Đang tải... (xem toàn văn)
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: Hoạt động họp nhóm Online chưa thường xuyên và hiệu quả Hoạt động họp nhóm diễn ra không thường xuyên. Các vấn đề trong cuộc họp chưa được giải quyết triệt để còn trì trệ. Các thành viên thường xuyên vắng mặt trong cuộc họp (do bận việc, quên,…) Không đảm bảo thời gian diễn ra cuộc họp. Tiến hành họp nhưng không diễn tả rõ được ý muốn trình bày. Các thành viên không thống nhất ý kiến chung.
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: Hoạt động họp nhóm Online chưa thường xuyên hiệu Tại: Nhóm 5, lớp CKTV28 SVTH: Nguyễn Thành Bằng MSSV: 472217146 Nội Dung Hoàn cảnh Kết Phân tích nguyên nhân Mục tiêu Giả pháp Kế hoạch Kết đạt Chuẩn hóa, mở rộng HỒN CẢNH (BACKGROUND) Hoạt động Họp online hình thức chat nhóm, Thời điểm Khi thảo luận tập nhóm, họp lấy ý kiến đăng Forum nhóm • • • • • • Hoạt động họp nhóm diễn không thường xuyên Các vấn đề họp chưa giải triệt để trì trệ Các thành viên thường xuyên vắng mặt họp (do bận việc, quên,…) Không đảm bảo thời gian diễn họp Tiến hành họp không diễn tả rõ ý muốn trình bày Các thành viên khơng thống ý kiến chung Mục tiêu Đồng quan điểm với thành viên cách làm KẾT QUẢ HIỆN TẠI (CURRENT SITUATION) • Quy trình tại: • Kết sau họp: – – – – – – – – – – Nhóm trưởng gửi thơng báo họp online cho thành viên nhóm Nhóm trưởng gửi tài liệu liên qua để thành viên tham khảo Các thành viên phản hồi xác nhận thông tin, nêu ý kiến thảo luận vấn đề Nhóm trưởng đơn đốc, nhắc nhở thành viên tham gia đầy đủ cho ý kiến Nhóm trưởng tổng hợp kết trao đổi ý kiến thắc mắc với thành viên Có 44% thành viên khơng tham gia họp 3/7 người khơng đóng góp ý kiến Cuộc họp nhàm chán, khơng trực quan Nhóm trưởng thường làm phần lại vấn đề chưa giải Một vài thành viên không đồng quan điểm Biểu đồ kết họp Không tham gia Không đồng quan điểm Khơng góp ý kiến PHÂN TÍCH NGUN NHÂN (ROOT CAUSE ANALYSIS) Họp online chưa thường xuyên hiệu Cách Làm Quy Định - Chưa có chế tài - Chưa có quy định cụ thể Chưa có tính kỉ luật cao Một nhóm trưởng chủ động - Ít đối thoại trực tiếp Thành Viên - Công nghệ Không hiểu rỏ tầm quan - Chưa tận dụng tối đa trọng công nghệ video call Kết nối thành - Chia liệu bất viên chưa tốt tiện MỤC TIÊU (TARGET CONDITION) • Kết cần đạt: - Có thời gian cố định tần suất họp định kì - Tạo tinh thần thoải mái để hoạt động họp nhóm khơng bị trì hỗn, gắng kết thành viên - 100% thành viên tham gia đầy đủ - Thành viên ý thức trách nhiệm, giảm gánh nặng cho nhóm trưởng GIẢI PHÁP (SOLUTION, COUNTERMEASURES) • • • • Công nghệ: thay đổi cách họp từ dạng tin nhắn, tài liệu đăng group nhóm sang video call Facebook (có thể gọi nhiều người lúc) tài liệu tương tác trực tiếp chia qua google drive Phân quyền: Chọn thư ký để ghi nhận lại ý kiến họp Đề xuất quy định: Những thành viên không tham gia họp nộp phạt 100K vào quỹ thường niên nhóm Tác động kì vọng vào tác nhân gốc: - 100% nhận thức tầm quan trọng họp - 90% thành viên sử dụng công nghệ tiên tiến - Các thành viên hiểu hơn, đề xuất tôn trọng ý kiến họp KẾ HOẠCH (IMPLEMENTATION PLAN) Dự kiến kế hoạch sau (nhân thống với nhóm) Cơng việc Ai làm Thời hạn Phân cơng thư ký Chọn thư kí vannth Ghi Thư kí họp 28/11 Hướng dẫn cơng nghệ Tất thành viên nắm lamt 10/12 Thử nghiệm kế hoạch họp Đánh giá thành viên vut 15/12 Tổng kết kết quả, rút kinh nghiệm nhóm Kết Chọn kết tối ưu họp Biên ghi nhận sau phiên họp, gắn Vut,nhinty 20/12 Ban hành quy định, chế tài Vut, nhinty 30/12 kết thành viên Thời gian họp cố định chế tài 20h tối chủ nhật tuần đầu thông qua tiên tháng KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Dự kiến kế hoạch sau (nhân thống với nhóm) Cần đo Cách đo Kết kỳ vọng Kết đạt Tỉ lệ thành viên tham gia họp Tổng kết 100% (chưa có) Số ngày chậm trung bình Số ngày trể họp ngày (chưa có) Tỉ lệ hài lòng Hỏi 95% (chưa có) Giảm tải cho nhóm trưởng Hỏi 90% thời gian (chưa có) Tỉ lệ thành viên hiểu tầm quan Đánh giá 100% (chưa có) trọng Ghi CHUẨN HĨA, MỞ RỘNG (FOLLOW UP) • • • • • Họp online trực tiếp giúp giải vấn đề nhanh chóng, thành viên gắng kết với Nâng cao kiến thức công nghệ Sử dụng kết họp để cải thiện phát triển nhóm Sử dụng chức ghi âm (lưu) lại họp để thành viên vắng (lý hợp lý) xem lại để nắm tình hình Giúp nhóm khác sử dụng phương pháp, công cụ hiệu