Kỹ năng giao việc hiệu quả

12 43 0
  • Loading ...
1/12 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 16/04/2018, 23:05

Có đến hàng trăm lý do để các nhà quản lý biện minh cho việc không chuẩn bị kỹ càng khi hướng dẫn công việc cho nhân viên. Chẳng hạn như: không có thời gian; nhân viên đông quá; cấp dưới phải có nhiệm vụ hiểu ý cấp trên, v.v và v.v... Họ thường có thói quen “nhớ đâu chỉ đó”. Kỹ giao việc - ủy quyền Có đến hàng trăm lý để nhà quản lý biện minh cho việc không chuẩn bị kỹ hướng dẫn cơng việc cho nhân viên Chẳng hạn như: khơng có thời gian; nhân viên đơng q; cấp phải có nhiệm vụ hiểu ý cấp trên, v.v v.v Họ thường có thói quen “nhớ đâu đó” Nếu ngẫm nghĩ lại, thời gian đầu tư vào việc hướng dẫn chắn “tốn kém” thời gian giải cố từ sơ suất “sai li, dặm” nhân viên đấy! Giao việc ủy quyền khác điểm nào? Qui trình giao việc sao? Giao việc cho ai? Tại sao? vào điều gì? Những điều nên tránh giao việc? Theo dõi đánh giá giao việc nào? Ủy thác - chìa khóa để biến nhân viên thành "siêu nhân" Ngay bạn có "siêu nhân" cần giúp đỡ trợ giúp từ người khác Khơng người cho có thực tốt cơng việc, người khác khơng thể Nhưng gạt sang bên tính đề cao thân, bạn thấy, có nhiều người tài bạn sử dụng họ để giúp cơng việc nhẹ nhàng Những nhà lãnh đạo hiệu nhất, kính trọng thành công nhận điều sớm Bởi lãnh đạo khơng thân mà phải giúp nhân viên phát huy tối đa khả Điều đòi hỏi cần phải có rèn luyện ủy quyền Ủy quyền để kiểm soát thời gian bạn Ủy quyền thực chất giải phóng, giúp bạn tập trung vào vấn đề đòi hỏi cần ý, tập trung cao độ Nó giúp bạn tránh căng thẳng giúp nhân viên khám phá, phát triển hết khả bạn Đây điều quan trọng cho việc lãnh đạo hiệu Ủy quyền để giúp xây dựng nhân viên bạn Thực chất, ủy quyền đồng nghĩa với việc trạo số quyền lực định cho để đưa định hoàn thành nhiệm vụ giao Rất nhiều người lo sợ trao quyền vào tay người khác hỏng việc mà khôngg biết rằng, chia sẻ trách nhiệm, giúp phát triển kỹ khả cho cá nhân Chắc chắn có thời điểm mà với tư cách nhà lãnh đạo bạn cảm thấy tự thực dự án nhanh tiết kiệm cơng sức ủy quyền cho người người Thực tế, ủy quyền, bạn phải tự "kiềm chế" mình, gạt chuyện dành thời gian để giám sát tiến trình, đưa giúp đỡ, truyền đạt, hướng dẫn sang bên Nếu bạn tham gia sâu vào công việc bạn giao cho người khác, chuyện ủy quyền tác dụng, dù bạn có nỗ lực Nếu tình trạng kéo dài, chắn bạn thất bại Nếu ủy quyền tốt, bạn vừa kích thích thành viên nhóm, lại vừa cho phép tập trung vào vấn đề có giá trị lớn mà có bạn giải Chính vậy, với nhiều người, ủy quyền cơng cụ chiến thắng mạnh mà khơng có nó, khơng có lãnh đạo thành cơng thực Chuẩn bị ủy quyền cách hiệu quả: " Trước ủy quyền, bạn cần nghĩ thấu đáo vấn đề mà bạn cho quan trọng gạch đầu dòng sau: Đặc trưng cơng việc nhiệm vụ ủy quyền gì? Liệt kê kinh nghiệm, kiến thức kỹ cá nhân, hình dung xem họ thực nhiệm vụ ủy quyền nào? Người ủy quyền thực điều tốt mức nào? Họ muốn thực nhìn nhận cơng việc nào? Khối lượng công việc người ủy quyền Thời gian hạn cuối dự án Cần trả lời câu hỏi: - Có thời gian để thực công việc? - Nếu công việc không thực thời hạn ban đầu đề ra, liệu có thời gian để tái thực cơng việc hay khơng? - Nếu khơng thực cơng việc thời gian, hậu gì? Có sáng kiến hay nguồn lực giúp cho người ủy quyền hồn thành nhiệm vụ hay khơng? Mong muốn mục đích bạn dự án nhiệm vụ Cần trả lời câu hỏi: - Nếu kết đạt mức cao có thể, ý nghĩa gì? - Kết thu co ổn khơng? - Liệu nguy thất bại có chiếm tỷ lệ cao không? - Thất bại ảnh hưởng nhiều đến cơng việc khác? Với vai trò người ủy quyền, mức độ giám sát ủng hộ, huấn luyện, cung cấp nguồn lực đến đâu? Cơ chế thích hợp cho việc giám sát dự án Có nên thành lập điểm kiểm sốt? Báo cáo cơng việc nên theo ngày hay theo tuần để chắn thứ tiến triển cách trơn tru Nếu cân nhắc kỹ điểm chủ chốt trước tiến hành ủy quyền, bạn thấy bạn ủy quyền thành cơng Giữ cho việc kiểm sốt hiệu Giờ đây, bạn thực bước trên, đảm bảo bạn hướng dẫn cho thành viên nhóm bạn cách thích hợp Hãy dành thời gian giải thích cho họ lý họ chọn để thực cơng việc đó, bạn hi vọng điều suốt dự án mục đích bạn dự án này, khung thời gian, thời hạn hồn thành cơng việc nguồn lực mà bạn thiết kế Và tất nhiên phải có lịch trình kiểm tra cập nhật tiến độ công việc Cuối cùng, đảm bảo thành viên nhóm biết bạn muốn có vấn đề xảy ra, bạn sẵn sàng trả lời câu hỏi Khi công việc tiến triển, họ cần, bạn hướng dẫn Với tư cách nhà quản lý, không nên quản lý theo kiểu q vi mơ Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa khơng kiểm sốt tất cơng việc Để ủy quyền cách có hiệu quả, phải tìm cân việc tạo không gian cho người sử dụng khả họ với việc giám sát ủng hộ họ để hồn thành cơng việc cách xác hiệu Hãy dành lời khen thích đáng Sau cơng việc ủy quyền hồn thành, bạn nên dành thời gian để xem xét lại cách tồn diện Bạn nên chấp nhận cơng việc hồn thành hết có chất lượng tốt Bởi bạn chấp nhận công việc mà bạn khơng hài lòng, thành viên nhóm bạn không nỗ lực học hỏi để thực tốt công việc tốt Tệ nữa, bạn chấp nhận công việc dang dở, tức bạn phải hồn thành nốt Điều khơng khiến bạn q tải mà khiến cơng việc riêng bạn bị ảnh hưởng Tất nhiên, công việc bạn giao hồn thành tốt, bạn nói để nhân viên bạn biết họ nỗ lực đáng khen ngợi Kèm theo đó, nên phần thưởng khích lệ Với tư cách nhà lãnh đạo, bạn để thể lúc bạn ấn tượng với công việc mà nhân viên bạn thực thành cơng Nỗ lực giúp bạn xây dựng lòng tự tin với nhân viên, điều giúp cải thiện công việc mà bạn ủy quyền lần tới Và lẽ đó, bạn người chiến thắng Chỉ có cảnh báo nho nhỏ: lần bạn ủy quyền, cần ý người ủy quyền cần nhiều thời gian bạn thực cơng việc Điều bạn chun gia lĩnh vực đó, người mà bạn ủy quyền thực vừa làm vừa học Hãy bình tĩnh, bạn chọn người để ủy quyền, bạn ủy quyền cách xác, bạn thấy nhân viên bạn cừ đáng tin cậy Theo Lanhdao.net Kỹ lãnh đạo - Giao phó cơng việc Giao phó cơng việc khơng phải phản ứng mang tính loài người, người quản lý hiệu nhận tầm quan trọng việc giao phó cơng việc - lợi ích thành cơng họ với tư cách người lãnh đạo vững mạnh chung tập thể Họ học cách định nên khơng nên giao phó biết giúp người giao phó cơng việc làm tốt nhiệm vụ Khi bước vào “lĩnh vực giao phó cơng việc”, bạn nên tuân theo dẫn sau: • Chấp nhận việc giao phó cơng việc quan trọng • Vạch kế hoạch cho chiến lược giao phó cơng việc • Sử dụng phán đốn chung giao phó cơng việc • Tạo hội để người giao phó cơng việc thành cơng • Kiểm tra động cá nhân giao công việc Hãy kiểm tra dẫn cụ thể hơn: Chấp nhận việc giao phó cơng việc quan trọng Giao phó cơng việc phần tối quan trọng để trở thành người quản lý tốt Để thành cơng, bạn cần phải thể khả nhìn nhận để hiểu mục tiêu mục đích lớn cho tập thể sau định phải làm để đạt mục tiêu Điều thường xuyên bao gồm việc từ bỏ nhiệm vụ cụ thể trách nhiệm người khác Do vậy, bạn bỏ thêm thời gian thu xếp thành viên tập thể, tăng cường kỹ họ trì tinh thần chung mức cao Vạch kế hoạch cho chiến lược giao phó công việc Hãy suy nghĩ kỹ nhiệm vụ trách nhiệm nên giao phó Sự tiếp cận liên tục với cơng việc giao phó Nên lưu ý, nơi mà phân cơng nhiệm vụ thực cách bất ngờ không đòi hỏi nhiều suy nghĩ tạo nên mơi trường làm việc hỗn độn Hãy bắt đầu việc định xem trách nhiệm bạn Sau đó, định trách nhiệm bạn giao phó cho người khác Những trách nhiệm bao gồm hoạt động quan trọng không rõ vai trò bạn người lãnh đạo tập thể, dàn xếp khả bạn bạn thu xếp chúng Sử dụng phán đốn chung giao phó cơng việc Hãy nhìn nhận cách thực tế đội ngũ làm việc bạn trước định tin tưởng họ Nếu thành viên đội ngũ làm việc để đảm bảo lượng cơng việc đừng gây bất ngờ cho họ việc thêm vào lượng công việc họ trách nhiệm Hãy thảo luận lý giao phó trách nhiệm với người nhận tiến hành kế hoạch triển khai Sẽ có ích bạn chia sẻ thảo luận với toàn đội ngũ làm việc để nhận ý kiến phản hồi việc q trình tiến hành ảnh hưởng đến thành viên đội Tạo hội để người giao phó thành cơng Hãy chắn thành viên đội nhận trách nhiệm giao phó cơng việc có đủ kỹ kinh nghiệm để thành công Đừng nghĩ tự họ vạch thứ - bảo luyện tập cho họ thấy cần thiết Việc giải thích cặn kẽ cho họ mong muốn bạn sau theo dõi sát diễn tiếp quan trọng Điều khơng có nghĩa bạn nhảy bổ vào tiếp quản trách nhiệm có rắc rối Trái lại, bạn liệu trước rắc rối tiềm đảm bảo để thành viên đội có hỗ trợ cần thiết để giải rắc rối cách tốt đẹp Kiểm tra động cá nhân giao phó cơng việc Một người quản lý hiệu thường bị mang tiếng nhường lại cho thành viên đội phân công không thú vị “những miếng khó ăn” Hãy tự hỏi thân bạn bạn lại giao phó trách nhiệm trước người khác Một ví dụ minh họa Hãy xem xét ví dụ minh họa sau, ví dụ mơ tả điểm quan trọng việc giao phó cơng việc Betty Phó chủ tịch điều hành cơng việc công ty cỡ vừa MiddleWest Gần cô ta thuê Ray làm người điều hành mạng nội dự tính làm tốt Anh chàng khơng có nhiều kinh nghiệm quản lý lại có kiến thức kỹ thuật ấn tượng tính cách hay, dễ chịu Một hơm Betty ngang qua văn phòng Ray thấy ơm đầu Vì trơng khổ sở nên ta hỏi xem có trục trặc Ray giải thích vừa giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm phần cải tổ kỹ thuật mạng nội cho thành viên nhóm tên Ron Tuy nhiên, việc không diễn sn sẻ phải tự thực trách nhiệm Betty hỏi Ray câu hỏi: • Anh nói qua cho Ron điều anh trơng mong cơng việc anh giao phó cho thời gian để đạt kết chưa? • Ron có đủ khả kinh nghiệm đủ đảm đương nhiệm vụ khó khăn khơng? • Anh giao trách nhiệm cho Ron lâu chưa? Ray nói cho nói cho Ron biết trách nhiệm mặc biết rõ chưa có gặp gỡ thức hai người để đảm bảo làm rõ điều Ray Ron dường có đủ khả kinh nghiệm để đảm đương nhiệm vụ chưa thực chịu trách nhiệm trước dự án lớn Cuối cùng, Ray cho biết giao trách nhiệm cho Ron hai tuần Betty gợi ý Ray tiếp tục để Ron đảm đương trách nhiệm đồng thời ghi tên cho tham gia khóa đào tạo quản lý dự án tổ chức cuối tuần Betty gợi ý Ray lên lịch chi tiết vắn tắt để Ron cập nhật cho anh q trình tiến hành nhận từ anh lời khuyên xem để thu xếp khó khăn trục trặc Betty tuyên dương Ray cần cù anh việc đảm bảo trình cải tổ kỹ thuật mạng nội diễn suôn sẻ Tuy nhiên cô ta khuyên nên ý sau tập trung để tiến hành q trình cho thành viên đội anh có hội tốt để thành công Bản chất câu chuyện việc giao phó cơng việc thường khơng tự nhiên đến với người Đó q trình đòi hỏi phải quản lý có lên kế hoạch theo dõi sát để làm tốt Những suy nghĩ cuối Để trở thành người quản lý có hiệu quả, bạn phải học cách giao phó cơng việc cho trở thành cách làm tăng kiến thức kỹ thành viên tập thể đồng thời tiết kiệm thời gian để bạn tập trung vào cơng việc quản lý Việc giao phó cơng việc thời gian gây phiền tối, đặc biệt người nhân công bạn thiếu kinh nghiệm việc họ giao phó để làm Việc sử dụng việc giao phó cơng việc cơng cụ quản lý đòi hỏi kiên nhẫn sẵn sàng lao động để vượt qua khó khăn bất ngờ xảy Tuy nhiên, lâu dài tập thể làm việc trơi chảy có tinh thần tích cực làm lu mờ khó khăn thời gian ngắn phải trải qua Nguyên tắc giao quyền cho cấp Nhiều người thắc mắc chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu đơn vị mà phải “đầu tắt mặt tối” khơng người phải ngồi chờ việc? Để trả lời câu hỏi này, chuyên gia khuyên, người nên quản lý quỹ thời gian cách hợp lý Thơng thường ngày, người quản lý thường dành thời gian cho ba loại công việc: công việc cấp trực tiếp đạo phải làm; công việc hệ thống, đó, phòng ban, đội hay tổ phải phối hợp để thực hiện; công việc cá nhân tự đề xướng thực William Oncken, Jr Và Donald L Wass viết "Ai nhận khỉ?" ví cơng việc cấp quản lý tổ chức giống khỉ chuyền Chẳng hạn, công ty, khơng có biện pháp ngăn chặn, ''con khỉ'' chuyền từ cấp quản lý sang thân giám đốc Để giúp chủ doanh nghiệp tăng thêm khoảng thời gian dành cho mình, ơng đưa nguyên tắc sau Nguyên tắc l: Bắn chết hay cho ăn Theo nguyên tắc này, cấp đùn đẩy công việc lên cấp trên, lãnh đạo định yêu cầu cấp phải tự giải (bắn chết) giúp đỡ họ giải vấn đề (cho ăn) Nguyên tắc 2: Nếu định giải vấn đề cụ thể giúp cho cấp dưới, cần phải xác định khoảng thời gian cụ thể cho Nguyên tắc 3: Khi nhận giải vấn đề cho cấp dưới, làm hẹn, khơng tiện đâu làm Ngun tắc 4: Hãy giải vấn đề với cấp tiếp xúc trực tiếp hay qua điện thoại, tránh viết văn Nguyên tắc 5: Đối chiếu vấn đề cần giải với năm cấp độ trao quyền ấn định thời gian dành cho lần sau Cấp l: đợi đến yêu cầu làm Cấp 2: xin đạo trước làm Cấp 3: đề xuất ý kiến chứng tỏ kết công việc Cấp 4: tiến hành công việc phải thông báo sau lần triển khai Cấp 5: tự làm báo cáo đặn theo định kỳ Phân loại cơng việc tổ chức thành năm nhóm trên, chủ doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian cách trao quyền cho cấp thực công việc (từ cấp độ đến 5) Không thế, nhân viên cấp chủ động giải công việc Ở nhiều doanh nghiệp nước, giám đốc, chủ doanh nghiệp khao khát có nhiều thời gian để dành cho thân gia đình, phần lớn cho q khó hay q rủi ro trao quyền cho cấp Mặt khác, trao quyền câu hỏi khả giải công việc sẵn sàng nhận trách nhiệm cấp Khơng doanh nghiệp đổ vỡ giám đốc trao quyền cho cấp để ln quyền kiểm sốt cơng ty, cấp làm bậy Một số doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xuất nhập có tình trạng giám đốc không giỏi chuyên môn, ngoại ngữ nên quyền điều hành thực tế nằm tay trưởng phòng hay phó giám đốc Để có thảnh thơi cho thân, người quản lý cần dành thời gian để phát triển nhân viên có sách khen thưởng, kỷ luật thích đáng Stephen R Covey, giám đốc công ty chuyên huấn luyện lãnh đạo cho doanh nghiệp giới phát rằng, thân trưởng đơn vị thiếu chuyên môn biết tôn trọng nguyên tắc đối xử sống có hành vi lương thiện thành cơng việc trao quyền Ngoài ra, theo Covey, trưởng đơn vị nên chia công việc ngày theo mức độ khẩn trương, quan trọng cố gắng tạo thói quen dành nhiều thời gian cho loại công việc (Theo TBKTSG) bước ủy thác công việc hiệu Trong “đồ nghề” nhà quản lý, “uỷ thác công việc” kỹ thiết yếu Ủy thác thành cơng, nhà quản lý tự giải phóng để đầu tư thời gian cách hiệu Bạn muốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn tham gia vào dự án Bạn muốn dành nhiều thời gian cho hoạt động xây dựng chiến lược hay cho gia đình Bạn muốn có thêm thời gian để “nâng cấp” thân, muốn mở rộng kinh doanh song phải trì hoạt động có Ngay lập tức, thấy bối đòi hỏi nhà quản lý phải chứng minh lĩnh thực Hay nói cách khác, họ cần thiết phải có đủ kỹ nhà quản lý chuyên nghiệp Thực tế nghiệt ngã tính khốc liệt cạnh tranh thị trường khiến nhà quản lý không đơn hành xử theo cách thấy người khác làm làm Hay nói cách khác, khơng hiểu cách thức quản lý tất nỗ lực đem lại hệ thống không xương sống sẵn sàng sụp đổ lúc Uỷ thác cơng việc hiệu có khả giúp nhà quản lý giải phần vấn đề tương tự mơ tả phía Tuy nhiên, cho dù biết lợi ích uỷ thác công việc, nhà quản lý trăn trở với nỗi lo, kiểu như: “Tôi muốn uỷ thác công việc làm sợ nhân viên mà tơi tin tưởng uỷ thác sau tách thành lập công ty riêng cạnh tranh trực tiếp với Hoặc số khác bỏ sang làm cho công ty đối thủ cạnh tranh đem theo toàn khách hàng; số lợi dụng việc uỷ thác để mưu đồ lợi ích cá nhân" Kinh nghiệm xấu khứ khiến nhà quản lý ngày còng lưng xuống sức nặng khối lượng cơng việc Làm để khỏi gánh nặng đó? Một giải pháp cần thiết phải nắm rõ thục kỹ uỷ thác công việc không đơn coi việc uỷ thác giống kỹ “từ bỏ công việc” Để làm điều này, nhà quản lý phải hiểu thành thạo sử dụng qui trình uỷ thác cơng việc, phải bíêt cơng việc, nhiệm vụ cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, uỷ thác lúc phải làm gì, sau uỷ thác phải làm gì, làm Để bắt đầu, nhà quản lý cần phải thục qui trình uỷ thác gồm bước chia làm phần sau: Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác, lý cần uỷ thác Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp hay cải thiện mối quan hệ tổ chức Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn trách nhiệm giao Bước 3: Lựa chọn người uỷ thác Các tiêu chí cần cân nhắc chọn người uỷ thác gì? Ưu tiên lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian ? Phần 2: Thực công việc uỷ thác Bước 4: Thực việc ủy thác công việc cho người lựa chọn (nếu thất bại quay trở lại bước 3) Trong bước nhà quản lý cần cho nhân viên thấy tầm quan trọng công việc uỷ thác, xác định với họ kết mong đợi, rõ quyền hạn trách nhiệm giao, thoả thuận qui trình báo cáo phản hồi đánh giá Bước 5: Thơng báo cho cá nhân, phận có liên quan Để đảm bảo điều kiện giúp người uỷ thác thực công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới nơi có liên quan với yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ Phần 3: Phản hồi thông tin Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người uỷ thác Để đảm bảo công việc thực tốt cần có hệ thống thơng tin phản hồi hiệu từ phía nhà quản lý tới nhân viên uỷ thác Bước 7: Đánh giá rút kinh nghiệm cho hoạt động Nhà quản lý ln phải đối đầu với lựa chọn, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công uỷ thác công việc Uỷ thác cơng việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ khơng ngừng nâng cao kỹ Theo TBKTVN Làm để ủy thác công việc hiệu quả? Trong “đồ nghề” nhà quản lý, “uỷ thác công việc ([Only registered and activated users can see links])” kỹ thiết yếu Ủy thác thành công, nhà quản lý tự giải phóng để đầu tư thời gian cách hiệu Bạn muốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn tham gia vào dự án Bạn muốn dành nhiều thời gian cho hoạt động xây dựng chiến lược ([Only registered and activated users can see links]) hay cho gia đình Bạn muốn có thêm thời gian để “nâng cấp” thân, muốn mở rộng kinh doanh song phải trì hoạt động có Ngay lập tức, thấy bối đòi hỏi nhà quản lý phải chứng minh lĩnh thực Hay nói cách khác, họ cần thiết phải có đủ kỹ ([Only registered and activated users can see links]) nhà quản lý chuyên nghiệp ([Only registered and activated users can see links]) Thực tế nghiệt ngã tính khốc liệt cạnh tranh thị trường khiến nhà quản lý không đơn hành xử theo cách thấy người khác làm làm Hay nói cách khác, khơng hiểu cách thức quản lý tất nỗ lực đem lại hệ thống không xương sống sẵn sàng sụp đổ lúc Uỷ thác công việc hiệu ([Only registered and activated users can see links]) có khả giúp nhà quản lý giải phần vấn đề tương tự mơ tả phía Tuy nhiên, cho dù biết lợi ích uỷ thác công việc, nhà quản lý trăn trở với nỗi lo, kiểu như: “Tôi muốn uỷ thác công việc làm sợ nhân viên mà tơi tin tưởng uỷ thác sau tách thành lập công ty riêng cạnh tranh trực tiếp với Hoặc số khác bỏ sang làm cho công ty đối thủ cạnh tranh đem theo toàn khách hàng; số lợi dụng việc uỷ thác để mưu đồ lợi ích cá nhân" Kinh nghiệm xấu khứ khiến nhà quản lý ngày còng lưng xuống sức nặng khối lượng cơng việc Làm để khỏi gánh nặng đó? Một giải pháp cần thiết phải nắm rõ thục kỹ uỷ thác công việc ([Only registered and activated users can see links]) không đơn coi việc uỷ thác giống kỹ “từ bỏ công việc” Để làm điều này, nhà quản lý phải hiểu thành thạo sử dụng qui trình uỷ thác cơng việc ([Only registered and activated users can see links]), phải bíêt công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, uỷ thác lúc phải làm gì, sau uỷ thác phải làm gì, làm Để bắt đầu, nhà quản lý cần phải thục qui trình uỷ thác gồm bước chia làm phần sau: Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác ([Only registered and activated users can see links]), lý cần uỷ thác Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp hay cải thiện mối quan hệ tổ chức Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn trách nhiệm giao Bước 3: Lựa chọn người uỷ thác Các tiêu chí cần cân nhắc chọn người uỷ thác gì? Ưu tiên lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian ? Phần 2: Thực công việc uỷ thác Bước 4: Thực việc ủy thác công việc cho người lựa chọn (nếu thất bại quay trở lại bước 3) Trong bước nhà quản lý cần cho nhân viên thấy tầm quan trọng công việc uỷ thác ([Only registered and activated users can see links]), xác định với họ kết mong đợi, rõ quyền hạn trách nhiệm giao, thoả thuận qui trình báo cáo phản hồi đánh giá Bước 5: Thơng báo cho cá nhân, phận có liên quan Để đảm bảo điều kiện giúp người uỷ thác thực công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới nơi có liên quan với yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ Phần 3: Phản hồi thông tin Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người uỷ thác Để đảm bảo công việc thực tốt cần có hệ thống thơng tin phản hồi hiệu từ phía nhà quản lý tới nhân viên uỷ thác Bước 7: Đánh giá rút kinh nghiệm cho hoạt động Nhà quản lý phải đối đầu với lựa chọn, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công uỷ thác cơng việc Uỷ thác cơng việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ ([Only registered and activated users can see links]) không ngừng nâng cao kỹ st Uỷ thác cơng việc, hiệu ? Đối với nhà quản lý cấp cao công ty lớn có doanh thu tăng trưởng nhanh, việc phân cấp công việc cho nhà quản lý quyền công thức thành công quan trọng Ngay tỷ phú hay nhà cách mạng giới kinh doanh Bill Gates Michael Dell làm Họ phải nhờ cậy vào giúp đỡ nhà quản lý có lực đáng tin cậy Steve Ballmer hay Kevin Rollins để giữ cho Microsoft Dell Computer phát triển ổn định thương trường Trong hoạt động quản lý điều hành kinh doanh, “uỷ thác công việc” kỹ thiết yếu Khơng nhà quản trị hay chủ doanh nghiệp thường cố gắng kiểm sốt tồn cơng việc, họ không giao quyền trách nhiệm cho người khác công ty Mặc dù họ không hiểu tầm quan trọng lợi ích việc này, họ bị ám ảnh nỗi lo: “Biết đâu nhân viên tin tưởng uỷ thác sau lại tách lập công ty riêng cạnh tranh trực tiếp sao? Hay, nhân viên sau biết thông tin quan trọng bỏ sang làm việc cho đối thủ cạnh tranh, ” Điều hồn tồn khơng đúng, thực tế ông chủ cần chịu trách nhiệm từ đến nhiệm vụ quan trọng nhất, lại nên uỷ thác cho cấp Để người khác làm cho tốt tự ôm đồm thứ Uỷ thác công việc cho phép chủ doanh nghiệp, nhà quản trị cấp cao chia sẻ công việc trách nhiệm với nhân viên khác công ty Đây kỹ nǎng quản lý quan trọng giúp cho họ tổ chức, điều hành phát triển kinh doanh thành công Uỷ thác công việc tạo điều kiện cho hệ có hội chứng tỏ mài giũa kỹ quản lý United Displaycraft vị chủ tịch “yêu” uỷ thác Đã nếm trải nhiều khó khăn niềm vui thương trường, có điều mà Richard Carrigan, chủ tịch cơng ty United Displaycraft, thấm thía: anh vợ anh khơng thể ơm đồm tồn công việc kinh doanh, phải biết cách uỷ thác phân cấp cơng việc Kể từ thức điều hành cơng ty gia đình mảnh đất quê hương, Richard thường xuyên cần đến trợ giúp bố mẹ, người bạn, chí trơng trẻ để hồn thành cơng việc quản lý kinh doanh Cơng ty United Displaycraft thành lập ông nội Richard Carrigan vào năm 1953, chuyên thiết kế xây dựng bảng hiệu marketing cho công ty lớn Hasbro, American Greetings hay Kraft, Hồi trẻ, sau tốt nghiệp đại học, Richard có vài năm kinh nghiệm làm chuyên gia tư vấn công nghệ trước tham gia vào phận công nghệ thông tin United Displaycraft vào năm 1997 Lúc đó, doanh thu hàng năm cơng ty ước tính khoảng 19 triệu USD Kể từ thời điểm đó, United ví tàu tăng trưởng thần kỳ Doanh thu năm 2004 United lên đến 30 triệu USD có 250 nhân viên Và sau gần năm làm việc, chàng niên Richard Carrigan, 34 tuổi, thức gia nhập ban lãnh đạo United cương vị chủ tịch công ty Quan niệm Richard người chủ tịch công ty cần tập trung vào nhiệm vụ mang tính chiến lược như: tìm kiếm khách hàng mới; tham gia nhiều vào họp hiệp hội ngành nghề lĩnh vực kinh doanh công ty; hoạch định sách phát triển tương lai Còn nhiệm vụ nhà quản lý thường nhật, Richard cho biết anh gặp nhiều khó khăn “Nảy sinh nhiều trách nhiệm xã hội tơi nắm giữ cương vị mới”, Richard nói, “Ở khía cạnh đó, tơi bị q tải công việc” Để giải vấn đề này, Richard Carrigan cải tổ lại toàn cấu tổ chức United Displaycraft theo hướng phân cấp quản lý Đây bước thông minh khó khăn “Nếu tơi có thêm từ 15 đến 20 tự tuần, thành cơng lớn”, ơng nói Richard Carrigan trước trở thành chủ tịch, vai trò đứng đầu hoạt động kinh doanh công ty, chịu trách nhiệm quản lý điều hành ba phòng: thiết kế, kỹ sư máy móc đánh giá cơng việc Còn ơng phân cơng việc cho trưởng phòng thiết kế kiêm giám sát phòng kỹ sư máy móc, cộng với nhà tổng quản lý lãnh đạo hoạt động đánh giá tất công việc sản xuất hàng ngày Kết quả: hai nhà quản lý thay công việc ông trước “Bằng việc làm này, hy vọng có thêm thời gian rảnh rỗi để bay tới thành phố khác học hỏi kinh nghiệm, nhằm tìm phương thức quản lý cho dự án với nhà xuất đồ chơi Hasbro Ngồi ra, tơi tập trung vào việc mở rộng thị trường, kết hợp đồng làm ăn với đối tác”, Richard nói Trớ trêu thay, trưởng phòng thiết kế kiêm giám sát phòng kỹ sư máy móc lại mắc bệnh ơm đồm cơng việc “Thay yêu cầu họa sĩ vẽ giúp tranh, lại tự vẽ thích khơng có khiếu vẽ Có lẽ tốt hết nên mạnh dạn uỷ thác công việc cho người khác”, Richard cười nói Việc phân cấp quản lý Richard Carrigan ý tưởng quản lý hiệu Tuy nhiên, vị giám đốc với MBA đại học Northwestern biết chặng đường trước mắt anh dài “Khi mà trưởng phòng IT United bị ốm hay du lịch Tơi dự phòng anh ta”, Richard thừa nhận cách ngượng ngùng “Những thói quen cũ ln khó bỏ” Lời khun từ chun gia Trong hoạt động uỷ thác phân cấp công việc, vấn đề nằm chỗ việc tháo bỏ gánh nặng san sẻ trách nhiệm làm Điều đáng ngạc nhiên nhiều nhà quản lý, việc xem công việc khó thực hiện, đặc biệt chủ doanh nghiệp vừa nhỏ “Đó hành động đầu hàng việc phân chia quyền lực Họ không muốn chia sẻ quyền lực”, John Baldoni, giám đốc hãng tư vấn Baldoni Consulting, cho biết: “Nếu bạn muốn làm việc 160 giờ/tuần, đừng uỷ thác cơng việc Tuy nhiên, bạn thất bại gánh chịu hậu quả” Sự bảo thủ không vấn đề Việc quan tâm lo lắng đến cen-ti-mét nhà máy làm tiêu hao nhiều thời gian quý báu khác nhà quản trị dành cho việc hoạch định chiến lược phát triển kinh doanh Nó làm xói mòn trách nhiệm phải giải trình cơng việc nhân viên nhà quản trị nắm rõ chi tiết công việc “Nếu vị giám đốc điều khiển tất công việc thu xếp rắc rối, khơng hiểu nhân viên cần phải cố gắng để làm gì?”, John Baldoni nói Để uỷ thác thành cơng, theo Baldoni, điều nhà quản trị phải tạo cho thói quen uỷ thác Sau đó, phải hiểu sử dụng thành thạo quy trình uỷ thác, phải biết công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, uỷ thác lúc phải làm gì, sau uỷ thác phải làm gì, làm Song song với đó, nhà quản trị phải thiết lập hệ thống giám sát để nắm bắt tình hình cơng việc đảm bảo để hoạt động tốt Khi ủy thác công việc cho nhân viên, việc giám sát đảm bảo chất lượng thời hạn Hãy nhớ, uỷ thác khơng có nghĩa thối thác Chúng ta phải chịu trách nhiệm kết cơng việc Khi uỷ thác, nhà quản trị cần cho nhân viên thấy tầm quan trọng công việc uỷ thác, xác định với họ kết cần đạt được, rõ quyền hạn trách nhiệm giao, thỏa thuận quy trình báo cáo, phản hồi, đánh giá Sau đó, thơng báo cho cá nhân, phận có liên quan để tạo điều kiện cho người uỷ thác thực tốt công việc Và bước cuối quy trình uỷ thác đánh giá rút kinh nghiệm cho hoạt động Baldoni cho biết, nhà uỷ thác công việc thành công ln rõ ràng dứt khốt đưa định giao phó Đồng thời việc giúp nhân viên tự xác định phải làm để hoàn thành tốt mục tiêu giải tốt vấn đề thân họ “Đó khẳng định chân giá trị người”, Baldoni nói Có thể nói, nhà quản trị ngày phải đối đầu với lựa chọn, vậy, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, họ phải thành cơng việc uỷ thác cơng việc Việc đòi hỏi nhà quản trị phải có kỹ uỷ thác cơng việc khơng ngừng hồn thiện kỹ (theo Bwportal) Học cách ủy thác cơng việc hiệu Ủy thác công việc hiệu giúp nhà quản lý thoát khỏi nhiều sức ép Trong "đồ nghề" nhà quản lý, "uỷ thác công việc" kỹ thiết yếu Ủy thác thành công, nhà quản lý tự giải phóng để đầu tư thời gian cách hiệu Tôi muốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Tôi muốn tham gia vào dự án Tôi muốn dành nhiều thời gian cho hoạt động xây dựng chiến lược Tôi muốn dành thời gian nhiều cho gia đình Tơi muốn có thêm thời gian để "nâng cấp" thân Tôi muốn mở rộng kinh doanh song làm để trì hoạt động có? Nếu tơi tham gia vào dự án mới, cơng việc bị trì hỗn khơng có khả đảm nhiệm Khi rút để đầu tư thời gian nhiều cho hoạt động chiến lược, tơi chọn thay hoạt động điều hành? Tôi muốn dành thêm thời gian cho gia đình song tơi muốn hiệu làm việc trì, chí phải cải thiện Ngay lập tức, thấy bối đòi hỏi nhà quản lý phải chứng minh lĩnh thực Hay nói cách khác, họ cần thiết phải có đủ kỹ nhà quản lý chuyên nghiệp Thực tế nghiệt ngã tính khốc liệt cạnh tranh thị trường khiến nhà quản lý không đơn hành xử theo cách thấy người khác làm làm Hay nói cách khác, không hiểu cách thức quản lý tất nỗ lực đem lại hệ thống không xương sống sẵn sàng sụp đổ lúc Uỷ thác cơng việc hiệu có khả giúp nhà quản lý giải phần vấn đề tương tự mơ tả phía Tuy nhiên, cho dù biết lợi ích uỷ thác cơng việc, nhà quản lý trăn trở với nỗi lo, kiểu như: "Tôi muốn uỷ thác công việc làm sợ nhân viên mà tơi tin tưởng uỷ thác sau tách thành lập công ty riêng cạnh tranh trực tiếp với tôi; số khác bỏ sang làm cho cơng ty đối thủ cạnh tranh đem theo tồn khách hàng; số lợi dụng việc uỷ thác để mưu đồ lợi ích cá nhân " Kinh nghiệm xấu khứ khiến nhà quản lý ngày còng lưng xuống sức nặng khối lượng cơng việc Làm để khỏi gánh nặng đó? Một giải pháp cần thiết phải nắm rõ thục kỹ uỷ thác công việc không đơn coi việc uỷ thác giống kỹ "từ bỏ công việc" Để làm điều này, đòi hỏi nhà quản lý phải hiểu thành thạo sử dụng qui trình uỷ thác công việc Công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác? Việc uỷ thác cho ai? Khi uỷ thác lúc phải làm gì? Sau uỷ thác nhà quản lý phải làm gì, làm nào? Để bắt đầu, nhà quản lý cần phải thục bước qui trình uỷ thác Cơng việc gồm bước chia làm phần sau: Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác, lý cần uỷ thác Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp hay cải thiện mối quan hệ tổ chức Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn trách nhiệm giao Bước 3: Lựa chọn người uỷ thác Các tiêu chí cần cân nhắc chọn người uỷ thác gì? Ưu tiên lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian ? Phần 2: Thực công việc uỷ thác Bước 4: Thực việc ủy thác công việc cho người lựa chọn (nếu thất bại quay trở lại bước 3) Trong bước nhà quản lý cần cho nhân viên thấy tầm quan trọng công việc uỷ thác, xác định với họ kết mong đợi, rõ quyền hạn trách nhiệm giao, thoả thuận qui trình báo cáo phản hồi đánh giá Bước 5: Thơng báo cho cá nhân, phận có liên quan Để đảm bảo điều kiện giúp người uỷ thác thực công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới nơi có liên quan với yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ Phần 3: Phản hồi thông tin Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người uỷ thác Để đảm bảo công việc thực tốt cần có hệ thống thơng tin phản hồi hiệu từ phía nhà quản lý tới nhân viên uỷ thác Bước 7: Đánh giá rút kinh nghiệm cho hoạt động Nhà quản lý ln phải đối đầu với lựa chọn, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công uỷ thác công việc Uỷ thác cơng việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ khơng ngừng nâng cao kỹ st Các kỹ cho người chủ: Sự ủy thác Tại cần phải ủy thác? Là người chủ doanh nghiệp, bạn cần phải giải nhiều việc khác cơng ty Nhưng thời gian bạn có hạn, bạn tự làm thứ Bạn cần phải lựa chọn quan trọng để làm ủy thác công việc khác cho người quản lý khác cho cấp bạn Kỹ uỷ thác tốt giúp bạn sử dụng thời gian có hiệu quả, bạn có thêm nhiều thời gian để tập trung vào tương lai công ty Việc uỷ thác khó khăn Một số chủ doanh nghiệp giám đốc lo sợ bị quyền kiểm sốt Một số người khác lại sợ khơng làm việc tốt họ làm Một số khác lại khơng hài lòng họ phải thời gian để đào tạo người khác làm việc Những cần phải nhớ uỷ thác công việc giúp cho doanh nghiệp bạn hoạt động trôi chảy giảm bớt áp lực cho bạn Mặc dù vậy, bạn cần phải nhớ bạn người chịu trách nhiệm cuối uỷ thác công việc; bạn khơng thể uỷ thác việc kiểm sốt trách nhiệm tài cho may rủi cơng ty Uỷ thác nào? Hãy liệt kê tất bạn làm Tự hỏi xem liệu bạn có cần thiết phải làm tất chúng khơng Bạn có dành nhiều thời gian để giải việc khơng? Có nên đào tạo người khác để họ đảm nhiệm cơng việc khơng? Rất người khác phù hợp với công việc bạn? Nếu câu trả lời có, bạn nên bắt đầu uỷ thác cơng việc Hãy nhớ đ tạo thời gian Đừng kỳ vọng bạn thu lợi nhuận Những người khác làm thứ khác với bạn-và cách làm họ tốt bạn Các thành viên đội bạn nên cảm thấy hỗ trợ công việc họ phải xem xét, đánh giá Tuy nhiên, việc giám sát độc đốn mang lại hiệu ngược ST Mục tiêu giao phó cơng việc Giao phó cơng việc khơng phải phản ứng mang tính loài người, người quản lý hiệu nhận tầm quan trọng việc giao phó cơng việc – lợi ích thành cơng họ với tư cách người lãnh đạo vững mạnh chung tập thể Họ học cách định nên khơng nên giao phó biết giúp người giao phó cơng việc làm tốt nhiệm vụ Khi bước vào “lĩnh vực giao phó cơng việc”, bạn nên tuân theo dẫn sau: Chấp nhận việc giao phó cơng việc quan trọng Giao phó công việc phần tối quan trọng để trở thành người quản lý tốt Để thành công, bạn cần phải thể khả nhìn nhận để hiểu mục tiêu mục đích lớn cho tập thể sau định phải làm để đạt mục tiêu Điều thường xuyên bao gồm việc từ bỏ nhiệm vụ cụ thể trách nhiệm người khác Do vậy, bạn bỏ thêm thời gian thu xếp thành viên tập thể, tăng cường kỹ họ trì tinh thần chung mức cao Vạch kế hoạch cho chiến lược giao phó cơng việc Hãy suy nghĩ kỹ nhiệm vụ trách nhiệm nên giao phó Sự tiếp cận liên tục với cơng việc giao phó Nên lưu ý, nơi mà phân công nhiệm vụ thực cách bất ngờ khơng đòi hỏi nhiều suy nghĩ tạo nên môi trường làm việc hỗn độn Hãy bắt đầu việc định xem trách nhiệm bạn Sau đó, định trách nhiệm bạn giao phó cho người khác Những trách nhiệm bao gồm hoạt động quan trọng khơng rõ vai trò bạn người lãnh đạo tập thể, dàn xếp khả bạn bạn thu xếp chúng Sử dụng phán đốn chung giao phó cơng việc Hãy nhìn nhận cách thực tế đội ngũ làm việc bạn trước định tin tưởng họ Nếu thành viên đội ngũ làm việc để đảm bảo lượng cơng việc đừng gây bất ngờ cho họ việc thêm vào lượng công việc họ trách nhiệm Hãy thảo luận lý giao phó trách nhiệm với người nhận tiến hành kế hoạch triển khai Sẽ có ích bạn chia sẻ thảo luận với toàn đội ngũ làm việc để nhận ý kiến phản hồi việc q trình tiến hành ảnh hưởng đến thành viên đội Tạo hội để người giao phó thành công Hãy chắn thành viên đội nhận trách nhiệm giao phó cơng việc có đủ kỹ kinh nghiệm để thành công Đừng nghĩ tự họ vạch thứ - bảo luyện tập cho họ thấy cần thiết Việc giải thích cặn kẽ cho họ mong muốn bạn sau theo dõi sát diễn tiếp quan trọng Điều khơng có nghĩa bạn nhảy bổ vào tiếp quản trách nhiệm có rắc rối Trái lại, bạn liệu trước rắc rối tiềm đảm bảo để thành viên đội có hỗ trợ cần thiết để giải rắc rối cách tốt đẹp Kiểm tra động cá nhân giao phó cơng việc Một người quản lý hiệu thường bị mang tiếng nhường lại cho thành viên đội phân công không thú vị “những miếng khó ăn” Hãy tự hỏi thân bạn bạn lại giao phó trách nhiệm trước người khác Theo vanphongao Giao phó cơng việc Kỹ lãnh đạo Giao phó cơng việc khơng phải phản ứng mang tính loài người, người quản lý hiệu nhận tầm quan trọng việc giao phó cơng việc - lợi ích thành cơng họ với tư cách người lãnh đạo vững mạnh chung tập thể Họ học cách định nên khơng nên giao phó biết giúp người giao phó cơng việc làm tốt nhiệm vụ Khi bước vào “lĩnh vực giao phó cơng việc”, bạn nên tuân theo dẫn sau: • Chấp nhận việc giao phó cơng việc quan trọng • Vạch kế hoạch cho chiến lược giao phó cơng việc • Sử dụng phán đốn chung giao phó cơng việc • Tạo hội để người giao phó cơng việc thành cơng • Kiểm tra động cá nhân giao công việc Hãy kiểm tra dẫn cụ thể hơn: Chấp nhận việc giao phó cơng việc quan trọng Giao phó cơng việc phần tối quan trọng để trở thành người quản lý tốt Để thành công, bạn cần phải thể khả nhìn nhận để hiểu mục tiêu mục đích lớn cho tập thể sau định phải làm để đạt mục tiêu Điều thường xuyên bao gồm việc từ bỏ nhiệm vụ cụ thể trách nhiệm người khác Do vậy, bạn bỏ thêm thời gian thu xếp thành viên tập thể, tăng cường kỹ họ trì tinh thần chung mức cao Vạch kế hoạch cho chiến lược giao phó cơng việc Hãy suy nghĩ kỹ nhiệm vụ trách nhiệm nên giao phó Sự tiếp cận liên tục với cơng việc giao phó Nên lưu ý, nơi mà phân công nhiệm vụ thực cách bất ngờ khơng đòi hỏi nhiều suy nghĩ tạo nên môi trường làm việc hỗn độn Hãy bắt đầu việc định xem trách nhiệm bạn Sau đó, định trách nhiệm bạn giao phó cho người khác Những trách nhiệm bao gồm hoạt động quan trọng không rõ vai trò bạn người lãnh đạo tập thể, dàn xếp khả bạn bạn thu xếp chúng Sử dụng phán đoán chung giao phó cơng việc Hãy nhìn nhận cách thực tế đội ngũ làm việc bạn trước định tin tưởng họ Nếu thành viên đội ngũ làm việc để đảm bảo lượng cơng việc đừng gây bất ngờ cho họ việc thêm vào lượng công việc họ trách nhiệm Hãy thảo luận lý giao phó trách nhiệm với người nhận tiến hành kế hoạch triển khai Sẽ có ích bạn chia sẻ thảo luận với toàn đội ngũ làm việc để nhận ý kiến phản hồi việc trình tiến hành ảnh hưởng đến thành viên đội Tạo hội để người giao phó thành cơng Hãy chắn thành viên đội nhận trách nhiệm giao phó cơng việc có đủ kỹ kinh nghiệm để thành công Đừng nghĩ tự họ vạch thứ - bảo luyện tập cho họ thấy cần thiết Việc giải thích cặn kẽ cho họ mong muốn bạn sau theo dõi sát diễn tiếp quan trọng Điều khơng có nghĩa bạn nhảy bổ vào tiếp quản trách nhiệm có rắc rối Trái lại, bạn liệu trước rắc rối tiềm đảm bảo để thành viên đội có hỗ trợ cần thiết để giải rắc rối cách tốt đẹp Kiểm tra động cá nhân giao phó cơng việc Một người quản lý hiệu thường bị mang tiếng nhường lại cho thành viên đội phân công không thú vị “những miếng khó ăn” Hãy tự hỏi thân bạn bạn lại giao phó trách nhiệm trước người khác Một ví dụ minh họa Hãy xem xét ví dụ minh họa sau, ví dụ mơ tả điểm quan trọng việc giao phó cơng việc Betty Phó chủ tịch điều hành cơng việc công ty cỡ vừa MiddleWest Gần cô ta thuê Ray làm người điều hành mạng nội dự tính làm tốt Anh chàng khơng có nhiều kinh nghiệm quản lý lại có kiến thức kỹ thuật ấn tượng tính cách hay, dễ chịu Một hơm Betty ngang qua văn phòng Ray thấy ơm đầu Vì trơng khổ sở nên ta hỏi xem có trục trặc Ray giải thích vừa giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm phần cải tổ kỹ thuật mạng nội cho thành viên nhóm tên Ron Tuy nhiên, việc không diễn suôn sẻ phải tự thực trách nhiệm Betty hỏi Ray câu hỏi: • Anh nói qua cho Ron điều anh trơng mong cơng việc anh giao phó cho thời gian để đạt kết chưa? • Ron có đủ khả kinh nghiệm đủ đảm đương nhiệm vụ khó khăn khơng? • Anh giao trách nhiệm cho Ron lâu chưa? Ray nói cho nói cho Ron biết trách nhiệm mặc biết rõ chưa có gặp gỡ thức hai người để đảm bảo làm rõ điều Ray Ron dường có đủ khả kinh nghiệm để đảm đương nhiệm vụ chưa thực chịu trách nhiệm trước dự án lớn Cuối cùng, Ray cho biết giao trách nhiệm cho Ron hai tuần Betty gợi ý Ray tiếp tục để Ron đảm đương trách nhiệm đồng thời ghi tên cho tham gia khóa đào tạo quản lý dự án tổ chức cuối tuần Betty gợi ý Ray lên lịch chi tiết vắn tắt để Ron cập nhật cho anh trình tiến hành nhận từ anh lời khuyên xem để thu xếp khó khăn trục trặc Betty tuyên dương Ray cần cù anh việc đảm bảo trình cải tổ kỹ thuật mạng nội diễn suôn sẻ Tuy nhiên cô ta khuyên nên ý sau tập trung để tiến hành trình cho thành viên đội anh có hội tốt để thành công Bản chất câu chuyện việc giao phó cơng việc thường khơng tự nhiên đến với người Đó q trình đòi hỏi phải quản lý có lên kế hoạch theo dõi sát để làm tốt Những suy nghĩ cuối Để trở thành người quản lý có hiệu quả, bạn phải học cách giao phó cơng việc cho trở thành cách làm tăng kiến thức kỹ thành viên tập thể đồng thời tiết kiệm thời gian để bạn tập trung vào cơng việc quản lý Việc giao phó cơng việc thời gian gây phiền toái, đặc biệt người nhân công bạn thiếu kinh nghiệm việc họ giao phó để làm Việc sử dụng việc giao phó cơng việc cơng cụ quản lý đòi hỏi kiên nhẫn sẵn sàng lao động để vượt qua khó khăn bất ngờ xảy Tuy nhiên, lâu dài tập thể làm việc trôi chảy có tinh thần tích cực làm lu mờ khó khăn thời gian ngắn phải trải qua Kiến thức ủy thác công việc Một số chủ doanh nghiệp nhỏ thường cảm thấy tự hào làm việc cho doanh nghiệp Nhưng điều khơng phải lúc mang lại ý nghĩa hoạt động doanh nghiệp dựa người Thực ra, muốn tình hình kinh doanh tiến triển tốt đẹp, có thể- bạn nên ủy thác công việc nhiều tốt; ngược lại, bạn luôn thiếu thời gian, gánh thêm nhiều trách nhiệm, khơng tránh khỏi trì trệ cơng việc Có ngun nhân chủ yếu khiến cho người làm việc doanh nghiệp nhỏ cho họ ủy thác công việc Dưới số lý lẽ biện minh họ Bạn tiếp tục đọc để biết lập luận khơng vững vàng Sau bạn dùng phiếu theo dõi cơng việc mơ tả bên để tính tốn trách nhiệm mà bạn ủy thác Tiền bạc: “Tôi không đủ khả để trả công cho người làm việc thay tơi” Quả thiển cận né tránh đầu tư tài mà ủy thác công việc yêu cầu Đúng nhờ người khác làm việc thay cho mình, bạn phải trả công cho họ Nhưng bạn chuyên viên tư vấn lấy phí dịch vụ 100 đơ-la /giờ, liệu bạn có nên dành thời gian để “ngốn” hết hàng đống thư từ? Hãy dành thời gian có từ việc ủy thác cho cơng việc Bằng cách đó, bạn kiếm tiền thơng qua việc kết hợp đồng công việc làm ăn Thời gian: “Mất nhiều thời gian đào tạo người khác Tơi tự làm việc nhanh hơn” Nhiều người che đậy nỗi lo sợ quyền kiểm soát cơng việc cách tung hỏa mù khơng có thời gian dành cho việc đào tạo người ủy thác công việc Nếu bạn cho nguyên nhân chính, liệt kê tất nhiệm vụ mà phải làm thời gian cần thiết để đào tạo người ủy thác thực nhiệm vụ Tiếp theo, bạn chọn hai công việc đơn giản để giao cho họ Làm giúp bạn "quảng gánh lo" với công việc vụ hàng ngày Chất lượng: “Khơng làm tốt cơng việc tôi” Xưa người ta thường lập luận theo kiểu sách thế, đúng, khơng thể coi lý để né tránh ủy thác công việc Người mà bạn th làm việc khơng tốt bạn làm, nghĩ đến việc mà họ thực sau đào tạo Nếu bạn khẳng định có hồn thành số cơng việc cách hồn hảo, có hai cách chọn lựa: ủy thác việc khác; ủy thác số việc mà cần hoàn thành tốt thay phải hồn hảo Nhiều cần cơng việc thật tốt thỏa mãn yêu cầu Phiếu theo dõi ủy thác công việc Sử dụng phiếu theo dõi công việc để xác định xem bạn sử dụng thời gian Duy trì việc lập phiếu suốt hai tuần để xem bạn thời gian cho công việc (dù việc quan trọng hay việc vụ) Bạn nhận thấy dành nhiều thời gian cho số việc mà ủy thác Phiếu theo dõi nên có cột: - Công việc/ hoạt động - Thời gian cần thiết để thực - Kế hoạch ủy thác Sử dụng cột “kế hoạch ủy thác” để ghi bước cần thiết giao việc cho người khác thực hiện, kèm theo danh sách người mà bạn chọn để ủy thác Theo vietnam.smetoolkit.org ... khơng nên giao phó biết giúp người giao phó cơng việc làm tốt nhiệm vụ Khi bước vào “lĩnh vực giao phó cơng việc”, bạn nên tuân theo dẫn sau: Chấp nhận việc giao phó cơng việc quan trọng Giao phó... Vạch kế hoạch cho chiến lược giao phó cơng việc • Sử dụng phán đốn chung giao phó cơng việc • Tạo hội để người giao phó cơng việc thành cơng • Kiểm tra động cá nhân giao công việc Hãy kiểm tra... cách định nên khơng nên giao phó biết giúp người giao phó cơng việc làm tốt nhiệm vụ Khi bước vào “lĩnh vực giao phó cơng việc”, bạn nên tuân theo dẫn sau: • Chấp nhận việc giao phó cơng việc quan
- Xem thêm -

Xem thêm: Kỹ năng giao việc hiệu quả, Kỹ năng giao việc hiệu quả

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn

Nhận lời giải ngay chưa đến 10 phút Đăng bài tập ngay