Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp 4 1.1.1. Khái niệm về doanh nghiệp 4 1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp 5 1.1.3. Các loại hình doanh nghiệp 7 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 7 1.2.1. Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 7 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 11 1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 13 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 15 2.1. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng 15 2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng 15 2.2.1. Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định những chiến lược kinh doanh cho sự phát triển của doanh nghiệp. 15 2.2.2. Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tổ chức, duy trì các mối quan hệ với con người. 16 2.2.3. Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tạo lập các mối quan hệ đối ngoại. 17 2.2.4. Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. 18 2.2.5. Nhà quản trị văn phòng có vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 18 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 19 2.3.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 19 2.3.2. Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng doanh nghiệp và điều hành theo quy chế 19 2.3.3. Thực trạng giao quyền, ủy quyền trong điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 21 2.3.4. Thực trạng tổ chức quản lý điều hành các nghiệp vụ công tác văn phòng 21 2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị 22 2.4.1. Yêu cầu về khả năng lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp của nhà quản trị văn phòng 22 2.4.2. Yêu cầu về kỹ năng lập kế hoạch của nhà quản trị văn phòng 22 2.4.3. Yêu cầu về giao tiếp của nhà quản trị văn phòng 23 2.4.4. Yêu cầu về Kiến thức chuyên môn/nghề nghiệp 23 2.4.5. Yêu cầu về các tố chất phẩm chất 24 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 26 3.1. Đánh giá, nhận xét về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.2. Nhược điểm 27 3.2. Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. 28 3.2.1. Giải pháp trong việc nâng cao nhận thức về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 28 3.2.2. Giải pháp trong việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lãnh đạo 28 3.2.3. Một số giải pháp khác 29 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn thầy cô tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập trường Và đặc biệt chúng em tiếp cận với mơn học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” mà theo em hữu ích thực tế sinh viên văn phòng chúng em Song thời gian ngắn thân cá nhân em chưa làm tiếp xúc với môi trường doanh nghiệp tiếp cận với thực tế hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong đóng góp q thầy đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu của riêng em Các số liệu sử dụng phân tích có nguồn gốc rõ ràng Các kết nghiên cứu em tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Việt Nam Sinh viên thực MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp .4 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp 1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp .7 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp 11 1.3 Khái quát chung Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp .13 CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY .15 2.1 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng .15 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng .15 2.2.1 Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định chiến lược kinh doanh cho phát triển doanh nghiệp 15 2.2.2 Nhà quản trị văn phòng có vai trò việc tổ chức, trì mối quan hệ với người .16 2.2.3 Nhà quản trị văn phòng có vai trò việc tạo lập mối quan hệ đối ngoại 17 2.2.4 Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xun kiểm tra, giám sát hoạt động tổ chức, doanh nghiệp 18 2.2.5 Nhà quản trị văn phòng có vai trò tiếp nhận thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động văn phòng doanh nghiệp 18 2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 19 2.3.1 Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp .19 2.3.2 Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động văn phòng doanh nghiệp điều hành theo quy chế 19 2.3.3 Thực trạng giao quyền, ủy quyền điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp 21 2.3.4 Thực trạng tổ chức quản lý điều hành nghiệp vụ cơng tác văn phòng 21 2.4 Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị 22 2.4.1 Yêu cầu khả lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng 22 2.4.2 Yêu cầu kỹ lập kế hoạch nhà quản trị văn phòng 22 2.4.3 Yêu cầu giao tiếp nhà quản trị văn phòng 23 2.4.4 Yêu cầu Kiến thức chuyên môn/nghề nghiệp .23 2.4.5 Yêu cầu tố chất phẩm chất 24 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP .26 3.1 Đánh giá, nhận xét vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp .26 3.1.1 Ưu điểm 26 3.1.2 Nhược điểm .27 3.2 Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 28 3.2.1 Giải pháp việc nâng cao nhận thức vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 28 3.2.2 Giải pháp việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán lãnh đạo 28 3.2.3 Một số giải pháp khác .29 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị Văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thông Không nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị Văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy doanh nghiệp Đôi nhà quản trị Văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chun mơn nghiệp vụ Ngồi việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị Văn phòng cần phải biết cách dung hoà mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty, doanh nghiệp Bấy nhiêu đủ coi nhà quản trị Văn phòng giống người “làm dâu trăm họ” Bởi vậy,việc củng cố, nâng cao vai trò nhà quản trị Văn phòng nước ta trở nên cấp thiết Nhất thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa hội nhập kinh tế quốc tế nay, đất nước ta tiếp tục đạt thành tựu to lớn, tốc độ tăng trưởng kinh tế nhiều năm liên tục mức khá, nhiều doanh nghiệp nhà nước tạo uy tín thương hiệu thị trường nước nước Bên cạnh đó, gặp khơng khó khăn, thách thức lại lần nhấn mạnh vai trò nhà quản trị văn phòng Những yêu cầu thơi thúc em tìm hiểu nghiên cứu kĩ vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Bởi vậy, em định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” Lịch sử nghiên cứu Trần Thị Bé - Lớp ĐHLTQTVP K1 - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với đề tài: “Một số kĩ cần thiết nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập” Đề tài trình bày số kĩ cần có nhà quản trị văn phòng tương lai Phan Thị Hoa - Lớp lưu trữ học quản trị văn phòng k56 với tiểu luận: “Mong muốn anh/chị Nhà quản trị tương lai” Bài tiểu luận trình bày số tiêu chuẩn Nhà quản trị nói chung theo góc độ chủ quan tác giả Các đề tài nghiên cứu vai trò Nhà quản trị, chưa sâu phân tích vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chưa nêu yêu cầu đặt doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng ngược lại Do đó, viết đưa kế thừa phát khả tìm hiểu, khảo sát để đánh giá tình hình vai trò nhà quản trị văn phòng, bên cạnh làm rõ u cầu doanh nghiệp nhà quản trị Văn phòng Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Về đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu vai trò nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp theo tình hình thực tế hoạt động doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Về giới hạn phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu phạm vi văn phòng doanh nghiệp nước Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài nghiên cứu làm rõ: Vai trò nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp từ thực tế hoạt động doanh nghiệp Đề xuất giải pháp chủ yếu để giúp nhà quản trị Văn phòng đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Cơ sở phương pháp luận phương pháp sử dụng Để thự đề tài, Tiểu luận em sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học chủ yếu là: Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thơng tin từ văn bản, tập giảng, tạp chí chun ngành thơng tin tổng hợp tham khảo từ trang web có liên quan; Chú trọng phương pháp tổng kết, chọn lọc, phân tích thơng tin từ nguồn tài liệu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ mơn học thân; Góp phần nâng cao nhận thức vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập; Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên tìm hiểu học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” học phần có liên quan; Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương Cụ thể sau: Chương Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương Giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp Hiện phương diện lý thuyết có nhiều định nghĩa doanh nghiệp, định nghĩa mang có nội dung định với giá trị định Điều đương nhiên, tác giả đứng nhiều quan điểm khác tiếp cận doanh nghiệp để phát biểu Chẳng hạn: Xét theo quan điểm luật pháp: Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có dấu, có tài sản, có quyền nghĩa vụ dân hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh tế phạm vi vốn đầu tư doanh nghiệp quản lý chịu quản lý nhà nước loại luật sách thực thi Xét theo quan điểm chức năng: Doanh nghiệp định nghĩa sau: "Doanh nghiệp đơn vị tổ chức sản xuất mà người ta kết hợp yếu tố sản xuất (có quan tâm giá yếu tố) khác nhân viên công ty thực nhằm bán thị trường sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận khoản tiền chênh lệch giá bán sản phẩm với giá thành sản phẩm ấy” M.Francois Peroux Xét theo quan điểm phát triển: “Doanh nghiệp cộng đồng người sản xuất cải Nó sinh ra, phát triển, có thất bại, có thành cơng, có lúc vượt qua thời kỳ nguy kịch ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đơi tiêu vong gặp phải khó khăn khơng vượt qua " - trích từ sách " kinh tế doanh nghiệp D.Larua.A Caillat - Nhà xuất Khoa Học Xã Hội 1992 Xét theo quan điểm hệ thống: Doanh nghiệp tác giả nói xem : Doanh nghiệp bao gồm tập hợp phận tổ chức, có tác động qua lại theo đuổi mục tiêu Các phận tập hợp doanh nghiệp bao gồm phân hệ sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân Tuy nhiên, xét khía cạnh, khái niệm chung doanh nghiệp đưa là: “Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm thực ổn định hoạt động kinh doanh” 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp Giải việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống người lao động Trong năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh giải nhiều việc làm với thu nhập cao cho người lao động Tại thời điểm 01/01/2000 khu vực doanh nghiệp thu hút 3,194 triệu lao động, đến 01/01/2002 3,933 triệu lao động 01/01/2003 4,658 triệu lao động Như năm từ 2000 - 2002, khu vực doanh nghiệp thu hút thêm 1,464 triệu lao động, kể số tuyển dụng để thay 650 nghìn giảm nguyên nhân, số lao động mà khu vực doanh nghiệp tuyển vào năm 2,1 triệu lao động, bình quân năm gần 700 nghìn lao động, số đáng kể yêu cầu tạo việc làm cho toàn xã hội Lao động khu vực doanh nghiệp có thu nhập cao nhiều so với khu vực cá thể hộ gia đình, năm 2002 thu nhập bình quân tháng lao động gần 1,25 triệu đồng (tăng 18,5% so với năm 2000) Thu nhập bình quân người tháng năm 2002 khu vực doanh nghiệp có vốn đầu tư nước đạt cao nhất, gần 1,9 triệu đồng, tiếp đến khu vực doanh nghiệp nhà nước gần 1,31 triệu đồng thấp khu vực doanh nghiệp ngồi quốc doanh 0,92 triệu đồng Tuy có mức thu nhập bình quân thấp nhất, doanh nghiệp quốc doanh lại khu vực thu hút nhiều lao động có tốc độ tăng thu nhập nhanh ba khu vực (năm 2002 tăng 24,3% so với năm 2000) Lao động làm việc khối doanh nghiệp năm 2000 chiếm 11,3% tổng số lao động toàn xã hội tham gia làm việc tăng lên 13% năm 2001, dự kiến khoảng 16% năm 2003 2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 2.3.1 Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch xác định cách có khoa học mục tiêu, tiêu, nhiệm vụ (thời hạn, tốc độ, tỉ lệ cân đối) phát triển trình định phương tiện để thực có kết mục tiêu, tiêu, nhiệm vụ Nói cách đơn giản, xây dựng kế hoạch định trước xem phải làm gì, làm nào, làm làm Xây dựng kế hoạch bao gồm bước: tiền kế hoạch, chẩn đốn, hình thành kế hoạch, hoàn chỉnh kế hoạch Xây dựng kế hoạch điều hành cho doanh nghiệp để thực tầm nhìn, mục tiêu tương lai doanh nghiệp Vì vậy, thiếu kế hoạch phát triển phù hợp mục tiêu doanh nghiệp khó thực dễ bị chệch hướng Khi khơng có kế hoạch phát triển, doanh nghiệp khó đánh giá mức độ thực thi tầm nhìn Lập kế hoạch điều hành lên danh sách cho công việc cần thực cách thực công việc Khi khơng có danh sách đúng, chủ doanh nghiệp khó đưa định, hoạt động Họ không phân bổ nguồn lực hợp lý không đánh giá hội mức độ rủi ro trình điều hành, phát triển doanh nghiệp Để tồn phát triển, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch điều hành phù hợp với doanh nghiệp Nếu khơng xác định kế hoạch điều hành đắn, doanh nghiệp khó đạt mục tiêu đề ra, không tận dụng nguồn lực vốn có, tận dụng hội phát triển, khó tránh khỏi rủi ro 2.3.2 Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động văn phòng doanh nghiệp điều hành theo quy chế Nhà quản trị văn phòng cần xây dựng Quy chế làm việc riêng văn phòng doanh nghiệp Đây coi quy tắc công tác quản lý 19 điều hành văn phòng doanh nghiệp mà tất nhân làm việc văn phòng phải tuân theo Nó sở, thước đo cho việc xử lý công việc, giải vấn đề mâu thuẫn phát sinh giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát nhà quản trị văn phòng hiệu Bản Quy chế cần xác định đầy đủ nội dung: Đối tượng, phạm vi áp dụng Quy chế Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng (phòng Hành chính) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn lãnh đạo đơn vị nghiệp vụ văn phòng Quy định nghiệp vụ cho lĩnh vực/mặt hoạt động văn phòng Mối quan hệ phối hợp công việc phận nghiệp vụ với đơn vị khác quan, tổ chức – Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngồi giờ; quy trình giải khiếu nại, thắc mắc… Chính sách người lao động văn phòng: đào tạo, lễ tết, hiếu, hỉ Quy định trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an toàn vệ sinh lao động Khi xây dựng quy chế hoạt động làm việc doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng cần ý có loại quy chế mà văn phòng phải trực tiếp thực quy chế chung cho toàn doanh nghiệp quy chế tổ chức hoạt động riêng cho văn phòng Các quy chế làm hoạt động văn phòng doanh nghiệp xây dựng thơng qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền nghĩa vụ cán công nhân viên, quy định mối quan hệ phận văn phòng doanh nghiệp, quy định cách thức phố hợp để hoạt động có hiệu Bất kỳ doanh nghiệp bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh để đảm bảo tính thống Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống quy chế chung Ngoài ra, xây dựng Quy chế làm việc văn phòngdoanh nghiệp phải dựa sở nguyên tắc chung pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Trong trình thực hiện, cần có theo dõi, tổng 20 kết chỉnh sửa Quy chế cho phù hợp với điều kiện thực tế 2.3.3 Thực trạng giao quyền, ủy quyền điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp Trong quan hệ cơng tác với đơn vị, phòng ban quan, doanh nghiệp văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với đơn vị, phòng ban việc thực chương trình, kế hoạch chung quan, doanh nghiệp Tuy nhiên, góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòng thường đầu mối, chủ trì việc phối hợp với đơn vị khác thực nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý 2.3.4 Thực trạng tổ chức quản lý điều hành nghiệp vụ cơng tác văn phòng Khi xây dựng quy trình nghiệp vụ hành văn phòng, nhà quản trị văn phòng cần quy định, hướng dẫn nghiệp vụ quan quản lý chuyên ngành từ thực tiễn xử lý cơng việc để có quy trình hợp lý Nhà quản trị văn phòng có nhiệm vụ điều hành hoạt động liên quan đến nghiệp vụ văn phòng nhằm đạt kết tốt Tất nghiệp vụ hành văn phòng cần xây dựng thành quy trình xử lý để giúp cho việc giải công việc nhân viên văn phòng dễ dàng, đồng thời tạo thuận lợi cho cán bộ, nhân viên hay cá nhân, tổ chức bên ngồi có liên hệ giải cơng việc thuận lợi Ví dụ: Quy trình đăng ký lịch cơng tác Quy trình tuyển dụng nhân Quy trình đánh giá nhân viên Quy trình tốn tài Quy trình soạn thảo văn Quy trình quản lý văn đi, quy trình quản lý văn Đến Quy trình lập hồ sơ 21 Quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Quy trình cấp phát văn phòng phẩm Quy trình điều xe… 2.4 Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị Hội nhập kinh tế quốc tế đặt nhiều thách thức cho quốc gia Trong việc xây dựng đội ngũ nhà quản lý đại có tầm vóc quốc tế yêu cầu quan trọng Các doanh nghiệp có tầm hoạt động toàn cầu tảng cốt lõi doanh nghiệp toàn cầu Câu hỏi đặt ra: Những phẩm chất, kỹ cần có nhà quản lý đại? 2.4.1 Yêu cầu khả lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng Một nhà lãnh đạo tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với thử thách chấp nhận thay đổi Họ phải biết động viên nhân viên cách tạo mơi trường làm việc tốt (thu nhập, hứng thú làm việc, thử thách, an tồn cơng việc, thăng tiến ), phải đưa nhận xét (khen phê bình) xác tinh thần xây dựng Khen phê bình lúc liều lượng có tác dụng động viên cao Trên thực tế nhiều nhà quản lý cách khen ngợi hay phê bình khơng vượt qua thân hay cảm tình cá nhân xen vào cơng việc Lựa chọn, hướng dẫn, phát triển phân quyền cho nhân viên kỹ quan trọng nhà lãnh đạo Nhà lãnh đạo giỏi phải có cộng giỏi để biến kế hoạch họ thành thực 2.4.2 Yêu cầu kỹ lập kế hoạch nhà quản trị văn phòng Một yêu cầu quan trọng văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng nhà quản trị văn phòng phải có kĩ lập kế hoạch Kỹ lập kế hoạch quan trọng để đảm bảo cho nhà quản trị đưa kế hoạch hợp lý hướng toàn nhân viên làm việc theo mục tiêu kế hoạch định Khi kế hoạch hồn thành, nhà quản trịu văn phòng phải chuyển tải thông tin kế hoạch cho cấp cấp để tham khảo 22 ý kiến Trong suốt trình thực kế hoạch, người quản lý cần đến công cụ giải vấn đề cần thiết, phải thực thi định quyền hạn 2.4.3 Yêu cầu giao tiếp nhà quản trị văn phòng Càng ngày người ta nhận sức mạnh mối quan hệ doanh nghiệp, mà có từ kỹ giao tiếp tốt Các nhà quản trị văn phòng phải thành thạo giao tiếp văn nói văn viết Họ phải biết cách gây ấn tượng giọng nói, ngơn ngữ thể, đôi mắt cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết phục Kỹ đòi hỏi tinh tế, linh hoạt kiến thức kinh nghiệm xã hội nhà quản lý Mục tiêu kỹ nâng cao hiểu biết tôn trọng lẫn sở nhận diện công nhận giá trị nhu cầu đối tượng giao tiếp Công nhận chia sẻ giá trị thành tựu người khác hồn tồn khơng phải việc đơn giản dù giá trị cấp hay đồng nghiệp, hoặccấptrên Đây sở quan trọng giao tiếp, xử lý mâu thuẫn thương lượng 2.4.4 u cầu Kiến thức chun mơn/nghề nghiệp Có hai khối kiến thức mà nhà quản lý cần phải có Một kiến thức/kỹ chun mơn cụ thể nghề nghiệp Hai kiến thức tổng quát doanh nghiệp, ngành, hoạt động liên quan, kiến thức mơi trường kinh doanh, pháp lý, trị, kinh tế xã hội, kiến thức môi trường kinh doanh quốc tế xu hướng phát triển chủ đạo Cần lưu ý kiến thức khái niệm động, ln thay đổi, nhà quản lý phải liên tục cập nhật chủ động tích lũy kiến thức "Học tập suốt đời" trở thành phẩm chất quan trọng nhà quản lý Học tập không thiết từ nhà trường mà từ tất nơi tự học, học từ bạn bè, học từ kinh nghiệm, học từ khóa huấn luyện ngắn hạn Hiện nay, văn hóa học tập doanh nghiệp doanh nhân VN ta chưa mạnh Một số thiên khoa cử cấp, số lớn khác chạy theo vụ ngày mà bỏ bê việc tích lũy kiến thức 23 2.4.5 Yêu cầu tố chất phẩm chất Nếu nhà quản trị văn phòng giỏi tất nhiên họ phải có đầy đủ phẩm chất mà nhà quản trị cần Để trở thành nhà quản trị, bạn cần phải trải qua thời gian dài rèn luyện phẩm chất cần có học tập kinh nghiệm từ người trước Thế nhưng, nhiều người thường xem nhẹ điều giữ quan niệm chủ quan cho họ sinh để làm người đứng đầu Một người lãnh đạo thật cần phải có tư đĩnh đạc, tự tin, khả thuyết phục người khác… Thứ nhất, nhà quản trị văn phòng cần có niềm say mê Một nhà quản trị điều hành tốt hoạt động văn phòng doanh nghiệp, người khát khao làm điều đóng góp cho doanh nghiệp Khơng có say mê, nhà lãnh đạo văn phòng khơng thể có định táo bạo tâm huyết Thứ hai, nhà quản trị văn phòng có hiểu biết tính ham học hỏi Điều chắn doanh nghiệp cần người lãnh đạo tốt hoạt động văn phòng Họ khơng thể điều hành tốt hoạt động văn phòng họ khơng hiểu biết lĩnh vực hoạt động họ Ngoài kiến thức lĩnh vực hoạt động mình, nhà lãnh đạo phải đọc nhiều ln có tinh thần học hỏi để khơng ngừng nâng cao kiến thức, nhận biết cập nhật thông tin tri thức Thứ ba, nhà quản trị phải có tầm nhìn xa trơng rộng Điều khác với niềm say mê, song khía cạnh đó, lại khơng tách biệt khỏi niềm say mê Nếu người không quan tâm đến đối tượng, vấn đề, hệ thống đó, người khơng tâm dành thời gian tìm hướng giải Tuy nhiên, người lãnh đạo, niềm say mê, phải có tầm nhìn, cách nhìn nhận ý tưởng định trước thay đổi, để từ vạch biện pháp phù hợp Thứ tư, nhà quản trị phải có khả phát triển sáng tạo phương pháp giải vấn đề cho doanh nghiệp Sáng tạo phẩm chất quan trọng, khơng tự nhiên đến mà kết trình 24 học hỏi, quan sát tư liên tục Thứ năm khả xử lý chi tiết Thông tin nhiều đa dạng, để xử lý hiệu nhà quản lý phải biết chọn lọc thông tin quan trọng, giữ khuynh hướng khơng chi tiết cần thiết, cân đối toàn cục thành tố Tiểu kết Tổng kết chương biết vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hoạt động văn phòng yêu cầu đặt doanh nghiệp nhà quản trị Như thấy, nhà quản trị coi linh hồn doanh nghiệp, yếu tố định tồn hay kết thúc doanh nghiệp, đặc biệt tình hình kinh tế cạnh tranh Mặt khác vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đóng vai trò kim nam, xun suốt toàn đời sống doanh nghiệp Việc đào tạo Nhà quản trị văn phòng vấn đề cấp bách, nghiệp phát triển kinh tế xã hội nước Chính vậy, Nhà trị văn phòng tương lai phải đáp ứng yêu cầu văn phòng doanh nghiệp, vững chuyên môn nghiệp vụ mà cần phải đáp ứng yêu cầu kỹ xã hội CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 25 TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 3.1 Đánh giá, nhận xét vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 3.1.1 Ưu điểm Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp người hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin tồn doanh nghiệp cho có hiệu thể qua việc phục vụ phận khác tồn tổ chức Nhà quản trị văn phòng điều hành quản lý cơng việc văn phòng doanh nghiệp cách chặt chẽ hợp lý Họ phối hợp cơng việc văn phòng với phận khác cách ăn ý Nhà quản trị văn phòng phát huy tốt vai trò doanh nghiệp Thường xuyên quan tâm, khích lệ đời sống nhân viên cấp dưới, chia sẻ với họ khó khăn cơng việc Nhà quản trị văn phòng thực tốt vai trò nhà lãnh đạo, làm tốt công việc ngày văn phòng, hoạch định nhữn cơng việc cụ thể, hợp lý với tình hình hoạt động doanh nghiệp Lên kế hoạch công việc cách rõ ràng hồn tất Nhà quản trị văn phòng thực tốt vai trò người lãnh đạo tất mối quan hệ tất thành viên văn phòng doanh nghiệp Thường xuyên kiểm tra sở vật chất văn phòng doanh nghiệp, loại bỏ trang thiết bị hư hỏng, không dùng đến Nhà quản trị văn phòng hiểu biết tất cơng việc văn phòng doanh nghiệp, tổ chức đội ngũ lực lượng văn phòng tốt Họ cung cấp thông tin quan trọng, đề phương pháp phát triển doanh nghiệp phù hợp với tình hình hoạt động thực tiễn doanh nghiệp Họ nắm bắt nhận biết tình hình phát triển kinh tế nay, từ đưa phương pháp hoạt động mới, đổi phương thức sản xuất doanh nghiệp phù hợp với kinh tế thị trường Bên cạnh nhà quản trị văn phòng thực tốt công việc 26 hoạt động doanh nghiệp như: Điều hành thủ tục hành Duy trì thường xuyên liên tục dịch vụ thư từ, điện thoại, tiếp tân Cung cấp kịp thời dịch vụ hành chánh văn phòng doanh nghiệp Duy trì cập nhật cẩm nang hành chánh văn phòng doanh nghiệp Duy trì, theo dõi thủ tục hành chánh có thực đầy đủ khơng Duy trì thường xun việc huấn luyện nhân viên hành chánh Kiểm soát nhân viên hành chánh văn phòng 3.1.2 Nhược điểm Các nhà quản trị gặp nhiều khó khăn việc lãnh đạo điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp Bên cạnh ưu điểm mà nêu nhà quản trị văn phòng có số hạn chế như: Một số nhà quản trị văn phòng họ tranh cơng với nhân viên, họ tham gia vào tất hoạt động văn phòng, từ việc nhỏ nhất, họ muốn làm đầu tàu nên yêu cầu công việc họ nhân viên cao Bên cạnh đó, họ chưa biết khích lệ, động viên cấp làm việc Việc tiếp nhận thu thập nguồn thông tin chậm, làm ảnh hưởng đến q trình làm việc doanh nghiệp Công tác hoạch định chiến lược phát triển kinh doanh sơ sài, chưa với tình hình phát triển thực tiễn doanh nghiệp Nhiều nhà quản trị chưa có kinh nghiệm việc thực quản lý điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp Việc đưa phương pháp đổi hoạt động doanh nghiệp chủ quan, không nghĩ đến hậu lâu dài, nghĩ đến vấn đề đổi trước mắt Việc đưa quy chế, nội quy cho văn phòng doanh nghiệp chưa thực nghiêm túc 3.2 Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn 27 phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Nhà quản trị coi linh hồn doanh nghiệp, yếu tố định tồn hay kết thúc doanh nghiệp, đặc biệt tình hình kinh tế cạnh tranh Mặt khác vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đóng vai trò kim nam, xuyên suốt toàn đời sống doanh nghiệp Do để, nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, đòi hỏi phải có giải pháp phù hợp với họ 3.2.1 Giải pháp việc nâng cao nhận thức vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Napoleon Bonapart xác định “Ta tiền, khơng Ta niềm tin, nửa Nhưng lòng dũng cảm, điều có nghĩa tất cả” Một người lãnh đạo vị tướng phải người dũng cảm Yếu tố quan trọng người lãnh đạo sáng suốt, phải định tư tưởng để phát hiểu quy luật phát triển điều chỉnh định cho phù hợp với thực tiễn Người lãnh đạo phải có lực cảm nhận, phát sáng tạo quy luật biến động bất trắc sống, theo khn phép q khứ Phải có nhận thức trách nhiệm phương pháp lãnh đạo Biết mềm dẻo để phù hợp với phát triển đòi hỏi cải cách ln xuất đời sống xã hội Nhu cầu đổi cải cách xã hội để đến xã hội, giới phát triển bền vững, họ phải hiểu thân phát triển bền vững, phải dựa nhận thức người đồng thuận xã hội 3.2.2 Giải pháp việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán lãnh đạo Điều tra đội ngũ cán lãnh đạo để xác định rõ mặt hạn chế yếu Trên sở đó, tiến hành phân định trình độ nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng để có chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với tính đặc thù đội ngũ cán lãnh đạo Cải tiến nội dung đào tạo, bồi dưỡng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo theo cấp bậc, chức vụ Mở rộng đối tượng đào tạo, bồi 28 dưỡng áp dụng phương thức đào tạo, bồi dưỡng linh hoạt như: hội thảo, sinh hoạt câu lạc Mặt khác, cần tiến hành luân chuyển cán 3.2.3 Một số giải pháp khác Trong cơng việc gì, điều kiện nào, hồn cảnh nào, nhà quản trị văn phòng ln ln xuất phát từ quan điểm đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước Phải đứng vững lập trường giai cấp công nhân để xem xét, đưa định xây dựng kế hoạch hành động, giải vấn đề, dũng cảm bảo vệ đúng, phê phán không - Tổ chức lại máy, mạnh dạn cắt bỏ phận hiệu quả, cho kiêm nhiệm để nâng cao đời sống cho nhân viên - Trí tuệ cảm xúc chứng minh có liên hệ mật thiết với thành tích cơng việc tất cấp độ Nhưng trở nên đặc biệt quan trọng liên quan đến cơng việc đòi hỏi mức độ tương tác với xã hội cao Nhà lãnh đạo tài ba thể trí tuệ cảm xúc họ thơng qua năm thành tố chính: tự nhận thức, tự động viên, đồng cảm kỹ xã hội Do vậy, chọn người lãnh đạo giống chọn nhạc trưởng, khúc nhạc nhờ đạo nhạc trưởng - Lòng trung thành người lãnh đạp quản lý điều kiện chế thị trường phải thể lối tư sáng tạo, phong cách làm việc khoa học đem lại hiệu kinh tế xã hội cao - Xây dựng phong cách làm việc dân chủ tập thể, thường xuyên liên hệ mật thiết với nhân dân, thống nhận thức hoạt động thực tiễn, lời nói phải đơi với việc làm Hãy nhìn việc người thực làm khơng nên nghe điều người nói - Cuộc sống luôn vận động phát triển, phong phú đa dạng, muôn màu muôn vẻ chủ trương sách Đảng dù có đắn đến sản phẩm người, khơng thể thuốc vạn chung cho tất bệnh, q trình thực nhiệm vụ trị chúng phải giữ vững quan điểm lập trường, tính nguyên tắc đồng thời phải chủ động sáng tạo, nhanh nhạy với phát triển tình hình để tìm tòi chọn cho giải pháp tối ưu Có câu “Dĩ bất biến, ứng vạn biến” Cuộc sống ngắn để làm việc cho kẻ khó chịu hay 29 trở thành kẻ khó chịu Do đó, người lãnh đạo làm gương tốt cho thành viên quan đồng nghiệp, người lãnh đạo tạo văn hoá quan Cần đề nghị thăng chức cho người có tác động cảm xúc tốt không thăng chức cho nhân viên khó chịu mặt tâm lý Người lãnh đao cần cơng khai hướng dẫn làm cần học hỏi, làm lãnh đạo cần học mà phải học nhiều người khác, học liên tục không ngừng, học trường, lớp, học đồng nghiệp học nhân dân - Làm phải tận tuỵ, say mê, trăn trở với công việc người lãnh đạo có tìm tòi, sáng tạo, đề xuất ý kiến hay, có phương án tốt đạt chất lượng hiệu cao Sự đem lại hiệu thiết thực cho sống nhân dân thống tính trung thực việc làm người cán lãnh đạo Phải có kiến riêng mình, thấy phải bảo vệ, thấy sai phải đấu tranh - Lãnh đạo phải nhìn xa trơng rộng, tun bố viễn cảnh thực tế, đáng tin hấp dẫn tương lai cho quan phát triển vượt lên cải thiện tình hình - Làm tốt cơng tác cán bộ, bố trí sử dụng cán chun mơn, nghiệp vụ, khơng chen tình cảm riêng tư vào công tác cán bộ, bỏ chế ơng cháu cha thiếu lực Có sách, chế độ thu hút nguồn nhân tài - Thường xuyên rèn luyện phẩm chất đạo đức trị Như Chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại nói rằng: “Cũng sơng có nguồn có nước, khơng có nguồn sơng cạn Cây phải có gốc, khơng có gốc héo Người cách mạng phải có đạo đức, khơng có đạo đức dù có tài giỏi không lãnh đạo nhân dân” - Bản thân người lãnh đạo phải không ngừng đổi phong cách, lề lối làm việc có khoa học, hợp lý, nhằm nâng cáo tính động, tính sáng tạo đa dạng phong phú Làm việc có hiệu quả, chất lượng, thiết thực với chức cơng việc đảm nhiệm phụ trách, theo dõi, quản lý quan, đơn vị - Người lãnh đạo cần ý quan tâm đến tính quy hoạch, tính kế thừa nhằm tạo nguồn nhân lực lâu dài nên ý đến sách khuyến khích, hỗ trợ cơng tác đào tạo Người lãnh đạo muốn đứng vững phải có tâm 30 đủ tầm - Người lãnh đạo phải ln cải thiện thành tích năm Nếu người lãnh đạo muốn làm việc hiệu người kính trọng phải người biết học tập suốt đời để xứng đáng với vị trí Trên số giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng, thân hy vọng góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu công tác quản lý đơn vị thời gian đến Tiểu kết Kết thúc chương em đưa ưu điểm, hạn chế vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Cũng đề giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Trong q trình hội nhập kinh tế, nhà quản trị văn phòng cần nâng cao tất tố chất thân, phát huy hết khả làm việc Nâng cao tư sáng tạo, tư phân tích chiến lược, đặc biệt ln học hỏi, nhìn xa trơng rộng, tìm hiểu để đổi phương thức hoạt động doanh nghiệp Max DePree nói sách có tựa đề Leadership Jazz: “Nhà lãnh đạo ban nhạc Jazz có hội tuyệt vời để chọn người tốt từ nhạc công khác Chúng ta phải học từ nhà lãnh đạo ban nhạc Jazz, Jazz, giống lãnh đạo, kết nối tính khơng dự báo trước tương lai với phần thưởng cho cá nhân” KẾT LUẬN Nhà quản trị hiệu trở thành tài nguyên quan trọng (key resource) cho xã hội; tính hiệu trở thành yêu cầu hàng đầu thành công cá nhân, dù bắt đầu làm hay làm việc quãng thời gian đáng kể nghiệp Trong giai đoạn nay, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phải có tầm nhìn xa, trơng rộng, có quan điểm đắn hướng tới sáng tạo, 31 động, chất lượng, hiệu quả, xây dựng sống môi trường xã hội sáng, lành mạnh tảng giới quan khoa học Loại trừ tư tưởng cục bộ, địa phương, bè phái, thực dụng, hẹp hòi, ích kỷ, chủ nghĩa cá nhân, hội, đặc quyền, đặc lợi Trong trình hội nhập kinh tế, nhà quản trị văn phòng cần nâng cao tất tố chất thân, phát huy hết khả làm việc Nâng cao tư sáng tạo, tư phân tích chiến lược, đặc biệt ln học hỏi, nhìn xa trơng rộng, tìm hiểu để đổi phương thức hoạt động doanh nghiệp Max DePree nói sách có tựa đề Leadership Jazz: “Nhà lãnh đạo ban nhạc Jazz có hội tuyệt vời để chọn người tốt từ nhạc công khác Chúng ta phải học từ nhà lãnh đạo ban nhạc Jazz, Jazz, giống lãnh đạo, kết nối tính khơng dự báo trước tương lai với phần thưởng cho cá nhân” Hãy nhà lãnh đạo nhạc Jazz hay nhất! 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị văn phòng, GS Nguyễn Thành Độ, ngày tháng năm 2015 Giáo trình Quản trị văn phòng doanh nghiệp, PGS TS Lê Văn Tâm, ngày 15 tháng năm 2015 Giáo trình Quản trị học Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, PGS TS Ngô Kim Thanh, ngày 15 tháng năm 2014 Bài tiểu luận tốt nghiệp, năm 2015, Sinh viên Hà Thị Linh, ĐH Thương Mại 33 ... liệu, thu thập thơng tin từ văn bản, tập giảng, tạp chí chun ngành thơng tin tổng hợp tham khảo từ trang web có liên quan; Chú trọng phương pháp tổng kết, chọn lọc, phân tích thơng tin từ nguồn... giải khiếu nại, thắc mắc… Chính sách người lao động văn phòng: đào tạo, lễ tết, hiếu, hỉ Quy định trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an toàn vệ sinh lao động Khi xây dựng quy chế... thành viên văn phòng doanh nghiệp Thường xuyên kiểm tra sở vật chất văn phòng doanh nghiệp, loại bỏ trang thiết bị hư hỏng, không dùng đến Nhà quản trị văn phòng hiểu biết tất cơng việc văn phòng