợ  Cấu trúc thư nhắc nợ tuân theo chuẩn viết thư tín giao dịch