VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH

42 318 1
  • Loading ...
1/42 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 16/04/2018, 11:04

kỹ năng hoạch định trong Quản trị Văn phòng TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỂ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ Hoạch định Quản trị Văn phòng Giảng viên hướng dẫn: Th.S Lâm Thu Hằng Mã phách: QUẢNG NAM – 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận cho môn học Kỹ hoạch định Quản trị Văn phòng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy cô giáo tận tình hướng dẫn, giúp đỡ giảng dạy suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân hiệu Quảng Nam Em xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên ThS Lâm Thu Hằng đã giúp đỡ em việc xây dựng đề cương tiểu luận tìm kiếm thơng tin phục vụ viết Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới anh chị ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam tạo điều kiện cho em tham quan, khảo sát đánh giá vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định để em hồn thành tiểu luận Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý nhận xét thầy để tiểu luận em hồn chỉnh, giúp em có kinh nghiệm quý báu công việc, tạo tiền đề cho bước tương lai Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn nội dung đề tài kết nghiên cứu riêng Các kết đề tài trung thực hồn tồn khách quan chưa cơng bố bất kỳ hình thức trước Nếu có phát có gian lận tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung tiểu luận BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT SXKD CBNV HĐLĐ HC – TC BHYT BHXH BHTN TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT Sản xuất kinh doanh Cán nhân viên Hợp đồng lao động Hành – Tổ chức Bảo hiểm y tế Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm tự nguyện MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng.2 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chương 1: KHÁI QT VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM 1.1 Chức .6 1.1.2 Chức hậu cần 1.2 Nhiệm vụ 1.2.1 Công tác tổ chức cán 1.2.2 Công tác Lao động tiền lương 1.2.3 Cơng tác hành 1.2.4 Cơng tác quản trị văn phòng .9 1.2.5 Công tác truyền thông .10 1.2.6 Truyền thông đối ngoại 10 1.2.7 Quản trị thương hiệu .11 1.2.8 Công tác Đoàn thể 11 1.2.9 Công tác pháp lý 11 1.3 Quyền hạn 12 1.3.1 Đối với công tác tổ chức, nhân 12 1.3.2 Đối với cơng tác Hành 12 1.3.3 Đối với công tác Quản trị văn phòng 12 1.3.4 Đối với công tác Truyền thông .12 1.4 Cơ cấu tổ chức .13 Tiểu kết .14 Chương 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM 15 2.1 Vai trò cơng tác thu thập 15 2.2 Vai trò cơng tác xác định mục tiêu 18 2.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp 19 2.4 Vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu .20 Tiểu kết .21 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 23 3.1 Ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân 23 3.1.1 Ưu điểm 23 3.1.2 Nhược điểm .24 3.1.3 Nguyên nhân 25 3.2 Giải pháp 26 3.2.1 Hồn thiện mơ hình tổ chức 26 3.2.2 Đổi mới, hoàn thiện cơng tác quản lý, điều hành văn phòng .26 3.2.3 Nhân 27 3.2.4 Trang thiết bị, phần mềm 27 3.2.5 Xây dựng ý thức tổ chức kỷ luật, thực tốt quy chế hoạt động Công ty .28 Tiểu kết 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đứng trước thời kỳ phát triển hội nhập ngày sâu r ộng c đ ất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động không ngừng n ỗ l ực, c ố gắng c ải tiến để vươn tới hoàn thiện đảm bảo phát tri ển v ững ch ắc tổ ch ức Hòa vào xu đó, năm gần cơng tác Văn phòng có bước phát triển phong phú đa dạng, lấy đối tượng phục vụ làm tơn ch ỉ, m ục đích chủ yếu, để từ xây dựng phát tri ển để đáp ứng yêu cầu n ền cải cách hành đất nước Văn phòng trước hình dung suy nghĩ nhi ều người coi loại hình lao động đơn giản, cơng việc hành chính, gi t Nh ưng ngày thực trở thành máy tham mưu, giúp vi ệc cho Th ủ tr ưởng c quan, đơn vị, giữ vị trí then chốt có ảnh hưởng đến chất lượng, hi ệu qu ả công tác quan Do vậy, hoạt động quan hành nhà nước Doanh nghiệp có cạnh tranh ngày gay gắt chất lượng quan mình, dù kinh doanh lĩnh vực, nghành nghề quan hay doanh nghiệp phải tự vươn lên để khẳng định vị xây dựng uy tín thương hiệu, củng cố đại hóa cấu bên tăng cường hiệu đầu tư, không nhắc tới hỗ trợ đắc lực quan trọng Văn phòng cơng tác hoạch định cho quan Từ góp phần để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho trình hoạt động quản lý quan nhà nước, tổ chức cá nhân Lịch sử nghiên cứu Vai trò Văn phòng công tác hoạch định vấn đề quan trọng cần thiết quan tổ chức nên thu hút nhiều quan tâm, nghiên cứu sinh viên hay nhà nghiên cứu Thực tế cơng trình nghiên cứu có tìm hiểu, phân tích, đánh giá khác đào tạo, bồi dưỡng lại chưa có cơng trình sâu vào nghiên SVTH: PHAN THỊ HẰNG LỚP: 1405 QTVD cứu vai trò Văn phòng cơng trác hoạch định Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa học vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Khảo sát lý luận văn phòng cơng tác hoạch định - Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam - Đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu s dụng Căn vào tình hình thực tiễn quan Trên sở công việc, nhiệm vụ cụ thể thực hiện, từ thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu dùng phương pháp luận để diễn giải gồm phương pháp sau: + Phương pháp quan sát + Phương pháp mơ tả + Phương pháp phân tích – tổng hợp + Phương pháp thống kê + Phương pháp điều tra, khảo sát SVTH: PHAN THỊ HẰNG LỚP: 1405 QTVD + Xác định hội đề làm lợi cho Cơng ty + Xử lý tình phức tạp, tránh để lại hậu nghiệm trọng + Phân quyền có hiệu Chính xác định mục tiêu Văn phòng bước quan trọng, đảm bảo phát triển vững chắc, hiệu Cơng ty Do vai trò Văn phòng ngày nâng cao, nhận tin tưởng cao Lãnh đạo Công ty 2.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp Văn phòng ln xem mặt Cơng ty, để nâng cao chất lượng cơng tác tham mưu – tổng hợp cần ý xây dựng giải pháp: + Kịp thời tham mưu Công ty xây dựng, tổ chức thực quy chế làm việc chương trình cơng tác Các chương trình làm việc văn phòng Cơng ty tham mưu xây dựng đảm bảo nguyên tắc; nội dung bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn; thực kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thời điểm, thời kỳ đảm bảo thẩm quyền quy định, trách nhiệm tập thể cá nhân theo quy chế làm việc Công ty Chất lượng tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác ngày tốt hơn; chương trình cơng tác năm, hàng q, tháng thực đầy đủ hiệu ngày cao, giúp cho hoạt động Công ty diễn thuận lợi + Tham mưu, giúp Công ty triển khai thực có hiệu chương trình, kế hoạch, báo cáo,… Quản lý hoạt động như: Xây dựng chế độ; xây dựng, tổ chức thực kế hoạch công tác tuần; tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kinh tế thực sách cán Cơng ty + Tham mưu phục vụ đảm bảo hậu cần cho quan Văn phòng Cơng ty có chức tư vấn quản lý, sử dụng nguồn kinh phí quản lý, mua sắm vật tư, thiết bị, phương tiện lại, đảm bảo phục vụ hội nghị, hội thảo chuyến công tác lãnh đạo + Tổ chức thực tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ cho Công ty SVTH: PHAN THỊ HẰNG 20 LỚP: 1405 QTVD Văn phòng thường xuyên thu thập, xử lý thông tin, cung cấp thông tin đảm bảo cho qua hoạt động thường xun Ngồi thực chế độ báo cáo, thống kê phục vụ hoạt động quản lý điều hành lãnh đạo + Công tác tham mưu, biên soạn văn có nhiều tiến bộ, chất lượng loại văn cấp xã bước nâng cao Các văn ban hành đảm bảo đầy đủ thể thức văn thẩm quyền, tiến độ thời gian, chất lượng ngày nâng cao, truyền đạt tinh thần lãnh đạo, đạo cấp 2.4 Vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu Nhằm đáp ứng yêu cầu, đạo cấp điều hành công việc Yêu cầu việc xây dựng, triển khai đôn đốc kiểm tra thực chương trình, kế hoạch phải thời hạn Công tác tham mưu phải đưa kiến nghị, đề xuất giải pháp thực đến Đảm bảo chất lượng tham mưu đề xuất: tham mưu, đề xuất Văn phòng; tham mưu, đề xuất xây dựng ban hành tổ chức thực quy chế, quy định hướng dẫn nghiệp vụ vể lĩnh vực hoạt động Cơng ty Đảm bảo tính khả thi thực cơng tác tham mưu: Đòi hỏi tham mưu, đề xuất thực chức năng, nhiệm vụ việc triển khai chức năng, nhiệm vụ phải bám sát tình hình thực tế hoạt động Cơng ty, phân tích thực trạng hoạt động để triển khai thực chức nhiệm vụ đó, thực trạng quy định pháp lý, thực trạng đội ngũ công nhân viên…Đồng thời phải phân tích kỹ khả điều kiện thực ý tưởng tham mưu Chỉ có sở thực khách quan luận khoa học đầy đủ ý tưởng, giải pháp, kiến nghị, tham mưu, đề xuất trở thành khả thi thực Vai trò Văn phòng cơng tác tổ chức thực mục tiêu bao gồm : + Triển khai sách hoạch định, nhấn mạnh mục tiêu chung quan cần đạt thực sách + Lập kế hoạch, chương trình hoạt động thường xuyên theo tuần, tháng, quý, năm bám sát theo mục tiêu cụ thể đề sách ban hành Cơng ty SVTH: PHAN THỊ HẰNG 21 LỚP: 1405 QTVD + Ban hành kế hoạch thống theo đạo lãnh đạo + Tiến hành tổ chức hoạt động thường xuyên Công ty theo kế hoạch đề nhằm đạt mục tiêu mong muốn + Tiến hành kiểm tra đánh giá kết đạt sau thực kế hoạch Tổng hợp kết đạt Công ty dựa kế hoạch thực nhằm đánh giá mức độ đạt mục tiêu để sách Cơng ty Tiểu kết Từ vai trò bao gồm công tác thu thập cứ, công tác xác định mục tiêu, công tác xây dựng giải pháp, công tác tổ chức thực mục tiêu Tất cơng cụ việc lên kế hoạch phối hợp thực biết hướng Cơng ty, vai trò Văn phòng hoạch định để giảm bớt rườm rà, chồng chéo công việc, giảm bớt thời gian công sức cho cán nhân viên Văn phòng người dân Hoạch định công tác Văn phòng làm cho máy quan ngày hồn thiện bắt kịp phát triển xu hướng phát triển đại hóa giới ngày Hoạch định yếu tố quan trọng thiếu cơng tác Văn phòng, đồng thời để khẳng định lực làm việc khả giải tình trong cơng tác Văn phòng SVTH: PHAN THỊ HẰNG 22 LỚP: 1405 QTVD Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân 3.1.1 Ưu điểm Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam “đầu mối công việc”, Giám đốc ủy quyền “thừa lệnh” giải số thủ tục hành thơng thường giúp Cơng ty q trình triển khai thực nhiệm vụ Văn phòng, quan có tầm quan trọng đặc biệt, mà Chủ tịch Hồ chí Minh khẳng định “Cơng tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải cơng việc khơng phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Người làm cơng tác Văn phòng phải nắm tình hình tham mưu đúng, thực việc hậu cần phục vụ tốt hoạt động Công ty Chức tham mưu - tổng hợp thể nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng quy chế tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác, thơng tin tổng hợp v.v… Ngồi ra, văn phòng đảm bảo thực cơng việc hậu cần phục vụ hoạt động ngày như: chuẩn bị tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác lãnh đạo buổi ký kết hợp đồng với đối tác Hai chức tham mưu - tổng hợp hậu cần có SVTH: PHAN THỊ HẰNG 23 LỚP: 1405 QTVD đan xen, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu để phục vụ phục vụ có tham mưu Tham mưu khơng đề xuất chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo quản lý Vì vậy, người làm nhiệm vụ tham mưu khơng đơn giúp việc, bảo làm lấy mà phải người có lĩnh, có lực, có trình độ, trung thực, thẳng thắng, nghiêm túc công việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng có tính ngun tắc cao; phải người có tư biện chứng, khơng định kiến, hẹp hòi, khơng bảo thủ, khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ đúng, khơng sợ cấp trù dập, tham mưu “mà làm việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm đẹp lòng cấp giá có hại cho quốc kế dân sinh”(trích câu nói Bác Hồ) Xác định rõ vai trò tầm quan trọng công tác tham mưu - tổng hợp, Văn phòng ln coi trọng khơng ngừng nỗ lực, cố gắng thực tốt chức tham mưu - tổng hợp giúp Lãnh đạo Công ty thực quyền định quyền giám sát, thực tổ chức, điều hành, lãnh đạo, đạo đơn vị triển khai thực tốt nhiệm vụ Với phương châm“Kịp thời, xác, khoa học chu đáo”, Văn phòng thực nhiều biện pháp nhằm đổi nhằm nâng cao chất lượng cơng tác Trong tập trung đổi nâng cao chất lượng xây dựng chương trình cơng tác, chế độ thơng tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin; đổi lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ tinh thần làm việc công sở cho cán công nhân viên… Mặc dù, trình triển khai thực nhiệm vụ, văn phòng gặp khơng khó khăn, đặc biệt công tác tham mưu - tổng hợp, khối lượng văn đến năm cần xử lý Cơ văn Cơng ty ban hành tn thủ trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đảm bảo thẩm quyền, nội dung hình thức, khơng có văn ban hành trái thẩm quyền, trái với nội dung quy định pháp luật, góp phần triển khai, thực hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ phát triển Công ty, bước khẳng định vai trò, vị trí chỗ đứng môi trường Doanh nghiệp đầy cạnh tranh SVTH: PHAN THỊ HẰNG 24 LỚP: 1405 QTVD 3.1.2 Nhược điểm Tuy nhiên, công tác tham mưu - tổng hợp thời gian qua v ẫn nh ững h ạn chế: Cơng tác báo cáo, tổng hợp có lúc chậm ti ến đ ộ, ch ất l ượng ch ưa đ ảm bảo (báo cáo chung chung, phản ảnh chưa sát với thực tế, số liệu chưa th ống nhất); cơng tác phục vụ thiếu kinh nghiệm; xử lý tình có lúc thi ếu linh hoạt Cơng tác tiếp nhận văn Văn phòng chậm ch ễ th ời gian Những ý kiến Lãnh đạo chưa cụ thể hóa thành văn nên d ẫn đ ến tình trạng thực thi khơng nghiêm túc lúng túng thực Đội ngũ cán nhân viên ch ưa đào tạo chuyên nghi ệp có kỹ cơng tác hành văn phòng, hạn chế kh ả ngành h ọc hỏi kinh nghiệm từ bên ngồi Cơng tác xây dựng công tác tuần, tháng, quý, kế hoạch năm chưa có s ự thống nhất, chồng chéo cơng việc Việc xếp công vi ệc chưa h ợp lý khoa học, chưa trọng đến công tác phối hợp gi ải quy ết b ộ ph ận v ới phận khác để giải công việc Công tác soạn thảo ban hành văn nhiều thi ếu sót Vì m ột doanh nghiệp kinh doanh nên văn tr ọng vào n ội dung ch ủ y ếu, mặt thể thức mắc vài lỗi không theo Thông tư 01/2011/TT-BNV Việc sử dụng bảo quản trang thiết bị kỹ thuật nhi ều hạn ch ế dẫn đến việc thực cơng việc khơng tốt có nhi ều sai sót khơng đáng xảy việc trao đổi công việc giấy tờ Các điều kiện tự nhiên, khí hậu, giao thơng s ự cạnh tranh kh ốc li ệt c Doanh nghiệp môi trường làm việc, lương bổng chưa th ực s ự thích ứng với nhu cầu an sinh cơng nhân viên dẫn đến nhi ều nhân viên khó thích nghi khơng thực cơng vi ệc 3.1.3 Nguyên nhân Là doanh nghiệp chuyên kinh doanh chế biến sản phẩm gỗ nên vấn đề SVTH: PHAN THỊ HẰNG 25 LỚP: 1405 QTVD kinh doanh ưu tiên đầu tư công tác Hành – Văn phòng đào tạo cán văn phòng Vì vậy, trình độ tin học văn phòng cán nhân viên chưa đồng đều, hạn chế, đặc biệt với nhân viên lớn tuổi, nhân viên chun mơn kiêm nhiệm cơng tác văn phòng đơn vị Lực lượng chuyên viên làm công tác tham mưu - tổng h ợp thi ếu khối lượng công việc hàng năm phát sinh nhiều, số nhiệm vụ đột xu ất, bị động… áp lực Văn phòng thực nhiệm vụ giao Do nội dung nhiệm vụ công việc theo dự án, khách hàng nên văn soạn thành phần nội dung hạn chế, tính cụ thể chưa cao Chưa tạo điều kiện hỗ trợ tốt cho nhân viên tăng hiệu suất chất lượng văn ban hành Một vài nhân viên xem nhẹ tầm quan trọng thể thức, kỹ thuật trình bày, mà trọng vào nội dung văn trình soạn thảo văn Từ nguyên nhân khách quan, chủ quan nêu làm tồn nghịch lý Văn phòng q trọng đảm bảo hồn thiện thể thức, kỹ thuật trình bày văn trả lại văn khơng đạt tiêu chuẩn nội dung làm ảnh hưởng tiến độ giải nội dung công việc Mà đó, đòi hỏi cán chun mơn phải phân tâm sửa thể thức khó tập trung hồn tồn vào đảm bảo chất lượng nội dung văn Nên bất cập thể thức, nội dung văn tồn Nhân viên làm cơng tác Văn phòng lực hạn chế, thi ếu kinh nghi ệm, kh ả phân tích, dự báo, xử lý thơng tin chưa tốt, chưa th ật s ự n ỗ l ực tự h ọc, t ự nghiên cứu nhiệm vụ giao Do vấn đề cấp thiết đặt tìm giải pháp hữu hiệu để khắc phụ hạn chế SVTH: PHAN THỊ HẰNG 26 LỚP: 1405 QTVD 3.2 Giải pháp Từ thực tế với vai trò, vị trí người làm cơng tác tham mưu- tổng hợp, để nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu - tổng hợp cần ý đến số giải pháp thời gian tới sau: 3.2.1 Hồn thiện mơ hình tổ chức Kiện tồn lại hệ thống đại hố văn phòng cần thiết trước tiên , cụ thể Văn phòng cần lên kế hoạch bố trí lại phòng làm việc khoa học tồn Cơng ty Có phân cơng cơng việc rõ ràng, minh bạch với cán bộ, nhân viên tồn Cơng ty nói chung phòng Văn phòng nói riêng 3.2.2 Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành văn phòng Cần triển khai xây dựng áp dụng hệ th ống quản lý ch ất l ượng theo mơ hình ISO 9001:2008 cơng tác Hành Văn phòng tạo ều ki ện thu ận lợi, mang tính khoa học, khơng ngừng nâng cao chất lượng hi ệu qu ả cơng tác hành Cơng ty Lãnh đạo văn phòng phải người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên cơng tác văn phòng Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ, có ch ế độ th ưởng ph ạt nghiêm minh Đảm bảo việc cung cấp thơng tin cho Lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần nhanh chóng ch ặt chẽ tránh tình trạng chồng chéo văn 3.2.3 Nhân Văn phòng cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên Số lượng nhân viên có Đại học còn, việc bồi dưỡng nâng cao lực cho nhân viên điều văn phòng nên thực SVTH: PHAN THỊ HẰNG 27 LỚP: 1405 QTVD Cơng việc văn phòng tương đối nhiều mà số lượng nhân viên đảm nhiệm hạn chế nên tình trạng chồng chéo cơng việc phổ biến nên lãnh đạo văn phòng nên tuyển dụng thêm nhân viên văn thư để công việc giải kịp thời Nâng cao nhận thức nhân viên văn phòng vị trí, vai trò văn phòng: tác động tới ý thức làm việc người cố gắng hồn thành tốt nhiệm vụ Văn phòng ln phải trước bước hàng năm phải cử cán b ộ văn phòng học thêm khơng nước mà nước tiên tiến để tiếp thu kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên mơn n ữa, cần tr ẻ hố đ ội ngũ nhân viên văn phòng hệ trẻ hôm nhanh nhẹn đ ộng nhiều để phù hợp với bước thay đổi xã hội ngày Cần trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nh ẹn, kịp thời, biết tập trung xử lý vấn đề phát sinh công vi ệc v ấn đ ề thuộc lĩnh vực nhạy cảm đời sống xã hội, bi ện pháp ch ủ đ ộng đ ề xu ất tham mưu cho lãnh đạo xử lý tình Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty cách tổ chức thi sáng tạo, đổi cách làm vi ệc cho cán nhân viên Công ty 3.2.4 Trang thiết bị, phần mềm Quản lý bảo vệ tồn tài sản văn phòng chăm lo chu đáo việc sửa chữa trang thiết bị, máy móc đáp ứng tốt yêu cầu làm việc Cần trang bị thêm thiết bị đại, đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhi cầu đòi hỏi ngày cao Tiến hành xây dựng kho lưu trữ có khơng gian thống đảm bảo l ưu tr ữ tài liệu thời gian dài mà không bị hư hỏng, đồng thời không ảnh hưởng tới sức khoẻ cán làm công tác lưu trữ cán tra tìm tài liệu 3.2.5 Xây dựng ý thức tổ chức kỷ luật, thực tốt quy chế hoạt động SVTH: PHAN THỊ HẰNG 28 LỚP: 1405 QTVD Cơng ty Xây dựng quy chế văn hóa cơng sở rõ ràng để cán nhân viên Công ty chấp hành thực tốt nội quy, quy định quan có hình th ức x lý nghiêm hành vi vi phạm nội quy quan Nghiêm túc học hỏi, nghiêm cứu để vừa hiểu biết công việc người vừa nắm vững chuyên môn để phối hợp công tác nghiệp vụ chuyên môn, đảm bảo cho máy văn phòng hoạt động nhịp nhàng, khơng bị ách tắc Văn phòng có trách nhiệm tăng cường giám sát việc thực quy chế nhằm đảm bảo cho điều hành hoạt động Công ty nhịp nhàng hiệu Tiểu kết Qua việc hoạch định ưu, nhược điểm tìm nguyên nhân có giải pháp từ góp phần tăng cường tầm quan trọng khơng thể thiếu Văn phòng Cơng ty Q trình hoạch định giúp cho Cơng ty có lối đắn, hạn chế yếu gặp phải, phát huy ưu điểm có, từ giải pháp biến thành hành động cụ thể, tạo động lực cho cán công nhân viên nâng cao chất lượng, hiệu công việc, giúp cho Công ty tạo thương hiệu đứng vững thị trường KẾT LUẬN Thơng qua q trình hoạch định Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam làm cho hiểu biết nhận thức rõ vai trò Văn phòng máy hoạt động Cơng ty Văn phòng phận khơng SVTH: PHAN THỊ HẰNG 29 LỚP: 1405 QTVD thể tách rời doanh nghiệp, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý nơi chăm lo lĩnh vực hậu cần đảm bảo ều ki ện cho ho ạt động quan, văn phòng ln coi “cánh tay phải đắc l ực” lãnh đạo quan q trình giải cơng vi ệc tham mưu, tổng h ợp cung cấp xử lý thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, k ịp th ời xác Từ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định giúp em rút học kinh nghiệm cho thân, thực cơng việc phải có hoạch định chiến lược rõ ràng Trong trình nghiên cứu để chuẩn bị cho hoạch định phục v ụ môn học này, em làm quen, hỗ trợ học tập để có th ể trở thành nhân viên văn phòng có khả hoạch định cho quan m ột cách hi ệu qu ả nhất, có thành thạo chun mơn nghiệp vụ để trường vào thực tế giải công việc cách dễ dàng, tự tin vào khả giao tiếp, trau dồi thêm nhiều tác phong người nhân viên văn phòng thời kỳ hội nhập Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Lâm Thu Hằng cô chú, anh chị Công ty nói chung , Văn phòng Cơng ty nói riêng hỗ trợ, cung cấp tài liệu thông tin hữu ích cho em hồn thành ti ểu lu ận Cuối cùng, em xin kính chúc tới tồn thể thầy giáo Khoa Qu ản Tr ị Văn Phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô chú, anh ch ị Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng nam có sức khỏe dồi dào, cơng tác tốt để dìu dắt chúng em đường tới tương lai SVTH: PHAN THỊ HẰNG 30 LỚP: 1405 QTVD TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghiệp vụ Văn thư, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (2016), Nhà xuất Lao động Giáo trình mơn Quản trị văn phòng Website Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam www.forexco.com.vn www.forexco.vn PHỤ LỤC Phụ lục 1: Hình ảnh website Công ty SVTH: PHAN THỊ HẰNG 31 LỚP: 1405 QTVD SVTH: PHAN THỊ HẰNG 32 LỚP: 1405 QTVD Phụ lục 2: Sơ đồ cấu trúc tổ chức Văn phòng Cơng ty TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Tổ Hành Tổ Văn thư Tổ Lễ tân SVTH:– PHAN Lưu trTHỊ ữ HẰNG Tổ bảo vệ 33 Bộ phận nhà ăn Tổ Quản LỚP: 1405 QTVD trị thiết bị SVTH: PHAN THỊ HẰNG 34 LỚP: 1405 QTVD ... phòng trang thi t bị văn phòng + Duy trì hoạt động thi t bị máy móc, trang thi ết bị văn phòng ph ục v ụ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty + Mua sắm, quản lí, cấp phát trang thi t bị văn... 821/11đường Phan Chu Trinh, thành phố Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam Ngành nghề kinh doanh bao gồm: + Khai thác, chế biến gỗ lâm đặc sản + Thi t kế, trồng rừng chăm sóc rừng, khai thác rừng trồng SVTH: PHAN. .. 26 3.2.1 Hoàn thi n mơ hình tổ chức 26 3.2.2 Đổi mới, hồn thi n cơng tác quản lý, điều hành văn phòng .26 3.2.3 Nhân 27 3.2.4 Trang thi t bị, phần mềm
- Xem thêm -

Xem thêm: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH

Từ khóa liên quan

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn

Nhận lời giải ngay chưa đến 10 phút Đăng bài tập ngay