THƯ CHÀO HÀNG (OFFER) ĐỊNH NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG I Định nghĩa: - Là thư nhà sản xuất, nhà cung cấp hàng hóa báo cho khách hàng biết loại hàng hoá hay dịch vụ mà khách hàng cần II Phân loại: 1.Thư chào hàng có cam kết 2.Thư chào hàng không cam kết  Chúng xin chào bán cho ông hàng hóa phụ thuộc vào xác nhận ông có giá trò cuối  Chúng xin chào bán cho ông hàng hóa phụ thuộc vào xác nhận có giá trò cuối  Chúng xin chào bán có cam kết cho ông hàng hóa  Chúng xin chào bán không cam kết cho ông hàng hóa  Muốn biết thêm chi tiết, xin vui lòng liên hệ công ty theo số điện thoại …  Việc giao hàng phụ thuộc vào lượng hàng kho bán hay chưa  Thư chào hàng có giá trò đến ngày… ĐỊNH NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG III Tầm quan trọng: - Thư chào hàng nguồn thơng tin hữu ích cho khách hàng - Nếu thực cách chuyên nghiệp, thư chào hàng công cụ chiêu thị hiệu mà lại tốn - Điều quan trọng thư chào hàng hiệu tác động đến khách hàng, với mục đích cuối làm tăng doanh số công ty CẤU TRÚC CỦA THƯ CHÀO HÀNG CẤU TRÚC CỦA THƯ CHÀO HÀNG 1.Tiêu đề: Tên cơng ty (xí nghiệp), địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, số thư 2.Ngày tháng: ghi rõ địa danh, ngày tháng năm 3.Tên địa thư: ghi tên địa người nhận thư đầu thư 4.Lời chào mở đầu 5.Nội dung: Mẫu CẤU TRÚC CỦA THƯ CHÀO HÀNG Lời chào kết thúc: phù hợp với hoàn cảnh phải tương xứng với lời chào mở đầu Ký tên ghi chức vụ: ký tên bút tự bút mực Khơng ký tên dấu đề tên Trình tự : Họ tên; ký tên; ghi chức vụ 20 BƯỚC ĐỂ CÓ MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG Xác định đối tượng đọc thư Phải làm cho người đọc cảm thấy thư viết riêng cho  Sau thư riêng làm ví dụ: Kính gửi… Cảm ơn quý vị đề nghị báo giá sản phẩm chúng tơi Tơi vui mừng q vị quan tâm đến mặt hàng - tín nhiệm đáng quý! Xin gửi tới quý vị đơn hàng kèm theo tập danh mục thơng tin cần thiết Bởi q vị khách hàng đặc biệt nên phục vụ khả Hãy liên hệ với tơi lúc qua điện thoại, fax, thư điện tử để tơi đáp ứng u cầu cách xứng đáng 10 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CƠNG Lời giới thiệu hay có ý nghĩa định: - Một đề mục gây ấn tượng - Một câu hỏi gây ý - Một tranh đáng xem - Ấn tượng cảm xúc ban đầu, ví dụ sợ hãi, ham muốn, trầm tư, nhu cầu muốn chiếm đoạt, khát khao cho tình yêu sắc đẹp 11 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG Dành cho “người đọc lướt qua” “người đọc kỹ” - Sự bật độ đậm nhạt hay màu sắc làm hấp dẫn người đọc lướt - Sự đầy đủ chi tiết thông tin hấp dẫn người đọc kỹ Chỉ viết ngắn gọn Nên bỏ thơng tin thừa ý 12 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CƠNG Cung cấp thơng tin cần thiết Cung cấp thông tin chứng minh cho họ thấy sản phẩm hay dịch vụ tốt nói Gửi kèm theo số liệu giấy chứng nhận để họ khơng nghi ngờ 13 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CƠNG Hãy nói với người đọc: Phải làm cho họ cảm thấy ngồi bên cạnh bàn bạc vấn đề - Bắt đầu số câu “và” hay “nhưng” - Sử dụng câu không đầy đủ để làm bật hay nhấn mạnh vấn đề 14 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG Cho họ số quyền lợi, ví dụ: - Một sản phẩm mẫu - Đảm bảo trả lại tiền - Chương trình giảm giá - Danh mục hàng hoá - Mời dùng thử - Tiết kiệm chi phí thời gian định - Cơ hội tham gia hội thảo trúng thưởng 15 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG 10 Phát triển quan hệ Coi người đọc thể nhóm với họ - Dùng “chúng tơi” “chúng ta” thay cho “tơi” Ví dụ “Chúng ta biết là…” - Ngỏ lời khen ngợi Ví dụ: “Nhiều người biết danh tiếng quý vị…” 11 Sử dụng lời khẳng định chắn Sử dụng “sẽ” “có lẽ”, “có thể” hay “nên” 16 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG 12 Tạo động lực thúc người đọc - Gia hạn cho thư chào hàng: “Thư chào hàng có giá trị đến …” - Số lượng có hạn: “Thư chào hàng dành cho 10 khách hàng gọi đến sớm nhất…” 13 Tạo điều kiện dễ dàng cho người đọc liên lạc với Hãy cung cấp: - Phong bì dán tem - Số điện thoại gọi đến không tiền - Địa thư điện tử 17 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG 14 Dùng tên riêng làm cho thư tín nhiệm Tên cơng ty tiếng người gửi có chức cao thư có hiệu 15 Tăng khả thư mở đọc cách dùng phong bì có chất lượng cao, dán kín Tránh sử dụng phong bì có nhãn hiệu, có cước bưu điện, tranh ảnh, lời ghi chú, biểu tượng liên kết 18 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG 16 Chỉ dùng lời ghi lưu ý người đọc quyền lợi Ví dụ: “Trang cho quý vị biết cách để giảm thuế 10%” Tránh sử dụng ghi mà khơng liên quan đến nội dung Ví dụ: “Kế toán quý vị muốn nhận thư trước” 19 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG 17 Viết đơn giản: - Tránh dùng biệt ngữ, từ nhiều nghĩa từ dùng - Mỗi đoạn nên khoảng dòng - Viết câu ngắn gọn, câu không 20 từ - Hạn chế dùng dấu phẩy - Không nên dùng “và” chỗ mà chấm hết câu 20 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG 18 Nên nhấn mạnh lợi ích người đọc khơng phải nhấn mạnh vào đặc tính sản phẩm dịch vụ Đừng cho người đọc tự hiểu lợi ích 19 Ln kết thúc lời mời gọi điện thoại đến 21 20 BƯỚC CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG 20 Thử nghiệm thảo hai cách: - Đọc thành tiếng Tự nghe đọc Có cảm giác đọc hay thảo luận khơng? Nếu nghe đọc cần phải làm lại - Nhờ đọc cho ý kiến (Theo 600 kỹ để bán hàng thành công - NXB Lao Động Xã Hội) 22 ... CHO MỘT THƯ CHÀO HÀNG THÀNH CƠNG 12 Tạo động lực thơi thúc người đọc - Gia hạn cho thư chào hàng: Thư chào hàng có giá trị đến …” - Số lượng có hạn: Thư chào hàng dành cho 10 khách hàng gọi... - Thư chào hàng nguồn thông tin hữu ích cho khách hàng - Nếu thực cách chuyên nghiệp, thư chào hàng cơng cụ chiêu thị hiệu mà lại tốn - Điều quan trọng thư chào hàng hiệu tác động đến khách hàng, ... Định nghĩa: - Là thư nhà sản xuất, nhà cung cấp hàng hóa báo cho khách hàng biết loại hàng hoá hay dịch vụ mà khách hàng cần II Phân loại: 1 .Thư chào hàng có cam kết 2 .Thư chào hàng không cam kết