Đang tải... (xem toàn văn)
Ủy ban nhân dân huyện .........là trung tâm hành chính của huyện, nơi tập trung của nhiều ban ngành, đoàn thể tổ chức quan trọng, chứa đựng nguồn thông tin lớn. Đồng thời, việc chọn cơ quan thực tập là Ủy ban nhân dân huyện phù hợp với chuyên ngành được đào tạo, trụ sở cơ quan lại gần nhà, đi lại thuận lợi. Bởi vậy, nó rất thuận tiện và giúp ích cho việc tiếp cận thông tin, tiếp xúc với các mối quan hệ xã hội, tạo ra tiền đề quan trọng cho việc hoàn thành bản cáo cáo thực tập với chất lượng tốt. Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực, hiệu quả của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.Qua thời gian thực tập em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Ủy ban nhân dân huyện .......... Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện…….”. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại văn phòng HĐND UBND huyện và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của Ủy ban. Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập ở Ủy ban nhân dân huyện
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… LỜI MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa nội dung quan trọng khóa học đào tạo cử nhân hành …………… Đây dịp để sinh viên tìm hiểu, hiểu biết hành nói chung cơng tác hành quan thực tập nói riêng Đồng thời hội để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học tập Học viện, tránh bị động tạo thuận lợi tiếp xúc với công việc thực tế sau Ủy ban nhân dân huyện trung tâm hành huyện, nơi tập trung nhiều ban ngành, đoàn thể tổ chức quan trọng, chứa đựng nguồn thông tin lớn Đồng thời, việc chọn quan thực tập Ủy ban nhân dân huyện phù hợp với chuyên ngành đào tạo, trụ sở quan lại gần nhà, lại thuận lợi Bởi vậy, thuận tiện giúp ích cho việc tiếp cận thông tin, tiếp xúc với mối quan hệ xã hội, tạo tiền đề quan trọng cho việc hoàn thành cáo cáo thực tập với chất lượng tốt Hiện nay, hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Văn vừa nguồn pháp luật vừa công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý điều hành tổ chức Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải cơng việc quan Bên cạnh việc quản lý văn quan hành nhà nước vấn đề cần trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo quan Chính việc quan tâm mực đến soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Qua thời gian thực tập em có dịp tìm hiểu cơng tác soạn thảo quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Tuy nhiên, giới hạn thời gian lực cá nhân, báo cáo chuyên đề tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện…….” Đây vấn đề quan tâm văn phịng HĐND - UBND huyện có vai trị quan trọng cơng tác lãnh đạo, điều hành quản lý Ủy ban Do em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo yêu cầu học viện trình thực tập Ủy ban nhân dân huyện SVTT: ………………………………………………………trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Phần 1: Báo cáo tình hình thực tập I Kế hoạch thực tập Thời gian Tuần (19/2-25/2) Nội dung thực tập - Tiếp xúc với lãnh đạo chuyên viên văn phòng - Báo cáo Chánh văn phòng kế hoạch thực tập Tuần - Tuần (26/2-11/3) - Sinh viên có mặt thường xuyên đơn vị thực tập, chịu điều hành, quản lý, phân công quan quan thực tập - Tìm hiểu khái quát Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện - Triển khai nghiên cứu đề tài thực tập Tuần 4- Tuần (12/3-1/4) - Tìm hiểu tình hình tổ chức soạn thảo quản lý văn Văn phòng - Thu thập số liệu Tuần - Tuần (2/4-15/4) - Tổng kết rút kinh nghiệm - Xin ý kiến nhận xét, đánh giá lãnh đạo Văn phòng q trình thực tập - Hồn thành báo cáo thực tập II Những công việc cụ thể 2.1 Nghiên cứu tài liệu - Chương IX-Hiến pháp 1992 (sửa đổi, bổ sung năm 2001) quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11, ngày 03/12/2004 - Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia - Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội năm 2004 - Giáo trình hành văn phịng quan nhà nước NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005 SVTT: ………………………………………………………trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004 ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Chính phủ - Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Báo cáo tổng kết tình hình thực nhiệm vụ cơng tác năm 2012, phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2013 Văn phòng HĐND - UBND huyện - Các số liệu quan soạn thảo quản lý văn 2.2 Hỗ trợ quan thực tập số tác nghiệp, nghiệp vụ cụ thể - Photo, in ấn văn - Gửi văn đến quan khác - Soạn thảo số văn đơn giản phó văn phịng (người hướng dẫn thực tập giao) công văn, giấy mời họp, thông báo,…,và thường xuyên công văn III Kết thực tập 3.1 Về kiến thức - Hiểu biết thêm UBND Văn phòng HĐND - UBND huyện: + Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan + Cách thức tổ chức điều hành, quản lý nhằm đem lại hiệu cao quan - Hiểu biết thêm công việc thực tế Văn phịng: + Tính chất cơng việc, vai trị, vị trí Văn phịng quan quản lý hành nhà nước cấp huyện + Về cường độ công việc, số lượng văn cần quan tâm giải + Thái độ cần có người hoạt động ngành văn phòng 3.2 Về kĩ - Tiếp xúc trau dồi kĩ nghiệp vụ văn phòng: soạn thảo quản lý văn - Kĩ giao tiếp công sở: với lãnh đạo, đồng nghiệp, với cán quan khác Phần 2: Báo cáo chuyên đề thực tập I Tổng quan quan thực tập 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Văn phòng HĐND - UBND huyện (theo quy định pháp luật, theo quy chế quan) SVTT: ………………………………………………………trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện 1.1.1.1 Chức UBND huyện HĐND huyện bầu ra, quan chấp hành HĐND huyện, chịu đạo trực tiếp HĐND huyện, Huyện ủy UBND tỉnh Kon Tum, chấp hành nghiêm túc thực kịp thời, có hiệu Nghị quyết, chủ trương, sách Huyện ủy, Ban thường vụ Huyện ủy Có trách nhiệm báo cáo tồn hoạt động với HĐND huyện, Huyện ủy, UBND tỉnh Kon Tum Thực chức quản lý Nhà nước tất lĩnh vực địa bàn huyện 1.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Nhiệm, vụ quyền hạn UBND huyện quy định cụ thể rõ ràng Luật tổ chức HĐND UBND Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 tổ chức HĐND UBND UBND huyện thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề xác định lĩnh vực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin thể dục thể thao; khoa học, cơng nghệ, tài ngun mơi trường; quốc phịng, an ninh trật tự an toàn xã hội; việc thực sách dân tộc sách tôn giáo; việc thi hành pháp luật; việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND – UBND huyện 1.1.2.1 Chức Văn phòng HĐND - UBND huyện - Văn phòng HĐND - UBND huyện quan chuyên môn UBND huyện, máy tham mưu giúp việc phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày điều kiện sở vật chất cho nhiệm vụ công tác HĐND - UBND - Văn phòng HĐND - UBND huyện quan tham mưu, tổng hợp phối hợp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND, TT.HĐND UBND huyện; bố trí cơng chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.HĐND UBND huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phịng - Văn phịng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc dấu riêng 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND - UBND huyện - Quản lý thống việc ban hành văn HĐND - UBND, Chủ tịch UBND huyện đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng quy định pháp luật Nhà nước SVTT: ………………………………………………………trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… - Xây dựng chương trình làm việc HĐND huyện, UBND Chủ tịch UBND huyện, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện UBND xã thực chương trình cơng tác - Theo dõi quan chun mơn thuộc UBND việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh - Quốc phòng dự án khác) tham gia ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy trình soạn thảo đề án thẩm tra đề án - Tổ chức việc cơng bố, truyền đạt quy định Pháp luật, Nghị HĐND, Quyết định, Chỉ thị UBND huyện cấp đến ngành, cấp Chủ tịch UBND huyện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra ngành, cấp huyện thực Nghị định, Quyết định, Chỉ thị - Tổ chức phục vụ hoạt động kỳ họp HĐND, phiên họp UBND huyện, họp làm việc TT HĐND huyện, Chủ tịch UBND huyện với quan, ban HĐND quan chun mơn thuộc huyện, Đồn thể với Chủ tịch HĐND UBND cấp xã với đại biểu HĐND tỉnh - Quản lý, tổ chức biên chế, cán cơng chức hành chính, tài sản Văn phịng theo quy định Nhà nước - Ngồi ra, Văn phịng HĐND - UBND huyện cịn có trách nhiệm giúp đỡ Văn phịng HĐND - UBND xã chun mơn, nghiệp vụ cơng tác văn phịng 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND Văn phòng HĐND - UBND huyện 1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện PHÓ CHỦ TỊCH VĂN XÃ PHỊNG Y TẾ Phịng DS TRẺ EM BAN DÂN TỘC TƠN GIÁO PHĨ CHỦ TỊCH NƠNG NGHIỆP TN MT THỐNG KÊ PHÒNG PHÒNG PHÒNG LĐ-TBNỘI VỤ THANH SVTT: ………………………………………………………trang XH TRA PHĨ CHỦ TỊCH CƠNG NGHIỆP KT HT PHÒNG TƯ PHÁCH Ủ TC KH VĂN PHÒNG BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Cơ cấu tổ chức UBND huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch phịng ban chun mơn trực thuộc (12 phịng ban): Văn phịng, Phịng Tài ngun Mơi trường, Phịng Kinh tế - Hạ Tầng, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội, Phịng Tài - Kế hoạch, Phòng Tư pháp, Phòng Thống kê, Phòng Y tế, Ban Dân tộc Tơn giáo, Phịng Dân số Trẻ em, Phòng Thanh tra 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND - UBND huyện Văn phòng HĐND - UBND huyện có Chánh Văn phịng Phó Văn phịng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng Để thực chức năng, nhiệm vụ Văn phịng phân cơng nhiệm vụ thành phận sau: Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ Sơ đồ cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND-UBND huyện Chánh Văn phòng Phó Văn phịng Phó Văn phịng (Văn hóa – Xã hội) (Kinh tế) Bộ phận Tổng hợp Bộ phận Kế toán Bộ phận Văn thư Bộ phận tiếp nhận trả kết 1.3 Nhân 1.3.1 Nhân Ủy ban nhân dân huyện UBND huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch phịng ban chun mơn trực thuộc (12 phịng ban) UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân thành viên UBND huyện, thảo luận tập thể định theo đa số, đảm bảo phát huy vai trò lãnh đạo tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy viên UBND huyện 1.3.2 Nhân Văn phòng HĐND - UBND huyện SVTT: ………………………………………………………trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Văn phòng HĐND - UBND huyện có Chánh Văn phịng Phó Văn phịng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa - Xã hội phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc thực nhiệm vụ Văn phòng Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng Chủ tịch UBND huyện định sau thống với TT.HĐND huyện Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Văn phịng chủ tịch UBND huyện định theo đề nghị Chánh Văn phòng sau thống Văn phòng HĐND – UBND có phận giúp việc: Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán - Tài vụ 1.4 Về quan hệ công tác Ủy ban với tổ chức trị -xã hội, cấp trên, cấp - Quan hệ công tác với UBND tỉnh ngành chức tỉnh: UBND huyện chịu đạo trực tiếp UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành văn UBND tỉnh Chủ tịch UBND tỉnh; thực báo cáo định kỳ, đột xuất theo chế độ quy định theo yêu cầu UBND tỉnh - Quan hệ công tác với Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy: UBND huyện chấp hành nghiêm túc tổ chức thực kịp thời, có hiệu Nghị quyết,chủ trương, sách quy định Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy; báo cáo kịp thời với Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy kết tổ chức thực Nghị quyết, chủ trương, sách, quy định Đảng - Quan hệ công tác với Thường trực HĐND huyện: UBND huyện phối hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND huyện việc chuẩn bị chương trình nội dung làm việc kỳ họp HĐND, báo cáo, đề án UBND huyện trình HĐND huyện; giải vấn đề nảy sinh trình thực Nghị HĐND,, ban HĐND huyện trả lời chất vấn đại biểu HĐND huyện - Quan hệ công tác với Ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện đoàn thể nhân dân: UBND huyện phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam đoàn thể nhân dân huyện chăm lo, bảo vệ lợi ích đáng nhân dân; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố quyền vững mạnh, tự giác thực chủ trương, đường lối Đảng , sách, pháp luật Nhà nước - UBND huyện mối quan hệ với quan, tổ chức, đơn vị đứng địa bàn huyện: + UBND huyện thực chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước quan, tổ chức đơn vị đứng địa bàn huyện theo quy định pháp luật; + UBND huyện tạo điều kiện thuận lợi để quan, tổ chức, đơn vị có trụ sở đứng địa bàn huyện thực tốt nhiệm vụ giao; 1.5 Một số quy trình thủ tục Văn phòng HĐND - UBND huyện SVTT: ………………………………………………………trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… - Quyết định số 05/2011/QĐ-UBND ngày 25 tháng 02 năm 2011 UBND huyện ban hành Quy định việc tiếp nhận, giải hồ sơ theo chế cửa, chế cửa liên thông UBND huyện - Quyết định số 02/2012/QĐ-UBND ngày 06 tháng năm 2012 UBND huyện việc sửa đổi, bổ sung số điều Quyết định số 05/2011/QĐ-UBND ngày 25 tháng 02 năm 2011 UBND huyện II Tổng quan chuyên đề báo cáo 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước, văn hành 2.1.1.1 Khái niệm văn Theo nghĩa hẹp, văn gọi chung công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, … hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… gọi văn Khái niệm sử dụng rộng rãi quan, tổ chức 2.1.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước định quản lý thành văn quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục hình thức luật định, mang tính quyền lực Nhà nước làm phát sinh hệ pháp ký cụ thể trình thực chúng Do đó, hiểu VBQLNN định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân 2.1.1.3 Khái niệm văn hành Theo nghĩa rộng từ hành “thuộc phạm vi đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, sách Nhà nước” Với nghĩa này, văn hành văn viết in, chứa đựng thơng tin có nội dung thuộc phạm vi đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, sách Nhà nước Trong thời đại nay, văn hành viết in giấy, phim nhựa, băng từ file điện tử; hình thức phổ thơng in giấy 2.1.2 Phân loại hệ thống văn quản lý nhà nước Có ba hình thức bản: 2.1.2.1 Văn quy phạm pháp luật “Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, Nhà SVTT: ………………………………………………………trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày năm 2008) 2.1.2.2 Văn hành 2.1.2.2.1 Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật dùng để giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan, tổ chức Đây hệ thống văn phức tạp đa dạng, bao gồm hai loại chính: - Văn khơng có tên loại: cơng văn; - Văn có tên loại: thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, loại giấy (giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) 2.1.2.2.2 Văn hành cá biệt Văn hành cá biệt (VBHCCB) phương định quản lý quan có thẩm quyền quản lý hành nhà nước ban hành sở định chung định quy phạm quan cấp quan nhằm giải cơng việc cụ thể VBHCCB thường gặp định nâng lương, định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; thị việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt… 2.1.2.3 Văn chuyên ngành Đây hệ thống văn mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành sốn quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng hệ thống văn phải theo quy định quan đó, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức chúng Những loại văn liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa… 2.1.3 Các chức chủ yếu văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước thường có ba chức chủ yếu sau đây: 2.1.3.1 Chức thông tin Trong hoạt động quan, tổ chức, văn phương tiện chuyển tải quan trọng thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc đạo, điều hành máy quan, tổ chức Thông tin dạng gọi thông tin văn Trên thực tế, giá trị văn lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho quan, tổ chức hoạt động hướng, chức có hiệu SVTT: ………………………………………………………trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… 2.1.3.2 Chức pháp lý Chức pháp lý văn quản lý Nhà nước thể hai mặt sau: - Chúng chứa đựng quy phạm pháp luật quan hệ mặt pháp luật hình thành hoạt động quan Nhà nước; - Là chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể điều hành công việc quan, tổ chức Nhà nước Văn pháp lý Nhà nước sở để chứng minh, công nhận quan hệ pháp luật hoạt động quản lý 2.1.3.3 Chức quản lý Văn quản lý Nhà nước quan trọng mặt pháp lý để đề quy định pháp luật Nó sở để kiểm tra việc định cấp theo hệ thống quản lý ngành; phương tiện truyền đạt đầy đủ, xác đến đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động quan, tổ chức nói riêng quan, tổ chức khác máy nhà nước nói chung Ngồi ba chức chủ yếu nêu trên, văn quản lý Nhà nước cịn có số chức khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, liệu… loại văn nói chung 2.1.4 Những yêu cầu văn quản lý hành nhà nước 2.1.4.1 Yêu cầu nội dung Trong trình soạn thảo nội dung văn đảm bảo thực yêu cầu: Tính mục đích: q trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ vấn đề: chủ đề, mục tiêu văn bản; giới hạn điều chỉnh văn bản; tính cần thiết việc ban hành văn bản; tính phục vụ trị… Tính mục đích văn phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động chủ thể ban hành Tính khoa học: tính khoa học thể điểm sau: - Thơng tin văn cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, xác, kịp thời có tính dự báo cao - Nội dung xếp theo trình tự hợp lý, logic - Đảm bảo tính hệ thống văn bản, nội dung văn phận cấu thành hữu hệ thống văn quản lý nhà nước nói chung - Bố cục chặt chẽ; qn chủ đề, khơng lạc đề Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu văn tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, văn phải có nội dung dễ hiểu dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song khơng ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ khoa học văn SVTT: ………………………………………………………trang 10 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhân số lượng quy định mục “Nơi nhận” văn Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định người lãnh đạo quan Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn người thảo văn biết để kịp thời điều chỉnh Bước 5: Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn mà soạn thảo Chánh Văn phòng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước 6: Ký thức văn Văn hồn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công người đứng đầu quan (người duyệt thảo) Bước 7: Phát hành văn văn thư quan Văn sau ký thức chuyển cho văn thư quan, cán văn thư thực công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký vào sổ công văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Lưu văn phát hành: văn lưu hai chính: lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo - lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Việc soạn thảo văn Văn phòng UBND huyện dựa nguyên tắc sau: Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn phải chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng nhân dân (phạm vi đối tượng hành vi cần điều chỉnh; mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…) Ngoài ra, văn phải ban hành pháp lý, thẩm quyền, nội dung văn phải phù hợp với quy định pháp luật phải ban hành thể thức kỹ thuật trình bày Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học SVTT: ………………………………………………………trang 13 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Nội dung, ý tưởng văn hành phải rõ ràng, xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác Diễn đạt ý tứ phải theo trình tự hợp lý, ý trước sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý lạc đề Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn hành phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn hành phải phù hợp với trình độ, khả người thực thi, phải phù hợp với thực tế sống, định đưa trở thành thực Văn phịng có vai trị vơ quan trọng UBND huyện, văn soạn thảo trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo quy định pháp luật sở quan trọng cho định huyện đảm bảo Tuy nhiên, vấn đề đặt cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng văn soạn thảo Thời gian năm 2012 Văn phòng soạn thảo 3698 Quyết định, tất Quyết định giải cụ thể công việc khác nhau, mà tồn nội dung như: sửa đổi định cũ UBND ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất xã địa bàn huyện … Do đặt yêu cầu quan trọng công tác soạn thảo văn cần phải xác định nội dung cần soạn thảo đảm bảo đắn, xác, khơng trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định Như đảm bảo số lượng chất lượng văn soạn thảo trước ban hành để giải công việc cụ thể UBND huyện 2.2.2 Tình hình quản lý giải văn Văn phịng Theo khái niệm chung: cơng tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước; báo cáo, liên hệ quan, tổ chức, ngành, cấp trình hoạt động quan, tổ chức Do đó, ta thấy cơng tác văn thư có ý nghĩa lớn hoạt động quan, tổ chức Công tác giúp cho việc giải cơng việc nhanh chóng, xác quy định, ngun tắc; góp phần tiết kiệm cơng sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo; tiền đề lưu trữ văn theo quy định pháp luật Văn Văn phòng HĐND - UBND huyện quản lý Bộ phận Văn thư quan Bộ phận văn thư có chức giúp Chánh Văn phịng quản lý tồn hoạt động hành (Hành chính, Văn thư) Văn phịng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu đạo, điều hành tập trung thống UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện SVTT: ………………………………………………………trang 14 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Việc quản lý văn phận văn thư đảm bảo yêu cầu trình tự, thủ tục quy định cụ thể Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004 ngày 08/4/2004 công tác văn thư Chính phủ Trong báo cáo Văn phịng UBND huyện năm 2012 phận văn thư quan nhận 5673 văn đến chuyển 2543 văn đi, tiếp nhận 234 mật đến, ban hành 48 mật 197 văn nội bộ, thực y hàng trăm loại tài liệu, văn khác Tại văn phòng HĐND - UBND huyện cơng tác tổ chức quản lý văn tương đối chặt chẽ Việc quản lý văn đơn vị thống nhất, đảm bảo yêu cầu xác, kịp thời, bảo mật 2.2.2.1 Đối với văn đến Văn đến tất văn bản, giấy tờ đơn vị nhận từ nơi khác gửi đến Nhìn chung số lượng văn đến quan tương đối nhiều, văn đến có ngày, tháng, năm nhân viên Văn thư xếp lại thành giấy nhỏ tập công văn ghi ngày, tháng, năm văn đến Tất tập để bìa cứng ghi bên tên loại văn đựng Sau năm nhân viên Văn thư cất vào tủ gọi tủ đựng hồ sơ, tài liệu Quy trình tiếp nhận giải văn đến UBND huyện tuân theo trình tự quy định rõ ràng cụ thể Nghị định 110/2004 sửa đổi, bổ sung Nghị định 09/2010, bao gồm bước sau: Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tiếp nhận văn đến: ngày quan tiếp nhận văn chủ yếu qua đường bưu điện, quan, đơn vị khác tự đưa đến, số cịn lại gửi trực tiếp Fax Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến quan, nhân viên Văn thư trực tiếp nhận văn kiểm tra xem văn có phải gửi đến quan hay khơng, kiểm tra số lượng đủ chưa kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách khơng Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: sau nhận văn đến, cần phải phân loại sơ loại phải đăng ký (tất công văn, giấy tờ gửi quan, gửi cho thủ trưởng quan người có chức vụ lãnh đạo quan), loại đăng ký (tất thư từ riêng, sách báo, tạp chí, tin) Sau bóc bì cơng văn, nhân viên Văn thư tiến hành đóng dấu đến cơng văn, dấu đến đóng vào góc trái, trang đầu số ký hiệu văn Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến: nhằm xác định văn chuyển đến quan vào ngày để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến lưu trữ văn Mẫu dấu đến Văn phòng HĐND-UBND huyện : (phụ lục: phần - Phụ lục III) Đăng ký công văn đến: số lượng cơng văn đến Văn phịng HĐND - UBND huyện nhiều nên văn thư lập sổ đăng ký công văn đến sau: SVTT: ………………………………………………………trang 15 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… - Sổ đăng ký công văn quan Trung ương Tỉnh bạn gửi đến (ký hiệu sổ A) - Sổ đăng ký công văn khối Đảng gửi đến cho Thường trực HĐND Ủy ban (ký hiệu sổ B) - Sổ đăng ký cơng văn khối quyền Nhà nước (ký hiệu sổ C) - Sổ đăng ký đơn thư khiếu nai, tố cáo (ký hiệu sổ D) Theo phụ lục IV “sổ đăng ký văn đến” (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Phần đăng ký văn đến: trình bày trang giấy A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Số Ngày đến đến (1) (2) Tác giả (3) tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận (5) (6) (7) Số, ký Ngày hiệu (4) Mẫu sổ: sổ phải in sẵn, kích thước 210mm x 297mm Tên quan chủ quản…………… Tên đơn vị:……………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… Từ ngày… đến ngày… Từ số…….đến số…… SVTT: ………………………………………………………trang 16 Quyển số:…… Ký Ghi nhận Chú (8) (9) BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Bước 2: Trình chuyển giao văn đến Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Chuyển giao văn đến: văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, đối tượng chặt chẽ Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo UBND có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Các Phó chủ tịch UBND huyện giao trực tiếp giải văn đến theo ủy nhiệm Chủ tịch UBND huyện văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến lãnh đạo quan giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan Lãnh đạo quan giao Chánh Văn phòng người giao trách nhiệm thực công việc sau: - Xem xét toàn văn đến, báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp - Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Trong công tác quản lý văn đến UBND huyện , phận văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện đóng vai trị quan trọng Việc đảm bảo quản lý văn đến quan cách thống nhất, nhanh chóng kịp thời cung cấp thơng tin cho định hành Văn phịng nói riêng UBND huyện nói chung 2.2.2.2 Đối với văn Tất văn quan phải đăng ký vào sổ quản lý văn phận văn thư phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Trình tự SVTT: ………………………………………………………trang 17 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… quản lý văn văn thư văn phòng HĐND - UBND huyện tuân thủ theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2008 Nghị định 09/2010/NĐCP ngày 08/02/2010 Chính Phủ cơng tác văn thư hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005 Theo đó, văn như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thơng báo, Cơng văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị… công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa quan, đơn vị hay tổ chức để gửi ngồi nội quan phải Chủ tịch, Phó Chủ tịch người có thẩm quyền ký thức, sau phải chuyển qua phận Văn thư đăng ký, đóng dấu Tất công văn phải lấy số riêng cho loại Khi ghi ngày, tháng, năm văn ngày 10 tháng phải thêm số vào phía trước Cụ thể trình tự bước quản lý văn Văn phòng HĐND – UBND huyện tuân theo thứ tự sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày , tháng, năm văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Sau văn kiểm tra đảm bảo yêu cầu thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày cán văn thư thực ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn Việc đánh số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều 8, Chương Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn hồn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần phải nhân cho q trình giải cơng việc Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Bước 2: Đóng dấu quan Đóng dấu quan: Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Bước 3: Đăng ký văn Cán Văn thư phải vào sổ tất loại công văn gửi Đối với UBND huyện quan ban hành nhiều công văn, giấy tờ nên lập nhiều sổ đăng ký công văn đi, để tiện cho việc ban hành văn dễ dàng nhanh chóng hơn: - 01 sổ đăng ký Quyết định - 01 sổ đăng ký loại công văn thường - 01 sổ đăng ký thư mời SVTT: ………………………………………………………trang 18 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… - 01 sổ đăng ký phiếu chuyển - 01 sổ đăng ký báo cáo Mẫu sổ đăng ký “Công văn đi” UBND huyện trình bày: Mẫu sổ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Cơ quan:……………………………………… Năm: ………………………………………… SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Từ số:……….đến số:………… Từ ngày:…./… /…….đến ngày:…./…./…… Theo phụ lục V “sổ đăng ký văn đi” ( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ): Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” Phần đăng ký văn đi: Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn (1) (2) (3) (4) (5) Đơn vị, Số người lượng nhận bản lưu (6) (7) Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn SVTT: ………………………………………………………trang 19 Ghi (8) BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Văn phải hoàn chỉnh thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Bước 5: Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Có thể thấy văn quan nói chung, Văn phịng nói riêng sở pháp lý quan trọng, thông tin phản ánh trách nhiệm, nhiệm vụ mà quan quan tâm, giải Việc quản lý văn góp phần đảm bảo u cầu thơng tin cho quản lý, cho định biểu hiệu giải công việc cụ thể quan Do đó, cần quan tâm công tác quản lý văn để nâng cao hiệu định hành 2.2.2.3 Đối với văn mật 2.2.2.3.1 Tình hình tổ chức quản lý - Về số lượng văn mật + Đối với văn mật đến: Năm 2012, Văn phòng HĐND - UBND huyện tiếp nhận 234 văn mật đến + Đối với văn mật phát hành: Năm 2012, Văn phòng HĐND - UBND huyện phát hành 48 văn mật - Về nguyên tắc chung việc quản lý văn mật Đảm bảo u cầu bí mật thơng tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, theo quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000 - Đăng kí văn mật: sử dụng sổ đăng kí, dùng cho nhiều năm - Phân phối văn mật: lập sổ chuyển giao văn mật phải gọi người liên quan tới tận nơi nhận kí tên xác nhận - Văn thư có nhiệm vụ đưa văn mật vào kho lưu trữ tủ kín, hịm sắt… bảo đảm an tồn độ mật 2.2.2.3.2 Tình hình tổ chức giải - Tổ chức giải văn mật đến thực theo quy trình sau: SVTT: ………………………………………………………trang 20 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Sau tiếp nhận văn mật đến, cán văn thư tiến hành vào “ Sổ đăng kí văn mật đến”, sau chuyển cho Chánh văn phòng xử lý Việc chuyển giao, giải lưu văn mật đến thực nghiêm túc, đảm bảo khơng để lộ bí mật nhà nước Với nhu cầu quản lý hành huyện, năm Văn phòng HĐND - UBND huyện ban hành văn có độ mật, chủ yếu đề cập tới vấn đề tôn giáo, quân sự, an ninh Các văn mật soạn thảo máy tính khơng nối mạng internet (đảm bảo độ an toàn cho văn bản) Sau văn mật ký ban hành, cán văn thư có trách nhiệm đăng ký văn vào “ Sổ đăng ký văn mật đi” đóng dấu quan, làm thủ tục chuyển phát văn theo quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước 2.2.2.4 Đối với văn nội 2.2.2.4.1 Tình hình tổ chức quản lý Văn nội văn quan, đơn vị quan ban hành, gửi cho đơn vị nội nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội để trao đổi công việc Phân loại: Quyết định nhân sự, thị, thông báo, giấy mời, sổ văn bản… Yêu cầu: giải nhanh chóng, thủ tục - Về số lượng văn nội Năm 2012, Văn phòng HĐND - UBND huyện ban hành 197 văn - Về nguyên tắc chung việc quản lý văn nội Đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc cán bộ, công chức quan; quy định pháp luật 2.2.2.4.2 Tình hình tổ chức giải Nhìn chung, văn nội thường có nội dung chủ yếu như: khen thưởng, quy chế chi tiêu nội bộ, vấn đề nhân sự… Các cán bộ, cơng chức có trách nhiệm soạn thảo văn nội dựa vào Thông tư số 01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Về bản, việc phát hành văn nội thực giống văn đi: SVTT: ………………………………………………………trang 21 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… - Khi nhận văn nội bộ, cán văn thư tiến hành bước kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn - Ghi số, ký hiệu, ngày tháng văn bản, đóng dấu quan - Đăng ký văn vào sổ đăng ký văn nội - Làm thủ tục, chuyển phát văn đến cán bộ, công chức quan - Lưu văn 2.3 Đánh giá công tác soạn thảo quản lý văn Văn phịng HĐND UBND huyện 2.3.1 Ưu điểm Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND - UBND huyện nêu phần thấy kết đáng ý hoạt động ban hành, định Văn phòng nói riêng UBND huyện nói chung Đạt thành tựu công tác soạn thảo quản lý văn bước tiến mới, hướng trình quản lý, điều hành Văn phòng thực nhiệm vụ Qua nâng cao hiệu giải công việc soạn thảo ban hành văn bản, việc quản lý văn yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan Một văn soạn thảo quản lý cách chặt chẽ, thống Văn phòng Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn giấy tờ xử lý nhanh chóng, đảm bảo khơng để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND huyện 2.3.2 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt trên, công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND huyện tồn nhiều thiếu sót, hạn chế sau: 2.3.2.1 Đối với cơng tác soạn thảo văn -Về xác định thẩm quyền ban hành văn nội dung lẫn hình thức quan soạn thảo Văn phòng chưa thống Nội dung quy định văn soạn thảo có tình khả thi cao, nhiên cịn số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi cịn bị hạn chế Như vậy, hạn chế nhỏ, đòi hỏi Văn phòng UBND huyện quan tâm đạo phận chuyên môn, trọng đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước - Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: Các chủ thể, quan giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình cịn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Công tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn phận chưa SVTT: ………………………………………………………trang 22 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… tiến hành thường xuyên Hệ làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn cịn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn phịng chủ yếu chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011 Bộ Nội vụ Đồng thời, Văn phịng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý - Về văn phong, ngơn ngữ văn bản: công tác soạn thảo văn Văn phòng tồn số lỗi chủ quan người soạn thảo nội dung văn như: sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không rõ ràng… 2.3.2.2 Đối với công tác quản lý văn - Việc quản lý văn đến, quan cịn thực thủ cơng, tiếp nhận công văn đến phận văn thư phải ghi vào sổ thực lưu máy vi tính tiện cho việc tra cứu Điều đảm bảo tính hệ thống, chặt chẽ quản lý văn thiết nghĩ cần phải đại hóa cơng tác văn thư đê xây dựng hệ thống quản lý văn đại, thống nâng cao hiệu thơng tin Văn phịng - Bộ phận văn thư quan có cán với yêu cầu cơng việc có khối lượng lớn nhiều giải chưa nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến định quản lý quan Do đó, vần đề đặt cần nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phận văn thư, phân chia nhiệm vụ cụ thể nhằm giải cơng việc cách có hệ thống, hiệu - Các phương tiện để bảo quản tài liệu cịn thiếu máy hút ẩm, bình chữa cháy… dẫn đến tài liệu chưa bảo quản tốt 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình soạn thảo quản lý văn bản: phương tiện sử dụng vào q trình giới hóa tự động hóa việc soạn thảo quản lý văn chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu mức lạc hậu - Lề lối làm việc quan nhà nước thể rõ chế quan liêu, bao cấp sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn chất lượng thơng tin chứa thấp, nhiều văn trùng lặp, thừa, khơng có hiệu lực SVTT: ………………………………………………………trang 23 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… - Việc quản lý văn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò nhận thức rõ trách nhiệm phận văn thư việc cải tiến công tác lưu trữ Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợp với thực tế giai đoạn ứng dụng rõ ràng phương tiện kỹ thuật đại vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Số lượng biên chế Văn phòng thiếu, biên chế cho phận nghiên cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), chuyên viên theo dõi nhiều lĩnh vực dẫn đến công việc tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu ngành lĩnh vực giao 2.4 Giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND - UBND huyện 2.4.1 Giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo 2.4.1.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng HĐND - UBND huyện chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND huyện cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại UBND huyện, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái qt quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt 2.4.1.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn SVTT: ………………………………………………………trang 24 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà cịn điều tiết, phân cơng cơng việc cách phù hợp, công cá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thơng thường 2.4.1.3 Đảm bảo nội dung văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng HĐND - UBND huyện soạn thảo ban hành nhỏ Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa 2.4.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn : cần phải tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cơng tác văn Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi, hỗ trợ đội ngũ cán công chức Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành tăng cường trách cơng tác 2.4.1.5 Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn 2.4.2 Giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý văn 2.4.2.1 Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Quá trình quản lý văn cần coi trọng, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra cơng tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra, SVTT: ………………………………………………………trang 25 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan 2.4.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác quản lý văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cơng tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý văn quan, đơn vị Đối với cán cơng chức làm cơng tác quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác 2.4.2.3 Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản, lưu trữ văn Do hệ thống trang thiết bị lưu trữ, bảo quản văn văn phịng xuống cấp, khơng đảm bảo cho cơng tác quản lý văn Vì vậy, cần nhanh chóng thay trang thiết bị có chất lượng tốt nhằm đem lại hiệu cao cho công tác quản lý văn Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND huyện phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hộ PHẦN KẾT LUẬN Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trị quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn UBND huyện ban hành có đóng góp khơng nhỏ phát triển kinh tế - xã hội địa phương Tuy nhiên, việc soạn thảo quản lý văn UBND huyện cịn bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp SVTT: ………………………………………………………trang 26 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ………………… Trong báo cáo chuyên đề em tập trung vào “công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND - UBND huyện ” nên đối tượng phạm vi nghiên cứu hoạt động Văn phòng Qua đánh giá công tác soạn thảo quản lý văn đây, chuyên đề cố gắng đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng, giúp cho định UBND huyện đảm bảo tuân thủ pháp luật đem lại hiệu lực, hiệu quản lý hành nhà nước địa phương Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân, đem lại sống ấm no, hạnh phúc cho nhân dân Mà văn quan nhà nước ban hành chủ yếu nhằm thực hiện, đáp ứng nhu cầu, lợi ích đáng Do đó, Văn phịng nói riêng UBND huyện nói chung phải nâng cao tinh thần trách nhiệm cơng việc mình, làm trịn bổn phận “công bộc” nhân dân, mà cán công chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thơng qua việc ban hành văn quản lý nhà nước có chất lượng cao Sự chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành Bởi vậy, tập thể cán bộ, cơng chức, nhân viên quan cần nhận thức tầm quan trọng tích cực thực cải cách hành mạnh mẽ quan SVTT: ………………………………………………………trang 27 ... Thực trạng công tác tổ chức soạn thảo, quản lý giải văn Văn phòng HĐND&UBND huyện 2.2.1 Tình hình soạn thảo văn Văn phịng Trong thời gian qua, cơng tác soạn thảo văn Văn phòng UBND huyện đảm... phát văn đến cán bộ, công chức quan - Lưu văn 2.3 Đánh giá công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND UBND huyện 2.3.1 Ưu điểm Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND - UBND huyện. .. hoạt động Văn phòng Qua đánh giá công tác soạn thảo quản lý văn đây, chuyên đề cố gắng đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng, giúp