TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hà Nội, tháng 08/2008 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT MỤC LỤC I. Giới thiệu chung 3 II. Một số giải thích 4 III. Bắt đầu với PMIS .7 IV. Quản trị danh mục 12 V. Quản lý thông tin hồ sơ cán bộ 19 VI. Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS 30 VII. Làm việc với báo cáo trong PMIS 77 VIII. Các công cụ hỗ trợ trong PMIS .82 IX. Công cụ quản trị hệ thống 90 Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT I. Giới thiệu chung PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi, thống kê, hỗ trợ tác nghiệp, quản lý hồ sơ CBGV ngành Giáo dục & Đào tạo. Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng (end-user) khi làm việc với hệ thống PMIS. Để làm việc tốt với hệ thống PMIS hãy bắt đầu với tài liệu này để làm rõ các khái niệm và thao tác với các chức năng của hệ thống . Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 3 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT II. Một số giải thích 1. Giải thích thuật ngữ sử dụng STT Tên Diễn giải 1 Tổ hợp phím Thực hiện bấm đồng thời một số phím (Ví dụ: Alt + T để nhập mới) để thực hiện một chức năng nào đó tùy thuộc vào người lập trình. Thông thường các phím tắt được thiết kế là sự kết hợp giữa phím tắt Alt và một từ gợi nhớ trong nút chức năng đó (Ví dụ: Thêm mới : Alt + T) . 2 Phím nóng Minh họa (Alt + S) - Phím nóng được sử dụng trong mỗi chức năng của chương trình (có chức năng không có). - Sử dụng phím nóng người sử dụng quen thì các thao tác với chương trình sẽ rất nhanh và làm tăng hiệu quả làm việc. Nhận biết phím nóng: + Với các nút có dòng chữ làm tiêu đề thì chữ cái nào được gạch chân ta có tổ hợp phím nóng là Alt + chữ cái đó. + Với các nút có hình ảnh: Khi di chuột trên nút sẽ hiện dòng chữ giải thích và tổ hợp phím nóng. 3 Biểu tượng Minh họa (Tra cứu thông tin) Biểu tượng là hình ảnh tượng trưng cho một chức năng nào đó. - Khi người sử dụng kích đúp chuột vào biểu tượng thì chương trình sẽ khởi động chức năng đó. Thông thường người sử dụng thường thiết kế các biểu tượng có ý nghĩa tương ứng với nội dung của chức năng đó. 4 Biểu tượng thông báo lỗi Minh họa Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ liệu nếu có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị biểu tượng thông báo lỗi màu đỏ bên cạnh công cụ nhập liệu, kèm theo chú thích khi người sử dụng di chuột vào biểu tượng đó. 5 Nút Thoát Minh hoạ (Thoát) Thoát khỏi chức năng hiện tại trở về màn hình chức năng trước đó. 6 Server Máy phục vụ cơ sở dữ liệu, và chia sẻ dữ liệu cho các máy khác sử dụng chương trình PMIS trên hệ thống mạng truy cập vào. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 4 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT 7 Client Máy tính cài đặt chương trình PMIS. 8 Web Server Máy phục vụ cài hệ thống ứng dụng trên web, và chia sẻ cho các máy Clients khác trên mạng. 2. Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình STT Tên tổ hợp phím Ý nghĩa 1 Alt + T Thêm mới 2 Alt + S Sửa 3 Alt + X Xóa 4 Alt + O Thoát 5 Alt + N In ấn 6 Alt + H Hủy 7 Alt + I Trợ giúp 8 Alt + C Cập nhật 9 Alt + G Ghi 10 Alt + K Tìm kiếm 11 Alt + N Đánh giá 12 Alt + P Phục hồi 13 3. Các công cụ nhập liệu STT Tên Diễn giải 1 Nút – Button Minh họa - Là một nút bấm thực hiện một chức năng nào đó tương ứng với biểu tượng hoặc dòng chữ ghi trên nút phụ thuộc vào ý đồ thiết kế của người lập trình. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 5 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT 2 Ô soạn thảo – Text box Minh họa - Cho phép người sử dụng nhập dữ liệu vào đó (cả số và chữ hoặc ngày tháng) dữ liệu đó sẽ được kiểm tra tính hợp lệ theo ý đồ thiết kế của người lập trình. 3 Ô danh sách – List Box Minh họa - Là ô chứa một danh sách nào đó phục vụ cho người dùng thao tác với chương trình. - Người dùng có thể sử dụng mũi tên lên, xuống để đi chuyển qua lại trên danh sách. 4 Ô danh mục – Combo box Minh họa - Combo box là sự kết hợp giữa ô Textbox và Listbox. - Người dùng có thể lựa chọn các giá trị trong hộp chọn. Để hiện danh sách người dùng có thể kích chuột vào hình tam giác hoặc bấm tổ hợp phím Alt+ mũi tên xuống hoặc phím nóng F4. - Ngoài ra để đến một dòng nào đó trên danh sách người dùng chỉ cần bấm chữ cái đầu của dòng đó chương trình sẽ tự động chuyển đến dòng có chữ cái đầu mà bạn bấm (nếu có). 5 Lưới – Grid Minh họa - Thông thường công cụ này dùng để hiển thị dữ liệu theo dạng lưới, mỗi dòng là một bản ghi (một dòng thông tin). Người dùng có thể nhập, sửa dữ liệu trên mỗi ô lưới như thao tác với ô soạn thảo Textbox. 6 Phân trang Minh họa Phân trang là cửa sổ giao diện được tổ chức thành nhiều trang, thuận tiện cho việc tổ chức các thông tin cho cửa sổ làm việc. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 6 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT III. Bắt đầu với PMIS Trước khi bắt đầu làm việc với hệ thống phải chắc chắn rằng ứng dụng PMIS đã được cài đặt trên hệ thống máy tính của mình. Có 2 cách thức để bắt đầu với PMIS từ lựa chọn trong mục chọn Start hoặc trên màn hình làm việc. Cách thông dụng kích hoạt và chạy ứng dụng: Chọn mục chọn Start trong thanh công việc (Task bar), chọn tiếp Program Nháy đúp chuột vào biểu tượng PMIS. Chương trình sẽ được kích hoạt, hãy bắt đầu với các cửa sổ làm việc của PMIS. Giao diện hiển thị lần đầu tiên sau khi cài đặt thành công với màn hình khai báo thông số kết nối. Bạn phải đưa vào thông số để kết nối đến CDSL. Các lần khởi động sau đó bạn sẽ làm việc với cửa sổ giao diện đăng nhập. 1. Bắt đầu với cửa sổ cấu hình. Lần đầu tiên khi khởi động ứng dụng PMIS sau khi cài đặt, bạn phải qua bước khai báo thông số kết nối. Giao diện hiện thị như sau: Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 7 Đưa vào tên máy chứa dữ liệu chia sẻ Đưa vào tên cơ sở dữ liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Trước khi bắt đầu với phần khai báo thông tin kết nối, bạn hãy tìm hiểu một số về các khái niệm sau: III.1.1 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server). PMIS là một hệ thống ứng dụng trên môi trường mạng máy tính. Các máy tính cài đặt ứng dụng PMIS hoặc các ứng dụng trong hệ thống PEMIS sẽ phải sử dụng chung một cơ sở dữ liệu được chia sẻ trên mạng do một máy đóng vai trò làm máy phục vụ (Server) cung cấp. Vì vậy bạn cần phải hiểu được một số thông tin sau đây: Tên máy chủ Tên máy chủ hay còn gọi là máy phục vụ (Server) cung cấp chia sẻ CSDL, được gọi là Database Server. Quy tắc để xác định tên máy chủ: [Tên máy tính]\SQLEXPRESS Ngầm định nếu cài ứng dụng và dữ liệu trên cùng máy tính thì tên máy chủ sẽ là (Local)\SQLEXPRESS Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 8 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Tên CSDL Tên cơ sở dữ liệu chương trình sẽ truy xuất dữ liệu. Quy tắc để xác định tên: PEMIS * Nếu tên CSDL thay đổi, bạn cần chắc chắn phải biết rõ tên thay đổi đó. III.1.2 Cấu hình kết nối Khai báo thông tin kết nối: Tên máy chủ: <tên máy chủ> Ngầm định là : (Local)\SQLEXPRESS Tên CSDL: <Tên CSDL> Ngầm định là: PEMIS Chọn nút “Kiểm tra lại kết nối” để đảm bảo thông tin đưa vào là hợp lệ. Chọn nút “Ghi” để lưu lại thông tin kết nối. Kiểm tra lại dữ liệu đưa vào không hợp lệ. Khi thông tin kết nối đưa vào không hợp lệ, kích hoạt một nút thực hiện nào đó (Ví dụ: Nút “Kiểm tra lại kết nối” hoặc nút “Ghi”). Chương trình sẽ hiện thị các cảnh báo lỗi trên cửa sổ làm việc. Biểu tượng lỗi thường xuất hiện ở bên trái các công cụ nhập liệu. Hãy di chuyển biểu tượng của con chuột đến biểu tượng lỗi để xem thông tin. * Ghi chú: Khai báo thành công thông tin kết nối, hãy khởi động lại ứng dụng để chắc chắn thông số đã được ghi hợp lệ. III.1.3 Thông số đơn vị sử dụng Hãy bắt đầu với phần kiểm tra và khai báo lại thông số cho đơn vị sử dụng của mình sau khi bạn khai báo thông số kết nối thành công. Mỗi đơn vị quản lý (như các đơn vị cấp Sở, Phòng) hoặc trường học trong hệ thống ngành GD&ĐT, khi sử dụng chương trình PMIS sẽ được xác nhận một mã cho đơn vị, mã này sẽ là duy nhất và thống nhất về nguyên tắc đặt mã trong toàn ngành GD&ĐT. Thực hiện các bước sau để kiểm tra lại thông tin đăng ký đơn vị sử dụng: Chọn mục chọn Hệ thống  Thông tin đơn vị để kiểm tra lại thông tin. Bạn không thể thực hiện sửa đổi thông tin đơn vị trong chức năng này. Nếu thông tin không hợp lệ, bạn sử dụng Công cụ quản trị để thay đổi lại chức năng nếu bạn có quyền quản trị. Chi tiết hãy xem phần Công cụ quản trị ở phần tiếp theo trong tài liệu Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 9 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT 2. Đăng nhập chương trình Với mỗi người sử dụng chương trình PMIS, khi bắt đầu làm việc phải qua bước đăng nhập. Quá trình đăng nhập là quá trình hệ thống kiểm tra và hợp thức hóa người sử dụng đối với chương trình PMIS. Hãy bắt đầu với giao diện đăng nhập trong hình minh họa dưới đây. Bạn hãy đưa thông tin đăng nhập của cá nhân vào các ô nhập liệu tương ứng. Thông tin nhập liệu là thông tin của bạn đã được đăng ký trong hệ thống, bao gồm: Tên truy nhập Nhập tên người sử dụng trực tiếp từ bàn phím Mật khẩu Nhập mật khẩu người sử dụng Nhớ mật khẩu Lựa chọn nhớ mật khẩu cho việc đăng nhập tự động lần sau Nhấn nút để đăng nhập vào hệ thống Nhấn nút để thoát khỏi chức năng và hệ thống. Nếu tên truy nhập hoặc mật khẩu bị nhập sai màn hình sẽ xuất hiện thông báo lỗi tương ứng. Nếu tên truy nhập và mật khẩu bị nhập sai quá ba lần hệ thống sẽ tự động thoát. * Lưu ý: Phải đảm bảo thông tin đăng nhập đã được đăng ký hợp lệ Phải chắc chắn thông tin đăng nhập là thông tin của người sử dụng . 3. Thay đổi thông tin mật khẩu cá nhân Để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin đăng nhập của cá nhân, nên thường xuyên thay đổi nó. Thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân, bạn hãy thao tác như sau. Từ cửa sổ chính của chương trình lựa chọn menu Hệ thống → Đổi mật khẩu sau khi màn hình hiển thị, thực hiện thay đổi mật khẩu của người sử dụng Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 10 [...]... (tương ứng với thao tác ghi được hướng dẫn ở dưới) Thao tác Sửa: Sửa mẩu tin mới vào bảng quá trình trên ô lưới Ðể thực hiện chức năng này người sử dụng có thể kích chuột vào nút Sửa dữ liệu hoặc bấm tổ hợp phím nóng ALT+S Khi chọn nút này mẩu tin hiện tại sẽ có màu xanh đậm, con trỏ được đặt ngay ở vị trí đầu tiên chờ người sử dụng sửa đổi thông tin Sau khi sửa đổi xong thực hiện thao tác ghi để ghi... ô lưới Ðể thực hiện chức năng này người sử dụng có thể kích chuột vào nút tượng xoá hoặc bấm tổ hợp phím nóng ALT+X Khi chọn nút này chương trình sẽ đưa ra câu hỏi để hỏi người sử dụng có chắc chắn xoá mẩu tin này không; người sử dụng sẽ có hai cách lựa chọn CÓ hoặc KHÔNG Nếu người sử dụng chọn CÓ chương trình sẽ xóa mẩu tin hiện tại, ngược lại nếu người sử dụng chọn KHÔNG chương trình sẽ huỷ bỏ thao... dục (SREM) 26 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Nhấn nút để ghi nhận thông tin vừa cập nhật Lưu ý: Muốn sửa đổi thông tin khác (các quá trình) của hồ sơ hiện tại người sử dụng chọn nút quá trình tương ứng (nằm ở phía dưới màn hình), trong mỗi quá trình đều có nút chức năng sửa dữ liệu tương tự như nút chức năng sửa dữ liệu (chi tiết xem hướng dẫn phần các quá trình) V.3.2... Người sử dụng chọn 1 trong 4 lựa chọn tìm kiếm: - Chỉ tìm tên: Chương trình sẽ tìm kiếm toàn bộ những hồ sơ có tên mà người sử dụng cần tìm - Tìm họ và tên: Chương trình sẽ tìm kiếm toàn bộ những hồ sơ có họ và tên mà người sử dụng cần tìm - Tìm số hồ sơ: Chương trình sẽ tìm kiếm hồ sơ có Số hồ sơ mà người sử dụng cần tìm - Tìm mã đơn vị: Chương trình sẽ tìm kiếm toàn bộ các hồ sơ của đơn vị mà người sử. .. người sử dụng thêm mới hoặc sửa đổi Ðể thực hiện chức năng này người sử dụng có thể kích chuột vào nút ghi nóng ALT+G hoặc bấm tổ hợp phím Thao tác Thoát: Thoát khỏi quá trình hiện tại và trở về màn hình nhập chính Tổ hợp phím nóng của thao tác này là ALT+O Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT VI Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS. .. quá trình đều có chung 5 thao tác: Thêm, sửa, xoá, ghi và thoát Thao tác Thêm: Thêm mẩu tin mới vào bảng quá trình trên ô lưới Ðể thực hiện chức năng này người sử dụng có thể kích chuột vào nút thêm mới hoặc bấm tổ hợp phím nóng ALT+T Màn hình nhập liệu hiển thị và con trỏ được đặt ngay ở vị trí đầu tiên chờ người sử dụng nhập thông tin sau khi nhập xong người sử dụng chọn nút ghi để thực hiện việc ghi... phép sử dụng thao tác Copy Khi nhấn vào nút hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra mật khẩu cũ đã nhập đúng hay chưa, mật khẩu mới có chính xác giữa 2 lần nhập hay không? Nếu sai hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng Ngược lại nếu việc kiểm tra chính xác hệ thống sẽ cập nhật mật khẩu mới của người sử dụng tương ứng vào cơ sở dữ liệu Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 11 Tài liệu hướng dẫn sử dụng. .. trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 14 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Click chuột vào 1 dòng muốn sửa thông tin Nhấn nút “Sửa” , khi đó form sửa thông tin sẽ hiện thị , ví dụ: Chú ý : Mục chọn “Không là đơn vị thực”: Là bản ghi nhóm lại các đơn vị cùng loại (ví dụ: Bản ghi nhóm các đơn vị là: “Các trường THCS” Thực hiện sửa thông tin cần thay đổi Nhấn nút “Ghi” để lưu lại... kiếm toàn bộ các hồ sơ của đơn vị mà người sử dụng cần tìm 2 Người sử dụng nhập điều kiện cần tìm vào ô "Ðiều kiện tìm" 3 Nhấn vào nút "Tìm kiếm" hoặc bấm tổ hợp phím ALT+K để chương trình thực hiện việc tìm kiếm + Kết quả trả lại: Nếu tìm thấy hồ sơ thoả mãn điều kiện tìm kiếm thì chương trình dừng lại chờ người sử dụng xử lý kết quả; khi đó người sử dụng có thể nhấn nút tìm tiếp hoặc tổ hợp phím... tin hồ sơ hiển thị như sau: , màn hình thêm mới Trong phần này người sử dụng có thể chọn đặt lọc danh sách hồ sơ theo từng đơn vị Ví dụ: Nếu người sử dụng chọn đơn vị là 1 phòng giáo dục nào đó trong Sở thì danh sách hồ sơ hiển thị sẽ là toàn bộ công chức trực thuộc phòng giáo dục đó Công việc đầu tiên để nhập mới hồ sơ là người sử dụng sẽ phải chọn đơn vị có công chức được nhập mới bằng cách chọn nút . TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hà Nội, tháng 08/2008 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT MỤC LỤC. (Alt + S) - Phím nóng được sử dụng trong mỗi chức năng của chương trình (có chức năng không có). - Sử dụng phím nóng người sử dụng quen thì các thao tác