BÁO CÁO KIẾN TẬP CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM

53 68 0
  • Loading ...
1/53 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 16/04/2018, 15:44

BÀI NÀY ĐẠT TRÊN 8Đ NHÉ BÁO CÁO KIẾN TẬP NĂM 3 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAMPhần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam.Phần II: Đánh giá chung và đề xuất kiến nghị.MỞ ĐẦU11. Lý do chọn đề tài12. Lịch sử nghiên cứu13. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài24. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu25. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng26. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài27. Cấu trúc của đề tài3Chương 1: KHÁI QUÁT VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM41.1. Chức năng61.1.2. Chức năng hậu cần61.2. Nhiệm vụ71.2.1. Công tác tổ chức cán bộ71.2.2. Công tác Lao động tiền lương81.2.3. Công tác hành chính91.2.4. Công tác quản trị văn phòng91.2.5. Công tác truyền thông101.2.6. Truyền thông đối ngoại101.2.7. Quản trị thương hiệu111.2.8. Công tác Đoàn thể111.2.9. Công tác pháp lý111.3. Quyền hạn121.3.1. Đối với công tác tổ chức, nhân sự121.3.2. Đối với công tác Hành chính121.3.3.. Đối với công tác Quản trị văn phòng121.3.4.. Đối với công tác Truyền thông121.4. Cơ cấu tổ chức13Tiểu kết14Chương 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM152.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ152.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu182.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp192.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu20Tiểu kết21Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH233.1. Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân233.1.1. Ưu điểm233.1.2. Nhược điểm243.1.3. Nguyên nhân253.2. Giải pháp263.2.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức263.2.2. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong văn phòng263.2.3. Nhân sự273.2.4. Trang thiết bị, phần mềm27 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Đứng trước thời kỳ phát triển hội nhập ngày sâu r ộng c đ ất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động không ngừng n ỗ l ực, c ố gắng c ải tiến để vươn tới hoàn thiện đảm bảo phát tri ển v ững ch ắc tổ ch ức Hòa vào xu đó, năm gần cơng tác Văn phòng bước phát triển phong phú đa dạng, đáp ứng yêu cầu n ền cải cách hành đất nước Văn phòng trước hình dung suy nghĩ nhi ều ng ười coi loại hình lao động đơn giản, cơng việc hành chính, gi t Nh ưng ngày thực trở thành máy tham mưu, giúp vi ệc cho Th ủ tr ưởng c quan, đơn vị, giữ vị trí then chốt ảnh hưởng đến chất lượng, hi ệu qu ả công tác quan Nhận thấy tầm quan trọng Văn phòng xu phát tri ển nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo khối lượng l ớn sinh viên lĩnh vực cơng tác hành nói chung cơng tác Văn phòng nói riêng khơng chất lượng chun mơn nghiệp vụ mà trang bị đầy đủ kỹ cần thiết nhà quản trị Văn phòng tương lai Là sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng, sau năm h ọc tập, rèn luyện chúng em trang bị kiến thức chuyên môn m ột s ố kỹ nghi ệp vụ định để phục vụ cho công tác sau Như Bác Hồ nói “H ọc ph ải đơi với hành”, lý thuyết đôi với thực tế, nh ững ki ến thức lý thuyết học lớp phải áp dụng vào thực tế để đáp ứng yêu cầu công việc quan Chính trường Đại học Nội vụ Hà N ội phân hiệu Quảng Nam thực kế hoạch đào tạo tổ chức ki ến tập ngành ngh ề cho sinh viên quan đơn vị Việc kiến tập giúp sinh viên làm quen với công việc, vận dụng kiến thức lý thuyết học giảng đường vào công việc thực tế quan kiến tập Đây dịp giúp cho sinh viên củng cố lại kiến thức, tập dượt rèn luyện ph ẩm ch ất c m ột người cán công chức, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghi ệm làm vi ệc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Được quan tâm nhà trường, hướng dẫn giáo Th.S Đinh Thị Hải Yến giúp đỡ tạo điều kiện Lãnh đạo Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam em tiếp nhận kiến tập phòng HC – TC từ ngày 08/5/2017 đến ngày 02/6/2017 Trong thời gian thân em tiếp cận trực tiếp công việc, nỗ lực học hỏi kinh nghi ệm làm việc sở áp dụng lý thuyết vào công việc thực tiễn Công ty Nhận thức tầm quan trọng trên, đồng ý Công ty, ban chủ nhiệm khoa, vận dụng kiến thức trang bị trường kết h ợp với thực tế tiếp thu Cơng ty Ngồi phần mở đầu, kết lu ận phần n ội dung, bố cục báo cáo gồm hai phần Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đ ặc s ản Xuất Quảng Nam Phần II: Đánh giá chung đề xuất kiến nghị Tuy nhiên trình kiến tập việc áp dụng ki ến thức h ọc cơng việc thực tế nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm thân chưa nhi ều, báo cáo khơng tránh khỏi thi ếu sót Em r ất mong nh ận đ ược s ự góp ý nhận xét đóng góp ý kiến nhà trường, Khoa th ầy giáo để báo cáo em hồn chỉnh, giúp em thêm kinh nghiệm q báu công việc tạo tiền đề cho bước tiếp tương lại Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM * Giới thiệu vài nét trình hình thành phát tri ển Cơng ty Cổ phần Lâm Đặc sản Xuất Quảng Nam Công ty Cổ phần Lâm Đặc sản Xuất Quảng Nam tên giao d ịch quốc tế FOREST PRODUCTS EXPORT JOINT – STOCK COMPANY OF QUANG NAM Được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh s ố: 4000101608 Sở kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp lần đầu ngày 30/12/2005, thay đổi l ần thứ ngày 08/06/2015 Sau thành lập Công ty hoạt động với vốn ban đầu sau: - Vốn điều lệ: 30.000.000.000 ( Ba mươi tỷ đồng ) - Vốn đầu tư chủ sở hữu: 30.000.000.000 ( Ba mươi tỷ đồng ) Trụ sở đặt Khối phố Câu Hà – Phường Đi ện Ngọc – Th ị xã Điện Bàn – Tỉnh Quảng Nam Số điện thoại: 0510.3843668 Số fax: 0235.3843619 Website: www.forexco.com.vn Email: info@forexco.vn Mã cổ phiếu: FRC Được thành lập ngày 29/11/1986 với tên gọi ban đầu Xí nghi ệp Liên hiệp Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam – Đà Nẵng Năm 1997 đổi tên thành Công ty Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Sau chuy ển đổi s hữu thành Công ty Cổ phần theo định số 5084/QĐ-UB ngày 09/12/2004 UBND tỉnh Quảng Nam việc phê duyệt phương án cổ phần hóa doanh nghi ệp nhà nước thành Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Ngày 01/01/2006 thức chuyển thành Công ty Cổ phần Lâm đặc s ản Xu ất Quảng Nam Thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu s ố: 3303070165 ngày 30/12/2005 đăng ký thay đổi lần thứ 6, số đăng ký kinh doanh 4000101608 ngày 08/06/2015 Phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp Công ty thành viên Công ty TNHH sản xuất nguyên liệu giấy Việt Nhật thức gia nhập Mạng lưới kinh doanh lâm s ản Vi ệt Nam (VFTN) từ ngày 06/12/2006 Hiện cơng ty chứng COC, ISO 9001-2000, thực chương trình BSCI Sau nhiều năm theo đuổi thực chương trình quản lý rừng bền v ững theo nguyên tắc tiêu chí FSC (Forest Stewardship Council) Ngày 18/09/2012 Cơng ty thức Hội đồng quản trị rừng gi ới cấp chứng nhận FSC cho 1.500 rừng trồng Theo số liệu số thống kê tính đến hết năm 2016 Cơng ty 496 nhân viên người lao động, đơn vị trực thuộc văn phòng Cơng ty: + Văn phòng cơng ty đóng Khối phố Câu Hà, phường Điện Ngọc, thị xã Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam + Xí nghiệp Mộc Việt Đức đóng Phường Thanh Hà, thành phố Hội An, tỉnh Quảng Nam + Xí nghiệp chế biến Lâm sản Điện Ngọc đóng xã Điện Ngọc, thị xã Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam + Xí nghiệp chế biến Lâm sản Hòa Nhơn: đóng huyện Hòa Vang, TP Đà Nẵng + Xí nghiệp chế biến Lâm đặc sản Tam Kỳ đóng phường Trường Xuân, thành phố Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam + Xí nghiệp Lâm Nghiệp Quảng Nam đóng số 821/11đường Phan Chu Trinh, thành phố Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam Ngành nghề kinh doanh bao gồm: + Khai thác, chế biến gỗ lâm đặc sản Cơng ty xí nghiệp chế biến gỗ trực thuộc chuyên sản xuất hàng đ g ỗ trời loại, trang bị máy móc nhập từ Italia, Đài loan, Đức, đặc biệt xí nghiệp trang bị hệ thống lò sấy nước hi ện đại theo cơng nghệ Italia Tổng cơng suất bình qn 700 container 40'/năm Th ị tr ường xuất Châu Âu.Nguyên liệu dùng để chế biến hàng tr ời nguyên liệu hợp pháp trồng khu vực tỉnh Quảng nam vùng xung quanh thành phố Đà nẵng Ngồi cơng ty nhập kh ẩu ch ủng loại g ỗ keo chứng FSC, Bạch đàn FSC, Teak FSC, để sản xuất hàng bàn gh ế tr ời + Thiết kế, trồng rừng chăm sóc rừng, khai thác rừng tr ồng Cơng ty quản lý 4100 rừng trồng địa bàn t ỉnh Qu ảng nam thành phố Đà nẵng Chủng loại trồng Keo Bạch đàn Cây keo g ồm lo ại keo tràm, keo tai tượng keo lai; bạch đàn g ồm ch ủng lo ại b ạch đàn kamadulensis (trắng) bạch đàn urophylla (đỏ) Chu kỳ khai thác năm, s ản lượng gỗ khai thác hàng năm từ 60.000BDT đến 80.000BDT (BDT: Tấn dăm khô) xuất để làm bột giấy Trồng rừng hàng năm khoảng 500ha Với mục tiêu hoạt động hợp tác để phát tri ển, bình đẳng lợi, phát triển sản xuất song hành với bảo vệ môi tr ường đ ảm b ảo quy ền l ợi người lao động để phát triển bền vững cơng ty tạo dựng cho thương hiệu riêng, nhận tin tưởng ủng hộ khách hàng – nguồn động lực cho phát tri ển hoàn thi ện h ơn cho công ty, đ ảm b ảo chỗ đứng vững thị trường Hình ảnh website Công ty ( phụ lục 1) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam 1.1 Chức Khai thác chế biến mặt hàng nông – lâm - s ản tiêu th ụ n ội đ ịa xuất bàn ghế gỗ loại, gỗ xẽ xây dựng bản, gỗ bạch đàn, keo tram, quế trầm…và trực tiếp nhập loại máy móc thi ết bị để phục vụ cho q trình kinh doanh cơng ty theo quy định hi ện hành nhà n ước 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty theo pháp luật hành nhà n ước theo ch ỉ đ ạo, h ướng d ẫn c Sở Nông nghiệp Phát triển Nơng thơn tỉnh Quảng Nam - Tìm hiểu nghiên cứu thị trường để xây dựng phương án kinh doanh hiệu - Quản lý sử dụng vốn công ty quy định đạt hiệu qu ả kinh tế, đảm bảo trang trải tài chính, thực đầy đủ nghĩa vụ trách nhiệm nhà nước, chăm lo đời sống vật chất tinh th ần cho cán b ộ công nhân viên cơng ty Cơng ty trách nhiệm khai thác sử dụng hiệu qu ả ngu ồn tài nguyên nông lâm sản, đặc sản rừng, gắn sản xuất v ới tái tạo rừng, đ ảm b ảo cho cân môi sinh 1.3 cấu tổ chức Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Sơ đồ tổ chức máy Cơng ty (phụ lục 2) Mơ hình quản trị bao gồm: Đại hội Đồng cổ đông; Hội đồng Quản tr ị - Ban Kiểm soát, Ban Điều hành đứng đầu Giám đốc phụ trách chung, Giám đ ốc Phó Giám đốc phụ trách khối chức Dưới ban Giám đ ốc Phòng nghiệp vụ Xí nghiệp, đứng đầu phòng nghiệp vụ Xí nghi ệp Trưởng phòng Giám đốc Xí nghiệp cấu tổ chức Cơng ty xây dựng nguyên tắc phân công, quản lý theo khối chức cơng việc, m ối quan h ệ ch ặt chẽ v ới Giám đốc Công ty quản lý, điều hành thông qua vi ệc phân c ấp, phân quy ền đ ể trực tiếp giải công việc cụ thể khối thơng qua Phó Giám đốc phụ trách - Chức năng, nhiệm vụ phòng ban cơng ty + Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc: người phụ trách chung hoạt động Cơng ty, nhiệm vụ ều hành họat động s ản xuất kinh doanh nhằm bảo tồn phát triển vốn góp cổ đơng, đ ại di ện cho m ọi quyền lợi nghĩa vụ Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật m ọi ho ạt động công ty Tổ ch ức quản lý sản xuất, xây dựng quy ho ạch đ ội ngũ cán b ộ công nhân viên lao động tồn Cơng ty Phụ trách cơng tác thi đua khen th ưởng Công ty Trực doi phòng tổ chức, phòng tài vụ Cơng ty Trực ti ếp theo doi công tác Đảng công tác đồn thể + Phó giám đốc phụ trách th ương mại: người tham mưu cho Giám đ ốc, đ ạo phòng chức thực nhiệm vụ đ ược phân công ch ịu trách nhiệm trước Giám đốc lĩnh v ực phân công: Công tác lâm sinh nguyên liệu giấy, trồng khai thác rừng; Công tác lao động ti ền l ương, cơng tác bảo hộ lao đ ộng, phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh lao đ ộng; tr ực ti ếp ch ỉ đạo công tác thu mua cung ứng nguyên liệu giấy cho liên doanh VIJACHIP; tr ực doi phòng lâm sinh nguyên liệu giấy, Xí nghiệp Lâm đ ặc s ản Tam Kì, Xí nghiệp Lâm nghiệp Quảng Nam, Xí nghiệp Chế biến Lâm sản Đi ện Ngọc; th ực số công tác khác Giám đốc phân công 10 Cấp giao tiếp với cấp phải nhã nhặn, chân thành, th ẳng thắn, lắng nghe tiếp thu ý kiến với tinh thần cầu thị Khi cần h ướng dẫn ho ặc giải thích nội dung giải thích, hướng dẫn phải ro ràng, cụ th ể quy định nội dung liên quan đến cơng việc Ngồi phải thái độ khơn khéo, kiên xử trí tr ường hợp nhạy cảm - Đối với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử phải trung thực, thân thiện hợp tác giúp đ ỡ l ẫn - Đối với cấp Trong giao tiếp ứng xử phải mực, lễ phép - Ứng xử giao tiếp điện thoại, thư điện tử, phương ti ện truyền thông khác Cán bộ, công nhân, nhân viên Công ty sử dụng điện thoại (c ố định, di động), thư điện tử phương tiện truyền thông khác đ ể giao d ịch phải nhã nhặn, lịch tôn trọng người đối thoại, phải xưng ro tên, chức danh c Trong q trình giao dịch phải lựa chọn thơng tin xác, trung th ực đẩy đủ để kết giao dịch tốt nhất, khơng tự động cắt ện thoại đột ngột đàm thoại *Phòng làm việc Phòng làm việc cán bộ, nhân viên quan Công ty đơn vị trực thuộc phải biển ghi tên phản ánh đầy đủ chức năng, nhi ệm v ụ phòng đơn vị Đối với phòng làm việc cán từ Kế tốn trưởng, Phó Giám đ ốc tr lên phải ghi đầy đủ họ tên, chức danh cán Trong phòng làm việc đảm bảo xếp bàn ghế, tài li ệu, phương ti ện làm việc gọn gàng ngăn nắp thuận tiện cho công tác Không thắp hương, khơng lập bàn thờ phòng làm việc *Tổ chức họp Cơng ty Mục đích hội họp nhằm trao đổi thơng tin, kiểm sốt công vi ệc, 39 tổng kết hoạt động, phong trào thi đua Các quy định hội họp: Yêu cầu Ban tổ chức - chương trình, nội dung làm việc cụ thể, khoa hoc - Tiến hành hội nghị phải bảo đảm tính dân chủ , thời gian đ ạt hi ệu - Thể nghiêm túc, trang trọng - Hội nghị phải kết luận vấn đề thảo luận, rút kinh nghiệm Yêu cầu đôi với cá nhân tham dự - Lễ phục người lao động sử dụng buổi lễ, mít tinh, hội nghị trọng thể tiếp khách + Lễ phục nam: comple, áo sơ mi, cavat + Lễ phục nữ: áo dài truyền thống comple nữ - Đến dự giờ, không tự động hội nghị chưa kết thúc Trong trường hợp cần ngoài, phải xin phép đồng ý Ban tổ ch ức cán chủ trì hội nghị - Tôn trọng lắng nghe ý kiến họp - Tuân thủ quy định hội nghị: không nói chuyện riêng , khơng đ ọc sách báo, tắt điện thoại di động để chế độ rung, gi ữ vệ sinh chung *Biển tên công ty + Biển tên Cơng ty nội dung: Cơng ty Cổ phần Lâm đặc s ản Xuất Quảng Nam ghi ro ràng tiếng Việt, tên giao dịch ti ếng Anh đầy đủ địa quan, số điện thoại, số Fax + Biển tên Công ty đặt cổng Cơng ty - Biển tên đơn vị trực thuộc Công ty + Biển tên đơn vị trực thuộc Cơng ty nội dung: Công ty C ổ ph ần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam, tên đơn vị trực thuộc, địa ch ỉ, s ố ện tho ại, Fax + Biển tên đơn vị trực thuộc đặt vị trí trang tr ọng khu vực đặt trụ sở sở giao dịch *Treo quốc kỳ, cờ Đảng, cờ doanh nghiệp 40 - Treo cờ Tại quan công ty treo Quốc kỳ vào dịp sau: + Thứ hai hàng tuần + Các ngày lễ theo quy định Nhà nước + Các dịp hội nghị Công ty + Kỷ niệm thành lập Công ty - Treo cờ Đảng Ngày lễ thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam, ngày Quốc khánh ngày Đại hội Đảng Công ty, tỉnh Quảng Nam Đại hội Đảng toàn quốc - Treo cờ Doanh nghiệp + Hàng ngày + Tại đơn vị trực thuộc Công ty - Vị trí treo cờ Cờ treo vị trí trang trọng 8.2 Nhận xét, đánh giá Các nghi thức nhà nước Công ty thực nghiêm túc, với quy định nhà nước phù hợp với văn hóa doanh nghiệp Văn hóa ứng xử, kỹ giao tiếp trở thành nhân tố quan trọng góp phần tạo nên uy tín Cơng ty Song yếu tố cốt lõi dựa việc tôn trọng giá trị người – tôn trọng giá trị tất thành viên Công ty người lãnh đạo tạo môi trường làm việc tốt hơn, tạo đồn kết gắn bó cán cơng nhân viên đắc lực thực mục tiêu đặt Tuy nhiên bên cạnh ứng xử tích cực Cơng ty tồn nảy sinh số vấn đề bất cập Đó là: Một số cán nhân viên làm việc riêng (nói chuyện, rời vị trí, đùng điện thoại nghe gọi, nhắn tin ) Một vấn đề bất cập diễn hầu hết khắp cơng sở Việt Nam việc sử dụng thời gian công việc Giờ giấc “cao su” chuyện thấy Hiện tượng làm muộn tồn với trăm ngàn lý khác Khoảng thời gian cho công việc chưa sử dụng tối đa Tuy nhiên phận nhỏ cán nhân viên vi phạm Vì đặc thù doanh nghiệp tính kỷ luật doanh nghiệp cán nhân viên chấp hành nghiêm túc để đảm bảo phát triển 41 vững Cơng ty Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 9.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động c quan, tổ chức Văn phòng thuật ngữ nơi diễn hoạt động hành chính, quản lý nội quan, tổ chức Hay nói cách khác trụ sở cơng ty- hình ảnh doanh nghiệp Nên sở vật chất Công ty trọng đầu tư, gồm trang thiết bị giao cho cán công nhân viên Công ty sử dụng như: bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, điện thoại, bàn uống nước, sọt rác giữ vệ sinh văn phòng trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị: máy photocopy, máy in, máy điện thoại cố định, máy fax, điều hòa… (Bảng thống kê trang thiết bị Phòng HC – TC phụ lục 11) 9.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Khi Cơng ty cung cấp trang thiết bị nhằm phục vụ cho q trình làm việc văn phòng, trang thiết bị quản lý theo quy chế Cơng ty Ngồi năm, phòng ban thống kê trang thiết bị bị hư hỏng, báo cáo lên cấp để đề xuất thay sản phẩm, thiết bị không sử dụng Để tiến hành quản lý trang thiết bị hiệu Công ty nêu quy định: + Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản + Xây dựng nội quy quy chế sử dụng tài sản cơng + kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị Cơng ty, qua đánh giá số lượng chất lượng trang thiết bị + Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị + Xử lý trường hợp rủi ro xảy liên quan đến trang thiết bị văn phòng Công ty Việc tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Cơng ty quan tâm, cụ thể: + Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, nhân viên biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao 42 + Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị + Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng + Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu Công ty: • • • • Sử dụng mục đích Bảo quản theo yêu cầu Bảo dưỡng theo định kỳ Thay thế, sửa chữa cần thiết Do với phát triển công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng phát triển theo hướng đại đòi hỏi người làm cơng tác văn phòng ngồi kỹ nghiệp vụ chun mơn phải liên tục đào tạo lại kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo trang thiết bị phân tích, xử lý thông tin cách khoa học Đây vấn đề đặt công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ người làm cơng tác văn phòng quan, đơn vị để đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Nhận xét Việc cung cấp đầy đủ thiết bị văn phòng góp phần đảm bảo tiến độ cơng việc Từ đem lại không gian làm việc đại, khoa học hạn chế việc trì trệ cơng tác, thời gian chờ đợi, thúc đẩy chất lượng hiệu công việc tinh thần làm việc văn phòng Cơng ty Cơng ty bố trí văn phòng làm việc đại, bàn làm việc chưa vách ngăn cách dẫn tới bất cập: nói chuyện riêng, bảo mật Một số máy tính để bàn cũ, tình trạng xử lý liệu bàn phím khơng tốt nhiều nhân viên phải sử dụng máy tính cá nhân để hồn thành cơng việc Máy in kẹt mực vừa gây lãng phí giấy vừa ảnh hưởng đến chất lượng công việc 9.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng Ứng dụng cơng nghệ tin học vào cơng tác văn phòng bước quan trọng, đất nước ta ngày đổi theo hướng đại hóa – cơng nghiệp hóa Ở Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam sử dụng phần mềm quản lí nhân Excel hiệu đem lại lớn Với tính ưu việt Excel giải pháp phần mềm dùng rộng rãi, quản lý 43 nhân với hệ thống quản lý toàn diện khâu tuyển dụng, quản lý, đào tạo, tới nghỉ hưu, nghỉ việc, thuyên chuyển, bảo hiểm, kế toán Phần mềm gồm phân hệ: hồ sơ, BHXH, chấm cơng tính lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự, báo cáo, thơng tin nhân sự, lưu trữ Tính chuyên nghiệp, tổng thể, xuyên suốt mặt nghiệp vụ, linh động, cơng cụ liệu hồn tồn tự động, người lãnh đạo thêm liệu cần quản lý Cổng lương – thưởng hoàn toàn tự động Hệ thống báo cáo người dùng tự thiết lập theo nhu cầu quản lý Hoạt động ổn định, bảo mật, khả tích hợp tồn diện, giao diện thiết kế khoa học, thân thiện với người sử dụng Giao diện phần mềm quản lý nhân Excel( phụ lục 12) CHƯƠNG II ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 2.1 Đánh giá chung Tuy thời gian kiến tập Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xu ất kh ẩu Quảng Nam không dài chừng giúp em h ọc h ỏi r ất nhiều điều cơng tác văn phòng, tầm quan tr ọng b ộ máy 44 hoạt động Công ty Qua em xin đưa s ố đánh giá v ề công tác hành Cơng ty 2.1.1 Ưu điểm * Công tác văn thư – lưu trữ: - Công tác quản lý văn nhìn chung chặt chẽ, tất văn đi, đến tập trung quản lý văn thư nên tránh xáo trộn, tùy tiện - Việc tiếp nhận văn vào sổ theo dõi, đóng dấu cẩn thận, chuyển giao tài liệu nội ký nhận rõ ràng - Các văn đi, đến xử lý theo quy định, phát hành văn thể thức, đảm bảo quy trình pháp lý, xác nội dung, đẹp hình thức - Cơng tác đánh máy, in ấn thực tốt phục vụ kịp thời cho lãnh đạo hội họp - Công tác thu thập, bảo vệ, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đơn vị thực tốt - Các tài liệu tới thời gian nộp lưu lập hồ sơ đưa vào Lưu trữ quan thời gian quy định; công tác phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan tâm * Về tư tưởng trị - Nhân viên văn phòng ln chấp hành tốt chủ trương, sách Đảng, Nhà nước, nội quy, quy định Công ty để thực vận dụng tốt nhiệm vụ chuyên môn giao - Tư tưởng nhân viên văn phòng ln vững vàng, khơng biểu dao động trước thách thức chế thị trường, biểu tư tưởng lệch lạch, khơng biểu tiêu cực công việc giao - Mọi người tinh thần kỷ luật tổ chức, kỷ luật lao động, ý thức phấn đấu vươn lên mặt - Khơng biểu xấu đạo đức tác phong, ln sống lành mạnh, ln tinh thần đồn kết giúp đỡ cơng tác, sinh hoạt - Mọi người văn phòng ý thức xây dựng Công ty vững mạnh * Về tinh thần làm việc - Tập thể Cán công nhân viên Công ty thực quy đ ịnh làm việc nghiêm túc triệt để Thời gian làm vi ệc buổi sáng t 7h30 45 phút đến 11h30, buổi chiều từ 13h30 phút đến 17h Đây việc làm quy định nhà nước đồng thời đảm bảo cho q trình ho ạt đ ộng c Cơng ty thông suốt, nâng cao hiệu công việc - Mặc dù công việc tổng hợp bận rộn, vất vả song người ln cố gắng để hồn thành công việc giao với tinh thần trách nhiệm cao - Mọi người cố gắng nắm bắt tình hình cơng việc, tìm tòi nghiên cứu để hồn thành công việc giao - Mối quan hệ Lãnh đạo nhân viên hòa đồng, khơng gò bó, áp đặt Văn phòng thường xuyên thay đổi cách làm việc nhằm tạo khơng khí, mơi trường giúp cho cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc hiệu * Công tác hậu cần - Văn phòng ln đảm bảo chuyến cơng tác lãnh đạo chu đáo, an toàn - Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học - Tổ chức hội họp thành công tốt đẹp * Công tác quản lý sở vật chất, trang thiết bị - Công ty trọng đầu tư mua sắm trang thi ết bị phục vụ cơng tác văn phòng, bố trí trang thiết bị văn phòng h ợp lý, thu ận ti ện, d ễ s d ụng tác nghiệp - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quy trình soạn thảo văn đi, văn đến nhằm tiết kiệm thời gian, giảm chi phí trung gian khơng cần thi ết, nâng cao suất lao động hiệu quản lý đội ngũ cán lãnh đạo - Văn phòng ln coi trọng, bảo quản chặt chẽ khơng tượng mát xảy - Nhân viên văn phòng ln ý thức gi ữ gìn, hi ện tượng hư hỏng báo cáo kịp thời để biện pháp xử lý - Các máy móc, phương tiện kĩ thuật áp dụng công tác văn phòng ngày đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy…Ngay bàn, ghế làm việc cải tiến ro nét: từ ghế cố định xuất nhiều ghế xoay, từ bàn cố định nhiều nơi trang bị bàn di động Chính việc đổi tăng cường phương tiện thiết bị đại phù hợp với công việc 46 góp phần quan trọng nâng cao suất chất lượng cơng tác văn phòng Cơng ty 2.1.2 Hạn chế Bên cạnh mặt tích cực văn phòng Cơng ty đạt được, cơng tác hành văn phòng số hạn chế, cần khắc phục * Công tác Văn thư – lưu trữ - Mặc dù quy chế nội quy làm việc Công ty cụ thể thực tế việc thực chưa thực nghiêm túc - Việc thực chế độ quản lý ban hành văn chưa chặt chẽ - Công tác quản lý giấy tờ mang tính thủ cơng - Việc in ấn văn tình trạng văn trình bày xấu lỗi tả chưa thống lề, cỡ chữ, khổ giấy….Nội dung văn nhiều dài dòng khơng gãy gọn - Cơng tác tiếp nhận văn Văn phòng chậm chễ thời gian Những ý kiến lãnh đạo chưa cụ thể hóa thành văn nên dẫn đến tình trạng thực thi không nghiêm túc lúng túng thực - Nhân viên văn thư trẻ nên thiếu nhiều kinh nghiệm - Tài liệu trình hoạt động chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh - Nhân viên lưu trữ cán Văn thư kiêm nhiệm cơng tác lưu trữ Cơng ty hạn chế - Công tác xây dựng công tác tuần, tháng, quý, kế hoạch năm ch ưa s ự thống nhất, chồng chéo cơng việc Việc xếp công vi ệc chưa h ợp lý khoa học, chưa trọng đến công tác phối hợp gi ải quy ết b ộ ph ận v ới phận khác để giải công việc - Công tác soạn thảo ban hành văn nhi ều thi ếu sót Vì doanh nghiệp kinh doanh nên văn tr ọng vào n ội dung ch ủ yếu, mặt thể thức mắc vài lỗi khơng theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV * Trang thiết bị văn phòng: Tuy Cơng ty trang thiết bị kỹ thuật trang thiết bị 47 sử dụng lâu lại khơng bảo trì, bảo dưỡng thường xun nên bị han gh ỉ không sử dụng * Công tác hậu cần - Đôi nhân viên Công ty chưa hiểu rõ tầm quan trọng việc tổ chức hội họp nên khâu tổ chức chưa nghiêm túc - Các điều kiện phục vụ thiếu thốn - Khả tổ chức hội họp văn phòng chưa cao, lúng túng 2.2.3 Nguyên nhân - Là doanh nghiệp chuyên kinh doanh chế biến sản phẩm gỗ nên vấn đề kinh doanh ưu tiên đầu tư cơng tác Hành – Văn phòng đào tạo cán văn phòng Vì vậy, trình độ tin học văn phòng cán nhân viên chưa đồng đều, hạn chế, đặc biệt với nhân viên lớn tuổi, nhân viên chun mơn kiêm nhiệm cơng tác văn phòng đơn vị - Do nội dung nhiệm vụ công việc theo dự án, khách hàng nên văn soạn thành phần nội dung hạn chế, tính cụ thể chưa cao Chưa tạo điều kiện hỗ trợ tốt cho nhân viên tăng hiệu suất chất lượng văn ban hành - Đa số nhân viên xem nhẹ tầm quan trọng thể thức, kỹ thuật trình bày, mà trọng vào nội dung văn trình soạn thảo văn - Cơng tác Hành – Văn phòng đơn vị trừ phòng HC – TC thường giao cho nhân viên kiêm nhiệm Nên việc đảm bảo văn thể thức áp lực phòng HC – TC, để vừa đảm bảo hiệu suất công việc chất lượng văn - Từ nguyên nhân khách quan, chủ quan nêu làm tồn nghịch lý phòng HC – TC trọng đảm bảo hồn thiện thể thức, kỹ thuật trình bày văn trả lại văn không đạt tiêu chuẩn nội dung làm ảnh hưởng tiến độ giải nội dung cơng việc Mà đó, đòi hỏi cán chuyên môn phải phân tâm sửa thể thức khó tập trung hồn tồn vào đảm bảo chất lượng nội dung văn Nên bất cập thể thức, nội dung văn tồn Do vấn đề cấp thiết đặt tìm giải pháp hữu hiệu để khắc phụ hạn chế 48 2.2 Kiến nghị Chính tầm quan trọng khơng thể thiếu Văn phòng quan, để cơng tác Văn phòng Cơng ty hoạt động ngày tốt hơn, hiệu hơn, phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế tồn tại, em xin đưa số kiến nghị sau: 2.2.1 Hồn thiện mơ hình tổ chức - Kiện tồn lại hệ thống đại hố văn phòng cần thiết trước tiên , cụ thể phòng HC – TC cần lên kế hoạch bố trí lại phòng làm việc khoa học tồn Cơng ty - phân công công việc ro ràng, minh bạch với cán b ộ, nhân viên tồn Cơng ty nói chung phòng HC – TC nói riêng 2.2.2 Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành văn phòng - Cần triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001:2008 cơng tác Hành Văn phòng tạo ều ki ện thuận lợi, mang tính khoa học, không ngừng nâng cao chất lượng hiệu cơng tác hành Cơng ty - Lãnh đạo văn phòng phải người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên cơng tác văn phòng - Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ, ch ế độ th ưởng phạt nghiêm minh Đảm bảo việc cung cấp thông tin cho Lãnh đạo m ột cách nhanh chóng, xác đầy đủ Việc quản lý h s ơ, tài li ệu c ần nhanh chóng chặt chẽ tránh tình trạng chồng chéo văn 2.2.3 Nhân - Văn phòng cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên Số lượng nhân viên Đại học còn, việc bồi dưỡng nâng cao lực cho nhân viên điều văn phòng nên thực - Cơng việc văn phòng tương đối nhiều mà số lượng nhân viên đảm nhiệm hạn chế nên tình trạng chồng chéo cơng việc phổ biến nên lãnh đạo văn phòng nên tuyển dụng thêm nhân viên văn thư để công việc giải kịp thời - Nâng cao nhận thức nhân viên văn phòng vị trí, vai trò văn phòng: tác động tới ý thức làm việc người cố gắng hồn thành tốt nhiệm vụ - Văn phòng phải trước bước hàng năm ph ải cử cán 49 văn phòng học thêm khơng nước mà nước tiên tiến để tiếp thu kiến thức mới, nâng cao trình độ chun mơn nữa, cần trẻ hố đội ngũ nhân viên văn phòng hệ trẻ hôm nhanh nh ẹn động nhiều để phù hợp với bước thay đổi xã hội ngày - Cần trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nh ẹn, kịp thời, biết tập trung xử lý vấn đề phát sinh công vi ệc v ấn đề thuộc lĩnh vực nhạy cảm đời sống xã hội, bi ện pháp chủ động đ ề xuất tham mưu cho lãnh đạo xử lý tình - Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty cách tổ chức thi sáng tạo, đổi cách làm vi ệc cho cán nhân viên Công ty 2.2.4 Trang thiết bị, phần mềm - Quản lý bảo vệ tồn tài sản văn phòng chăm lo chu đáo việc sửa chữa trang thiết bị, máy móc đáp ứng tốt yêu cầu làm việc - Cần trang bị thêm thiết bị đại, đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhi cầu đòi hỏi ngày cao - Tiến hành xây dựng kho lưu trữ khơng gian thống đảm bảo lưu trữ tài liệu thời gian dài mà không bị hư hỏng, đồng th ời không ảnh h ưởng t ới sức khoẻ cán làm công tác lưu trữ cán tra tìm tài li ệu 2.2.5 Xây dựng ý thức tổ chức kỷ luật, thực tốt quy chế hoạt động Công ty - Xây dựng quy chế văn hóa cơng sở ro ràng để cán nhân viên Công ty chấp hành thực tốt nội quy, quy định quan hình th ức x lý nghiêm hành vi vi phạm nội quy quan - Nghiêm túc học hỏi, nghiêm cứu để vừa hiểu biết công việc người vừa nắm vững chuyên môn để phối hợp công tác nghiệp vụ chuyên môn, đảm bảo cho máy văn phòng hoạt động nhịp nhàng, khơng bị ách tắc - Phòng HC –TC trách nhiệm tăng cường giám sát việc thực quy chế nhằm đảm bảo cho điều hành hoạt động Công ty nhịp nhàng hiệu - Để Công ty thực quan mơ hình làm việc chuẩn t ất hoạt động, đặc biệt hoạt động hành văn phòng vi ệc phát 50 triển đồng thời hoạt động lúc cần thiết, ví dụ như: Các hoạt động mang tính chất tập thể phải phát huy đồn kết làm việc ln mang tinh thần tập thể cơng đồn, đồn niên,…Phối hợp với quan, tổ chức việc tổ chức đợt thực tập cho cán b ộ, nhân viên quan đến học hỏi trao đổi kinh nghi ệm hoạt động văn phòng, chí sinh viên chuyên ngành Qu ản tr ị Văn phòng đến liên hệ kiến tập thực tập cơng ty hoạt động văn phòng thực mang tính khách quan tạo điều kiện cho ho ạt đ ộng vào n ề nếp 51 KẾT LUẬN Qua đợt kiến tập thực tế cho thấy việc áp dụng ki ến th ức h ọc tập trường vào thực tế cần thiết Sau gần 01 tháng ki ến tập t ại Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam , em học hỏi nhiều điều mẻ, trau dồi cho em thêm kiến th ức mà ch ỉ th ực t ế em tiếp cận tiếp xúc, cọ sát trực tiếp với công việc em nhận thấy điều rằng: Văn phòng vị trí quan trọng ho ạt đ ộng quan, đơn vị khác nói chung, văn phòng b ộ máy ều hành tổng hợp quan, đơn vị Văn phòng nơi thu thập sử lý thông tin h ỗ tr ợ cho hoạt động quản lý nơi chăm lo lĩnh v ực hậu c ần đ ảm b ảo ều kiện cho hoạt động quan, văn phòng ln coi “cánh tay ph ải đ ắc lực” lãnh đạo quan trình giải công việc tham mưu, tổng hợp cung cấp sử lý thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, k ịp thời xác Trong thời gian gần 01 tháng em làm quen, rèn luyện học tập để trở thành nhân viên văn phòng thực thụ, thành thạo chun mơn nghiệp vụ để trường vào thực tế giải công việc cách dễ dàng, tự tin vào khả giao tiếp, trau dồi thêm nhi ều h ơn v ề tác phong người nhân viên văn phòng thời kỳ hội nhập Thời gian dành cho em kiến tập Phòng HC – TC không dài để lại cho em ấn tượng sâu sắc Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến chú, anh chị Cơng ty nói chung Phòng HC – TC nói riêng, Nguyễn Thị Xuyền - Trưởng Phòng, chị Nguyễn Thị Song hướng dẫn em hoàn thành đợt kiến tập Ngoài ra, em xin chân thành cảm ơn Đinh Hải Yến thầy giáo Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân hiệu Quảng Nam bảo, hướng dẫn tận tình để giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập Cuối cùng, em xin kính chúc tới tồn thể thầy giáo Khoa Qu ản Tr ị Văn Phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chú, anh ch ị Công ty 52 Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng nam sức khỏe dồi dào, cơng tác tốt để dìu dắt chúng em đường tới tương lai Em xin chân thành cảm ơn! 53 ... TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM * Giới thiệu vài nét trình hình thành phát tri ển Công ty Cổ phần Lâm Đặc sản Xuất Quảng Nam Công ty Cổ phần Lâm Đặc sản Xuất Quảng Nam có tên... Quảng Nam cấp Công ty thành viên Công ty TNHH sản xuất nguyên liệu giấy Việt Nhật thức gia nhập Mạng lưới kinh doanh lâm s ản Vi ệt Nam (VFTN) từ ngày 06/12/2006 Hiện công ty có chứng COC, ISO... Xuất Quảng Nam – Đà Nẵng Năm 1997 đổi tên thành Công ty Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Sau chuy ển đổi s hữu thành Công ty Cổ phần theo định số 5084/QĐ-UB ngày 09/12/2004 UBND tỉnh Quảng Nam việc phê
- Xem thêm -

Xem thêm: BÁO CÁO KIẾN TẬP CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM, BÁO CÁO KIẾN TẬP CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM, Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái, cơ quan dùng mực dấu là mực đỏ để đóng lên văn bản. Dấu được dùng tương đối chính xác theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Từ khóa liên quan

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn

Nhận lời giải ngay chưa đến 10 phút Đăng bài tập ngay