QUY TRÌNH tác NGHIỆP đối với HOẠT ĐỘNG đặt HÀNG và NHẬP KHẨU tại CÔNG TY CP SIÊU THANH hà nội

11 85 0
  • Loading ...
1/11 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 27/04/2018, 16:04

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG ĐẶT HÀNG VÀ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CP SIÊU THANH HÀ NỘI Công ty CP Siêu Thanh Hà Nội Đại lý cấp cho hãng Fuji Xerox, hoạt động lĩnh vực Kinh doanh thiết bị máy văn phòng, bao gồm: phân phối bán lẻ, bán buôn cho đại lý tỉnh, dịch vụ sửa chữa, bảo trì cho thuê máy Photocopy, máy In, máy Fax Hầu hết mặt hàng Công ty kinh doanh phải nhập từ nước ngồi, phòng Xuất nhập phòng quan trọng Cơng ty Dưới quy trình tác nghiệp phòng Xuất nhập khẩu: Tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra, đánh giá: 1.1 Tiếp nhận đơn đặt hàng: Trưởng phòng Kinh doanh bán lẻ, bán bn phòng Kỹ thuật đơn vị gửi đơn đặt hàng cho Phòng Xuất Nhập Khẩu: dựa nhu cầu tiêu thụ phòng ban mà cán phòng đưa đơn hàng dự kiến tiêu thụ tháng Đơn hàng gửi lần nhiều lần - có nhu cầu phát sinh 1.2 Đánh giá, phân tích lập Báo cáo đề xuất: Căn vào đơn đặt hàng phận gửi lên, Cán Xuất nhập (CBXNK) thực việc tổng kết, đánh giá, phân tích Cơng việc bao gồm công đoạn: - Kiểm tra số lượng hàng tồn kho mặt hàng có đơn hàng gửi lên thơng qua Phần mềm Kế tốn Cơng ty - Đối với mặt hàng kho nhiều có đơn hàng gửi lên để nhập về, CBXNK kiểm tra lại số lượng hàng bán bình quân kỳ trước để phân tích đưa dự đốn lượng hàng tiêu thụ thực tế Từ đó, CBXNK đưa cảnh báo cho phận gửi đơn hàng - Tổng hợp tổng số lượng hàng cần đặt Đối với mặt hàng bị trùng lặp đơn hàng phận đặt hàng độc lập, CBXNK làm báo cáo cảnh báo tới phận - Tổng hợp cảnh báo đơn hàng, lập báo cáo gửi phận đặt hàng chức Các phận có nghĩa vụ phải xác nhận lại số lượng hàng đặt Và xác nhận định cuối cho đơn đặt hàng để nhập Công ty Gửi đơn đặt hàng 2.1 Soạn thảo đơn đặt hàng: Dựa vào xác nhận đặt hàng phòng chức năng, CBXNK soạn thảo đơn đặt hàng tổng hợp bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá thông qua phần mềm đặt hàng Công ty 2.2 Gửi đơn hàng: - Để thuận lợi cho việc kinh doanh, Fuji Xerox thiết lập Việt Nam văn phòng đại diện, VP TP HCM đảm nhận việc tiếp nhận đơn hàng hỗ trợ kỹ thuật cho Đại lý hãng, VP Hà Nội chịu trách nhiệm lĩnh vực tài Hãng Việt Nam CBXNK Công ty Siêu Thanh gửi đơn hàng soạn thảo vào email cán tiếp nhận đơn hàng thuộc VP Fuji Xerox TP HCM - Cán tiếp nhận đơn hàng Hãng (CBTNDH) kiểm tra gửi thông báo xác nhận Đối với mặt hàng có giá thay đổi, CBTNDH gửi thơng báo lại cho CBXNK Công ty Siêu Thanh yêu cầu xác nhận có đặt tiếp hay khơng Khi nhận xác nhận, CBTNDH gửi đơn hàng sang VP Fuji Xerox Singapore để chuẩn bị hàng - Lãnh đạo phòng QLRR thực kiểm tra, rà sốt lại nội dung Báo cáo thẩm định rủi ro, ghi ý kiến ký kiểm sốt để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt rủi ro 2.3 Nhận thông tin tình trạng hàng đặt gửi báo cáo: - Do đơn đặt hàng Công ty bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau: ngồi máy ngun chiếc, có vật tư tiêu hao (trống, mực ) vật tư thay (các phận: bánh răng, bảng mạch ), nên khơng phải hãng ln có đầy đủ hàng để cung cấp Lúc này, CBXNK Công ty nhận bảng thơng báo lịch hàng có kho Fuji Xerox Singapore bao gồm: thời gian giao hàng, số lượng - CBXNK dựa vào thông báo này, cập nhật thông tin vào bảng theo dõi hàng Nhập Công ty gửi báo cáo tình hình hàng đặt cho phận đặt hàng để lên kế hoạch kinh doanh hợp lý Lên hợp đồng Ngoại Thương: - Đối với hàng hóa cần gấp (Những hàng ký hợp đồng chốt ngày giao hàng): nhận thơng báo có hàng, CBXNK soạn thảo hợp đồng Ngoại thương mặt hàng này, gửi cho CBTNDH Fuji Xerox chuẩn bị công đoạn để nhập - Đối với hàng hóa phận đặt dự phòng: CBXNK theo dõi số lượng hàng có, kiểm tra đủ Container lên Hợp đồng Ngoại thương để nhập lô hàng - Khi nhận Hợp đồng phía Siêu Thanh gửi sang, đại diện bên hãng FujiXerox ký, đóng dấu gửi lại hợp đồng cho Siêu Thanh, đồng thời tiến hành đóng gói hàng hóa theo Hợp đồng để xuất Việt Nam Thời hạn giao hàng cho Đơn vị Vận tải Siêu Thanh Singapore ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng (giá HĐ giá FOB Singapore) Sau nhận Hợp đồng hoàn thiện hãng gửi sang, CBXNK Siêu Thanh lên báo cáo lịch hàng cho Phòng chức Các thủ tục để nhập 4.1 Đặt tàu: - Phần lớn hàng hóa nhập Công ty qua đường biển Sau nhận hợp đồng hoàn thiện, CBXNK liên hệ hãng tàu để lấy lịch tàu đặt tàu cho lô hàng Thông báo chi tiết lô hàng (ngày nhận hàng bên Singapore, số hợp đồng, chủng loại hàng hóa ) lấy lịch tàu đến cảng Hải Phòng - Đối với hàng đường hàng Khơng: quy trình tương tự hàng biển 4.2 Mua bảo hiểm: CBXNK gửi Hợp đồng đơn xin mua bảo hiểm cho Công ty BH để đăng ký mua bảo hiểm cho lô hàng 4.3 Làm giấy phép NK tự động: Vì mặt hàng Siêu Thanh kinh doanh nằm danh mục phải xin giấy phép nhập tự động Bộ Công thương nên Công ty phải hoàn thành thủ tục xin giấy phép trước ngày hàng đến Cảng CBXNK làm hồ sơ nhận chứng từ hàng hóa vận đơn qua Email Fax gửi hồ sơ sang Bộ Cơng Thương sớm 4.4 Khi hàng đến cảng: - Đối với hàng đường biển: Công ty thuê Công ty dịch vụ chuyên mở tờ khai vận chuyển hàng từ Hải Phòng Hà Nội để thay mặt Cơng ty làm thủ tục nhập hàng Thông thường, tàu từ Singapore đến Hải Phòng ngày Trong ngày thứ kể từ ngày tàu đi, CBXNK phải làm hồ sơ khai báo nhập (tính thuế, làm Tờ khai Hải Quan chuẩn bị hồ sơ khác theo Luật định) Sau kiểm tra hồ sơ hoàn chỉnh, CBXNK gửi toàn hồ sơ cho Công ty dịch vụ Hải Phòng Cơng ty thay mặt Siêu Thanh làm thủ tục khai báo Hải Quan, chuẩn bị xe chuyên dụng để vận chuyển lô hàng Hà Nội - Đối với hàng đường hàng Không: CBXNK Công ty trực tiếp làm thủ tục khai báo Hải Quan nhận hàng - Khi hàng đến kho: CBXNK kết hợp với thủ kho tiếp nhận, kiểm tra cho nhập kho lô hàng Đồng thời, CBXNK chuyển cho Phòng Kế tốn hồ sơ gốc lô hàng bao gồm: hợp đồng, Invoice, Packing list, vận đơn Phòng kế tốn dựa vào hồ sơ để cập nhật hàng nhập kho làm thủ tục toán tiền hàng cho đối tác 4.5 Làm thủ tục toán: Sau hàng đến kho Công ty, CBXNK nhận hóa đơn tốn từ Vận tải Quốc tế, vận tải nội địa Bảo hiểm Sau kiểm tra lại khơng có sai xót, tồn hóa đơn chuyển cho Phòng Kế tốn để làm thủ tục toán 4.6 Sao lưu hồ sơ: CBXNK phải lưu theo quy trình Quản lý, lưu trữ hồ sơ, bao gồm loại hồ sơ sau: - Đơn đặt hàng Phòng chức năng: lưu hồ sơ giấy riêng biệt để tiện cho việc theo dõi Sao lưu máy tính bảng theo dõi tình trạng hàng đặt với Hãng - Hồ sơ nhập khẩu: lưu theo Hợp đồng ký với Hãng bao gồm: Hợp đồng, Invoice sao, Packing list sao, vận đơn, đơn bảo hiểm, CO chứng từ liên quan khác Lưu máy tính tồn thơng tin lơ hàng theo hợp đồng: HĐ (số HĐ, ngày ký số tiền), tờ khai (số TK, ngày ký), số vận đơn Hoạt động hỗ trợ phòng ban khác - Tín dụng: CBXNK có nghĩa vụ giải thích khoản tốn cho đối tác Phòng Kế tốn có u cầu Hỗ trợ phòng kế tốn nghiệp vụ tốn Quốc tế có vướng mắc thủ tục giấy tờ với phía Ngân hàng với đối tác khác - Bảo hành: có sản phẩm bị lỗi cần bảo hành, Phòng XNK có nghĩa vụ cung cấp tồn hồ sơ liên quan đến sản phẩm (sản phẩm thuộc hợp đồng nào, mua vào thời gian nào, số hóa đơn ) cho phòng Kỹ thuật để làm thủ tục gửi sang bên Hãng bảo hành - Các hoạt động khác: sẵn sàng hỗ trợ cho Phòng ban khác có yêu cầu II NHỮNG BẤT CẬP TRONG QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG VÀ NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY CP SIÊU THANH HÀ NỘI VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC Quá trình kiểm tra đơn đặt hàng phòng ban: phức tạp, lãng phí thời gian nhân sự, ảnh hưởng tới thời gian đặt hàng với Hãng ảnh hưởng tới công việc Kinh doanh Phòng * Để khắc phục vấn đề này: Trước gửi đơn hàng cho Phòng XNK, cán phòng phải tự động kiểm tra hàng tồn kho, điều chỉnh đưa phương án tối ưu cho nhu cầu lượng hàng đặt chịu hoàn toàn trách nhiệm việc tiêu thụ hàng đặt Việc giúp cho Phòng XNK khơng phải kiểm tra lại gửi thẳng đơn hàng tới Hãng Tiết kiệm chi phí, nhân thời gian Quá trình lên hợp đồng nhập hàng hóa: dự đốn nhu cầu khơng tốt nên đơn hàng phát sinh cần gấp nhiều, đơn hàng bắt buộc phải lên hợp đồng nhập dạng hàng lẻ cho kịp thời gian giao hàng, gây lãng phí vận chuyển chi phí khác để nhập * Để khắc phục: đưa bảng dự đoán sát với thị trường để ln có lượng hàng dự trữ định, linh hoạt với khách hàng sản phẩm – chào bán hướng khách hàng tới sản phẩm có sẵn hạn chế tối đa trường hợp u cầu hàng gấp III MƠ HÌNH LEAN, CÁC LOẠI LÃNG PHÍ VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY SIÊU THANH Theo mơ hình LEAN trình tác nghiệp doanh nghiệp thường xuất loại lãng phí Tuy nhiên, đặc thù doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh dịch vụ biểu loại lãng phí khơng rõ ràng Nhưng loại lãng phí tồn Xin đơn cử vài loại lãng phí điển hình: Sản phẩm hỏng: Do hoạt động lĩnh vực nhập khẩu, kinh doanh dịch vụ nên Công ty phải in ấn lưu tài liệu nhiều Để tiết kiệm chi phí, Cơng ty đặt mua giấy In giấy photocopy loại rẻ tiền Nhưng điều đồng nghĩa với việc giấy mỏng, chất lượng hậu thường xuyên bị kẹt giấy, in hỏng, gây tác hại cho máy móc ảnh hưởng đến thời gian làm việc tạo stress cho nhân viên Bên cạnh đó, lượng in hỏng bị hủy nhiều khiến cho lượng giấy sử dụng tăng cao, gây lãng phí cho Cơng ty Dự trữ q mức cấn thiết: Việc dự trữ mức cấn thiết thường thể lượng hàng tồn kho số mặt hàng cao, sức tiêu thụ thấp Gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm để kho lâu, ảnh hưởng đến kho bãi bị tải quay vòng vốn chậm, ảnh hưởng đến cơng việc Kinh doanh Vận chuyển tốn kém: công tác vận chuyển nhiều lãng phí Vì tính chất hàng hóa máy móc nên to nặng, phải dùng ô tô làm phương tiện chuyên chở Hơn nữa, kho hàng Công ty lại địa điểm cách xa nên việc chuyên chở gây trở ngại tốn Bên cạnh đó, cơng ty có nhiều đại lý tỉnh, nhiều khách hàng khu Công nghiệp phi chuyên chở lớn nhiều rủi ro Thấy tồn lãng phí đó, Cơng ty Siêu Thanh bước khắc phục biện pháp sau: Đối với sản phẩm hỏng: Để khắc phục lãng phí, Công ty chuyển sang sử dụng loại giấy tốt Thường xuyên cho kỹ thuật viên bảo trì định kỳ máy móc Cơng ty đảm bảo ln hoạt động tốt, không làm ảnh hưởng đến suất làm việc người lao động Đối với việc dự trữ mức: cần phải nghiên cứu sát với nhu cầu thị trường để đưa dự đốn lượng hàng Đưa sách ưu đãi giá để giải phòng hàng tồn, quay vòng vốn nhanh Đối với vận chuyển: Cơng ty trang bị xe ô tô 16 chỗ để tiện cho việc chuyên chở máy móc cho khách hàng xa, cho đại lý tỉnh Giúp cho chi phí vận chuyển giảm tải cơng việc tốt Tuy biện pháp khắc phục phần lãng phí Cơng ty, Cơng ty bước tự hồn thiện hoạt động tác nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày phát triển bền vững HẾT ... bảo hành - Các hoạt động khác: sẵn sàng hỗ trợ cho Phòng ban khác có u cầu II NHỮNG BẤT CẬP TRONG QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG VÀ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CP SIÊU THANH HÀ NỘI VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC Quá trình. .. đơn đặt hàng: Dựa vào xác nhận đặt hàng phòng chức năng, CBXNK soạn thảo đơn đặt hàng tổng hợp bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá thông qua phần mềm đặt hàng Công ty 2.2 Gửi đơn hàng: ... Thương sớm 4.4 Khi hàng đến cảng: - Đối với hàng đường biển: Công ty thuê Công ty dịch vụ chuyên mở tờ khai vận chuyển hàng từ Hải Phòng Hà Nội để thay mặt Công ty làm thủ tục nhập hàng Thông thường,
- Xem thêm -

Xem thêm: QUY TRÌNH tác NGHIỆP đối với HOẠT ĐỘNG đặt HÀNG và NHẬP KHẨU tại CÔNG TY CP SIÊU THANH hà nội , QUY TRÌNH tác NGHIỆP đối với HOẠT ĐỘNG đặt HÀNG và NHẬP KHẨU tại CÔNG TY CP SIÊU THANH hà nội

Từ khóa liên quan

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn