MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: 3.2 Phạm vi nghiên cứu: Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực đề tài 4.1 Trong nước 4.2 Ngoài nước 4.3 Danh mục cơng trình cơng bố thuộc lĩnh vực đề tài: 5 Cách tiếp cận phương pháp nghiên cứu 5.1 Cách tiếp cận: 5.2 Phương pháp nghiên cứu: Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG KOHA TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ LƯU THƠNG TÀI LIỆU THỰC TRẠNG TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH 1.1 Nghiên cứu, tìm hiểu tính phần mềm quản lý thư viện mã nguồn mở Koha 1.1.1 Tính dành cho cán thủ thư 1.1.2 Tính dành cho bạn đọc: 13 1.2 Khảo sát, tìm hiểu thực trạng quy trình quản lý lưu thơng tài liệu đơn vị sử dụng Koha 16 1.3 Khảo sát, đánh giá thực trạng quy trình quản lý lưu thơng tài liệu Trung tâm Học liệu 18 1.3.1 Thực trạng quy trình quản lý lưu thông tài liệu Trung tâm chưa ứng dụng Koha 18 1.3.1.1 Quy trình quản lý tài liệu 18 1.3.1.2 Quy trình lưu thơng tài liệu: 19 1.3.2 Đánh giá, nhận xét quy trình quản lý lưu thông tài liệu Trung tâm Học liệu chưa có phần mềm: 20 1.3.2.1 Thuận lợi: 20 1.3.2.2 Khó khăn: 20 CHƯƠNG ỨNG DỤNG KOHA ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH 22 2.1 Phân tích thiết kế liệu, khổ mẫu biên mục phù hợp với thực trạng phân loại tài liệu Trung tâm Học liệu Trường Đại học Quảng Bình 22 2.1.1 Hiện trạng phân loại, biên mục tài liệu Trung tâm Học liệu 22 2.1.2 Áp dụng khổ mẫu biên mục MARC21 để tạo khung biên mục Koha 24 2.2 Tùy biến phân hệ, bổ sung tính năng, thiết kế giao 26 2.2.1 Cài đặt tiếng Việt cho Koha 26 2.2.2 Cấu hình gửi mail thông báo tự động tới bạn đọc 27 2.2.3 Cấu hình hệ thống 29 2.2.4 Khởi tạo giá trị định trước cho hệ thống 39 2.2.5 Tạo mẫu phiếu phạt hạn, sách 42 2.2.6 Tạo mẫu email thông báo tới bạn đọc 45 2.2.7 Xây dựng hệ thống thống kê, báo cáo trung tâm 47 2.2.8 Xây dựng, thiết kế giao diện cho phân hệ tra cứu OPAC 49 2.2.9 Nâng cấp Koha 51 2.3 Cài đặt phần mềm kiểm thử, đánh giá hệ thống 51 2.3.1 Kiểm thử hệ thống 51 2.3.2 Đánh giá phần mềm 53 2.4 Thử nghiệm, đánh giá, hoàn chỉnh phân hệ tra cứu Opac triển khai ứng dụng phần mềm TTHL 55 2.4.1 Xây dựng sở liệu: Nhập thông tin mô tả tài liệu (tờ khai tiền máy) thông tin người dùng để tạo tài khoản cho bạn đọc 55 2.4.2 Thiết lập sách lưu thơng tài liệu 59 2.4.3 Tập huấn cho cán Trung tâm chuyển giao Công nghệ 59 2.4.4 Dùng thử phần mềm 60 2.4.5 Khảo sát đánh giá người dùng tin cán Trung tâm phần mềm 64 2.4.6 Hoàn chỉnh phân hệ tra cứu Opac cho người dùng tin 65 2.4.7 Triển khai ứng dụng phần mềm Trung tâm Học liệu 66 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO 73 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công nghệ thông tin sâu vào lĩnh vực hoạt động người trở thành cơng cụ hữu hiệu giúp xã hội phát triển Ngành Thư viện - Thông tin đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội giữ nguyên cách thức hoạt động truyền thống trước Để hoàn thành nhiệm vụ xã hội đề ra, thư viện bước ứng dụng tin học vào hoạt động mình, nhờ Cơng nghệ thơng tin nhanh chóng vào hoạt động thư viện ngày khẳng định vai trị, vị trí vơ quan trọng, thiếu nghiệp thư viện giới nói chung nghiệp thư viện Việt Nam nói riêng Thế giới nói chung Việt Nam nói riêng có nhiều phần mềm ứng dụng cho việc quản lý thư viện phần mềm tích hợp quản trị thư viện Ilib, Libol, VTLS, Iportlib Tuy nhiên hầu hết phần mềm xuất hạn chế gây khó khăn cho thư viện cho bạn đọc trình sử dụng thư viện Phần mềm mã nguồn mở Koha phần mềm quản lý thư viện Việt Nam có ứng dụng phù hợp với nhiều loại hình thư viện cơng việc khác thư viện trường học, thư viện công cộng, thư viện viện nghiên cứu, tổ chức nghiệp xã hội Hơn bối cảnh kinh tế nguồn ngân sách dành cho hoạt động thư viện nước ta phần mềm mã nguồn mở lựa chọn tối ưu Từ ngày thành lập nay, Trung tâm Học liệu Trường Đại học Quảng Bình cố gắng để phân loại toàn tài liệu theo khung phân loại thập phân Dewey Decimal Classification (DDC) Tuy nhiên, hoạt động chuyên môn thư viện tiến hành hồn tồn phương thức thủ cơng truyền thống, chưa có phần mềm, có nhiều hạn chế việc khai thác thông tin; phục vụ trình lưu thơng mượn trả tài liệu Đặc biệt việc thống kê, tổng hợp số liệu bạn đọc tài liệu nhiều thời gian công sức tính xác lại khơng cao, ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động, chất lượng phục vụ Trung tâm Hiện nay, thị trường có nhiều phần mềm chào bán từ công ty với giá vài trăm triệu đồng Trong điều kiện nhà trường khó khăn kinh phí khơng phải số tiền nhỏ Ngay lúc Koha phần mềm có "Cốt" đáp ứng số yêu cầu mà Trung tâm đề ra, đặc biệt hồn tồn miễn phí Tuy nhiên để sử dụng cần kết hợp lĩnh vực chuyên môn Cụ thể Công nghệ Thông tin Thư viện Thông tin để nghiên cứu, thiết kế ứng dụng cho phù hợp với mục đích, u cầu, hồn cảnh điều kiện cụ thể Koha phần mềm quản lý thư viện nhiều thư viện giới sử dụng nhiên phần mềm Việt Nam Tuy đưa vào sử dụng phần mềm mã nguồn mở Koha có nhiều ưu điểm phần mềm quản lý thư viện mã nguồn đóng Được đồng ý Ban giám hiệu Nhà trường, tháng năm 2015 Trung tâm Học liệu tiến hành nghiên cứu, thử nghiệm phần mềm Koha vào số hoạt động chuyên môn nghiệp vụ để quản lý tài liệu Sau tháng nghiên cứu thử nghiệm, chúng tơi đánh giá lợi ích mà ứng dụng mang lại cho Trung tâm Học liệu chúng tơi đề xuất Nhà trường cho phép nhóm tiếp tục nghiên cứu sâu để ứng dụng phần mềm vào công tác Quản lý tài liệu Trường Đại học Quảng Bình Mục tiêu đề tài Trên sở nghiên cứu phần mềm mã nguồn mở Koha, tiến hành ứng dụng, xây dựng nên phần mềm hỗ trợ tốt công tác chuyên môn nghiệp vụ Trung tâm Cụ thể: quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc, phục vụ mượn trả tài liệu, tìm kiếm thơng tin, báo cáo, thống kê.… Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: - Phần mềm mã nguồn mở KOHA; - Khung phân loại DDC khổ mẫu biên mục đọc máy Machine-Readable Cataloging 21 (MARC21); - Quy trình quản lý việc mượn, trả, lưu thông tài liệu Trung tâm; - Nhu cầu sử dụng người dùng tin 3.2 Phạm vi nghiên cứu: - Công tác quản lý tài liệu, phục vụ bạn đọc Trung tâm Học liệu Trường đại học Quảng Bình Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực đề tài 4.1 Trong nước Hiện nay, việc ứng dụng phần mềm thư viện Koha Việt Nam chưa phổ biến Mới số thư viện trường học Hà Nội sử dụng Koha Cụ thể: Thư viện Đại học Tài - Ngân hàng, Thư viện Đại học Đại Nam, Thư viện trường quốc tế Wellsprings, Thư viện Đại học Ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội,… Có thể thư viện phân vân việc lựa chọn sử dụng Koha ngại khơng có tổ chức, cá nhân hỗ trợ cài đặt hướng dẫn sử dụng Tuy nhiên, Việt Nam nay, Koha tìm hiểu phát triển mạnh mẽ tổ chức thư viện như: Diễn đàn Thư viện, Diễn đàn Koha, Mạng Thông tin Thư viện Việt Nam, hay thành viên Cộng đồng Phần mềm mã nguồn mở Vfossa Năm 2013 Cơng ty D&L thành lập nhóm Koha Việt Nam, tham gia chương trình OpenRoad Bộ Khoa học Công nghệ (KHCN) - Phát triển Koha tham gia cộng đồng Koha gới D&L công bố mã nguồn chia sẻ toàn tài liệu Koha 3.12 tùy biến, phát triển, Việt hóa Koha với phiên 3.16 Họ trở thành Nhà cung cấp dịch vụ cài đặt, cấu hình, tùy biến đào tạo chuyên nghiệp cho số thư viện thời gian qua Thêm vào đó, cộng đồng sinh viên, nghiên cứu sinh nước tham gia phổ biến phát triển Koha tích cực Ngồi cịn có sinh viên, thạc sĩ, nghiên cứu sinh lấy Koha làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận, luận văn luận án Theo ý kiến đánh giá anh Lê Bá Lâm - Trung tâm Thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội - người sử dụng nghiên cứu nhiều hệ quản trị thư viện tích hợp Integrated Library System (ILS) người có bề dày kinh nghiệm lĩnh vực thư viện thì: “Hệ quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha phần mềm thư viện đại, đầy đủ tính áp dụng chuẩn quốc tế, có nhiều tính trội, tiện ích hệ thống thư viện tích hợp ln ln hướng tới hoàn thiện; giải pháp thư viện điện tử hoàn hảo cho tất thư viện đại học hội lớn cho thư viện hệ thống thư viện Việt Nam" 4.2 Ngồi nước Koha Hệ quản trị thư viện tích hợp – Integrated Library System mã nguồn mở giới, phát triển ban đầu New Zealand Katipo Communications Ltd triển khai vào tháng Giêng năm 2000 cho thư viện Horowhenua Trust Cũng thời gian này, nhiều công ty bắt đầu cung cấp dịch vụ thương mại cho Koha Năm 2001, Paul Pounlain phát triển thêm vài tính cho Koha, bật tính đa ngơn ngữ (Đến năm 2010, Koha dịch từ nguyên tiếng Anh sang tiếng Pháp, Trung Quốc, Ả Rập vài ngôn ngữ khác.) Năm 2002, tiêu chuẩn biên mục tìm kiếm MARC Z39.50 bổ sung vào hệ thống Koha Năm 2005, Koha bổ sung thêm tính tìm kiếm nhanh Zebra hàng chục triệu biểu ghi thư mục Năm 2007, nhóm thư viện Vermont bắt đầu kiểm thử sử dụng Koha cho thư viện Vermont Lúc đầu thư viện sử dụng riêng lẻ sau tổ chức VOKAL thành lập nhằm tạo cở sở liệu dùng chung cho thư viện Đến năm 2011, sở liệu tung Năm 2011, hai dự án quốc tế tiêu biểu Tây Ban Nha Thổ Nhĩ Kỳ thơng qua Đó dự án Bộ Văn hóa Tây Ban Nha việc xây dựng Koha thành phần mềm ứng dụng cho toàn thư viện trực thuộc Bộ Văn hóa Tây Ban Nha Và dự án thứ Ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha cho hệ thống thư viện công cộng Thổ Nhĩ Kỳ Dự án khởi xướng Bộ Văn hóa - Du lịch Thổ Nhĩ Kỳ trường Đại học phương Đơng Mục đích dự án đồng hệ thống thư viện công cộng Thổ Nhĩ Kỳ sử dụng Koha hoạt động theo thẩm quyền Bộ Văn hóa - Du lịch Dự án thực 1112 chi nhánh thư viện, với 800 nghìn người sử dụng tổng số biểu ghi thư mục khoảng triệu biểu ghi Koha phát triển cộng đồng người làm công nghệ thơng tin thư viện tồn giới, tính Koha liên tục hồn thiện phát triển mở rộng để đáp ứng nhu cầu người dùng Trên giới có nhiều thư viện lớn sử dụng phần mềm Koha ví dụ Trung tâm nghiên cứu Roland Mousnier, thư viện viện nghiên cứu Unite de Logique, Universite de Paris Jussieu; thư viện trường Đại học ThUniversite Rennes 2… Thủ đô Pari nước Pháp Ở Vương quốc Anh, thành phố London có thư viện đặc biệt Booz & Co, thư viện trường Đại học Notre Dame, trường Đại học Boston Study Abroad, thư viện tổ chức từ thiện The Feminist… Hay Trung Quốc, có thư viện trường Đại học Thanh Hoa thủ đô Bắc Kinh, Thư viện công cộng Tần Tây An Sơn Tây sử dụng Koha… Ở Thái Lan, có thư viện trường Quốc tế Shrewsbury, thư viện Đại học Thammasat, thư viện học viện Rose Marie Ngoài ra, Koha sử dụng rộng rãi nước khác giới như: Argentina, Colombia, Venezuela, Indonesia, Malaysia, Philippines… 4.3 Danh mục cơng trình công bố thuộc lĩnh vực đề tài: - Nghiên cứu ứng dụng phần mềm mã nguồn mở Koha Trung tâm Học liệu trường Đại học Quảng Bình - Tạp chí Khoa học Cơng nghệ Quảng Bình Số 2/2015 - Ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị thư viện Koha Trung tâm Học liệu trường Đại học Quảng Bình – Tạp chí Thư viện Quốc gia Việt Nam Số 5/2015 Cách tiếp cận phương pháp nghiên cứu 5.1 Cách tiếp cận: - Tiếp cận từ sở lý luận, tổng quan quy trình quản lý lưu thông tài liệu; - Tiếp cận từ thực tiễn, khảo sát, đánh giá thực trạng nhu cầu sử dụng cán thư viện người dùng tin; - Tiếp cận sản phẩm có thị trường có tính chất tương đồng Ilib, Vebrary, Libol,… 5.2 Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu sản phẩm ứng dụng có; - Phương pháp khảo sát, vấn, phân tích, đánh giá; - Phương pháp phân tích, thiết kế khung biên mục; - Phương pháp tùy biến, bổ sung, thử nghiệm Cấu trúc đề tài Báo cáo tổng kết đề tài gồm: Phần mở đầu Phần nội dung: Gồm chương: Chương Tổng quan ứng dụng Koha quy trình quản lý lưu thông tài liệu Thực trạng Trung tâm Học liệu, Trường Đại học Quảng Bình Chương Ứng dụng Koha để xây dựng phần mềm quản trị thư viện Trung tâm Học liệu, Trường Đại học Quảng Bình Kết luận kiến nghị NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG KOHA TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ LƯU THÔNG TÀI LIỆU THỰC TRẠNG TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH 1.1 Nghiên cứu, tìm hiểu tính phần mềm quản lý thư viện mã nguồn mở Koha Phần mềm mã nguồn mở Koha phần mềm quản lý thư viện cịn Việt Nam có ứng dụng phù hợp với nhiều loại hình thư viện công việc khác thư viện trường học, thư viện công cộng, thư viện viện nghiên cứu, tổ chức nghiệp xã hội Nó có đầy đủ tính Hệ quản trị thư viện tích hợp gồm mục lục tra cứu trực tuyến Online Public Access Catalog (OPAC); Bổ sung; Biên mục; Ấn phẩm định kỳ; Bạn đọc; Lưu Thông; Thống kê báo cáo; Quản trị 1.1.1 Tính dành cho cán thủ thư - Biên mục theo khổ mẫu MARC21 Phân hệ biên mục cung cấp cho cán thư viện công cụ hữu hiệu tiện lợi để tiến hành công tác biên mục Bên cạnh mẫu biên mục thiết kế sẵn cho dạng tư liệu khác gồm sách, báo, tạp chí, báo cáo khoa học, phim, luận án, luận văn cán thư viện cịn chỉnh sửa tạo mẫu biên mục dễ dàng với Koha Phân hệ biên mục Koha hỗ trợ trường theo chuẩn MARC 21 bổ sung thêm trường liệu đặc thù cho ngành thư viện Việt Nam dựa yêu cầu nghiệp vụ thư viện Phân hệ hỗ trợ khung phân loại DDC, BBK, UDC, phân hệ cho phép đặt giá trị mặc định trường cho phiên làm việc Hình 1: Giao diện phân hệ biên mục theo Marc 21 - Biên mục theo Z39.50 Koha có giao thức tải ghi tự động Z39.50, có nghĩa chép biểu ghi từ sở liệu thư viện khác Hình 2: Giao diện biên mục theo Z39.50 - OPAC Tính thiết kế, cấu hình hệ thống phần OPAC với lựa chọn ON, OFF vùng trên, dưới, trái, phải, để sẵn tiện lợi dễ dàng cho người quản trị phần mềm, thay đổi banner, logo đưa thông tin muốn giới thiệu sách mới, liên kết quan trọng, lịch làm việc tin thông báo, hướng dẫn sử dụng thư viện Ngồi ra, tùy chỉnh giao diện theo nhu cầu, tự động cập nhật sách mới, lựa chọn hiển thị thông tin biểu ghi kết tìm kiếm, cho phép xếp kết tìm kiếm theo tiêu chí ưu tiên, cho phép giới hạn kết tìm kiếm Bạn đọc đăng nhập để chỉnh sửa thông tin cá nhân, đặt mượn, gia hạn tài liệu trực tuyến, xem lịch sử mượn trả, đề xuất mua tài liệu, tạo tủ sách ảo yêu thích chia sẻ với bạn bè - In mã vạch tài liệu Công cụ tạo nhãn gáy tài liệu cho phép bạn tạo nội dung hình thức nhãn gáy riêng thư viện, đồng thời sử dụng chúng để in nhãn gáy cho tài liệu thư viện bao gồm mã vạch ... cứu ứng dụng phần mềm mã nguồn mở Koha Trung tâm Học liệu trường Đại học Quảng Bình - Tạp chí Khoa học Cơng nghệ Quảng Bình Số 2/2015 - Ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị thư viện Koha Trung tâm. .. TRẠNG TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH 1.1 Nghiên cứu, tìm hiểu tính phần mềm quản lý thư viện mã nguồn mở Koha Phần mềm mã nguồn mở Koha phần mềm quản lý thư viện Việt Nam có ứng. .. dụng thư viện Phần mềm mã nguồn mở Koha phần mềm quản lý thư viện Việt Nam có ứng dụng phù hợp với nhiều loại hình thư viện cơng việc khác thư viện trường học, thư viện công cộng, thư viện viện