LOGO CHUYÊN ĐỀ KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC PHẦN 2: QUẢN LÝ HỒ SƠ CƠNG VIỆC Văn pháp lý Thơng tư 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Bộ nội vụ ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2011 Luật Lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011) Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Phần 2: Quản lý hồ sơ công việc (1) Các khái niệm (5) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan tổ chức (2) Tầm quan trọng hồ sơ với đời sống xã hội hoạt động QLNN Nội dung (4) Cơng tác lập hồ sơ (3) Yêu cầu lưu trữ hồ sơ quan Các khái niệm Jump Growth Start www.trungtamtinhoc.edu.vn Tài liệu Hồ sơ Quy định quản lý, lưu giữ hồ sơ Khái niệm tài liệu Tại khoản Luật lưu trữ năm 2011, tài liệu định nghĩa ‘Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân’ Tài liệu bao gồm thủ tục, hướng dẫn công việc vẽ; tài liệu chữ viết, tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế Thế hồ sơ? Khái niệm hồ sơ  Hồ sơ tập văn bản, tài liệu phản ánh trình phát sinh, diễn biến kết thúc (giải quyết) vấn đề, việc, nhiệm vụ hình thành trình giải việc, vấn đề, nhiệm vụ  2.Hồ sơ tập văn tập hợp lại có đặc điểm hình thức giống nhau: tên gọi, tác giả, thời gian ban hành… (ví dụ: tập lưu cơng văn) Lưu ý: Hồ sơ có nhiều tập Mỗi tập gọi đơn vị bảo quản Mỗi đơn vị bảo quản đặt tờ bìa riêng dày khơng 4cm Câu hỏi ôn tập Câu số 1: Thông tư 08 sử dụng hướng dẫn Tabmis, trường hợp gọi a, Tài liệu b, Hồ sơ Câu số 2: Khi thông tư lỗi thời sổ ghi VB hết hạn thơng tư gọi a, Tài liệu b, Hồ sơ Ví dụ Khi tổ chức có quy định biểu mẫu giao nhận cơng văn, biểu mẫu quy trình gọi gì? Khi văn thư dùng biểu mẫu đóng thành sổ giao nhận sổ gọi gì? Vậy hồ sơ tính chất tài liệu khác chỗ, hồ sơ cung cấp chứng khách quan hoạt động thực sửa đổi Phân loại hồ sơ Hồ sơ nguyên tắc: tập hợp văn QPPL, quy định quan có thẩm quyền quy định vấn đề, lĩnh vực được sử dụng làm giải công việc Hồ sơ nguyên tắc giao nộp vào lưu trữ Hồ sơ công việc: tập hợp VB, tài liệu phản ánh trình phát sinh, diễn biến kết giải vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Hồ sơ cán chuyên môn lập phải nộp vào lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác Hồ sơ nhân sự: Là tập tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể ( hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh Danh mục tài liệu hồ sơ tiêu biểu Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm          Tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị; Cơng văn triệu tập; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết/ Biên hội nghị; Thông báo kết luận hội nghị Danh mục tài liệu hồ sơ tiêu biểu Hồ sơ bổ nhiệm cán     Các văn đề nghị, đạo, hướng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ; Tài liệu q trình lấy phiếu tín nhiệm cán đơn vị; Các tài liệu lý lịch q trình cơng tác cán bộ; Biên họp ý kiến tổ chức Đảng, Chính quyền cán đề nghị bổ nhiệm;  Quyết định thủ trưởng cấp thủ trưởng quan việc bổ nhiệm cán đề nghị bổ nhiệm; 5.Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ Gồm nội dung Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành Thủ tục giao nộp Com Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ (1) Thủ trưởng quan (5) Cán văn thư chuyên trách (2) Trưởng phòng hành chánh văn phòng Trách nhiệm (4) Cán bộ, công chức viên chức quan (3) Thủ trưởng Các đơn vị quan Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ thuộc trách nhiệm ai?  Trách nhiệm Lãnh đạo KBNN cấp: Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan toàn hệ thống KBNN  Trách nhiệm Chánh Văn phòng/Trưởng phòng HCQT/Tổ trưởng TH-HC: Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị KBNN  Trách nhiệm Lãnh đạo đơn vị: Tổ chức thực việc lập hồ sơ cơng việc đơn vị giao chủ trì giải quyết; đạo việc bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu giữ đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu giải xong vào Lưu trữ quan theo đúng qui định Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ thuộc trách nhiệm ai?  Trách nhiệm cán công chức, viên chức: Lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan đúng thời hạn thủ tục quy định  Trách nhiệm Văn thư đơn vị: Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp đơn vị vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ quan  Trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ: Sao gửi Danh mục hồ sơ cơng việc chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị; Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo đúng quy định Nhà nước; Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Đối với tài liệu xây dựng bản, thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình xây dựng được toán Thủ tục giao nộp 11 Trách nhiệm đơn vị, cá nhân 22 Trách nhiệm lưu trữ quan 33 Hồ sơ bàn giao Quy Quyđinh đinhtại điều điều12 12Luật Luật Lưu Lưutrữ trữ năm năm2011 2011 Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu Bên nhận Bên giao Lập Danh mục hồ sơ nộp lưu Ký nhận Lập Biên giao nhận hồ sơ nộp lưu Một số chú ý Trường hợp có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu : * Được Lãnh đạo KBNN đồng ý; * Gửi Lưu trữ quan Danh mục hồ sơ cần giữ lại * Thời gian không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu + CBCC nghỉ công tác phải bàn giao hồ sơ cho Lãnh đạo đơn vị người kế nhiệm Lưu ý: + Không mang hồ sơ sang quan, tổ chức khác + Không giữ hồ sơ, tài liệu quan làm tài liệu riêng Câu hỏi ôn tập Câu số 1: Phổ biến quan tổ chức hành có loại hồ sơ a, Có loại b, Có loại c, Có loại Câu số 2: Thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thời gian kể từ công việc kết thúc a, năm b, năm c, 10 năm Câu hỏi ôn tập Câu số 3: Bên hồ sơ phải đầy đủ yếu tố gì? a, Tên tác giả, tiêu đề b, Số hồ sơ, thời gian c, Thời hạn bảo quản d, Tất Câu số 4: Ai người ký ban hành danh mục hồ sơ hàng năm a, Thủ trưởng quan b, Thủ trưởng đơn vị quan c, Trưởng phòng hành Câu hỏi ơn tập Câu số 5: Trách nhiệm cán bộ, công chức viên chức quan a, Lập hồ sơ công việc giải b, Sắp xếp quản lý văn lưu c, Hàng năm lập danh mục hồ sơ đơn vị Câu số 6: Trách nhiệm văn thư chuyên trách a, Lập hồ sơ cơng việc giải b, Ký ban hành danh mục hồ sơ hàng năm c, Sắp xếp quản lý văn lưu Câu hỏi ôn tập Câu số 7: Thời hạn nộp vào lưu trữ quan thời gian từ công việc kết thúc? a, năm b, năm c, tháng d, năm LOGO Thank You ! ... thác Hồ sơ nhân sự: Là tập tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể ( hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh Câu hỏi: CÁC BẠN HÃY PHÂN BIỆT HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ NGUYÊN... tài liệu hồ sơ đơn vị www.trungtamtinhoc.edu.vn Phù hợp với quy định hành pháp luật 4.Công tác lập hồ sơ Lập danh mục hồ sơ Quy trình lập hồ sơ Lập danh mục hồ sơ Khái niệm danh mục hồ sơ Tác... danh mục hồ sơ Từng cán bộ, công chức dự kiến hồ sơ cần lập Cán phụ trách tập hợp dự kiến lập thành danh mục hồ sơ đơn vị Văn phòng tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị, xây dựng danh mục hồ sơ quan